Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
UNDP Argentina ManualProyectoslPNUD
UNDP Argentina ManualProyectoslPNUD
4. Los conceptos básicos que diferencian a los proyectos ejecutados íntegramente por el
gobierno ("ejecución nacional plena") y los que reciben algún apoyo parcial del PNUD
("ejecución nacional parcial") se encuentran en los cuadros siguientes:
MARCO INSTITUCIONAL
POSIBILIDAD DE Si la capacidad del gobierno no le permite desempeñar por sí solo las funciones
ASISTENCIA EN antes mencionadas, pueden convenirse los siguientes arreglos alternativos y/o
LA EJECUCION complementarios:
NACIONAL
a) El Organismo Gubernamental de
A. APOYO DEL
Ejecución recibe apoyo del PNUD
PNUD para realizar la provisión de
insumos. Los arreglos que se
convengan deben ser parte del
documento de proyecto, en el
contexto de apoyo a la ejecución
nacional.
b) Cuando el PNUD preste apoyo al
Organismo Gubernamental de
Ejecución para la provisión de
insumos, o de cualquier otra forma,
El PNUD aplicará sus propias
normas y procedimientos.
MARCO LEGAL
6. El capítulo II menciona las pautas operativas que se observan para los Proyectos.
A EL DOCUMENTO DE PROYECTO
(para Proyectos vigentes antes de Septiembre 2002)
El documento reúne todos los elementos que definen y posibilitan la ejecución de las
actividades del Proyecto. En suma contiene:
a. justificación;
b. objetivos;
c. descripción de actividades;
d. resultados esperados;
e. especificación de recursos financieros y distribución presupuestaria;
f. marco institucional;
g. modalidades de ejecución.
h. acciones de seguimiento y evaluación
La formulación del documento sigue un formato estándar en el cual, además de lo
anterior, se describe lo siguiente:
i. los arreglos operativos, administrativos y técnicos dentro de la estructura y
organización de la institución de Gobierno responsable de la ejecución del Proyecto;
j. los arreglos operativos, administrativos y/o técnicos con organismos de cooperación
del Sistema de las Naciones Unidas;
k. los procedimientos específicos de ejecución para Proyectos financiados con costos
compartidos 1 originados en convenios de préstamo con organismos multilaterales
de financiamiento y/o otros.
l. Los procedimientos para Proyectos financiados por organismos multilaterales de
crédito serán aquellos especificados en el respectivo contrato de préstamo, los que
tendrán primacía sobre los especificados en este Manual y para las contrataciones y
adquisiciones En el caso de costos compartidos provenientes de organismos
multilaterales se requiere, además, la "no objeción" u otra forma de autorización
prevista por parte de estos organismos.
1
Costos compartidos son los correspondientes a la participación de una segunda o
tercera institución, además del PNUD, en el financiamiento total del proyecto. Todos
los fondos que ingresen, de segundas y terceras fuentes a la cuenta del PNUD para
ejecutar proyectos son contabilizados como fondos multilaterales.
Los procedimientos para Proyectos financiados del Banco Mundial, son los
contenidos en el documento "Procedimientos especiales de ejecución para costo
compartido que se origine en operaciones con el Banco Mundial"; este documento
(anexo 2.A-1) que se incorpora como anexo al documento de Proyecto, describe las
relaciones entre el PNUD, el Gobierno y el Banco Mundial; la utilización de los
fondos; las responsabilidades respectivas y los tiempos necesarios para la
contratación de consultores y la adquisición de equipo.
Los procedimientos para Proyectos financiados por el Banco Interamericano de
Desarrollo (BID) (anexo 2.A-2) son los contenidos en los documentos “Políticas
básicas y procedimientos de adquisiciones del BID” (en adelante denominado
“Políticas...”) y los anexos B “Procedimientos de licitaciones” y C “Procedimientos
para la selección y contratación de firmas consultoras o expertos individuales” del
respectivo Contrato de Préstamo (en adelante denominados “Anexo B” y “Anexo C”,
respectivamente).
m. la asignación de los recursos financieros en el presupuesto estándar formulado por
líneas presupuestarias (referidas más adelante como rubros y subrubros) y
presentado anualmente, de acuerdo al período de duración del Proyecto.
B EL DOCUMENTO DE PROYECTO
(para Proyectos vigentes despues de Septiembre 2002)
B) Estrategias
1. Estrategia del país
2. Estrategia del Proyecto
3. Participación del PNUD
Anexos
Todos los signatarios del documento inicial de apoyo al programa o documento inicial
de proyecto deben firmar la revisión cuando ésta entraña un cambio en los objetivos o
en los productos.
En los demás casos, es posible que sólo el Representante Residente firme la revisión, a
condición de que los demás signatarios no formulen objeciones, según lo establecido en
el Anexo 2B4 Documento del Proyecto, Parte IV Contexto Legal. Este procedimiento
puede aplicarse, por ejemplo, según la normativa PNUD, a las revisiones anuales
obligatorias, o cuando el propósito de la revisión es sólo de reescalonar las actividades.
El presupuesto se divide en componentes, rubros y subrubros (líneas presupuestarias).
Cada rubro tiene asignado una categoría y se abren tantas líneas presupuestarias por
materia como sea necesario, especialmente en el componente de personal del Proyecto
en los subrubros de consultores internacionales y consultores nacionales y de ser
10 Personal
15.00 Viajes
16.00 Misiones
16.97 Auditorías
30 Capacitación y becas
40 Equipos
50 Misceláneos
80 Diferencia de cambio
Procedimiento de cierre de los proyectos: Para el cierre del Proyecto deberá ejecutarse el
procedimiento descripto en el Anexo 2B5), tanto para aquellos de ejecución plena como parcial.
D- Anexos referidos al
CAPITULO II - MARCO OPERATIVO
Procedimientos Especiales de Ejecución para Costo Compartido que se Origine en Operaciones 2.A -1
con el Banco Mundial
Procedimientos Especiales de Ejecución para Costo Compartido que se Origine en Operaciones 2.A - 2
con el BID
A EL DOCUMENTO DE PROYECTO
(para Proyectos vigentes antes de Septiembre 2002)
El documento reúne todos los elementos que definen y posibilitan la ejecución de las
actividades del Proyecto. En suma contiene:
a. justificación;
b. objetivos;
c. descripción de actividades;
d. resultados esperados;
e. especificación de recursos financieros y distribución presupuestaria;
f. marco institucional;
g. modalidades de ejecución.
h. acciones de seguimiento y evaluación
La formulación del documento sigue un formato estándar en el cual, además de lo
anterior, se describe lo siguiente:
i. los arreglos operativos, administrativos y técnicos dentro de la estructura y
organización de la institución de Gobierno responsable de la ejecución del Proyecto;
j. los arreglos operativos, administrativos y/o técnicos con organismos de cooperación
del Sistema de las Naciones Unidas;
k. los procedimientos específicos de ejecución para Proyectos financiados con costos
compartidos 1 originados en convenios de préstamo con organismos multilaterales
de financiamiento y/o otros.
l. Los procedimientos para Proyectos financiados por organismos multilaterales de
crédito serán aquellos especificados en el respectivo contrato de préstamo, los que
tendrán primacía sobre los especificados en este Manual y para las contrataciones y
adquisiciones En el caso de costos compartidos provenientes de organismos
multilaterales se requiere, además, la "no objeción" u otra forma de autorización
prevista por parte de estos organismos.
1
Costos compartidos son los correspondientes a la participación de una segunda o
tercera institución, además del PNUD, en el financiamiento total del proyecto. Todos
los fondos que ingresen, de segundas y terceras fuentes a la cuenta del PNUD para
ejecutar proyectos son contabilizados como fondos multilaterales.
Los procedimientos para Proyectos financiados del Banco Mundial, son los
contenidos en el documento "Procedimientos especiales de ejecución para costo
compartido que se origine en operaciones con el Banco Mundial"; este documento
(anexo 2.A-1) que se incorpora como anexo al documento de Proyecto, describe las
relaciones entre el PNUD, el Gobierno y el Banco Mundial; la utilización de los
fondos; las responsabilidades respectivas y los tiempos necesarios para la
contratación de consultores y la adquisición de equipo.
Los procedimientos para Proyectos financiados por el Banco Interamericano de
Desarrollo (BID) (anexo 2.A-2) son los contenidos en los documentos “Políticas
básicas y procedimientos de adquisiciones del BID” (en adelante denominado
“Políticas...”) y los anexos B “Procedimientos de licitaciones” y C “Procedimientos
para la selección y contratación de firmas consultoras o expertos individuales” del
respectivo Contrato de Préstamo (en adelante denominados “Anexo B” y “Anexo C”,
respectivamente).
m. la asignación de los recursos financieros en el presupuesto estándar formulado por
líneas presupuestarias (referidas más adelante como rubros y subrubros) y
presentado anualmente, de acuerdo al período de duración del Proyecto.
B EL DOCUMENTO DE PROYECTO
(para Proyectos vigentes despues de Septiembre 2002)
B) Estrategias
1. Estrategia del país
2. Estrategia del Proyecto
3. Participación del PNUD
Anexos
Todos los signatarios del documento inicial de apoyo al programa o documento inicial
de proyecto deben firmar la revisión cuando ésta entraña un cambio en los objetivos o
en los productos.
En los demás casos, es posible que sólo el Representante Residente firme la revisión, a
condición de que los demás signatarios no formulen objeciones, según lo establecido en
el Anexo 2B4 Documento del Proyecto, Parte IV Contexto Legal. Este procedimiento
puede aplicarse, por ejemplo, según la normativa PNUD, a las revisiones anuales
obligatorias, o cuando el propósito de la revisión es sólo de reescalonar las actividades.
El presupuesto se divide en componentes, rubros y subrubros (líneas presupuestarias).
Cada rubro tiene asignado una categoría y se abren tantas líneas presupuestarias por
materia como sea necesario, especialmente en el componente de personal del Proyecto
en los subrubros de consultores internacionales y consultores nacionales y de ser
posible, se abre una línea por materia y persona.
La tabla siguiente detalla el concepto del gasto que está permitido imputar a cada rubro.
Las normativas y procedimientos aplicables a cada rubro se describen en los
siguientes capítulos:
10 Personal
15.00 Viajes
16.00 Misiones
16.97 Auditorías
30 Capacitación y becas
40 Equipos
50 Misceláneos
80 Diferencia de cambio
Procedimiento de cierre de los proyectos: Para el cierre del Proyecto deberá ejecutarse el
procedimiento descripto en el Anexo 2B5), tanto para aquellos de ejecución plena como parcial.
D- Anexos referidos al
CAPITULO II - MARCO OPERATIVO
Procedimientos Especiales de Ejecución para Costo Compartido que se Origine en Operaciones 2.A -1
con el Banco Mundial
Procedimientos Especiales de Ejecución para Costo Compartido que se Origine en Operaciones 2.A - 2
con el BID
ANEXO 2.A -1
US$
2. EL GOBIERNO ASUMIRA LA TOTAL RESPONSABILIDAD POR LA EJECUCION DEL PROYECTO PNUD. CONFORME A
LAS NORMAS DEL PNUD, EL GOBIERNO ES RESPONSABLE DE SELECCIONAR LOS PROCEDIMIENTOS DE
IMPLEMENTACION DEL PROYECTO PNUD QUE COINCIDIRAN CON AQUELLOS ESTABLECIDOS EN EL CONVENIO DEL
BANCO MUNDIAL.
3. EL GOBIERNO DEBERA OBTENER LA "NO OBJECION" DEL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL ANTES DE INTRODUCIR
CAMBIOS SUSTANCIALES EN EL PROYECTO PNUD, TALES COMO MODIFICACION DE SUS OBJETIVOS, ACTIVIDADES,
PRESUPUESTO, ETC. LAS REPROGRAMACIONES ANUALES DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO PNUD NO REQUIEREN LA
APROBACION DEL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL, EL CUAL DEBERA SER INFORMADO DE TALES CAMBIOS POR EL
GOBIERNO.
4. EL GOBIERNO Y EL PNUD HAN CONVENIDO EN DESIGNAR COMO ORGANISMO NACIONAL DE EJECUCION DEL
PROYECTO PNUD, EL MISMO ORGANISMO DESIGNADO PARA TAL EFECTO EN EL CONVENIO DEL BANCO MUNDIAL,
CUANDO PROCEDE. EL ORGANISMO NACIONAL DE EJECUCION SERA RESPONSABLE DE LA ADQUISICION DE LOS
INSUMOS DEL PROYECTO PNUD INCLUIDA LA PREPARACION DE LOS TERMINOS REFERENCIA, LA TRAMITACION DE LOS
LLAMADOS A LICITACION Y LA EVALUACION Y SELECCION DE CONSULTORES. EL PNUD BRINDARA ASISTENCIA AL
ORGANISMO NACIONAL DE EJECUCION DEL PROYECTO Y PODRA, PRESTARLE SERVICIOS DE APOYO DE CONFORMIDAD
CON LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL PNUD.
7. SI EL GOBIERNO ELIGE PAGAR AL PNUD MEDIANTE UNA SOLICITUD DE RETIRO DE FONDOS GENERAL, EL
GOBIERNO SE COMPROMETE A PRESENTAR AL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL EN CUANTO SE HAYA FIRMADO EL
PRESENTE DOCUMENTO DE PROYECTO PNUD, UNA SOLICITUD DE RETIROS DE FONDOS CON COPIA AL PNUD, DE
COSTOS COMPARTIDOS EN VIRTUD DEL CONVENIO DEL BANCO MUNDIAL . TAN PRONTO EL GRUPO DEL BANCO
MUNDIAL NOTIFIQUE AL PNUD QUE SE HA RECIBIDO LA SOLICITUD EN DEBIDA FORMA, EL PNUD SOLICITARIA AL
GRUPO DEL BANCO MUNDIAL QUE EFECTUE EL PAGO DIRECTO QUE PERMITA CUBRIR LOS COSTOS DEL PROYECTO POR
UN PERIODO DE SEIS MESES. EL PNUD ENVIARA COPIA DE SOLICITUD AL GOBIERNO. EN ADELANTE EL PNUD
PRESENTARA SOLICITUDES DE PAGO AL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL, CON COPIA AL GOBIERNO, SOBRE LA BASE DE
ESTADOS TRIMESTRALES EN LOS QUE SE REFLEJEN LOS DESEMBOLSOS EFECTUADOS EN LOS TRES MESES ANTERIORES
Y SE INDIQUE UNA ESTIMACION DE LOS DESEMBOLSOS QUE SE REALIZARAN EN LOS SEIS MESES SIGUIENTES. ESTAS
SOLICITUDES SERAN RESPALDADAS POR UN PLAN DE TRABAJO PREPARADO POR EL GOBIERNO EN QUE SE DEN
PRUEBAS DE LA NECESIDAD DE HACER TALES DESEMBOLSOS, MENOS CUALQUIER PAGO RECIBIDO DURANTE EL
TRIMESTRE O POR RECIBIRSE. LOS PAGOS DEL BANCO AL PNUD NO MENOSCABARAN EL DERECHO DEL GOBIERNO A
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo - Argentina 2
Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno
Capitulo II: Marco Operativo – Anexo 2.A
Proyectos Financiados por el Banco Mundial
Edición: Noviembre de 2003
Pág. 3 de 11
IMPUGNAR CUALQUIER CANTIDAD RECLAMADA POR EL PNUD ASI COMO IMPARTIR INSTRUCCIONES AL GRUPO DEL
BANCO MUNDIAL PARA QUE REALICE LOS AJUSTES NECESARIOS A LOS PAGOS FUTUROS.
9. EL PNUD CUBRIRA SUS GASTOS DE ADMINISTRACION COBRANDO EL MONTO (INDICADO EN LA LINEA 158 DEL
PRESUPUESTO) CORRESPONDIENTE A LOS GASTOS PREVISTOS EN EL PRESENTE DOCUMENTO DE PROYECTO,
CANTIDAD QUE SE CARGARA A LA CONTRIBUCION DE COSTOS COMPARTIDOS DE CONFORMIDAD CON LAS NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DEL PNUD, ESTA CANTIDAD SERA UTILIZADA POR EL PNUD PARA EL REEMBOLSO DE LOS SERVICIOS
DE APOYO DEL PNUD EN ESTE PROYECTO. DICHOS SERVICIOS PUEDEN INCLUIR ASISTENCIA EN CONTABILIDAD,
NOMINAS DE PERSONAL, INFORMES FINANCIEROS, TIEMPO DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS, SECRETARIA
Y OTROS. CUALQUIER INCREMENTO/DISMINUCION DEL MONTO DE COSTOS ADMINISTRATIVOS QUE RESULTE DE
AUMENTOS O DISMINUCIONES DEL MONTO DEL PROYECTO PNUD SERA ACORDADO CONJUNTAMENTE ENTRE EL
GOBIERNO Y EL PNUD.
10. SI POR ALGUNA RAZON LAS CANTIDADES DEPOSITADAS POR EL GOBIERNO SON INSUFICIENTES PARA
SUFRAGAR EL COSTO DE LOS INSUMOS CONVENIDOS EN EL PRESENTE DOCUMENTO DE PROYECTO, EL PNUD
INFORMARA AL GOBIERNO A FIN DE ASEGURAR QUE ESTE SUMINISTRE FINANCIAMIENTO ADICIONAL. SI NO SE
DISPONE DE FINANCIAMIENTO ADICIONAL EL PNUD PODRA REDUCIR, SUSPENDER O TERMINAR LA ASISTENCIA
OTORGADA, BAJO ESTE DOCUMENTO DE PROYECTO. TRAS MANTENER LAS PERTINENTES DISCUSIONES CON EL
GOBIERNO Y EL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL.
11. LOS INTERESES GENERADOS POR LOS FONDOS NO DESEMBOLSADOS RECIBIDOS EN VIRTUD DE LOS PARRAFOS
5 Y 6 DE ESTE ANEXO NO SE AGREGARAN A LA CUENTA DEL PROYECTO, SINO QUE REVERTIRAN EN EL PROGRAMA
NACIONAL DEL PNUD PARA EL PAIS.
12. BAJO LA MODALIDAD DE EJECUCION NACIONAL, ES RESPONSABILIDAD DEL GOBIERNO REALIZAR UNA
AUDITORIA INDEPENDIENTE DE TODOS LOS FONDOS QUE SE CONTEMPLAN EN EL SIGUIENTE DOCUMENTO. EL PNUD
DEBERA PONER A DISPOSICION DEL GOBIERNO TODA LA INFORMACION FINANCIERA Y DE OTRO TIPO QUE PUEDA SER
NECESARIA PARA EFECTUAR DICHA AUDITORIA. EL PNUD SE RESERVA EL DERECHO DE REALIZAR OTRAS
VERIFICACIONES DE CUENTAS DE CONFORMIDAD CON SUS NORMAS Y PRACTICAS EN ESTA MATERIA.
13. EL PNUD EFECTUARA LOS PAGOS Y LLEVARA EL REGISTRO DE LOS GASTOS AL TIPO DE CAMBIO OFICIAL DE LAS
NACIONES UNIDAS VIGENTE EN LA FECHA QUE SE REALICE LA TRANSACCION.
14. EL GOBIERNO HA CONVENIDO LLEVAR A CABO TODAS LAS ACTIVIDADES DE ADQUISICIONES NECESARIAS
PARA LA EJECUCION DE LA PARTE CORRESPONDIENTE DE LOS COSTOS COMPARTIDOS DEL PROYECTO PNUD, DE
CONFORMIDAD CON LO DISPUESTO EN EL CONVENIO DEL BANCO MUNDIAL Y CON LAS DIRECTRICES DE DICHA
INSTITUCION PARA LA UTILIZACION DE CONSULTORES Y LAS ADQUISICIONES, SEGUN CORRESPONDA. DOCUMENTOS
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo - Argentina 3
Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno
Capitulo II: Marco Operativo – Anexo 2.A
Proyectos Financiados por el Banco Mundial
Edición: Noviembre de 2003
Pág. 4 de 11
ESTANDARES DEL PNUD PODRAN UTILIZARSE EN TODOS AQUELLOS CASOS EN QUE NO SE REQUIERAN DOCUMENTOS
ESTANDARES DEL BANCO MUNDIAL, CON SUJECION AL CONVENIO DEL BANCO MUNDIAL. LOS CUADROS ADJUNTOS
ESTABLECEN LAS ACCIONES A SEGUIR EN MATERIA DE CONTRATACION Y ADQUISICION.
15. EL PNUD NO PRESTARA SERVICIOS DE APOYO PARA CONTRATAR CONSULTORES, NI EMITIRA ORDENES DE
COMPRA DE EQUIPOS, NI EFECTUARA LOS PAGOS CORRESPONDIENTES SIN EL CONSENTIMIENTO EXPRESO DEL
ORGANISMO NACIONAL DE EJECUCION. ESTE ULTIMO NO SOLICITARA EL APOYO DEL PNUD SIN HABER OBTENIDO LA
"NO OBJECION" DEL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL, CUANDO ASI SE DISPONGA EN EL CONVENIO CON EL BANCO
MUNDIAL.
16. TODOS LOS CONSULTORES REPORTARAN A, Y SERAN SUPERVISADOS POR FUNCIONARIOS DESIGNADOS POR
EL ORGANISMO NACIONAL DE EJECUCION. SI EL DESEMPEÑO DE UN CONSULTOR ES INSATISFACTORIO, EL GOBIERNO Y
EL PNUD REALIZARAN LAS CONSULTAS PERTINENTES. EL GOBIERNO ES RESPONSABLE DE EFECTUAR CONSULTAS CON
EL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL SOBRE LA MATERIA Y EN RELACION CON LAS MEDIDAS QUE SE PREVEA TOMAR AL
RESPECTO, SI LAS HUBIERA.
D. EQUIPO
17. LOS EQUIPOS, SUMINISTROS Y OTRO BIENES QUE SE FINANCIEN CON FONDOS DE LA CONTRIBUCION DE
COSTOS COMPARTIDOS SE MANTENDRAN DEBIDAMENTE ASEGURADOS EN TODO MOMENTO Y SERAN DEL PNUD
HASTA SU ENTREGA E INSTALACION EN LA SEDE DEL PROYECTO. INMEDIATAMENTE DESPUES, SE PROCEDERA A HACER
LA TRANSFERENCIA DE PROPIEDAD AL GOBIERNO, ASEGURANDOSE QUE: (A) TODO LOS EQUIPOS SE UTILIZARAN
EXCLUSIVAMENTE PARA APOYAR LA EJECUCION DEL PROYECTO EN VIRTUD DE LO DISPUESTO EN EL CONVENIO DEL
BANCO MUNDIAL QUEDANDO DESPUES EN PODER DEL ORGANISMO BENEFICIARIO RESPECTIVO, Y (B) EL GOBIERNO
ASUMA LA PLENA RESPONSABILIDAD DEL MANTENIMIENTO DE DICHOS EQUIPOS Y LA CONTRATACION DE LOS
SEGUROS NECESARIOS.
18. LOS PROYECTOS DEL PNUD DE LARGO PLAZO SERAN SOMETIDOS A UN EXAMEN POR LO MENOS UNA VEZ AL
AÑO. EL GOBIERNO INVITARA AL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL A PARTICIPAR EN DICHO PROCESO.
F. TERMINACION
19. EL PNUD DEBERA DEVOLVER A LA CUENTA DEL PRESTAMO, ANTES DE LA FECHA DE CIERRE ESPECIFICADA EN
EL CONVENIO DEL BANCO MUNDIAL TODOS LOS FONDOS NO UTILIZADOS CORRESPONDIENTES A PAGOS
EFECTUADOS CON CARGO A LA CUENTA DEL PRESTAMO/CREDITO/ACUERDO DE COOPERACION TECNICA. EL
GOBIERNO INFORMARA AL PNUD SOBRE CUALQUIER PRORROGA DE LA FECHA DE CIERRE CONVENIDA CON EL GRUPO
DEL BANCO MUNDIAL.
G. RESCISION
20. EL PRESENTE DOCUMENTO DE PROYECTO QUEDARA SIN EFECTO TREINTA DIAS DESPUES DE QUE UNA DE LAS
PARTES HAYA NOTIFICADO POR ESCRITO A LA OTRA PARTE LA DECISION DE RESCINDIR EL CONVENIO. EL GOBIERNO
REALIZARA CONSULTAS CON EL GRUPO DEL BANCO MUNDIAL, ANTES DE NOTIFICAR UNA RESCISION O
INMEDIATAMENTE DESPUES DE RECIBIR UNA NOTIFICACION DEL PNUD, SEGUN SEA EL CASO.
ESTOS CUADROS PODRAN MODIFICARSE DEPENDIENDO DEL RESULTADO DE LAS DELIBERACIONES EN CURSO EN EL
BANCO MUNDIAL Y LA OFICINA DE SERVICIOS PARA PROYECTOS RELATIVAS AL ACUERDO DE SERVICIOS DE
ADMINISTRACION.
CUADRO 1
INTRODUCCION
LOS PROYECTOS PNUD DE COSTOS COMPARTIDOS CON UN MONTO INFERIOR A US$ 1 MILLON PUEDEN SER
APROBADOS POR EL REPRESENTANTE RESIDENTE DEL PNUD EN UN PLAZO BREVE. SIN EMBARGO, LOS DOCUMENTOS
DE PROYECTO ENTRE US$ 1 MILLÓN Y US$ 3 MILLONES DEBEN SER APROBADOS POR EL COMITE DE EVALUACIÓN DE
PROYECTOS DE LA DIRECCION REGIONAL DE AMERICA LATINA Y EL CARIBE (DRALC) EN LA SEDE DEL PNUD (DOS
SEMANAS). PARA LOS PROYECTOS DE COSTOS COMPARTIDOS DE MAS DE US$ 3 MILLONES SE REQUIEREN LA
APROBACIÓN DEL COMITE DE EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE LA DRALC Y DEL COMITE DE EVALUACIÓN DEL PNUD,
PROCESO EN EL CUAL PARTICIPAN EL ADMINISTRADOR Y FUNCIONARIOS DE ALTO RANGO DEL PNUD (DOS SEMANAS).
EN LOS CUADROS SIGUIENTES SE INDICAN LAS RESPECTIVAS RESPONSABILIDADES Y LOS PLAZOS PROMEDIO
PARA LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORES Y LA ADQUISICION DE EQUIPO.
Consultores Internacionales
Se indican a continuación las responsabilidades del organismo nacional de ejecución del PNUD, con respecto a la
contratación de consultores individuales (MARCAR LA COLUMNA GOBIERNO O PNUD SEGUN CORRESPONDA):
X Pago 1
X Firma del Contrato 1
CUADRO 2
Consultores Nacionales
Se indican a continuación las responsabilidades del organismo nacional de ejecución y del PNUD con respecto a
la contratación de consultores (MARCAR LA COLUMNA GOBIERNO O PNUD, SEGUN CORRESPONDA):
CUADRO 3
Firmas consultoras
Se indican a continuación las responsabilidades del organismos nacional de ejecución del PNUD con respecto a
la contratación de consultoras (MARCAR LA COLUMNA GOBIERNO O PNUD, SEGUN CORRESPONDA):
CUADRO 4
Se indican a continuación las responsabilidades del organismo nacional de ejecución y del PNUD con respecto a
la adquisición de equipo y suministros (MARCAR LA COLUMNA GOBIERNO O PNUD SEGUN CORRESPONDA):
CUADRO 5
Contratación de obras
Se indica a continuación las responsabilidades del organismo nacional de ejecución y del PNUD con respecto a la
contratación de obras. (MARCAR LA COLUMNA GOBIERNO O PNUD, SEGUN CORRESPONDA):
CUADRO 6
Capacitación
Se indican a continuación las responsabilidades del organismo nacional de ejecución del PNUD con respecto a la
realización de actividades de capacitación. (MARCAR LA COLUMNA GOBIERNO O PNUD, SEGUN CORRESPONDA):
CUADRO 7
Administración Financiera
Se indica a continuación las responsabilidades del organismo nacional de ejecución del PNUD con respecto a la
administración financiera del Proyecto. (MARCAR LA COLUMNA GOBIERNO O PNUD, SEGUN CORRESPONDA):
Proyecto de modelo de portada y elementos adicionales que se utilizarán en todos los proyectos del
PNUD financiados con recursos proporcionados por el Banco Interamericano de Desarrollo de acuerdo
con el acuerdo firmado entre el PNUD y el BID (Letter of Agreement 20 June 2003)
PORTADA
gobierno de ________________
Financiado por el
Banco Interamericano de Desarrollo (BID)
Número de préstamo/operación de cooperación técnica del BID
Descripción breve
Artículo I
1. El propósito de la presente parte consiste en enunciar las condiciones adicionales que regirán la
prestación de los servicios de apoyo descritos en este documento de proyecto por el PNUD a
prestará los servicios de apoyo enunciados más delante de conformidad con sus normas y
reglamentos, salvas las excepciones previstas en el presente documento, con la debida diligencia,
responsable de seleccionar los procedimientos de ejecución que serán aplicables, que coinciden con
4. El gobierno realizará todas las actividades previstas en el presente documento de conformidad con
documento de proyecto y el Acuerdo con el BID, prevalecerá este último. Sin embargo, en el caso
del párrafo 8 del Artículo II infra, prevalecerá lo dispuesto en el presente documento de proyecto.
5. La duración de los servicios de apoyo que prestará el PNUD se indica en el Apéndice 2 del presente
documento de proyecto.
3
6. Toda vez que se mencionen las actividades que se han de realizar de conformidad con el presente
que sus funcionarios, y los consultores contratados en virtud de él, mencionen el título del proyecto,
el número del Acuerdo con el BID y al BID como fuente de financiación del proyecto.
proyecto será utilizada por el gobierno para sufragar el costo de los insumos del proyecto (y el costo
de los servicios de apoyo relativos a esos insumos que haya pagado la oficina del PNUD en el país,
de ser aplicable). El nivel de las actividades y obligaciones del PNUD enunciadas en el presente
financiación de los gastos y la contribución en efectivo del gobierno, si la hubiere, en los montos
8. Para sufragar sus gastos administrativos, el PNUD cobrará una cantidad que no excederá del 5% de
los gastos directos del proyecto y que el propio PNUD administrará en la forma indicada en el
9. De conformidad con sus normas y reglamentos, el PNUD utilizará esta suma para el reembolso de
los servicios de apoyo necesarios en virtud del presente documento de proyecto. Esos servicios
incluidos también como componentes de los gastos directos del proyecto. Cualquier modificación
disminución de su importe como resultado de aumentos o disminuciones del costo del proyecto
deberán ser objeto de acuerdo entre el gobierno y el PNUD. El gobierno será responsable de
obtener del BID una declaración de no tener objeciones respecto de esos cambios.
4
10. Los gastos administrativos descritos más arriba estarán segregados de los gastos directos del
separada de los gastos directos del proyecto cada vez que se soliciten fondos al BID. No será
11. Los gastos administrativos serán revisados por el BID para comprobar que no se aparten del
presupuesto establecido en el Apéndice 3 y serán objeto de auditoría externa para comprobar que
sean razonables.
12. En caso de que, por alguna razón, los montos depositados por el gobierno sean insuficientes para
disponibles, el PNUD podrá reducir, suspender o cancelar la asistencia que se haya de prestar en
virtud del presente documento de proyecto, tras las consultas del caso con el gobierno y el BID.
Artículo II
1. El PNUD mantendrá las siguientes cuentas bancarias separadas que devenguen intereses (en lo
a) En los Estados Unidos – Una cuenta principal en dólares de los EE.UU. en un banco
comercial, a la cual el BID hará todas las transferencias en dólares de los Estados Unidos al
PNUD correspondientes a los proyectos que financie y de la cual el PNUD transferirá esos
5
fondos a la cuenta bancaria del proyecto del PNUD/BID en el país respectivo. Esta cuenta
será denominada “Cuenta especial de tesorería del PNUD (BID)” No. ____________.
b) En cada uno de los países de que se trate – Una cuenta en dólares de los EE.UU. para recibir
las transferencias de la cuenta principal del PNUD antes mencionada y contra la cual se
denominará “Cuenta en dólares de los EE.UU. del Representante del PNUD en (nombre del
país) (BID)” No. ____________, en el (nombre del banco), y una cuenta en moneda nacional
para recibir los fondos de la contrapartida local y contra la cual se efectuarán los
(nombre del país) (BID) en el (nombre del banco)” No. ____________. En los países en los
que no se utilicen o no se puedan utilizar cuentas bancarias locales en dólares de los Estados
Unidos, se mantendrán dos cuentas bancarias separadas en moneda nacional, una para los
Los intereses devengados por los saldos de las cuentas corrientes serán acreditados a esas mismas
2. El PNUD asentará todos los débitos y créditos en cuentas subsidiarias separadas del libro mayor de
sus sistemas financieros para este proyecto (en lo sucesivo denominadas las “cuentas del
(Condiciones generales, Artículo 13), según proceda. Además, los fondos del BID y los recursos de
3. Como condición de elegibilidad para el primer desembolso de la contribución o de los fondos del
BID, el gobierno transmitirá a éste la información relativa a la(s) cuenta(s) bancaria(s) que deberá
usar el BID para hacer todos los desembolsos correspondientes al proyecto de conformidad con sus
propios requisitos. Únicamente podrá modificarse la información de la cuenta bancaria relativa a las
corrientes de desembolsos cuando el BID reciba una solicitud escrita del gobierno a tales efectos y
la apruebe.
4. El gobierno podrá optar por uno de dos métodos para pagar la contribución proporcional para la
a. Hacer el pago al PNUD con cargo a sus propios recursos o a los fondos del BID; o bien
5. En el caso de la opción b, el gobierno autoriza por este medio al PNUD para que presente
directamente al BID las solicitudes de desembolso de fondos que haya de pagar o administrar de
del presente documento de proyecto, el gobierno presentará prontamente al BID una solicitud por
escrito y autorización para desembolsar los montos correspondientes a la(s) cuenta(s) bancaria(s)
designada(s) una vez que éste reciba del PNUD las solicitudes debidamente justificadas, según lo
descrito más abajo en el párrafo 4. El gobierno dará al PNUD copia de la autorización mencionada.
6. El PNUD presentará al BID las solicitudes de desembolso con copia al gobierno. Esos desembolsos
no limitarán el derecho del gobierno a impugnar una suma que cobre el PNUD ni a impartir
instrucciones al BID en el sentido de que ajuste un pago futuro según el monto impugnado, a
condición de que el gobierno lo notifique sin demora al PNUD. El gobierno conserva también el
derecho de poner término a este acuerdo de pago mediante notificación por escrito hecha
7. El PNUD no estará obligado a comenzar ni continuar la prestación de los servicios de apoyo hasta
que los respectivos desembolsos a que se hace referencia en el párrafo 4 supra se hayan recibido en
la(s) cuenta(s) bancaria(s) designada(s) antes mencionadas. El PNUD no efectuará gastos por
montos superiores a los fondos recibidos ni asumirá responsabilidad alguna por gastos cuyo monto
8. Las cuentas del proyecto y los estados financieros estarán expresados en dólares de los Estados
Unidos y el PNUD hará los pagos y asentará los gastos al tipo de cambio operacional de las
Naciones Unidas vigente en la fecha de la transacción. Todos los informes y estados financieros
9. El PNUD está informado de que se requiere aprobación escrita del BID para introducir ajustes o
modificaciones en los montos de las categorías de gastos estipuladas en el Apéndice 3 que excedan
proyecto; para modificar o aumentar los gastos por concepto de personal y servicios de consultoría
del PNUD o para introducir cualquier modificación en los Apéndices 2, 3 ó 5 del presente
documento de proyecto incluso, entre otras, enmiendas que se refieran al ámbito y las actividades
que se han de realizar, su duración y las especificaciones de los bienes, servicios u obras. Los
gastos por concepto de ajustes o modificaciones no autorizados por el BID no podrán imputarse a
8
los fondos proporcionados por el BID y, por lo tanto, éste no tramitará solicitud alguna de
desembolso relativa a esos gastos o aumentos. Para una simple reformulación del presupuesto anual
del proyecto no se necesitará la autorización del BID, pero el gobierno le comunicará a éste los
10. Durante toda la ejecución del proyecto, la oficina del PNUD en el país comprobará que la
proporción de la financiación con recursos de contrapartida local y con recursos del BID sea la
Artículo III
1. El PNUD proporcionará el personal necesario para prestar los servicios de apoyo ya sea de su
consulta con el gobierno, el cual será responsable de obtener una declaración del BID de no tener
proyecto, incluida la plena y satisfactoria realización de las tareas y actividades a que se hace
referencia en el párrafo 1 del Artículo I. El PNUD tampoco asignará esas tareas y actividades a
terceros ni subcontratará parte alguna de ellas con terceros. El PNUD recabará la aprobación del
y
9
2. El PNUD tomará las providencias necesarias para hacer todos los pagos adeudados a esos
3. El PNUD incluirá cláusulas adicionales especiales en sus contratos, convenidas con el BID, para
respectivos términos de referencia, serán asignados para trabajar con el organismo ejecutor,
proyecto de conformidad con las directivas generales que emita el gobierno en consulta con el
necesarios para la ejecución satisfactoria del proyecto. Asimismo, de conformidad con sus normas
internas, el PNUD contratará para sus funcionarios y consultores un seguro contra riesgos de salud,
muerte, hospitalización y responsabilidad ante terceros derivados de la labor que realicen con
5. El PNUD verificará que la adquisición de [bienes], [obras], [y/o servicios de consultoría] para el
proyecto se efectúe de conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo con el BID. Las normas y
reglamentos del PNUD en materia de adquisiciones serán aplicables a título suplementario cuando
no sean incompatibles con lo dispuesto en el Acuerdo con el BID. El equipo, una vez entregado en
el (los) sitio(s) del proyecto, pasará a ser propiedad del gobierno. En la medida en que los derechos
transporte interior del equipo y los suministros en el país no sean objeto de exención
gubernamental, el gobierno será responsable de los gastos por ese concepto y los sufragará con
6. El PNUD asegurará el equipo y los suministros durante el transporte y hasta la entrega en el puerto
de entrada o hará que el proveedor los asegure. El PNUD tomará las providencias necesarias para
los demás seguros relativos al proyecto que convenga con el gobierno. El PNUD no será
responsable de los daños o perjuicios que sufra el equipo o los suministros proporcionados en virtud
del presente documento de proyecto más allá de su obligación de asegurarlos en la forma indicada
en el presente párrafo.
7. El BID y el gobierno tendrán el derecho irrestricto a utilizar, sin el pago de cargos o comisiones, los
estudios, documentos o productos preparados en virtud del presente documento por los funcionarios
ejemplares o difundirlos de cualquier otra forma. Lo que antecede quedará estipulado en los
contratos entre el PNUD y los consultores que sean empleados para el proyecto.
8. El BID y el gobierno no tendrán limitación o restricción alguna para utilizar los datos o resultados
de la investigación realizada en virtud del presente documento para preparar una nueva obra
original o derivada o un nuevo producto u obra derivado respecto del cual pueda pedirse una
producto original o derivado deberá exhibir una nota de descargo de la responsabilidad del PNUD y
para dar a conocer que la obra o el producto original o derivado no ha sido refrendado por el
PNUD.
1
Este párrafo debe incluirse únicamente cuando se prevean servicios tales como los de “administrador del
proyecto”.
11
9. Salvo que el gobierno y el PNUD convengan en algo distinto por escrito, el gobierno será
local [y de los servicios administrativos de apoyo, tales como servicios locales de secretaría y de
dentro del país y las comunicaciones necesarias para la ejecución del proyecto y la prestación de los
servicios. El gobierno sufragará esos gastos directamente con recursos distintos de los indicados en
el Apéndice 3].
10. El gobierno se ha comprometido a llevar a cabo todas las actividades de adquisiciones necesarias
para la ejecución de la parte del proyecto financiada por el BID, de conformidad con lo dispuesto
en el Acuerdo con el BID y con los principios de un efectivo proceso de licitación internacional.
Cuando el BID haya emitido su declaración de “no objeción”, de conformidad con las normas del
PNUD aplicables a la ejecución por el gobierno, la oficina del PNUD en el país no estará obligada a
enviar la misma propuesta al Comité de Contratos del país ni al Comité de Contratos de la sede del
PNUD. El gobierno deberá indicar su deseo de que el PNUD examine las actividades de
adquisición cuyo monto esté por debajo de los límites monetarios estipulados en el contrato, para lo
cual se necesita el examen previo por el BID. El gobierno seguirá estando obligado a sufragar el
costo con sus propios recursos si ulteriormente se declara que no procede que el producto adquirido
sea financiado por el BID. El PNUD incluirá cláusulas adicionales especiales, convenidas con el
Artículo IV
1. El organismo ejecutor será responsable de contratar los servicios de una empresa privada de
contadores públicos independientes que sea aceptable para el BID y que actúen como auditores
12
externos para este proyecto. La selección y contratación de los auditores se ajustará a los requisitos
del BID. Las auditorías externas del proyecto se realizarán de conformidad con las disposiciones
correspondientes del Acuerdo con el BID y según términos de referencia comunes que comprendan
auditoría. Este informe constará, entre otras cosas, de un análisis del estado de los gastos del
proyecto por el PNUD (conocido como informe combinado de ejecución) o, como alternativa, la
conciliación de los estados financieros del proyecto y el estado del PNUD relativo a los gastos del
proyecto. El estado del PNUD relativo a los gastos del proyecto (o conciliación) deberá formar
parte del informe de auditoría. El organismo ejecutor será responsable del pago de la auditoría a la
empresa utilizando el producto de los fondos proporcionados por el BID. Los informes de auditoría
contrato de préstamo o el acuerdo de cooperación técnica con el BID y, a más tardar, al 30 de abril
2. Con respecto a los servicios de apoyo que se presten en virtud del presente documento de proyecto,
que le permitan al gobierno registrar y supervisar con exactitud las transacciones financieras
b. El PNUD pondrá a disposición del organismo ejecutor, de los auditores externos del
proyecto y del personal de supervisión del BID, todos los registros financieros y contables
relacionados con el proyecto, incluida la documentación que los corrobore, así como
auditoría externa y de las visitas de inspección del BID. El original de los documentos
13
relativos al proyecto quedará en la oficina del PNUD en el país a disposición del organismo
ejecutor, los auditores externos y el personal de supervisión del BID. El PNUD tendrá
derecho a llevar a cabo auditorías adicionales de conformidad con sus normas y prácticas en
la materia.
(esto es, registros contables y financieros, contratos, facturas, cuentas, recibos y otros
documentos) y otros registros financieros que documenten los pagos hechos con cargo a las
cuentas bancarias designadas, hasta que transcurran por lo menos tres años a partir de la
los sueldos, las prestaciones y otros derechos aplicables a los funcionarios del PNUD. El
PNUD presupuestará esos gastos sobre la base del costo estimado, sujeto a justificación
adecuada y a que el BID acepte las diferencias entre el presupuesto y el costo real. Al PNUD
se le reembolsará por la prestación de esos servicios de apoyo según su costo real. Previa
consulta entre el gobierno y el PNUD, y con sujeción a la aprobación previa del BID, se
podrán introducir los ajustes que sean necesarios en la duración, la índole y el costo de esos
e. Los gastos por concepto de contratación de los consultores previstos en el Apéndice 3 serán
de los fijados en esos contratos. Previa consulta entre el gobierno y el PNUD, y con sujeción
a la aprobación del BID, podrán introducirse los ajustes en la duración de sus servicios a que
se hace referencia en el Apéndice 2 si se determina que ello redunda en interés del proyecto.
14
f. El PNUD incluirá, en los contratos con las empresas de consultoría y los consultores
particulares financiados con recursos del BID, una cláusula en virtud de la cual se retendrá
no menos del 10% del importe total hasta que el gobierno y el BID aprueben el informe del
consultor.
g. Los gastos por concepto de adquisición de equipo se limitarán a las partidas indicadas en el
Apéndice 3.
h. Si, por circunstancias imprevistas, los fondos indicados en el Apéndice 3 del presente
de los servicios de apoyo, el PNUD lo comunicará al gobierno. En tal caso, las partes
celebrarán consultas con miras a convenir en las modificaciones que procedan en los
servicios de apoyo de manera de que los fondos proporcionados por el gobierno sean
suficientes para sufragar todos los gastos derivados de la prestación de esos servicios.
i. Teniendo presente que el PNUD habrá abierto la(s) cuenta(s) bancaria(s) designada(s) de
imputarán responsabilidad alguna al PNUD por los perjuicios financieros que puedan
• Riesgos relacionados con el riesgo soberano del país de que se trate, entre otros los
• La devaluación de la moneda.
15
Artículo V
1. El PNUD presentará los informes relativos a los servicios de apoyo que, dentro de los límites de lo
razonable, pidan el gobierno y el organismo ejecutor del proyecto en ejercicio de sus obligaciones
con arreglo a lo dispuesto en el Apéndice 5. Además, el personal del PNUD prestará asistencia al
organismo ejecutor, de ser necesario, en la preparación de los informes relacionados con sus
2. Una vez que el PNUD termine de prestar los servicios de apoyo, se presentará al gobierno un
3. El PNUD mantendrá los fondos del proyecto que no haya utilizado en la(s) cuenta(s) bancaria(s)
designada(s), con inclusión de los intereses devengados que no desembolse u obligue una vez
terminado el presente proyecto. El PNUD dispondrá del (de los) saldo(s) no utilizado(s) con arreglo
a las instrucciones que reciba del gobierno y con la aprobación previa del BID. El gobierno
comunicará al PNUD las prórrogas en la fecha del último desembolso para el préstamo o la
operación de cooperación técnica que convenga con el BID. En consecuencia, el PNUD comunicará
esa fecha.
Artículo VI
1. En todas las cuestiones relacionadas con el cumplimiento de las disposiciones del presente
documento de proyecto, el gobierno hará aplicables las disposiciones del Modelo de Acuerdo
Básico de Asistencia al PNUD, sus bienes, fondos y haberes, sus funcionarios y las personas que
2. El gobierno será responsable de tramitar y liquidar las reclamaciones presentadas por terceros
contra el PNUD, sus funcionarios u otras personas que presten servicios en su nombre y que no
estén cubiertas por el seguro contratado por el PNUD con arreglo al párrafo 3 del Artículo III de las
gobierno decidan de común acuerdo que esas reclamaciones u obligaciones se deban a culpa grave
Artículo VII
1. Las diferencias, controversias o reclamaciones que se susciten en virtud del presente documento de
resueltas por negociación directa, o dirimidas, mediante arbitraje de conformidad con el Modelo de
2. Ninguna de las cláusulas del presente documento de proyecto ni que se relacione con alguna de sus
Artículo VIII
Las enmiendas al presente documento de proyecto o sus apéndices serán introducidas mediante
acuerdo mutuo de las partes mediante intercambio de cartas. El gobierno será responsable de pedir
al BID que emita por escrito su declaración de no objeción respecto de cualquier enmienda de esa
Artículo IX
1. El presente documento de proyecto dejará de tener validez cuando hayan transcurrido 30 días a
partir de la fecha en que cualquiera de las partes haya notificado por escrito a la otra de su decisión
de ponerle término. El gobierno consultará con el BID antes de notificar la terminación del
documento de proyecto o inmediatamente después de que reciba del PNUD una notificación de esa
2. Las obligaciones contraídas por las partes en virtud del presente documento de proyecto seguirán
vigentes, una vez terminado el proyecto, en la medida necesaria para poner término ordenadamente
a las actividades, proceder al retiro de funcionarios, fondos y haberes, liquidar las cuentas entre las
Artículo X
1. El presente documento entrará en vigor en la fecha en que sea firmado por ambas partes
contratantes. En caso de no ser firmado por ambas partes en la misma fecha, la última que lo haga
comunicará prontamente a la otra la fecha en que lo haya firmado y será ésta la fecha en que entrará
en vigor.
2. Las notificaciones o solicitudes que haya que hacer o se pueda hacer en virtud del presente
documento de proyecto y los acuerdos entre las partes previstos en él deberán constar por escrito.
persona o por correo, telegrama, cablegrama, télex o facsímil a la parte a la que haya que hacer o
pueda hacerse la notificación o solicitud en la dirección especificada por esa parte en el presente
18
documento o en la que ésta haya indicado mediante notificación a la parte que haga la notificación
o la solicitud.
“El presente proyecto es financiado con recursos puestos a disposición del gobierno por el Banco
Interamericano de Desarrollo en virtud de [el préstamo No. ____] [la operación de cooperación
sucesivo “el Acuerdo con el BID” y será ejecutado de conformidad con lo dispuesto en el presente
documento. El Acuerdo con el BID y sus anexos constituyen parte integrante del documento de
El gobierno, previa consulta con el BID, ha aceptado utilizar [parte de] el producto del acuerdo con
el BID [y parte de los recursos de contrapartida local] para financiar los servicios de apoyo que ha
Acuerdo con el BID (incluido como Apéndice 1) (en lo sucesivo los “servicios de apoyo”) y a abrir
cuentas bancarias separadas y llevar registros contables separados del proyecto para estos efectos.
El gobierno ha comunicado al PNUD que está dispuesto a financiar los gastos del proyecto que no
Documentos adjuntos:
Apéndice 1: [Contrato de préstamo No. ___] [Acuerdo de cooperación técnica No. ____] entre el
gobierno y el BID
Anexo B del Apéndice 1: Normas del BID para la adquisición de bienes y obras.
consultoría.
Caratula
GOBIERNO DE ARGENTINA
Area de Concentración
Principal: ........
Cambio operacional de las Naciones Unidas: en la fecha de aprobación del PNUD 1US$ =
Este formato (antigua portada) será diligenciado por el personal del PNUD que
acompañe la formulación del proyecto y sera la que genere el sistema FIM del PNUD)
Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno
Anexo 2B2 Hoja de Datos Básicos
Edición: Noviembre de 2003
Pág. 1 de 1
Proyecto
Coordinador:
Domicilio:
Teléfonos:
Fax:
E-mail oficial p/notificaciones:
Presupuesto Total:
Fuentes de Financiamiento:
……………………………………… …………………………………
Director Nacional del Proyecto Fecha
GOBIERNO DE ARGENTINA
GOBIERNO DE …
(Socios adicionales del Proyecto)
PARTE I: CONTEXTO
1) SITUACIÓN ACTUAL DEL PROBLEMA A ABORDAR. (Se sugiere maximo una pagina)
Describir en forma breve y muy concisa la problemática que se está tratando de resolver, el cual es
el motivo principal o razón para formular el proyecto. Esta problemática se debe enunciar
clarificando en qué forma afecta a la comunidad, el país, región o áreas y la necesidad de
encontrar soluciones de acuerdo al tipo de problema de que se trate y su magnitud. Si es posible
se deben incluir los aspectos medioambientales y de género del problema. Es necesario incluir
indicadores mensurables del problema que puedan ser utilizados para mostrar el avance hacia la
solución del mismo.
2) SITUACIÓN PREVISTA AL FINAL DEL PROYECTO. (Se sugiere maximo una pagina)
Describir la situación que se ha planificado que se tendrá al final del proyecto, es decir la situación
que resultará después de haber alcanzado los objetivos inmediatos y productos del proyecto y
como se logrará su sostenibilidad. En este apartado NO se debe hacer un listado de los productos
que se alcanzarán con el proyecto, sino el cambio integral previsto a futuro de la situación actual
como un todo. En otras palabras, como estará la situación analizada cuando se haya resuelto el
problema con las soluciones que plantea el proyecto.
En esta parte se debe hacer un detalle de los beneficiarios directos o receptores directos,
procurando cuantificarlos, y aclarando la forma como se beneficiarán, desagregados por género
y otros factores, como grupos indígenas, cuando sea pertinente.
Los beneficiarios directos serán quienes finalmente recibirán el beneficio del proyecto y de sus
productos. Los receptores directos generalmente son instituciones o grupos de personas que
sirven de intermediarios para que el beneficio llegue a los beneficiarios directos. Hay ocasiones en
que los beneficiarios directos son los propios receptores.
Hacer una breve descripción de la(s) institución(es) que intervendrán en el proyecto, y el papel que
desempeñarán en el mismo.
5) VINCULOS CON EL MARCO DE COOPERACIÓN CON EL PAIS Y CON EL MARCO DE
RESULTADOS ESTRATÉGICOS (Se sugiere maximo una pagina)
Describir en forma breve la relación entre el proyecto y las áreas de concentración considerada en
el Esquema del Programa del País.
Describir en forma breve la relación entre los productos que se espera alcanzar con la ejecución
del proyecto y los resultados a nivel corporativo del PNUD, contemplados en el Marco de
Resultados Estratégicos de la oficina del PNUD en .....
Habrá proyectos que no tengan relación con los Resultados Estratégicos actuales del MRE, y
por lo cual el PNUD deberá modificar su MRE. También habrá proyectos que no aportan
productos a Resultados Estratégicos, por .lo cual esta situación debe quedar explicita en el
documento.
NOTA: Este apartado será elaborado por los funcionarios del PNUD que estén apoyando la
formulación del documento de proyecto.
Describir la estrategia nacional que esté vinculada con el problema descrito en la parte anterior.
La estrategia se refiere a aspectos técnicos o políticos del país o del Gobierno, que tienen relación
con el proyecto que se está proponiendo, como planes nacionales, programas y políticas de
desarrollo, para llevar a cabo un Plan de Gobierno, al cual se contribuye mediante las acciones del
proyecto.
En esta parte se debe describir en forma breve cómo el proyecto se enmarca en la estrategia
definida, y cómo se interrelaciona con esos aspectos estratégicos del país y con otras acciones o
iniciativas nacionales y/o regionales, para apoyar la búsqueda de soluciones a problemáticas
nacionales, regionales, locales o institucionales.
En esta parte se deben definir las estrategias específicas que se adoptarán para la ejecución del
proyecto, las cuales se supone facilitarán la implementación de las acciones y el logro de los
objetivos inmediatos y productos. Las estrategias pueden ser varias y hacer referencia a
metodologías, o técnicas adoptadas para facilitar las acciones.
Para cada estrategia se debe hacer una breve descripción, aclarando en qué consiste y sus
ventajas para facilitar el logro de los objetivos inmediatos del proyecto
NOTA: Este capítulo debe ser elaborado de manera conjunta entre los funcionarios del
PNUD y las personas que estén formulando el documento de proyecto por parte de la
institución interesada en el mismo.
Las personas que estén formulando el documento de proyecto por parte de la institución
interesada en el mismo, deberán elaborar la parte que se refiere a los objetivos inmediatos
del proyecto, los productos a obtener, actividades e insumos.
Los funcionarios del PNUD que estén apoyando la formulación del documento se
ocuparán de elaborar la primera parte del formato, relacionada con los Resultados
Corporativos, Areas Estratégicas de Apoyo etc. También esta parte podría ser elaborada
de manera conjunta.
El formato adjunto es solo un modelo. Como la mayoría de los proyectos tienen varios
objetivos inmediatos (aunque no deberían ser más de tres), y cada objetivo tiene asociado
más de un producto, la información solicitada requiere más de una página. Por otra parte,
la información sobre resultados corporativos de la oficina del PNUD puede requerir una
página, por lo tanto la descripción de Objetivos Inmediatos y productos del proyecto irán
en las páginas siguientes.
PARTE II -1 - MARCO DE RESULTADOS (Usar este formato)
Resultado Esperado No. Transcribir el resultado corporativo (Outcome) tal como está estipulado en el MRE (SRF) , si esto es aplicable, es
decir si el proyecto tiene relación directa con ello.
Indicador del Resultado Esperado: Transcribir el indicador para el Resultado, (Outcome Indicator) tal como está estipulado en el MRE,
si es aplicable.
Línea de Base: Incluir la Línea de Base (Baseline) definida en el MRE, si es aplicable.
Metas : Incluir las Metas (Target) definidas en el MRE, si es aplicable.
Área Estratégica de Apoyo : Transcribir el Area Estratégica de Apoyo (SAS) tal como está estipulada en el MRE, si es aplicable.
Temas de los Fondos de Fideicomiso: Transcribir el nombre del Fondo en Fideicomiso Tematico (TTF –Thematic Trust Funds-) si se
aplica.
Estrategia de los Socios: Transcribir lo estipulado como Estrategia de los socios (Partnership Strategy) definida en el MRE.
Insumos: Escriba
el costo de los
Meta anual de los
Actividades Enumere y insumos
Productos Esperados: Enumere y describa cada productos (año) Utilice
describa las actividades necesarios para
producto que se planifique obtener en el proyecto y esta columna para los
necesarias para alcanzar cada alcanzar cada
los indicadores de éxito de cada producto, por proyectos en donde los
producto o cada meta anual producto, de
separado. productos toman más de
del producto. acuerdo al
un año para lograrlos.
presupuesto
insumo-producto
1.1. Producto 1. Descripción. 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3. . . etc. SLP 1. Monto.
Indicador de éxito: Descripción. SLP 2.
Etc.
1.2 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3. . . etc
1.3
Etc.
Objetivo Inmediato N: lo mismo que el objetivo 1.
Indicadores de éxito: lo mismo que el objetivo 1.
Producto 1.1:
Riesgos Probables:
Meta anual del Producto:
Producto 1.2:
Riesgos Probables:
Meta anual del Producto:
1) ARREGLOS DE EJECUCION.
Describir la forma en que se ejecutará el proyecto (por ejemplo ejecución nacional). Hacer explícito
qué institución será la ejecutora del proyecto y las instituciones implementadoras del mismo, si
fueren necesarias. Describir las responsabilidades que tendrá cada institución participante. Incluir si
es posible, la estructura organizativa del proyecto.
Describir las responsabilidades que tendrá la oficina del PNUD durante la ejecución del proyecto y el
porcentaje sobre el monto de la contribución de costos compartidos del proyecto (si es el caso), que
cobrará el PNUD por concepto de gastos de Administración.
NOTA 1: Los funcionarios del PNUD que apoyen la formulación del Documento de proyecto,
proporcionarán un Anexo modelo, en donde se describa el apoyo que la oficina del PNUD
dará al proyecto, de acuerdo a los requerimientos del organismo ejecutor.
NOTA 3: Para todos los proyectos se deberá incluir el siguiente párrafo estándar:
El presente proyecto terminará: 1) Por vencimiento del término previsto para su duración, 2)
Por mutuo acuerdo de las partes; 3) Por cumplimiento de su objetivos inmediatos antes o
después de lo previsto; 4) Por fuerza mayor o caso fortuito.
2) ARREGLOS DE COORDINACION.
Describir los mecanismos de coordinación que existen o que será necesario crear para un eficiente
desarrollo de las acciones del proyecto ejemplo comités de coordinación, comité de seguimiento,
comité técnico etc.
Para cada ente o mecanismo de coordinación se debe hacer una breve descripción de la función
que ejercerá, tareas asignadas, y la forma como se armonizarán las acciones del proyecto, entre sí y
con otras iniciativas que se encuentren en ejecución o que surjan posteriormente, relacionadas con
la solución al problema propuesto.
Así mismo, se deberá describir el mecanismo que se utilizará para crear sinergias con otros
proyectos e iniciativas, por ejemplo el intercambio de experiencias, la replicabilidad de tareas
exitosas y desarrollo de eventos de divulgación.
El director del proyecto preparará un plan de trabajo anual en donde se reflejen las actividades
y los productos que se alcanzarán con la ejecución de las mismas, indicando los períodos de
ejecución de estas actividades y los responsables de llevarlas a cabo. El primer plan de trabajo
se encuentra anexo a este documento de proyecto y se actualizará inmediatamente después
que se inicien las actividades del proyecto.
Cada plan anual será remitido a la oficina del PNUD para su información y observaciones.
NOTA: Puede utilizarse el modelo de Plan de trabajo que se encuentra en el Anexo 2B7 u
otro que convenga al proyecto, siempre y cuando contenga toda la información que se
estipula en el modelo.
(Para todos los proyectos incluir los siguientes párrafos estándar, si se aplican.)
El proyecto será objeto de un examen conjunto por parte de (Nombre de la(s) institución(es)
contraparte y/o participantes del proyecto), y el Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo PNUD.
El director o coordinador del proyecto preparará anualmente y someterá a una reunión de
examen conjunto, el informe de progreso del proyecto. La organización, el alcance y las fechas
de las reuniones se decidirán después de celebrar consultas entre las partes que hayan firmado
el documento de proyecto. Parte integral del informe de progreso será el inventario de
equipos y activos fijos del proyecto, el cual deberá ser actualizado con cada informe o cuando
lo requiera la oficina del PNUD.
El proyecto será visitado, cuando menos una vez al año, por funcionarios del PNUD para
verificar que los productos estén siendo alcanzados de acuerdo a los planificado y para ayudar
a resolver los problemas que surjan durante la ejecución.
NOTA1: De ser necesario se deberá incluir un párrafo especificando los arreglos entre las
partes, para la transferencia de equipos u otros activos.
NOTA2: Además debe incluirse, si así fue acordado entre las partes, el siguiente párrafo
estándar sobre una evaluación externa, completándolo según proceda:
El proyecto será objeto de una evaluación externa _______ meses después del inicio de su
ejecución (y _____ meses antes de su terminación y _________ meses después de que haya
terminado). La organización, el alcance y las fechas de la evaluación externa se decidirán
después de celebrar consultas entre las partes que hayan firmado el documento de proyecto.
NOTA 2: Si se prevé una evaluación externa del proyecto, en el presupuesto del proyecto se
debe incluir los recursos necesarios para cubrir los costos de una misión de evaluación. Esta
previsión presupuestaria se refleja en la línea 16 del presupuesto.
(Para todos los proyectos de ejecución nacional y/o por organismos no gubernamentales
(ONG’s) incluir el siguiente párrafo estándar.)
El proyecto estará sujeto a auditoría de acuerdo con el programa anual que establezca el
PNUD. El gobierno deberá proporcionar los servicios de una institución pública que se
encargue de realizar la auditoría entre los meses de Enero y Abril, de tal forma que los informes
esten terminados antes del 30 de abril. Asi tambien se asegurara que dicha auditoría sea
realizada de conformidad con las normas que regulan la ejecución de proyectos apoyados por
el PNUD. En caso de que el gobierno no pueda proporcionar los servicios de auditoría, se
deberá prever en el presupuesto del proyecto los recursos necesarios para que una institución
o empresa se encargue de realizarla.
5) RIESGOS.
Describir los probables riesgos a que está sujeto el proyecto. Los riesgos se refieren a aquellas
circunstancias que están fuera del control del ejecutor del proyecto y de las demás instituciones
participantes y que pueden afectar de manera negativa la ejecución del proyecto. Es necesario
identificar estos probables riesgos de tal forma que durante la ejecución del proyecto se puedan
prever acciones para hacerles frente cuando se presenten.
Describir las obligaciones anteriores y los requisitos previos que deben cumplirse para poder
ejecutar el proyecto.
Las obligaciones anteriores se refieren a las medidas que constituyen una condición previa a la
firma del documento de proyecto.
Los requisitos previos se refieren a las medidas que, si bien son necesarias para que el proyecto se
ejecute en forma eficiente y eficaz, no constituyen una condición para firmar el documento de
proyecto.
NOTA: Para los proyectos que serán financiados en parte o en su totalidad por recursos de
Costos Compartidos, incluir además los siguientes párrafos estándar:
Requisitos previos:
El inicio del proyecto se dará cuando se disponga de los aportes estipulados para su
financiamiento y que se establece como obligación financiera por parte de (NOMBRE DE LA(S)
INSTITUCIO(ES) FINANCIADORA(S) DEL PROYECTO), de acuerdo al calendario de pagos
anexo al presupuesto de este documento de proyecto.
Los recursos financieros de este proyecto serán administrados de acuerdo con el reglamento
financiero del PNUD y durante la ejecución del proyecto, las actividades del mismo se ajustarán
al nivel de aportes efectivamente depositados, de acuerdo con lo programado en el calendario
de pagos.
Los recursos que el PNUD perciba en moneda nacional como costos compartidos o
contribuciones a fondos en fideicomiso, serán convertidos a dólares de los Estados Unidos ,
aplicando lo establecido en el Capitulo V del Manual de Gestion de Proyectos Ejecutados por el
Gobierno que se anexa y forma parte del Documento de Proyecto.
Describir la forma como se prevé sistematizar las experiencias, definir el compromiso de compartir
las experiencias del proyecto con otras iniciativas en el país y/o la región y relacionar las tareas
complementarias que se desarrollarán para su replicabilidad.
PARTE IV: CONTEXTO LEGAL.
ANEXOS
6) Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno así como sus modificacio-
nes y actualizaciones
Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno
Anexo 2 B5
Edición: Noviembre de 2003
Pág. 1 de 2
PROCEDIMIENTOS DE CIERRE
Para el cierre del Proyecto quedan bajo responsabilidad del Director Nacional y , en caso de
delegación del Coordinador, las siguientes acciones:
11. (ii) En el mes de febrero de cada año es preciso preparar y aprobar una revisión
anual del presupuesto, a fin de reflejar los importes definitivos de los gastos para el
año precedente y readecuar los insumos para el año en curso. Esto se denomina la
revisión mandataria. Se efectúa sobre la base del informe combinado de gastos
(cdr-icg) y solo el Representante Residente firma la revisión.
12. Terminación operacional: Un proyecto esta operacionalmente terminado cuando se
han aportado los últimos insumos y han finalizado las actividades conexas,
13. Terminación financiera: Un proyecto esta financieramente terminado cuando i) esta
operacionalmente terminado (ii) se ha finalizado con todas las transacciones
financieras (iii ) se ha firmado la revisión final del presupuesto.. Los proyectos
deben estar financieramente terminados en un plazo no superior a 12 meses a
contar de la terminación operacional. Durante ese lapso la institución designada
debe saldar todas las obligaciones financieras, y preparar la revisión final del
presupuesto.
14. Revisiones de avance: Ante una “situación especial de desarrollo” puede ser
necesaria una revisión sustantiva, en estos casos el Representante Residente está
autorizado para modificar las disposiciones de gestión y proceder a la firma de la
revisión correspondiente.
Producto 1.1: . . . .
Actividades Responsable Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.1.4
Etc.
Producto 1.2: . . . .
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.2.4
Etc.
Producto 1.3: . . .
1.3.1
1.3.2
1.3.3
Etc.
A. PROFESIONALES INTERNACIONALES
Se busca contratar el tiempo del consultor y los Se busca contratar la entrega de resultados
resultados. específicos.
Forma de pago: si el contrato excede el mes, el pago La forma de pago es por resultados parciales. El pago
es mensual, con controles de avance a determinar. El final está sujeto a la entrega de los resultados finales.
pago final está sujeto a comprobación y certificación
del alcance de los resultados.
DURACION
No se podrán extender contratos por un período mayor a 11 meses consecutivos. Si fuera necesario
continuar con los servicios del consultor, se deberá realizar una interrupción de 4 meses, luego de la cual
sólo se podrá extender la contratación por otros 11 meses. En caso de que se requiera una contratación por
un tiempo mayor o que no pueda ser interrumpida, la misma deberá realizarse únicamente a través de una
Agencia de Implementación (UNOPS) u otra Agencia Especializada del Sistema de las Naciones Unidas.
Los consultores y expertos internacionales estarán amparados por la Convención sobre Privilegios e
Inmunidades de las Naciones Unidas, ya que el Acuerdo Básico suscripto entre el PNUD y el Gobierno
Argentino, en su Artículo IX, inciso 4 a) establece que "el Gobierno concederá a todas las personas, con
excepción de los nacionales del Gobierno contratados localmente, que presten servicios por cuenta del PNUD...
los mismos privilegios e inmunidades que a los funcionarios de las Naciones Unidas" y según la aclaración del
inciso 5 por la que se indica que la expresión "personas que presten servicios..." comprende a los expertos
operacionales, voluntarios, consultores, así como a las personas jurídicas y físicas y a sus empleados", los
consultores y expertos internacionales estarán amparados por la Convención sobre Privilegios e Inmunidades
de las Naciones Unidas.
Por lo tanto, y tal como establecido en el Artículo V, Sección 18 de dicha Convención, los consultores y expertos
internacionales:
Estarán inmunes contra todo proceso judicial respecto a palabras escritas o habladas y a todos los actos
ejecutados en su carácter oficial.
DURACION
Estarán exentos dentro de la República Argentina de impuestos sobre los sueldos y emolumentos pagados por
la Organización.
Estarán inmunes a todo servicio de carácter nacional.
Estarán inmunes, tanto ellos como sus esposos/as e hijos menores de edad, de toda restricción de inmigración
y de registro de extranjeros.
Se les acordará por lo que respecta al movimiento internacional de fondos, franquicias iguales a las que
disfrutan funcionarios de categorías equivalentes pertenecientes a las misiones diplomáticas acreditadas ante
el Gobierno.
Se les dará a ellos y a sus esposos/as e hijos menores de edad las mismas facilidades de repatriación en época
de crisis internacional de que gozan los agentes diplomáticos.
Acreditación: Todas las misiones de profesionales internacionales serán informadas por el PNUD al Ministerio
de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto para comunicación oficial y acreditación, según se
trate de contratos de menos/más de tres meses. Por tal motivo, en el caso de la ejecución nacional plena, el
Proyecto deberá notificar al PNUD los detalles de la contratación.
a. tengan un contrato de locación de obra (Anexo 3.A) o de servicio (Anexo 3.A) vigente con el PNUD cuya
ejecución se superponga en el tiempo con el nuevo contrato, excepto que ambos contratos sean de
dedicación parcial (50%);
c. Duración de la misión
11. Los honorarios pueden ser indicados en el contrato como un monto diario, mensual o
global, entendiéndose en este último caso que el monto incluye compensación por
pasaje y viáticos. En el caso que los honorarios sean establecidos sobre una base diaria,
se deberá certificar la cantidad exacta de días trabajados al término de la misión. En
ningún caso el monto diario por honorarios, o sea sin incluir pasaje y viáticos, podrá
exceder los US$ 500, excepto cuando haya una aprobación expresa del organismo de
financiación.
PASAJE Y VIATICOS
12. El pasaje y los viáticos correspondientes a la misión del consultor podrán ser
proporcionados en forma separada o bien estar comprendidos dentro del monto total
del contrato, tal como se menciona en el párrafo 9.
13. Los viáticos aplicables son los establecidos por Naciones Unidas de acuerdo con las
tarifas que se detallan en el párrafo 11 y subsiguientes.
14. Cabe destacar que los viáticos son aplicables para misiones de corta duración. No
podrán abonarse viáticos después del sexto mes de contrato ya que se infiere que el
consultor habrá realizado arreglos para establecerse durante períodos de mayor
duración. En estos casos, los honorarios convenidos deberán tomar en cuenta este
factor.
b. Solicitud de contratación firmada por el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si 3.I
hubiera delegación escrita a tal efecto.
d. Curriculum vitae presentado por el candidato con carácter de declaración jurada. 3.J
e. Certificado médico de buena salud. Los consultores de más de 65 años deberán realizar un
examen médico completo con anterioridad al comienzo de la misión. Este examen deberá
ser remitido a la oficina del PNUD.
a. El pago de honorarios por cualquiera de los dos tipos de contrato responderá a la obtención de los
resultados y al cumplimiento del diagrama de control de avance establecidos en el contrato.
b. El Proyecto debe efectuar y documentar los b. El Proyecto debe efectuar y documentar los
controles de avance establecidos en el diagrama controles de avance establecidos en el diagrama
respectivo y en casos de incumplimiento (atrasos, respectivo y en casos de incumplimiento (atrasos,
calidad deficiente, etc.), suspenderá el pago de calidad deficiente, etc.), debe notificar al PNUD
honorarios hasta que se regularice la prestación. para que suspenda el pago de honorarios hasta
que se regularice la prestación.
c. Para la locación de servicios, el período máximo c. Para la locación de servicios, el período máximo
de tiempo entre cada control de avance para de tiempo entre cada control de avance para
autorizar los pagos es de tres meses. autorizar al PNUD que efectúe los pagos es de tres
meses. El PNUD efectúa todos los pagos
previstos, a excepción del pago final, a menos que
el Proyecto notifique la necesidad de
suspenderlos. El pago final está siempre
condicionado a la certificación por parte del
Director Nacional del Proyecto.
d. Para las locaciones de obra todos los pagos están d. Para las locaciones de obra todos los pagos
sujetos a control de avance. estarán sujetos a control de avance. El Director
Nacional del Proyecto debe certificar por nota al
PNUD todos los pagos a efectuar.
e. Para las locaciones de obra no se efectúa pago de anticipo alguno. Los honorarios que se abonen en
función del avance de los resultados, nunca pueden superar el 70% del total del contrato. El 30% restante
que constituye el pago final está sujeto también a certificación por parte del Director Nacional del Proyecto
21. Para el caso de contrataciones realizadas por un monto global que incluye pasaje y
viáticos, se podrá realizar un anticipo por un monto equivalente al de estos conceptos al
comienzo de la misión.
B. PROFESIONALES NACIONALES
c.
a. Concurre a las oficinas del Proyecto a. No es imprescindible que concurra a las oficinas
del Proyecto
c. La forma de pago es mensual, con control de c. La forma de pago es por resultados parciales. El
avance trimestral. El pago final sujeto a pago final está sujeto a la entrega de los
comprobación de alcance de los resultados resultados finales.
d. Se busca contratar el tiempo del consultor y los d. Se busca contratar la entrega de resultados
resultados específicos
26. La duración de los contratos puede ser de hasta 12 meses ininterrumpidos, renovables
de acuerdo a las necesidades del Proyecto. En el caso que el Organismo Gubernamental
de Ejecución solicite el apoyo de la oficina local del PNUD para la emisión de contratos,
éstos sólo pueden ser emitidos por un período total máximo de 6 meses.
27.
CONDICION JURIDICA DE LOS CONTRATADOS
b. No se lo considera funcionario del Sistema de las Naciones Unidas ni está cubierto por la Convención sobre
Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas y Organismos Especializados.
Tampoco importará o configurará relación jurídico-laboral de dependencia con el Proyecto, el PNUD ni con
el Gobierno Argentino.
c. Los derechos y obligaciones del contratado serán exclusivamente los previstos en el contrato. Por
consiguiente no tendrá derecho a recibir del Proyecto, del Gobierno Argentino y/o del PNUD ningún
beneficio, prestación, compensación u otro pago fuera de los estipulados expresamente en el contrato.
a. En base a la descripción de funciones (Anexo 3.F), los resultados inmediatos a lograr y criterios de éxito
contenidos en los términos de referencia (Anexo 3.G) así como el cronograma de actividades a desarrollar
se estimará el tiempo en días de 8 horas de trabajo necesario para realizar cada actividad. La dedicación
sólo podrá ser de tiempo completo (100%) o de tiempo parcial (50%)
b. Cálculo del tiempo total, en días de trabajo para lograr los resultados inmediatos.
c. Ubicación del consultor a contratar de acuerdo con la descripción de funciones (Anexo 3.F) correspondiente
en la escala de honorarios mensuales a consultores – Anexo 3.H. La posición en el rango será determinada
evaluando la importancia de los requisitos exigidos y la adecuación de los antecedentes del consultor a
dichos requisitos.
d. Cálculo de los honorarios totales: días de trabajo por honorario-día (honorario mensual total dividido
21.75).
e. En aquellos casos en que, para asegurar el cumplimiento de los fines del proyecto, sea necesario contratar a
profesionales que, por sus especiales características, deban ser remunerados con honorarios especiales, el
PNUD en consulta con la Subsecretaria de Cooperación y Coordinación Internacional (SUBCO) podrá,
excepcionalmente, autorizar la aplicación de honorarios superiores en un 10% para algunas o todas las
funciones y rangos de la escala Anexo 3.H . La nueva escala así determinada deberá formar parte del
Documento de Proyecto.
a. tengan un contrato de locación de obra (Anexo 3.E) o de servicios (Anexo 3.D) vigente con alguno otro
Proyecto del PNUD u otro organismo internacional cuya ejecución se superponga en el tiempo con el
nuevo contrato, excepto que ambos contratos sean de dedicación parcial (50%);
b. sean agentes del Estado Argentino, ya sea efectivos, contratados, en actividad o con licencia, con la sola
excepción de aquellos que se encuentren trabajando en actividades académicas y/o docentes con
dedicación simple.
c. estén colaborando en el equipo de trabajo de una empresa que haya suscripto un subcontrato con algún
proyecto que coincida con el período de la contratación;
d. se encuentren dentro del plazo de incompatibilidad fijado por regímenes de retiro voluntario;
e. se hayan desempeñado en los últimos 6 meses como agentes efectivos o contratados del Estado;
g. hayan sido condenados por delitos sancionados con penas privativas de la libertad, o se encuentren
procesados y/o inhabilitados.
h. sean padre, madre, hijo, hija, hermano o hermana del Director Nacional del Proyecto o de una persona con
un contrato previo vigente dentro de un mismo Proyecto; en cambio sí es posible extender un contrato en
el caso de cónyuges, siempre que ninguno de ellos esté asignado a una función superior o subordinada en
la vía jerárquica a la de la persona contratada con quien esté vinculada.
c. Términos de referencia firmados por el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si 3.G
hubiera delegación escrita a tal efecto, especificando los resultados a alcanzar, los criterios de
éxito que midan el logro de estos resultados y el diagrama de control de avance que forman
parte del contrato;
32. La solicitud de contratación debe ser originada en todos los casos a través del sistema
FOMS, una versión impresa de la misma y firmada por el Director Nacional o el
Coordinador debe ser conservada en el proyecto en el legajo del consultor. Los
proyectos de ejecución parcial deben enviar electrónicamente al PNUD a través del
mismo sistema la solicitud, conjuntamente con una versión electrónica del CV y de los
términos de referencia.
33. El consultor debe firmar una declaración jurada al momento de suscribir el contrato
(Anexo 3.K), ratificando no encontrarse comprendido en ninguna de las situaciones
i. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto, según
corresponda, informará personalmente al profesional sobre la rescisión del contrato y los motivos de la
misma, entregando bajo recibo la Notificación de Rescisión (Anexo 3.M).
ii. En esa reunión se acordará con el profesional la terminación, dentro del período de notificación previa, de
los trabajos que se encuentren en proceso.
iv. Una vez finalizado el trabajo, el Director iv. Una vez finalizado el trabajo, el Director
Nacional del Proyecto o el Coordinador, si Nacional del Proyecto o el Coordinador, si
hubiera delegación escrita a tal efecto, enviará hubiera delegación escrita a tal efecto, enviará
a la administración la Certificación de Avance al PNUD la Certificación de Avance por Rescisión
por Rescisión de Contrato (Anexo 3.O). de Contrato (Anexo 3.O).
ii. El Director Nacional o el Coordinador acordará con el profesional la terminación, dentro del período de
notificación, de los trabajos que se encuentren en proceso.
iv. Una vez terminado el trabajo comprometido por iv. Una vez terminado el trabajo comprometido por
el profesional, la Coordinación enviará a la el profesional, la Coordinación enviará al PNUD
administración la Certificación de Avance por la Certificación de Avance por Rescisión de
Rescisión de Contrato (Anexo 3.O); Contrato (Anexo 3.O);
i. En estos casos se deberá actuar como si se tratase de una rescisión por decisión del contratado.
a. El pago de honorarios por cualquiera de los dos tipos de contrato responderá a la obtención de los
resultados y al cumplimiento del diagrama de control de avance establecido en el contrato.
b. El Proyecto debe efectuar y documentar los b. El Proyecto debe efectuar y documentar los
controles de avance establecidos en el diagrama controles de avance establecidos en el diagrama
respectivo y en casos de incumplimiento respectivo y en casos de incumplimiento (atrasos,
(atrasos, calidad deficiente, etc.), suspenderá el calidad deficiente, etc.), debe notificar al PNUD
pago de honorarios hasta que se regularice la para que suspenda el pago de honorarios hasta
prestación. que se regularice la prestación.
c. Para la locación de servicios, el período máximo c. Para la locación de servicios, el período máximo
de tiempo entre cada control de avance para de tiempo entre cada control de avance para
autorizar los pagos es de tres meses. autorizar al PNUD que efectúe los pagos es de tres
meses. El PNUD efectúa todos los pagos previstos,
a excepción del pago final, a menos que el
Proyecto notifique la necesidad de suspenderlos.
El pago final está siempre condicionado a la
certificación por parte del Director Nacional del
Proyecto o el Coordinador, si hubiera
delegación escrita a tal efecto.
d. Para las locaciones de obra todos los pagos d. Para las locaciones de obra todos los pagos
están sujetos a control de avance. estarán sujetos a control de avance. El Director
Nacional del Proyecto o el Coordinador, si
hubiera delegación escrita a tal efecto, debe
certificar por nota al PNUD todos los pagos a
efectuar.
e. Para las locaciones de obra no se efectúa pago de anticipo alguno. Los honorarios que se abonen en
función del avance de los resultados, nunca pueden superar el 70% del total del contrato; el 30% restante
que constituye el pago final está sujeto también a certificación por parte del Director Nacional del Proyecto
o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto. Los porcentajes mencionados no son de
aplicación cuando se pacta un cronograma de pagos mensual, con todos los pagos iguales.
g. En los proyectos con financiamiento BID, tanto en los contratos de locación de servicios como en
aquellos de locación de obra, el pago final, sujeto a aprobación del informe final, no podrá ser inferior al
10 % del monto total del contrato
C. EMPRESAS CONSULTORAS
45. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador del Proyecto, por expresa delegación
del Director Nacional.
SUBCONTRATO Definición: Es un acuerdo suscripto con una institución o empresa privada para realizar
actividades específicas de acuerdo a los términos de referencia (Anexo 3.Q) que forman
parte del mismo.
CARTA ACUERDO Definición: Es un convenio suscripto con entidades gubernamentales, Agencias del
Sistema de las Naciones Unidas (salvo que actúen como Agencia de Ejecución) y
organismos no gubernamentales (ONGs).
a. Cronograma de pagos, de acuerdo con el avance de las tareas. Como regla general no deben pagarse
anticipos. No obstante, si el anticipo es indispensable para la realización de los trabajos, éste no debe
superar el 15% del monto total.
Todos los pagos deben ser certificados por el Director Nacional del Proyecto.
D. PERSONAL ADMINISTRATIVO
c. La forma de pago es mensual, sujeto al cumplimiento del cronograma de avance con control por
parte del Director Nacional del Proyecto.
60. La duración de los contratos puede ser de hasta 12 meses ininterrumpidos. En el caso
que el Organismo Gubernamental de Ejecución solicite el apoyo de la oficina local del
PNUD para la emisión de contratos, éstos sólo pueden ser emitidos por un período
máximo de 6 meses.
61.
CONDICION JURIDICA DE LOS CONTRATADOS
b. No se lo considera funcionario del Sistema de las Naciones Unidas ni está cubierto por la Convención
sobre Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas y Organismos Especializados.
Tampoco importará o configurará relación jurídico-laboral de dependencia con el Proyecto, el PNUD ni
con el Gobierno Argentino.
c. Los derechos y obligaciones del contratado serán exclusivamente los previstos en el contrato. Por
consiguiente no tendrá derecho a recibir del Proyecto, del Gobierno Argentino y/o del PNUD ningún
beneficio, prestación, compensación u otro pago fuera de los estipulados expresamente en el contrato.
d. No está exento del pago de impuestos en virtud del contrato y es su responsabilidad el pago de los
mismos, así como inscribirse en el Código Unico de Identificación Tributaria -CUIT.
a. En base a la descripción de funciones (Anexo 3.F) así como al cronograma de actividades a desarrollar,
se estimará el tiempo en días de 8 horas de trabajo necesario para realizar cada actividad. La
dedicación sólo podrá ser de tiempo completo (100%) o de tiempo parcial (50%)
b. Cálculo del tiempo total, en días de trabajo para lograr los resultados inmediatos.
d. Cálculo de los honorarios totales: días de trabajo por honorario día (honorario mensual total dividido
21.75).
b. Sean agentes del Estado Argentino, ya sea efectivos, contratados, en actividad o con licencia, con la
sola excepción de aquellos que se encuentren trabajando en actividades académicas y/o docentes con
dedicación simple.
c. se encuentren dentro del plazo de incompatibilidad fijado por regímenes de retiro voluntario;
d. se hayan desempeñado en los últimos 6 meses como agentes efectivos o contratados del Estado;
f. hayan sido condenados por delitos sancionados con penas privativas de la libertad, o se encuentren
procesados y/o inhabilitados.
g. Sean padre, madre, hijo, hija, hermano o hermana de una persona con un contrato previo vigente
dentro de un mismo Proyecto;
en cambio sí es posible extender un contrato en el caso de cónyuges, siempre que ninguno de ellos
esté asignado a una función superior o subordinada en la vía jerárquica a la de la persona contratada
con quien esté vinculada.
b. solicitud de contratación, firmada por el Director Nacional del Proyecto o por el 3.I
Coordinador, en caso que tales funciones hubieren sido delegadas.
c. términos de referencia firmados por el Director Nacional del Proyecto o por el 3.G
Coordinador, en caso que tales funciones hubieren sido delegadas, especificando los
resultados a alcanzar, los criterios de éxito que midan el logro de estos resultados y el
diagrama de control de avance que forman parte del contrato;
67. La solicitud de contratación debe ser originada en todos los casos a través del sistema
FOMS, una versión impresa de la misma y firmada por el director Nacional o el
Coordinador debe ser conservada en el proyecto en el legajo del consultor. Los
proyectos de ejecución parcial deben enviar electrónicamente al PNUD a través del
mismo sistema la solicitud, conjuntamente con una versión electrónica del CV y de los
términos de referencia. (Ver Anexo 3Z) Los proyectos de Ejecución Plena deben ingresar
y aprobar los contratos a través del sistema FOMS Ver Anexo 3ZA)
68. El personal administrativo debe firmar una declaración jurada al momento de suscribir
el contrato (Anexo 3.K), ratificando no encontrarse comprendido en ninguna de las
situaciones descritas en el párrafo 30.
69. Los responsables de los Proyectos deberán abstenerse de autorizar el inicio de las
actividades del personal administrativo que sea necesario contratar hasta tanto se
haya firmado el respectivo contrato. No se acepta la emisión de contratos retroactivos.
b. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, b. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador,
si hubiera delegación escrita a tal efecto debe si hubiera delegación escrita a tal efecto debe
efectuar y documentar los controles de avance efectuar y documentar los controles de avance
establecidos en el diagrama respectivo y en establecidos en el diagrama respectivo y en
casos de incumplimiento (atrasos, calidad casos de incumplimiento (atrasos, calidad
deficiente, etc.), suspenderá el pago de deficiente, etc.), debe notificar al PNUD para
honorarios hasta que se regularice la que suspenda el pago de honorarios hasta que
prestación. se regularice la prestación.
c. El período máximo de tiempo entre cada c. El período máximo de tiempo entre cada
control de avance para autorizar los pagos es control de avance para autorizar al PNUD que
de tres meses. efectúe los pagos es de tres meses. El PNUD
efectúa todos los pagos previstos, a excepción
del pago final, a menos que el Proyecto
notifique la necesidad de suspenderlos. El
pago final está siempre condicionado a la
certificación por parte del Director Nacional
del Proyecto o del Coordinador, en caso que
tales funciones hubieren sido delegadas.
E. CAPACITACION
MODALIDADES DE CAPACITACION
85. En los casos de capacitación en grupo o en servicio dentro del país, se puede suscribir un
acuerdo sobre obra realizada (Anexo 3.V) a fin de cubrir la participación de docente(s) o
conferenciante(s) en esta actividad.
a. Todos los gastos inherentes a la capacitación (viajes, viáticos/estipendios, costos de matrículas, libros,
etc.) se imputan al subrubro de capacitación correspondiente.
b. Los estipendios y otras asignaciones financiadas por el Proyecto no deben exceder el estipendio
mensual máximo para becas aplicable en el Sistema de las Naciones Unidas
c. El Proyecto debe asegurarse que el personal a ser capacitado conserve el pago continuo de sus salarios
mientras dure la capacitación.
d. En aquellos casos excepcionales en que, para asegurar el éxito de la capacitación, resulte necesario
reconocer y reintegrar directamente a los beneficiarios algunos costos derivados de su participación
tales como materiales de estudio, traslados, etc., se les podrá abonar -por un plazo predeterminado
expresamente al momento de iniciarse la capacitación- una asignación cuyo monto se determinará
teniendo en cuenta dichos costos.
b. Solicitud de capacitación, firmada por el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, en caso que
tales funciones le hubieren sido delegadas.
VIAJES
CONCEPTO DESCRIPCIÓN
Norma La compra de los pasajes se hace por la ruta más directa y la tarifa más
conveniente y económica.
Los pasajes de viajes con más de 9 horas de vuelo pueden ser emitidos en clase
ejecutiva.
Tarifas y Gastos de Se deberá optar por la tarifa más reducida, solicitando cotización de cada pasaje a
Emisión OCOVU (Oficina de Coordinación de Vuelos del Ministerio de Relaciones
Exteriores, Comercio Internacional y Culto) y a la agencia utilizada por la Oficina
del PNUD.
92. Los proyectos deberán procesar solicitud de pasajes aéreos y viáticos a través del
sistema FOMS .(ver Anexo 3ZB para ejecución parcial y Anexo 3ZC para ejecución
plena).
94. Los proyectos podrán optar por otra agencia de viajes si la tarifa ofrecida fuera más
conveniente que la utilizada por las agencias indicadas en el punto 91. Se deberá dejar
copia de la documentación de respaldo en los archivos del proyecto.
(*) El valor en moneda local para la ciudad de Buenos Aires variará según la tasa de cambio, dado que el viático
para esta ciudad está basado en dólares, tomándose un valor de US$ 158 para el valor consignado, el que podrá
recalcularse a la fecha del viaje en caso de haber variado el tipo de cambio
96. En el caso de los Proyectos de ejecución nacional plena, la determinación de dichas
tarifas deberá estar adecuadamente formalizada a fin de facilitar las auditorías. En el
caso de los Proyectos de ejecución nacional parcial, salvo expresa solicitud del
Proyecto, se aplicarán los viáticos del PNUD.
97. Se deberá consultar a la oficina del PNUD en los siguientes casos:
a) Para determinar las tarifas vigentes correspondientes a viáticos en el exterior.
b) Para aquellas situaciones excepcionales en que fuera necesario alojarse en un
hotel de costo muy elevado, en cuyo caso se podrá considerar la aplicación de
viáticos suplementarios. Para ello, se deberá conservar la factura original del hotel.
c) Para los casos en que se provea de alojamiento y/o comida sin cargo, en cuyo caso
se deberá realizar una reducción en el monto del viático.
99. Viajes en automóvil privado relacionados con las actividades del Proyecto. La tarifa
vigente por kilómetro recorrido es de US$ 0.10 o su equivalente en moneda nacional
100. A los consultores contratados para trabajar (sede del Proyecto o lugar de trabajo) en un
lugar distinto de su residencia habitual, se les pueden aplicar las siguientes normas:
a) No corresponde compensación alguna si la distancia entre el lugar de residencia y
la sede del Proyecto no excede los 100 km,
b) Si la distancia excede 100 km, las posibles compensaciones son:
i. Un pasaje semanal (ida y vuelta) por vía aérea o terrestre entre el lugar de
residencia permanente y el lugar de trabajo;
ii. Un viático de US$ 55 (pagaderos en pesos a la tasa de cambio operacional del
b. Por cada período sucesivo de 24 horas (de medianoche a medianoche) se paga un viático completo,
excepto para el día en que el viaje finaliza (no se reconoce viático).
d. Se paga el 40% del valor del viático completo cuando el viaje excede más de 10 horas pero no se
extiende más allá de la medianoche. Si el viaje es menos de 10 horas no corresponde pago de viáticos.
a. Los anticipos y rendiciones de viajes al exterior a. Los anticipos y rendiciones de viajes al exterior
y a ciudades dentro del país se liquidan de y a ciudades dentro del país se liquidan de
acuerdo a la escala correspondiente y son acuerdo a la escala de correspondiente y son
pagadas en pesos, mediante cheque o pagadas en pesos o dólares estadounidenses,
transferencia bancaria. mediante cheque o transferencia bancaria.
b. Se puede anticipar el 80% del total del viático previsto si la misión es por más de dos días.
c. La liquidación de los viáticos debe realizarse c. El Proyecto debe enviar al PNUD la liquidación
dentro de las 48 horas de concluida la misión de los viáticos dentro de las 48 horas de
mediante la presentación del formulario concluida la misión mediante la presentación
"Reembolso de Gastos de Viaje" (Anexo 3.Y) en del formulario "Reembolso de Gastos de Viaje"
original , al cual se adjunta el pasaje utilizado. (Anexo 3.Y) en original, a lo que se adjunta el
pasaje utilizado.
d. El interesado puede solicitar copia del d. El interesado puede al solicitar al PNUD copia
formulario de reembolso debidamente del formulario de reembolso debidamente
liquidado al momento de recibir el pago. liquidado al momento de recibir el pago.
A. PROFESIONALES INTERNACIONALES
Se busca contratar el tiempo del consultor y los Se busca contratar la entrega de resultados
resultados. específicos.
Forma de pago: si el contrato excede el mes, el pago La forma de pago es por resultados parciales. El pago
es mensual, con controles de avance a determinar. El final está sujeto a la entrega de los resultados finales.
pago final está sujeto a comprobación y certificación
del alcance de los resultados.
DURACION
No se podrán extender contratos por un período mayor a 11 meses consecutivos. Si fuera necesario
continuar con los servicios del consultor, se deberá realizar una interrupción de 4 meses, luego de la cual
sólo se podrá extender la contratación por otros 11 meses. En caso de que se requiera una contratación por
un tiempo mayor o que no pueda ser interrumpida, la misma deberá realizarse únicamente a través de una
Agencia de Implementación (UNOPS) u otra Agencia Especializada del Sistema de las Naciones Unidas.
Los consultores y expertos internacionales estarán amparados por la Convención sobre Privilegios e
Inmunidades de las Naciones Unidas, ya que el Acuerdo Básico suscripto entre el PNUD y el Gobierno
Argentino, en su Artículo IX, inciso 4 a) establece que "el Gobierno concederá a todas las personas, con
excepción de los nacionales del Gobierno contratados localmente, que presten servicios por cuenta del PNUD...
los mismos privilegios e inmunidades que a los funcionarios de las Naciones Unidas" y según la aclaración del
inciso 5 por la que se indica que la expresión "personas que presten servicios..." comprende a los expertos
operacionales, voluntarios, consultores, así como a las personas jurídicas y físicas y a sus empleados", los
consultores y expertos internacionales estarán amparados por la Convención sobre Privilegios e Inmunidades
de las Naciones Unidas.
Por lo tanto, y tal como establecido en el Artículo V, Sección 18 de dicha Convención, los consultores y expertos
internacionales:
Estarán inmunes contra todo proceso judicial respecto a palabras escritas o habladas y a todos los actos
ejecutados en su carácter oficial.
Estarán exentos dentro de la República Argentina de impuestos sobre los sueldos y emolumentos pagados por
la Organización.
DURACION
Acreditación: Todas las misiones de profesionales internacionales serán informadas por el PNUD al Ministerio
de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto para comunicación oficial y acreditación, según se
trate de contratos de menos/más de tres meses. Por tal motivo, en el caso de la ejecución nacional plena, el
Proyecto deberá notificar al PNUD los detalles de la contratación.
a. tengan un contrato de locación de obra (Anexo 3.A) o de servicio (Anexo 3.A) vigente con el PNUD cuya
ejecución se superponga en el tiempo con el nuevo contrato, excepto que ambos contratos sean de
dedicación parcial (50%);
c. Duración de la misión
11. Los honorarios pueden ser indicados en el contrato como un monto diario, mensual o
global, entendiéndose en este último caso que el monto incluye compensación por
pasaje y viáticos. En el caso que los honorarios sean establecidos sobre una base diaria,
se deberá certificar la cantidad exacta de días trabajados al término de la misión. En
ningún caso el monto diario por honorarios, o sea sin incluir pasaje y viáticos, podrá
exceder los US$ 500, excepto cuando haya una aprobación expresa del organismo de
financiación.
PASAJE Y VIATICOS
12. El pasaje y los viáticos correspondientes a la misión del consultor podrán ser
proporcionados en forma separada o bien estar comprendidos dentro del monto total
del contrato, tal como se menciona en el párrafo 9.
13. Los viáticos aplicables son los establecidos por Naciones Unidas de acuerdo con las
tarifas que se detallan en el párrafo 11 y subsiguientes.
14. Cabe destacar que los viáticos son aplicables para misiones de corta duración. No
podrán abonarse viáticos después del sexto mes de contrato ya que se infiere que el
consultor habrá realizado arreglos para establecerse durante períodos de mayor
duración. En estos casos, los honorarios convenidos deberán tomar en cuenta este
factor.
b. Solicitud de contratación firmada por el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si 3.I
hubiera delegación escrita a tal efecto.
d. Curriculum vitae presentado por el candidato con carácter de declaración jurada. 3.J
e. Certificado médico de buena salud. Los consultores de más de 65 años deberán realizar un
examen médico completo con anterioridad al comienzo de la misión. Este examen deberá
ser remitido a la oficina del PNUD.
a. El pago de honorarios por cualquiera de los dos tipos de contrato responderá a la obtención de los
resultados y al cumplimiento del diagrama de control de avance establecidos en el contrato.
b. El Proyecto debe efectuar y documentar los b. El Proyecto debe efectuar y documentar los
controles de avance establecidos en el diagrama controles de avance establecidos en el diagrama
respectivo y en casos de incumplimiento (atrasos, respectivo y en casos de incumplimiento (atrasos,
calidad deficiente, etc.), suspenderá el pago de calidad deficiente, etc.), debe notificar al PNUD
honorarios hasta que se regularice la prestación. para que suspenda el pago de honorarios hasta
que se regularice la prestación.
c. Para la locación de servicios, el período máximo c. Para la locación de servicios, el período máximo
de tiempo entre cada control de avance para de tiempo entre cada control de avance para
autorizar los pagos es de tres meses. autorizar al PNUD que efectúe los pagos es de tres
meses. El PNUD efectúa todos los pagos
previstos, a excepción del pago final, a menos que
el Proyecto notifique la necesidad de
suspenderlos. El pago final está siempre
condicionado a la certificación por parte del
Director Nacional del Proyecto.
d. Para las locaciones de obra todos los pagos están d. Para las locaciones de obra todos los pagos
sujetos a control de avance. estarán sujetos a control de avance. El Director
Nacional del Proyecto debe certificar por nota al
PNUD todos los pagos a efectuar.
e. Para las locaciones de obra no se efectúa pago de anticipo alguno. Los honorarios que se abonen en
función del avance de los resultados, nunca pueden superar el 70% del total del contrato. El 30% restante
que constituye el pago final está sujeto también a certificación por parte del Director Nacional del Proyecto
21. Para el caso de contrataciones realizadas por un monto global que incluye pasaje y
viáticos, se podrá realizar un anticipo por un monto equivalente al de estos conceptos al
comienzo de la misión.
B - PROFESIONALES NACIONALES
c.
a. Concurre a las oficinas del Proyecto a. No es imprescindible que concurra a las oficinas
del Proyecto
c. La forma de pago es mensual, con control de c. La forma de pago es por resultados parciales. El
avance trimestral. El pago final sujeto a pago final está sujeto a la entrega de los
comprobación de alcance de los resultados resultados finales.
d. Se busca contratar el tiempo del consultor y los d. Se busca contratar la entrega de resultados
resultados específicos
26. La duración de los contratos puede ser de hasta 12 meses ininterrumpidos, renovables
de acuerdo a las necesidades del Proyecto. En el caso que el Organismo Gubernamental
de Ejecución solicite el apoyo de la oficina local del PNUD para la emisión de contratos,
éstos sólo pueden ser emitidos por un período total máximo de 6 meses.
27.
CONDICION JURIDICA DE LOS CONTRATADOS
b. No se lo considera funcionario del Sistema de las Naciones Unidas ni está cubierto por la Convención sobre
Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas y Organismos Especializados.
Tampoco importará o configurará relación jurídico-laboral de dependencia con el Proyecto, el PNUD ni con
el Gobierno Argentino.
c. Los derechos y obligaciones del contratado serán exclusivamente los previstos en el contrato. Por
consiguiente no tendrá derecho a recibir del Proyecto, del Gobierno Argentino y/o del PNUD ningún
beneficio, prestación, compensación u otro pago fuera de los estipulados expresamente en el contrato.
a. En base a la descripción de funciones (Anexo 3.F), los resultados inmediatos a lograr y criterios de éxito
contenidos en los términos de referencia (Anexo 3.G) así como el cronograma de actividades a desarrollar
se estimará el tiempo en días de 8 horas de trabajo necesario para realizar cada actividad. La dedicación
sólo podrá ser de tiempo completo (100%) o de tiempo parcial (50%)
b. Cálculo del tiempo total, en días de trabajo para lograr los resultados inmediatos.
c. Ubicación del consultor a contratar de acuerdo con la descripción de funciones (Anexo 3.F) correspondiente
en la escala de honorarios mensuales a consultores – Anexo 3.H. La posición en el rango será determinada
evaluando la importancia de los requisitos exigidos y la adecuación de los antecedentes del consultor a
dichos requisitos.
d. Cálculo de los honorarios totales: días de trabajo por honorario-día (honorario mensual total dividido
21.75).
e. En aquellos casos en que, para asegurar el cumplimiento de los fines del proyecto, sea necesario contratar a
profesionales que, por sus especiales características, deban ser remunerados con honorarios especiales, el
PNUD en consulta con la Subsecretaría de Cooperación y Coordinación Internacional podrá,
excepcionalmente, autorizar la aplicación de honorarios superiores en un 10% para algunas o todas las
funciones y rangos de la escala Anexo 3.H . La nueva escala así determinada deberá formar parte del
Documento de Proyecto.
a. tengan un contrato de locación de obra (Anexo 3.E) o de servicios (Anexo 3.D) vigente con alguno otro
Proyecto del PNUD u otro organismo internacional cuya ejecución se superponga en el tiempo con el
nuevo contrato, excepto que ambos contratos sean de dedicación parcial (50%);
b. sean agentes del Estado Argentino, ya sea efectivos, contratados, en actividad o con licencia, con la sola
excepción de aquellos que se encuentren trabajando en actividades académicas y/o docentes con
dedicación simple.
c. estén colaborando en el equipo de trabajo de una empresa que haya suscripto un subcontrato con algún
proyecto que coincida con el período de la contratación;
d. se encuentren dentro del plazo de incompatibilidad fijado por regímenes de retiro voluntario;
e. se hayan desempeñado en los últimos 6 meses como agentes efectivos o contratados del Estado;
g. hayan sido condenados por delitos sancionados con penas privativas de la libertad, o se encuentren
procesados y/o inhabilitados.
h. sean padre, madre, hijo, hija, hermano o hermana del Director Nacional del Proyecto o de una persona con
un contrato previo vigente dentro de un mismo Proyecto; en cambio sí es posible extender un contrato en
el caso de cónyuges, siempre que ninguno de ellos esté asignado a una función superior o subordinada en
la vía jerárquica a la de la persona contratada con quien esté vinculada.
c. Términos de referencia firmados por el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si 3.G
hubiera delegación escrita a tal efecto, especificando los resultados a alcanzar, los criterios de
éxito que midan el logro de estos resultados y el diagrama de control de avance que forman
parte del contrato;
32. La solicitud de contratación debe ser originada en todos los casos a través del sistema
FOMS, una versión impresa de la misma y firmada por el Director Nacional o el
Coordinador debe ser conservada en el proyecto en el legajo del consultor. Los
proyectos de ejecución parcial deben enviar electrónicamente al PNUD a través del
mismo sistema la solicitud, conjuntamente con una versión electrónica del CV y de los
términos de referencia.
33. El consultor debe firmar una declaración jurada al momento de suscribir el contrato
(Anexo 3.K), ratificando no encontrarse comprendido en ninguna de las situaciones
i. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto, según
corresponda, informará personalmente al profesional sobre la rescisión del contrato y los motivos de la
misma, entregando bajo recibo la Notificación de Rescisión (Anexo 3.M).
ii. En esa reunión se acordará con el profesional la terminación, dentro del período de notificación previa, de
los trabajos que se encuentren en proceso.
iv. Una vez finalizado el trabajo, el Director iv. Una vez finalizado el trabajo, el Director
Nacional del Proyecto o el Coordinador, si Nacional del Proyecto o el Coordinador, si
hubiera delegación escrita a tal efecto, enviará hubiera delegación escrita a tal efecto, enviará
a la administración la Certificación de Avance al PNUD la Certificación de Avance por Rescisión
por Rescisión de Contrato (Anexo 3.O). de Contrato (Anexo 3.O).
ii. El Director Nacional o el Coordinador acordará con el profesional la terminación, dentro del período de
notificación, de los trabajos que se encuentren en proceso.
iv. Una vez terminado el trabajo comprometido por iv. Una vez terminado el trabajo comprometido por
el profesional, la Coordinación enviará a la el profesional, la Coordinación enviará al PNUD
administración la Certificación de Avance por la Certificación de Avance por Rescisión de
Rescisión de Contrato (Anexo 3.O); Contrato (Anexo 3.O);
i. En estos casos se deberá actuar como si se tratase de una rescisión por decisión del contratado.
a. El pago de honorarios por cualquiera de los dos tipos de contrato responderá a la obtención de los
resultados y al cumplimiento del diagrama de control de avance establecido en el contrato.
b. El Proyecto debe efectuar y documentar los b. El Proyecto debe efectuar y documentar los
controles de avance establecidos en el diagrama controles de avance establecidos en el diagrama
respectivo y en casos de incumplimiento respectivo y en casos de incumplimiento (atrasos,
(atrasos, calidad deficiente, etc.), suspenderá el calidad deficiente, etc.), debe notificar al PNUD
pago de honorarios hasta que se regularice la para que suspenda el pago de honorarios hasta
prestación. que se regularice la prestación.
c. Para la locación de servicios, el período máximo c. Para la locación de servicios, el período máximo
de tiempo entre cada control de avance para de tiempo entre cada control de avance para
autorizar los pagos es de tres meses. autorizar al PNUD que efectúe los pagos es de tres
meses. El PNUD efectúa todos los pagos previstos,
a excepción del pago final, a menos que el
Proyecto notifique la necesidad de suspenderlos.
El pago final está siempre condicionado a la
certificación por parte del Director Nacional del
Proyecto o el Coordinador, si hubiera
delegación escrita a tal efecto.
d. Para las locaciones de obra todos los pagos d. Para las locaciones de obra todos los pagos
están sujetos a control de avance. estarán sujetos a control de avance. El Director
Nacional del Proyecto o el Coordinador, si
hubiera delegación escrita a tal efecto, debe
certificar por nota al PNUD todos los pagos a
efectuar.
e. Para las locaciones de obra no se efectúa pago de anticipo alguno. Los honorarios que se abonen en
función del avance de los resultados, nunca pueden superar el 70% del total del contrato; el 30% restante
que constituye el pago final está sujeto también a certificación por parte del Director Nacional del Proyecto
o el Coordinador, si hubiera delegación escrita a tal efecto. Los porcentajes mencionados no son de
aplicación cuando se pacta un cronograma de pagos mensual, con todos los pagos iguales.
g. En los proyectos con financiamiento BID, tanto en los contratos de locación de servicios como en
aquellos de locación de obra, el pago final, sujeto a aprobación del informe final, no podrá ser inferior al
10 % del monto total del contrato
C. EMPRESAS CONSULTORAS
45. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador del Proyecto, por expresa delegación
del Director Nacional.
SUBCONTRATO Definición: Es un acuerdo suscripto con una institución o empresa privada para realizar
actividades específicas de acuerdo a los términos de referencia (Anexo 3.Q) que forman
parte del mismo.
CARTA ACUERDO Definición: Es un convenio suscripto con entidades gubernamentales, Agencias del
Sistema de las Naciones Unidas (salvo que actúen como Agencia de Ejecución) y
organismos no gubernamentales (ONGs).
Cabe destacar que serán de aplicación a los profesionales afectados a subcontratos las
condiciones de no elegibilidad indicadas en el punto 30 del capítulo III Recursos
Humanos, B Profesionales Nacionales.
En la invitación se debe indicar que, a los fines de la facturación, se aplique la
Resolución General No.3349/91 de la DGI que establece un régimen especial para el
ingreso del IVA.
a. Cronograma de pagos, de acuerdo con el avance de las tareas. Como regla general no deben pagarse
anticipos. No obstante, si el anticipo es indispensable para la realización de los trabajos, éste no debe
superar el 15% del monto total.
Todos los pagos deben ser certificados por el Director Nacional del Proyecto.
D- PERSONAL ADMINISTRATIVO
c. La forma de pago es mensual, sujeto al cumplimiento del cronograma de avance con control por
parte del Director Nacional del Proyecto.
60. La duración de los contratos puede ser de hasta 12 meses ininterrumpidos. En el caso
que el Organismo Gubernamental de Ejecución solicite el apoyo de la oficina local del
PNUD para la emisión de contratos, éstos sólo pueden ser emitidos por un período
máximo de 6 meses.
61.
CONDICION JURIDICA DE LOS CONTRATADOS
b. No se lo considera funcionario del Sistema de las Naciones Unidas ni está cubierto por la Convención
sobre Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas y Organismos Especializados.
Tampoco importará o configurará relación jurídico-laboral de dependencia con el Proyecto, el PNUD ni
con el Gobierno Argentino.
c. Los derechos y obligaciones del contratado serán exclusivamente los previstos en el contrato. Por
consiguiente no tendrá derecho a recibir del Proyecto, del Gobierno Argentino y/o del PNUD ningún
beneficio, prestación, compensación u otro pago fuera de los estipulados expresamente en el contrato.
d. No está exento del pago de impuestos en virtud del contrato y es su responsabilidad el pago de los
mismos, así como inscribirse en el Código Unico de Identificación Tributaria -CUIT.
a. En base a la descripción de funciones (Anexo 3.F) así como al cronograma de actividades a desarrollar,
se estimará el tiempo en días de 8 horas de trabajo necesario para realizar cada actividad. La
dedicación sólo podrá ser de tiempo completo (100%) o de tiempo parcial (50%)
b. Cálculo del tiempo total, en días de trabajo para lograr los resultados inmediatos.
d. Cálculo de los honorarios totales: días de trabajo por honorario día (honorario mensual total dividido
21.75).
b. Sean agentes del Estado Argentino, ya sea efectivos, contratados, en actividad o con licencia, con la
sola excepción de aquellos que se encuentren trabajando en actividades académicas y/o docentes con
dedicación simple.
c. se encuentren dentro del plazo de incompatibilidad fijado por regímenes de retiro voluntario;
d. se hayan desempeñado en los últimos 6 meses como agentes efectivos o contratados del Estado;
f. hayan sido condenados por delitos sancionados con penas privativas de la libertad, o se encuentren
procesados y/o inhabilitados.
g. Sean padre, madre, hijo, hija, hermano o hermana de una persona con un contrato previo vigente
dentro de un mismo Proyecto;
en cambio sí es posible extender un contrato en el caso de cónyuges, siempre que ninguno de ellos
esté asignado a una función superior o subordinada en la vía jerárquica a la de la persona contratada
con quien esté vinculada.
b. solicitud de contratación, firmada por el Director Nacional del Proyecto o por el 3.I
Coordinador, en caso que tales funciones hubieren sido delegadas.
c. términos de referencia firmados por el Director Nacional del Proyecto o por el 3.G
Coordinador, en caso que tales funciones hubieren sido delegadas, especificando los
resultados a alcanzar, los criterios de éxito que midan el logro de estos resultados y el
diagrama de control de avance que forman parte del contrato;
67. La solicitud de contratación debe ser originada en todos los casos a través del sistema
FOMS, una versión impresa de la misma y firmada por el director Nacional o el
Coordinador debe ser conservada en el proyecto en el legajo del consultor. Los
proyectos de ejecución parcial deben enviar electrónicamente al PNUD a través del
mismo sistema la solicitud, conjuntamente con una versión electrónica del CV y de los
términos de referencia. (Ver Anexo 3Z) Los proyectos de Ejecución Plena deben ingresar
y aprobar los contratos a través del sistema FOMS Ver Anexo 3ZA)
68. El personal administrativo debe firmar una declaración jurada al momento de
suscribir el contrato (Anexo 3.K), ratificando no encontrarse comprendido en ninguna
de las situaciones descritas en el párrafo 30.
69. Los responsables de los Proyectos deberán abstenerse de autorizar el inicio de las
actividades del personal administrativo que sea necesario contratar hasta tanto se
haya firmado el respectivo contrato. No se acepta la emisión de contratos
retroactivos.
referencia;
d. cambio de dedicación;
COMO SE RESCINDE UN CONTRATO?
73. Las rescisiones de contratos pueden tener lugar por decisión del Director Nacional
del Proyecto o por el Coordinador, en caso que tales funciones hubieren sido
delegadas, por decisión del contratado o por mutuo acuerdo. En todos los casos se
debe respetar el plazo de 15 días de notificación previa establecido en el contrato.
74. Las normas y procedimientos son los mismos que se aplican a los profesionales
nacionales descritos a partir del párrafo 38
CUANDO SE DEBEN PAGAR LOS HONORARIOS?
75. Los canales de comunicación difieren cuando se opta por la ejecución nacional plena
o la ejecución nacional parcial.
LOCACION DE SERVICIOS TECNICOS DE APOYO
b. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, b. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador,
si hubiera delegación escrita a tal efecto debe si hubiera delegación escrita a tal efecto debe
efectuar y documentar los controles de avance efectuar y documentar los controles de avance
establecidos en el diagrama respectivo y en establecidos en el diagrama respectivo y en
casos de incumplimiento (atrasos, calidad casos de incumplimiento (atrasos, calidad
deficiente, etc.), suspenderá el pago de deficiente, etc.), debe notificar al PNUD para
honorarios hasta que se regularice la que suspenda el pago de honorarios hasta que
prestación. se regularice la prestación.
c. El período máximo de tiempo entre cada c. El período máximo de tiempo entre cada
control de avance para autorizar los pagos es control de avance para autorizar al PNUD que
de tres meses. efectúe los pagos es de tres meses. El PNUD
efectúa todos los pagos previstos, a excepción
del pago final, a menos que el Proyecto
notifique la necesidad de suspenderlos. El
pago final está siempre condicionado a la
certificación por parte del Director Nacional
del Proyecto o del Coordinador, en caso que
tales funciones hubieren sido delegadas.
E. CAPACITACION
85. En los casos de capacitación en grupo o en servicio dentro del país, se puede suscribir un
acuerdo sobre obra realizada (Anexo 3.V) a fin de cubrir la participación de docente(s) o
conferenciante(s) en esta actividad.
a. Todos los gastos inherentes a la capacitación (viajes, viáticos/estipendios, costos de matrículas, libros,
etc.) se imputan al subrubro de capacitación correspondiente.
b. Los estipendios y otras asignaciones financiadas por el Proyecto no deben exceder el estipendio
mensual máximo para becas aplicable en el Sistema de las Naciones Unidas
c. El Proyecto debe asegurarse que el personal a ser capacitado conserve el pago continuo de sus salarios
mientras dure la capacitación.
d. En aquellos casos excepcionales en que, para asegurar el éxito de la capacitación, resulte necesario
reconocer y reintegrar directamente a los beneficiarios algunos costos derivados de su participación
tales como materiales de estudio, traslados, etc., se les podrá abonar -por un plazo predeterminado
expresamente al momento de iniciarse la capacitación- una asignación cuyo monto se determinará
teniendo en cuenta dichos costos.
b. Solicitud de capacitación, firmada por el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, en caso que
tales funciones le hubieren sido delegadas.
F. VIAJES
CONCEPTO DESCRIPCIÓN
Norma La compra de los pasajes se hace por la ruta más directa y la tarifa más
conveniente y económica.
Los pasajes de viajes con más de 9 horas de vuelo pueden ser emitidos en clase
ejecutiva.
Tarifas y Gastos de Se deberá optar por la tarifa más reducida, solicitando cotización de cada pasaje a
Emisión OCOVU (Oficina de Coordinación de Vuelos del Ministerio de Relaciones
Exteriores, Comercio Internacional y Culto) y a la agencia utilizada por la Oficina
del PNUD.
92. Los proyectos deberán procesar solicitud de pasajes aéreos y viáticos a través del
sistema FOMS .(ver Anexo 3ZB para ejecución parcial y Anexo 3ZC para ejecución
plena).
94. Los proyectos podrán optar por otra agencia de viajes si la tarifa ofrecida fuera más
conveniente que la utilizada por las agencias indicadas en el punto 91. Se deberá
dejar copia de la documentación de respaldo en los archivos del proyecto.
(*) El valor en moneda local para la ciudad de Buenos Aires variará según la tasa de cambio, dado que el viático
para esta ciudad está basado en dólares, tomándose un valor de US$ 158 para el valor consignado, el que podrá
recalcularse a la fecha del viaje en caso de haber variado el tipo de cambio
96. En el caso de los Proyectos de ejecución nacional plena, la determinación de dichas
tarifas deberá estar adecuadamente formalizada a fin de facilitar las auditorías. En el
caso de los Proyectos de ejecución nacional parcial, salvo expresa solicitud del
Proyecto, se aplicarán los viáticos del PNUD.
97. Se deberá consultar a la oficina del PNUD en los siguientes casos:
a) Para determinar las tarifas vigentes correspondientes a viáticos en el exterior.
b) Para aquellas situaciones excepcionales en que fuera necesario alojarse en un
hotel de costo muy elevado, en cuyo caso se podrá considerar la aplicación de
viáticos suplementarios. Para ello, se deberá conservar la factura original del hotel.
c) Para los casos en que se provea de alojamiento y/o comida sin cargo, en cuyo caso
se deberá realizar una reducción en el monto del viático.
99. Viajes en automóvil privado relacionados con las actividades del Proyecto. La tarifa
vigente por kilómetro recorrido es de US$ 0.10 o su equivalente en moneda nacional
100. A los consultores contratados para trabajar (sede del Proyecto o lugar de trabajo) en un
lugar distinto de su residencia habitual, se les pueden aplicar las siguientes normas:
a) No corresponde compensación alguna si la distancia entre el lugar de residencia y
la sede del Proyecto no excede los 100 km,
b) Si la distancia excede 100 km, las posibles compensaciones son:
i. Un pasaje semanal (ida y vuelta) por vía aérea o terrestre entre el lugar de
residencia permanente y el lugar de trabajo;
ii. Un viático de US$ 55 (pagaderos en pesos a la tasa de cambio operacional del
PNUD) por cada día que resida en el lugar de trabajo.
101. Los gastos abonados para posibilitar la participación en congresos, seminarios, etc.
b. Por cada período sucesivo de 24 horas (de medianoche a medianoche) se paga un viático completo,
excepto para el día en que el viaje finaliza (no se reconoce viático).
d. Se paga el 40% del valor del viático completo cuando el viaje excede más de 10 horas pero no se
extiende más allá de la medianoche. Si el viaje es menos de 10 horas no corresponde pago de viáticos.
a. Los anticipos y rendiciones de viajes al exterior a. Los anticipos y rendiciones de viajes al exterior
y a ciudades dentro del país se liquidan de y a ciudades dentro del país se liquidan de
b. Se puede anticipar el 80% del total del viático previsto si la misión es por más de dos días.
c. La liquidación de los viáticos debe realizarse c. El Proyecto debe enviar al PNUD la liquidación
dentro de las 48 horas de concluida la misión de los viáticos dentro de las 48 horas de
mediante la presentación del formulario concluida la misión mediante la presentación
"Reembolso de Gastos de Viaje" (Anexo 3.Y) en del formulario "Reembolso de Gastos de Viaje"
original , al cual se adjunta el pasaje utilizado. (Anexo 3.Y) en original, a lo que se adjunta el
pasaje utilizado.
d. El interesado puede solicitar copia del d. El interesado puede al solicitar al PNUD copia
formulario de reembolso debidamente del formulario de reembolso debidamente
liquidado al momento de recibir el pago. liquidado al momento de recibir el pago.
c. Itinerario: ____________________________________________________
En caso de viajes fuera de su país de residencia, la contraparte recibirá pasajes y
viáticos en base a las tarifas establecidas por Naciones Unidas. Los mismos podrán
incluirse en la remuneración indicada en la cláusula 3. En caso en que el Proyecto
no proporcione pasaje aéreo, la contraparte tendrá derecho a percibir el reembolso
de la tarifa aérea correspondiente para el itinerario indicado contra presentación de
los talones de los pasajes utilizados, por un monto que no exceda la tarifa aplicable
según las normas de las Naciones Unidas. Cualquier otro gasto relacionado con
viajes realizados podrá ser reembolsado de acuerdo con los procedimientos
aplicables del PNUD y según las tarifas autorizadas.
1
2. DURACION DEL ACUERDO
3. REMUNERACION
2
5. CONDICION JURIDICA DE LA CONTRAPARTE
7. INFORMACION NO PUBLICADA
8. RESCISION
a. Cada una de las partes podrá poner término a este acuerdo en cualquier momento
notificando a la otra parte por escrito con ____ días de anticipación. En caso de
producirse dicha rescisión, la contraparte percibirá una remuneración equivalente a
la parte del trabajo efectivamente realizado a entera satisfacción del Proyecto.
3
b. El Proyecto podrá retener un monto razonable del pago adeudado a la contraparte
en caso de que el Proyecto y/o el Gobierno Argentino debieran incurrir en gastos
adicionales si la contraparte rescindiera este acuerdo sin respetar los procedimientos
descriptos en la subsección a. , o si la contraparte no cumpliera con los términos de
este acuerdo a satisfacción del Proyecto y/o el Gobierno Argentino.
9. ARBITRAJE
Las controversias que puedan surgir a partir del presente acuerdo o relacionadas con
él serán sometidas a arbitraje ante un árbitro único convenido por ambas partes, una vez
que hayan fracasado todos los intentos por resolverlas mediante negociación. Si dentro de
los 30 días siguientes a la solicitud de arbitraje las partes no pudieran convenir en un
árbitro único, cada una designará un árbitro y los dos árbitros así nombrados designarán de
común acuerdo a un tercero. De no haber acuerdo, cada parte podrá solicitar al Presidente
del Tribunal Administrativo de las Naciones Unidas el nombramiento de un tercer árbitro.
El árbitro (o los árbitros) se pronunciarán sobre el pago de las costas que podrán dividirse
entre ambas partes. El laudo arbitral dirimirá en forma definitiva la controversia.
b. ___________________________________________________
_______________________________ ___________________________
Director o Coordinador Proyecto Contraparte
Fecha: _____________________
_____________________(Viajes)
4
ANEXO 3.B
FECHA:
A:
DE:
Por la presente me es grato ofrecerle una consultoría dentro del marco del Proyecto
ARG/ / del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD).
Firmado: _____________________________________
Director Nacional o Coordinador del Proyecto
ANEXO 3.C
Asimismo, manifiesta, con carácter de Declaración Jurada, que no le son aplicables los
regímenes de previsión social e impositiva de la República Argentina, y que posee seguro de
salud vigente en _____________________________________________________________.
__________________________ _________________________________
Fecha Firma y Aclaración
ANEXO 3.D
En la ciudad de Buenos Aires a los ___ días del mes de ________ del año ____ se
celebra el presente contrato de locación de servicios profesionales entre el Proyecto ARG/ /
(en adelante el Proyecto) del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD),
representado por su ____________________ Sr. _____________ constituyendo domicilio en
_____________ por una parte y por la otra lo hace ________________ domiciliado en
_______________, con documento de identidad No. ___________, quien declara ser mayor
de edad, de estado civil _________ y de profesión ________________
El presente contrato se encuadra en el Acuerdo suscripto por el Gobierno de la
República Argentina y el PNUD, firmado el 26 de febrero de 1985, aprobado por ley No.
23396 del 10 de octubre de 1986 y en el Documento del Proyecto ARG/ / .
1. OBJETO Y FUNCIONES
El contratado prestará al Proyecto sus servicios de experto consultor de acuerdo con
los términos de referencia, cronograma de actividades y diagramas de control de avance que
se detallan en los anexos que también suscriben las partes y forman parte integrante del
presente.
Queda convenido que el presente contrato está supeditado en un todo al desarrollo y/o
desenvolvimiento del Proyecto citado ut-supra, por lo que la actividad a realizar por el
contratado podrá sufrir modificaciones para ser adecuada a las variaciones que pueda
experimentar el desarrollo del Proyecto en función del mejor logro de su cometido.
3. RETRIBUCION
El honorario total por todo concepto se ha convenido en $________. Forma de pago:
En ____ libramientos consecutivos, el primero el quinto día hábil del mes siguiente a la
iniciación del contrato y el resto de acuerdo al cronograma de pagos.
Se deja establecido que si la prestación a cargo de una de las partes se tornara
excesivamente onerosa, por acontecimientos extraordinarios e imprevisibles, la parte
perjudicada podrá demandar la resolución del contrato.
La otra parte podrá impedir la resolución ofreciendo mejorar equitativamente los
efectos del contrato.
1
4. VIATICOS
En caso de corresponder, los viáticos diarios para viajes aprobados por el Proyecto
serán pagados al Contratado sobre la base de los valores establecidos por el PNUD.
6. CONDICION JURIDICA
El contratado no será considerado en ningún caso funcionario del Sistema de las
Naciones Unidas ni estará cubierto por la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de las
Naciones Unidas y Organismos Especializados.
Tampoco importará o configurará relación jurídico-laboral de dependencia con el
Proyecto, el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo ni con el Gobierno
Argentino.
7. DERECHOS Y OBLIGACIONES
Los derechos y obligaciones del contratado serán exclusivamente los aquí previstos.
Por consiguiente no tendrá derecho a recibir del Proyecto, del Gobierno Argentino y/o del
PNUD ningún beneficio, prestación, compensación u otro pago fuera de los estipulados
expresamente en el presente.
8. RESCISION
Cada una de las partes podrá, en todo momento, rescindir el presente notificando por
escrito a la otra parte con 15 días de anticipación. A este efecto el pago final se realizará
conforme a la Certificación de Avance.
9. DERECHO DE PROPIEDAD
Los derechos de propiedad de autor y de reproducción, así como cualquier otro
derecho intelectual de cualquier naturaleza, sobre cualquier informe, trabajo, estudio u obra
producida como consecuencia de este contrato, pertenecerán exclusivamente al Proyecto y al
PNUD.
Fecha:
_______________________ _______________________
Firma Proyecto Firma Contratado
3
ANEXO 3.E
En la ciudad de Buenos Aires a los ___ días del mes de _________ del año ____ se
celebra el presente contrato de locación de obra entre el Proyecto ARG/ / (en adelante el
Proyecto) del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), representado por
su ________________________ Sr. _______________________ constituyendo domicilio
en_________________________________ por una parte y por la otra lo hace
________________ domiciliado en ________________________, con documento de
identidad No. __________, quien declara ser mayor de edad, de estado civil _______ y de
profesión _______________
El presente contrato se encuadra en el Acuerdo suscripto por el Gobierno de la
República Argentina y el PNUD, firmado el 26 de febrero de 1985, aprobado por ley No.
23396 del 10 de octubre de 1986 y en el Documento del Proyecto ARG/ / .
1. OBJETO Y FUNCIONES
El locador tendrá a su cargo la realización de la(s) obra(s) en la forma especificada en
los términos de referencia que se detallan en la anexo, que también suscriben las partes y que
forma parte integrante del presente, debiendo realizar la obra de manera tal que reúna las
condiciones y cualidades prometidas o las que sea dable exigir según su naturaleza y destino,
libre de vicios o defectos que afecten su valor o utilidad.
Su actividad, de acuerdo a los términos de referencia, deberá respetar puntualmente el
cronograma de avance detallado en el anexo adjunto.
Queda convenido que el presente contrato está supeditado en un todo al desarrollo y/o
desenvolvimiento del Proyecto citado ut-supra, por lo que la actividad a realizar por el
contratado podrá sufrir modificaciones para ser adecuada a las variaciones que pueda
experimentar el desarrollo del Proyecto en función del mejor logro de su cometido.
1
4. VIATICOS
En caso de corresponder, los viáticos diarios para viajes aprobados por el Proyecto y
no expresamente incluídos en el presupuesto del locador, serán pagados por el Proyecto sobre
la base de los valores establecidos por el PNUD.
6. CONDICION JURIDICA
El locador no será considerado en ningún caso funcionario del Sistema de las
Naciones Unidas ni estará cubierto por la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de las
Naciones Unidas y Organismos Especializados.
Tampoco importará o configurará relación jurídico-laboral de dependencia con el
Proyecto, el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo ni con el Gobierno
Argentino.
7. DERECHOS Y OBLIGACIONES
Los derechos y obligaciones del locador serán exclusivamente los aquí previstos. Por
consiguiente no tendrá derecho a recibir del Proyecto, del Gobierno Argentino y/o del PNUD
ningún beneficio, prestación, compensación u otro pago fuera de los estipulados expresamente
en el presente.
8. RESCISION
En caso de incumplimiento del locador del cronograma de avance, y habiendo sido
debidamente notificado a fin de lograr su cumplimiento, se producirá la resolución del
contrato.
Asimismo, ante la evidencia de imposibilidad del locador en concluir la obra, se
producirá la resolución del contrato. A estos efectos, el pago final al que pueda tener derecho
el locador, se resolverá sobre la base del informe sobre el grado de avance de la obra,
producido por el Proyecto, debiéndose valorar si medió culpa o dolo del locador.
9. DERECHO DE PROPIEDAD
Los derechos de propiedad de autor y de reproducción, así como cualquier otro
derecho intelectual de cualquier naturaleza, sobre cualquier informe, trabajo, estudio u obra
producida como consecuencia de este contrato, pertenecerán exclusivamente al Proyecto y al
PNUD.
11. DECLARACION
El locador pondrá en conocimiento del Proyecto toda ocupación, empleo o actividad
profesional que haya ejercido o que ejerza, aún encontrándose en goce de licencia de cualquier
tipo, con el/los Estado/s Nacional, Provinciales, Municipales, Organismos Descentralizados
y/u Organismos Internacionales. Esta declaración se hará con los alcances de Declaración
Jurada.
De resultar falsa esta declaración o si tales actividades resultan incompatibles, se podrá
rescindir el presente contrato, sin derecho a indemnización o compensación alguna a favor del
locador, reservándose el Proyecto el derecho de accionar legalmente, si de tal violación
pudiera surgir un daño o perjuicio.
Fecha:
_______________________ _______________________
Firma Proyecto Firma Locador
3
Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno
Anexo 3F Descripción de Funciones
Edición: Febrero 2009
Pág. 1 de 10
Descripción de Funciones
Coordinador General
************************************************************************
1
Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno
Anexo 3F Descripción de Funciones
Edición: Febrero 2009
Pág. 2 de 10
A. Obligatorios:
B. Deseables:
2
Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno
Anexo 3F Descripción de Funciones
Edición: Febrero 2009
Pág. 3 de 10
Descripción de Funciones
Consultor A
************************************************************************
A. Obligatorios:
3
Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno
Anexo 3F Descripción de Funciones
Edición: Febrero 2009
Pág. 4 de 10
B. Deseables:
4
Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno
Anexo 3F Descripción de Funciones
Edición: Febrero 2009
Pág. 5 de 10
Descripción de Funciones
Consultor Experto
************************************************************************
A. Obligatorios:
5
Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno
Anexo 3F Descripción de Funciones
Edición: Febrero 2009
Pág. 6 de 10
B. Deseables:
6
Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno
Anexo 3F Descripción de Funciones
Edición: Febrero 2009
Pág. 7 de 10
Descripción de Funciones
Consultor
************************************************************************
A. Obligatorios:
B. Deseables:
7
Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno
Anexo 3F Descripción de Funciones
Edición: Febrero 2009
Pág. 8 de 10
8
Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno
Anexo 3F Descripción de Funciones
Edición: Febrero 2009
Pág. 9 de 10
Descripción de Funciones
************************************************************************
A. Obligatorios:
9
Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno
Anexo 3F Descripción de Funciones
Edición: Febrero 2009
Pág. 10 de 10
B. Deseables:
10
Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno
Anexo 3F Descripción de Funciones
Edición: Febrero 2009
Pág. 11 de 10
Descripción de Funciones
Asistente Rango II
************************************************************************
A. Obligatorios:
B. Deseables:
1. Manejo de idiomas.
2. Áreas de experiencia técnica - detalle.
3. Manejo de procesadores de texto y planillas de cálculo.
11
Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno
Anexo 3F Descripción de Funciones
Edición: Febrero 2009
Pág. 12 de 10
Descripción de Funciones
Asistente Rango I
**********************************************************************
A. Obligatorios:
B. Deseables:
12
Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno
Anexo 3F Descripción de Funciones
Edición: Febrero 2009
Pág. 13 de 10
13
ANEXO 3.G
TERMINOS DE REFERENCIA
PROYECTO:
FUNCION:
2. 2.
3. 3.
4. 4.
1
COMPLEJIDAD TECNICO-CIENTIFICA DEL PROYECTO Y ACTIVIDADES A DESARROLLAR
4. Estudios especiales:
A: Requisito
B: Deseable
2
ACTIVIDADES A DESARROLLAR POR EL EXPERTO
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
_______________________ _______________________________________
Fecha Firma y Aclaración del Coordinador del Proyecto
3
INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR LOS TERMINOS DE REFERENCIA
Introducción
a) Establecer con precisión el objeto del contrato. Debe permitir una clara visión de aquello
que se espera conseguir y los criterios que se utilizarán para determinar si se lograron o no
los resultados buscados;
b) Vincular los honorarios del experto con el valor del trabajo a ejecutar.
Esta sección está dividida en dos columnas, la primera de ellas referida a los RESULTADOS y la segunda
a los CRITERIOS DE EXITO a través de los cuales se medirá el logro de estos resultados.
Por ejemplo, si lo que se desea obtener es un diseño de vivienda con determinadas características (costo,
metraje, ambientes, etc.) el RESULTADO sería: Diseño de vivienda familiar con las siguientes
características: (y una descripción de las características de la vivienda).
En el ejemplo de la vivienda familiar, los CRITERIOS DE EXITO que se podrían utilizar son los
siguientes:
a) Presentación de por lo menos tres propuestas para discusión con la coordinación antes del
día ___. Una de las propuestas deberá ser aceptada por la coordinación en el término de 10
días hábiles. Las propuestas deberán constar del siguiente material mínimo: (descripción);
Esta sección tiene por objeto definir la oportunidad en que se controlará formalmente el avance alcanzado.
La frecuencia general para el control de avance es cada tres meses, aunque ésta estará condicionada a su
factibilidad.
En la columna denominada ETAPA QUE DEBE SER ALCANZADA deben indicarse qué resultado(s)
(en forma total o parcial) deben estar cumplidos para ese momento.
4
El control del avance implica la revisión minuciosa de los resultados parciales logrados.
Obviamente, el consultor seleccionado deberá reunir todos los requisitos de la columna A, no siendo
necesario el cumplimiento total de la columna B.
Esta sección tiene por objeto evaluar la razonabilidad del período de contratación del experto.
5
ANEXO 3.H
15 de enero de 2009
GRADO
FUNCION
I II III IV
Coordinador Temático 6316 7604 8000 *
Coordinador Supervisor 4550 5054 5685 5849
Consultor Experto 3416 3790 4036 4257
Consultor 2246 2656 2807 3029
1
ANEXO 3.I
SOLICITUD DE CONTRATACION
Apellido y Nombres:
Domicilio: Teléfono:
Cód.Postal, Localidad, País: E-mail:
Nacionalidad: Estado Civil:
Tipo y Nº. de Documento: Fecha de Nacimiento:
Profesión: Especialización:
CUIT Nº: Pasaporte No.:
(sólo para consultores internacionales)
Domicilio:
Tipo y Nº de Cuenta:
3. IMPUTACION PRESUPUESTARIA
CUENTA: _______________________________________
Solicitud de contratación relacionada con las siguientes actividades del documento del proyecto:
Certifico que la contratación solicitada se realiza de acuerdo a las normas vigentes y se encuentre expresamente
contemplada en el documento del Proyecto ARG/ / que los Términos de Referencia son veraces y no han sido
contratados con anterioridad para un mismo fin.
_____________ _____________________________________________________
Fecha Firma y aclaración del Director Nacional del Proyecto
o Coordinador del Proyecto
NOTA: Esta solicitud no debe ser firmada por el profesional a contratar.
1
INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR LA SOLICITUD DE CONTRATACION
2. Número
En oportunidad de la firma del contrato, el PPNP firmará una declaración jurada sobre la
veracidad de esta información (Anexo K).
4. Profesión y especialización
6. Función
El proyecto solicitará la contratación del profesional en una determinada función de acuerdo con
las descripciones standard contenidas en el Anexo F.
7. Rango
El proyecto indicará la posición en el rango (I/V) en que se desea ubicar el honorario del experto a
contratar.
Como norma general, cuando los antecedentes del experto en relación al perfil buscado apenas
cubren los requisitos, la posición en el rango debería ser I ó II; cuando los antecedentes cubren
adecuadamente los requisitos, la posición debería ubicarse en III. Por encima del rango III sólo se
deberá contratar a aquellos expertos cuyos antecedentes exceden ampliamente los requisitos o por
razones de rareza de los conocimientos buscados.
8. Dedicación
2
En todos los casos se deberá indicar el porcentaje de dedicación contratado. Sólo se podrán
contratar PPNP en tiempo completo (100%) o tiempo parcial (50%).
9. Honorario Total
El honorario total se calcula multiplicando entre sí lo siguiente: el honorario mensual para el rango
seleccionado, el porcentaje de la dedicación y la cantidad de meses del contrato.
Se indicará la frecuencia y monto de cada uno de los libramientos que conforman el honorario
total. Asimismo se indicará cuáles son los libramientos que se encuentran condicionados a
certificación de avance.
Los pagos de honorarios son efectuados preferentemente mediante transferencia bancaria contra
una cuenta corriente o caja de ahorro a nombre del contratado.
3
ANEXO 3.J
PROYECTO: ARG/ /
TITULO:
CURRICULUM VITAE (formato sugerido)
Por favor complete el C.V. en forma exacta y clara con máquina de escribir o en letra de imprenta. Si
necesita espacio adicional incorpore una o más hojas del mismo tamaño. Asegúrese de firmar y fechar
el formulario.
DATOS PERSONALES
Domicilio Permanente:
Teléfono: E-Mail:
EDUCACION
Informe, en orden cronológico, los grados universitarios obtenidos. Incluya cursos y estudios post-
grado, en especial los pertenecientes al área temática del Proyecto para el cual se postula.
Universidad o Equivalente Período Título o Grado
Obtenido
Indique los trabajos de investigación y publicación de obras directamente relacionadas con el Proyecto
para el cual se postula.
1
ANTECEDENTES LABORALES
A partir de la actividad actual, informe en orden cronológico inverso los trabajos realizados, detallando
en forma amplia aquellos relacionados con el Proyecto para el cual se postula. Se deberá indicar sin
excepción:
1. Nombre y dirección del empleador o contratante.
2. Nombre y título del supervisor, indicando si existe impedimento para solicitarle referencias
del trabajo realizado.
3. Período en el que se realizó el trabajo.
4. Cantidad y categoría de personal supervisado.
5. Descripción de responsabilidades y trabajos realizados.
Certifico, con carácter de declaración jurada que la información contenida en este curriculum vitae es
correcta y puedo aportar los antecedentes que respaldan su veracidad.
_____________________________ _________________________________
Fecha Firma y aclaración del Profesional cuya
contratación se solicita
2
ANEXO 3.K
DECLARACION JURADA
NOTA:
A) El régimen de incompatibilidades no incluye el ejercicio de la docencia/actividades
académicas - con dedicación simple, en instituciones nacionales, provinciales o municipales,
en tanto no afecte el desempeño de las funciones en el proyecto.
B) Para el caso en que se considere necesario realizar alguna aclaración reservada, la misma
deberá adjuntarse a la presente en un sobre cerrado dirigido al oficial a cargo del proyecto.
___________________________ _____________________________
Fecha Firma y Aclaración
ANEXO 3.L
Concertado entre el Proyecto ARG/ / , del Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo (PNUD) y ________________.
______________________________ ______________________________
Firma Proyecto Firma Contratado
ANEXO 3.M
Estimado Señor:
En virtud de la Cláusula B.- RESCISION del referido contrato, el pago final se realizará
conforme a la Certificación de Avance presentada por el Coordinador.
_________________________________________
(Firma del Director Nacional/Coordinador)
NOTA: Copia de la presente Notificación deberá ser devuelta por el contratado con la
leyenda notificado(a), fecha, firma y aclaración, todo ello en forma manuscrita.
La fecha en que el consultor(a) se notifica deberá ser, por lo menos, 15 días antes de
la fecha fijada para la rescisión.
ANEXO 3.N
CONVENIO DE RESCISION
En Buenos Aires, a los ____ días del mes de _______ de 199__ reunidos el/la señor/a
_________________ por propio derecho y el Coordinador del Proyecto ARG/ / , Título:
_______________ se conviene rescindir el Contrato de Locación de Servicios
Profesionales/Técnicos/Locación de Obra, número ________ celebrado entre las partes con
fecha ____ de _______ de 200__. A tales efectos las partes acuerdan:
2.- El Proyecto manifiesta que ha recibido los servicios en un todo de acuerdo con los
términos de referencia del contrato, no teniendo en tal sentido nada que reclamar del
profesional.
3.- Por lo expuesto y de común acuerdo, queda rescindido el contrato arriba mencionado, a
partir del ____ de ____________ de 200__, con los alcances expresados libremente por las
partes y con la expresa declaración que nada se tienen que reclamar recíprocamente.
_______________________________ _ ______________________________
Firma del Proyecto Firma Contratado
ANEXO 3.O
De mi mayor consideración:
_________________________________________________
(Firma y aclaración del Coordinador del Proyecto)
ANEXO 3.P
Señor Coordinador
Proyecto ARG/ /
Título:
De mi mayor consideración:
________________________________
(Firma y Aclaración)
ANEXO 3.Q
SUBCONTRATO ENTRE
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Los abajo firmantes, representantes autorizados de las Partes, aceptan por la presente los
siguientes términos y condiciones y todos los documentos adjuntos que se indican en la
sección 1.01.
FIRMA FIRMA:
NOMBRE: NOMBRE:
FECHA: FECHA:
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Fecha de comienzo:
Fecha de terminación:
1
Las partes contratantes y el alcance del contrato.
El presente contrato es un acuerdo entre el Proyecto No. ARG/ / del Programa de las
Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), representado en este acto por su ___________ ,
Sr. ________ constituyendo domicilio en _____________ y la empresa _____________ ,
representada por ___________ , con documento No. _________ en su carácter de _________,
con domicilio en ____________ , para la realización de __________ en el marco del
proyecto arriba mencionado. Este proyecto establece el marco técnico general de ejecución de
los estudios y asistencia técnica necesaria.
Considerando que el Contratista posee las calificaciones necesarias, y que quiere y puede
prestar tales servicios y realizar los trabajos que se describen infra, las partes resuelven
acordar el conjunto de condiciones que se especifican a continuación:
El Contratista deberá comenzar a prestar sus servicios, dando inicio a ejecución del
presente contrato, el __ de _______ de ___ , y los finalizará el __ de ______ de ___.
2.01 El presente contrato establece la responsabilidad por resultado respecto del proyecto
que se describe ut supra y, a tal efecto, todas las actividades conexas enumeradas en
esta sección del contrato. La medición o evaluación de estos resultados se hará
mediante informes que presentará, de acuerdo al calendario establecido.
2
2.02 a) El Contratista para la realización de las actividades y el alcance de los resultados
previstos, asignará los siguientes insumos y proporcionará el personal, con las
calificaciones adecuadas y la experiencia pertinente, tal como se describe a
continuación:
Función meses/persona
Coordinador
Investigador especialista
Investigador
Investigador
Investigador
Total:
Gastos varios:
2.03 Calendario
b1) El Contratista entregará ___ (__) copias del informe final al Coordinador
del Proyecto ARG/ /
b3) Una vez aprobado el informe, el Proyecto procederá a realizar los pagos de
acuerdo al calendario que se establece a continuación.
3
Sección 3.00 PAGO POR LOS SERVICIOS DEL CONTRATISTA
3.01 De conformidad con la sección 3.02, el Proyecto pagará al contratista la suma fija de:
3.02 La suma a la que se refiere la Sección 3.01 se abonará de conformidad con el siguiente
calendario:
3.03 Todos los pagos que haga el Proyecto al Contratista, en virtud del presente Contrato,
se efectuarán en pesos equivalentes a los dólares estadounidenses estipulados en la
sección 3.02. (de corresponder)
3.05 El Contratista no realizará ningún otro trabajo o prestará otros servicios que pudieran
contribuir a que se exceda la suma fijada en la sección 3.01, sin una enmienda por
escrito del presente Contrato.
4.02 Toda controversia que se suscite por la presente contratación o que guarde relación
con esta y que no sea resuelta por negociaciones conforme a lo previsto en el Inciso
2o. del Art. XII de la ley 23.396, será sometida a arbitraje de acuerdo a lo establecido
en el Inciso 1o. del Art. XII de la ley 23.396, a petición de cualquiera de las partes. Las
partes se comprometen por el presente a aceptar como fallo definitivo de la
controversia a la decisión arbitral, de acuerdo con las disposiciones contenidas en las
"Condiciones Generales".
En la ciudad de Buenos Aires, Capital Federal de la República Argentina, a los ___ días del
mes de ________ de ____ se firman dos ejemplares de un mismo tenor y a un solo efecto
como prueba de conformidad de lo acordado entre las partes.
Por el Proyecto:
Por el Contratista:
4
CONDICIONES GENERALES
Indice:
7 Cesiones
11 Uso del nombre, emblema o sello oficial de las Naciones Unidas y el PNUD
13 Modificaciones
19 Quiebra
20 Indemnización
21 Privilegios e inmunidades
22 Resolución de Conflictos
5
CONDICIONES GENERALES
PARA LA CONTRATACION DE SERVICIOS
Ninguna disposición del presente Contrato establece o crea una relación laboral de
dependencia o una relación de principal y agente entre el Proyecto y/o el PNUD y el
Contratista, quedando entendido que el Contratista es un contratista independiente en su
relación con el Proyecto y/o el PNUD. Las personas físicas que prestaren servicios en virtud
del presente Contrato serán agentes o empleados del Contratista y no del Proyecto y/o el
PNUD, y el Contratista pondrá esta circunstancia en conocimiento de esas personas. El
Contratista será responsable por todos los reclamos de esas personas que tuvieren su origen en
la circunstancia de su empleo por el Contratista, en cumplimiento del presente Contrato, o que
estuvieren vinculados con esa circunstancia.
b) El Contratista velará en todo momento por proteger los intereses del Proyecto y por no
actuar en forma contraria a dichos intereses, adoptando todas cuantas medidas fueren
razonables para reducir al mínimo todos los gastos.
c) El Contratista será responsable por los servicios profesionales y técnicos prestados por
su personal en virtud del presente Contrato, y con ese fin escogerá a personas físicas
que se desempeñan eficazmente en la ejecución del presente Contrato, que respeten las
costumbres locales y que ajusten su conducta a normas éticas y morales elevadas.
6
d) El Proyecto no asume responsabilidad alguna por los seguros de vida, enfermedad,
accidentes y viajes y otros seguros que pudieren ser necesarios o convenientes a los
fines del presente Contrato o para el personal que prestara servicios en virtud de él.
La firma consultora, sus socios y los profesionales intervinientes no deberán tener relación de
dependencia con las entidades oficiales que sean destinatarias del objeto del servicio.
Asimismo, no deberán estar vinculados directa o indirectamente con la empresa que financien,
ejecuten o provean los bienes y servicios vinculados al objeto del presente Contrato.
El Contratista declara que ningún funcionario de las Naciones Unidas, el PNUD o el Gobierno
ha recibido o recibirá ningún beneficio directo o indirecto como consecuencia del presente
Contrato o de su adjudicación.
Artículo 7 Cesiones
a) El Contratista será responsable ante el Proyecto por la pérdida o daño que el equipo o
los bienes, de propiedad del Gobierno, del Proyecto o del PNUD, que utilice por
7
servicios en virtud del presente Contrato, pudieren sufrir a causa de su culpa o
negligencia.
b) El Proyecto podrá solicitar que el PNUD le represente respecto del asunto mencionado
en el inciso anterior.
Artículo 11 Uso del nombre, emblema, o sello oficial de las Naciones Unidas y el
PNUD
a) Los derechos intelectuales en todos los países y todos los derechos de propiedad sobre
manuscritos, registros, informes y otros materiales de propiedad pública o privada,
elaborados con motivo de las ejecución del presente Contrato, pasarán a ser de
exclusiva propiedad del PNUD y del Proyecto, quienes tendrán derecho de
publicarlos, en todo o en parte, de adaptarlos o utilizarlos como les pareciere
conveniente y de autorizar que se los traduzca y que se reproduzcan citas extensas de
éstos. Si el Contratista en sus informes decidiera incorporar manuscritos u otros
materiales (publicados o inéditos), deberá previamente obtener permiso para su
publicación, uso y adaptación en cualquier idioma (en forma gratuita para el Proyecto)
de los titulares de los derechos intelectuales vigentes sobre dicho material y presentara
al Proyecto la prueba de esa autorización.
El Contratista podrá publicar todo o parte del material elaborado con motivo de la
ejecución del presente contrato sólo con la autorización previa y por escrito del PNUD
y de la Subsecretaría de Cooperación Internacional del Ministerio de Relaciones
Exteriores, Comercio Internacional y Culto.
Artículo 13 Modificaciones
El Contratista notificará cabalmente y sin tardanza al Proyecto por escrito, sobre cualquier
circunstancia que interfiriere o pudiere interferir en la feliz ejecución de los servicios
estipulados en el presente Contrato. Dicha notificación no lo relevará de sus obligaciones de
continuar prestando los servicios estipulados en el presente Contrato. Al recibir dicha
notificación, el Proyecto adoptará las medidas que en su discreción considere apropiadas o
necesarias conforme a las circunstancias.
c) El Proyecto podrá prorrogar el plazo del presente Contrato por un período igual al de
cualquier suspensión.
Artículo 19 Quiebra
Artículo 20 Indemnización
Para el caso en que surgieran disputas entre las partes de este Contrato, y siempre que ellas no
fueren resueltas mediante negociación, la parte agraviada podrá solicitar la iniciación de un
proceso de arbitraje. Para ello, ambas partes y el árbitro de someterán al siguiente
procedimiento:
b) El procedimiento de arbitraje será fijado por el árbitro, en consulta con las partes, y su
costo será asumido por ellas, según el orden causado, a decisión inapelable del árbitro.
c) El fallo arbitral deberá ser fundado, en primer término, en las disposiciones del presente
Contrato y contemplar las posiciones de cada una de las partes como así también los
elementos de prueba aportados.
12
ANEXO I
13
ANEXO II
ATRIBUCIONES
14
ANEXO 3.R
CARTA ACUERDO
1. INTRODUCCION Y PROPOSITO
1.1 La presente carta acuerdo es un convenio entre el Proyecto No. ARG/ / del
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y ____________ , en
adelante denominado "Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental",
representado por _______________.
2. CONDICIONES
2.1 Los fondos asignados serán utilizados exclusivamente para cubrir compromisos
contraidos por el Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental bajo la
coordinación de __________ , en la realización de las actividades de acuerdo con lo
señalado en el Anexo 1 y dentro del presupuesto indicado en el Anexo 2, por el
período ______ a ______.
3. PAGO
4. PRESENTACION DE INFORMES
5. DISPOSICIONES DIVERSAS
5.1 Las presentes disposiciones sólo podrán modificarse de común acuerdo y mediante
una Carta Acuerdo complementaria.
5.2 Con respecto a las cuestiones a las que no se haya hecho referencia expresa, se
aplicarán mutatis mutandis las disposiciones correspondientes del documento de
proyecto y sus revisiones.
Por el Proyecto:
2
CONDICIONES GENERALES DE LAS CARTAS ACUERDO
Indice:
Artículos Condiciones Generales
3
CONDICIONES GENERALES
DE LAS CARTAS ACUERDO
Ninguna disposición del presente Contrato establece o crea una relación laboral de
dependencia o una relación de principal y agente entre el Proyecto y/o el PNUD y el
Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental, quedando entendido que el
Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental es un Organismo de
Cooperación/Organismo No Gubernamental independiente en su relación con el Proyecto y/o
el PNUD. Las personas físicas que prestaren servicios en virtud del presente Contrato serán
agentes o empleados del Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental y no del
Proyecto y/o el PNUD, y el Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental
pondrá esta circunstancia en conocimiento de esas personas. El Organismo de
Cooperación/Organismo No Gubernamental será responsable por todos los reclamos de esas
personas que tuvieren su origen en la circunstancia de su empleo por el Organismo de
Cooperación/Organismo No Gubernamental, en cumplimiento del presente Contrato, o que
estuvieren vinculados con esa circunstancia.
4
1. Todos los seguros de indemnización y responsabilidad por accidente de trabajo que
correspondieren en relación con todo el personal que prestare servicios en virtud del
presente Contrato;
2. Los demás seguros en que convinieren con el Proyecto.
La firma consultora, sus socios y los profesionales intervinientes no deberán tener relación de
dependencia con las entidades oficiales que sean destinatarias del objeto del servicio.
Asimismo, no deberán estar vinculados directa o indirectamente con la empresa que financien,
ejecuten o provean los bienes y servicios vinculados al objeto del presente Contrato.
Artículo 7 Cesiones
5
Artículo 8 Registro, contabilidad, información e intervención de cuentas
b) El Proyecto podrá solicitar que el PNUD le represente respecto del asunto mencionado
en el inciso anterior.
Artículo 11 Uso del nombre, emblema, o sello oficial de las Naciones Unidas y el
PNUD
6
Artículo 12 Derechos intelectuales, patentes u otros derechos de propiedad
a) Los derechos intelectuales en todos los países y todos los derechos de propiedad sobre
manuscritos, registros, informes y otros materiales de propiedad pública o privada,
elaborados con motivo de las ejecución del presente Contrato, pasarán a ser de
exclusiva propiedad del PNUD y del Proyecto, quienes tendrán derecho de
publicarlos, en todo o en parte, de adaptarlos o utilizarlos como les pareciere
conveniente y de autorizar que se los traduzca y que se reproduzcan citas extensas de
éstos. Si el Organismo de Cooperación/Organismo No Gubernamental en sus informes
decidiera incorporar manuscritos u otros materiales (publicados o inéditos), deberá
previamente obtener permiso para su publicación, uso y adaptación en cualquier
idioma (en forma gratuita para el Proyecto) de los titulares de los derechos
intelectuales vigentes sobre dicho material y presentara al Proyecto la prueba de esa
autorización.
Artículo 13 Modificaciones
7
Artículo 14 Obligaciones del Organismo de Cooperación/Organismo No
Gubernamental de informar al Proyecto de cambios en las condiciones.
c) El Proyecto podrá prorrogar el plazo del presente Contrato por un período igual al de
cualquier suspensión.
Artículo 19 Insolvencia
Artículo 20 Indemnización
Para el caso en que surgieran disputas entre las partes de este Contrato, y siempre que ellas no
fueren resueltas mediante negociación, la parte agraviada podrá solicitar la iniciación de un
proceso de arbitraje. Para ello, ambas partes y el árbitro de someterán al siguiente
procedimiento:
b) El procedimiento de arbitraje será fijado por el árbitro, en consulta con las partes, y su
costo será asumido por ellas, según el orden causado, a decisión inapelable del árbitro.
c) El fallo arbitral deberá ser fundado, en primer término, en las disposiciones del presente
Contrato y contemplar las posiciones de cada una de las partes como así también los
elementos de prueba aportados.
11
ANEXO II
ATRIBUCIONES
12
ANEXO 3.S
6. Las condiciones de servicio vigentes para el consultor serán establecidas por (Nombre
de la Institución), de acuerdo con sus reglamentos.
1
obra producida como consecuencia de este acuerdo, pertenecerán exclusivamente al
Proyecto y al PNUD.
10. Este acuerdo puede ser cancelado con anterioridad a la fecha establecida en el párrafo
4, en caso de suspenderse o interrumpirse en forma total o parcial la continuación del
Proyecto, por falta de financiamiento del mismo o cualquier otra causa, sin derecho a
indemnización alguna.
11. Cualesquiera de las partes puede rescindir el presente acuerdo en cualquier momento,
por medio de una notificación escrita, con 15 días de anticipación.
12. Todo reclamo que pudiera presentarse con respecto a la interpretación o ejecución del
presente acuerdo que no pueda ser resuelto por vía de la negociación, deberá ser
presentado al Gobierno Argentino. Se exonera expresamente al PNUD de cualquier
responsabilidad directa o indirecta que pudiera derivarse de la ejecución del presente
Acuerdo.
13. (Nombre de la Institución) proporcionará una copia de este acuerdo y sus anexos,
debidamente firmada por las partes intervinientes al consultor asignado, como parte de
las obligaciones contractuales que emanan del presente acuerdo, como prueba del
mismo y a los fines de contar con las instrucciones respectivas.
______________________________ _______________________________
En nombre del Proyecto En nombre de la Institución
2
ANEXO 3SS
1. Cláusula sobre el IVA: habla del supuesto caso de gravarse con IVA la locación comercial:
"A los fines de los pagos que el locatario deba hacer al locador, para el caso de que el presente
contrato sea alcanzado por el Impuesto al Valor Agregado (IVA), el locador deberá presentar en
cada caso la correspondiente factura de acuerdo a la Resolución Nº 3349/91 de la Dirección
General Impositiva, abonándose el canon neto de impuestos en dinero en efectivo y, por el IVA,
el PNUD emitirá el correspondiente certificado".
2. Cláusula sobre ley aplicable: ley aplicable y jurisdicción competente debe establecerse, en
resguardo del status del PNUD, pero ello en nada afecta las características comerciales del
contrato:
"Dado que una de las partes que aquí se obligan es el Proyecto ARG .../... , a este contrato le
será aplicable el Acuerdo Marco suscripto por la República Argentina y el PNUD con fecha 26
de octubre de 1985 y aprobado por ley 23396; las partes dejan establecido que a los fines del
presente acuerdo serán también de aplicación la ley 23091 y el Código Civil de la República
Argentina, en todo cuanto no se opongan a las disposiciones del referido Acuerdo Marco o de
este contrato".
3. Cláusula sobre jurisdicción arbitral: "Para el caso de que surgieran controversias entre las
partes de este Contrato, y siempre que ellas no fueren resueltas mediante negociación, la
parte agraviada podrá solicitar la iniciación de un proceso de arbitraje. Para ello, ambas
partes y el árbitro se someterán al siguiente procedimiento:
a) Las partes, de común acuerdo, designarán al árbitro; en caso de no existir acuerdo,
cualesquiera de ellas podrá solicitar al Representante Residente del PNUD en la
República Argentina que designe el árbitro; esta designación será inapelable.
b) El procedimiento de arbitraje será fijado por el árbitro, en consulta con las partes, y su
costo será asumido por quien resultare vencida o en la proporción que dispusiere el
árbitro, por decisión inapelable de éste.
c) El fallo arbitral deberá ser fundado, en primer término, en las disposiciones del presente
Contrato y contemplar las posiciones de cada una de las partes, como así también los
elementos de prueba aportados.
d) El laudo arbitral será definitivo y de cumplimiento obligatorio y su ejecución podrá
solicitarse al Tribunal de la Jurisdicción Competente.
e) Las partes podrán solicitar el arbitraje durante la ejecución o en un plazo de hasta seis
(6) meses, contados a partir de la finalización de la ejecución del Contrato; pasado ese
lapso se dará por vencido el plazo de prescripción y caducos todos los derechos
emergentes del Contrato.
f) En todos los aspectos no contemplados en la presente cláusula, el arbitraje se regirá por
el “Reglamento de Arbitraje de la CNUDMI” (Comisión de las Naciones Unidas para el
Derecho Mercantil Internacional) aprobado por Resolución N° 31/98 de la Asamblea
General del 15 de Diciembre de 1976.
ANEXO 3.T
En la ciudad de Buenos Aires a los ___ días del mes de _________ del año ____ se
celebra el presente contrato de locación de servicios técnicos de apoyo a proyectos entre el
Proyecto ARG/ / (en adelante el Proyecto) del Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo (PNUD), representado por su _____________Sr. ______________constituyendo
domicilio en _____________ por una parte y por la otra lo hace ______________domiciliado
en ______________, con documento de identidad No. ___________, quien declara ser
mayor de edad, de estado civil _________ y de profesión _____________
El presente contrato se encuadra en el Acuerdo suscripto por el Gobierno de la
República Argentina y el PNUD, firmado el 26 de febrero de 1985, aprobado por ley No.
23396 del 10 de octubre de 1986 y en el Documento del Proyecto ARG/ / .
1. OBJETO Y FUNCIONES
El contratado prestará al Proyecto sus servicios de __________ de acuerdo con los
términos de referencia que se detallan en el anexo que también suscriben las partes y forman
parte integrante del presente.
Queda convenido que el presente contrato está supeditado en un todo al desarrollo
y/o desenvolvimiento del Proyecto citado ut-supra, por lo que la actividad a realizar por el
contratado podrá sufrir modificaciones para ser adecuada a las variaciones que pueda
experimentar el desarrollo del Proyecto en función del mejor logro de su cometido.
3. RETRIBUCION
El honorario total por todo concepto se ha convenido en $ ________. Forma de
pago: En ___ libramientos consecutivos, el primero el quinto día hábil del mes siguiente a la
iniciación del contrato y el resto de acuerdo al cronograma de pagos.
Se deja establecido que si la prestación a cargo de una de las partes se tornara
excesivamente onerosa, por acontecimientos extraordinarios e imprevisibles, la parte
perjudicada podrá demandar la resolución del contrato.
La otra parte podrá impedir la resolución ofreciendo mejorar equitativamente los
efectos del contrato.
4. VIATICOS
1
En caso de corresponder, los viáticos diarios para viajes oficiales aprobados por el
Proyecto serán pagados al Contratado sobre la base de los valores establecidos por el PNUD.
6. CONDICION JURIDICA
El contratado no será considerado en ningún caso funcionario del Sistema de las
Naciones Unidas ni estará cubierto por la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de las
Naciones Unidas y Organismos Especializados.
Tampoco importará o configurará relación jurídico-laboral de dependencia con el
Proyecto, el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo ni con el Gobierno
Argentino.
7. DERECHOS Y OBLIGACIONES
Los derechos y obligaciones del contratado serán exclusivamente los aquí previstos.
Por consiguiente no tendrá derecho a recibir del Proyecto, del Gobierno Argentino y/o del
PNUD ningún beneficio, prestación, compensación u otro pago fuera de los estipulados
expresamente en el presente.
8. RESCISION
Cada una de las partes podrá, en todo momento, rescindir el presente notificando
por escrito a la otra parte con 15 días de anticipación. A este efecto el pago final se realizará
conforme a la Certificación de Avance.
9. DERECHO DE PROPIEDAD
Los derechos de propiedad de autor y de reproducción, así como cualquier otro
derecho intelectual de cualquier naturaleza, sobre cualquier informe, trabajo, estudio u obra
producida como consecuencia de este contrato, pertenecerán exclusivamente al Proyecto y al
PNUD.
2
11. DECLARACION
El contratado pondrá en conocimiento del Proyecto toda ocupación, empleo o
actividad profesional que haya ejercido o que ejerza, aún encontrándose en goce de licencia de
cualquier tipo, con el/los Estado/s Nacional, Provinciales, Municipales, Organismos
Descentralizados y/u Organismos Internacionales. Esta declaración se hará con los alcances de
Declaración Jurada.
De resultar falsa esta declaración o si tales actividades resultan incompatibles, se
podrá rescindir el presente contrato, sin derecho a indemnización o compensación alguna a
favor del contratado, reservándose el Proyecto el derecho de accionar legalmente, si de tal
violación pudiera surgir un daño o perjuicio.
Fecha:
__________________________________ ________________________________
Firma Proyecto Firma Contratado
3
ANEXO 3.U
15 de Enero de 2009
FUNCION GRADO
I II III
Asistente Rango I 1240 1500 1800
Asistente Rango II 1840 2023 2200
Asistente Rango III 2240 2400 2600
ANEXO 3.V
OBRA:
En prueba de conformidad, las partes firman tres ejemplares de un mismo tenor y efecto
en la ciudad de Buenos Aires a los _____ días del mes de _________de dos mil _______.
_____________________________ _____________________________
Firma Proyecto Firma y Aclaración
Doc. No.
ANEXO 3.W
SOLICITUD DE PASAJES
PROYECTO: FECHA:
ANTICIPO DE VIATICOS:
DATOS DEL PASAJERO
APELLIDO Y NOMBRE:
TELEFONOS:
FECHAS:
IDA: / /
REGRESO / /
OBSERVACIONES:
IMPUTACION PRESUPUESTARIA
CUENTA:
____________________________ ___________________
FIRMA DEL PASAJERO FECHA
NOMBRE: PROYECTO
CUENTA BANCARIA:
SECCION I
FECHA PASAJES,GASTOS DE AEROPUERTO,TELEFONO,ETC. DIVISA MONTO USO PROYECTO
MONTO APROBADO
SECCION II
FECHA ADELANTOS RECIBIDOS - CONCEPTO DIVISA MONTO USO PROYECTO
MONTO APROBADO
SECCION III
MODO DE FECHA TRASLADO
VIAJE VEHICULO USO PROYECTO
Ciudad y País de Partida = P HORA OFICIAL
Llegada = LL
D M A FECHAS X MONTO
I E Ñ SI NO VIATICOS
A S O
P:
LL:
OFICIAL: PERSONAL:
P:
LL:
OFICIAL: PERSONAL:
P:
LL:
OFICIAL: PERSONAL:
P:
LL:
OFICIAL: PERSONAL:
ADJUNTAR PASAJES - INDICAR TRAMOS NO UTILIZADOS:
CUENTA:
ESTE VIAJE FUE INCLUIDO EN EL "PLAN DE VIAJES" Y SE RELACIONA CON LA SIGUIENTE ACTIVIDAD DEL
DOCUMENTO DEL PROYECTO:
2
Nota: Una vez que se ingresó la fecha del contrato y la escala
salarial, el sistema originará automáticamente los
compromisos.
3
cheque. Los datos de la cuenta bancaria serán ingresados por el
proyecto. Si el consultor aún no ha abierto una cuenta, podrá
informarla al PNUD en el momento de firmar el contrato. Ingresar los
datos bancarios y personales en el sector de la pantalla Información
del Consultor/Empresa y luego seleccionar Actualiza Datos:
4
6. Completar todos los datos de la siguiente pantalla, incluyendo Banco,
Sucursal, tipo de cuenta (especificar Caja de ahorros o Cuenta
Corriente), CBU y moneda. Es importante no olvidar, una vez
actualizados los datos, seleccionar la opción Graba modificaciones:
7. Una vez registrado el contrato se deberá verificar que los datos sean
correctos y proceder a anexar obligatoriamente el Curriculum Vitae (la
primera vez que un consultor es contratado, así como cada vez que el
mismo deba actualizarse), seleccionando la opción Actualiza datos
(pantalla punto 5). Luego ingresar en Registra CV para anexar el
currículum vitae correspondiente.
5
8. En esta pantalla deberá anexar el archivo del CV. (seleccionando
examinar y al final adjuntar)
6
11. Una vez añadido el documento, aparecerá la siguiente pantalla donde
deberá presionar Reemplace anexo:
7
14. Una vez seleccionado el formato, abrirá la siguiente pantalla, donde
se puede ver el documento presionando el botón rojo. Volver a la
pantalla inicial seleccionando el ícono de la puertita roja.
16. Una vez habilitado el contrato por el Asistente de Programa del PNUD,
éste será procesado por el Sector Contratos del PNUD quien lo
imprimirá, citará a los consultores para la firma que será
posteriormente registrada en el sistema. Hasta tanto no se efectúe
esta registración no será posible realizar ningún pago sobre dicho
contrato.
Se reitera a los proyectos tener en cuenta que, de acuerdo con las
normas vigentes, no es posible realizar contrataciones retroactivas.
8
Aquellas situaciones especiales que requieran una autorización previa
de la Cancillería, deberán tramitarse enviando el mensaje
correspondiente al Oficial de Cooperación en MRECIC también desde la
pantalla del contrato, de modo que la misma quede junto con el pedido
de contratación.
B. LIBERACIÓN DE COMPROMISOS
9
20. A fin de posibilitar el pago de honorarios en el plazo estipulado
(quinto día hábil del mes siguiente), estas habilitaciones deberán ser
realizadas por los proyectos con anterioridad al día 20 del mes que se
libere. Los proyectos deberán conservar la documentación que respalde
las liberaciones de pago.
21. Por favor tomar en cuenta que los contratos de locación de obra deben
ser liberados por el proyecto mes a mes, siguiendo los pasos
detallados anteriormente. No así para los contratos de servicio para
los que solamente se debe liberar el último compromiso condicionado a
la entrega del informe final.
10
C. ENMIENDAS
11
24. Una vez registrados los compromisos, aparecerá nuevamente el botón de
Solicita revisión PNUD, el cual deberá ser seleccionado para solicitar
la enmienda. Se debe agregar la enmienda correspondiente y los nuevos
Términos de Referencia en el sector de documentos. (ver paso 10.)
D. RESCISION DE CONTRATOS
12
27. Aparecerá la pantalla inicial con la opción Solicita Rescisión de
Contrato, la cual deberá ser seleccionada para enviar el pedido al
PNUD y al Oficial de MRECIC. Luego seguir con las instrucciones del
Capitulo 3 de este Manual.
13
ANEXO 3 ZA
1
c) Si es un consultor extranjero –sin número de CUIT- se debe
solicitar a la oficina del PNUD su ingreso a la base,
proporcionando para ello el número de pasaporte. Luego el proyecto
podrá ingresar los demás datos y el contrato correspondiente.
Seleccionar Añadir registro.
si existe
si es nuevo
2
Nota: Una vez que se ingresó la fecha del contrato y la escala
salarial, el sistema originará automáticamente los
compromisos.
3
4
6. Completar todos los datos de la siguiente pantalla, incluyendo Banco,
Sucursal, tipo de cuenta (especificar Caja de ahorros o Cuenta
Corriente), CBU y moneda. Es importante no olvidar, una vez
actualizados los datos, seleccionar la opción Graba modificaciones:
7. Una vez registrado el contrato se deberá verificar que los datos sean
correctos y proceder a anexar obligatoriamente el Curriculum Vitae (la
primera vez que un consultor es contratado, así como cada vez que el
mismo deba actualizarse), seleccionando la opción Actualiza datos
(pantalla punto 5). Luego ingresar en Registra CV para anexar el
currículum vitae correspondiente.
5
8. En esta pantalla deberá anexar el archivo del CV. (seleccionando
examinar y al final adjuntar)
6
11. Una vez añadido el documento, aparecerá la siguiente pantalla donde
deberá presionar Reemplace anexo:
7
8
14. Una vez seleccionado el formato, abrirá la siguiente pantalla, donde
se puede ver el documento presionando el botón rojo. Volver a la
pantalla inicial seleccionando el ícono de la puertita roja.
Cabe destacar que una vez que los Proyectos hayan incorporado todos
sus contratos vigentes en el sistema FOMS, ya no será necesario enviar
al PNUD los listados mensuales de personal contratado, como se venía
haciendo hasta ahora. Se mantiene sin embargo el requerimiento de
envío trimestral al PNUD de subcontratos y listado correspondiente a
los mismos, hasta tanto esta figura se incorpore al FOMS.
9
17. Si la Cancillería tuviera algún comentario o aclaración, lo podrá
hacer enviando un mensaje de manera que el mismo quede adosado al
pedido de contratación. Desde la pantalla inicial en el sector
Mensajes tipear el texto y seleccionar Envía mensaje.
20. Para habilitar los pagos condicionados, los proyectos deberán adjuntar
a través del sistema el informe correspondiente, ingresando, en el
sector Documentos de la pantalla inicial, tipear en Título para Nuevo
Documento la palabra informe, tildar el casillero Informe y luego
seleccionar Añadir. (Seguir los mismos pasos que en el punto 9.) Luego
aparecerá agregado el informe en el sector Documentos. A los fines de
auditoría, los Proyectos deberán conservar la documentación que
respalde las liberaciones de pago.
10
B. ENMIENDAS
11
22. Luego el Proyecto deberá realizar la enmienda de la siguiente manera:
en el sector Calendario de Pagos de la pantalla inicial, identificar
la enmienda con un número o letra e ingresar las fechas de inicio
finalización de la enmienda. Presionar la opción Registre compromisos.
C. RESCISION DE CONTRATOS
12
25. Luego en la pantalla inicial, seleccionar el ícono Update.
13
Oficial de MRECIC. Luego seguir con las instrucciones del Capitulo 3
de este Manual.
14
ANEXO 3ZB
1
ANEXO 3ZB
(c)
(b (a)
2
ANEXO 3ZB
TOUR SERVICE:
San Martín 965, 2o. Piso
Tel.: 4311-2215/2384/2453
Fax: 4313-4463
OCOVU:
Esmeralda 1212, 2º. Piso
Tel.: 4819-7688/7690/7692
Fax: 4819-7689
3
ANEXO 3ZB
4
ANEXO 3ZC
1
ANEXO 3ZC
(c)
(a)
(b)
2
ANEXO 3ZC
TOUR SERVICE:
San Martín 965, 2o. Piso
Tel.: 4311-2215/2384/2453
Fax: 4313-4463
OCOVU:
Esmeralda 1212, 2º. Piso
Tel.: 4819-7688/7690/7692
Fax: 4819-7689
INSERTAR PANTALLA
INSERTAR PANTALLA
3
ANEXO 3ZC
4
Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno
Capitulo IV – Recursos Físicos
Edición: Noviembre de 2003
Pág. 1 de 19
Equipo y suministros Comprende artículos consumibles para los cuales no se mantienen registros
fungibles: subrubros formales de inventario.
45.01 al 45.10 del
presupuesto
7. El procedimiento para la compra de bienes importados debe realizarse con apoyo del
PNUD en:
a. los trámites de ingreso o despacho a plaza de los bienes mediante la respectiva
franquicia diplomática, según lo establecido en la Convención sobre
Prerrogativas e Inmunidades de las Naciones Unidas aprobada mediante
Decreto Ley N° 15971 del 31/08/56 del Gobierno Argentino.
b. Los documentos de embarque deben ser consignados de la siguiente manera:
MONEDA DE PAGO
LINEAMIENTOS GENERALES
a.
i. economía, eficacia y observar los intereses del Proyecto;
ii. una distribución geográfica equitativa que sea compatible con la máxima eficacia;
iii. las compras deben estar adecuadamente planificadas;
iv. no se permite el desdoblamiento de la compra a fin de no superar los límites establecidos;
v. deben comprometerse los fondos en el presupuesto en el año en que se emita la orden de
compra correspondiente.
b. Las modalidades de compra son: licitación pública internacional o local, concurso de precios a
LINEAMIENTOS GENERALES
f. Por expresa solicitud del Proyecto, el PNUD f. El PNUD emite el comprobante de IVA para ser
emite el respectivo comprobante del IVA – entregado directamente al proveedor.
utilizar Formulario de Solicitud de emisión de
Certificados de IV Anexo 5.J - que se
entregará al Proyecto para que éste se lo
remita al proveedor.
11. Las compras que realice el Proyecto deben cumplir con ciertas normas dependiendo
del valor total de cada compra. Todos los montos fijados en este Manual como topes
para cada tipo de contratación están expresados en dólares estadounidenses;
cuando se trate de compras o contrataciones locales a realizarse en pesos, al
momento de la convocatoria se deberá realizar la correspondiente conversión de
pesos a dólares a fin de establecer cuál es el procedimiento aplicable.
12. Las siguientes tablas describen los límites de compra con sus respectivas normas,
las cuales deben ser observadas por el Director Nacional del Proyecto:
a. Elaboración de especificaciones técnicas aprobadas por el Director Nacional del Proyecto o del
Coordinador, en caso de delegación.
b. Identificación de una lista de preselección (lista corta) de 3 a 6 posibles proveedores, aprobada por
el Director Nacional del Proyecto o del Coordinador, en caso de delegación. Preferentemente se
pueden incluir proveedores internacionales, especialmente en el caso de productos importados.
d. Solicitud de cotizaciones por parte del proyecto a los posibles proveedores. Anexo 4H
e. Recepción de ofertas hasta una fecha límite acordada por el Director Nacional del Proyecto o del
Coordinador, en caso de delegación.
f. El Proyecto evalúa las ofertas mediante cuadros comparativos de precios, plazo de entrega,
garantías, de acuerdo a criterios previamente establecidos por el Director Nacional del Proyecto o
del Coordinador, en caso de delegación.
h. Emisión de la orden de compra (Anexo 4.B) h. Solicitar al PNUD la Emisión de una Orden de
mencionando la fecha de la oferta adjudicada. Compra utilizando el Formulario
Las órdenes deben ser firmadas por el correspondiente Anexo 4.Ñ- mencionando la
Director Nacional o la persona que delegue y fecha de la oferta adjudicada. Las órdenes
numeradas cronológicamente. (Para compras deben ser numeradas cronológicamente.
que superen los 2.500 US$) (Para compras que superen los 2.500 US$)
j. Entrega del equipo o suministros. El Director Nacional del Proyecto o del Coordinador, en caso de
delegación, certifica la recepción satisfactoria.
k. Recepción de la factura tipo "B" o "C" para k. El Proyecto recibe la factura tipo "B" o "C"
autorizar su pago de acuerdo a lo estipulado para autorizar su pago. El Proyecto remite al
en la orden de compra. Se debe convenir en PNUD la factura y el informe de recepción del
pagar el total a la entrega satisfactoria del equipo para que el PNUD procese el pago. Se
equipo o suministros. debe convenir en pagar el total a la entrega
satisfactoria del equipo o suministros.
d. Recepción de las ofertas en sobre sellado hasta una fecha límite establecida por el Director
Nacional del Proyecto o por el Coordinador, en caso de delegación. Se recomienda que las
ofertas sean guardadas en un lugar seguro bajo llave hasta el día de apertura.
f. El Proyecto evalúa las ofertas mediante cuadros comparativos de acuerdo a los criterios
previamente establecidos por el Director Nacional del Proyecto o por el Coordinador, en caso de
delegación.
l. Entrega del equipo o suministros. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, en caso de
delegación, certifica la entrega satisfactoria en el informe de recepción del equipo de acuerdo a la
orden de compra.
m. Recepción de la factura tipo "B" o "C" para m. El Proyecto remite la factura y el informe de
autorizar su pago de acuerdo a lo estipulado recepción del equipo al PNUD para que
en la orden de compra. Se debe convenir en procese el pago.
pagar el total a la entrega satisfactoria del
equipo o suministros.
p. En los casos de compras de bienes y suministros desde 30,000 hasta 99,999 dólares se requiere,
como mínimo, la obtención de 3 cotizaciones de diferentes proveedores, con independencia del
número de proveedores que hayan sido invitados; en caso que, llegada la fecha límite, se
hubieran recibido menos de tres ofertas, se podrá realizar una nueva convocatoria, desechando
las ofertas ya recibidas, o conservar éstas, fijar un nuevo plazo y solicitar nuevas cotizaciones
hasta completarse un total de tres. Todas las ofertas deberán abrirse en un mismo acto
públicamente en el lugar y a la hora que se indique en la convocatoria e inmediatamente se
confeccionará el acta de apertura.
a. Las compras de equipo cuyos montos superen 100,000 dólares estadounidenses deben ser
encaradas a través de una licitación pública internacional, siendo además de aplicación los
procedimientos indicados precedentemente para compras desde US$ 30.000 hasta US$ 99.999.
b. Deberán utilizarse los documentos estandarizados acordes con cada tipo de licitación: con registro o
precalificación Anexo 4.J con dos sobres Anexo 4K o de sobre único Anexo 4.L y la aprobación a tales
documentos deberá ser dada por el Director Nacional o por el Coordinador del Proyecto, en caso que tal
facultad le hubiere sido delegada. Como Anexo 4M se adjunta modelo de contrato
c. Deberá publicarse al menos un aviso en un periódico de circulación nacional y en la página en Internet
del PNUD (www.undp.org.ar), este último desde la fecha de publicación del primer aviso en la prensa
local y hasta el cierre del plazo para la presentación de ofertas, plazo que no deberá ser menor a 30 días,
y en el periódico Development Business de las Naciones Unidas. La publicación en este último deberá
ser solicitada a través de la oficina del PNUD.
d. Recepción de las ofertas en sobre sellado en una fecha límite establecida en el aviso de licitación,
las ofertas deberán guardarse en un lugar seguro bajo llave hasta el día de apertura.
e. El Proyecto procede a la apertura de las ofertas públicamente en el lugar y a la hora que se
indique en la convocatoria e inmediatamente se confecciona el acta de apertura. Anexo 4I
f. El Proyecto evalúa las ofertas mediante cuadros comparativos o informes de evaluación, de
acuerdo a los criterios previamente establecidos por el Director Nacional del Proyecto o por el
Coordinador, en caso de delegación.
g. Preparación de la documentación que debe presentarse al Comité Local de Contratos del
Proyecto para su consideración.
h. Recomendación de la adjudicación por el h. Solicitar al PNUD la Emisión de una Orden
Comité Local de Contratos. El Director de Compra utilizando el Formulario
Nacional o el Coordinador, en caso de correspondiente Anexo 4.Ñ-
delegación, no podrá apartarse de la Recomendación de la adjudicación por el
recomendación del CLC y, en caso de que Comité Local de Contratos del PNUD. Si el
decida dejar sin efecto el procedimiento e Representante Residente no aprueba la
iniciar un nuevo proceso de compra, deberá recomendación debe justificar por escrito su
justificar por escrito tal determinación. decisión..
i. Adjudicación de la oferta más conveniente, i. La recomendación del Comité Local de
de acuerdo a la recomendación del Comité Contratos, con la aprobación del
Local de Contratos y la aprobación del Representante Residente, será enviada al
Director Nacional o del Coordinador, en caso Comité de Adquisiciones de la Sede del
de delegación. PNUD en Nueva York cuando la compra
supere los 300.000 u$s.
j. Notificación de la adjudicación a todos los j. Una vez recibida la aprobación de la Sede,
oferentes, concediéndoles plazo suficiente se procederá a notificar la adjudicación a
para la interposición de recursos u otras todos los oferentes, concediéndoles plazo
formas de protesta, los que deberán ser suficiente para la interposición de recursos
respondidos fundadamente. Los recursos y u otras formas de protesta, los que deberán
protestas así como sus contestaciones ser respondidos fundadamente.
deben ser puestas en conocimiento del
PNUD.
k. Firma del contrato, referenciando en él los k. Firma del contrato, referenciando en él los
documentos de la licitación y la oferta documentos de la licitación y la oferta
adjudicada; los contratos deben ser adjudicada; los contratos deben ser
firmados por el Director Nacional o por el firmados por el Representante Residente.
Coordinador, en caso de delegación y
debidamente registrados.
l. Entrega del equipo o suministros; el Director l. Entrega del equipo o suministros; el Director
Nacional del Proyecto o el Coordinador, en Nacional del Proyecto o el Coordinador, en
caso de delegación, certifica la entrega caso de delegación, certifica la entrega
satisfactoria en el informe de recepción del satisfactoria en el informe de recepción del
equipo de acuerdo al contrato. equipo de acuerdo al contrato.
m. Recepción en el Proyecto de la factura tipo "B" o "C" para autorizar su pago de acuerdo a lo
estipulado en el contrato, en el cual deberá especificarse si existirán entregas y pagos parciales o
si se pagará el total al completarse la entrega satisfactoria del equipo o suministros.
n. Pago de la factura al proveedor. El Proyecto n. El Proyecto envía la factura debidamente
remite al PNUD copia de la factura solicitando conformada al PNUD para procesar el pago y
la emisión del formulario de reintegro del IVA. emitir el certificado de IVA.
El PNUD envía el formulario de reintegro de IVA
al Proyecto para que éste lo entregue al
proveedor.
o. Registro en el Libro Mayor de Bienes y Equipos a cargo del Proyecto.
a. cuando los precios o tarifas estén fijados de conformidad con la legislación nacional o por
organismos reguladores;
b. cuando la normalización de los suministros, del equipo o de los repuestos haga inviable la
competencia;
d. cuando el contrato propuesto se refiera a la contratación con una fuente de suministros única, o a
la contratación de suministros perecederos;
c. El PNUD solicita a la Dirección Nacional de Ceremonial, MRE, la autorización para la compra del
automotor importado o de producción nacional con franquicia diplomática.
d. El PNUD notifica al Proyecto para que se inicie el proceso de compra del automotor:
si es importado, se siguen las normas mencionadas en el párrafo 7.
si es compra de producción nacional, se debe obtener el certificado que emite el MRE para
presentar ante el proveedor para la compra con franquicia.
i. Libro mayor de bienes y equipo bajo la responsabilidad del Proyecto (ver capítulo V,
Anexo A)
19. El pago de las facturas se realizará mediante el uso de transferencias bancarias del
Sistema Paylink del Citibank, el cual facilitará el procesamiento electrónico de las
solicitudes de transferencias, a cuyo fin los proyectos de ejecución nacional parcial
deberán informar a través del formulario de Alta del Proveedor Anexo 4O, el CBU
(Código Bancario Único) y los restantes datos del proveedor. Este sistema también
se encuentra disponible para los proyectos de ejecución nacional plena que así lo
soliciten a la oficina del PNUD.
Para solicitar el pago de una factura al PNUD se debe enviarla conformada y con el
formulario de Solicitud de Pago Anexo 5.I
b. Contratos propuestos que signifiquen compromisos por un importe de 30,000 dólares o más con
un contratista determinado, por una única prestación o por una serie de prestaciones relativas al
mismo propósito.
d. Contratos previstos de cualquier monto, que conduzcan a una serie de contratos conexos o
complementarios cuya monto total supere los 30,000 dólares.
e. Otros asuntos relacionados con compras del Proyecto que requieran la intervención del Comité.
d. Plazo de entrega.
g. Antecedentes comerciales del proveedor con relación a la calidad de sus productos y estabilidad
financiera.
25. Este Libro debe incluir los datos actualizados sobre todos los componentes de
bienes y equipos y estar a disposición de los auditores cuando lo soliciten y
mantenerse al día hasta el cierre del Proyecto (ver anexo 2.B).
26. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, en caso de delegación,, una vez
realizado el inventario físico anual de los bienes no fungibles, pondrá a disposición
de los auditores externos el Libro Mayor de Bienes. Los Auditores realizarán las
verificaciones que consideren necesarias dejando expresa constancia de dicha
revisión en cada una de las fojas del Libro, a cuyo efecto podrán retirarlo de las
oficinas del Proyecto para luego reintegrarlo con la pertinente constancia de
intervención.
28. En el caso de los vehículos de los Proyectos, se debe considerar que los
automotores importados o de producción nacional comprados con franquicia se
pueden transferir únicamente a los 4 años de su despacho a plaza y para los
nacionales a los 2 años de la fecha de factura de compra.
33. Caja chica. En este rubro también se presupuestan los gastos por concepto de caja
chica; las normas que se aplican para su administración son las siguientes:
CONCEPTO DESCRIPCION
CONCEPTO DESCRIPCION
CIERRE DEL PROYECTO Junto al cierre del Proyecto se realizará la rendición final de la caja
chica (ver anexo 2.B). Dicha rendición deberá incluir la indicación de
la línea y sublínea asignada originalmente.
Equipo y suministros Comprende artículos consumibles para los cuales no se mantienen registros
fungibles: subrubros formales de inventario.
45.01 al 45.10 del
presupuesto
7. El procedimiento para la compra de bienes importados debe realizarse con apoyo del
PNUD en:
a. los trámites de ingreso o despacho a plaza de los bienes mediante la respectiva
franquicia diplomática, según lo establecido en la Convención sobre
Prerrogativas e Inmunidades de las Naciones Unidas aprobada mediante
Decreto Ley N° 15971 del 31/08/56 del Gobierno Argentino.
b. Los documentos de embarque deben ser consignados de la siguiente manera:
MONEDA DE PAGO
LINEAMIENTOS GENERALES
a.
i. economía, eficacia y observar los intereses del Proyecto;
ii. una distribución geográfica equitativa que sea compatible con la máxima eficacia;
iii. las compras deben estar adecuadamente planificadas;
iv. no se permite el desdoblamiento de la compra a fin de no superar los límites establecidos;
v. deben comprometerse los fondos en el presupuesto en el año en que se emita la orden de
compra correspondiente.
b. Las modalidades de compra son: licitación pública internacional o local, concurso de precios a
nivel internacional y local, y adquisición de compras a través de Agencias de Implementación del
Sistema de las Naciones Unidas.
LINEAMIENTOS GENERALES
d. Los proveedores o contratistas deben utilizar facturas tipo "B" o "C" según se trate de
responsables inscriptos o no de acuerdo a lo indicado en la Resolución General 3419 de la DGI.
El proveedor no podrá ceder, transferir, dar en prenda o enajenar la orden de compra o la
facturación resultante de la misma.
e. La Resolución General 3349 de la DGI establece un régimen especial para el reintegro del impuesto
al valor agregado (IVA) correspondiente a las compras realizadas por el PNUD y/o sus Proyectos.
Este mecanismo es aplicado únicamente a las facturaciones superiores a $ 1.000.
f. Por expresa solicitud del Proyecto, el PNUD f. El PNUD emite el comprobante de IVA para ser
emite el respectivo comprobante del IVA – entregado directamente al proveedor.
utilizar Formulario de Solicitud de emisión de
Certificados de IV Anexo 5.J - que se
entregará al Proyecto para que éste se lo
remita al proveedor.
11. Las compras que realice el Proyecto deben cumplir con ciertas normas dependiendo
del valor total de cada compra. Todos los montos fijados en este Manual como topes
para cada tipo de contratación están expresados en dólares estadounidenses;
cuando se trate de compras o contrataciones locales a realizarse en pesos, al
momento de la convocatoria se deberá realizar la correspondiente conversión de
pesos a dólares a fin de establecer cuál es el procedimiento aplicable.
12. Las siguientes tablas describen los límites de compra con sus respectivas normas,
las cuales deben ser observadas por el Director Nacional del Proyecto:
a. Elaboración de especificaciones técnicas aprobadas por el Director Nacional del Proyecto o del
Coordinador, en caso de delegación.
b. Identificación de una lista de preselección (lista corta) de 3 a 6 posibles proveedores, aprobada por
el Director Nacional del Proyecto o del Coordinador, en caso de delegación. Preferentemente se
pueden incluir proveedores internacionales, especialmente en el caso de productos importados.
d. Solicitud de cotizaciones por parte del proyecto a los posibles proveedores. Anexo 4H
e. Recepción de ofertas hasta una fecha límite acordada por el Director Nacional del Proyecto o del
Coordinador, en caso de delegación.
f. El Proyecto evalúa las ofertas mediante cuadros comparativos de precios, plazo de entrega,
garantías, de acuerdo a criterios previamente establecidos por el Director Nacional del Proyecto o
del Coordinador, en caso de delegación.
h. Emisión de la orden de compra (Anexo 4.B) h. Solicitar al PNUD la Emisión de una Orden de
mencionando la fecha de la oferta adjudicada. Compra utilizando el Formulario
Las órdenes deben ser firmadas por el correspondiente Anexo 4.Ñ- mencionando la
Director Nacional o la persona que delegue y fecha de la oferta adjudicada. Las órdenes
numeradas cronológicamente. (Para compras deben ser numeradas cronológicamente.
que superen los 2.500 US$) (Para compras que superen los 2.500 US$)
j. Entrega del equipo o suministros. El Director Nacional del Proyecto o del Coordinador, en caso de
delegación, certifica la recepción satisfactoria.
k. Recepción de la factura tipo "B" o "C" para k. El Proyecto recibe la factura tipo "B" o "C"
autorizar su pago de acuerdo a lo estipulado para autorizar su pago. El Proyecto remite al
en la orden de compra. Se debe convenir en PNUD la factura y el informe de recepción del
pagar el total a la entrega satisfactoria del equipo para que el PNUD procese el pago. Se
equipo o suministros. debe convenir en pagar el total a la entrega
satisfactoria del equipo o suministros.
d. Recepción de las ofertas en sobre sellado hasta una fecha límite establecida por el Director
Nacional del Proyecto o por el Coordinador, en caso de delegación. Se recomienda que las
ofertas sean guardadas en un lugar seguro bajo llave hasta el día de apertura.
f. El Proyecto evalúa las ofertas mediante cuadros comparativos de acuerdo a los criterios
previamente establecidos por el Director Nacional del Proyecto o por el Coordinador, en caso de
delegación.
Comité Local de Contratos del Proyecto. Si Comité Local de Contratos del PNUD. Si el
el Director Nacional no aprueba la Representante Residente no aprueba la
recomendación debe justificar por escrito su recomendación debe justificar por escrito su
decisión e iniciar nuevamente el proceso de decisión e iniciar nuevamente el proceso de
compra. compra.
l. Entrega del equipo o suministros. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, en caso de
delegación, certifica la entrega satisfactoria en el informe de recepción del equipo de acuerdo a la
orden de compra.
m. Recepción de la factura tipo "B" o "C" para m. El Proyecto remite la factura y el informe de
autorizar su pago de acuerdo a lo estipulado recepción del equipo al PNUD para que
en la orden de compra. Se debe convenir en procese el pago.
pagar el total a la entrega satisfactoria del
equipo o suministros.
p. En los casos de compras de bienes y suministros desde 30,000 hasta 99,999 dólares se requiere,
como mínimo, la obtención de 3 cotizaciones de diferentes proveedores, con independencia del
número de proveedores que hayan sido invitados; en caso que, llegada la fecha límite, se
hubieran recibido menos de tres ofertas, se podrá realizar una nueva convocatoria, desechando
las ofertas ya recibidas, o conservar éstas, fijar un nuevo plazo y solicitar nuevas cotizaciones
hasta completarse un total de tres. Todas las ofertas deberán abrirse en un mismo acto
públicamente en el lugar y a la hora que se indique en la convocatoria e inmediatamente se
confeccionará el acta de apertura.
a. Las compras de equipo cuyos montos superen 100,000 dólares estadounidenses deben ser
encaradas a través de una licitación pública internacional, siendo además de aplicación los
procedimientos indicados precedentemente para compras desde US$ 30.000 hasta US$ 99.999.
b. Deberán utilizarse los documentos estandarizados acordes con cada tipo de licitación: con registro o
precalificación Anexo 4.J con dos sobres Anexo 4K o de sobre único Anexo 4.L y la aprobación a tales
documentos deberá ser dada por el Director Nacional o por el Coordinador del Proyecto, en caso que tal
facultad le hubiere sido delegada. Como Anexo 4M se adjunta modelo de contrato
c. Deberá publicarse al menos un aviso en un periódico de circulación nacional y en la página en Internet
del PNUD (www.undp.org.ar), este último desde la fecha de publicación del primer aviso en la prensa
local y hasta el cierre del plazo para la presentación de ofertas, plazo que no deberá ser menor a 30 días,
y en el periódico Development Business de las Naciones Unidas. La publicación en este último deberá
ser solicitada a través de la oficina del PNUD.
d. Recepción de las ofertas en sobre sellado en una fecha límite establecida en el aviso de licitación,
las ofertas deberán guardarse en un lugar seguro bajo llave hasta el día de apertura.
e. El Proyecto procede a la apertura de las ofertas públicamente en el lugar y a la hora que se
indique en la convocatoria e inmediatamente se confecciona el acta de apertura. Anexo 4I
f. El Proyecto evalúa las ofertas mediante cuadros comparativos o informes de evaluación, de
acuerdo a los criterios previamente establecidos por el Director Nacional del Proyecto o por el
Coordinador, en caso de delegación.
g. Preparación de la documentación que debe presentarse al Comité Local de Contratos del
Proyecto para su consideración.
h. Recomendación de la adjudicación por el h. Solicitar al PNUD la Emisión de una Orden
Comité Local de Contratos. El Director de Compra utilizando el Formulario
Nacional o el Coordinador, en caso de correspondiente Anexo 4.Ñ-
delegación, no podrá apartarse de la Recomendación de la adjudicación por el
recomendación del CLC y, en caso de que Comité Local de Contratos del PNUD. Si el
decida dejar sin efecto el procedimiento e Representante Residente no aprueba la
iniciar un nuevo proceso de compra, deberá recomendación debe justificar por escrito su
justificar por escrito tal determinación. decisión..
i. Adjudicación de la oferta más conveniente, i. La recomendación del Comité Local de
de acuerdo a la recomendación del Comité Contratos, con la aprobación del
Local de Contratos y la aprobación del Representante Residente, será enviada al
Director Nacional o del Coordinador, en caso Comité de Adquisiciones de la Sede del
de delegación. PNUD en Nueva York cuando la compra
supere los 300.000 u$s.
j. Notificación de la adjudicación a todos los j. Una vez recibida la aprobación de la Sede,
oferentes, concediéndoles plazo suficiente se procederá a notificar la adjudicación a
para la interposición de recursos u otras todos los oferentes, concediéndoles plazo
formas de protesta, los que deberán ser suficiente para la interposición de recursos
respondidos fundadamente. Los recursos y u otras formas de protesta, los que deberán
protestas así como sus contestaciones ser respondidos fundadamente.
deben ser puestas en conocimiento del
PNUD.
k. Firma del contrato, referenciando en él los k. Firma del contrato, referenciando en él los
documentos de la licitación y la oferta documentos de la licitación y la oferta
adjudicada; los contratos deben ser adjudicada; los contratos deben ser
firmados por el Director Nacional o por el firmados por el Representante Residente.
Coordinador, en caso de delegación y
debidamente registrados.
l. Entrega del equipo o suministros; el Director l. Entrega del equipo o suministros; el Director
Nacional del Proyecto o el Coordinador, en Nacional del Proyecto o el Coordinador, en
caso de delegación, certifica la entrega caso de delegación, certifica la entrega
satisfactoria en el informe de recepción del satisfactoria en el informe de recepción del
equipo de acuerdo al contrato. equipo de acuerdo al contrato.
m. Recepción en el Proyecto de la factura tipo "B" o "C" para autorizar su pago de acuerdo a lo
estipulado en el contrato, en el cual deberá especificarse si existirán entregas y pagos parciales o
si se pagará el total al completarse la entrega satisfactoria del equipo o suministros.
n. Pago de la factura al proveedor. El Proyecto n. El Proyecto envía la factura debidamente
remite al PNUD copia de la factura solicitando conformada al PNUD para procesar el pago y
la emisión del formulario de reintegro del IVA. emitir el certificado de IVA.
El PNUD envía el formulario de reintegro de IVA
al Proyecto para que éste lo entregue al
proveedor.
o. Registro en el Libro Mayor de Bienes y Equipos a cargo del Proyecto.
a. cuando los precios o tarifas estén fijados de conformidad con la legislación nacional o por
organismos reguladores;
b. cuando la normalización de los suministros, del equipo o de los repuestos haga inviable la
competencia;
d. cuando el contrato propuesto se refiera a la contratación con una fuente de suministros única, o a
la contratación de suministros perecederos;
c. El PNUD solicita a la Dirección Nacional de Ceremonial, MRE, la autorización para la compra del
automotor importado o de producción nacional con franquicia diplomática.
d. El PNUD notifica al Proyecto para que se inicie el proceso de compra del automotor:
si es importado, se siguen las normas mencionadas en el párrafo 7.
si es compra de producción nacional, se debe obtener el certificado que emite el MRE para
presentar ante el proveedor para la compra con franquicia.
i. Libro mayor de bienes y equipo bajo la responsabilidad del Proyecto (ver capítulo V,
Anexo A)
19. El pago de las facturas se realizará mediante el uso de transferencias bancarias del
Sistema Paylink del Citibank, el cual facilitará el procesamiento electrónico de las
solicitudes de transferencias, a cuyo fin los proyectos de ejecución nacional parcial
deberán informar a través del formulario de Alta del Proveedor Anexo 4O, el CBU
(Código Bancario Único) y los restantes datos del proveedor. Este sistema también
se encuentra disponible para los proyectos de ejecución nacional plena que así lo
soliciten a la oficina del PNUD.
Para solicitar el pago de una factura al PNUD se debe enviarla conformada y con el
formulario de Solicitud de Pago Anexo 5.I
b. Contratos propuestos que signifiquen compromisos por un importe de 30,000 dólares o más con
un contratista determinado, por una única prestación o por una serie de prestaciones relativas al
mismo propósito.
d. Contratos previstos de cualquier monto, que conduzcan a una serie de contratos conexos o
complementarios cuya monto total supere los 30,000 dólares.
e. Otros asuntos relacionados con compras del Proyecto que requieran la intervención del Comité.
d. Plazo de entrega.
g. Antecedentes comerciales del proveedor con relación a la calidad de sus productos y estabilidad
financiera.
25. Este Libro debe incluir los datos actualizados sobre todos los componentes de
bienes y equipos y estar a disposición de los auditores cuando lo soliciten y
mantenerse al día hasta el cierre del Proyecto (ver anexo 2.B).
26. El Director Nacional del Proyecto o el Coordinador, en caso de delegación,, una vez
realizado el inventario físico anual de los bienes no fungibles, pondrá a disposición
de los auditores externos el Libro Mayor de Bienes. Los Auditores realizarán las
verificaciones que consideren necesarias dejando expresa constancia de dicha
revisión en cada una de las fojas del Libro, a cuyo efecto podrán retirarlo de las
oficinas del Proyecto para luego reintegrarlo con la pertinente constancia de
intervención.
28. En el caso de los vehículos de los Proyectos, se debe considerar que los
automotores importados o de producción nacional comprados con franquicia se
pueden transferir únicamente a los 4 años de su despacho a plaza y para los
nacionales a los 2 años de la fecha de factura de compra.
33. Caja chica. En este rubro también se presupuestan los gastos por concepto de caja chica;
las normas que se aplican para su administración son las siguientes:
CONCEPTO DESCRIPCION
MONTO El monto de la caja chica se basará en los gastos estimados para un mes y no
podrá exceder el equivalente a 500 dólares.
CONCEPTO DESCRIPCION
CIERRE DEL PROYECTO Junto al cierre del Proyecto se realizará la rendición final de la caja chica
(ver anexo 2.B). Dicha rendición deberá incluir la indicación de la línea y
sublínea asignada originalmente.
Fecha de la reunión:
Participantes:
Expositor:
Asunto:
Monto:
ANTECEDENTES:
EVALUACION:
RECOMENDACION:
FIRMAS:
Presidente:
Miembros Titulares:
ANEXO 4B (Eng)
CURRENCY: USD
ITEM DESCRIPTION OF GOODS AND/OR SERVICES UNIT QUANTITY UNIT PRICE TOTAL
001 Description of goods, warranty and referente to suppliers EACH 1.00 9,999.00 9,999.00
quotation (Number and date)
A. ACCEPTANCE OF THE PURCHASE ORDER: This Purchase Order may only be accepted by the Supplier's signing and returning an acknowledgement copy of it or by timely
delivery of the goods in accordance with the terms of this Purchase Order, as herein specified. Acceptance of this Purchase Order shall effect a contract between the Parties under
which the rights and obligations of the Parties shall be governed solely by the terms and conditions of this Purchase Order, including these General Conditions. No additional or
inconsistent provisions proposed by the Supplier shall bind UNDP unless agreed to in writing by a duly authorized official of UNDP.
B. CONFIRMATION COPY/COUNTRY OF ORIGIN: The Vendor must indicate the country of origin or manufacture/assembly of the goods which he will be supplying under the contract..
Upon dispatch of the goods, documents must be sent directly to UNDP. The freight must be prepaid by the Vendor and shown separately on the invoice. Supporting documents, e.g.
original invoice covering freight, charges, freighted shipping documents, etc. must be supplied with the invoice.All risk insurance, including war and SRCC, from warehouse to
warehouse must be secured and prepaid by Vendor and its cost shown separately on the invoice. The insurance must cover the ex-factory value of the goods + freight + 10 percent.
B. PAYMENT:
1. UNDP shall, on fulfilment of the Delivery Terms, unless otherwise provided in this Purchase Order, make payment within 30 days of receipt of the Supplier's invoice for the
goods and copies of the shipping documents specified in this Purchase Order.
2. Payment against the invoice referred to above will reflect any discount shown under the payment terms of this Purchase Order, provided payment is made within the period
required by such payment terms.
3. Unless authorized by UNDP, the Supplier shall submit one invoice in respect of this Purchase Order, and such invoice must indicate the Purchase Order's identification
number.
4. The prices shown in this Purchase Order may not be increased except by express written agreement of UNDP.
C. TAX EXEMPTION:
1. Section 7 of the Convention on the Privileges and Immunities of the United Nations provides, inter alia, that the United Nations, including its subsidiary organs, is exempt from
all direct taxes, except charges for utilities services, and is exempt from customs duties and charges of a similar nature in respect of articles imported or exported for its official
use. In the event any governmental authority refuses to recognize UNDP's exemption from such taxes, duties or charges, the Supplier shall immediately consult with UNDP to
determine a mutually acceptable procedure.
2. Accordingly, the Supplier authorizes UNDP to deduct from the Supplier's invoice any amount representing such taxes, duties or charges, unless the Supplier has consulted with
UNDP before the payment thereof and UNDP has, in each instance, specifically authorized the Supplier to pay such taxes, duties or charges under protest. In that event, the
Supplier shall provide UNDP with written evidence that payment of such taxes, duties or charges has been made and appropriately authorized.
D. RISK OF LOSS: Risk of loss, damage to or destruction of the goods shall be governed in accordance with DDU INCOTERM 1990, unless otherwise agreed upon by the Parties on
the front side of this Purchase Order.
E. EXPORT LICENCES: Notwithstanding any INCOTERM 1990 used in this Purchase Order, the Supplier shall obtain any export licences required for the goods.
F. FITNESS OF GOODS/PACKAGING: The Supplier warrants that the goods, including packaging, conform to the specifications for the goods ordered under this Purchase Order and
are fit for the purposes for which such goods are ordinarily used and for purposes expressly made known to the Supplier by UNDP, and are free from defects in workmanship and
materials. The Supplier also warrants that the goods are contained or packaged adequately to protect the goods.
G. INSPECTION:
1. UNDP shall have a reasonable time after delivery of the goods to inspect them and to reject and refuse acceptance of goods not conforming to this Purchase Order; payment
for goods pursuant to this Purchase Order shall not be deemed an acceptance of the goods.
2. Inspection prior to shipment does not relieve the Supplier from any of its contractual obligations.
H. INTELLECTUAL PROPERTY INFRINGEMENT:The Supplier warrants that the use or supply by UNDP of the goods sold under this Purchase Order does not infringe any patent,
design, trade-name or trade-mark. In addition, the Supplier shall, pursuant to this warranty, indemnify, defend and hold UNDP and the United Nations harmless from any actions or
claims brought against UNDP or the United Nations pertaining to the alleged infringement of a patent, design, trade-name or trade-mark arising in connection with the goods sold
under this Purchase Order.
I. RIGHTS OF UNDP: In case of failure by the Supplier to fulfil its obligations under the terms and conditions of this Purchase Order, including but not limited to failure to obtain
necessary export licences, or to make delivery of all or part of the goods by the agreed delivery date or dates, UNDP may, after giving the Supplier reasonable notice to perform and
without prejudice to any other rights or remedies, exercise one or more of the following rights:
A. Procure all or part of the goods from other sources, in which event UNDP may hold the Supplier responsible for any excess cost occasioned thereby.
B. Refuse to accept delivery of all or part of the goods.
C. Cancel this Purchase Order without any liability for termination charges or any other liability of any kind of UNDP.
J. LATE DELIVERY: Without limiting any other rights or obligations of the parties hereunder, if the Supplier will be unable to deliver the goods by the delivery date(s) stipulated in this
Purchase Order, the Supplier shall (i) immediately consult with UNDP to determine the most expeditious means for delivering the goods and (ii) use an expedited means of delivery, at
the Supplier's cost (unless the delay is due to Force Majeure), if reasonably so requested by UNDP.
K. ASSIGNMENT AND INSOLVENCY:
1. The Supplier shall not, except after obtaining the written consent of UNDP, assign, transfer, pledge or make other disposition of this Purchase Order, or any part thereof, or any
of the Supplier's rights or obligations under this Purchase Order.
2. Should the Supplier become insolvent or should control of the Supplier change by virtue of insolvency, UNDP may, without prejudice to any other rights or remedies,
immediately terminate this Purchase Order by giving the Supplier written notice of termination.
L. USE OF UNDP OR UNITED NATIONS NAME OR EMBLEM: The Supplier shall not use the name, emblem or official seal of UNDP or the United Nations for any purpose.
M. PROHIBITION ON ADVERTISING: The Supplier shall not advertise or otherwise make public that it is furnishing goods or services to UNDP without specific permission of UNDP in
each instance.
N. CHILD LABOUR: The Supplier represents and warrants that neither it, nor any of its affiliates, is engaged in any practice inconsistent with the rights set forth in the Convention on the
Rights of the Child, including Article 32 thereof, which, inter alia, requires that a child shall be protected from performing any work that is likely to be hazardous or to interfere with the
child's education, or to be harmful to the child's health or physical, mental, spiritual, moral or social development. Any breach of this representation and warranty shall entitle UNDP to
terminate this Purchase Order immediately upon notice to the Supplier, without any liability for termination charges or any other liability of any kind of UNDP.
O. MINES: The Supplier represents and warrants that neither it nor any of its affiliates is actively and directly engaged in patent activities, development, assembly, production, trade or
manufacture of mines or in such activities in respect of components primarily utilized in the manufacture of Mines. The term "Mines" means those devices defined in Article 2,
Paragraphs 1, 4 and 5 of Protocol II annexed to the Convention on Prohibitions and Restrictions on the Use of Certain Conventional Weapons Which May Be Deemed to Be
Excessively Injurious or to Have Indiscriminate Effects of 1980. Any breach of this representation and warranty shall entitle UNDP to terminate this Purchase Order immediately upon
notice to the Supplier, without any liability for termination charges or any other liability of any kind of UNDP.
P. SETTLEMENT OF DISPUTES
Amicable Settlement: The Parties shall use their best efforts to settle amicably any dispute, controversy or claim arising out of, this Purchase Order or the breach, termination or
invalidity thereof. Where the parties wish to seek such an amicable settlement through conciliation, the conciliation shall take place in accordance with the UNCITRAL Conciliation
Rules then obtaining, or according to such other procedure as may be agreed between the Parties.
Arbitration: Unless, any dispute, controversy or claim between the Parties arising out of this Purchase Order or the breach, termination or invalidity thereof, unless settled amicably
under the preceding paragraph of this Section within sixty (60) days after receipt by one Party of the other Party's request for such amicable settlement, shall be referred by either
Party to arbitration in accordance with the UNCITRAL Arbitration Rules then obtaining, including provisions on applicable law. The arbitral tribunal shall have no authority to award
punitive damages. In addition, unless otherwise expressly provided in this Purchase Order, the arbitral tribunal shall have no authority to award interest. The Parties shall be bound by
any arbitration award rendered as a result of such arbitration as the final adjudication of any such controversy, claim or dispute.
Q. PRIVILEGES AND IMMUNITIES: Nothing in or related to these General Conditions or this Purchase Order shall be deemed a waiver of any of the privileges and immunities of the
United Nations, including its subsidiary organs.
ANEXO 4.B (Esp)
MONEDA
ITEM DESCRIPCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS UNIDAD CANTIDAD PRECIO UNIT. TOTAL
001 DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO, DATOS DE C/U 1.00 9,999.00 9,999.00
GARANTIA Y REFERENCIA AL PRESUPUESTO DE LA
EMPRESA (NRO. Y FECHA)
Nombre y Cargo:
(Firma y Sello del Proveedor) Fecha: ____________________
CONDICIONES GENERALES DEL PNUD APLICABLES A LAS ORDENES DE COMPRA
A. ACEPTACION DE LA ORDEN DE COMPRA: La presente orden de compra se considerará aceptada únicamente cuando el Proveedor hubiere firmado y devuelto la Copia de
Acceptación de ésta, o hubiere efectuado la entrega puntual de la mercancía de conformidad con los términos de la presente orden de compra, según las especificaciones en ella
consignadas. La aceptación de la presente orden de compra constituirá un contrato entre las partes, cuyos derechos y obligaciones se regirán exclusivamente por las condiciones
establecidas en la presente orden de compra, incluidas las presentes Condiciones Generales. Ninguna cláusula adicional o incompatible que hubiere propuesto el Proveedor obligará al
PNUD si no hubiere sido aceptada por escrito por el funcionario debidamente autorizado del PNUD.
B. PAGO:
1. Una vez cumplidas las condiciones de entrega, y salvo disposición en contrario en la presente orden de compra, el PNUD efectuará el pago en un plazo de 30 días a contar de la
fecha de recepción de la factura del Proveedor.
2. El pago de la factura mencionada supra reflejará cualquier descuento indicado en las condiciones de pago de la presente orden de compra, siempre que tal pago se hiciere en el
plazo estipulado en dichas condiciones.
3. Salvo cuando el PNUD hubiere autorizado otra cosa, el Proveedor deberá presentar una sola factura por la presente orden de compra y en dicha factura se consignará el número
de identificación de la presente orden de compra.
4. El Proveedor no podrá aumentar los precios consignados en la presente orden de compra, a menos que el PNUD lo hubiere autorizado expresamente por escrito.
5. La factura debe ser entregada junto con los bienes para ser conformada por el proyecto/usuario final.
6. La factura deberá incluir el IVA según la resolución nro. 3349 adjunta con la siguiente nota: “Esta factura incluye $ xxx,xx en concepto del IVA según resolución 3349/91”
7. Los pagos serán realizados en moneda local según prácticas y procedimientos del PNUD
C. EXENCION TRIBUTARIA: Según lo establecido en la convención sobre privilegios e inmunidades de las Naciones Unidas, a la cual adhirió la República Argentina mediante Decreto Ley
15971, el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, así como sus bienes, ingresos y otros haberes estarán exentos de toda contribución directa. El PNUD en su carácter de
Organismo Internacional, no realiza actividades alcanzadas por el Impuesto al Valor Agregado ni tampoco por el Impuesto a los Ingresos Brutos.
Al PNUD le fue asignado el Código de Identificación Especial Nro. 30-68307705-0” por la AFIP, según lo establecido en el art. 2do. de la Resolución Gral. 3995.
D. CONFORMIDAD DE LA MERCANCIA Y SU EMBALAJE: El Proveedor garantiza que la mercancía, incluido su embalaje, es conforme con las especificaciones de la mercancía
solicitada en virtud de la presente orden de compra y que es apta para el uso al que normalmente se destina y para los fines expresamente comunicados por el PNUD al Proveedor;
asimismo, el Proveedor garantiza que la mercancía no adolece de defectos ni en los materiales ni en su fabricación. El Proveedor garantiza también que la mercancía está embalada de
la forma más adecuada para su protección.
E. INSPECCION: El PNUD tendrá un plazo razonable después de la entrega de la mercancía para inspeccionarla y rechazar y rehusar su aceptación si no es conforme a lo indicado en la
presente orden de compra; el pago de la mercancía en virtud de la presente orden de compra no se entenderá que constituye aceptación de la mercancía.
F. VIOLACION DE DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL: El Proveedor garantiza que el uso o suministro por el PNUD de la mercancía vendida conforme a la presente orden de
compra no viola ninguna patente, derecho de autor, nombre comercial o marca registrada o cualquier otro derecho de propiedad industrial o intelectual. Además, el Proveedor, en virtud
de la presente garantía, indemnizará y defenderá a su costa al PNUD y a la Organización de las Naciones Unidas por cualquier acción o reclamación que se entablare contra el PNUD o la
Organización de las Naciones Unidas en relación con la presunta violación de cualquiera de los derechos mencionados supra en relación con la mercancía vendida en virtud de la
presente orden de compra.
G. DERECHOS DEL PNUD: Si el Proveedor no cumpliere sus obligaciones conforme a los términos y condiciones de la presente orden de compra, incluido, sin carácter limitativo, el
incumplimiento de la obligación de obtener las licencias de exportación necesarias o de la obligación de efectuar la entrega, total o parcial, de la mercancía en la fecha o fechas
convenidas, el PNUD, previo emplazamiento al Proveedor, con razonable antelación, de que cumpla su obligación y sin perjuicio de otros derechos o recursos, podrá ejercer uno o más de
los derechos que se mencionan infra:
A. Adquirir la mercancía, en todo o en parte, de otros proveedores, en cuyo caso el PNUD podrá exigir que el Proveedor le compense por cualquier aumento de los costos en que hubiere
incurrido.
B. Rehusar la mercancía, en todo o en parte.
C. Rescindir la presente orden de compra sin responsabilidad alguna por cargos de rescisión o ninguna otra responsabilidad.
H. ENTREGA TARDIA: Sin perjuicio de los derechos u obligaciones de las partes, si el Proveedor no pudiere efectuar la entrega de la mercancía en la fecha o fechas estipuladas en la
presente orden de compra, (i) consultará inmediatamente al PNUD para determinar la manera más expeditiva de efectuar la entrega de la mercancía y (ii) utilizar un medio rápido de
entrega, a su costa (salvo cuando la demora se debiere a fuerza mayor), si asi lo solicita razonablemente el PNUD.
I. CESION E INSOLVENCIA:
1. Salvo cuando el PNUD le hubiere previamente autorizado por escrito, el Proveedor no podrá ceder, transferir o disponer de la presente orden de compra o de cualquiera de sus
partes o de cualquiera de los derechos u obligaciones que le correspondieren en virtud de la presente orden de compra.
2. Si el Proveedor cayera en insolvencia o perdiera el control de su empresa por causa de insolvencia, el PNUD podrá, sin perjuicio de cualquier otro derecho o recurso que pudiera
corresponderle, rescindir inmediatamente la presente orden de compra mediante aviso por escrito al Proveedor.
J. USO DEL NOMBRE Y EMBLEMA DEL PNUD Y DE LA ORGANIZACION DE LAS NACIONES UNIDAS: El Proveedor no utilizará en ninguna forma el nombre, el emblema o el sello
oficial del PNUD o de la Organización de las Naciones Unidas.
K. PROHIBICION DE PUBLICIDAD: El Proveedor no anunciará ni hará público el hecho de que es un proveedor del PNUD sin la autorización específica del PNUD en cada caso.
L. DERECHOS DEL NIÑO: El Proveedor declara y garantiza que ni él ni ninguna de sus filiales realiza ninguna práctica que sea incompatible con los derechos estipulados en la Convención
sobre los Derechos del Niño, incluido su artículo 32 que, entre otras disposiciones, reconoce el derecho del niño a estar protegido contra el desempeño de cualquier trabajo que pueda ser
peligroso o entorpecer su educación, o que sea nocivo para su salud o para su desarrollo físico, mental, espiritual, moral o social. Todo incumplimiento de esta declaración y garantía dará
derecho al PNUD a rescindir la presente orden de compra inmediatamente mediante notificación al Proveedor, sin costo alguno para el PNUD.
M. MINAS:
1. El Contratista declara y garantiza que ni él ni ninguna de sus filiales está directa y activamente involucrado en patentes, desarrollo, ensamblaje, producción, comercio o
manufacturación de minas o de componentes utilizados principalmente en la fabricación de minas. El término "minas" se refiere a aquellos artefactos definidos en el artículo 2,
párrafos 1, 4 y 5 del Protocolo II de la Convención sobre prohibiciones o restricciones del empleo de ciertas armas convencionales que pueden considerarse excesivamente
nocivas o de efectos indiscriminados, de 1980.
2. Todo incumplimiento de esta declaración y garantía dará derecho al PNUD a rescindir el presente Contrato inmediatamente mediante notificación al Contratista, sin costo alguno
para el PNUD.
N. SOLUCION DE CONTROVERSIAS
Arreglo amigable
Las partes harán todo lo posible por solucionar de manera amigable toda disputa, controversia o reclamación derivada de la presente orden de compra o su incumplimiento, rescisión o
invalidez. Cuando las partes desearen llegar a un arreglo amigable mediante la conciliación, ésta se regirá por el Reglamento de Conciliación de la Comisión de las Naciones Unidas para
el Derecho Mercantil Internacional que estuviera vigente en esa oportunidad o de conformidad con cualquier otro procedimiento en el que las partes que pudieren convenir.
Arbitraje
A menos que la disputa, controversia o reclamación entre las partes mencionada supra se pueda resolver amigablemente conforme a lo dispuesto en el párrafo precedente del presente
artículo dentro de los sesenta (60) días de que una de las partes hubiere recibido de la otra una petición de arreglo amigable, dicha disputa, controversia o reclamación será sometida a
arbitraje por cualquiera de las partes de conformidad con el Reglamento de Arbitraje de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional que estuviera vigente
en esa oportunidad, incluidas las disposiciones sobre ley aplicable. El tribunal arbitral no podrá conceder indemnizaciones punitivas. Además, a menos expresamente convenido en la
presente orden de compra, el tribunal arbitral no podrá conceder intereses. El laudo arbitral que se pronuncie como resultado de ese arbitraje será la resolución definitiva y vinculante de la
controversia, reclamación o disputa entre las partes.
O. PRIVILEGIOS E INMUNIDADES: Ninguna disposición de las presentes Condiciones Generales o de la presente orden de compra podrá interpretarse que constituye una renuncia de
cualquiera de los privilegios e inmunidades de la Organización de las Naciones Unidas, incluidos sus órganos subsidiarios
ANEXO 4.C
PROYECTO:
Por la presente se deja constancia de haber recibido los bienes y equipo adquiridos mediante la
orden de compra de la referencia, en el estado y condiciones que se detallan a continuación:
FIRMA: _________________________
FUNCION: _________________________
INSTRUCCIONES:
En el caso de maquinaria se debe identificar la misma con el número de serie que figura en
cada pieza del equipo.
Se solicita cumplimentar este Informe de Recepción dentro de los 5 días de recibido los bienes
y equipo, el que deberá ser archivado en el legajo correspondiente a la respectiva orden de
compra.
ANEXO 4D
ACTA NRO.
Dichos bienes y equipos, cuyo valor asciende a la suma de US$ xxxxxxx fueron
adquiridos con los fondos del proyecto PNUD ARG/XX/XXX (nombre) que ejecuta la
Secretaría......., Ministerio........... de acuerdo con las disposiciones vigentes.
______________________________________________ ____________
Area Patrimonio del Ministerio correspondiente Fecha
______________________________________________ ____________
Director Nacional del Proyecto PNUD ARG/XX/XXX Fecha
(para Proyectos Ejecución Nacional Plena)
______________________________________________ ____________
Representante Residente del PNUD Fecha
(para Proyectos Ejecución Nacional Parcial)
ANEXO 4.E
1
6. En todos los aspectos no contemplados en la presente cláusula, el arbitraje se regirá
por el “Reglamento de Arbitraje de la CNUDMI” (Comisión de las Naciones Unidas
para el Derecho Mercantil Internacional) aprobado por Resolución N° 31/98 de la
Asamblea General del 15 de Diciembre de 1976.
2
ANEXO 4G
PLAN DE ADQUISICIONES
La planificación de las adquisiciones es esencial para lograr la realización efectiva y oportuna de licitaciones o propuestas , la adjudicación de
contratos y la entrega de los bienes requeridos. Los siguientes aspectos deben tenerse en cuenta en esta etapa:
A fin de planificar las adquisiciones se deberá elaborar un plan de adquisiciones de acuerdo con los siguientes modelos:
MODELO DE PLAN GENERAL DE ADQUISICIONES
Periodo
Nº Actividad Costo
Inicio Fin
1. Actividades preliminares
* El diseño final de los TOR de estas contrataciones está sujeto al resultado de (2) Actividades de diseño y diagnóstico; en igual sentido
podrán modificarse los montos estimados; los montos aquí consignados han sido tomados de los documentos originales del proyecto, con
la única modificación que se redujo lo asignado a (6) Actividades de evaluación en u$s 350.000, a fin de incrementar en ese monto (4)
Sistemas de información
MODELO DE PLANIFICACION INDIVIDUAL DE ADQUISICIONES
Caso1: CONCURSO DE PRECIOS
NOTA Nº:
BUENOS AIRES,
Señores
De mi mayor consideración:
Tengo el agrado de dirigirme a Ustedes a los efectos de solicitarles una cotización para la
provisión de ... (bienes/servicios) según el procedimiento contenido en el Anexo I y las características
descriptas en las Especificaciones Técnicas del Anexo II.
Las propuestas deberán presentarse en un sobre cerrado, dentro de los ...... días hábiles contados
desde el día siguiente a la fecha de la presente Carta de Invitación en el horario de ....... a ........, en
nuestras oficinas sitas en ..................., Tel/Fax: .......................
Cualquier información adicional o aclaración de los documentos que aquí le remitimos, podrán
Ustedes solicitarla por escrito dirigiendo una nota a la dirección mencionada.
Sin otro particular, saludamos a Ustedes atentamente y les solicitamos tengan la amabilidad de
confirmarnos la recepción de la presente invitación y su intención de presentar una propuesta.
_____________________________________
Director Nacional (Coordinador) del Proyecto
Anexo I
Procedimiento
Pedido de Cotización Nº ...
1. Objeto
El objeto del llamado es la provisión de ... (bienes/servicios) según el presente procedimiento
y las características descriptas en las Especificaciones Técnicas del Anexo II.
2. Ley aplicable
La ley aplicable a todos los efectos derivados en este llamado y la contratación subsiguiente
será el Acuerdo suscripto por la República Argentina y el PNUD con fecha 26 de octubre de
1985 y aprobado por ley 23396 del 10 de octubre de 1986, y el Documento del Proyecto
PNUD ARG ..., en ese orden de prelación, con exclusión de toda otra normativa que le
hubiere sido aplicable de no mediar el referido Acuerdo Marco.
5. Pedidos de aclaraciones
El Proyecto PNUD ARG ... estará disponible hasta (... dìas antes de) la fecha de cierre de
recepción de ofertas para responder las consultas y aclaraciones que se le formulen por
escrito sobre los documentos de esta contratación; todas las consultas y pedidos de aclaración
y sus respuestas serán giradas a todos los invitados a cotizar, pero sin especificar cuál de
ellos realizó el requerimiento.
7. Formalidades de la presentación
Con la propuesta deberán acompañarse la constancia de inscripción impositiva (CUIT, etc.) y
todas las hojas que compongan la oferta deberán estar numeradas e inicialadas por el
representante legal de la firma y la última, como así también en la que figure la oferta
económica, deberán contar con su firma completa.
8. Presentación y contenido de las propuestas
Las propuestas deberán presentarse en un sobre cerrado antes de la fecha tope establecida en
la Carta de Invitación a las ... horas, en nuestras oficinas sitas en ...; el sobre deberá contener
en su frente la leyenda: "Proyecto PNUD ARG ...; Pedido de Cotización Nº ...; No abrir antes
del día (día/mes/año) a las ... horas".
En la Ciudad de ..., República Argentina, a los .... días del mes de ... de ..., se constituyen las autoridades del "Proyecto ...";
Convenio de Préstamo ..., Proyecto PNUD ARG/..., encabezadas por su Director Nacional (Coordinador) ..., en ...., para el
ACTO DE APERTURA DE OFERTAS (SOBRES Nº 1/SOBRES Nº 2) correspondiente a la Licitación Pública (Pedido de
Propuestas/Pedido de Cotización) Nº ... PRESENTES AL ACTO ....
SE DEJA CONSTANCIA que en el día de la fecha, siendo las .... horas, se cerró el período de recepción de ofertas
(propuestas), según lo establecido en los documentos de licitación (convocatoria), habiéndose recibido las siguientes ofertas
que son numeradas en el orden en que fueron recibidas:
Oferta N° 1: ...
Oferta N° 2: ...
Oferta N° 3: ...
ACTO SEGUIDO, siendo las ... horas, se procede a leer en alta voz los nombres de los oferentes y a su Apertura en el
orden de su presentación; en la planilla que se adjunta y forma parte integrante de la presente, se deja constancia de la
presentación de los elementos que prevé el Pliego de Licitación (Pedido de Propuestas/Pedido de Cotización) Nº ... para este
acto y la cantidad de hojas que componen cada una, sin que ello represente expedirse sobre el cumplimiento de los extremos
exigidos por dicho Documento, lo que el ente convocante formulará una vez analizada la documentación. (Los Sobres
Número 2, Propuesta económica, de las ofertas mencionadas son intervenidos con las firmas por las autoridades presentes y
por los representantes de los oferentes y son entregados a ..... para su depósito hasta su apertura).
PRESENTES AL ACTO el Sr. .... quien manifiesta actuar como representante del oferente ...; Sr. ... quien manifiesta
actuar como representante del oferente ...
SIENDO LAS ... hs., se da por finalizado el acto previa lectura a las personas mencionadas, quienes firman la presente.
PLANILLA ANEXA
De la Licitación Pública (Pedido de Propuestas/Pedido de Cotización) Nº ....
"(Título o nombre de la compra o contrato)"
2
ANEXO 4.J
REPUBLICA ARGENTINA
BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO (BID)
PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO (PNUD)
2
A. LICITACION CON REGISTRO O PRECALIFICACION
1.3 Objeto
El objeto de este Llamado es la contratación (adquisición de …), que cumplan con los requisitos
establecidos en este Pliego.
Los interesados podrán adquirir este Pliego en …horario de …..de lunes a viernes .
El precio del ejemplar es de Pesos … .
3
1986, en su carácter de Tratado Internacional que requirió aprobación del Congreso de la
Nación.
b) El Documento de Proyecto del Proyecto PNUD ARG …
c) Este Pliego de Bases y Condiciones, sus Anexos enumerados en el Numeral 1.4., las
Circulares, Disposiciones y/o Aclaraciones que pueda eventualmente dictar el Ente
Convocante, las que se informarán a todos los oferentes.
1.6 Recursos
El Organismo Licitante asegura la protección jurídica de los oferentes. Las Disposiciones que dictare la
Dirección Ejecutiva /Coordinación con motivo de esta convocatoria a la presentación de ofertas, que
revistan el carácter de definitivas o asimilables a ellas y que lesionen un derecho subjetivo o un interés
legítimo, al igual que aquéllas que impongan sanciones, podrán ser impugnadas por los interesados
mediante la interposición de un Recurso de Reconsideración dentro de los siete (7) días hábiles de
notificado el acto, ante la Dirección Ejecutiva /Coordinación del Proyecto. El Recurso deberá contener
la fundamentación concreta de aquellos aspectos que el recurrente considere lesivos de sus derechos.
Este será resuelto dentro de los veinte (20) días hábiles de interpuesto, mediante Disposición de la
Dirección Ejecutiva/Coordinación, que revestirá el carácter de definitiva y será irrecurrible.
4
v) Las partes podrán solicitar el arbitraje durante la ejecución del respectivo contrato o en un
plazo de hasta seis (6) meses, contados a partir de la finalización de la ejecución del
contrato; pasado ese lapso se dará por vencido el plazo de prescripción y caducos todos los
derechos emergentes del contrato.
vi) En todos los aspectos no contemplados en la presente cláusula, el arbitraje se regirá por el
“Reglamento de Arbitraje de la CNUDMI (Comisión de las Naciones Unidas para el
Derecho Mercantil Internacional)” aprobado por Resolución 31/98 de la Asamblea General
del 15 de diciembre de 1976.
5
CAPITULO II: NORMAS INTERPRETATIVAS
2.1 Definiciones
Se entenderá por:
Adjudicación: Acto emanado de la Dirección Ejecutiva/Coordinación por el cual se precisan las ofertas
a contratar, seleccionadas conforme al procedimiento descripto en el Anexo IV de este Pliego.
Adjudicatario: Oferente cuya oferta ha resultado seleccionada.
Adquirente: Persona jurídica que ha comprado el presente Pliego de Bases y Condiciones.
BID: Banco Interamericano de Desarrollo, organismo que financia parcialmente la ejecución del
PROGRAMA.
Circulares: Documentos emitidos por el Proyecto PNUD ARG …con posterioridad a la puesta en
venta del Pliego de Bases y Condiciones, que modifiquen el contenido de este Pliego.
Contrato de provisión de servicios (adquisición de bienes): Instrumento por el cual se perfecciona la
relación entre el adjudicatario y el Ente Convocante.
Ente Convocante / Organismo Licitante / Licitante: Proyecto PNUD ARG …,Programa…, o
simplemente «Proyecto».
Oferta: La declaración de voluntad unilateral e irrevocable efectuada por el oferente a los efectos de su
contratación.
Oferente: Adquirente que ha presentado oferta, encontrándose habilitado a esos efectos.
Pliego: El presente Pliego de Bases y Condiciones con los Anexos enumerados en el Numeral 1.4. y las
circulares, disposiciones y/o aclaraciones que se pudiesen emitir.
Precalificación: Procedimiento mediante el cual se seleccionó a las personas habilitadas para
presentar ofertas en la presente Licitación (si corresponde).
Precio: Valor cotizado para la provisión de… objeto de la presente licitación, a indicar por los
oferentes , de conformidad con las previsiones del Pliego.
Registro: Registro de personas habilitadas para presentar ofertas en la presente Licitación (si
corresponde).
Representante Legal: Persona física con poder suficiente para obligar a la oferente a los efectos de este
llamado.
2.2 Plazos
Excepto cuando se disponga expresamente lo contrario, todos los plazos establecidos en este Pliego se
computarán por días corridos. Cuando no se hubiese establecido un plazo especial para que el oferente,
adjudicatario o contratista comparezca a citaciones, cumpla intimaciones y emplazamientos y conteste
traslados, vistas e informes, o para cualquier otro trámite, aquél será de siete (7) días. Cuando el
vencimiento de un término fuera en un día inhábil, el acto se entenderá adecuadamente cumplido si se
realizare el primer día hábil inmediato siguiente a la fecha de vencimiento. Todos los plazos vencerán
el día respectivo no admitiéndose presentaciones fuera del horario establecido.
6
2.3 Efectos de las presentaciones
La presentación de ofertas implicará el conocimiento y aceptación de todas las condiciones y reglas
establecidas en el presente Pliego de Bases y Condiciones, como así también el pleno conocimiento y
aceptación del contenido y propósitos del Programa.. ..
En particular, la presentación de ofertas implicará:
a) El conocimiento y aceptación de la documentación, de las obligaciones y de las reglas que
rigen esta convocatoria.
b) La aceptación del derecho del Organismo Licitante a: I) solicitar información adicional a
los participantes o verificar la suministrada; II) modificar la documentación de la
licitación o efectuar aclaraciones a la misma o al Pliego; III) prorrogar los plazos de la
licitación; y IV) dejar sin efecto el presente proceso licitatorio.
c) La aceptación y reconocimiento de: la aplicación excluyente de la normativa enunciada en
el Numeral 1.5.; la facultad del Organismo Licitante para imponer sanciones de
conformidad con los criterios enunciados en este Pliego; el procedimiento descripto en el
Numeral 1.6. para recurrir los actos emanados de la Dirección Ejecutiva /Coordinación de
carácter definitivo o asimilables a ellos dictados en el marco de este Llamado o con
motivo de las contrataciones que en su mérito se celebren; y la aplicación del
procedimiento arbitral previsto en el Numeral 1.7., dando a sus fallos el carácter de
definitivos para los conflictos que puedan suscitarse con respecto a las contrataciones
derivadas de ella, con renuncia a todo otro fuero o jurisdicción.
7
notificación se efectuará dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a efectuarse la
adjudicación.
El Proyecto podrá dar mayor difusión al Llamado o a la adjudicación, a través de los
medios que considere convenientes
b) Las modificaciones a este Pliego, las disposiciones y circulares del Organismo Licitante, y
las aclaraciones o respuestas por escrito a las consultas, estarán a disposición de todos los
adquirentes en…, siendo éstos los responsables de concurrir a tomar conocimiento de las
emitidas, pudiendo solicitar copia. Si la modificación o ampliación del Pliego fuese
sustancial, deberán mediar por lo menos treinta (30) días calendario entre la puesta a
disposición de los interesados y la fecha de apertura de las ofertas. Cinco (5) días antes del
cierre de la presentación de ofertas se considerará que todos los adquirentes están
notificados de todas las modificaciones, disposiciones, circulares y respuestas dictadas
hasta ese momento.
c) Los pedidos de aclaraciones de ofertas que solicite el Ente Convocante, las sanciones que se
aplicaren y las Disposiciones que resuelvan los recursos de reconsideración se notificarán al
domicilio del oferente, adjudicatario o contratista, según sea el caso, mediante carta con
aviso de recepción u otro medio fehaciente.
8
CAPITULO III: CRONOGRAMA DEL LLAMADO A LICITACION
3.1 Cronograma
El cronograma del Llamado es el siguiente:
• ...: publicidad del Llamado a Licitación mediante aviso en el Development Business de las Naciones
Unidas.
• Del…hasta el: publicidad del Llamado a Licitación mediante la publicación de avisos en por lo
menos uno de los periódicos de mayor circulación en el país, en tres oportunidades, mediando entre
cada una de ellas tres días corridos.
• ...: fecha tope de presentación de solicitudes de inscripción en el Registro (o de solicitudes de
precalificación)… a los efectos de su participación en este Llamado, en …
• Desde el …hasta el …: venta del Pliego de Bases y Condiciones y recepción de ofertas en…, en el
horario …. El cierre de recepción de ofertas vence a las …horas del día … .
• ...a las …horas: acto de apertura de los sobres conteniendo las ofertas, en …
• Realizada la correspondiente evaluación, se dará a publicidad el dictado de la Disposición de
Adjudicación, mediante … .
• Cumplidas las formalidades, los adjudicatarios deberán presentarse a suscribir el correspondiente
contrato dentro de un plazo no mayor a diez (10) días corridos desde la fecha de notificación del acto
de adjudicación. En el caso de adjudicatarios nacionales, dicho plazo comenzará a contarse a partir
del día siguiente a la última publicación de avisos, y en el caso de adjudicatarios extranjeros a partir
del día siguiente a la notificación en el domicilio que éstos hubieran constituido.
Desarrollo de los servicios (entrega de los bienes): el inicio está previsto a partir del …, y deberán ser
concluidos indefectiblemente, antes del … .
9
CAPITULO IV: OFERTAS
4.1 Oferentes
Dado que el presente llamado a licitación se realiza en el marco de los Préstamos del Banco
Interamericano de Desarrollo (BID) …/SF-AR y …/OC-AR para el Programa …se convoca a participar
en la presente licitación a todas aquellas personas jurídicas de carácter privado o público provenientes
de los países miembros del BID (Los bienes a proveer, a su vez, deberán también provenir de un país
miembro del BID).
Las personas jurídicas de carácter público del país del prestatario o del beneficiario sólo podrán
participar en la presente licitación si gozan de autonomía legal y financiera, operan de acuerdo a las
leyes comerciales, no pertenecen ni dependen del prestatario o del beneficiario y no gozan de
exenciones o ventajas legales o reglamentarias que puedan alterar el principio de igualdad de los
oferentes
Los oferentes deberán encontrarse inscriptos en el Registro … (o haber sido precalificados) y con
habilitación específica para presentarse en el presente llamado, correspondiente al Proyecto PNUD
ARG…, en razón de que se ha adoptado la inscripción en dicho Registro como mecanismo de
precalificación a los efectos de esta convocatoria (si corresponde).
Cuando un oferente esté integrado por dos o más personas jurídicas, que se presenten en forma
conjunta y que no constituyan sociedades del tipo de las contempladas por la legislación argentina
vigente, al menos una de ellas deberá estar inscripta en el Registro (o deberá haber sido
precalificada) y responderá, en cuanto a las obligaciones que de dicha inscripción se derivan, por el
accionar de todas ellas, siendo así pasible de las sanciones que correspondieran en caso de
incumplimiento, aunque éste le fuera imputable a otra de las personas presentadas conjuntamente.
Todas las personas presentadas conjuntamente, por su sola presentación, quedarán solidariamente
obligadas al cumplimiento de las obligaciones emergentes, siendo solidariamente responsables de su
accionar y debiendo unificar su representación al momento de la presentación.
Podrán también adoptar la forma de Unión Transitoria de Empresas (UTE), adjuntando a la oferta el
proyecto del instrumento a suscribir en caso de resultar adjudicatarias, rigiéndose en tal caso por las
disposiciones respectivas de la Ley de Sociedades Comerciales. En todos los casos, ese agrupamiento
deberá estar integrado por personas jurídicas.
No podrán ser oferentes las firmas que, aún reuniendo las condiciones estipuladas en el Pliego de Bases
y Condiciones:
i) No hayan adquirido este Pliego, según el registro que a tal efecto llevará el Licitante; en el
supuesto de presentación conjunta previsto precedentemente, bastará que una de las
personas que se presenten en forma conjunta haya adquirido el Pliego.
ii) Sean parte en juicios o mantengan litigios sometidos a arbitraje contra el Programa de las
Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) o el Banco Interamericano de Desarrollo
(BID).
iii) Se encuentren afectados en forma directa o indirecta por intereses contrapuestos a los del
Programa o por incompatibilidades de carácter ético.
iv) Se encuentren alcanzados por las prohibiciones establecidas en los artículos 5 y 6 de las
Condiciones Generales para todos los Contratos del Programa de las Naciones Unidas para
el Desarrollo (PNUD).
10
El oferente deberá consignar en su oferta con carácter de declaración jurada :
a) No encontrarse comprendido en las causales de incompatibilidad establecidas en los incisos
(ii) a (iv) del presente numeral.
b) No encontrarse comprendido en alguna de las causales que inhabilitan para
inscribirse en el Registro (o para obtener la precalificación) o que traen aparejado el
retiro de la inscripción (precalificación), conforme la Reglamentación en vigencia.
11
subcontratar parte del suministro o de la obra.
Transporte de Bienes El Banco sólo financia- el transporte de bienes si los servicios
provienen de compañías elegibles. Esta elegibilidad a su vez está
sujeta al cumplimiento de cualquiera de los siguientes requisitos:
La bandera de la nave o embarcación pertenece a un país
miembro del Banco;
El propietario de la nave es originario de un país miembro del
Banco;
La nave está registrada en un país miembro del Banco;
La empresa que transporta los bienes y emite el manifiesto de
carga ("bill of lading") es originaria de un país miembro del
Banco.
Servicios de Seguro Los servicios de seguro relacionados con contratos financiados
con recursos del Banco son elegibles para recibir financiamiento
solamente cuando se presten por aseguradores que provengan de
países miembros.
Asociación de Firmas El Banco alienta la participación de proveedores y contratistas
Locales y Extranjeras del país del prestatario en los procesos de adquisiciones, para
fomentar el desarrollo de la industria local. Los proveedores,
industriales y contratistas locales, pueden licitar
independientemente o en consorcios con firmas extranjeras, pero
el Banco no acepta que la formación de consorcios o cualquier
otra clase de asociación entre las firmas locales y extranjeras sea
obligatoria o que se establezcan porcentajes de participación
también obligatorios.
Por lo anterior, los documentos de licitación no deben incorporar
la asociación de firmas extranjeras con empresas locales, como
un criterio de evaluación.
Elegibilidad de Empresas Condiciones para que estas empresas puedan presentar ofertas:
Filiales Un oferente, incluyendo sus filiales o empresas que formen
parte de un mismo grupo económico o financiero,, puede
presentar una sola oferta por licitación. Si un oferente
somete o participa en más de una oferta en una misma
licitación, no se evaluarán las ofertas de los oferentes
involucrados. Esta disposición no limita la participación de
subcontratistas en más de una oferta.
Para estos efectos se entiende que forman parte de un mismo
grupo económico o financiero, las empresas que tengan
directores, accionistas (con participación de más del 5%) y
representantes legales comunes y aquéllas que dependan o
subsidien económicamente o financieramente a otra empresa.
Ninguna filial de una agencia de compras, incluyendo
empresas que formen parte de un mismo grupo económico o
12
financiero según la definición anterior, será elegible para
participar en licitaciones donde participen dichas agencias.
Cuando una empresa, sus filiales o empresas que formen
parte de un mismo grupo económico o financiero según la
definición anterior, además de ofrecer servicios de
consultaría, tenga la capacidad de proveer bienes o construir
obras, no podrá proveer bienes o construir obras en un
proyecto en que una filial o empresa del mismo grupo
económico o financiero haya participado como consultor.
Para que se acepten excepciones a esta regla para casos como,
por ejemplo, proyectos llave en mano, se requiere la no
objeción previa del Banco.
Listados de Países para A continuación se presentan las agrupaciones de países
Determinar Elegibilidad miembros incluyendo sus dependencias elegibles:
13
3. Territorios y Dependencias Elegibles
Antillas Holandesas-DA (Aruba, Curazao, Bonaire, St. Marteen, Saba y St. Eustatius),
participan como Departamentos de Países Bajos.
Guadalupe, Guyana Francesa, Martinica y Reunión, participan como Departamentos de
Francia.
Puerto Rico, participa como Estado Asociado o que forma parte de los Estados Unidos (US).
Bosnia-Herzegovina, surgida de Yugoslavia (socialista) y en trámite de su afiliación al Banco.
Otras dos Repúblicas surgidas, Croacia y Eslovenia, ya son miembros. Debe consultarse al
Banco con relación a la elegibilidad de las otras Repúblicas sucesoras de la ex-República
Socialista de Yugoslavia para llevar a cabo adquisiciones con motivo de préstamos del Banco.
4. Otros Países, Territorios, Dependencias y Estados que no figuren en las tres listas anteriores, ya
sean miembros o no miembros de Naciones Unidas o cualquier otra Organización
Internacional, Regional o Subregional, no son elegibles. Por lo tanto, los bienes originarios y
las firmas con nacionalidad o domiciliadas en esos países no podrán participar en ninguna
licitación, concurso o proceso de contratación financiado con recursos del Banco.
4.3 Criterios para establecer el origen de los bienes a proveer (sólo para adquisición de
bienes):
Sólo podrán adquirirse bienes cuyo país de orígen sea un país miembro del Banco. El término “país de
orígen” significa:
a) aquél en el cual el material o equipo ha sido extraído, cultivado, producido manufacturado o
procesado; o
b) aquél en el cual, como efecto de la manufactura, procesamiento o montaje, resulte otro
artículo, comercialmente reconocido, que difiera sustancialmente en sus características
básicas de cualesquiera de sus componentes importados. La nacionalidad o país de orígen
de la firma que produzca, ensamble, distribuya o venda los bienes o los equipos no será
relevante para determinar el orígen de éstos.
14
• Capacidad legal (si corresponde)
• Capacidad técnica (si corresponde)
• Oferta con la enumeración de cada uno de los ítem
• Cotización de precios
Documento de garantía de mantenimiento de la oferta, según lo establecido en el numeral 4.5
4.6 Cotización
Los precios que se coticen deberán estar expresados en pesos, moneda de circulación legal en la
República Argentina, o en dólares estadounidenses. El licitante podrá expresar parte de su oferta en
pesos y parte en dólares y recibirá los pagos en esa misma proporción. La tasa de cambio de pesos a
dólares, o viceversa, será la establecida por la Naciones Unidas a la fecha del cierre de la recepción
de ofertas y la/s moneda/s así elegida/s será/n considerada/s como moneda/s de pago única/s y
excluyente/s a todos los efectos derivados del contrato.
Los precios cotizados no deberán incluir el Impuesto al Valor Agregado (IVA); se deja establecido
que la facturación de los bienes (servicios) se regirá por lo dispuesto por la Resolución Nº 3349/91
de la Dirección General Impositiva.
En caso de discrepancias entre el valor total de la oferta y el valor de cada ítem, se tomará como
válido el precio cotizado por cada ítem.
Los precios ofertados son fijos y no pueden sufrir modificaciones por bonificaciones ni ningún otro
tipo de ajustes.
Se deja aclarado que la entidad adjudicataria deberá hacerse cargo de todas las obligaciones fiscales
y previsionales que se deriven del cumplimiento de las actividades de la contratación.
15
4.7 Garantía de mantenimiento de oferta
La OFERENTE debe garantizar el mantenimiento de su oferta con una suma fija de Pesos …($…). A
esos efectos, debe presentar un pagaré (póliza/fianza) a la vista y sin protesto. A los oferentes que
resulten adjudicatarios se les devolverá su garantía de mantenimiento de oferta luego de que presenten
la garantía de cumplimiento de contrato. En caso de que un adjudicatario no firme el respectivo
contrato podrá ejecutarse la garantía de mantenimiento de oferta. A quienes no resultaron
adjudicatarios, se les devolverá a su requerimiento la garantía de mantenimiento de oferta dentro de los
quince (15) días siguientes a la adjudicación.
4.8 Validez
Se deberá mantener la validez de la oferta presentada por …(…) días a partir del acto de apertura de
ofertas.
16
CAPITULO V: RECEPCION Y APERTURA DE OFERTAS
5.2 Recepción
La recepción de ofertas se realizará exclusivamente en…, hasta las …horas del día de vencimiento del
plazo para presentación de ofertas definido en el Capítulo III. En ningún caso se aceptarán, y serán
devueltas sin abrir, ofertas fuera del plazo y horarios establecidos.
La documentación adicional presentada por el oferente, después de la fecha de cierre para la
presentación de las ofertas, no será considerada por el Organismo Licitante a menos que ésta haya sido
expresamente solicitada por el Ente Convocante.
17
5.6 Aclaración de ofertas
El Ente Convocante podrá solicitar a los oferentes aclaraciones respecto de sus ofertas, una vez abierto
el sobre respectivo y hasta la adjudicación. Las aclaraciones que se pidan y las respuestas que se den,
ambas por escrito, no podrán alterar este Pliego, la esencia de la oferta o el precio de la misma, ni violar
el principio de igualdad entre los oferentes, razón por la cual no serán tenidas en consideración las
respuestas que incurran en transgresión a estos postulados.
Las respuestas a las solicitudes de aclaración deberán realizarse en el plazo que se estipule en las
mismas, el que no será mayor a …(…) días.
18
Declarada desierta la licitación, el Licitante convocará a una nueva, siguiendo las mismas
disposiciones de este Procedimiento. Si la nueva licitación fuese declarada desierta, el Licitante y el
BID acordarán el procedimiento que deba seguirse para la contratación del servicio licitado.
5.10 Documentación
Las ofertas presentadas serán archivadas por el Proyecto y ninguno de los elementos aportados como
parte de las mismas será devuelto a los oferentes con excepción de la garantía de mantenimiento de
oferta.
La garantía correspondiente al cumplimiento de contrato será devuelta a la contratista una vez
finalizadas las obligaciones contraídas con el Proyecto.
19
CAPITULO VI: ACERCA DE LOS SERVICIOS A CONTRATAR (BIENES A PROVEER)
Este Capítulo deberá incluir las estipulaciones de los servicios o bienes objeto de la licitación,
particularmente en aspectos como: (i) mantenimiento de bienes durante el período de garantía; (ii)
normas de calidad; (iii) presentación de muestras; (iv) radicación temporal de equipos extranjeros;
etc.
20
CAPITULO VII: ACERCA DEL PROCESO DE EVALUACION DE OFERTAS
21
CAPÍTULO VIII: ADJUDICACION Y CELEBRACION DEL CONTRATO
8.1 Adjudicación
Una vez seleccionada la oferta conforme al criterio de calidad/precio descripto en el Capítulo VII, el
Ente Convocante procederá a adjudicar aquella considerada como la más convenientes, mediante
Disposición de la Coordinación/Dirección Ejecutiva del Proyecto.
El Licitante comunicará el acto de adjudicación a todos los proponentes en la forma prevista en el
Numeral 2.5.
22
un banco autorizado por el Banco Central de la República Argentina, el cual asumirá el
carácter de fiador liso y llano y principal pagador con renuncia a los beneficios de división y
de excusión en los términos del artículo 2013 del Código Civil y del artículo 480 del
Código de Comercio, con validez hasta la extinción de las obligaciones emergentes del
contrato.
c) Dinero en efectivo depositado en la cuenta …
En todos los casos deberá presentarse el documento de garantía en original, con validez hasta la total
extinción de las obligaciones emergentes del contrato.
8.5 Sanciones
El Organismo Licitante podrá aplicar a la adjudicataria multas por incumplimiento de sus deberes
contractuales y, según lo establecido en el Reglamento … del Registro …, se podrán aplicar también
sanciones de apercibimiento, suspensión de …(…) meses a …(…) años o inhabilitación, de acuerdo
con la gravedad de las faltas en que incurriere, ya sea con motivo de la presentación de ofertas en
este proceso licitatorio o por incumplimientos contractuales (si corresponde).
Se aplicará la sanción de apercibimiento cuando se incurriere en faltas o incumplimientos
relevantes que no resulten encuadrados en los supuestos que dan lugar a suspensión o
inhabilitación, a criterio del Proyecto. La sanción de apercibimiento será tenida en cuenta en la
evaluación de desempeño.
Será sancionada con suspensión de …(…) meses a …(…)años la adjudicataria que fuere pasible de
dos apercibimientos dentro de un período de ..(…) meses a contar desde la notificación fehaciente
del primer apercibimiento, o cuando incurra en graves incumplimientos contractuales o
precontractuales.
La suspensión implicará, desde su notificación fehaciente y dentro del período de la sanción, la
imposibilidad de presentar nuevas ofertas, la desestimación de las ofertas presentadas en otros
concursos o licitaciones si las hubiere, la revocación de las adjudicaciones de ofertas si las hubiere,
y la imposibilidad de contratar con el Proyecto. La continuación de los servicios (conclusión de la
entrega de los bienes) en ejecución hasta su finalización deberá ser expresamente autorizada por
Disposición.
Se sancionará con inhabilitación a la adjudicataria que actúe dolosamente o incurra en grave
negligencia o imprudencia -a criterio del Proyecto- que ponga en peligro o afecte los fines del
Proyecto o a las personas vinculadas a él, o incurra en graves transgresiones a las leyes o
23
reglamentos aplicables, o cuando incurra en faltas sancionables con suspensión habiendo sido
pasible de ese tipo de sanción con anterioridad.
La sanción de inhabilitación acarreará los mismos efectos que la de suspensión, con duración
ilimitada.
Sin perjuicio de las otras sanciones a que hubiere lugar, podrán aplicarse multa de hasta un …por
ciento (…%) del monto del contrato, por incumplimiento de las obligaciones precontractuales o
contractuales. Los montos y las circunstancias en que se le aplicarán multas dependerán de la gravedad
de la falta cometida y podrán ser aplicadas conjunta o separadamente con las sanciones
enumeradas precedentemente.
El Proyecto podrá deducir de los pagos que deban hacerse a la contratista, los montos de las multas
establecidas, entregándose a la contratista el recibo correspondiente.
Si las deducciones efectuadas no alcanzaren a cubrir el monto de la multa, el Proyecto podrá ejecutar la
garantía de fiel cumplimiento a los efectos de cubrir la totalidad del monto establecido en la multa,
someter la cuestión al mecanismo de resolución de conflictos previsto en el numeral 1.7. de este Pliego
o iniciar las acciones legales pertinentes.
24
CAPÍTULO IX: OBLIGACIONES GENERALES DEL PROYECTO
Una vez firmado el contrato de provisión de servicios (bienes) con las adjudicatarias, el Proyecto se
obliga según lo especificado en este Pliego, sus Anexos, Circulares y Disposiciones que se dictaren y,
en particular, a:
a) Realizar los pagos y anticipos tal como se especifica en el Capítulo XI.
b) Responder a las consultas de la contratista.
c) Proveer a la contratista de … (insumos, información, oficinas, equipamiento, etc.).
25
CAPITULO X: OBLIGACIONES DE LA CONTRATISTA/S
Una vez firmado el contrato, la adjudicataria queda obligada a cumplimentar todo lo propuesto en su
oferta y en las aclaraciones que presentara, y a efectuar las acciones necesarias para llevar a un
adecuado desarrollo de los servicios (provisión de los bienes), según lo especificado en este Pliego, sus
Anexos, Circulares, y Disposiciones que se dictaren incluido en la oferta. , y, en particular, a:
a) Iniciar los servicios (entregar los bienes) dentro de los … (..) días de firmado el contrato, de
manera de asegurar su finalización antes del día …
b) Ejecutar los servicios en un todo de acuerdo con lo establecido en la oferta adjudicada. El
Proyecto podrá introducir modificaciones al diseño al momento de la contratación o por
haberse advertido deficiencias durante su desarrollo, siempre que con ello no se alteren los
rasgos esenciales de la oferta ni la ecuación económico financiera que la sustenta
c) Realizar todas las acciones que garanticen la vigencia del seguro de … durante la prestación
de los servicios (entrega de los bienes) realizando, en tiempo y forma, las comunicaciones
necesarias a tal efecto, , y las denuncias de los siniestros que pudieran ocurrir en término,
conforme a la obligación asumida al firmarse el Contrato .
d) Comunicar al Proyecto, a fin de que intervenga en la consideración del caso, cuando se
presenten dificultades manifiestas que hagan prever que alguno/s de los servicios (bienes)
no podrá/n prestarse (entregarse).
e) Permitir el acceso de los supervisores del Proyecto o de los representantes del BID a sus
instalaciones, el control del equipamiento vinculado con el desarrollo de los servicios y la
supervisión técnica y administrativa de dichos servicios. A estos efectos deberán
suministrar a los supervisores toda la información que éstos requieran y brindarles la
máxima colaboración para el cumplimiento de su función.
f) Tomar a su cargo todas las obligaciones legales y reglamentarias exigibles por normas
nacionales, provinciales y municipales (por ejemplo: impositivas, previsionales, régimen
sobre riesgos del trabajo, etc.) que correspondieren en relación con todo el personal que
prestare servicios en virtud del contrato.
g) El contratista no estará exento de ningún impuesto en virtud del contrato y será de su
exclusiva responsabilidad el pago de los impuestos con que se graven las sumas recibidas
como consecuencia de él, liberando expresamente al PNUD y al Gobierno Argentino de
todas las obligaciones fiscales establecidas o a crearse.
26
CAPITULO XI: ADELANTOS, PAGO E INCENTIVOS
27
ANEXO 4.K
REPUBLICA ARGENTINA
BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO (BID)
PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO (PNUD)
Préstamos Nro. ……/SF-AR y N……/OC-AR
Programa …………………………………………..
……………………………………
1
Apertura del Sobre Nº 2: Se realizará en lugar y fecha a determinar, una vez finalizada la evaluación
del Sobre Nº 1, y se comunicará mediante …
Sede del Proyecto: ……………………………………………………………….......……..
La adjudicación se resolverá mediante Disposición del Coordinador (Director Ejecutivo/Director
Nacional) del Proyecto PNUD ARG …/… (Para la NEX Plena) o mediante disposición del
Representante Residente del PNUD para NEX Parcial)
2
B. 1. LICITACION SIN REGISTRO O PRECALIFICACION Y
CON MECANISMO DE DOS SOBRES
1.3 Objeto
El objeto de este Llamado es la contratación (adquisición de …), que cumplan con los requisitos
establecidos en este Pliego.
1.6. Recursos
El Organismo Licitante asegura la protección jurídica de los oferentes. Las Disposiciones que dictare la
Dirección Ejecutiva/Coordinación con motivo de esta convocatoria a la presentación de ofertas, que
revistan el carácter de definitivas o asimilables a ellas y que lesionen un derecho subjetivo o un interés
legítimo, al igual que aquellas que impongan sanciones podrán ser impugnadas por los interesados
mediante la interposición de un Recurso de Reconsideración dentro de los siete (7) días hábiles de
notificado el acto, ante la Dirección Ejecutiva /Coordinación del Proyecto. El Recurso deberá contener
la fundamentación concreta de aquellos aspectos que el recurrente considere lesivos de sus derechos.
Este será resuelto dentro de los veinte (20) días hábiles de interpuesto, mediante Disposición de la
Dirección Ejecutiva/Coordinación, que revestirá el carácter de definitiva y será irrecurrible.
4
Derecho Mercantil Internacional)” aprobado por Resolución 31/98 de la Asamblea General
del 15 de diciembre de 1976.
5
CAPITULO II: NORMAS INTERPRETATIVAS
2.1 Definiciones
Se entenderá por:
Adjudicación: Acto emanado de la Dirección Ejecutiva/Coordinación por el cual se precisan las ofertas
a contratar, seleccionadas conforme al procedimiento descripto en el Anexo IV de este Pliego.
Adjudicatario: Oferente cuya oferta ha resultado seleccionada.
Adquirente: Persona jurídica que ha comprado el presente Pliego de Bases y Condiciones.
BID: Banco Interamericano de Desarrollo, organismo que financia parcialmente la ejecución del
PROGRAMA.
Circulares: Documentos emitidos por el Proyecto PNUD ARG …con posterioridad a la puesta en
venta del Pliego de Bases y Condiciones, que modifiquen el contenido de este Pliego.
Contrato de provisión de servicios (adquisición de bienes): Instrumento por el cual se perfecciona la
relación entre el adjudicatario y el Ente Convocante.
Ente Convocante / Organismo Licitante / Licitante: Proyecto PNUD ARG …,Programa…, o
simplemente «Proyecto».
Oferta: La declaración de voluntad unilateral e irrevocable efectuada por el oferente a los efectos de su
contratación.
Oferente: Adquirente que ha presentado oferta, encontrándose habilitado a esos efectos.
Pliego: El presente Pliego de Bases y Condiciones con los Anexos enumerados en el Numeral 1.4. y las
circulares, disposiciones y/o aclaraciones que se pudiesen emitir.
Precio: Valor cotizado para la provisión de… objeto de la presente licitación, a indicar por los
oferentes, de conformidad con las previsiones del Pliego.
Representante Legal: Persona física con poder suficiente para obligar a la oferente a los efectos de este
llamado.
Sobre Nº 1: primera parte de la oferta conteniendo información sobre la capacidad financiera,
legal y técnica de los oferentes, la que será de evaluación previa y eliminatoria respecto al
contenido del Sobre Nº 2, según se describe en el Capítulo IV: “Ofertas”, de este Pliego.
Sobre Nº 2: contendrá la oferta propiamente dicha, con la respectiva cotización de precios.
2.2. Plazos
Excepto cuando se disponga expresamente lo contrario, todos los plazos establecidos en este Pliego se
computarán por días corridos. Cuando no se hubiese establecido un plazo especial para que el oferente,
adjudicatario o contratista comparezca a citaciones, cumpla intimaciones y emplazamientos y conteste
traslados, vistas e informes, o para cualquier otro trámite, aquél será de siete (7) días. Cuando el
vencimiento de un término fuera en un día inhábil, el acto se entenderá adecuadamente cumplido si se
realizare el primer día hábil inmediato siguiente a la fecha de vencimiento. Todos los plazos vencerán
el día respectivo no admitiéndose presentaciones fuera del horario establecido.
6
2.3 Efectos de las presentaciones
La presentación de ofertas implicará el conocimiento y aceptación de todas las condiciones y reglas
establecidas en el presente Pliego de Bases y Condiciones, como así también el pleno conocimiento y
aceptación del contenido y propósitos del Programa.. ..
En particular, la presentación de ofertas implicará:
a) El conocimiento y aceptación de la documentación, de las obligaciones y de las reglas que
rigen esta convocatoria.
b) La aceptación del derecho del Organismo Licitante a: I) solicitar información adicional a
los participantes o verificar la suministrada; II) modificar la documentación de la licitación
o efectuar aclaraciones a la misma o al Pliego; III) prorrogar los plazos de la licitación; y
IV) dejar sin efecto el presente proceso licitatorio.
c) La aceptación y reconocimiento de: la aplicación excluyente de la normativa enunciada en
el Numeral 1.5; la facultad del Organismo Licitante para imponer sanciones de
conformidad con los criterios enunciados en este Pliego; el procedimiento descripto en el
Numeral 1.6. para recurrir los actos emanados de la Dirección Ejecutiva/Coordinación de
carácter definitivo o asimilables a ellos dictados en el marco de este Llamado o con motivo
de las contrataciones que en su mérito se celebren; y la aplicación del procedimiento
arbitral previsto en el Numeral 1.7, dando a sus fallos el carácter de definitivos para los
conflictos que puedan suscitarse con respecto a las contrataciones derivadas de ella, con
renuncia a todo otro fuero o jurisdicción.
7
notificación se efectuará dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a efectuarse la
adjudicación.
El Proyecto podrá dar mayor difusión al Llamado o a la adjudicación, a través de los
medios que considere convenientes
b) Las modificaciones a este Pliego, las disposiciones y circulares del Organismo Licitante, y
las aclaraciones o respuestas por escrito a las consultas, estarán a disposición de todos los
adquirentes en…, siendo éstos los responsables de concurrir a tomar conocimiento de las
emitidas, pudiendo solicitar copia. Si la modificación o ampliación del Pliego fuese
sustancial, deberán mediar por lo menos treinta (30) días calendario entre la puesta a
disposición de los interesados y la fecha de apertura de las ofertas. Cinco (5) días antes del
cierre de la presentación de ofertas se considerará que todos los adquirentes están
notificados de todas las modificaciones, disposiciones, circulares y respuestas dictadas
hasta ese momento.
c) Los pedidos de aclaraciones de ofertas que solicite el Ente Convocante, las sanciones que
se aplicaren y las Disposiciones que resuelvan los recursos de reconsideración se
notificarán al domicilio del oferente, adjudicatario o contratista, según sea el caso, mediante
carta con aviso de recepción u otro medio fehaciente.
8
CAPITULO III: CRONOGRAMA DEL LLAMADO A LICITACION
3.1 Cronograma
El cronograma del Llamado es el siguiente:
• ...: publicidad del Llamado a Licitación mediante aviso en el Development Business de las
Naciones Unidas.
• Del…hasta el: publicidad del Llamado a Licitación mediante la publicación de avisos en
por lo menos uno de los periódicos de mayor circulación en el país, en tres oportunidades,
mediando entre cada una de ellas tres días corridos.
• Desde el …hasta el …: venta del Pliego de Bases y Condiciones y recepción de ofertas
en…, en el horario …. El cierre de recepción de ofertas vence a las … horas del día … .
• ...a las …horas: acto de apertura de las ofertas, y de los Sobres Nº 1, en …
• Realizada la precalificación de los oferentes, se los convocará al acto de apertura de
los Sobres Nº 2 mediante…
• Realizada la correspondiente evaluación, se dará a publicidad el dictado de la Disposición
de Adjudicación, mediante … .
• Cumplidas las formalidades, los adjudicatarios deberán presentarse a suscribir el
correspondiente contrato dentro de un plazo no mayor a diez (10) días corridos desde la
fecha de notificación del acto de adjudicación. En el caso de adjudicatarios nacionales,
dicho plazo comenzará a contarse a partir del día siguiente a la última publicación de
avisos, y en el caso de adjudicatarios extranjeros a partir del día siguiente a la notificación
en el domicilio que éstos hubieran constituido.
Desarrollo de los servicios (entrega de los bienes): el inicio está previsto a partir del …, y deberán ser
concluidos indefectiblemente, antes del … .
9
CAPITULO IV: OFERTAS
4.1 Oferentes
Dado que el presente llamado a licitación se realiza en el marco de los Préstamos del Banco
Interamericano de Desarrollo (BID) …/SF-AR y …/OC-AR para el Programa …se convoca a
participar en la presente licitación a todas aquellas personas jurídicas de carácter privado o público
provenientes de los países miembros del BID (Los bienes a proveer, a su vez, deberán también provenir
de un país miembro del BID).
Las personas jurídicas de carácter público del país del prestatario o del beneficiario sólo podrán
participar en la presente licitación si gozan de autonomía legal y financiera, operan de acuerdo a las
leyes comerciales, no pertenecen ni dependen del prestatario o del beneficiario y no gozan de
exenciones o ventajas legales o reglamentarias que puedan alterar el principio de igualdad de los
oferentes
Todas las personas presentadas conjuntamente, por su sola presentación, quedarán solidariamente
obligadas al cumplimiento de las obligaciones emergentes, siendo solidariamente responsables de su
accionar y debiendo unificar su representación al momento de la presentación.
Podrán también adoptar la forma de Unión Transitoria de Empresas (UTE), adjuntando a la oferta el
proyecto del instrumento a suscribir en caso de resultar adjudicatarias, rigiéndose en tal caso por las
disposiciones respectivas de la Ley de Sociedades Comerciales. En todos los casos, ese agrupamiento
deberá estar integrado por personas jurídicas.
No podrán ser oferentes las firmas que, aún reuniendo las condiciones estipuladas en el Pliego de Bases
y Condiciones:
i) No hayan adquirido este Pliego, según el registro que a tal efecto llevará el Licitante; en el
supuesto de presentación conjunta previsto precedentemente, bastará que una de las
personas que se presenten en forma conjunta haya adquirido el Pliego.
ii) Sean parte en juicios o mantengan litigios sometidos a arbitraje contra el Programa de las
Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) o el Banco Interamericano de Desarrollo
(BID).
iii) Se encuentren afectados en forma directa o indirecta por intereses contrapuestos a los del
Programa o por incompatibilidades de carácter ético.
iv) Se encuentren alcanzados por las prohibiciones establecidas en los artículos 5 y 6 de las
Condiciones Generales para todos los Contratos del Programa de las Naciones Unidas para
el Desarrollo (PNUD).
El oferente deberá consignar en su oferta con carácter de declaración jurada :
a) No encontrarse comprendido en las causales de incompatibilidad establecidas en los incisos
(ii) a (iv) del presente numeral.
10
4.2 Criterios para determinar la nacionalidad de los oferentes .
11
La nave está registrada en un país miembro del Banco;
La empresa que transporta los bienes y emite el manifiesto de
carga ("bill of lading") es originaria de un país miembro del
Banco.
Servicios de Seguro Los servicios de seguro relacionados con contratos financiados
con recursos del Banco son elegibles para recibir financiamiento
solamente cuando se presten por aseguradores que provengan de
países miembros.
Asociación de Firmas El Banco alienta la participación de proveedores y contratistas
Locales y Extranjeras del país del prestatario en los procesos de adquisiciones, para
fomentar el desarrollo de la industria local. Los proveedores,
industriales y contratistas locales, pueden licitar
independientemente o en consorcios con firmas extranjeras, pero
el Banco no acepta que la formación de consorcios o cualquier
otra clase de asociación entre las firmas locales y extranjeras sea
obligatoria o que se establezcan porcentajes de participación
también obligatorios.
Por lo anterior, los documentos de licitación no deben incorporar
la asociación de firmas extranjeras con empresas locales, como
un criterio de evaluación.
Elegibilidad de Empresas Condiciones para que estas empresas puedan presentar ofertas:
Filiales Un oferente, incluyendo sus filiales o empresas que formen
parte de un mismo grupo económico o financiero,, puede
presentar una sola oferta por licitación. Si un oferente somete
o participa en más de una oferta en una misma licitación, no
se evaluarán las ofertas de los oferentes involucrados. Esta
disposición no limita la participación de subcontratistas en
más de una oferta.
Para estos efectos se entiende que forman parte de un mismo
grupo económico o financiero, las empresas que tengan
directores, accionistas (con participación de más del 5%) y
representantes legales comunes y aquéllas que dependan o
subsidien económicamente o financieramente a otra empresa.
Ninguna filial de una agencia de compras, incluyendo
empresas que formen parte de un mismo grupo económico o
financiero según la definición anterior, será elegible para
participar en licitaciones donde participen dichas agencias.
Cuando una empresa, sus filiales o empresas que formen
parte de un mismo grupo económico o financiero según la
definición anterior, además de ofrecer servicios de
consultaría, tenga la capacidad de proveer bienes o construir
obras, no podrá proveer bienes o construir obras en un
proyecto en que una filial o empresa del mismo grupo
económico o financiero haya participado como consultor.
Para que se acepten excepciones a esta regla para casos como,
12
por ejemplo, proyectos llave en mano, se requiere la no
objeción previa del Banco.
Listados de Países para A continuación se presentan las agrupaciones de países
Determinar Elegibilidad miembros incluyendo sus dependencias elegibles:
4. Otros Países, Territorios, Dependencias y Estados que no figuren en las tres listas anteriores, ya
sean miembros o no miembros de Naciones Unidas o cualquier otra Organización
13
Internacional, Regional o Subregional, no son elegibles. Por lo tanto, los bienes originarios y
las firmas con nacionalidad o domiciliadas en esos países no podrán participar en ninguna
licitación, concurso o proceso de contratación financiado con recursos del Banco.
4.3 Criterios para establecer el origen de los bienes a proveer (sólo para adquisición de
bienes):
Sólo podrán adquirirse bienes cuyo país de orígen sea un país miembro del Banco. El término “país de
orígen” significa:
a) aquél en el cual el material o equipo ha sido extraído, cultivado, producido manufacturado
o procesado; o
b) aquél en el cual, como efecto de la manufactura, procesamiento o montaje, resulte otro
artículo, comercialmente reconocido, que difiera sustancialmente en sus características
básicas de cualesquiera de sus componentes importados. La nacionalidad o país de orígen
de la firma que produzca, ensamble, distribuya o venda los bienes o los equipos no será
relevante para determinar el orígen de éstos.
14
4.5 Formalidades de la presentación
La oferta y toda la documentación que el oferente presente, así como toda consulta o presentación que
éste realice, deberán estar mecanografiados y redactados en idioma español, salvándose toda testadura,
enmienda o palabra interlineada.
En el caso de documentación redactada en idioma extranjero, se deberá agregar la traducción al idioma
español certificada por traductor público nacional matriculado.
La información y documentación presentada revestirá el carácter de declaración jurada, y el oferente
deberá permitir al Proyecto su verificación en cualquier momento.
No deberán incluirse en la oferta folletos, catálogos o textos que no resulten relevantes a los efectos de
su evaluación.
La oferta deberá estar foliada correlativamente y firmada por su representante legal y/o apoderado
debidamente acreditado.
El oferente deberá presentar la oferta en original y …copias. En caso de discrepancias entre el original
y alguna de las copias presentadas se tomará por válida la información presentada en la oferta señalada
como original. Cuando no se encuentre identificado el original, el Proyecto atribuirá a una de las
presentadas ese carácter y dará a las otras el tratamiento de duplicado.
4.6 Cotización
Los precios que se coticen deberán estar expresados en pesos, moneda de circulación legal en la
República Argentina, o en dólares estadounidenses. El licitante podrá expresar parte de su oferta en
pesos y parte en dólares y recibirá los pagos en esa misma proporción. La tasa de cambio de pesos a
dólares, o viceversa, será la establecida por las Naciones Unidas a la fecha de cierre de la recepción
de ofertas y la/s moneda/s así elegida/s será/n considerada/s como moneda/s de pago única/s y
excluyente/s a todos los efectos derivados del contrato.
Los precios cotizados no deberán incluir el Impuesto al Valor Agregado (IVA); se deja establecido
que la facturación de los bienes (servicios) se regirá por lo dispuesto por la Resolución Nº 3349/91
de la Dirección General Impositiva.
En caso de discrepancias entre el valor total de la oferta y el valor de cada ítem, se tomará como
válido el precio cotizado por cada ítem.
Los precios ofertados son fijos y no pueden sufrir modificaciones por bonificaciones ni ningún otro
tipo de ajustes.
Se deja aclarado que la entidad adjudicataria deberá hacerse cargo de todas las obligaciones fiscales
y previsionales que se deriven del cumplimiento de las actividades de la contratación.
15
4.8 Validez
Se deberá mantener la validez de la oferta presentada por …(…) días a partir del acto de apertura de
ofertas.
16
CAPITULO V: RECEPCION Y APERTURA DE OFERTAS
5.2 Recepción
La recepción de ofertas se realizará exclusivamente en…, hasta las …horas del día de vencimiento del
plazo para presentación de ofertas definido en el Capítulo III. En ningún caso se aceptarán, y serán
devueltas sin abrir, ofertas fuera del plazo y horarios establecidos.
La documentación adicional presentada por el oferente, después de la fecha de cierre para la
presentación de las ofertas, no será considerada por el Organismo Licitante a menos que ésta haya sido
expresamente solicitada por el Ente Convocante.
17
5.6 Aclaración de ofertas
El Ente Convocante podrá solicitar a los oferentes aclaraciones respecto de sus ofertas, una vez abierto
el sobre respectivo y hasta la adjudicación. Las aclaraciones que se pidan y las respuestas que se den,
ambas por escrito, no podrán alterar este Pliego, la esencia de la oferta o el precio de la misma, ni
violar el principio de igualdad entre los oferentes, razón por la cual no serán tenidas en consideración
las respuestas que incurran en transgresión a estos postulados.
Las respuestas a las solicitudes de aclaración deberán realizarse en el plazo que se estipule en las
mismas, el que no será mayor a …(…) días.
18
Declarada desierta la licitación, el Licitante convocará a una nueva, siguiendo las mismas disposiciones
de este Procedimiento. Si la nueva licitación fuese declarada desierta, el Licitante y el BID acordarán el
procedimiento que deba seguirse para la contratación del servicio licitado.
5.10 Documentación
Las ofertas presentadas serán archivadas por el Proyecto y ninguno de los elementos aportados como
parte de las mismas será devuelto a los oferentes con excepción de la garantía de mantenimiento de
oferta.
La garantía correspondiente al cumplimiento de contrato será devuelta a la contratista una vez
finalizadas las obligaciones contraídas con el Proyecto.
19
CAPITULO VI: ACERCA DE LOS SERVICIOS A CONTRATAR (BIENES A PROVEER)
Este Capítulo deberá incluir las estipulaciones de los servicios o bienes objeto de la licitación,
particularmente en aspectos como: (i) mantenimiento de bienes durante el período de garantía; (ii)
normas de calidad; (iii) presentación de muestras; (iv) radicación temporal de equipos extranjeros;
etc.
20
CAPITULO VII: ACERCA DEL PROCESO DE EVALUACION DE OFERTAS
21
CAPÍTULO VIII: ADJUDICACION Y CELEBRACION DEL CONTRATO
8.1 Adjudicación
Una vez seleccionada la oferta conforme al criterio de calidad/precio descripto en el Capítulo VII, el
Ente Convocante procederá a adjudicar aquella considerada como la más convenientes, mediante
Disposición de la Coordinación/Dirección Ejecutiva del Proyecto.
El Licitante comunicará el acto de adjudicación a todos los proponentes en la forma prevista en el
Numeral 2.5.
22
carácter de fiador liso y llano y principal pagador con renuncia a los beneficios de división
y de excusión en los términos del artículo 2013 del Código Civil y del artículo 480 del
Código de Comercio, con validez hasta la extinción de las obligaciones emergentes del
contrato.
c) Dinero en efectivo depositado en la cuenta …
En todos los casos deberá presentarse el documento de garantía en original, con validez hasta la total
extinción de las obligaciones emergentes del contrato.
8.5 Sanciones
El Organismo Licitante podrá aplicar a la adjudicataria una multa de hasta un …por ciento (…%) del
monto del contrato, por incumplimiento de las obligaciones precontractuales o contractuales; los
montos y las circunstancias en que se le aplicarán multas dependerán de la gravedad de la falta
cometida El Proyecto podrá deducir de los pagos que deban hacerse a la contratista, los montos de las
multas establecidas, entregándose a la contratista el recibo correspondiente.
Si las deducciones efectuadas no alcanzaren a cubrir el monto de la multa, el Proyecto podrá ejecutar la
garantía de fiel cumplimiento a los efectos de cubrir la totalidad del monto establecido en la multa,
someter la cuestión al mecanismo de resolución de conflictos previsto en el numeral 1.7 de este Pliego
o iniciar las acciones legales pertinentes.
23
2. Salvo cuando dicha rescisión hubiese sido ocasionada por incumplimiento del contrato
tendrá derecho, contra presentación de los comprobantes correspondientes, a que se le
reembolsen en su totalidad los costos en que hubiese debidamente incurrido de
conformidad con el contrato antes de notificársele la terminación, incluidos los
compromisos anticipados que no pudieren cancelarse o reducirse con la debida diligencia y
los costos razonables en que incurriere para dar terminación ordenada a las prestaciones;
con todo, no tendrá derecho a recibir ningún otro pago en esa oportunidad o en el futuro.
24
CAPÍTULO IX: OBLIGACIONES GENERALES DEL PROYECTO
Una vez firmado el contrato de provisión de servicios (bienes) con las adjudicatarias, el Proyecto se
obliga según lo especificado en este Pliego, sus Anexos, Circulares y Disposiciones que se dictaren y,
en particular, a:
a. Realizar los pagos y anticipos tal como se especifica en el Capítulo XI.
b. Responder a las consultas de la contratista.
c. Proveer a la contratista de … (insumos, información, oficinas, equipamiento, etc.).
25
CAPITULO X: OBLIGACIONES DE LA CONTRATISTA/S
Una vez firmado el contrato, la adjudicataria queda obligada a cumplimentar todo lo propuesto en su
oferta y en las aclaraciones que presentara, y a efectuar las acciones necesarias para llevar a un
adecuado desarrollo de los servicios (provisión de los bienes), según lo especificado en este Pliego, sus
Anexos, Circulares, y Disposiciones que se dictaren incluido en la oferta. , y, en particular, a:
a) Iniciar los servicios (entregar los bienes) dentro de los … (..) días de firmado el contrato, de
manera de asegurar su finalización antes del día …
b) Ejecutar los servicios en un todo de acuerdo con lo establecido en la oferta adjudicada. El
Proyecto podrá introducir modificaciones al diseño al momento de la contratación o por
haberse advertido deficiencias durante su desarrollo, siempre que con ello no se alteren los
rasgos esenciales de la oferta ni la ecuación económico financiera que la sustenta
c) Realizar todas las acciones que garanticen la vigencia del seguro de … durante la
prestación de los servicios (entrega de los bienes) realizando, en tiempo y forma, las
comunicaciones necesarias a tal efecto, , y las denuncias de los siniestros que pudieran
ocurrir en término, conforme a la obligación asumida al firmarse el Contrato .
d) Comunicar al Proyecto, a fin de que intervenga en la consideración del caso, cuando se
presenten dificultades manifiestas que hagan prever que alguno/s de los servicios (bienes)
no podrá/n prestarse (entregarse).
e) Permitir el acceso de los supervisores del Proyecto o de los representantes del BID a sus
instalaciones, el control del equipamiento vinculado con el desarrollo de los servicios y la
supervisión técnica y administrativa de dichos servicios. A estos efectos deberán
suministrar a los supervisores toda la información que éstos requieran y brindarles la
máxima colaboración para el cumplimiento de su función.
f) Tomar a su cargo todas las obligaciones legales y reglamentarias exigibles por normas
nacionales, provinciales y municipales (por ejemplo: impositivas, previsionales, régimen
sobre riesgos del trabajo, etc.) que correspondieren en relación con todo el personal que
prestare servicios en virtud del contrato.
g) El contratista no estará exento de ningún impuesto en virtud del contrato y será de su
exclusiva responsabilidad el pago de los impuestos con que se graven las sumas recibidas
como consecuencia de él, liberando expresamente al PNUD y al Gobierno Argentino de
todas las obligaciones fiscales establecidas o a crearse.
26
CAPITULO XI: ADELANTOS, PAGO E INCENTIVOS
27
ANEXO 4.L
REPUBLICA ARGENTINA
BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO (BID)
PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO (PNUD)
Préstamos N……/SF-AR y N……/OC-AR
Programa …………………………………………..
……………………………………
1
Apertura de ofertas: Se realizará en un acto público el día ……………… a las ………..
horas, en el lugar que se precise en el pliego, ante escribano público y con la presencia de los oferentes
que deseen hacerlo.
Sede del Proyecto: ……………………………………………………………………….....
La adjudicación se resolverá mediante Disposición del Coordinador (Director Ejecutivo/Director
Nacional) del Proyecto PNUD ARG …/… (Para la NEX Plena) o mediante disposición del
Representante Residente del PNUD (para NEX parcial)
2
B. 2. LICITACION SIN REGISTRO O PRECALIFICACION Y
CON MECANISMO DE SOBRE UNICO
1.3 Objeto
El objeto de este Llamado es la contratación (adquisición de …), que cumplan con los requisitos
establecidos en este Pliego.
Los interesados podrán adquirir este Pliego en …horario de …..de lunes a viernes .
3
a) El acuerdo suscripto por la República Argentina y el Programa de las Naciones Unidas para
el Desarrollo del 26 de Febrero de 1985, aprobado por Ley Nº 23.396 del 10 de Octubre de
1986, en su carácter de Tratado Internacional que requirió aprobación del Congreso de la
Nación.
b) El Documento de Proyecto del Proyecto PNUD ARG …
c) Este Pliego de Bases y Condiciones, sus Anexos enumerados en el Numeral 1.4, las
Circulares, Disposiciones y/o Aclaraciones que pueda eventualmente dictar el Ente
Convocante, las que se informarán a todos los oferentes.
1.6 Recursos
El Organismo Licitante asegura la protección jurídica de los oferentes. Las Disposiciones que dictare la
Dirección Ejecutiva /Coordinación con motivo de esta convocatoria a la presentación de ofertas, que
revistan el carácter de definitivas o asimilables a ellas y que lesionen un derecho subjetivo o un interés
legítimo, al igual que aquéllas que impongan sanciones, podrán ser impugnadas por los interesados
mediante la interposición de un Recurso de Reconsideración dentro de los siete (7) días hábiles de
notificado el acto, ante la Dirección Ejecutiva /Coordinación del Proyecto. El Recurso deberá contener
la fundamentación concreta de aquellos aspectos que el recurrente considere lesivos de sus derechos.
Este será resuelto dentro de los veinte (20) días hábiles de interpuesto, mediante Disposición de la
Dirección Ejecutiva/Coordinación, que revestirá el carácter de definitiva y será irrecurrible.
4
v) Las partes podrán solicitar el arbitraje durante la ejecución del respectivo contrato o en un
plazo de hasta seis (6) meses, contados a partir de la finalización de la ejecución del
contrato; pasado ese lapso se dará por vencido el plazo de prescripción y caducos todos los
derechos emergentes del contrato.
vi) En todos los aspectos no contemplados en la presente cláusula, el arbitraje se regirá por el
“Reglamento de Arbitraje de la CNUDMI (Comisión de las Naciones Unidas para el
Derecho Mercantil Internacional)” aprobado por Resolución 31/98 de la Asamblea General
del 15 de diciembre de 1976.
5
CAPITULO II: NORMAS INTERPRETATIVAS
2.1 Definiciones
Se entenderá por:
Adjudicación: Acto emanado de la Dirección Ejecutiva/Coordinación por el cual se precisan las ofertas
a contratar, seleccionadas conforme al procedimiento descripto en el Anexo IV de este Pliego.
Adjudicatario: Oferente cuya oferta ha resultado seleccionada.
Adquirente: Persona jurídica que ha comprado el presente Pliego de Bases y Condiciones.
BID: Banco Interamericano de Desarrollo, organismo que financia parcialmente la ejecución del
PROGRAMA.
Circulares: Documentos emitidos por el Proyecto PNUD ARG …con posterioridad a la puesta en
venta del Pliego de Bases y Condiciones, que modifiquen el contenido de este Pliego.
Contrato de provisión de servicios (adquisición de bienes): Instrumento por el cual se perfecciona la
relación entre el adjudicatario y el Ente Convocante.
Ente Convocante / Organismo Licitante / Licitante: Proyecto PNUD ARG …,Programa…, o
simplemente «Proyecto».
Oferta: La declaración de voluntad unilateral e irrevocable efectuada por el oferente a los efectos de su
contratación.
Oferente: Adquirente que ha presentado oferta, encontrándose habilitado a esos efectos.
Pliego: El presente Pliego de Bases y Condiciones con los Anexos enumerados en el Numeral 1.4. y las
circulares, disposiciones y/o aclaraciones que se pudiesen emitir.
Precio: Valor cotizado para la provisión de… objeto de la presente licitación, a indicar por los
oferentes, de conformidad con las previsiones del Pliego.
Representante Legal: Persona física con poder suficiente para obligar a la oferente a los efectos de este
llamado.
2.2 Plazos
Excepto cuando se disponga expresamente lo contrario, todos los plazos establecidos en este Pliego se
computarán por días corridos. Cuando no se hubiese establecido un plazo especial para que el oferente,
adjudicatario o contratista comparezca a citaciones, cumpla intimaciones y emplazamientos y conteste
traslados, vistas e informes, o para cualquier otro trámite, aquél será de siete (7) días. Cuando el
vencimiento de un término fuera en un día inhábil, el acto se entenderá adecuadamente cumplido si se
realizare el primer día hábil inmediato siguiente a la fecha de vencimiento. Todos los plazos vencerán
el día respectivo no admitiéndose presentaciones fuera del horario establecido.
6
En particular, la presentación de ofertas implicará:
a) El conocimiento y aceptación de la documentación, de las obligaciones y de las reglas que
rigen esta convocatoria.
b) La aceptación del derecho del Organismo Licitante a: I) solicitar información adicional a
los participantes o verificar la suministrada; II) modificar la documentación de la licitación
o efectuar aclaraciones a la misma o al Pliego; III) prorrogar los plazos de la licitación; y
IV) dejar sin efecto el presente proceso licitatorio.
c) La aceptación y reconocimiento de: la aplicación excluyente de la normativa enunciada en
el Numeral 1.5; la facultad del Organismo Licitante para imponer sanciones de
conformidad con los criterios enunciados en este Pliego; el procedimiento descripto en el
Numeral 1.6. para recurrir los actos emanados de la Dirección Ejecutiva/Coordinación de
carácter definitivo o asimilables a ellos dictados en el marco de este Llamado o con motivo
de las contrataciones que en su mérito se celebren; y la aplicación del procedimiento
arbitral previsto en el Numeral 1.7, dando a sus fallos el carácter de definitivos para los
conflictos que puedan suscitarse con respecto a las contrataciones derivadas de ella, con
renuncia a todo otro fuero o jurisdicción.
7
b) Las modificaciones a este Pliego, las disposiciones y circulares del Organismo Licitante,
y las aclaraciones o respuestas por escrito a las consultas, estarán a disposición de todos
los adquirentes en…, siendo éstos los responsables de concurrir a tomar conocimiento de
las emitidas, pudiendo solicitar copia. Si la modificación o ampliación del Pliego fuese
sustancial, deberán mediar por lo menos treinta (30) días calendario entre la puesta a
disposición de los interesados y la fecha de apertura de las ofertas. Cinco (5) días antes
del cierre de la presentación de ofertas se considerará que todos los adquirentes están
notificados de todas las modificaciones, disposiciones, circulares y respuestas dictadas
hasta ese momento.
a) Los pedidos de aclaraciones de ofertas que solicite el Ente Convocante, las sanciones
que se aplicaren y las Disposiciones que resuelvan los recursos de reconsideración se
notificarán al domicilio del oferente, adjudicatario o contratista, según sea el caso,
mediante carta con aviso de recepción u otro medio fehaciente.
8
CAPITULO III: CRONOGRAMA DEL LLAMADO A LICITACION
3.1 Cronograma
El cronograma del Llamado es el siguiente:
• ...: publicidad del Llamado a Licitación mediante aviso en el Development Business de las
Naciones Unidas.
• Del…hasta el: publicidad del Llamado a Licitación mediante la publicación de avisos en
por lo menos uno de los periódicos de mayor circulación en el país, en tres oportunidades,
mediando entre cada una de ellas tres días corridos.
• Desde el …hasta el …: venta del Pliego de Bases y Condiciones y recepción de ofertas
en…, en el horario …. El cierre de recepción de ofertas vence a las …horas del día .
• a las …horas: acto de apertura de las ofertas en …
• Realizada la correspondiente evaluación, se dará a publicidad el dictado de la Disposición
de Adjudicación, mediante … .
• Cumplidas las formalidades, los adjudicatarios deberán presentarse a suscribir el
correspondiente contrato dentro de un plazo no mayor a diez (10) días corridos desde la
fecha de notificación del acto de adjudicación. En el caso de adjudicatarios nacionales,
dicho plazo comenzará a contarse a partir del día siguiente a la última publicación de
avisos, y en el caso de adjudicatarios extranjeros a partir del día siguiente a la notificación
en el domicilio que éstos hubieran constituido.
Desarrollo de los servicios (entrega de los bienes): el inicio está previsto a partir del …, y deberán ser
concluidos indefectiblemente, antes del … .
9
CAPITULO IV: OFERTAS
4.1 Oferentes
Dado que el presente llamado a licitación se realiza en el marco de los Préstamos del Banco
Interamericano de Desarrollo (BID) …/SF-AR y …/OC-AR para el Programa …se convoca a
participar en la presente licitación a todas aquellas personas jurídicas de carácter privado o público
provenientes de los países miembros del BID (Los bienes a proveer, a su vez, deberán también provenir
de un país miembro del BID).
Las personas jurídicas de carácter público del país del prestatario o del beneficiario sólo podrán
participar en la presente licitación si gozan de autonomía legal y financiera, operan de acuerdo a las
leyes comerciales, no pertenecen ni dependen del prestatario o del beneficiario y no gozan de
exenciones o ventajas legales o reglamentarias que puedan alterar el principio de igualdad de los
oferentes
Todas las personas presentadas conjuntamente, por su sola presentación, quedarán solidariamente
obligadas al cumplimiento de las obligaciones emergentes, siendo solidariamente responsables de su
accionar y debiendo unificar su representación al momento de la presentación.
Podrán también adoptar la forma de Unión Transitoria de Empresas (UTE), adjuntando a la oferta el
proyecto del instrumento a suscribir en caso de resultar adjudicatarias, rigiéndose en tal caso por las
disposiciones respectivas de la Ley de Sociedades Comerciales. En todos los casos, ese agrupamiento
deberá estar integrado por personas jurídicas.
No podrán ser oferentes las firmas que, aún reuniendo las condiciones estipuladas en el Pliego de Bases
y Condiciones:
i) No hayan adquirido este Pliego, según el registro que a tal efecto llevará el Licitante; en el
supuesto de presentación conjunta previsto precedentemente, bastará que una de las
personas que se presenten en forma conjunta haya adquirido el Pliego.
ii) Sean parte en juicios o mantengan litigios sometidos a arbitraje contra el Programa de las
Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) o el Banco Interamericano de Desarrollo
(BID).
iii) Se encuentren afectados en forma directa o indirecta por intereses contrapuestos a los del
Programa o por incompatibilidades de carácter ético.
iv) Se encuentren alcanzados por las prohibiciones establecidas en los artículos 5 y 6 de las
Condiciones Generales para todos los Contratos del Programa de las Naciones Unidas para
el Desarrollo (PNUD).
10
4.2 Criterios para determinar la nacionalidad de los oferentes .
11
La nave está registrada en un país miembro del Banco;
La empresa que transporta los bienes y emite el manifiesto de
carga ("bill of lading") es originaria de un país miembro del
Banco.
Servicios de Seguro Los servicios de seguro relacionados con contratos financiados
con recursos del Banco son elegibles para recibir financiamiento
solamente cuando se presten por aseguradores que provengan de
países miembros.
Asociación de Firmas El Banco alienta la participación de proveedores y contratistas
Locales y Extranjeras del país del prestatario en los procesos de adquisiciones, para
fomentar el desarrollo de la industria local. Los proveedores,
industriales y contratistas locales, pueden licitar
independientemente o en consorcios con firmas extranjeras, pero
el Banco no acepta que la formación de consorcios o cualquier
otra clase de asociación entre las firmas locales y extranjeras sea
obligatoria o que se establezcan porcentajes de participación
también obligatorios.
Por lo anterior, los documentos de licitación no deben incorporar
la asociación de firmas extranjeras con empresas locales, como
un criterio de evaluación.
Elegibilidad de Empresas Condiciones para que estas empresas puedan presentar ofertas:
Filiales Un oferente, incluyendo sus filiales o empresas que formen
parte de un mismo grupo económico o financiero,, puede
presentar una sola oferta por licitación. Si un oferente somete
o participa en más de una oferta en una misma licitación, no
se evaluarán las ofertas de los oferentes involucrados. Esta
disposición no limita la participación de subcontratistas en
más de una oferta.
Para estos efectos se entiende que forman parte de un mismo
grupo económico o financiero, las empresas que tengan
directores, accionistas (con participación de más del 5%) y
representantes legales comunes y aquéllas que dependan o
subsidien económicamente o financieramente a otra empresa.
Ninguna filial de una agencia de compras, incluyendo
empresas que formen parte de un mismo grupo económico o
financiero según la definición anterior, será elegible para
participar en licitaciones donde participen dichas agencias.
Cuando una empresa, sus filiales o empresas que formen
parte de un mismo grupo económico o financiero según la
definición anterior, además de ofrecer servicios de
consultaría, tenga la capacidad de proveer bienes o construir
obras, no podrá proveer bienes o construir obras en un
proyecto en que una filial o empresa del mismo grupo
económico o financiero haya participado como consultor.
Para que se acepten excepciones a esta regla para casos como,
12
por ejemplo, proyectos llave en mano, se requiere la no
objeción previa del Banco.
Listados de Países para A continuación se presentan las agrupaciones de países
Determinar Elegibilidad miembros incluyendo sus dependencias elegibles:
4. Otros Países, Territorios, Dependencias y Estados que no figuren en las tres listas anteriores, ya
sean miembros o no miembros de Naciones Unidas o cualquier otra Organización
13
Internacional, Regional o Subregional, no son elegibles. Por lo tanto, los bienes originarios y
las firmas con nacionalidad o domiciliadas en esos países no podrán participar en ninguna
licitación, concurso o proceso de contratación financiado con recursos del Banco.
4.3 Criterios para establecer el origen de los bienes a proveer (sólo para adquisición de
bienes):
Sólo podrán adquirirse bienes cuyo país de orígen sea un país miembro del Banco. El término “país de
orígen” significa:
a) aquél en el cual el material o equipo ha sido extraído, cultivado, producido manufacturado
o procesado; o
b) aquél en el cual, como efecto de la manufactura, procesamiento o montaje, resulte otro
artículo, comercialmente reconocido, que difiera sustancialmente en sus características
básicas de cualesquiera de sus componentes importados. La nacionalidad o país de orígen
de la firma que produzca, ensamble, distribuya o venda los bienes o los equipos no será
relevante para determinar el orígen de éstos.
14
No deberán incluirse en la oferta folletos, catálogos o textos que no resulten relevantes a los efectos de
su evaluación.
La oferta deberá estar foliada correlativamente y firmada por su representante legal y/o apoderado
debidamente acreditado.
El oferente deberá presentar la oferta en original y …copias. En caso de discrepancias entre el original
y alguna de las copias presentadas se tomará por válida la información presentada en la oferta señalada
como original. Cuando no se encuentre identificado el original, el Proyecto atribuirá a una de las
presentadas ese carácter y dará a las otras el tratamiento de duplicado.
4.6 Cotización
Los precios que se coticen deberán estar expresados en pesos, moneda de circulación legal en la
República Argentina, o en dólares estadounidenses. El licitante podrá expresar parte de su oferta en
pesos y parte en dólares y recibirá los pagos en esa misma proporción. La tasa de cambio de pesos a
dólares, o viceversa, será la establecida por la Naciones Unidas a la fecha del cierre de la recepción
de ofertas y la/s moneda/s así elegida/s será/n considerada/s como moneda/s de pago única/s y
excluyente/s a todos los efectos derivados del contrato.
Los precios cotizados no deberán incluir el Impuesto al Valor Agregado (IVA); se deja establecido
que la facturación de los bienes (servicios) se regirá por lo dispuesto por la Resolución Nº 3349/91
de la Dirección General Impositiva.
En caso de discrepancias entre el valor total de la oferta y el valor de cada ítem, se tomará como
válido el precio cotizado por cada ítem.
Los precios ofertados son fijos y no pueden sufrir modificaciones por bonificaciones ni ningún otro
tipo de ajustes.
Se deja aclarado que la entidad adjudicataria deberá hacerse cargo de todas las obligaciones fiscales
y previsionales que se deriven del cumplimiento de las actividades de la contratación.
4.8 Validez
Se deberá mantener la validez de la oferta presentada por …(…) días a partir del acto de apertura de
ofertas.
15
CAPITULO V: RECEPCION Y APERTURA DE OFERTAS
5.2 Recepción
La recepción de ofertas se realizará exclusivamente en…, hasta las …horas del día de vencimiento del
plazo para presentación de ofertas definido en el Capítulo III. En ningún caso se aceptarán, y serán
devueltas sin abrir, ofertas fuera del plazo y horarios establecidos.
La documentación adicional presentada por el oferente, después de la fecha de cierre para la
presentación de las ofertas, no será considerada por el Organismo Licitante a menos que ésta haya sido
expresamente solicitada por el Ente Convocante.
16
5.6 Aclaración de ofertas
El Ente Convocante podrá solicitar a los oferentes aclaraciones respecto de sus ofertas, una vez abierto
el sobre respectivo y hasta la adjudicación. Las aclaraciones que se pidan y las respuestas que se den,
ambas por escrito, no podrán alterar este Pliego, la esencia de la oferta o el precio de la misma, ni
violar el principio de igualdad entre los oferentes, razón por la cual no serán tenidas en consideración
las respuestas que incurran en transgresión a estos postulados.
Las respuestas a las solicitudes de aclaración deberán realizarse en el plazo que se estipule en las
mismas, el que no será mayor a …(…) días.
17
Declarada desierta la licitación, el Licitante convocará a una nueva, siguiendo las mismas
disposiciones de este Procedimiento. Si la nueva licitación fuese declarada desierta, el Licitante y el
BID acordarán el procedimiento que deba seguirse para la contratación del servicio licitado.
5.10 Documentación
Las ofertas presentadas serán archivadas por el Proyecto y ninguno de los elementos aportados como
parte de las mismas será devuelto a los oferentes con excepción de la garantía de mantenimiento de
oferta.
La garantía correspondiente al cumplimiento de contrato será devuelta a la contratista una vez
finalizadas las obligaciones contraídas con el Proyecto.
18
CAPITULO VI: ACERCA DE LOS SERVICIOS A CONTRATAR (BIENES A PROVEER)
Este Capítulo deberá incluir las estipulaciones de los servicios o bienes objeto de la licitación,
particularmente en aspectos como: (i) mantenimiento de bienes durante el período de garantía; (ii)
normas de calidad; (iii) presentación de muestras; (iv) radicación temporal de equipos extranjeros;
etc.
19
CAPITULO VII: ACERCA DEL PROCESO DE EVALUACION DE OFERTAS
20
CAPÍTULO VIII: ADJUDICACION Y CELEBRACION DEL CONTRATO
8.1 Adjudicación
Una vez seleccionada la oferta conforme al criterio de calidad/precio descripto en el Capítulo VII, el
Ente Convocante procederá a adjudicar aquella considerada como la más convenientes, mediante
Disposición de la Coordinación/Dirección Ejecutiva del Proyecto.
El Licitante comunicará el acto de adjudicación a todos los proponentes en la forma prevista en el
Numeral 2.5.
21
carácter de fiador liso y llano y principal pagador con renuncia a los beneficios de división
y de excusión en los términos del artículo 2013 del Código Civil y del artículo 480 del
Código de Comercio, con validez hasta la extinción de las obligaciones emergentes del
contrato...
c) Dinero en efectivo depositado en la cuenta …
En todos los casos deberá presentarse el documento de garantía en original, con validez hasta la total
extinción de las obligaciones emergentes del contrato.
8.5 Sanciones
El Organismo Licitante podrá aplicar a la adjudicataria una multa de hasta un …por ciento (…%) del
monto del contrato, por incumplimiento de las obligaciones precontractuales o contractuales; los
montos y las circunstancias en que se le aplicarán multas dependerán de la gravedad de la falta
cometida. El Proyecto podrá deducir de los pagos que deban hacerse a la contratista, los montos de las
multas establecidas, entregándose a la contratista el recibo correspondiente.
Si las deducciones efectuadas no alcanzaren a cubrir el monto de la multa, el Proyecto podrá ejecutar la
garantía de fiel cumplimiento a los efectos de cubrir la totalidad del monto establecido en la multa,
someter la cuestión al mecanismo de resolución de conflictos previsto en el numeral 1.7. de este Pliego
o iniciar las acciones legales pertinentes.
23
CAPÍTULO IX: OBLIGACIONES GENERALES DEL PROYECTO
Una vez firmado el contrato de provisión de servicios (bienes) con las adjudicatarias, el Proyecto se
obliga según lo especificado en este Pliego, sus Anexos, Circulares y Disposiciones que se dictaren y,
en particular, a:
a) Realizar los pagos y anticipos tal como se especifica en el Capítulo XI.
b) Responder a las consultas de la contratista.
c) Proveer a la contratista de … (insumos, información, oficinas, equipamiento, etc.).
24
CAPITULO X: OBLIGACIONES DE LA CONTRATISTA/S
Una vez firmado el contrato, la adjudicataria queda obligada a cumplimentar todo lo propuesto en su
oferta y en las aclaraciones que presentara, y a efectuar las acciones necesarias para llevar a un
adecuado desarrollo de los servicios (provisión de los bienes), según lo especificado en este Pliego, sus
Anexos, Circulares, y Disposiciones que se dictaren incluido en la oferta. , y, en particular, a:
a) Iniciar los servicios (entregar los bienes) dentro de los … (..) días de firmado el contrato, de
manera de asegurar su finalización antes del día …
b) Ejecutar los servicios en un todo de acuerdo con lo establecido en la oferta adjudicada. El
Proyecto podrá introducir modificaciones al diseño al momento de la contratación o por
haberse advertido deficiencias durante su desarrollo, siempre que con ello no se alteren los
rasgos esenciales de la oferta ni la ecuación económico financiera que la sustenta
c) Realizar todas las acciones que garanticen la vigencia del seguro de … durante la
prestación de los servicios (entrega de los bienes) realizando, en tiempo y forma, las
comunicaciones necesarias a tal efecto, , y las denuncias de los siniestros que pudieran
ocurrir en término, conforme a la obligación asumida al firmarse el Contrato .
d) Comunicar al Proyecto, a fin de que intervenga en la consideración del caso, cuando se
presenten dificultades manifiestas que hagan prever que alguno/s de los servicios (bienes)
no podrá/n prestarse (entregarse).
e) Permitir el acceso de los supervisores del Proyecto o de los representantes del BID a sus
instalaciones, el control del equipamiento vinculado con el desarrollo de los servicios y la
supervisión técnica y administrativa de dichos servicios. A estos efectos deberán
suministrar a los supervisores toda la información que éstos requieran y brindarles la
máxima colaboración para el cumplimiento de su función.
f) Tomar a su cargo todas las obligaciones legales y reglamentarias exigibles por normas
nacionales, provinciales y municipales (por ejemplo: impositivas, previsionales, régimen
sobre riesgos del trabajo, etc.) que correspondieren en relación con todo el personal que
prestare servicios en virtud del contrato.
g) El contratista no estará exento de ningún impuesto en virtud del contrato y será de su
exclusiva responsabilidad el pago de los impuestos con que se graven las sumas recibidas
como consecuencia de él, liberando expresamente al PNUD y al Gobierno Argentino de
todas las obligaciones fiscales establecidas o a crearse.
25
CAPITULO XI: ADELANTOS, PAGO E INCENTIVOS
26
ANEXO 4.M
CONTRATO ENTRE:
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Los abajo firmantes, representantes autorizados de las Partes, aceptan por la presente los siguientes
términos y condiciones y todos los documentos adjuntos que se indican en las Condiciones
Particulares.
FIRMA FIRMA:
NOMBRE: NOMBRE:
FECHA: FECHA:
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Fecha de comienzo:
Fecha de terminación:
1
CONDICIONES PARTICULARES
2
Cláusula Quinta - Información de Avance (sólo para la Contratación de Servicios)
…se compromete a mantener informado al Proyecto del avance de …y deberá sujetarse a las
instrucciones que el Proyecto le imparta para el mejor logro de los objetivos propuestos.
…podrá subcontratar con otras entidades la ejecución parcial de este contrato, únicamente, si tal
subcontratación fue especificada en la oferta respectiva. A excepción de ese supuesto, no podrá
cederlo ni transferirlo total o parcialmente y, en todos los casos, será totalmente responsable
frente al Proyecto en lo relativo al cumplimiento de las obligaciones establecidas por el presente
contrato.
3
Cláusula Décima - Comunicaciones
Todos los trámites y presentaciones referidos al presente contrato, deberán dirigirse a nombre de
la Dirección Ejecutiva/Coordinación del Proyecto PNUD ARG…, de acuerdo a las previsiones
establecidas en el Capítulo…, Numeral …del Pliego.
4
Cláusula Decimotercera - Rescisión por la Contratista
a) La contratista notificará sin tardanza por escrito al Proyecto de cualquier situación o hecho
que escapare a su control razonable, incluidas causas de fuerza mayor y que, a su juicio, le
imposibilitare dar cumplimiento en forma parcial o total a las obligaciones contraídas en
virtud del presente Contrato y que no pudiere superar mediante el uso de la debida diligencia.
Se debe entender por Fuerza Mayor todo hecho, acción o situación que no ha podido
preverse, o que previsto, no ha podido evitarse; con los alcances y efectos previstos en los
artículos 513 y 514, sus concordantes y correlativos del Código Civil Argentino. Cuando el
Proyecto reconociere por escrito la existencia de esa situación o hecho, o cuando no
respondiere a dicha notificación dentro de los 14 (catorce) días de recibirla, la Contratista
quedará, a partir de entonces, relevada de toda responsabilidad por el incumplimiento de
dichas obligaciones y podrá en consecuencia rescindir el presente Contrato dando
notificación por escrito.
b) Al rescindir el presente Contrato conforme a lo dispuesto en esta Cláusula, se aplicará lo
dispuesto en el Párrafo b) del Artículo 16 del Anexo B (Condiciones Generales - Rescisión
del Proyecto).
5
ANEXO B
6
c) La Contratista desvincula al Proyecto, al PNUD y al Gobierno Argentino de toda
responsabilidad por reclamos del personal de la Contratista o de terceros originados en daños
que pudieran ocasionárseles en el cumplimiento del presente Contrato.
d) El Proyecto no asume responsabilidad alguna por los seguros de vida, enfermedad,
accidentes y viajes y otros seguros que pudieren ser necesarios o convenientes a los fines del
presente Contrato o para el personal que prestara servicios en virtud de él.
Artículo 7 - Cesiones
La Contratista no podrá ceder, transferir, dar en prenda o enajenar el presente Contrato, en todo o
en parte, ni de sus derechos, títulos u obligaciones en virtud de él.
Artículo 11 - Uso del nombre, emblema o sello oficial de las Naciones Unidas y
del Proyecto
Salvo cuando se le hubiese autorizado por escrito, la contratista no publicará o hará pública la
circunstancia de que está prestando o ha prestado servicios para el PNUD o para las Naciones
Unidas, ni utilizará el nombre, emblema o sello oficial del PNUD o las Naciones Unidas o
abreviatura alguna de dichos nombres con fines publicitarios o con cualquier otro fin.
La Contratista estará sujeta a las normas que con referencia a difusión y promoción del Proyecto
estipulen el presente contrato y el Pliego de Bases y Condiciones o definan con posterioridad las
autoridades del Proyecto.
Artículo 13 - Modificaciones
Los términos y condiciones estipulados en el presente Contrato sólo podrán modificarse
mediante escrito firmado por las partes en el presente Contrato o por sus representantes
debidamente autorizados.
10
Artículo 18 - Derechos y recursos del Proyecto
a) Ninguna estipulación del presente Contrato ni relacionada a él se entenderá que
perjudica o constituye dispensa de otros derechos o recursos del Proyecto.
b) El PNUD y el Gobierno Argentino no serán responsables por las consecuencias o
reclamos derivados de actos u omisiones del Proyecto.
Artículo 19 - Quiebra
Si la Contratista fuera declarada en quiebra o pasase a ser insolvente o si el control de la
Contratista se modificare por causa de insolvencia, el Proyecto sin perjuicio de otros
derechos o recursos, podrá rescindir el presente Contrato mediante notificación por escrito a
la contratista de dicha terminación.
Artículo 20 - Indemnización
La Contratista indemnizará y defenderá a su costa al Gobierno y/o al Proyecto y a su personal
contra todos los juicios, reclamos, demandas y responsabilidades de toda naturaleza o
especie, incluidas las costas y gastos que se derivaren de actos y omisiones de la Contratista
o de su personal o de otras personas que ante él fueren responsables en el cumplimiento de
cualquiera de los términos y condiciones del presente Contrato.
11
ANEXO C
ATRIBUCIONES
12
ANEXO 4.N
Antes de concluir con los requisitos de bienes y/o servicios, deben revisarse los temas
ambientales, entre ellos:
A. Consumo de Energía
B. Toxicidad
C. Agotamiento de la capa de Ozono
D. Radiación
E. Uso de material reciclado.
Para determinas cuan favorable son los bien0es y/o servicios para el medio ambiente
habrá que preguntarse lo siguiente:
N° Proyecto
Solicitante Agencia
Nombre y apellido
Autorizante Cargo
Firma
(*) No es necesario incluir toda la descripción del bien a adquirir si esta es ‘exactamente’ igual a la incluida en
la cotización del proveedor.
Para solicitar al PNUD la emisión de una Orden Compra se deberá completar el
Formulario de ‘Solicitud de Emisión de Orden de Compra’ y enviarlo al PNUD- Sector
Compras (vía correo, e-mail o fax).
El solicitante deberá cargar en el Formulario los siguientes datos:
Dato Descripción
Solicitud N°00X Ingresar un número correlativo (permitirá al emisor identificar su
solicitud ante futuras consultas al PNUD).
N° PNUD Dato a ser ingresado por el PNUD. (el Asistente de Compras
ingresará un número correlativo a todas las solicitudes que reciba).
Solicitante Ingresar el número de Proyecto/Agencia.
Dia-Mes-Año Ingresar fecha de emisión de la solicitud.
Autorizante Ingresar nombre y apellido, cargo y firma del autorizante de la
compra. (Proyectos: Coordinador o Director Nacional/ Agencias:
autorización de la Agencia).
Datos del Indicar la Razón Social / Domicilio/ Teléfono/ Fax e E-mail del
Proveedor proveedor seleccionado para la compra.
Datos de los bienes a comprar
Descripción Describir las características del bien a adquirir.
Cantidad Indicar cantidades del bien a adquirir.
Precio (unitario) Indicar precio unitario cotizado por el proveedor para el bien a
adquirir.
Imputación Para el caso de Proyectos: indicar la línea presupuestaria
Contable Para compra de Agencia: indicar cuenta a imputar.
Otros Gastos Detallar si la compra demandará otros gastos asociados (por
ejemplo gastos de fletes, seguros, etc.)
Persona de Indicar nombre y apellido, teléfono y dirección de e-mail de la
contacto en el persona que preparó la Solicitud (referencia que permitirá al
Proyecto/ Asistente de Compras contactarse con el solicitante ante posibles
Agencia/Sector consultas)
PNUD
OC cargada en el Dato a completar por el PNUD (Casillero de control para indicar que
Sistema la OC ya se ingresó en el sistema PNUD).
Fecha Dato a completar por el PNUD (indicar fecha de ingreso de la OC en
el sistema).
ANEXO 4O
Solicitud Nº
ALTA DE PROVEEDOR
Datos Básicos
Datos fiscales
C.U.I.T. Nº
Condición frente al IVA
No responsable No inscripto Regímenes
Exento Inscripto Especiales
Observaciones:
Datos Bancarios
Observaciones PNUD
Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno
Capitulo V: Recursos Financieros
Edición: Noviembre de 2003
Pág. 1 de 11
V. RECURSOS FINANCIEROS
A. FUENTES DE FINANCIAMIENTO
1. En adición a los fondos propios del PNUD (TRAC) para la Argentina, el financiamiento de
los proyectos incluye otras posibles fuentes de financiamiento tales como:
B. PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
2. Las normas generales que se aplican a los procedimientos financieros para la ejecución
nacional son las siguientes:
CONCEPTO DESCRIPCIÓN
Varias fuentes de Los proyectos financiados por varias fuentes, requieren de un presupuesto y un
Financiamiento juego de informes financieros para cada fuente de financiamiento.
CONCEPTO DESCRIPCION
El PNUD debe obtener y mantener al día una lista de los responsables del proyecto
autorizados a solicitar anticipos de fondos, solicitud de pagos directos, ordenadores
Firmas del gasto, certificación y aprobación de los informes financieros, IFC/CDR y firmantes
de la cuenta bancaria, así como un registro de sus firmas. (Anexo 5.E)
CONCEPTO DESCRIPCION
CONCEPTO DESCRIPCION
Libros El sistema contable debe mantenerse al día y todos los libros cerrados a fin de mes.
Ante una modificación de la Tasa Operacional de Naciones Unidas, se debe proceder
al cierre de los libros contables y registrar los ajustes correspondientes.
Planificación Costos Compartidos: El Proyecto deberá informar al PNUD, vía FOMS, la planificación
financiera trimestral de los posibles depósitos que efectuará el Organismo Gubernamental de
trimestral Ejecución según lo establecido en el calendario de pagos del Documento de
Proyecto.
Cierre del A los fines del cierre del Proyecto por finalización de sus actividades, se deberán
Proyecto cumplir con los procedimientos de cierre descriptos en el Anexo 2.B5
C. PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Libro mayor Registra la información pertinente a Será presentado por el Proyecto a los
de bienes y cada equipo adquirido por el Proyecto auditores externos para su revisión, no
equipos así como la enajenación del mismo. siendo necesaria la remisión de copias al
(Anexo 5.A, sección 4.0) PNUD.
Concepto Descripción
Concepto Descripción
Libro diario de ingresos y egresos Registro cronológico permanente (partidas únicas) de todos los
de caja fondos que se depositan en la cuenta bancaria o los que se giran
contra la misma.
Libro mayor de desembolsos del Registro permanente acumulativo de los desembolsos por
Organismo Gubernamental de subrubro presupuestario; mantiene saldo continuo en cada rubro
Ejecución del presupuesto; facilita la preparación del informe financiero.
Libro mayor de anticipos efectuados Registro permanente del estado de los fondos recibidos del PNUD;
por el PNUD facilita la preparación del informe financiero.
Libro mayor para el control de pagos Registro permanente de los pagos directos hechos por el PNUD a
directos del PNUD y de gastos solicitud del Organismo Gubernamental de Ejecución y de gastos
efectuados por Agencias de efectuados por Agencias de Cooperación; permite al Organismo
Cooperación Gubernamental de Ejecución verificar el presupuesto disponible
antes de solicitar un pago.
7. Para el caso de Proyectos ejecutados con el apoyo del PNUD en que, por razones de
simplicidad operativa se efectúen anticipos de fondos para una actividad específica, el
Coordinador del Proyecto será responsable de la custodia de los fondos hasta su
rendición al PNUD con todos los comprobantes correspondientes. Dicha rendición
deberá realizarse dentro de los cinco días de finalizada la actividad.
V. RECURSOS FINANCIEROS
A. FUENTES DE FINANCIAMIENTO
1. En adición a los fondos propios del PNUD (TRAC) para la Argentina, el financiamiento de
los proyectos incluye otras posibles fuentes de financiamiento tales como:
V. RECURSOS FINANCIEROS
B. PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
2. Las normas generales que se aplican a los procedimientos financieros para la ejecución
nacional son las siguientes:
CONCEPTO DESCRIPCIÓN
Varias fuentes de Los proyectos financiados por varias fuentes, requieren de un presupuesto y un
Financiamiento juego de informes financieros para cada fuente de financiamiento.
CONCEPTO DESCRIPCION
El PNUD debe obtener y mantener al día una lista de los responsables del proyecto
autorizados a solicitar anticipos de fondos, solicitud de pagos directos, ordenadores
Firmas del gasto, certificación y aprobación de los informes financieros, IFC/CDR y firmantes
de la cuenta bancaria, así como un registro de sus firmas. (Anexo 5.E)
CONCEPTO DESCRIPCION
CONCEPTO DESCRIPCION
Libros El sistema contable debe mantenerse al día y todos los libros cerrados a fin de mes.
Ante una modificación de la Tasa Operacional de Naciones Unidas, se debe proceder
al cierre de los libros contables y registrar los ajustes correspondientes.
Planificación Costos Compartidos: El Proyecto deberá informar al PNUD, vía FOMS, la planificación
financiera trimestral de los posibles depósitos que efectuará el Organismo Gubernamental de
trimestral Ejecución según lo establecido en el calendario de pagos del Documento de
Proyecto.
Cierre del A los fines del cierre del Proyecto por finalización de sus actividades, se deberán
Proyecto cumplir con los procedimientos de cierre descriptos en el Anexo 2.B5
V. RECURSOS FINANCIEROS
C. PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Libro mayor Registra la información pertinente a Será presentado por el Proyecto a los
de bienes y cada equipo adquirido por el Proyecto auditores externos para su revisión, no
equipos así como la enajenación del mismo. siendo necesaria la remisión de copias al
(Anexo 5.A, sección 4.0) PNUD.
plena) y efectuar pagos relacionados con el normal desembolso del Proyecto (NEX
parcial).
Concepto Descripción
Libro diario de ingresos y egresos Registro cronológico permanente (partidas únicas) de todos los
de caja fondos que se depositan en la cuenta bancaria o los que se giran
contra la misma.
Libro mayor de desembolsos del Registro permanente acumulativo de los desembolsos por
Organismo Gubernamental de subrubro presupuestario; mantiene saldo continuo en cada rubro
Ejecución del presupuesto; facilita la preparación del informe financiero.
Libro mayor de anticipos efectuados Registro permanente del estado de los fondos recibidos del PNUD;
por el PNUD facilita la preparación del informe financiero.
Libro mayor para el control de pagos Registro permanente de los pagos directos hechos por el PNUD a
directos del PNUD y de gastos solicitud del Organismo Gubernamental de Ejecución y de gastos
efectuados por Agencias de efectuados por Agencias de Cooperación; permite al Organismo
Cooperación Gubernamental de Ejecución verificar el presupuesto disponible
antes de solicitar un pago.
7. Para el caso de Proyectos ejecutados con el apoyo del PNUD en que, por razones de
simplicidad operativa se efectúen anticipos de fondos para una actividad específica, el
Coordinador del Proyecto será responsable de la custodia de los fondos hasta su rendición
al PNUD con todos los comprobantes correspondientes. Dicha rendición deberá realizarse
dentro de los cinco días de finalizada la actividad.
V. RECURSOS FINANCIEROS
INDICE
SECCION PAGINA
1.0 Introducción 3
2.0 Informe requerido por el PNUD 3
2.1 Informe Financiero Inicial, Anticipo de Fondos 5
A. Propósito 5
B. Preparación e ilustración 5
2.2 Informe Financiero, Rendición de Gastos y Reconciliación de Saldos 10
Pendientes
A. Propósito 10
B. Preparación e ilustración 10
2.3 Informe Financiero Final 14
2.4 Conciliación Bancaria 16
2.5 Solicitud de Fondos y Plan Financiero Trimestral 16
2.6 Plan de Trabajo Anual Estimación de Gastos 16
3.0 Requisitos para Pagos Directos 16
4.0 Libro Mayor requerido por el PNUD 18
4.1 Libro Mayor de Bienes y Equipo 18
A. Propósito 18
B. Formato sugerido y explicación 18
5.0 Libros Diario y Mayor sugeridos para la contabilidad 21
5.1 Libro Diario de Ingresos y Egresos de Caja 21
A. Propósito 21
B. Formato sugerido y explicación 21
5.2 Libro Mayor de Desembolsos del Organismo Gubernamental de 23
Ejecución
A. Propósito 23
B. Formato sugerido y explicación 23
INDICE
INDICE DE MODELOS
MODELO PAGINA
NUMERO
VII Libro Mayor para el Control de Pagos Directos efectuados por el PNUD y 28
gastos efectuados por Agencias de Cooperación
2
1.0 INTRODUCCION
En su calidad de Organismos Gubernamentales de Ejecución, los mismos tienen que rendir cuentas de todos
los fondos solicitados al PNUD y asignados a los proyectos que ellos ejecutan. Además, tienen que presentar
ciertos informes financieros de los fondos que han recibido del PNUD y desembolsado. Estos procedimientos
fueron preparados para: (1) ofrecer un mecanismo de referencia y un documento de capacitación destinado
a asegurar un entendimiento cabal de los requisitos del PNUD para la ejecución nacional de proyectos y, (2)
ayudarlos en la preparación de los informes financieros requeridos.
En los procedimientos se detallan los informes y los formatos requeridos. En las secciones subsiguientes se
presentan los libros de contabilidad diario y mayor que pueden usar los Organismos Gubernamentales de
Ejecución para facilitar la preparación de los informes requeridos. En los procedimientos se incluyen además
explicaciones detalladas e ilustraciones prácticas de cómo generar los distintos reportes a través del sistema
FOMS.
2.0 INFORME FINANCIERO REQUERIDO POR EL PNUD – (OBLIGATORIO) – MODALIDAD NEX PLENA
El PNUD requiere que los gobiernos utilicen un solo formulario estándar (Informe Financiero – Cuadros: A
en $ (Pesos) y B en u$s (dólares estadounidenses) y el próposito del mismo es la transmisión de datos entre
el Organismo Gubernamental de Ejecución y el PNUD, como así también facilitar la gestión del presupuesto
de los Proyectos de Ejecución Nacional Plena, solicitar anticipo de fondos al PNUD, procesar la rendición de
los desembolsos efectuados por el Organismo Gubernamental de Ejecución, efectuar la reconciliación de
anticipos pendientes y revisión/aprobación de los informes financieros combinados (IFC/CDR).
Adjunto al Informe Financiero deberá presentarse la conciliación bancaria a fecha de cierre del
período/trimestre (Anexo 5.G), copia del extracto bancario al cierre del período/trimestre, plan de actividades
y resultados trimestrales del Proyecto (Anexo 5C) y Monitoreo Trimestral de Actividades y Resultados (este
último sólo para Proyectos de Ejecución Nacional Plena con financiamiento de Gobierno (Anexo 5G)
i. Compromisos pendientes: Los compromisos pendientes son aquellas obligaciones contraídas por
servicios prestados, compras de insumos ya recibidos o en proceso de recepción, y que, con arreglo
a los contratos correspondientes los mismos aun no han sido liberados y se procederá al pago en el
periodo/trimestre siguiente.
ii. Gastos planificados: Los gastos planificados son nuevos servicios y/o insumos que serán adquiridos
y abonados durante el siguiente período/trimestre de acuerdo al plan de actividades y resultados. No
deberá incluirse gastos que se han consignado en (a) Compromisos pendientes.
b) Los proyectos de ejecución nacional plena generan diferencias de cambio por sus saldos inutilizados en
pesos en su cuenta corriente que son reflejadas en oportunidad de cada rendición de fondos. Con el
objetivo de minimizar las diferencias de cambio, los proyectos de ejecución plena deberán adecuar su
accionar a las siguientes directivas:
3
nacionales y personal administrativo para lo cual deberán incluir sus estimaciones en la solicitud de
anticipo de fondos mensual/trimestral,
ii. En tal sentido, deberá realizarse una adecuada planificación financiera que minimice las
disponibilidades al cierre de cada mes.
iii. La solicitud mensual/trimestral de fondos será efectivizada por el PNUD en base a lo planificado e
indicado por el proyecto, quien deberá informar al PNUD via FOMS cuales serán las fechas y los
importes mensuales requeridos. (Ver Anexo 5I)
iv. Los pagos individuales superiores al equivalente a diez mil dólares (u$S 10,000.00) serán realizados
por el PNUD, a solicitud de los proyectos quienes enviarán la correspondiente “Solicitud de pago
directo” (ver anexo 3.0)
c) Los anticipos de fondos serán procesados por la oficina local del PNUD sobre la base del Informe
Financiero debidamente completado y firmado por el Director Nacional, con el detalle de los gastos
realizados contra el anticipo recibido en el período/trimestre anterior y si existen recursos financieros y
presupuestarios disponibles.
La rendición de cuentas es acumulativa por mes/período/trimestre. Esto simplifica el mantenimiento de
registros por parte del Organismo Gubernamental de Ejecución.
Dicho Informe refleja el gasto total del período/trimestre que se esta rindiendo. Cada informe financiero
representa principalmente los gastos relacionados con un solo adelanto, y sus saldos deben ser
actualizados a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente a fecha de cierre.
d) En caso de NO recibirse, dentro del plazo establecido, el informe financiero trimestral y a los efectos de
proceder al cierre financiero trimestral y posterior emisión de los Informes Financieros Combinados
(IFC/CDR) se considerará que no se efectuaron desembolsos registrándose como desembolsos del
período/trimestre valor = $ 0 (cero pesos). Los desembolsos efectuados por el Organismo Gubernamental
de Ejecución correspondiente al período/trimestre no presentado dentro de los plazos establecidos, serán
registrados por el PNUD considerando la fecha de recepción del Informe Financiero. A los efectos
contables y su registro se aplicará la tasa vigente a fecha de recepción del informe financiero
Para el cálculo de las diferencias de cambio (pérdida/ganancia) originadas por variaciones en la tasa de
cambio, se procederá de la siguiente forma: i) Los adelantos recibidos en concepto de anticipos de
fondos solicitados en $ (pesos) se convierten a u$s (dólares estadounidenses) a la tasa de cambio
operacional de Naciones Unidas vigente al momento de su procesamiento por parte del PNUD, ii) los
desembolsos realizados en $ (pesos) durante el período/trimestre por el Organismo Gubernamental de
Ejecución se registran en u$s (dólares estadounidenses) considerando la tasa de cambio operacional de
Naciones Unidas vigente al momento de registrarse contablemente el desembolso. iii) Al finalizar el
período/trimestre, se convierten los saldos remanentes en la cuenta corriente del Proyecto por anticipos
de fondos, a u$s (dólares estadounidenses) utilizando la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas
vigente al momento de cierre del período/trimestre, y se establece el cálculo de pérdidas y ganancias
registrándose el monto resultante por tal concepto y que forma parte del Informe Financiero reflejándose
en el cuadro B –Ganancia/(Pérdida) por Tasa de Cambio. Las diferencias de cambio (acumuladas al
cierre del trimestre anterior) se registran en el cuadro B u$s (dólares estadounidenses) bajo la sublínea
85.01 y proceder a la revisión presupuestaria correspondiente -reflejando la disminución del
presupuesto o incremento de aportes.
e) La oficina local del PNUD –a través del sistema FOMS- informará al Organismo Gubernamental de
Ejecución las variaciones que se produzcan en el tipo de cambio operacional de Naciones Unidas –tasa
que se utiliza para las distintas transacciones que realiza el proyecto la cual se establece quincenalmente.
f) En el Cuadro B u$s (dólares estadounidenses) del informe financiero y a fin de reflejar el uso real de los
fondos anticipados por el PNUD, se refleja el saldo de anticipos revaluado al cierre del período/trimestre y
las diferencias de cambio resultantes por variaciones en la Tasa de Cambio de Naciones Unidas.
g) El Informe Financiero, al proveer un formato en el cual los gastos de los proyectos se reflejan también en
u$s (dólares estadounidenses), facilita al Organismo Gubernamental de Ejecución el manejo de los
presupuestos, desembolsos efectuados por los proyectos durante un período/trimestre y acumulado del
año; pagos directos realizados por el PNUD, como así también la revisión y aprobación de los Informes
Financieros Combinados (IFC/CDR) cuyos montos son reflejados en U$S (dólares estadounidenses).
4
h) El informe financiero debe ser certificado únicamente por el Director Nacional.
j) El mismo deberá ser enviado a la Subsecretaría de Cooperación y Coordinación Internacional (en papel),
con la debida antelación como para ser recibido y procesado en el PNUD dentro de los 15 días
posteriores a la finalización del trimestre, a fin de asegurarse que los desembolsos puedan ser
registrados por el PNUD, -previo al cierre financiero trimestral- y se proceda al envío del anticipo de
fondos requerido por el Proyecto- Paralelamente el informe financiero será remitido al PNUD a través del
Sistema Foms. Las rendiciones de gastos pueden realizarse por períodos menores al trimestre. Al
respecto, es importante señalar que el procesamiento definitivo de las rendiciones de gastos y anticipos
de fondos presentados mediante el sistema FOMS se realizará una vez que los informes financieros
sean aprobados por la Subsecretaria de Cooperación y Coordinación Internacional y recibidos en el
PNUD.
A. Propósito
El procedimiento normal para financiar un proyecto de ejecución nacional plena es a través de la emisión de
anticipos de fondos mensuales/trimestrales, suministrados al Organismo Gubernamental de Ejecución por
parte de la oficina local del PNUD.
Los anticipos de fondos se efectúan sobre la base del presupuesto aprobado vigente, de un análisis
cuidadoso del plan de trabajo para el período/trimestre, predicción de gastos para el período/trimestre y
disponibilidad financiera prevista para el nuevo período.
5
b) Se abrirá la siguiente pantalla de Anticipos de Fondos donde se deberá completar la siguiente
información:
Gastos planeados para el siguiente período: Registrar todos los gastos programados para el siguiente
periodo/trimestre de acuerdo al plan de trabajo del proyecto.
Datos bancarios: completar en su totalidad con los datos solicitados, incluyendo CBU.
Luego, grabar los datos ingresados presionando el botón SAVE.
c) Una vez que los informes financieros (Cuadro A en $ (pesos) y B en U$S (dólares)) estén debidamente
completados y firmados por el Director Nacional del Proyecto, los mismos junto con el plan de
actividades y resultados del período/trimestre (ver Anexo 5.C) deberán ser enviados a la Subsecretaria
de Cooperación y Coordinación Internacional del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio
Internacional y Culto (remitir la documentación en papel). Paralelamente, los informes financieros
deberán ser enviados al PNUD mediante el sistema FOMS presionando el botón “Solicita
Procesamiento PNUD”.
Al respecto, es importante señalar que el procesamiento definitivo de la solicitud del anticipo de fondos
se realizará una vez que los informes financieros sean aprobados por la Subsecretaria de Cooperación y
Coordinación Internacional y recibida en el PNUD.
En el Informe Financiero debe constar la fecha de emisión y el mismo debe ser certificado únicamente
por el Director Nacional del proyecto
6
7
8
9
2.2.1 INFORME FINANCIERO (RENDICIÓN DE GASTOS, RECONCILIACIÓN DE ANTICIPOS PENDIENTES Y
SOLICITUD DE ANTICIPO DE FONDOS)
A. Propósito
Se deberá completar al finalizar el trimestre calendario el cuadro A del Informe Financiero en $ (pesos),
moneda en la cual se emitió el anticipo de fondos, registrando los gastos del período/trimestre en curso
contra cualquier anticipo entregado previamente. De esta manera se calcularán los saldos de anticipos
pendientes y se solicitará el adelanto para el siguiente período/trimestre, basándose en el presupuesto
aprobado del proyecto vigente para el año en curso y de un análisis cuidadoso de los planes de trabajo,
predicción de gastos y compromisos asumidos y disponibilidad financiera. También se debe preparar el
Cuadro B del Informe Financiero en U$S (dólares estadounidenses), el cual traslada los importes del Cuadro
A en $ (pesos) a U$S (dólares estadounidenses) y calcula las ganancias o pérdidas del período/trimestre y
saldo revaluado a fecha de cierre.
Al cierre del período/trimestre se deberá proceder a la rendición de los gastos y solicitud de anticipo de
fondos. Desde el menú de FOMS:
10
b) En la pantalla de Anticipos de Fondos, completar la siguiente información:
Desde: Hasta: Completar el período/trimestre por el cual se están rindiendo los gastos. El periodo
puede ser el trimestre, o un periodo diferente si la rendición se realiza sobre una base mas frecuente. Si
el período al que se hace mención coincide con el informe financiero obligatorio (trimestral), se deberán
consignar las fechas teniendo en cuenta el inicio y finalización del trimestre (01/01/xx – 31/03/xx)
(01/04/xx – 30/06/xx) (01/07/xx – 30/09/xx) (01/10/xx – 31/12/xx) en caso de ser un período menor que el
trimestre, consignar los datos según corresponda.
Compromisos: Registrar todos los gastos que el Organismo Gubernamental de Ejecución tiene
obligación legal de pagar, pero que para el final del período/trimestre no hayan sido pagados. Esto
incluirá cualquier monto de contrato por servicios prestados, bienes ordenados y/o recibidos, facturas
aún no abonadas que serán pagadas durante el siguiente periodo/trimestre.
Gastos planeados para el siguiente período: Registrar todos los gastos programados para el siguiente
periodo/trimestre de acuerdo al plan de trabajo mas reciente del proyecto. No incluir gastos ya
mencionados en el campo “compromisos”
Datos bancarios: los mismos deberán estar completados en su totalidad, incluyendo CBU.
Luego, grabar los datos ingresados presionando el botón SAVE e ingresar en Registro de Pagos.
c) Se abrirá la pantalla Registro de Pagos, en la cual se deberán registrar los gastos. Para ello es
necesario tener en cuenta las siguientes alternativas:
11
NOTA: Para ayuda en línea seleccionar el ícono ? donde encontrará asistencia sobre Registro de
Datos, i) Registro de subtotales de pagos por sublínea presupuestaria, ii) Importación de Pagos desde
una Hoja de Cálculo en Excel, y iii) Lectura desde los Compromisos de Planillas de Pagos.
i) ii)
iii)
i) Icono Añade Detalle de Gastos: Ingresar los datos correspondientes a cada transacción contable
en forma individual en la siguiente pantalla. Al finalizar presionar Graba cambios:
ii) Icono Leer Desde archivo Excel: Transferir los datos desde una planilla Excel a la nueva planilla
del FOMS. Se comprende que esta opción representa la más conveniente, siempre que se disponga
de la información en dicho formato. En tal sentido, si se ingresa por el módulo financiero y desde la
pantalla de “Registro de Pagos” se accede a una ayuda en línea “(?)” que indica con precisión el
formato de la planilla de Excel que debe utilizarse.
12
iii) Icono Lee desde Planillas: Permite tomar la información directamente desde el sistema FOMS
siempre que se hayan utilizado previamente las opciones de pagos en FOMS.
e) Una vez que los Informes Financieros (Cuadro A en $ (pesos) y B en U$S (dólares)) estén debidamente
completados y firmados por el Director Nacional del proyecto, los mismos junto con el plan de
actividades y resultados del período/trimestre (ver Anexo 5.C), conciliación bancaria (ver Anexo 5.G) y
extracto bancario del cierre del período/trimestre deberán ser enviados a la Subsecretaria de
Cooperación y Coordinación Internacional del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio
Internacional y Culto (remitir la documentación en papel). Asimismo, para los Proyectos de Ejecución
Nacional Plena, con financiamiento de Gobierno, deberán adjuntar planillas de Monitoreo Trimestral de
Actividades y Resultados (ver Anexo 5.F). Paralelamente, los informes financieros deberán ser enviados
al PNUD mediante el sistema FOMS presionando el botón “Solicita Procesamiento PNUD”.
En el Informe Financiero debe constar la fecha de emisión y el mismo debe ser certificado únicamente
por el Director Nacional del proyecto
13
2.3 INFORME FINANCIERO (FINAL)
A. Propósito
El propósito del Informe Financiero Final es informar los gastos correspondientes al último período/trimestre y
proceder a la reconciliación de anticipos pendientes. Previamente se procederá a la devolución de los fondos
remanentes recibidos en concepto de anticipo de fondos y cierre de la cuenta bancaria. Es
responsabilidad del Director Nacional proceder al cierre de la cuenta corriente (ver procedimientos de cierre
Anexo 2B5)
Para preparar el Informe Financiero Final se deberán utilizar las facilidades ofrecidas por el sistema FOMS
desarrollado por el PNUD. A continuación se detallan los pasos a seguir a partir del menú de FOMS:
Desde: Hasta: Completar el período por el cual se están rindiendo los gastos. El periodo puede ser el
trimestre, o un periodo diferente si se procedió al cierre de la cuenta en otra fecha.
Luego, grabar los datos ingresados presionando el botón SAVE e ingresar en Registro de Pagos.
14
c) Para registrar los gastos, seguir los pasos indicados en el punto 2.2, B, c) y d) (pag. 14 ) de este Anexo.
e) Una vez que el Informe Financiero Final (Cuadro A en $ (pesos) y B en U$S (dólares)) esté debidamente
completado y firmado por el Director Nacional del proyecto, el mismo junto con la conciliación bancaria
(ver Anexo 5.G), extracto bancario y notificación de cierre de cuenta deberán ser enviados a la
Subsecretaria de Cooperación y Coordinación Internacional del Ministerio de Relaciones Exteriores,
Comercio Internacional y Culto (remitir la documentación en papel). Asimismo, para los Proyectos de
Ejecución Nacional Plena, con financiamiento de Gobierno, deberán adjuntar planillas de Monitoreo
Trimestral de Actividades y Resultados (ver Anexo 5.F). Paralelamente, el Informe Financiero Final
deberá ser enviado al PNUD mediante el sistema FOMS presionando el botón “Solicita Procesamiento
PNUD”.
Al respecto, es importante señalar que el procesamiento definitivo del Informe Financiero Final se
realizará una vez que el Informe Financiero sea aprobado por la Subsecretaria de Cooperación y
Coordinación Internacional y recibido en el PNUD.
En el Informe Financiero debe constar la fecha de emisión y el mismo debe ser certificado únicamente
por el Director Nacional del proyecto
15
2.4 CONCILIACION BANCARIA
En la misma se deberá conciliar saldo bancario según extracto al cierre del período/trimestre y saldo de cierre
según Informe Financiero (cuadro A en $ (pesos).
(ver Anexo 5.G)
El mismo deberá ser presentado junto con el informe financiero del último trimestre calendario. El Plan de
Trabajo Anual deberá reflejar las actividades previstas para el año siguiente y la indicación de los insumos
necesarios para su cumplimiento. Para los Proyectos de ejecución nacional plena, este requerimiento no
excluye la presentación del Plan de Trabajo Trimestral – con indicación de los recursos por línea
presupuestaria- necesario para procesar el anticipo de fondos. Las estimaciones de gastos anual deberán ser
presentadas con anterioridad al 15 de enero (ver Anexo 2B7). Del mismo modo los Organismos
Gubernamentales de Ejecución deberán presentar al PNUD con anterioridad al 15 de enero y 15 de julio las
estimaciones de gastos para el año para lo cual se acompaña cuadro
A. Propósito
El Organismo Gubernamental de Ejecución deberá solicitar que el PNUD, de conformidad con el Plan de
Trabajo y Presupuesto, proceda a la emisión de pagos individuales superiores al equivalente a diez mil
dólares (U$S 10,000) y/o cuando las circunstancias lo requieran a proveedores de bienes o servicios,
enviando la correspondiente “Solicitud de Pago Directo” para proyectos ejecutados por el mismo. En este caso
el Organismo Gubernamental de Ejecución deberá remitir a la oficina local del PNUD a través del sistema
FOMS un formulario modelo de “Solicitud de Pago Directo” (Modelo II), debidamente completado y firmado.
Los pagos menores a 10.000 u$s solo podrán ser solicitados por esta vía si existe alguna justificación para
ello, (ej. Por alguna razón no puedan ser emitidos en pesos).
La solicitud deberá ser certificada por el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador por delegación del
Director Nacional. La documentación original será conservada por el Organismo Gubernamental de Ejecución.
El PNUD deberá poner a disposición del Organismo Gubernamental de Ejecución la confirmación de pago.
Estos pagos directos serán registrados como desembolsos por el Organismo Gubernamental de Ejecución en
una cuenta contable separada y reflejados en el informe financiero (cuadro B en U$S).
La solicitud deberá ser presentada al PNUD, mediante el sistema FOMS, por lo menos 5 días antes de la
fecha prevista de pago.
A los efectos de minimizar costos y realizar una adecuada planificación financiera que minimice la tenencia de
saldos inutilizados en “pesos” en la cuenta corriente del PNUD, los Proyectos deberán informar al PNUD vía
FOMS las estimaciones mensuales para el siguiente mes en concepto de Solicitud de Pago Directo.
16
SOLICITUD DE PAGO DIRECTO Nº
De mi consideración:
De conformidad con los requisitos del PNUD, solicitamos por medio de la presente, la emisión del siguiente
pago:
Certificación:
Saluda atentamente,
____________________________________
17
4.0 LIBRO MAYOR REQUERIDO POR EL PNUD (OBLIGATORIO)
El Organismo Gubernamental de Ejecución deberá mantener un Libro Mayor de Bienes y Equipo (Modelo III-
Pag 20) para llevar la cuenta de todas las adquisiciones y enajenaciones de equipos utilizados en un proyecto
ejecutado por el Organismo Gubernamental de Ejecución.
A. Propósito
Este Libro Mayor de Bienes y Equipo tiene por objeto llevar un inventario con los registros de adquisiciones y
enajenaciones de bienes y equipos realizadas por un proyecto ejecutado por el Organismo Gubernamental de
Ejecución. Este inventario contendrá información acerca de todos los bienes y equipos adquiridos a través del
Organismo Gubernamental de Ejecución con fondos adelantados por el PNUD o bien adquiridos por solicitud
y en nombre del Organismo Gubernamental de Ejecución por el PNUD o por medio de otras Agencias de
Cooperación. Manteniendo un registro de los “movimientos” de los bienes y equipos, se crea un inventario
permanente que le permite al administrador del proyecto identificar fácilmente la zona del proyecto a la que
han sido asignados los bienes y equipos. Este registro deberá ser presentado por el Proyecto a los auditores
externos para su revisión.
En estos procedimientos se requiere un formato estándar del Libro Mayor de Bienes y Equipo para ayudar a
los Organismos Gubernamentales de Ejecución a establecer libros de cuentas y registros del proyecto. En el
Modelo III Pag 20) se presenta la muestra de este formato estándar. A continuación se dan explicaciones de
la información que se deberá asentar en cada una de las columnas.
• En la parte superior de la página hay un espacio destinado al subrubro presupuestario, descripción del
componente. La razón de ello es que en un proyecto tal vez se desee llevar un registro de las
adquisiciones de bienes y equipos por subrubros, especialmente si las cantidades son considerables. En
esos casos, un proyecto que adquiera grandes cantidades de equipo de oficina, vehículos y
computadoras, asentaría cada uno de estos bienes en una sección separada del libro de cuentas. Las
compras de un tipo de equipo no se combinarían con las de otro tipo en la misma página.
• En la sección “Adquisiciones”, en la columna “Fecha” se indica la fecha en que se registra el pago,
ingresando la información en la columna Gob si la adquisición fue abonada por el Organismo
Gubernamental de Ejecución con fondos que le haya anticipado el PNUD o en la columna
PNUD/Ag.Coop. si fue pagado directamente por el PNUD.
• En la columna “Descripción” se describe brevemente el equipo adquirido.
• En la columna “No. de serie” se anota el número marcado por el fabricante en el equipo, si es que lo
tiene, caso contrario se indicará n/a (no aplica).
• En la columna “Fuente”, se registran el nombre y dirección del proveedor.
• En la columna “Costo” se anota el monto en U$S (dólares estadounidenses) pagado por la compra del
equipo, convertido previamente de pesos a dólares por la tasa de cambio operacional de Naciones
Unidas vigente al momento de registrarse el pago.
• En la columna “No. de inventario” se anota si lo tiene, el número asignado por el Organismo
Gubernamental de Ejecución al equipo se recomienda dar un número de inventario correlativo a los
bienes y equipos. Lo ideal es que este número esté fijado de manera permanente al bien/equipo.
• En la columna “Ubicación” se indica el lugar al que ha sido asignado el equipo (por ejemplo, la oficina del
Director).
• En la sección “Enajenaciones”, la columna “Fecha” indica la fecha en que se vendió o se retiró del
servicio el equipo.
• En la columna “Acto de Transferencia” se incluirá No. de Acta mediante la cual se transfirió el
bien/equipo o retiro del servicio si corresponde venta.
18
• En la columna “Explicación” se deberá dar una breve explicación de lo que se ha hecho con el equipo al
momento de producirse la transferencia/retiro o venta del bien/equipo.
• En la columna “Cantidad” deberá anotarse la suma recibida en U$S (dólares estadounidenses) por el
equipo, convertido previamente de pesos a dólares por la tasa de cambio operacional de Naciones
Unidas vigente.
• La columna “Destino” indica la entidad a la cual se vendió o transfirió el equipo.
19
Modelo III
Subrubro presupuestario:
Descripción del componente:
ADQUISICIONES ENAJENACIONES
FECHA DESCRIPCION NO. DE FUENTE COSTO NO. DE UBICACION FECHA ACTO EXPLICA- CANT DESTINO
SERIE INVENTARIO DE CION
TRANS.
20
5.0 REGISTROS CONTABLES (SUGERIDOS)
A. Propósito
El Libro Diario de Ingresos y Egresos de Caja es un libro fundamental de partidas únicas. Tiene
como fin proporcionar un registro cronológico permanente de todos los fondos que se depositan
en una determinada cuenta bancaria, o los que se giran contra la misma.
En el Modelo IV Pag 23 se presenta un formato sugerido para este libro de cuentas. En los
párrafos siguientes se explica cada una de las columnas.
• En la columna “Fecha” se deberá anotar la fecha del depósito, recibo, cheque girado (o
recibido) o transferencia bancaria girada (o recibida).
• En la columna “Descripción” generalmente se deberá anotar el nombre del cobrador en el
caso de un desembolso, y del pagador en el caso de depósitos.
• En la columna “Cheque No./Transferencia No.” se anota el número del cheque girado (o
recibido) y transferencia girada (o recibida).
• Las columnas “Recibos” se anota la cantidad de dinero recibido y depositado en la
cuenta bancaria durante un mes dado, y es acumulativo.
• Las columnas “Desembolsos” indican la cantidad de dinero pagado, o “desembolsado”,
de la cuenta bancaria del proyecto durante un mes dado y es acumulativo.
• La columna “Saldo” indica la cantidad de fondos que quedan en la cuenta después de
cada transacción de recibo o desembolso.
• Las columnas “Asignación” sirven para identificar el subrubro presupuestario u otra
cuenta en la que deberá asentarse la transacción bancaria. Por ejemplo, si se realiza una
transferencia bancaria para pagar a una empresa consultora contratada por el proyecto,
la cantidad de la transferencia bancaria se asentará o “asignará” en la columna “Debe” y
en la columna “Subrubro Presupuestario” mostrando el número 21.01 para indicar
subcontratos.
21
Modelo IV
22
5.2 LIBRO MAYOR DE DESEMBOLSOS DEL ORGANISMO GUBERNAMENTAL DE EJECUCIÓN
A. Propósito
El propósito del Libro Mayor de Desembolsos del Organismo Gubernamental de Ejecución es (1)
proporcionar un registro permanente acumulativo de los desembolsos hechos por el Organismo
Gubernamental de Ejecución para los proyectos, por componentes/subrubros presupuestarios, (2)
permitir al Organismo Gubernamental de Ejecución mantener un saldo continuo del presupuesto
disponible en cada componente/subrubro presupuestario y, (3) facilitar la preparación del informe
financiero.
En el (Modelo V Pag 25) se presenta el formato sugerido de este libro de cuentas. En los párrafos
siguientes se explica como se hacen los registros.
• En la parte superior de cada página del libro mayor se deberá anotar el número y
descripción del componente/ subrubro presupuestario.
• En las columnas “Fecha” y “Descripción” se anotan la fecha y una breve descripción de la
transacción.
• La columna “Presupuesto Anual” indica la cantidad que ha sido acordada entre PNUD y el
Organismo Gubernamental de Ejecución como presupuesto para el año. Este monto deberá
figurar en la moneda en que se desembolsará y deberá provenir directamente de la revisión
del presupuesto o estar basada en ella y deberá ser actualizada ante variaciones en la tasa
de cambio y modificación en el presupuesto asignado.
• La columna “No. de Fact. o Ref.” registra al número de la factura del proveedor u otro
número de referencia del documento de contabilidad apropiado que corresponda al
desembolso asentado.
• La columna “Cheque No./Transferencia Bancaria” indica el número de cheque y/o
transferencia bancaria girado al cobrador.
• Las columnas “Desembolsos” señalan la cantidad de desembolsos efectuados por el
proyecto para un determinado componente/subrubro presupuestario por período/mes,
trimestre y durante el año a la fecha. Los desembolsos hechos por el proyecto y que
posteriormente son rechazados como resultado de una auditoría se anotarán entre
paréntesis en la columna “Período/Mes”. Esta cantidad luego se restará de las sumas
mostradas en las columnas “Trimestre” y “Año a la Fecha”. Los desembolsos que
posteriormente sean reembolsados al proyecto también se anotarán como cifras
“negativas”.
• La columna “Presupuesto Disponible” equivale a la suma mostrada en la columna
“Presupuesto Anual” menos la cantidad indicada en la columna “Desembolsos/Año a la
fecha”. Las columnas “Desembolsos/Trimestre”, “Año a la fecha” y “Presupuesto Disponible”
deberán ser actualizadas después de cada transacción de desembolso, de tal manera que
se pueda mantener un saldo continuo de los fondos disponibles en el presupuesto.
23
MODELO V
LIBRO MAYOR DE DESEMBOLSOS DEL ORGANISMO GUBERNAMENTAL DE EJECUCION
Subrubro presupuestario:
Descripción del componente:
24
5.3 LIBRO MAYOR DE ANTICIPOS DEL PNUD
A. Propósito
El propósito del Libro Mayor de Anticipos del PNUD consiste en (1) proporcionar un registro
permanente del estado de los fondos recibidos del PNUD, es decir, desembolsados o no al final
de un ejercicio contable determinado, (2) facilitar la preparación del Informe Financiero y (3)
cálculo de diferencia de cambio resultante por saldos remanentes en la cuenta corriente del
Proyecto ante variaciones de la tasa de cambio.
Aunque el presupuesto del proyecto es controlado y contabilizado sobre una base anual, los
anticipos de fondos recibidos del PNUD se deben administrar en forma continua y acumulativa.
Manteniendo este libro de cuentas, el Organismo Gubernamental de Ejecución puede asentar
todos los aumentos, reducciones y ajustes en los fondos recibidos del PNUD durante toda la
duración de un proyecto.
En el (Modelo VI pag 26) se muestra el formato sugerido para este libro mayor. En los párrafos
siguientes se explica cómo hacer los asientos en él.
• Al igual que con otros libros diario y mayor, las columnas “Fecha” y “Descripción” indican la
fecha y una breve descripción de la transacción.
• Las columnas “Anticipos Recibidos” señalan la cantidad de fondos recibidos del PNUD en
concepto de anticipos depositados mensualmente en la cuenta bancaria del proyecto, a lo
largo del año y en forma acumulativa (desde el primer día).
• En la columna “Desembolsos” se asienta la cantidad de desembolsos presupuestarios
hechos por el proyecto cada período/trimestre, a lo largo del año y en forma acumulativa
(desde el primer día). En la columna “Período/Trimestre” se anota la cantidad total de todas
las cifras de cierre del período/trimestre (período, si los asientos son más frecuentes porque
el período es inferior al trimestre o por variación en la tasa de cambio lo que origina efectuar
los cierres de libro y realizar los ajustes por diferencia de cambio) reflejadas en el Libro
mayor de desembolsos del Organismo Gubernamental de Ejecución por
componente/subrubro presupuestario.
• Las columnas “Rechazos” registran, por período/trimestre, a lo largo del año y en forma
acumulativa (desde el primer día), los desembolsos hechos por el proyecto que por una
razón u otra no se pueden pagar, como gastos presupuestarios, de los fondos del PNUD.
• La columna “Anticipo Pendiente” equivale a la cantidad mostrada en la columna “Anticipos
Recibidos/Acumulados” menos la cantidad mostrada en la columna
“Desembolsos/Acumulativos”.
25
MODELO VI
LIBRO MAYOR DE ANTICIPOS EFECTUADOS POR EL PNUD
26
5.4 LIBRO MAYOR PARA EL CONTROL DE PAGOS DIRECTOS EFECTUADOS POR EL PNUD Y
GASTOS EFECTUADOS POR AGENCIAS DE COOPERACIÓN
A. Propósito
Los requisitos en cuanto a presentación de informes por los Organismos Gubernamentales de
Ejecución se limitan a aquellos fondos que efectivamente reciben y desembolsan, el sistema de
contabilidad y mantenimiento de registros deberá incluir los gastos del Organismo
Gubernamental de Ejecución, los pagos directos efectuados por el PNUD y los gastos efectuados
por las Agencias de Cooperación si hubiera. Como mínimo se deberá establecer un mecanismo
de control de presupuesto para asegurar que no se efectúen pagos directos solicitados si no hay
fondos disponibles en el presupuesto del proyecto. Los pagos emitidos por la oficina local del
PNUD y/o por otras oficinas del PNUD previa solicitud y en nombre del Organismo
Gubernamental de Ejecución son registrados como desembolsos por subrubro presupuestario.
Los gastos (compromisos pendientes y desembolsos) presentados por las Agencias de
Cooperación para proyectos de ejecución nacional plena, son registrados como desembolsos por
subrubro presupuestario.
El propósito del Libro mayor para el control de pagos directos efectuados por el PNUD y gastos
efectuados por Agencias de Cooperación es (1) ofrecer un registro permanente de los pagos
directos hechos por el PNUD en nombre del Organismo Gubernamental de Ejecución, (2) ofrecer
un registro permanente de los gastos (compromisos pendientes y desembolsos) presentados por
las Agencias de Cooperación y (3) permitir al Organismo Gubernamental de Ejecución verificar el
presupuesto disponible antes de solicitar un pago directo. Aunque el PNUD puede hacer pagos
por el Organismo Gubernamental de Ejecución en una variedad de monedas, la moneda de
control para fines presupuestarios es el U$S (dólar estadounidense). Por consiguiente, las
entradas en este libro de cuentas se harán en U$S (dólares estadounidenses) basados en la
información de pagos suministrada por el PNUD.
B. Formato sugerido y explicación
En el Modelo VII pag 29 se muestra el formato requerido para este libro mayor. En los párrafos
siguientes se explica la manera de hacer las entradas en él.
• En la parte superior de cada página del libro mayor se deberá anotar el subrubro
presupuestario y descripción del componente en los espacios designados para tal efecto.
Esto es similar al Libro Mayor de Desembolsos del Organismo Gubernamental de Ejecución
en la medida en que los pagos directos efectuados por el PNUD y gastos efectuados por las
Agencias de Cooperación también se deben controlar por componente/subrubro
presupuestario.
• La columna “Presupuesto de Pagos Directos PNUD/Gastos de Agencias de Cooperación”
indica la cantidad de fondos que está presupuestada para pagos directos efectuados por el
PNUD y gastos de Agencias de Cooperación para un componente/subrubro presupuestario
determinado. Esta cifra deberá provenir directamente de la revisión del presupuesto.
• La columna “No. de Fact. o Ref.” señala el número de factura u otro número de referencia
del documento contable apropiado del proveedor o Agencia de Cooperación que
corresponda al pago directo asentado o informe de gasto presentado por la Agencia de
Cooperación.
• Las columnas “Pagos Directos del PNUD y Gastos de Agencias de Cooperación” registran
la cantidad de pagos hechos por el PNUD y gastos presentados por la Agencia de
Cooperación sobre una base mensual de un período determinado, trimestral y durante el
año hasta la fecha.
• La columna “Presupuesto Disponible” equivale a la cantidad mostrada en la columna
“Presupuesto de Pagos Directos del PNUD y Gastos de Agencias de Cooperación” menos
la cantidad señalada en la columna “Pagos Directos del PNUD y Gastos de Agencias de
Cooperación/Año a la Fecha”. Las columnas “Pagos Directos del PNUD y Gastos de
Agencias de Cooperación/Trimestre”, ”Año a la Fecha” y “Presupuesto Disponible” deberán
ser actualizadas después de cada transacción de pago directo y/o gasto de Agencia de
Cooperación de tal manera que se pueda mantener un saldo continuo de los fondos
disponibles en el presupuesto.
27
MODELO VII
LIBRO MAYOR DE CONTROL DE PAGOS DIRECTOS EFECTUADOS POR EL PNUD Y
GASTOS EFECTUADOS POR AGENCIAS DE COOPERACION
Subrubro presupuestario:
Descripción del componente:
28
Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno
Anexo 5C Plan de Actividades y Resultados Trimestrales
Edición: Noviembre de 2003
Pág. 1 de 5
PROYECTO ARG/ /
PERIODO......
A. ACCIONES SUSTANTIVAS
OBJETIVO INMEDIATO 1:
Act. 1.1.1:
Act. 1.1.2:
Resultado 1,2:
Act. 1.2.1:
Act. 1.2.2:
*
En caso de que las actividades aquí reflejadas se desagreguen en subactividades, las mismas pueden ser incluidas como subactividades en el presente formato o incorporadas
como anexo.
OBJETIVO INMEDIATO 2:
Act. 2..1.1:
Act. 2..1.2:
Resultado 2.2:
Act. 2..2.1:
Act. 2.2.2:
OBJETIVO INMEDIATO 3:
Act. 3.1.1:
Act. 3.1.2:
Resultado 3..2:
Act. 3..2.1:
Act. 3.2.2:
OBJETIVO INMEDIATO 4:
Act. 4.1.1:
Act. 4.1.2:
Resultado 4.2:
Act. 4.2.1:
Act. 4.2.2:
PERIODO....
B. ACCIONES DE ASISTENCIA Y MONITOREO
Misiones de supervisión
de bancos
Visitas de monitoreo
Reunión tripartita
Auditoría
C. COMENTARIOS GENERALES
De mi consideración:
Tengo el agrado de dirigirme a usted a fin de informarle sobre el/los siguiente/s aporte/s de Costos
Compartidos que se realizarán según el calendario de pagos del proyecto:
PROYECTO NRO.: / /
(completar según corresponda)
1) Depósito en dólares en la cuenta Nro 3752220627 “UNDP REPRESENTATIVE IN ARGENTINA (USD) ACCOUNT” del Bank of America,
1401 Elm St Dallas TX 75202 USA (ACH Routing Number 111000012 [to be used only by US-based banks using ACH payment type] ,
Wire Routing Number: 026009593, SWIFT Address: BOFAUS3N)
3) Transferencia bancaria en Pesos a la cuenta corriente del CITIBANK, N° 0/801292/038: “UNDP REPRESENTATIVE IN ARGENTINA (PESO)
DEPOSIT ACCOUNT”– Casa Central: Bartolomé Mitre 320, Capital Federal (CBU 0168888-1 00008012920385)
4) Depósito en Pesos mediante Sistema de Cuenta Única del Gobierno (PNUD Beneficiario No. 8923) en la Banca Nazionale del Lavoro-
Casa Central: Florida 40, Cap.Fed., cuenta corriente N° 20-999-611717-9 “UNDP REPRESENTATIVE DEPOSIT ACCOUNT”, , (CBU 26509996
02099961171795).
REGISTRO DE FIRMAS
Director Nacional
del Proyecto
Coordinador General
del Proyecto
Coordinador
Administrativo/ Financiero
del Proyecto
Otros
(por favor aclarar título)
NOTA:
Las muestras de firmas son necesarias para los siguientes documentos:
Ordenadores de Gasto (Titulares) – Certifica/Aprueba
Ordenadores de Gasto (Alternos) – Certifica/Aprueba
Cuenta Bancaria (Titulares – Conjuntas)
Informe Financiero (Director Nacional)
Solicitud de Pago Directo (Director Nacional o delegación)
CDRs (Director Nacional o delegación)
III) Objetivo:
El fin perseguido es el de confrontar la programación de Actividades realizada por el proyecto previo al inicio del
trimestre, y los montos a insumir, con las actividades realmente llevadas a cabo durante el trimestre vencido y
IV) Instrucciones:
A) Para el ANEXO I:
1) En la columna "Cronograma -Programado" debe señalarse con una cruz cada uno de los meses en
los que se programó ejecutar cada Actividad el trimestre inmediato anterior, según consta en el
Anexo 5.C.
En la columna "Cronograma -Real" las cruces deben señalar la ejecución efectiva mes a mes de
cada Actividad.
2) En la columna "Insumos -Programados" deben transcribirse los montos por línea y sublínea, que
se habían estimado gastar para cada grupo de Actividades (por Resultado), según consta en el Anexo
5.C.
En la columna "Insumos -Reales" los montos deben referirse a los efectivamente erogados en cada
grupo de Actividades (por Resultado ).
Por último, en la columna "Línea/Sublínea Presupuestaria" hacer mención solamente al número de
línea/sublínea correspondiente a cada Insumo.
2) En la columna "Terminadas" marcar con una "X" cuando la Actividad se haya finalizado. En
"Duración Programada (en meses)" consignar el número total de meses en que se programó hacer
la Actividad. En "Real Trabajado", los meses en los que se viene trabajando fehacientemente en la
Actividad. En caso que la Actividad se encuentre Suspendida o Eliminada, marcar con la letra "S" ó
"E" según corresponda.
3) En "Logros y Productos obtenidos a la fecha" es de suma importancia, consignar para los
Resultados, los bienes y/o servicios tangibles obtenidos, instalados o transferidos total o
parcialmente, indicando en este último caso su grado de avance estimado.
En el caso de las Actividades, se describirán los bienes y/o servicios que cada una de ellas haya
generado, total o parcialmente desde su inicio hasta la fecha que se reporta. En el caso que la
actividad no hubiere sido destinada a generar por sí misma un bien o servicio concreto, por
ejemplo el caso de algunas actividades periódicas o permanentes, deberá señalarse con que
Actividad/es, del mismo resultado concurre, o a que logro del resultado contribuye.
Es importante aclarar que esta columna debe ser siempre completada; con los productos
alcanzados, cuando la Actividad esté terminada, con los productos parciales alcanzados o su grado
de avance estimado, cuando la Actividad este en curso.
Cuando la Actividad este suspendida o eliminada, deberá indicarse la razón de este estado, y los
recaudos tomados de manera de no comprometer la obtención del Resultado.
Nota: Una vez alcanzado un Resultado, se sugiere para futuros Informes Trimestrales, transcribir el número y
concepto del mismo, haciendo mención tan solo al trimestre en que se informó su finalización. No obstante lo
dicho, en el último Informe Trimestral del año (período oct./dic.), se confeccionará una versión completa y
detallada del estado de cada Resultado y Actividad del Proyecto, incluyendo los "Terminados", indicando el mes
de finalización de cada uno.
ACCIONES SUSTANTIVAS
OBJETIVO INMEDIATO 1:
CRONOGRAMA INSUMOS
RESULTADOS/ACTIVIDADES * PROGRAMADO REAL PROGRAMADOS REALES Línea/Sublínea
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 1 Mes 2 Mes 3 MONTO MONTO Presupuestaria
Resultado 1.1:
Act. 1.1.1:
Act. 1.1.2:
Resultado 1.2:
Act. 1.2.1:
Act. 1.2.2:
Resultado 1.3:
Act. 1.3.1:
Act. 1.3.2:
TOTAL
* En caso de que las actividades aquí reflejadas se desagreguen en subactividades, las mismas pueden ser incluidas como subactividades en el presente
formato o incorporadas como anexo.
Comentarios: .........................................................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................................................................
Período:
Fecha de Cierre:
($) Pesos
Saldo Bancario según Extracto (a)
Menos
Cheques pendientes de Débito
Más:
Débitos bancarios pendientes de registración contable
Más:
Constitución Fondo Fijo (g)
Menos: (h)
Depósitos en Garantía (i) = f + g - h
Preparado por:
Revisado por:
1
Conciliación Bancaria e Información
Financiera por fuente de fondos
Anexo 5G
Preparado por:
Revisado por:
2
SOLICITUD DE ANTICIPOS DE FONDOS Y
PLANIFICACION FINANCIERA MENSUAL
Anexo 5H
Trimestre Año
Solicitud inicial
Actualización 2do mes
Actualización 3er Mes
Situación Financiera al Cierre del Trimestre (Igual a la enviada en el Cuadro A del Informe
Financiero)
El presente formulario es de aplicación para los proyectos de ejecución Plena y tiene como
objeto comunicar al PNUD las necesidades financieras en el trimestre en curso a fin de que la
Oficina pueda efectuar los depósitos correspondientes. El mismo debe ser enviado por correo
electrónico cada trimestre, como adjunto, una vez que se han aprobado el Reporte Financiero y
la Solicitud de Anticipos del trimestral.
En los casos en que se desee en meses posteriores al inicial modificar lo planificado, los
proyectos deberán enviar este mismo formulario indicando que es una actualización, antes de la
fecha solicitada para el depósito.
Ingresar:
Montos solicitados para cada mes del trimestre. La suma debe en todos los casos coincidir con
el total solicitado para el trimestre.
Información sobre los Pagos Directo a solicitar a la Oficina del PNUD en cada mes
Enviar como adjunto por correo electrónico vía (FOMS) al asistente de Finanzas del Proyecto y
con copia a AIM y MAW
Formulario de Solicitud de Pagos
ANEXO I
SOLICITUD NRO.
Número
Proyecto
Nombre
Gobernabilidad Ref: Daniela Del Rio
Cluster / Área Social Ref: Esteban Saenz Rico
Medio Ambiente Ref: Andrea Botbol
Fecha de Recepción en PNUD
Nro. De Factura/s
Razón Social
Pago de factura
Nro.CUIT
a proveedores
Domicilio
Cantidad de facturas presentadas
Destino
Adelanto de Viaticos a
consultores Fecha salida
Fecha de regreso
Monto pagado en
Concepto Rendición de Viático de concepto de adelantos
consultores
Fecha del adelanto
Solicitud de Apertura/ Nombre y apellido
Rendición /Cierre de caja chica del responsable
Nombre de la
Solicitud de Adelantos para actividad
Seminarios / Talleres
Descripción del Pago Período de utilización
Autorizacion
Autorizado por…………………………………
Observaciones:
A completar por PNUD
Guía para la utilización del formulario “Solicitud de Pagos”
El formulario “Solicitud de Pagos” será completado por los proyectos de ejecución parcial. Dicho
formulario será enviado al Sector Finanzas del PNUD, para los siguientes tipos de erogaciones:
Concepto Forma de envío Documentación a presentar
Pagos de Facturas de Proveedores Correo (papel) Solicitud de Pago y Factura original
Rendición de Adelantos (Seminarios / Talleres) Correo (papel) Solicitud de Pago mas comprobantes y saldo en
efectivo
Columna Descripción
Solicitud Nro. El proyecto ingresará un número cronológico a cada Solicitud de Pagos enviada al PNUD.
Concepto Marcar con una cruz la opción que corresponda, según el concepto de la Solicitud de Pago.
Pagos de Facturas Completar los datos correspondientes al número de la o las facturas presentadas, nombre y apellido o
razón social del proveedor, número de CUIT, Domicilio y cantidad de facturas adjuntas. En cada solicitud
se podrá adjuntar una factura o bien agrupar varias facturas siempre que estas fueran de un mismo
proveedor.
Adelanto de Viáticos a Se podrá solicitar por FOMS o bien enviar Solicitud por correo indicando Destino del viaje, fecha de salida y
consultores de regreso.
Rendición de Viáticos de Completar los datos correspondientes al nombre y apellido del solicitante y número del Adelanto de
consultores Viáticos al cual corresponde. También se deberá adjuntar el formulario de Rendición de Viajes.
Solicitud/Apertura / Rendición/ Completar los datos correspondientes al nombre y apellido del responsable de la caja chica que se está
Cierre de Caja Chica rindiendo. En el caso del cierre de la caja chica, deberá enviarse rendición y fondos remanentes.
Información Adicional
Observaciones PNUD
NOTA: la presente solicitud se podrá remitir al PNUD: en papel (acompañada de una fotocopia legible de cada una de las
facturas), por correo electrónico (mediante el envío de un archivo electrónico de la solicitud junto con la factura escaneada
y archivada en pdf) o por fax (enviando por este medio la solicitud y factura).
El formulario de “Solicitud de Certificado de IVA” será empleado para solicitar al PNUD la
emisión de un certificado de reintegro del Impuesto al Valor Agregado (Resolución DGI 3349/91),
para un proveedor y/o consultor que emita facturas tipo “B”.
Esta solicitud se podrá enviar para una factura en particular o bien para un grupo de facturas.
La solicitud y copia de la/s factura/s podrán ser enviadas al PNUD por los siguientes medios:
• Correo: se deberá presentar la solicitud y copia de la factura legible.
• Correo Electrónico: se deberá enviar el archivo electrónico de la Solicitud y la imagen
escaneada de la/s factura/s (en formato pdf.) Enviar a: payments.foarg@undp.org.ar
• Fax: se deberá enviar por fax la solicitud y la/s factura/s. (011) 4320 8729
Es importante que el solicitante no omita datos, a fin de agilizar la emisión del certificado.
Dato Descripción
Solicitante Identificar número y nombre del Proyecto.
Dia/mes/año Dato a completar por el PNUD (Día, mes y año en que ingresa al
PNUD)
Cantidad de facturas Indicar la cantidad de facturas que se adjuntan a la solicitud.
adjuntas
Datos de la/s Factura/s
Número de factura Completar con los 12 dígitos correspondientes al número de
factura.
Razón Social del Indicar el nombre legal del Proveedor.
Proveedor
Monto pagado (neto) El monto neto, corresponde al importe de la factura que fue
pagado al proveedor.
IVA Indicar el monto de IVA.
Valor total facturado Indicar el valor total de la factura (monto neto más el IVA).
Información Este campo es opcional para comentarios que requiera la solicitud.
Adicional
Preparó la solicitud Indicar nombre y apellido, teléfono y/o dirección de e-mail de la
persona que generó la solicitud.
Observaciones PNUD Para completar por el PNUD.
Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno
Capitulo 6 - Auditoria
Edición: Noviembre de 2003
Pág. 1 de 2
VI. AUDITORIA
INFORMES DE AUDITORIA
.
5. El Organismo Gubernamental de Ejecución debe observar las disposiciones sobre
auditoría que figuren en los documentos de proyecto y la misma será financiada por el
proyecto con cargo a la línea 16
Introducción ...................................................................................................................................... 3
A. Antecedentes .................................................................................................................. 5
B. Administración del proyecto ............................................................................................ 4
C. Consultas con las partes interesadas ............................................................................. 4
D. Descripción de los informes financieros (informes de gastos trimestrales del PNUD)
que serán objeto de auditoría ......................................................................................... 4
E. Servicios de auditoría que se solicitan ........................................................................... 5
F. Informe de auditoría y carta a la administración ............................................................. 7
a. Informe de auditoría ........................................................................................................ 7
b. Carta a la administración ................................................................................................ 7
Anexo 1: Servicios de auditoría que se solicitan ........................................................................... 10
Anexo 2: Conocimientos y experiencia que deberá tener el auditor ............................................. 12
Anexo 3: Modelo de informe de una auditoría ............................................................................... 13
Anexo 4: Definición de las opiniones del auditor ........................................................................... 15
Anexo 5: Categorización de los resultados de la auditoría por gravedad del riesgo ..................... 16
Anexo 6: Clasificación de las posibles causas de los resultados de las auditorías ...................... 17
Anexo 7: Plantilla para que los auditores de los proyectos de ONG/EN examinen y firmen los
planes de acción actualizados con arreglo a las observaciones y recomendaciones
de auditorías de años anteriores ..................................................................................... 18
Anexo 8: Plantilla para los datos y las observaciones de la auditoría ........................................... 19
Anexo 9: Orientación para la formulación de observaciones del auditor....................................... 22
Anexo 10: SAS 220 – Orientación sobre la importancia relativa de la auditoría ........................... 25
2
I NT RO DU C CIÓ N
En todo este documento el término organismo de ejecución se utiliza para referirse a la institución
designada para administrar el proyecto. Cuando el proyecto es de ejecución nacional (EN), se referirá al
organismo público. Cuando el proyecto lo ejecuta una ONG, se referirá a esa ONG. El término
organismo público de coordinación denota al organismo público que es la contraparte oficial del PNUD.
El presente modelo de mandato tiene como finalidad impartir orientación a las oficinas de países del
PNUD y al organismo público de ejecución (o la ONG) sobre cómo convenir el mandato para los
proyectos administrados por los gobiernos (o las ONG). Estas auditorías son responsabilidad de la oficina
del PNUD en el país.
El presente mandato modelo ha sido revisado para destacar cómo se deben prestar los servicios de
auditoría requeridos (Parte E y Anexo 1), así como los aspectos que se tratarán en el informe de auditoría
y en la carta a la administración (Parte F y Anexo 3), de la manera siguiente:
Los auditores deben certificar, emitir un dictamen y cuantificar el impacto financiero neto de cada
uno de los elementos siguientes:
Los auditores deben indicar los riesgos relacionados con sus conclusiones y establecer una
categorización del riesgo: alto, medio o bajo.
Los auditores debe proporcionar una clasificación de las posibles causas de las conclusiones de
la auditoría.
Los auditores deben proporcionar el valor monetario del impacto financiero neto de la
determinación en caso de que el dictamen relativo al CDR sea con salvedades, adverso o
abstención de emitir un dictamen.
Las oficinas de países deben cerciorarse de que los servicios de auditoría examinen debidamente todo lo
especificado en el presente mandato y de que los informes de gastos trimestrales (CDR) sean
debidamente certificados por los organismos de ejecución y los auditores y firmados por el administrador
de la oficina del PNUD en el país e incluidos en los informes de auditoría; lo mismo se aplica al estado de
la situación de caja y al estado de bienes y equipo. Si el proyecto no puse de bienes ni equipo y no tiene
caja chica ni cuenta bancaria, los auditores indicarán con toda claridad y certificarán esta circunstancia en
la página de dictamen.
En el anexo 1 del presente mandato se señalan los servicios de auditoría requeridos o el ámbito normal
de la auditoría.
En el anexo 2 se explica el grado de competencia y conocimientos que debe poseer el auditor, lo que
podrá ayudar en el proceso de selección de los auditores. Cuando, como parte del llamado a licitación, se
adjunte al mandato una lista corta de empresas que ya se hayan considerado admisibles, no hará falta
incluir la lista de requisitos.
El anexo 3 en una muestra de un informe de auditoría que tendrá que ser presentado por el auditor. Se
adjuntará a este informe una carta a la administración.
En el anexo 5 se definen las tres categorías de riesgo que presentan las conclusiones de la auditoría.
En el anexo 7 figura una plantilla modelo del plan de acción actualizado y certificado del año anterior
(E2008) que deberá cargarse en CARDS – formulario revisado
El anexo 8 es una plantilla relativa a los datos y observaciones para las auditorías del E2009 que los
auditores tendrán que presentar, cuya información deberá copiar la oficina de país en CARDS – nuevo
anexo
3
En el anexo 9 se imparte orientación acerca de la formulación de observaciones y recomendaciones de
auditoría – nuevo anexo
En el anexo 10 se imparte orientación acerca de la importancia relativa de la auditoría (SAS 220) – nuevo
anexo
Lo que sigue es la estructura propuesta como orientación sobre el contenido del mandato que la oficina
del PNUD en el país tendrá que comunicar a los auditores de ONG/EN.
A. Antecedentes
En la parte del mandato relativa a los antecedentes se deberá ofrecer una amplia descripción del (de los)
proyecto(s) en el contexto de su aportación al logro de los objetivos del organismo público. El auditor
deberá conocer a fondo "la finalidad para la que se utilizan los fondos" en el contexto de los objetivos del
proyecto, así como en lo relativo al presupuesto específico del proyecto. Se incluirá también una
descripción general de las funciones del PNUD, el organismo público y el organismo de ejecución
respecto de la administración y supervisión del proyecto.
En esta sección se indicará que el mandato corresponde a la auditoría de estados financieros con fines
especiales, a los que se denomina informes de gastos trimestrales (CDR por sus siglas en inglés).
En esta sección se hará una descripción del organismo público y el organismo de ejecución, que incluirá
la dirección física, números de teléfono, números de fax, sitios web y direcciones de correo electrónico en
general. Además se incluirá los siguientes detalles:
Organigrama
Lista de funcionarios de alto nivel e información para ponerse en contacto con ellos
Lista de personas de contacto encargadas de contabilidad, gestión financiera y auditoría interna,
con sus números de teléfono y direcciones de correo electrónico
Descripción del proyecto, que incluya su presupuesto desglosado por principales categorías de
gastos y las fuentes de financiación de todo el proyecto.
En esta sección se explicarán los requisitos para la celebración de consultas. Por ejemplo, antes de
comenzar la labor de auditoría, el auditor tendrá que celebrar consultas con la oficina del PNUD en el
país, el organismo público y el organismo de ejecución de cada proyecto. Además, cuando termine de
redactar el proyecto de informe de auditoría y la carta a la administración, el auditor tendrá que reunirse
con la oficina del PNUD en el país y el organismo público de coordinación para informarles acerca de sus
principales conclusiones y recomendaciones para lograr mejoras en el futuro y pedirles su opinión.
D. Descripción de los informes financieros (informes de gastos trimestrales del PNUD) que serán
objeto de auditoría
En esta sección se incluirá una descripción de la estructura del informe de gastos trimestrales y de los
documentos justificantes (véase a continuación). La oficina de país deberá incluir también el estado de la
situación de caja y el estado de bienes y equipo, junto con un inventario de fin de año y una descripción
del inventario.
El informe que se va a auditar es el CDR. El PNUD prepara este informe, utilizando un programa
informático de contabilidad interna denominado ATLAS. El informe de gastos es el estado financiero
oficial que los auditores deben certificar. Tras su certificación, los estados financieros del proyecto deben
conciliarse con los gastos que aparecen en el CDR y se adjuntarán al informe de auditoría. Como se
4
explica más adelante en detalle, el CDR combina los gastos sufragados con cargo a tres fuentes de
financiación durante un año natural. Las tres fuentes de financiación son:
Los procedimientos del PNUD establecen que, cuando se entreguen fondos por anticipado a un
organismo de ejecución, éste debe presentar a la oficina del PNUD en el país, trimestralmente, un
informe financiero en el que se señale: 1) el estado del anticipo; 2) una lista de los desembolsos
efectuados desde la presentación del informe financiero anterior; y 3) una solicitud de nuevo
anticipo. La oficina del PNUD en el país asienta los desembolsos en el ATLAS durante el año a
medida que va recibiendo los informes financieros. En la columna de gastos denominada
Gobierno del CDR se deja constancia de los desembolsos efectuados por el organismo de
ejecución.
La oficina del PNUD en el país asienta en ATLAS los desembolsos efectuados por el PNUD con
cargo a sus propias cuentas bancarias. Estos desembolsos del PNUD se imputan en la columna
de gastos PNUD del CDR y se pueden clasificar como pagos directos o Servicios de apoyo del
PNUD. Pese a su gran importancia para la auditoría, esta distinción no está clara en el CDR y
solo la oficina del PNUD en el país puede precisarla en un plan de apoyo. A continuación se
ofrece una breve descripción de cada categoría.
a) Pagos directos – En este caso el organismo de ejecución es responsable del gasto pero
solicita al PNUD que efectúe los pagos al proveedor o consultor en su nombre. El organismo
de ejecución es responsable del desembolso y conserva todos los documentos justificantes.
El PNUD se limita a efectuar los pagos sobre la base de solicitudes debidamente autorizadas
y entrega al organismo de ejecución una copia del correspondiente comprobante de
desembolso, como prueba de que el pago fue efectuado.
b) Servicios de apoyo del PNUD – El gobierno y el PNUD han convenido en que el PNUD
preste servicios de apoyo al proyecto, para lo cual han suscrito la Carta Convenio. La
descripción de estos servicios de apoyo debe figurar en la Carta Convenio. El PNUD es
plenamente responsable y debe rendir cuentas por esos gastos y, en consecuencia,
mantener actualizada todos los documentos justificantes del desembolso. Este gasto no
entra en el ámbito de la auditoría y por lo tanto, no será examinado por los auditores. Esta
limitación del ámbito no debe esgrimirse como motivo para emitir un dictamen de auditoría
con salvedades sobre el CDR.
El organismo de las Naciones Unidas informa al PNUD y al gobierno de sus gastos. La oficina del
PNUD en el país registra los gastos en el ATLAS. Esos gastos del organismo de las Naciones
Unidas se imputan a la columna gastos del Organismo de las Naciones Unidas, en el CDR.
Al final del año, tras recibir el cuarto informe financiero trimestral del organismo de ejecución y el informe
de gastos de final del año del organismo de las Naciones Unidas, el PNUD prepara el CDR y lo presenta
al organismo de ejecución para que lo firme. El PNUD proporcionará al auditor el CDR firmado junto con
los siguientes documentos justificantes.
El ámbito de los servicios de auditoría requeridos debe ser suficientemente claro para definir de forma
apropiada lo que se espera que el auditor haga, pero no de manera que restrinja los procedimientos o
5
técnicas de auditoría que el auditor desee emplear para emitir su dictamen, en el que precisará por lo
menos lo siguiente:
Indicación de que el ámbito de la auditoría se limita a los gastos del organismo de ejecución,
definidos como que incluyen: 1) todos los desembolsos indicado en los informes financieros
trimestrales presentados por el organismo de ejecución; y 2) los pagos directos efectuados por el
PNUD a petición del organismo de ejecución.
Indicación de que el auditor verificará la exactitud matemática del CDR y se cerciorará de que los
gastos que constan en los documentos justificantes (informes financieros trimestrales, lista de
pagos directos entre todos por el PNUD a petición del gobierno) estén conciliados con los gastos
desglosados por fuente de desembolso que se indican en el CDR.
Indicación de que el auditor dejará constancia en el informe de auditoría del monto de los gastos
que se excluyen del ámbito de la auditoría que fueron efectuados por el PNUD como parte de
servicios de apoyo directo, y el importe del total de gastos que se excluyen por haber sido
efectuados por un organismo de las Naciones Unidas. (Remítase a la sección D-2 b) supra. Esta
limitación del ámbito no debe esgrimirse como motivo para emitir un dictamen de auditoría con
salvedades sobre el CDR.)
Indicación de que el auditor emitirá su dictamen sobre la situación financiera general del proyecto
correspondiente al periodo comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de (año) y
certificará lo siguiente:
El auditor/la firma de auditores presentará un borrador del informe de auditoría fechado (día/mes/
año) y un informe de la auditoría definitivo firmado junto con los informes firmados del PNUD a
más tardar el (día/mes) 2010.
Nota: El dictamen del auditor debe ser uno de los siguientes: a) con salvedades (negativo), b) sin
salvedades (favorable), c) adverso (negativo), o d) abstención de emitir un dictamen (negativo). Si el
dictamen del auditor no es favorable, en el informe de auditoría se deberá explicar tanto la naturaleza
como el monto de los posibles efectos en los estados financieros. En el informe se hará referencia
asimismo a la sección de la carta a la administración relacionada con el número correspondiente en las
observaciones del auditor y la medida adoptada o que se prevé adoptar para hallar solución a los
problemas que han dado lugar a la salvedad. En el anexo 4 figura la definición de cada uno de los
dictámenes.
1. International Standards of Auditing (ISA) (Normas Internacionales de Auditoría) publicadas por el Comité
Internacional de Prácticas de Auditoría de la Federación Internacional de Contadores Públicos.
2
Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores.
6
F. Informe de auditoría y carta a la administración
En el mandato se debe indicar con claridad el contenido previsto del informe de auditoría y la carta a la
administración, así como los temas/aspectos que abordarán los auditores.
a. Informe de auditoría
En el informe de auditoría se deberá consignar con toda claridad el dictamen del auditor (el modelo de
informe de auditoría figura en el anexo 3). En el informe debería señalarse por lo menos lo siguiente:
Las normas de auditoría aplicadas (normas de la INTOSAI, las ISA o las normas nacionales que
se ajusten a una de las anteriores en todo aspecto de importancia relativa).
Razones por las cuales se emitió un dictamen con salvedades, adverso o abstención de emitir un
dictamen (estas razones también deberán figurar en la carta a la administración como
observaciones de la auditoría)
La limitación del ámbito (descripción y valor) de las transacciones que son responsabilidad del
PNUD (como parte de sus servicios de apoyo) o de un organismo de las Naciones Unidas.
Señalamiento importante: Esa limitación del ámbito no debe ser motivo para que se emita un
dictamen con salvedades ya que esas transacciones quedarían en general excluidas del ámbito
de la auditoría.
b. Carta a la administración
La carta a la administración debe incluir el informe de auditoría y abarcar los siguientes temas/asuntos:
Un examen general de los progresos logrados con el proyecto y si se han cumplido puntualmente
las principales metas y la fecha de terminación prevista, datos que deberían haberse consignado
en el documento del proyecto o en el plan de trabajo anual. La intención no es determinar si se
han cumplido acuerdos específicos en relación con criterios de actuación profesional o productos
específicos. No obstante, el cumplimiento general de acuerdos amplios, como la ejecución del
proyecto procurando economías y eficiencia podrían figurar entre las observaciones, aunque sin
llegar a tener la fuerza jurídica de un dictamen del auditor.
Una evaluación del sistema de control interno del proyecto que haga hincapié por igual en: i) la
eficacia del sistema para proporcionar a la administración del proyecto información útil y oportuna
para la gestión adecuada del proyecto; y ii) la eficacia general del sistema de control interno en la
protección de los bienes y recursos del proyecto.
7
las deficiencias. Se deberán incluir recomendaciones para resolver/las deficiencias observadas en
el control interno.
La categorización de las observaciones del auditor por gravedad del riesgo: Alto, Medio o Bajo.
Las definiciones de esta categoría figuran en el anexo 5.
La clasificación de las posibles causas de las observaciones del auditor. Las definiciones de
estas causas figura en el anexo 6.
Indicación de las observaciones que afectan al dictamen del auditor (cuando el dictamen es con
salvedades, adverso o abstención de emitir un dictamen)
A continuación se ofrece una orientación más pormenorizada en relación con las susodichas categorías
generales.
Como parte del examen general de los progresos logrados con el proyecto, las etapas concretas podrían
ser las siguientes:
Examen de los planes de trabajo anuales y trimestrales, los estados financieros trimestrales y
anuales, y las solicitudes de pagos directos y evaluación de la puntualidad y del cumplimiento de
lo establecido en el documento del proyecto o el plan de trabajo anual y en las Políticas y
procedimientos de las operaciones del programa del PNUD (PPOP) sobre gestión de los
resultados.
Examen del informe anual del proyecto preparado por el organismo de ejecución y evaluación del
cumplimiento de las directrices del PNUD y si el organismo de ejecución asumió debidamente su
responsabilidad de supervisión descrita en el documento del proyecto o en el plan de trabajo
anual.
Examen del ritmo de progreso logrado por el proyecto y observaciones sobre las causas de
demora.
El auditor deberá efectuar una evaluación general de los controles internos conforme a las normas
establecidas para el control interno. La Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI) puede proporcionar un ejemplar de las normas establecidas para el control interno.
Las normas de la INTOSAI se han preparado para ser utilizadas por funcionarios públicos como marco
para establecer estructuras eficaces de control interno. Si necesita más información, consulte en el sitio
web de la INTOSAI las Guidelines for Internal Control Standards www.intosai.org. En el mecanismo de
contento del PNUD (capítulo 6) se ofrece una explicación de estas normas.
Además de las evaluaciones generales que se acaban de señalar, también se podría hacer lo siguiente:
8
Examinar el proceso de adquisición y contratación y determinar si ha sido transparente y
competitivo.
Examinar los libros de contabilidad del organismo de ejecución y determinar si son idóneos para
mantener constancia a exacta y completa de los ingresos y desembolsos en efectivo; y para
apoyar la preparación del informe financiero trimestral.
Examinar los asientos de las solicitudes de pagos directos y cerciorarse de que fueron firmadas
por los funcionarios de gobierno autorizados.
Estas recomendaciones deben dirigirse a entidades específicas de manera que no haya confusión en
cuanto a quién es el responsable de ponerla en práctica. La respuesta de la entidad debe incluirse en la
carta a la administración, en el párrafo siguiente a cada recomendación.
Asimismo, el auditor tal vez deseen formular una observación sobre “buenas prácticas” (de haberlas)
probadas por el organismo de ejecución que deberán ser comunicadas a otros funcionarios del proyecto.
Se deberá describir la índole y la ubicación de todos los registros pertenecientes al proyecto. En esta lista
se deben especificar los archivos que se conservan en la sede del organismo de ejecución y los que
están situados en otras oficinas.
En el mandato se debe señalar que el auditor tendrá en todo momento acceso pleno e irrestricto a todos
los registros y documentos (incluidos los libros de contabilidad, acuerdos ilegales, minutas de reuniones
de comités, registros bancarios, facturas y contratos, etc.) y a todos los empleados de la entidad. Se
deberá poner en conocimiento del auditor su derecho de acceso a bancos, consultores, contratistas y a
otras personas o firmas que participen en la administración del proyecto. Cuando el auditor no tenga
acceso irrestricto a todos los registros, personas o lugares mientras realiza la auditoría, en el mandato se
deberá dejar constancia de esta restricción con toda claridad.
9
A NE XO 1: S ERV I CIO S DE AUDITO RÍ A Q UE SE SOLICIT AN
Recursos humanos
Finanzas
Adquisiciones
Evaluación de los procedimientos establecidos para mitigar el riesgo de adquirir un equipo que no
cumpla las especificaciones o que posteriormente se detecte que está defectuoso
La labor de auditoría abarcará el equipo (por regla general vehículos y equipo de oficina) adquirido para
uso del proyecto. Se examinarán también los procedimientos de recepción, almacenamiento y
enajenación.
La labor de auditoría abarcará todos los fondos en efectivo que posee el proyecto y el examen de los
procedimientos para la salvaguarda del efectivo.
Administración general
La labor de auditoría abarcará los viajes, la gestión de los vehículos, los servicios de envío, la gestión de
los locales de oficina y su arrendamiento, las comunicaciones de la oficina y el mantenimiento de los
archivos.
10
Sistema de información
La labor de auditoría abarcará los sistemas de información y comunicación y el control y la seguridad del
equipo y de los datos.
Nota: La descripción que figura supra se extiende a las transacciones llevadas a cabo a nivel de proyecto
que incluyan pagos directos efectuados por la oficina del PNUD en el país a petición del proyecto.
Las transacciones/acciones que lleve a cabo la oficina del PNUD a petición y en nombre del proyecto (por
ejemplo, servicios de apoyo del PNUD) no serán incluidas en el ámbito de la auditoría. Nota importante:
Esa limitación del ámbito no debe esgrimirse como motivo para que los auditores emitan un dictamen con
salvedades (negativo). Más información en el apartado b) del párrafo 2 de la sección D.
11
A NEXO 2: CO NO CI MI EN TO S Y EXPERIENCIA DEL AUDITOR
Si se incluye como parte de un Llamado a licitación, esta sección tendrá que modificarse para que se
tenga en consideración si las empresas invitadas están precalificadas.
En el mandato se deberá precisar que el auditor debe ser totalmente imparcial e independiente en todos
los aspectos respecto los intereses financieros o de la administración de la entidad que será auditada.
Durante el período que abarque la auditoría y mientras se esté realizando, el auditor no deberá ser
empleado, prestar servicios como director ni tener ningún tipo de relaciones financieras o empresariales
directas con ningún funcionario de alto nivel de la administración de la entidad. Tal vez sea conveniente
recordarle al auditor todo requisito vigente establecido por ley respecto de la independencia y exigirle que
revele todo tipo de relación que pueda de alguna manera comprometer su independencia.
El auditor debe tener experiencia en la aplicación de las ISA o de las normas de auditoría de la INTOSAI,
según cuáles de ellas se apliquen a la auditoría. El auditor debe emplear personal suficiente con la
competencia profesional apropiada y la experiencia idónea con las ISA o las normas de la INTOSAI,
incluso experiencia en la auditoría de la contabilidad de entidades comparables en magnitud y
complejidad a la entidad auditada.
El auditor principal de la firma de auditores que tendrá la responsabilidad de firmar el dictamen deberá
enviar al cliente su currículo, junto con el de los administradores, los supervisores y el personal clave
propuesto para integrar el equipo encargado de la auditoría. Sería conveniente señalar los títulos o los
conocimientos profesionales mínimos o requeridos de los auditores superiores o principales a cargo de la
auditoría. En los currículos deberá incluirse información sobre las auditorías en las que ha participado
cada cual, inclusive si está realizando algún trabajo, y una evaluación de su habilidad y capacidad para
realizar la auditoría.
12
ANE XO 3: MO DELO DE INFORME DE UNA AUDITORÍA
13
b) Certificación del Estado de bienes y equipo
Hemos auditado el Estado de bienes y equipo (“el estado”) adjunto del proyecto del PNUD número
_________ [Adjudicación en Atlas y número del proyecto] al 31 de diciembre de 2009. Este estado es
responsabilidad de la administración del proyecto. Nuestra responsabilidad es emitir un dictamen
sobre el Estado basado en nuestra auditoría.
Hemos realizado nuestra auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría. Esas
normas exigen que planifiquemos y realicemos la auditoría de manera de cerciorarnos sin lugar a
dudas de que el estado no contiene errores de fondo. La auditoría consta de un examen, a modo de
prueba, de la información que justifica las sumas y descripciones que figuran en el estado. La
auditoría incluye también la determinación de los principios contables utilizados y de las estimaciones
de importancia hechas por la administración, así como una evaluación de la presentación general del
estado. A nuestro juicio, la auditoría realizada constituye un fundamento razonable para emitir
nuestro dictamen.
A nuestro juicio, el estado de bienes y equipo presenta correctamente (sin salvedades/favorable),
en todos los aspectos de fondo, el saldo de existencias del proyecto por un monto de _____________
[anótese la cantidad en dólares de los EE.UU.] al 31 de diciembre de 2009 conforme a los requisitos
contables del PNUD.
c) Certificación del Estado de la situación de caja
Hemos auditado el Estado de la situación de caja (“el estado”) adjunto del proyecto del PNUD número
_________ [Adjudicación en Atlas y número del proyecto] al 31 de diciembre de 2009. Este estado es
responsabilidad de la administración del proyecto. Nuestra responsabilidad es emitir una opinión
sobre el estado basado en nuestra auditoría.
Hemos realizado nuestra auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría. Esas
normas exigen que planifiquemos y realicemos la auditoría de manera de cerciorarnos sin lugar a
dudas de que el estado no contiene errores de fondo. La auditoría consta de un examen, a modo de
prueba, de la información que justifica las sumas y descripciones que figuran en el estado. La
auditoría incluye también la determinación de los principios contables utilizados y de las estimaciones
de importancia hechas por la administración, así como una evaluación de la presentación general del
estado. A nuestro juicio, la auditoría realizada constituye un fundamento razonable para emitir
nuestro dictamen.
A nuestro juicio, el estado de la situación de caja presenta correctamente (dictamen sin salvedades
(positivo)), en todos los aspectos de fondo, el saldo en caja del proyecto por la suma de ___________
[anótese la cantidad en dólares de los EE.UU.] al 31 de diciembre de 2009 conforme a los requisitos
contables del PNUD.
El presente informe se prepara exclusivamente para información y para que sea utilizado por el PNUD
y el Gobierno del país XYZ (o la ONG).
Fecha de emisión:__________________________
14
ANEXO 4: DE FI NICIÓN DE L AS O PINIO NES DE L AUDI TO R
El dictamen sin salvedades se deberá emitir cuando el auditor llegue a la conclusión de que los estados
financieros dan una idea fidedigna y justa o se han presentado correctamente, en todos los aspectos
materiales, de conformidad con el marco de presentación de informes financieros aplicable.
Se deberá emitir un dictamen con salvedades cuando el auditor llegue a la conclusión de que no puede
emitir un dictamen favorable, pero que el efecto de cualquier desacuerdo con la administración o la
limitación del alcance no tienen tanta importancia relativa ni son tan omnipresentes como para que se
emita una opinión adversa o deba abstenerse de emitir un dictamen. El dictamen con salvedades deberá
expresarse como ‘salvo por’ los efectos del asunto al que se refiere la salvedad.
Procede una abstención de emitir un dictamen cuando el posible efecto de una limitación del alcance
tiene una importancia relativa tal y es tan omnipresente que el auditor no ha podido obtener evidencia de
auditoría apropiada y suficiente y, en consecuencia, no está en condiciones de emitir un dictamen sobre
los estados financieros.
El auditor emitirá un dictamen adverso cuando los estados financieros contengan declaraciones
fraudulentas de importancia, información errónea y no reflejen con exactitud los gastos incurridos y
comunicados en los estados financieros (CDR, estado de la situación de caja, estado de los bienes y el
equipo).
Se emitirá un dictamen adverso cuando el efecto de un desacuerdo tenga una importancia relativa tal y
sea tan omnipresente en los estados financieros, que el auditor llega a la conclusión de que no basta con
hacer salvedades para revelar la naturaleza equívoca e incompleta de los estados financieros.
15
A NE XO 5: CAT EGO RIZA CIÓ N DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA POR
GRAVEDAD DEL RIESGO
Alto Acción que se considera inexcusable para asegurar que el PNUD no se vea expuesto
a altos riesgos (es decir, si no se adoptan medidas podrían producirse consecuencias
y problemas serios).
Medio Acción que se considera necesaria para evitar la exposición a riesgos de importancia
(es decir, si no se adoptan medidas, las consecuencias podrían ser importantes).
Bajo Acción que se considera conveniente y que debe redundar en un mayor control o una
relación óptima de costo-calidad.
16
ANE XO 6: CL AS IFICA CIÓ N D E L A S PO SI B L ES CA U SAS DE LO S R E SU L TA DO S D E L A
AUDITORÍA
5. Planificación inadecuada
6. Capacitación insuficiente
7. Error humano
17
A NE XO 7: PLANTI LLA PARA QUE LOS AU DI TORES DE LOS PROYECTOS DE O NG/ EN EXAM INEN Y FI RM EN LOS P LANES D E ACCIÓN
ACTUA LI ZADOS CON A RREGLO A LAS OBSERV ACI ONES Y RECOM END ACI ONES DE LAS AU DI TORÍ AS DE AÑOS A N TERI ORES - REVISADO
Obs Observación Recomendación Ámbito Causa de Grave- Observaciones de Medida Fecha Ofici- Persona Actuali- Fecha Descripción
de la la dad del la admón. de prevista de apli- na responsa zación de apli- de la situación
No auditoría auditoría riesgo proyecto/oficina cación que la ble de la cación
de país aplica acción efectiva
Obs Observación Recomendación Ámbito Causa de Grave- Observaciones de Medida Fecha Ofici- Persona Actuali- Fecha Descripción
de la la dad del la admón. de prevista de apli- na responsa zación de apli- de la situación
No auditoría auditoría riesgo proyecto/oficina cación que la ble de la cación
de país aplica acción efectiva
Obs Observación Recomendación Ámbito Causa de Grave- Observaciones de Medida Fecha Ofici- Persona Actuali- Fecha Descripción
de la la dad del la admon. de prevista de apli- na responsa- zación de apli- de la situación
No auditoría auditoría riesgo proyecto/oficina cación que la ble de la cación
de país aplica acción efectiva
Organismo de ejecución (OE) Oficina del PNUD en el país Auditores/firma de auditores del gobierno
Firma del funcionario del OE: _______________ Firma del funcionario del PNUD:_______________ Firma del Auditor principal: ______________
Nombre y cargo (letra de molde): _____________ Nombre y cargo (letra de molde): ______________ Nombre y cargo (letra de molde): ____________________
Fecha: _____________ Fecha: ____________ Fecha: ____________
Cuño y sello de la firma: _______________
Nota: La explicación en “Actualización” podría ser: Aplicada, En marcha, no aplicada, N.A. o Retirada. “N.A.” significa no se aplica y se utiliza cuando se ha producido un cambio general en el entorno de trabajo del
proyecto que haga improcedente la observación del año anterior, por ejemplo, la clausura del proyecto. Otro ejemplo de uso de N.A. es un proyecto que tenga su propia cuenta bancaria y en la recomendación del año
anterior se pida la conciliación mensual de la cuenta. Sin embargo, al año siguiente el auditor observa que la cuenta bancaria ha sido cerrada. “Retirada” se utilizaría si se produce un cambio general en el entorno de
trabajo de un proyecto que deje sin efecto la observación o recomendación del año anterior. ”Retirada” se usa muy poco.
18
ANEXO 8: PL ANTILL A DE LOS DATO S Y O BSERVACIO NES DE L A AUDITO RÍA - NUEVO
Los auditores de EN/ONG deberán rellenar la información que se pide en los cuatro cuadros y poner su firma. La oficina de país puede obtener la versión
electrónica en un documento Word y copiar y pegar la información en CARDS de los informes de auditoría sobre cada adjudicación/proyecto.
Cuadro 1 – Plantilla para que los auditores de EN/ONG informen sobre la auditoría del CDR del PNUD
Informe de gastos consolidados del PNUD (CDR)
al 31 de diciembre de 2009
Importe total
del Impacto
financiero
Importe total neto de la
de la reserva reserva Observación(es) que
Dictamen del expresada en expresada en repercutieron en la reserva
auditor (sin el dictamen el dictamen expresada en el dictamen del
salvedades, con del auditor (si del auditor (si Motivo(s) de la reserva auditor (relaciones el/los
Suma auditada y salvedades, es con es con expresada en el dictamen del número(s) de la(s)
certificada adverso, abstención salvedades, salvedades, auditor y desglose del monto del observación(es) y la página
Adjudicación (dólares de los de emitir un adverso o adverso o impacto financiero neto (dólares del informe de auditoría/carta
1 No. Proyecto No. EE.UU.) dictamen) abstención) abstención) EE.UU.) a la administración)
Cuadro 2 – Plantilla para que los auditores de EN/ONG informen sobre la auditoría del estado de la situación de caja
19
Cuadro 3 – Plantilla para que los auditores de En/ONG informen sobre la auditoría del estado de los bienes y el equipo
Cuadro 4 - Plantilla para que los auditores de ONG/EN informen sobre las observaciones y recomendaciones de la auditoría
Adjudicación Proyecto Observ. Observación del Recomendación Ámbito de la Causa Gravedad Observaciones de la
No auditor auditoría de la del riesgo admón. de
No. No.
auditoría proyecto/oficina de
país
Partes de la nota que sigue se extrajeron de un artículo del auditor interno Brian M. Schwartz, escrito en
abril de 1999. La finalidad de la presente nota es impartir orientación sobre la formulación de
observaciones y recomendaciones del auditor que sean eficaces.
Una observación eficaz del auditor debe constar de cinco elementos comunes:
1) Condición;
2) Criterios;
3) Causa;
4) Efecto, posible impacto o riesgo; y
5) Recomendación.
Los elementos uno a cuatro deben ser parte de lo que constituye una observación del auditor. A
continuación figuran algunos consejos sobre cada uno de sus aspectos.
CONDICIÓN
Se entiende por "condición" una conclusión, problema u oportunidad señalado durante el examen de
auditoría. Se ocupa directamente de un objetivo de control o de alguna otra norma de procedimiento.
Ejemplos de declaraciones sobre condición son:
CRITERIOS
Este elemento describe la norma que se está utilizando como parámetro de referencia para la
evaluación. Dicho de otro modo, describe la condición ideal. Los criterios pueden hacer referencia a una
política, procedimiento o reglamento oficial específicos. En otro momento, los criterios pueden ser
simplemente una cuestión de sentido común o de prudencia en la práctica administrativa. Por ejemplo,
una declaración de los criterios podría expresarse de la manera siguiente "Con arreglo a la política
#1234, todos los préstamos de más de 100 000 dólares deberán ser aprobados por la junta directiva;" o
"Las responsabilidades de tramitación de la nómina deben estar separadas para controlar la autorización
de cambios en los archivos centrales".
CAUSA
Como su nombre lo indica, la declaración sobre causa explica el por qué ocurrió el problema señalado.
La causa es probablemente el atributo más crítico de las conclusiones. Si no se determina el por qué
ocurrió la condición, no se puede hallar solución adecuada a la situación.
Al fundamentar la causa, el auditor debe señalar el motivo por el cual ocurrió el problema. Una
explicación superficial en la que no se exponga la causa fundamental impedirá formular una
recomendación por escrito.
22
Además, citar palabras de la persona apropiada podría servir como declaración de la causa, es decir, por
qué ocurrió la condición. Algunos jefes de auditoría consideran que sólo procede una declaración de
causa emitida por la administración, mientras que otros prefieren una declaración de la persona que
propiamente se encargó de la tarea correspondiente. Por regla general, es preferible obtener ambos
puntos de vista, ya que de esta manera es más probable la determinación de la causa fundamental del
problema.
Además de explicar la “causa” y ofrecer detalles al respecto en el texto de la observación del auditor, el
PNUD exige que el auditor resuma también la declaración de causa en el informe de auditoría utilizando
una de las 9 declaraciones de causa preestablecidas que se indican a continuación:
La declaración sobre el efecto describe el riesgo particular que podría existir (el impacto o riesgo
potencial) o que ya ha existido (el efecto) como resultado de la condición o del problema. Básicamente
responde a la pregunta, "¿y qué?" En la declaración del efecto se suele analizar la posibilidad de
pérdida, incumplimiento o insatisfacción del cliente originado por el problema.
Procede hacer una advertencia: no se debe exagerar ni magnificar el riesgo que se anticipa en la
declaración de efecto. Si bien los auditores tienen la responsabilidad de señalar los riesgos relacionados
con la falta de control, la declaración de efecto debe ser razonable, plausible y redactarse de manera que
no parezca que el mundo se va a acabar. Para qué los auditados tomen en serio las observaciones del
auditor y respeten lo que éste tiene que decir, el auditor debe hablar sobre el riesgo en términos realistas
y no exagerados.
Niveles de riesgo
Además de explicar el “Efecto, posible impacto o riesgo” y ofrecer detalles al respecto en el texto de la
observación del auditor, el PNUD exige que el auditor señale también el nivel de riesgo en el informe de
auditoría utilizando uno de los tres niveles de riesgo pre establecidos que se indican a continuación:
Alto Acción que se considera inexcusable para asegurar que el PNUD no se vea expuesto
a altos riesgos (es decir, si no se adoptan medidas podrían producirse consecuencias
y problemas serios).
23
Medio Acción que se considera necesaria para evitar la exposición a riesgos de importancia
(es decir, si no se adoptan medidas, las consecuencias podrían ser importantes).
Bajo Acción que se considera conveniente y que debe redundar en un mayor control o una
relación óptima de costo-calidad .
RECOMENDACIÓN
Este aspecto sugiere la manera en que se puede hallar solución a esta situación. Una recomendación
efectiva guarda relación directa con la causa y procura eliminarla. No basta con un hacer una
declaración general en el sentido de que la administración debería resolver el problema; en la
declaración se debería explicar también la manera de lograrlo.
Una buena recomendación mantiene el equilibrio adecuado entre el riesgo presentado y el costo para
controlarlo. Antes de formular una recomendación, el auditor deberá considerar las siguientes
interrogantes:
Los ejemplos de recomendaciones efectivas son los inventarios físicos mensuales o trimestrales de
todos los bienes y el equipo que se reconciliarán con los registros apropiados.
OTROS CONSEJOS
Siempre que sea posible, las conclusiones análogas deberán combinarse de un solo enunciado a fin de
dar fuerza a la necesidad de aplicar la recomendación.
Hacer de abogado del diablo puede ser sumamente útil. Después de redactar la observación y
recomendación, los auditores deberían ponerse en el lugar del auditado e impugnar/cuestionar la validez
de la cuestión. Si la cuestión no se sostiene, probablemente no debería incluirse en el informe de
auditoría.
24
A NEXO 10: SAS 220 – ORIE NTA CIÓ N SOBRE LA I MPO RTANCIA
RE LATIVA DE LA A UDITORÍA - NUEVO
Más destacados de la Declaración sobre las normas de auditoría (SAS) 220 – Importancia relativa de la
auditoría, cuya finalidad es proporcionar orientación a los auditores en la determinación de la importancia
relativa de las observaciones a los fines de la preparación del informe y en la medida en que puedan
afectar al dictamen del auditor. Los auditores deberán remitirse a la SAS 220 para más información.
Los auditores deberían considerar la importancia relativa en sus relaciones con el riesgo de la auditoría
al realizar una auditoría (SAS 220.1)
Un asunto tiene importancia si hay razones para considerar que el conocimiento de la materia influiría en
las decisiones económicas de los usuarios adoptadas sobre la base de los estados financieros. La
importancia relativa se puede considerar en el contexto de los estados financieros en su conjunto, de
cualquier declaración particular dentro de los estados financieros o de determinados detalles incluidos en
los estados financieros.
La importancia relativa depende de la naturaleza y de las proporciones del detalle o error juzgado en las
circunstancias específicas. Dado que la importancia relativa presenta aspectos tanto cualitativos como
cuantitativos, no puede establecer ninguna definición matemática general.
Los auditores deben planificar y realizar la auditoría de manera que les proporcione pruebas suficientes
con las cuales dar seguridades razonables de que los estados financieros no contienen omisiones de
importancia y representan una imagen fiel. (SAS 220.2)
Los auditores deberían considerar la posibilidad de que se informe acerca de sumas relativamente
pequeñas que, al acumularse, podrían surtir un efecto de importancia en los estados financieros. Por
ejemplo, un error en un procedimiento a fin de mes podría ser indicio de una posible omisión importante
si ese error se repite cada mes.
Al evaluar si los estados financieros han sido presentados correctamente, los auditores deben determinar
si el monto global de las omisiones no rectificadas que se han detectado durante la auditoría es
importante (SAS 220.4).
25
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
TÉRMINOS DE REFERENCIA
PARA AUDITORÍAS DE PROYECTOS
DE IMPLEMENTACIÓN NACIONAL E
IMPLEMENTADOS POR ORGANIZACIONES
NO GUBERNAMENTALES
A. Información general
Anexos
IV: Modelo para seguimiento de plan de acción de observaciones de auditorías del año anterior
2
A. Información general
Una breve descripción de los proyectos objeto de la auditoría, puede consultarse en la página
web del PNUD Argentina http://www.undp.org.ar.
La información a ser auditada se encuentra archivada en las oficinas de los proyectos, las que
se encuentran ubicadas mayoritariamente en la Ciudad de Buenos Aires, y para el caso de
algunos proyectos, en las capitales provinciales o municipios de determinadas provincias; en el
listado preliminar de proyectos adjunto se indican dichos casos.
Los datos de contacto correspondientes a las autoridades de los proyectos (Director/a Nacional
y Coordinador/a General) se encuentran disponibles en el Sistema de Auditorias
http://auditorias.undp.org.ar/.
El auditor deberá presentar los informes de auditoría y las cartas a la administración de los
proyectos en borrador a la oficina del PNUD para informarle brevemente acerca de las
principales conclusiones de la auditoría y de las recomendaciones para mejorar en el futuro,
además de recabar opiniones de sus interlocutores.
Los auditores deben certificar, expresar una opinión y cuantificar el impacto financiero neto de
cada uno de los siguientes documentos:
En caso de haber emitido una opinión con reserva, adversa o abstención de opinión sobre el
CDR, los auditores deben reflejar el valor monetario del impacto financiero neto del dictamen.
3
Los auditores deben indicar los riesgos implícitos en sus observaciones y clasificarlas como
riesgo alto, medio o bajo. Asimismo, deben clasificar las posibles causas de cada una de las
observaciones de la auditoría (Anexo VI Orientación sobre la formulación de observaciones de
la auditoría).
a) Pagos directos: El Asociado en la Implementación tiene responsabilidad por los gastos pero
le pide al PNUD que efectúe el pago al proveedor/consultor en su nombre. El Asociado en
la Implementación responde por el desembolso y mantiene toda la documentación
respaldatoria. El PNUD solamente efectúa los pagos después que la solicitud ha sido
debidamente autorizada y se lo informa al Asociado en la Implementación a través del
Sistema MAERA (http://maera.rblac.undp.org/Login.asp) una vez que se ha efectuado el
pago.
b) Servicios de apoyo del PNUD: El gobierno y el PNUD acuerdan que el PNUD preste
servicios de apoyo al proyecto y firman una Carta Acuerdo (con una descripción de dichos
servicios). El PNUD es plenamente responsable y rendirá cuentas por estos gastos y, en
consecuencia, mantiene toda la documentación respaldatoria relacionada con el desembolso.
Este gasto queda fuera de la auditoría y, por consiguiente, no será examinado por los
auditores. Esta limitación del ámbito no deberá utilizarse como motivo para emitir una
opinión con reservas acerca del CDR. Cuando no exista una Carta Acuerdo firmada en
relación con los servicios de apoyo del PNUD o un Plan de Acción del Programa País –
CPAP- con las respectivas cláusulas de la Carta Acuerdo relativas a los servicios de apoyo
del PNUD, la auditoría deberá abarcar también los gastos del PNUD relacionados con el
apoyo de la oficina de país. La oficina de país debe incluir esta información en el contrato
de los auditores.
4
• Organismos de las Naciones Unidas
El organismo de las Naciones Unidas informa sus gastos al PNUD y al gobierno. La oficina del
PNUD en el país registra los gastos en ATLAS. Estos gastos de los organismos de las Naciones
Unidas se registran en la columna de gastos UN Agencies en el CDR. Estos gastos quedan
fuera de la auditoría y, por consiguiente, no serán examinados por los auditores. Esta limitación
del ámbito no deberá utilizarse como motivo para emitir una opinión con reservas acerca del
CDR.
Anticipos pendientes: Si figura una cantidad dentro de esta categoría, los auditores deben
conciliarla con el efectivo en caja a nivel de proyecto. En principio, esta cantidad debe
representar el balance de cualquier anticipo transferido al asociado en la implementación
menos el total de los gastos reportados en los informes financieros trimestrales que el asociado
en la implementación entrega al PNUD.
Activos fijos No-depreciables: Puede haber casos en los que los activos fijos que pertenecen o
son utilizados por el proyecto, estén bajo el control del PNUD (un ejemplo sería aquellas
situaciones en las que el PNUD proporciona servicios de apoyo al proyecto y no existe Carta
de Acuerdo firmada). Si figura una cantidad dentro de esta categoría en el CDR, los auditores
deben investigar y determinar si los activos están o no relacionados con el proyecto, y si están
relacionados, deben seguir los mismos procedimientos de auditoría que se siguen para validar
los activos, así como los que se siguen para certificar el Estado de Activo y Equipo. Por favor,
remítase al manual de las Políticas y Procedimientos de Programas y Operaciones (POPP por
sus siglas en inglés), y consulte la sección de “Servicios Administrativos/Gestión de
Activos/Propiedad, Planta y Equipo/Adquisición y Mantenimiento de Muebles y Equipo” para
obtener información relacionada con la custodia/control/propiedad de los activos.
Inventario: De forma similar al caso de los Activos Fijos No- depreciables, puede haber
situaciones en las que determinadas partidas del inventario que fueron adquiridas para el
proyecto estén temporalmente bajo el control/custodia del PNUD. Si figura una cantidad dentro
de esta categoría, los auditores deben determinar la naturaleza del inventario y si está o no
destinado para el proyecto. Si se determina que el inventario está relacionado con el proyecto,
entonces se deben aplicar los mismos procedimientos de auditoría que se siguen para la
certificación del Estado de Activos y Equipo.
Prepagos: Los auditores deberán validar cualquier cantidad que figure dentro de esta categoría,
es decir, determinar lo que representa y si de alguna forma está relacionada con el proyecto.
Compromisos: Cualquier cantidad que figure dentro de esta categoría sería proporcionada
solamente con fines informativos y, por lo tanto, no se pedirá a los auditores que efectúen
procedimientos de auditoría en relación a la verificación o validación de los mismos.
Al finalizar el año, tras recibir el Informe Financiero del cuarto trimestre del Asociado en la
Implementación y el informe de gastos de cierre del año del organismo de las Naciones
Unidas, el PNUD prepara el CDR y lo presenta al Asociado en la Implementación para que lo
firme. El PNUD proporcionará al auditor el CDR firmado.
5
disponible en poder del Proyecto (saldo de cierre según informe financiero) al 31 diciembre
2012.
Al finalizar el año, tras recibir el Informe Financiero del cuarto trimestre del Asociado en la
Implementación y el informe de gastos de cierre del año del organismo de las Naciones
Unidas, el PNUD prepara el Informe Cuenta de anticipos y lo presenta al Asociado en la
Implementación para que lo firme. El PNUD proporcionará al auditor dicho informe firmado.
Dicho estado certificado por los auditores y firmado por el PNUD, formará parte del Informe
de Auditoría.
7. Expresar una opinión en cuanto a la situación financiera general del proyecto durante el
período comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2012 y certificar:
• El informe combinado de gastos (CDR) correspondiente al período transcurrido entre el
1 de enero y el 31 de diciembre de 2012;
• Informe Cuenta de anticipos 2012; y
• El estado del activo y equipos en poder del proyecto al 31 de diciembre de 2012.
6
Nota: La opinión del auditor debe ser una de las siguientes: a) sin reservas; b) con
reservas; c) adversa o d) abstención de emitir una opinión. Si en lugar de una opinión "sin
reservas" el auditor tiene otra opinión, en el informe de la auditoría se deberá explicar la
naturaleza y el monto de los posibles efectos (impacto financiero neto) en los estados
(CDR, saldo de cierre según informe financiero y estado del activo y equipos). El informe
deberá contener también una referencia a la sección de la carta a la administración donde
figura el número de la observación de auditoría conexa y la medida adoptada o prevista
para abordar y rectificar de manera concluyente la salvedad correspondiente. Ver Anexo
II Definición de las opiniones del auditor.
Nota: Se deberá incluir un examen de los planes de trabajo, el informe anual, los recursos,
los presupuestos y gastos, la ejecución presupuestaria y financiera, la contratación de
bienes y servicios, la contratación de consultores, la enajenación o transferencia del activo,
y el cierre operativo y financiero (si procede).
7
- Evaluación de los procedimientos establecidos para mitigar el riesgo de que se
adquieran equipos que no cumplan las especificaciones técnicas o que
posteriormente resulten defectuosos.
- Gestión y control de las órdenes con variación de precios.
Se deberá incluir el uso de consultorías y la idoneidad de los procedimientos para
contratar personal experimentado y plenamente calificado y evaluar su trabajo antes de
que se efectúe el pago final.
• Gestión del activo
Se deberá incluir el equipo (por regla general, vehículos e informática) adquirido para
uso del proyecto. Se examinarán los procedimientos de recepción, almacenamiento y
enajenación.
• Gestión del efectivo en caja
Se deberán incluir los fondos en efectivo en poder del proyecto y los procedimientos
utilizados para salvaguardar el efectivo en caja.
• Administración general
Se deberán incluir las actividades de viajes, gestión del parque móvil, servicios de
carga, gestión de locales de oficina y alquiler, sistemas de comunicaciones y de
tecnología de la información de las oficinas y mantenimiento de archivos.
Considerar las transacciones de cada proyecto incluyendo los pagos directos efectuados
por la oficina del PNUD en el país a solicitud de la administración del proyecto.
10. Presentar un borrador de los informes de auditoría antes del 15/04/2013 y los informes
finales de auditoría firmados a más tardar el 30/04/2013.
8
F. El Informe de Auditoría y la Carta a la Administración
Informe de auditoría
En el Informe de auditoría deberá quedar claramente expuesta la opinión del auditor según lo
establecido en el Anexo I Modelo de informe de auditoría y V Modelo para presentar los datos
y observaciones de la auditoría), y se deberá especificar, al menos, lo siguiente:
a) Una auditoría financiera para expresar una opinión sobre el CDR, el Informe Cuenta de
anticipos y el estado del activo y equipos en poder de los proyectos, que incluya:
Expresión de una opinión sobre si el CDR refleja fielmente los gastos incurridos por el
proyecto en el período especificado de conformidad con las políticas contables del PNUD y si
los gastos incurridos: i) estuvieron en consonancia con los presupuestos aprobados de los
proyectos; ii) fueron utilizados para los fines aprobados del proyecto; iii) cumplieron el
reglamento y las normas, las políticas y procedimientos pertinentes del gobierno o el PNUD y
iv) estuvieron respaldados debidamente por los correspondientes comprobantes y otros
documentos justificativos aprobados. El CDR es el estado de gastos obligatorio y oficial que
hay que certificar. No se aceptarán otras formas de declaración de gastos que pueda preparar
una oficina de proyecto.
Si el resultado de auditorías de años anteriores que diera lugar a opiniones con comentarios
sobre el CDR redundó en medidas concluyentes para abordar debidamente la salvedad
expresada en la auditoría del año precedente y el impacto financiero neto conexo. Si no se
adoptaron medidas concluyentes, los auditores deberán tener en cuenta el posible efecto de
no haberse buscado solución o rectificación a una opinión con comentarios expresada el
año anterior.
Nota: En consecuencia, la opinión con comentarios emitida un año antes que no haya
quedado debidamente resuelta podrá obligar a los auditores a emitir una opinión con
comentarios en su informe de auditoría del año en curso. Si no se presta la debida atención a
este aspecto, el riesgo podría ser una gran acumulación de opiniones con comentarios no
resueltas de años anteriores. Ver Anexo III Norma internacional de auditoría (ISA) 450 y
710 y IV Modelo para seguimiento de plan de acción de observaciones de auditorías del año
anterior.
9
Expresión de una opinión sobre el valor y la existencia del estado del activo y equipos en
poder del proyecto al 31 de diciembre de 2012. Se debe incluir todo el activo y el equipo
disponible al 31 de diciembre de 2012 y no solo los adquiridos en el período. Cuando un
proyecto no posea activos ni equipo, no será necesario expresar una opinión de esa índole, sin
embargo, habrá que dejar constancia de ello en el informe de auditoría.
Expresión de una opinión sobre el valor y la existencia del efectivo en poder del proyecto al
31 de diciembre de 2012. La auditoría tiene que expresar una opinión sobre el Informe
Cuenta de Anticipos cuando se haya establecido una cuenta bancaria específica para el
proyecto o cuando el proyecto posea efectivo en caja. Cuando el proyecto no posea efectivo
alguno, se dejará constancia de ello en el informe de auditoría.
b) Una auditoría para evaluar y expresar una opinión sobre los controles internos y los
sistemas del proyecto.
El producto será un informe de auditoría análogo a una carta a la administración detallada que
abarque las deficiencias de los controles internos detectadas y las recomendaciones del auditor
para solucionarlas.
Carta a la administración
10
Examen de los avances del proyecto
Como parte del examen general de los avances del proyecto, se deberá:
Examinar los planes de trabajo anuales y los informes financieros y solicitudes de pagos
directos, y evaluar su puntualidad y cumplimiento respecto de lo establecido en el
Documento de Proyecto.
Examinar el informe anual del proyecto preparado por el Asociado en la Implementación y
evaluar el cumplimiento de las directrices del PNUD y si el Asociado en la Implementación
cumplió lo establecido en el Documento del Proyecto.
Examinar el avance del proyecto y cumplimiento de plazos esperado de acuerdo a las
actividades planeadas en el Documento de Proyecto y formular observaciones sobre las
causas de la demoras.
Adicionalmente, se deberá:
Examinar los gastos incurridos por el Asociado en la Implementación y determinar si
concuerdan con el Documento de Proyecto, el plan de trabajo anual y los presupuestos.
Examinar los procesos de adquisición/las actividades de contratación y determinar si fue
transparente y competitivo.
Examinar el uso, el control y la enajenación de equipo no fungible. Determinar si el equipo
adquirido cubre las necesidades señaladas y si su uso se ajusta a los fines previstos.
Examinar los procesos de contratación de personal de proyectos y consultores y determinar
si fue transparente y competitivo.
Examinar los asientos contables del Asociado en la Implementación y evaluar su idoneidad
para mantener asientos exactos y completos de los comprobantes y los desembolsos de
efectivo; y apoyar la preparación del informe financiero trimestral.
Examinar el registro de solicitudes de pagos directos y asegurarse de que estén firmados
por los funcionarios públicos autorizados.
Recomendaciones
Deben estar dirigidas al Asociado en la Implementación. Las respuestas y comentarios de la
entidad deben incluirse en la Carta a la Administración, inmediatamente después de las
recomendaciones. Cabe destacar que en su respuesta/comentarios, la entidad deberá especificar
la/s acción/es que se llevarán a cabo para implementar las recomendaciones de los auditores y
la fecha de cumplimiento prevista.
Asimismo, el auditor puede formular “buenas prácticas” (de haberlas) y que deberán ser de
conocimiento del resto de proyectos.
1
Para más información se pueden consultar las Guidelines for Internal Control Standards del INTOSAI en la
página web: www.intosai.org.
11
G. Competencia del auditor
El auditor debe ser totalmente imparcial e independiente en todos los aspectos de la gestión o
los intereses financieros de la entidad objeto de auditoría. Durante el período que abarque la
auditoría y no durante la realización de la auditoría, el auditor no deberá haber estado
empleado por la entidad ni haber prestado servicios como director ni mantenido relaciones
financieras o comerciales directas con ningún alto funcionario de la administración de la
entidad.
12
Anexo I: Modelo de Informe de auditoría
Hemos efectuado la auditoría del Estado de gastos (“el estado”) adjunto del proyecto [incluya
número(s) del proyecto y el título oficial del proyecto] correspondiente al período [incluya el
período de que se trate].
Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre el estado basada en nuestra auditoría.
Hemos realizado nuestra auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de
Auditoría (ISA). Esas normas exigen que cumplamos requisitos éticos y que planifiquemos y
realicemos la auditoría para tener una seguridad razonable de que los estados están libres de
inexactitudes materiales.
Una auditoría supone la realización de procedimientos para obtener evidencias sobre las
cantidades y declaraciones consignadas en el estado. Los procedimientos seleccionados
dependen del juicio del auditor, incluyendo la evaluación de los riesgos de inexactitudes
materiales en el estado de cuentas, ya sea por fraude o por error. Al evaluar esos riesgos, el
auditor toma en consideración el control interno relativo a la preparación del estado que lleva a
cabo el proyecto, para determinar los procedimientos de auditoría adecuados a las
circunstancias, pero no con el fin de expresar una opinión acerca de la eficacia del control
interno del proyecto. La auditoría también incluye la evaluación de la idoneidad de las políticas
contables utilizadas, y si son razonables las estimaciones contables hechas por la
administración, así como la evaluación de la presentación del estado de cuentas.
Creemos que las evidencias de auditoría que hemos obtenido son suficientes y apropiadas para
fundamentar nuestra opinión de auditores.
En nuestra opinión, el estado de gastos adjunto refleja fielmente, en todos los aspectos
materiales, los gastos por una cantidad de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.]
incurridos por el proyecto [incluya el título oficial del proyecto] durante el período [indique el
período de que se trate] de conformidad con las políticas contables acordadas [de ser necesario,
añada: y la nota que figura en el estado], y: i) concuerda con los presupuestos aprobados del
proyecto; ii) se ajusta a los propósitos aprobados del proyecto; iii) cumple el reglamento y las
normas, las políticas y los procedimientos pertinentes del PNUD y iv) viene avalado por los
comprobantes debidamente aprobados y otros documentos justificantes.
13
Opiniones Modificadas (Remítase a la ISA 705)
II. Modelo de Certificación del Estado del Activo (Remítase a la ISA 700)
Hemos efectuado la auditoría del Estado del activo (“el estado”) adjunto del proyecto número
[incluya número(s) y el título oficial del proyecto] al [incluya la fecha].
Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre el estado basada en nuestra auditoría.
Hemos realizado nuestra auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de
14
Auditoría (ISA). Esas normas exigen que cumplamos requisitos éticos y que planifiquemos y
realicemos la auditoría para obtener una seguridad razonable de que los estados están libres de
inexactitudes materiales.
Una auditoría supone la realización de procedimientos para obtener evidencias sobre las
cantidades y declaraciones consignadas en el estado. Los procedimientos seleccionados
dependen del juicio del auditor, incluyendo la evaluación de los riesgos de inexactitudes
materiales en el estado de cuentas, ya sea por fraude o por error. Al evaluar esos riesgos, el
auditor toma en consideración el control interno relativo a la preparación del estado que lleva a
cabo el proyecto, para determinar los procedimientos de auditoría adecuados a las
circunstancias, pero no con el fin de expresar una opinión acerca de la eficacia del control
interno del proyecto. La auditoría también incluye la evaluación de la idoneidad de las políticas
contables utilizadas, y si son razonables las estimaciones contables hechas por la
administración, así como la evaluación de la presentación del estado.
Creemos que las evidencias de auditoría que hemos obtenido son suficientes y apropiadas para
fundamentar nuestra opinión de auditores.
En nuestra opinión, el estado del activo adjunto refleja fielmente, en todos los aspectos
materiales, el saldo de inventario del proyecto [incluya el título oficial del proyecto] por valor
de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.] al [incluya la fecha] de conformidad con las
políticas de contabilidad del PNUD (IPSAS) [si es necesario, añada: mencionadas en la nota
incluida en el justificante].
15
Párrafo de énfasis [si procede] (Remítase a la ISA 706)
Queremos resaltar la Nota [incluya número] del estado del activo, la cual describe la
incertidumbre relacionada con el [incluya el asunto de que se trate]. Nuestra opinión no está
modificada con respecto a este asunto.
_________________
Nombre y Firma del Auditor
_________________
Fecha del Informe del Auditor
_________________
Dirección del Auditor
III. Modelo de certificación del Informe Cuenta de anticipos (solo se requiere si existe una
cuenta bancaria aparte para cada uno de los proyectos y/o efectivo en caja) (Remítase a la
ISA 700)
Hemos auditado el estado Cuenta de anticipos (“el estado”) adjunto del proyecto número
[incluya los número(s) de la adjudicación y el proyecto], [incluya el título oficial del proyecto]
al XXX [incluya la fecha].
Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre el estado basada en nuestra auditoría.
Hemos realizado nuestra auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de
Auditoría (ISA). Esas normas exigen que cumplamos requisitos éticos y que planifiquemos y
realicemos la auditoría para obtener una seguridad razonable de que los estados están libres de
inexactitudes significativas.
Consideramos que las evidencias de auditoría que hemos obtenido son suficientes y apropiadas
para fundamentar nuestra opinión de auditores.
En nuestra opinión, el Estado de la situación de caja adjunto refleja fielmente, en todos los
aspectos importantes, el saldo del efectivo en caja y de la cuenta bancaria del proyecto [incluya
el título oficial del proyecto] por valor de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.] al
16
[incluya la fecha] y de conformidad con las políticas contables del PNUD (IPSAS) [de ser
necesario, añádase: mencionadas en la nota incluida en el estado].
_______________
Nombre y Firma del Auditor
________________
Fecha del informe del auditor
________________
Dirección del Auditor
17
Nota: La opinión del auditor debe ser una de las siguientes: (a) con salvedades, (b) sin
salvedades, (c) adversa, o (d) con abstención de opinión. Si en lugar de una opinión "sin
salvedades" el auditor tiene otra opinión, el informe de auditoría debe describir tanto la
naturaleza como la cantidad de los posibles efectos en el estado financiero (Número o
cantidad de reservas o salvedades/Impacto Financiero Neto).
En aplicación de la Norma internacional de auditoría (ISA) 450 y la ISA 710, que entraron en
vigor en diciembre de 2010, se ha establecido un nuevo requisito respecto de una opinión con
comentarios del año anterior2. Esta norma de auditoría exige que los auditores, al expresar una
opinión sobre los estados de este año, tengan en cuenta el posible efecto de una opinión con
comentarios del año precedente que no haya sido corregida o resuelta debidamente.
2
Se entiende por opinión "con comentarios" ya sea una opinión con reservas, una abstención de emitir una
opinión o una opinión adversa.
18
En consecuencia, la opinión con comentarios del año precedente que no haya quedado
debidamente resuelta podrá obligar a los auditores a emitir una opinión con comentarios en su
informe de auditoría del año en curso. Si no se presta la debida atención a este asunto, el riesgo
podría ser una gran acumulación de opiniones con comentarios no resueltas que se arrastren de
años anteriores, que haría que la Junta de Auditores emitiese una opinión de auditoría con
comentarios sobre los estados financieros del PNUD.
19
Anexo IV: Modelo para los planes de acción sobre observaciones y recomendaciones de las auditorías del año anterior
* Ejecutado, en marcha, sin ejecutar, no se aplica (N/A) o retirado. “N/A” se utilizará cuando se produzca un cambio general en el entorno de trabajo de un proyecto que
haga perder validez a una observación formulada por el auditor el año precedente. Por ej. Cuando se cierra un proyecto, o un proyecto que tenía cuenta bancaria con una
recomendación de conciliar mensualmente el estado de cuenta, si al año siguiente, el auditor observa que la cuenta bancaria está cerrada. “Retirado” se utilizará cuando se
produzca un cambio general en el entorno de trabajo de un proyecto que deje sin efecto la observación y la recomendación del auditor formuladas el año precedente.
Los auditores deberán completar la información que se indica en los cuatro cuadros siguientes y firmarla.
No. de Título de Monto Opinión del auditor Monto total objeto de la Causa (s) del comentario Observación que repercutió en la
proyecto Proyecto auditado y (sin reservas, con opinión en la opinión de auditoría clasificación de la opinión del
certificado reservas, adversa, con (si es con reservas, adversa o y desglose del monto del auditor (inclúyase el número de la
(U$S) abstención de emitir con abstención de emitir una impacto financiero neto observación y la página del informe
una opinión) opinión) (U$S) de auditoría/de la carta a la
administración)
20
Cuadro 2 – Informe Cuenta de anticipos 2012
No. de Título de Monto del saldo de Opinión del auditor Monto total objeto de la
proyecto Proyecto cierre según IIFF al (sin reservas, con reservas, adversa, opinión
31.12.12 (en US$) con abstención de emitir una
opinión)
No. de Título de Valor del activo y el Opinión del auditor Monto total objeto de la
proyecto Proyecto equipo opinión
al 31.12.12 en USD
21
Anexo VI: Orientación sobre la formulación de observaciones de la auditoría
Algunas partes de la nota que figura a continuación fueron extraídas de un artículo publicado en
Internal Auditor, de abril de 1999, por Brian M. Schwartz. La finalidad de esta nota es impartir
orientación sobre la formulación de observaciones y recomendaciones del auditor que sean
eficaces.
Las observaciones del auditor que resultan efectivas constan de cinco elementos comunes:
1) Condición
2) Criterios
3) Causa
4) Efecto, posible impacto o riesgo
5) Recomendación
CONDICIÓN
Se entiende por "condición" una conclusión, un problema o una oportunidad observado durante
el examen del auditor. La condición se refiere directamente a un objetivo del control o a otras
normas de ejecución. Ejemplos de declaraciones de condición son:
- "El funcionario apropiado no autorizó ese documento"
- "Durante tres meses no se ha conciliado esta cuenta"
- "El procedimiento se puede racionalizar para ahorrar seis horas diarias"
Al fundamentar la condición, es importante incluir el grado de detalle necesario en la descripción
del problema. Alguien que no haya participado en la auditoría, pero que tenga un conocimiento
básico del tema o la función, deberá poder entender cualquier declaración de condiciones.
CRITERIOS
Este elemento describe la norma que se está utilizando como parámetro para la evaluación.
Dicho de otro modo, describe la condición ideal. Los criterios pueden referirse a una política o
procedimiento específicos o a un reglamento estatal. En otros momentos, los criterios pueden ser
simplemente una cuestión de sentido común o de práctica comercial prudente. Por ejemplo, una
declaración de criterios podría ser la siguiente "Conforme a la norma #1234, todos los préstamos
por más de 100.000 dólares deben ser aprobados por la junta directiva;" o "Las responsabilidades
de preparación de la nómina deberían estar separadas para controlar la autorización de cambios
en el archivo central".
CAUSA
Como lo indica el nombre, la declaración de causa explica en primer lugar por qué ocurrió el
problema. La causa es probablemente el atributo más importante. Si no se determina el por qué
se produjo la condición, no se puede buscar una solución adecuada a la situación.
Al fundamentar la causa, el auditor deberá señalar la razón fundamental del problema. Una
explicación superficial no va al fondo del problema y no permitirá formular una recomendación
eficaz. Además, citar lo que ha expresado la persona adecuada podría servir de declaración de
causa, es decir del por qué ocurrió la condición. Algunos administradores de auditorías
consideran que solo es procedente una declaración de causa de la administración, mientras que
otros prefieren obtener puntos de vista de ambos lados, porque de esa manera es más probable
hallar la causa fundamental del problema.
22
Posibles causas
Además de explicar y ofrecer detalles acerca de la “causa” en el texto de una observación del
auditor, el PNUD exige que el auditor haga también un resumen de la declaración de la causa en
el informe de auditoría utilizando una de las 9 declaraciones de causa preestablecidas:
1. Ausencia o insuficiencia de políticas/procedimientos/directrices
2. Ausencia o insuficiencia de orientación/supervisión a nivel del proyecto
3. Falta de orientación/vigilancia a nivel de la oficina del PNUD en el país
4. Falta o insuficiencia de recursos (especificar si se trata de recursos financieros, humanos o
técnicos)
5. Falta de planificación
6. Falta de capacitación
7. Error humano
8. Inobservancia intencional de los controles internos
9. Estructura administrativa insuficiente
La declaración sobre el efecto describe el riesgo específico que podría existir (el posible impacto
o riesgo) o que ya ha existido (el efecto) como resultado de la condición o el problema.
Básicamente responde a la pregunta, "¿y qué?" Las declaraciones de efecto a veces examinan la
posible pérdida, incumplimiento o insatisfacción del usuario debido al problema.
Probablemente la administración se interese en la información proporcionada acerca de este
aspecto de la observación del auditor, ya que le permite ver de qué manera la condición
redundará negativamente en sus actividades. Como resultado de ello, la declaración de efecto a
menudo sirve como catalizador de un cambio positivo.
Es preciso incluir una nota de cautela: el riesgo indicado en la declaración de efecto no deberá
expresarse a la ligera ni exagerarse. Si bien los auditores son responsables de señalar los riesgos
derivados de fallas en los controles, la declaración de efecto debe mantenerse dentro de lo
razonable, plausible y no deberá redactarse como si el mundo se fuera a acabar. Para que los
auditados tomen en serio las observaciones del auditor y respeten lo que dice, el auditor debe
hablar del riesgo de manera realista y sin exagerar.
Niveles de riesgo
Además de explicar y ofrecer detalles del “Efecto, posible impacto o riesgo” en el texto de una
observación del auditor, el PNUD exige que el auditor señala también el grado de riesgo en el
informe de auditoría utilizando uno de los tres grados de riesgo preestablecidos que se indican a
continuación:
Alto Acción que se considera imperativa para garantizar que el PNUD no se vea expuesto
a altos riesgos (por ejemplo, si no se adoptan medidas podrían surgir consecuencias
y problemas de importancia)
Medio Acción que se considera necesaria para evitar quedar expuestos a riesgos
importantes (por ejemplo, si no se adoptan medidas, las consecuencias podrían ser
importantes)
Bajo Acción que se considera conveniente y debería redundar en un mayor control o en
más valor por el dinero invertido
RECOMENDACIÓN
Este aspecto sugiere la manera en que se podría remediar una situación. Una recomendación
eficaz guarda relación directa con la causa y versa sobre ella. No basta con declarar en términos
23
generales que la administración debería resolver el problema; en la explicación de la
recomendación debería explicarse también cómo lograr que se arregle.
Una buena recomendación mantiene el equilibrio adecuado entre el riesgo presentado y el costo
de controlarlo. Antes de formular una recomendación, el auditor deberá formularse las siguientes
preguntas:
¿Resuelve la recomendación el problema y elimina o reduce el riesgo?
¿Puede la recomendación aplicarse en el entorno actual?
¿Es la recomendación eficaz en función de los costos?
¿Será la recomendación una cura temporal o una solución permanente?
Ejemplos de recomendaciones eficaces son los inventarios físicos mensuales o trimestrales de
todo el activo y el equipo conciliados con los registros apropiados.
Los auditores deberán tomar en consideración la importancia relativa y su relación con el riesgo
de la auditoría al realizar la auditoría (SAS 220.1).
Los auditores deberían planificar y realizar la auditoría de manera que puedan obtener pruebas
suficientes que ofrezcan seguridades razonables de que los estados financieros no contienen
inexactitudes importantes y constituyen una visión fiel y admisible (SAS 220.2).
24
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
Oficina de Auditoría e Investigaciones
Introducción ................................................................................................................................................................................................... 3
A. Información general ................................................................................................................................................................. 5
B. Administración del proyecto................................................................................................................................................ 5
C. Consultas con las partes interesadas ............................................................................................................................... 5
D. Descripción de los informes financieros (informe combinado de ejecución del PNUD) que serán
objeto de la auditoría ........................................................................................................................................................................ 5
E. Servicios de auditoría requeridos - Actualizado ........................................................................................................ 6
F. El Informe de auditoría y la Carta a la administración ............................................................................................ 8
Anexo 1: Servicios de auditoría requeridos ..................................................................................................................................... 12
Anexo 2: Competencia del auditor...................................................................................................................................................... 14
Anexo 3: Modelo de Informe de auditoría - revisada ................................................................................................................... 15
Anexo 4: Definición de las opiniones del auditor .......................................................................................................................... 19
Anexo 5: Norma internacional de auditoría (ISA) 450 y 710 ...................................................................................................... 20
Anexo 6: Clasificación de los resultados de la auditoría por gravedad del riesgo ............................................................ 21
Anexo 7: Clasificación de posibles causas de las conclusiones de las auditorías .............................................................. 22
Anexo 8: Plantilla para que los auditores de proyectos ONG/EN examinen y firmen los planes de
acción actualizados relativos a las observaciones y recomendaciones de las auditorías
del año anterior ....................................................................................................................................................................... 23
Anexo 9: Plantilla para datos y observaciones de la auditoría ................................................................................................. 24
Anexo 10: Orientación sobre la formulación de observaciones de la auditoría -REVISADO ........................................ 26
Anexo 11: SAS 220 - ORIENTACIÓN SOBRE LA IMPORTANCIA RELATIVA DE LA AUDITORÍA........................................ 29
2
I NT R OD U C C I Ó N
En todo este documento se entenderá por "organismo de ejecución" la entidad designada para administrar el
proyecto. Cuando el proyecto sea de ejecución nacional (EN), se referirá al organismo público. Cuando el
proyecto sea ejecutado por una ONG, se referirá a esa ONG. Por "organismo público de coordinación" se
entenderá la entidad estatal que es la contraparte oficial del PNUD.
El presente modelo de mandato tiene como finalidad impartir orientación a las oficinas de países del PNUD y
al organismo público de ejecución (o a la ONG) sobre cómo convenir el mandato para los proyectos
administrados por los gobiernos (o las ONG). Estas auditorías son responsabilidad de la oficina del PNUD en el
país.
El presente mandato modelo ha sido revisado para destacar cómo se deben prestar los servicios de auditoría
solicitados (parte E y anexo 1), así como los aspectos que se tratarán en el informe de auditoría y en la carta a la
administración (parte F y anexo 3), de la manera siguiente:
Los auditores deben certificar, expresar una opinión y cuantificar el impacto financiero neto de cada
uno de los documentos siguientes:
i) Estado de los gastos del PNUD (el informe combinado de ejecución) durante el período
comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2011
ii) Estado de la situación de caja comunicada por el proyecto al 31 de diciembre de 2011
iii) Estado del activo y el equipo al 31 de diciembre de 2011
Los auditores deben indicar los riesgos implícitos en sus conclusiones y clasificarlos de la siguiente
manera: alto, medio o bajo.
Los auditores deben clasificar las posibles causas de las conclusiones de la auditoría.
Los auditores deben reflejar el valor monetario del impacto financiero neto del dictamen, en caso de
haber emitido una opinión con reservas, adversa o con abstención de emitir una opinión acerca del
informe combinado de ejecución.
1. La Junta de Auditores de las Naciones Unidas ha formulado observaciones sobre los resultados de las
auditorías ONG/EN y los casos en que han señalado que no se han adoptado medidas concluyentes para hacer
frente en la forma debida a la opinión vertida por el auditor en la auditoría del año precedente y al impacto
financiero neto correspondiente. También ha formulado observaciones acerca de la reiteración de los mismos
problemas importantes en las auditorías en esos mismos proyectos que no han quedado resueltos
debidamente. Esto es inadmisible y las oficinas de países deben cerciorarse de que se adopten medidas
adecuadas y directas para prevenir que en el futuro vuelvan a repetirse esas mismas deficiencias. Si fuese
menester impartir nuevas orientaciones, las oficinas de países deberán ponerse en contacto con la OAI, la
dependencia de ONG/EN o con el respectivo centro regional de auditoría de la OAI.
2. En aplicación de la norma internacional de auditoría (ISA) 450 y la ISA 710 que entraron en vigor en
diciembre de 2010, se ha establecido un nuevo requisito respecto de una opinión con comentarios del año
anterior1. Esta norma de auditoría exige que los auditores, al expresar una opinión sobre los estados de este
año, tengan en cuenta el posible efecto de una opinión con comentarios del año precedente que no haya sido
corregida o resuelta debidamente.
3. En consecuencia, la opinión con comentarios del año precedente que no haya quedado debidamente
resuelta podrá obligar a los auditores a emitir una opinión con comentarios en su informe de auditoría del año
en curso. Si no se presta la debida atención a este asunto, el riesgo podría ser una gran acumulación de
opiniones con comentarios no resueltas que se arrastren de años anteriores, que haría que la Junta de
Auditores emitiese una opinión de auditoría con comentarios sobre los estados financieros del PNUD.
(Remítase al anexo 5)
1
Se entiende por opinión "con comentarios" ya sea una opinión con reservas, una abstención de emitir una opinión o una opinión
adversa.
3
Las oficinas de países deben cerciorarse de que los servicios de auditoría se han incluido debidamente como
se especifica en el presente mandato y de que los informes combinados de ejecución estén debidamente
certificados por los organismos de ejecución y los auditores, firmados por la administración de la oficina del
PNUD en el país y adjuntos a los informes de auditoría; lo mismo se aplica al Estado de la situación de caja
(efectivo y saldos de la cuenta bancaria del proyecto) y el Estado del activo y el equipo. Si el proyecto no
posee activos ni equipo, no hay efectivo en caja ni cuenta bancaria, los auditores deberán indicarlo con
claridad en la página de opinión y certificarlo.
Anexo 2 explica las calificaciones del auditor y puede ayudar en el proceso de selección de auditores.
Cuando se comunica el mandato a una lista selectiva de empresas como parte de una
solicitud de propuestas (RFP) porque esas empresas ya han sido preaprobadas, no será
necesario incluir la lista de competencias.
Anexo 3 es un modelo del informe de auditoría que tiene que presentar el auditor. El informe del
auditor deberá ir acompañado de una carta a la administración. (ISA 705, 710) - REVISADO
Anexo 5 imparte orientación sobre cómo informar acerca de la opinión con comentarios del año
anterior no corregida (ISA 450 y 710) – NUEVO
Anexo 6 define las tres categorías de riesgos de las conclusiones del auditor
Anexo 8 contiene una plantilla modelo de plan de acción actualizado certificado correspondiente al
año anterior (2010) que habrá que cargar en CARDS – REVISADO
Anexo 9 contiene una plantilla para los datos y las observaciones del auditor correspondientes a las
auditorías de 2010, que los auditores tienen que presentar y esa información la oficina de
país deberá copiarla e introducirla en CARDS – NUEVO
4
A continuación se explica la estructura propuesta con orientación sobre el contenido del mandato que la
oficina de país del PNUD tendrá que comunicar a los auditores de proyectos ONG/EN.
A. Información general
La sección de información general del mandato deberá incluir una amplia descripción del (de los) proyecto (s)
en el contexto de su contribución al logro de los objetivos de la entidad estatal. El auditor deberá comprender
la "finalidad para la que se prevé utilizar los fondos" en el contexto de los objetivos del proyecto, así como en
función del presupuesto específico del proyecto. Se deberá incluir una descripción general de las funciones
del PNUD, el organismo estatal y el organismo de ejecución respecto de la gestión y supervisión del proyecto.
En esta sección se indicará que el mandato tiene como finalidad realizar la auditoría de estados financieros
con fines especiales, a los que se denomina informes combinados de ejecución.
Por último, la sección deberá incluir la lista de proyectos que serán objeto de la auditoría.
Esta sección deberá contener una descripción del organismo público y el organismo de ejecución, que incluya
el domicilio, los números de teléfono, fax, páginas web y direcciones de correo electrónico en general. Otra
información posible sería:
Un organigrama
Una lista de los funcionarios superiores, junto con la información de contacto de estos
Una lista de personas encargadas de la contabilidad, la gestión financiera y la auditoría interna, junto
con sus números de teléfono y direcciones de correo electrónico
Una descripción del proyecto, que incluya el presupuesto por principales categorías de gastos y todas
las fuentes de financiación del proyecto.
Esta sección debe explicar los requisitos para la celebración de consultas. Por ejemplo, antes de comenzar la
labor de auditoría, el auditor tendrá que consultar con la oficina del PNUD en el país, la contraparte en el
gobierno y el organismo de ejecución de cada proyecto. Además, al completar el proyecto de informe de
auditoría y la carta a la administración, el auditor tendrá que reunirse con la oficina del PNUD en el país y con
la organismo público de coordinación para informarles brevemente acerca de las principales conclusiones de
su auditoría y de sus recomendaciones para mejorar en el futuro, además de recabar las opiniones de sus
interlocutores.
D. Descripción de los informes financieros (informe combinado de ejecución del PNUD) que serán
objeto de la auditoría
La presente sección debe incluir una descripción del informe combinado de ejecución y los documentos
justificativos (véase infra). La oficina de país deberá incluir también el estado de la situación de caja y el estado
del activo y el equipo, además de un inventario al cierre del año y la descripción del inventario.
El informe que va a ser objeto de la auditoría se denomina informe combinado de ejecución. La preparación
de este informe está a cargo del PNUD, que utiliza un programa contable informatizado del organismo
denominado ATLAS. El informe combinado de ejecución constituye un estado financiero oficial que debe ser
certificado por los auditores. Los estados financieros del proyecto, si se certifican, deben conciliarse con los
gastos que se consignan en el informe combinado de ejecución y deberán adjuntarse al informe de auditoría.
Como se explica con más detalle a continuación, el informe combinado de ejecución combina los gastos de las
tres fuentes de desembolso correspondientes a un año civil. Esas tres fuentes de desembolso son:
Los procedimientos del PNUD exigen que cuando se anticipan estos fondos al organismo de
ejecución, ese organismo debe presentar cada trimestre a la oficina del PNUD en el país un informe
5
financiero que incluya: 1) la situación del anticipo; 2) una lista de los desembolsos efectuados desde la
presentación del informe financiero anterior; y 3) la solicitud de un nuevo anticipo. La oficina del
PNUD en el país asienta los desembolsos en ATLAS durante el transcurso del año a medida que recibe
los informes financieros. Estos desembolsos del organismo de ejecución se asientan en la columna de
gastos Government del informe combinado de ejecución.
La oficina de país del PNUD asienta en ATLAS los desembolsos efectuados por el PNUD de sus propias
cuentas bancarias. Estos desembolsos del PNUD se asientan en las columnas de gastos PNUD del
informe combinado de ejecución. Los desembolsos pueden clasificarse como pagos directos o como
servicios de apoyo del PNUD. Esta distinción, aunque es importante a los efectos de la auditoría, no es
evidente en el informe combinado de ejecución y solo puede proporcionarla la oficina de país del
PNUD como cuadro auxiliar. A continuación se ofrece una breve descripción de cada categoría.
a) Pagos directos – En este caso, el organismo de ejecución tiene responsabilidad por los gastos
pero le pide al PNUD que efectúe el pago al vendedor/consultor en su nombre. El organismo de
ejecución responde por el desembolso y mantiene toda la documentación justificativa. El PNUD
simplemente efectúa los pagos después que la solicitud ha sido debidamente autorizada y le
entrega al organismo de ejecución una copia del comprobante de desembolso correspondiente
como prueba de que se ha efectuado el pago.
b) Servicios de apoyo del PNUD – En este caso, el gobierno y el PNUD han convenido en que el
PNUD preste servicios de apoyo al proyecto y han firmado una Carta de acuerdo. Estos servicios
de apoyo deberán describirse en la Carta de acuerdo. El PNUD es plenamente responsable y
rendirá cuentas por estos gastos y, en consecuencia, mantiene toda la documentación
justificativa relacionada con el desembolso. Este gasto queda fuera de la auditoría y, por
consiguiente, no será examinado por los auditores. Esta limitación del ámbito no deberá
utilizarse como motivo para emitir una opinión con reservas acerca del informe combinado de
ejecución. Cuando no exista una Carta de acuerdo firmada en relación con los servicios de
apoyo del PNUD o un CPAP con las respectivas cláusulas de la Carta de acuerdo relativas a los
servicios de apoyo del PNUD, la auditoría deberá abarcar también los gastos del PNUD
relacionados con el apoyo de la oficina de país. La oficina de país debe incluir esta información
en el mandato/contrato de los auditores.
El organismo de las Naciones Unidas informa sus gastos al PNUD y al gobierno. La oficina del PNUD
en el país asienta los gastos en ATLAS. Estos gastos del organismo de las Naciones Unidas se registran
en la columna de gastos UN Agencies en el informe combinado de ejecución.
Al finalizar el año, tras recibir el informe financiero del cuarto trimestre del organismo de ejecución y el
informe de gastos de cierre del año del organismo de las Naciones Unidas, el PNUD prepara el informe
combinado de ejecución y lo presenta a su asociado en la ejecución para que lo firme. El PNUD proporcionará
al auditor el informe combinado de ejecución firmado junto con la siguiente documentación justificativa:
El alcance de los servicios de auditoría necesarios debe ser suficientemente claro para definir debidamente lo
que se espera del auditor pero no restringe en modo alguno los procedimientos o las técnicas de auditoría
que el auditor tal vez utilice para formarse una opinión. Se debería precisar al menos lo siguiente:
6
Una definición de la entidad o la parte de la entidad que es objeto de la auditoría. Normalmente sería
la oficina de proyecto ya sea que esté situada en un departamento estatal o en otro lugar.
Que la auditoría se lleve a cabo de conformidad con las normas de auditoría ISA2 o INTOSAI3.
Que el alcance de la auditoría se limite a los gastos del organismo de ejecución, que se define de
manera que incluya: 1) todos los desembolsos incluidos en los informes financieros trimestrales
presentados por el organismo de ejecución; y 2) los pagos directos tramitados por el PNUD a petición
del organismo de ejecución.
Que el auditor verifique la exactitud matemática del informe combinado de ejecución cerciorándose
de la conciliación de los gastos descritos en los documentos justificativos (los informes financieros
trimestrales, la lista de pagos directos tramitados por el PNUD a petición del gobierno) con los gastos
descritos, por fuente de desembolso, en el informe combinado de ejecución.
Que el auditor consigne en el informe de auditoría el monto de los gastos excluidos del alcance de la
auditoría, porque fueron efectuados por el PNUD como parte de los servicios de apoyo directo y el
monto de los gastos totales excluidos porque fueron efectuados por un organismo de las Naciones
Unidas. (Remítase a la sección D-2 b) supra. Esta limitación del ámbito no es razón válida para que los
auditores emitan una opinión con reservas sobre el informe combinado de ejecución.)
Que el auditor exprese una opinión en cuanto a la situación financiera general del proyecto durante
el período comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 20xx y certifique:
2. El estado de la situación de caja (efectivo y saldos bancarios del proyecto) comunicado por los
proyectos al 31 de diciembre de 20xx; y
Que el auditor, si procede, comunique en valor monetario, el impacto financiero neto de cualquier
opinión con comentarios (las opiniones con comentarios pueden ser con reservas, adversas o con
abstención de emitir una opinión) acerca del estado de los gastos (informe combinado de ejecución,
si procede.
Nota: La opinión del auditor debe ser una de las siguientes: a) sin reservas; b) con reservas; c) adversa o d)
con abstención de emitir una opinión. Si en lugar de una opinión "sin reservas" el auditor tiene otra opinión,
en el informe de la auditoría se deberá explicar la naturaleza y el monto de los posibles efectos en los estados
financieros (impacto financiero neto). El informe debería contener también una referencia a la sección de la
carta a la administración donde figura el número de la observación de la auditoría conexa y la medida
adoptada o prevista para abordar y rectificar de manera concluyente la reserva correspondiente. En el anexo 4
figura una definición de opinión del auditor.
2. International Normas de auditoría (ISA) publicadas por el Comité Internacional de Prácticas de Auditoría de la Federación
Internacional de Contadores
3
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores
7
F. El Informe de auditoría y la Carta a la administración
En el mandato se indicará con toda claridad el contenido previsto del informe de auditoría y de la carta a la
administración y los temas/aspectos de que deberán ocuparse los auditores.
En el informe de auditoría deberá quedar claramente expuesta la opinión del auditor (remítase al anexo 3
donde figura un modelo de informe de auditoría), que deberá incluir, por lo menos, lo siguiente:
Las normas de auditoría aplicadas (ISA, o normas nacionales que se ajusten a una de las normas ISA
en todos los aspectos importantes).
El monto del impacto financiero neto de la opinión con comentarios del auditor sobre el informe
combinado de ejecución, de haber comentarios.
Las razones que motivaron que se emitiera una opinión con comentarios, con reservas, adversa o con
abstención de emitir una opinión (estas razones deben incluirse también en la carta a la
administración como observaciones de la auditoría.
La limitación del ámbito (descripción y valor) de las transacciones que son responsabilidad del PNUD
(como parte de los servicios de apoyo directo de la oficina de país a la EN) o de un organismo de las
Naciones Unidas. Es importante destacar que: esa limitación del ámbito no deberá ser motivo para
una opinión con reservas, ya que esas transacciones, en general, quedarán excluidas del ámbito de la
auditoría.
a) Una auditoría financiera para expresar una opinión sobre los estados financieros4 del proyecto que incluya:
Expresión de una opinión sobre si el estado de gastos refleja fielmente los gastos incurridos por el
proyecto en el período especificado de conformidad con las políticas contables del PNUD y si los gastos
incurridos: i) estuvieron en consonancia con los presupuestos aprobados de los proyectos; ii) fueron
utilizados para los fines aprobados del proyecto; iii) cumplieron el reglamento y las normas, las políticas y
procedimientos pertinentes del gobierno o el PNUD y iv) estuvieron respaldados debidamente por los
correspondientes comprobantes y otros documentos justificativos aprobados. El informe combinado de
ejecución es el estado de gastos obligatorio y oficial que hay que certificar. No se aceptarán otras formas
de declaración de gastos que pueda preparar una oficina de proyecto.
Si el resultado de auditorías de años anteriores que diera lugar a opiniones con comentarios sobre el
informe combinado de ejecución del PNUD redundó en medidas concluyentes para abordar
debidamente la reserva expresada en la auditoría del año precedente y el Impacto financiero neto
conexo. Si no se adoptaron medidas concluyentes, los auditores deberán tener en cuenta el posible
efecto de no haberse buscado solución o rectificación a una opinión con comentarios expresada el
año anterior.
Nota: En consecuencia, la opinión con comentarios emitida un año antes que no haya quedado
debidamente resuelta podrá obligar a los auditores a emitir una opinión con comentarios en su
informe de auditoría del año en curso. Si no se presta la debida atención a este aspecto, el riesgo
podría ser una gran acumulación de opiniones con comentarios no resueltas de años anteriores
4
Los estados financieros de un proyecto del PNUD constan de: el estado de gastos con sus correspondientes anexos, así como, si procede,
el estado del activo y el equipo y el estado de la situación de caja.
8
La expresión de una opinión sobre el valor y la existencia del estado del activo y el equipo del
proyecto en una fecha determinada. En este estado se debe incluir todo el activo y el equipo
disponible al 31 de diciembre de 2011 y no solo los adquiridos en un período determinado. Cuando
un proyecto ONG/EN no posea activos ni equipo, no será necesario expresar una opinión de esa
índole, sin embargo, habrá que dejar constancia de ello en el informe de auditoría.
Expresar una opinión sobre el valor y la existencia del efectivo en poder del proyecto en una fecha
determinada, es decir el 31 de diciembre de 2011. Cuando se abra una cuenta bancaria dedicada al
proyecto que se utilice exclusivamente para las transacciones en efectivo de un proyecto ONG/EN,
por ejemplo, si el proyecto se ejecuta en un lugar apartado. La empresa de auditoría tiene que
expresar una opinión sobre el Estado de la situación de caja cuando se haya establecido una cuenta
bancaria específica para el proyecto ONG/EN o cuando el proyecto posea efectivo en caja. Cuando el
proyecto no posea efectivo alguno, se dejará constancia de ello en el informe de auditoría.
La auditoría financiera se llevará a cabo de conformidad con las Normas internacionales de auditoría (ISA).
b) Una auditoría para evaluar y expresar una opinión sobre los controles internos y los sistemas del proyecto.
El producto será un informe de auditoría análogo a una carta a la administración detallada que abarque
las deficiencias de los controles internos detectadas y las recomendaciones del auditor para
solucionarlas.
Una reseña general de los avances del proyecto y la puntualidad respecto de los hitos más
importantes señalados y la fecha prevista de terminación, todo lo cual se informará en el documento
del proyecto o el Plan de trabajo anual. La finalidad no es determinar si se ha cumplido o no con
convenciones específicas en relación con determinados criterios de actuación o productos
específicos. No obstante, se podrían formular observaciones acerca del cumplimiento general de las
convenciones generales, como la ejecución del proyecto con economía y eficiencia, pero no respecto
de la fuerza legal de una opinión del auditor.
Una evaluación del sistema de controles internos del proyecto que haga hincapié tanto en: i) la
eficacia del sistema para proporcionar a la administración del proyecto información útil y oportuna
que permita gestionar adecuadamente el proyecto como en ii) la eficacia general del sistema de
controles internos en la protección de los activos y los recursos del proyecto.
Una descripción de cualquier deficiencia específica en los controles internos observada en la gestión
financiera del proyecto y los procedimientos de auditoría aplicados para buscar solución a esas
deficiencias o compensarlas. Se deberán formular recomendaciones para resolver/eliminar las
deficiencias observadas en los controles internos.
La auditoría de los controles internos y los sistemas se llevará a cabo de conformidad con las Normas
internacionales de auditoría (ISA).
La clasificación de las observaciones de la auditoría por riesgo según su gravedad: Alto, Medio o Bajo.
Las definiciones de esas categorías figuran en el anexo 6.
La clasificación de las posibles causas de las observaciones del auditor. Las definiciones de esas
causas figuran en el anexo 7.
Indicación de las observaciones que afectan a la opinión del auditor (cuando es con reservas, adversa
o con abstención de emitir una opinión)
A continuación se imparte orientación más detallada en relación con las categorías generales analizadas supra.
9
Examen de los avances del proyecto
Como parte del examen general de los avances del proyecto, las medidas concretas podrían ser las siguientes:
Examinar los planes de trabajo anuales y trimestrales y de los informes financieros anuales y
solicitudes de pagos directos, y evaluar su puntualidad y cumplimiento del documento de proyecto o
del plan de trabajo anual y del Manual de Políticas y Procedimientos relativo al funcionamiento de
programas del PNUD sobre la gestión basada en los resultados.
Examinar el informe anual del proyecto preparado por el organismo de ejecución y evaluar el
cumplimiento de las directrices del PNUD y si el organismo de ejecución cumplió sus
responsabilidades de vigilancia descritas en el documento del proyecto o el plan de trabajo anual.
Examinar el ritmo de avance del proyecto y formular observaciones sobre las causas de la demoras.
El auditor tiene que llevar a cabo una evaluación de los controles internos conforme a las normas de control
interno establecidas. La Organización de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) presenta un ejemplo
de normas reconocidas de control interno. Las normas de la INTOSAI son utilizadas por los administradores de
organismos públicos como marco para establecer estructuras eficaces de control interno. Para más
información se pueden consultar las Guidelines for Internal Control Standards del INTOSAI en la página web:
www.intosai.org. En el instrumento de contacto del PNUD (capítulo 6) se puede consultar un resumen de las
normas.
Además de la evaluación general antes mencionada, se podrían adoptar otras medidas específicas como:
Examinar los gastos incurridos por el organismo de ejecución y determinar si concuerdan con el
documento de proyecto, el plan de trabajo anual y los presupuestos; y cumplen el POPP del PNUD
sobre la gestión basada en los resultados.
Examinar los asientos contables del organismo de ejecución y evaluar su idoneidad para mantener
asientos exactos y completos de los comprobantes y los desembolsos de efectivo; y apoyar la
preparación del informe financiero trimestral.
Examinar el registro de solicitudes de pagos directos y asegurarse de que estén firmados por los
funcionarios públicos autorizados.
Las recomendaciones deben dirigirse a la entidad específica de manera que no haya confusión respecto de
quién está a cargo de la ejecución. La respuesta de la entidad deberá incluirse en la carta a la administración,
inmediatamente después de la recomendación.
Asimismo, el auditor tal vez desee formular una observación sobre “buenas prácticas” (de haberlas) que fueron
elaboradas por el organismo de ejecución y que deberán ser de conocimiento del resto del personal de
proyectos.
10
Servicios disponibles y derecho de acceso
Se explicará la índole y la ubicación de todos los asientos que corresponden al proyecto. Esta lista deberá
especificar los asientos que se mantienen en la sede del organismo de ejecución y los que se encuentran en
otras oficinas.
El mandato deberá indicar que el auditor tendrá acceso pleno y total en todo momento a todos los registros y
documentos (incluidos los libros de contabilidad, los acuerdos legales, las minutas de las reuniones del comité,
los registros bancarios, las facturas y los contratos, etc.) y a todos los empleados de la entidad. Se deberá
informar al auditor que tiene derecho de acceso a los bancos, los consultores, contratistas y otras personas
relacionadas con la administración del proyecto. Si un auditor no tiene acceso irrestricto a algún archivo,
persona o lugar durante la auditoría, esta restricción deberá indicarse con claridad, incluidas las razones, en el
mandato.
11
Anexo 1: Servicios de auditoría requeridos
El ámbito de los servicios de auditoría se ajustará a las Normas internacionales de auditoría (ISA) y abarcará la
gestión general de la ejecución, vigilancia y supervisión del proyecto. La labor de auditoría deberá incluir el
examen de los planes de trabajo, el informe sobre los progresos realizados, los recursos del proyecto, los
presupuestos y gastos del proyecto, su ejecución, la contratación y el cierre financiero y de las operaciones del
proyecto (si procede), así como la enajenación o transferencia del activo. A estos efectos, la auditoría abarcará
los siguientes aspectos según su comportamiento a nivel del proyecto:
Recursos humanos
Finanzas
La labor de auditoría abarcará la idoneidad de las operaciones contables y financieras y de los sistemas de
presentación de informes, lo que incluirá el control del presupuesto, la administración del efectivo, la facultad
de certificación y aprobación, la recepción de fondos y el desembolso de fondos, el registro de todas las
transacciones financieras los informes de gastos, mantenimiento y control de archivos.
Adquisiciones
Procedimientos de recepción e inspección para determinar la concordancia del equipo con las
especificaciones acordadas y, si procede, el uso de expertos independientes para inspeccionar la
entrega de equipo sumamente técnico y costoso
Evaluación de los procedimientos establecidos para mitigar el riesgo de que se adquieran equipos
que no cumplan las especificaciones técnicas o que posteriormente resulten defectuosos
La labor de auditoría abarcará el equipo (por regla general, vehículos y ofimática) adquiridos para uso del
proyecto. Se examinarán también los procedimientos de recepción, almacenamiento y enajenación.
La labor de auditoría abarcará todos los fondos en efectivo en poder del proyecto y los procedimientos de
examen para salvaguardar el efectivo en caja.
Administración general
La labor de auditoría abarcará las actividades de viajes, gestión del parque móvil, servicios de carga, gestión de
locales de oficina y alquiler, sistemas de comunicaciones y de tecnología de la información de las oficinas y
mantenimiento de archivos.
Nota: El alcance abarcará las transacciones realizadas a nivel del proyecto que incluyan pagos directos
efectuados por la oficina del PNUD en el país a petición de la administración del proyecto.
12
Limitación del ámbito
Las transacciones/actividades que realice la oficina del PNUD a petición y en representación del proyecto (es
decir los servicios de apoyo directo del PNUD a la EN), siempre que medie una Carta de acuerdo (LOA), no
deberán incluirse en la auditoría. Nota importante: Esa limitación del ámbito no deberá ser motivo para que
los auditores emitan una opinión con comentarios. Para más información remítase a la sección D., 2 b).
13
Anexo 2: Competencia del auditor
Si se incluye como parte de una solicitud de propuesta, esta sección tendrá que modificarse para tener en
cuenta si las empresas invitadas a proponer han sido ya precalificadas.
En el mandato se señalará que el auditor debe ser totalmente imparcial e independiente en todos los aspectos
de la gestión o los intereses financieros de la entidad objeto de auditoría. Durante el período que abarque la
auditoría y no durante la realización de la auditoría, el auditor no deberá haber estado empleado por la
entidad ni haber prestado servicios como director ni mantenido relaciones financieras o comerciales directas
con ningún alto funcionario de la administración de la entidad. Tal vez sea procedente recordar al auditor
todos los requisitos reglamentarios establecidos respecto de la independencia y pedirle que declare toda
relación que podría comprometer su independencia.
El auditor deberá tener experiencia en la aplicación de las normas de auditoría de la ISA o la INTOSAI,
cualquiera que sea la que se aplica a la auditoría. El auditor debe emplear personal suficiente con la
competencia profesional idónea y la experiencia pertinente con las normas ISA o INTOSAI, incluso experiencia
en auditoría de la contabilidad de entidades parecidas en tamaño y complejidad a la entidad objeto de la
auditoría.
El ejecutivo de la empresa de auditores encargado de firmar la opinión deberá entregar al cliente los datos
biográficos, junto con la información relativa a los administradores, supervisores y funcionarios clave
propuestos para integrar el equipo de auditores. Sería conveniente indicar la competencia profesional
requerida o mínima necesaria de los auditores superiores o responsables principales de la auditoría. En las
biografías se indicarán detalles de auditorías previas realizadas por ese personal, incluidos los trabajos en
marcha, y datos sobre la capacidad y habilidad para realizar la auditoría.
14
A NE X O 3: M O D E L O D E I N F O R M E D E A U D IT O RÍ A - R E V I SA D A
INFORME DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES AL PNUD [inclúyase el nombre del proyecto] (Remítase a la
ISA 700)
Hemos efectuado la auditoría del Estado de gastos adjunto (“el estado”) del proyecto [inclúyanse número(s)
de la adjudicación y del proyecto], [inclúyase el título oficial del proyecto] correspondiente al período
transcurrido entre [inclúyase el período de que se trate].
La administración tiene la responsabilidad de preparar el estado del proyecto <nombre/título> y del control
interno que la administración determine que es necesario para facilitar la preparación de un estado que no
contenga inexactitudes de importancia, ya sea por fraude o por error.
Nuestra responsabilidad es expresar una opinión acerca del estado basada en nuestra auditoría. Realizamos
nuestra auditoría de conformidad con las Normas internacionales de auditoría (ISA). Esas normas exigen que
cumplamos los requisitos éticos y que planifiquemos y realicemos la auditoría para obtener seguridades
razonables de que en esos estados no hay inexactitudes de importancia.
Una auditoría supone la realización de procedimientos para obtener pruebas verificables de las cifras y
declaraciones consignadas en un estado de cuentas. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio
del auditor, que incluye la evaluación de los riesgos de inexactitudes de importancia en el estado de cuenta,
ya sea por fraude o por error. Al evaluar esos riesgos, el auditor toma en consideración el control interno
relativo a la preparación de los estados de cuenta del proyecto a fin de determinar los procedimientos de
auditoría adecuados a las circunstancias, pero no con el fin de expresar una opinión acerca de la eficacia del
control interno del proyecto. La auditoría incluye también la evaluación de la idoneidad de las políticas
contables utilizadas y la verosimilitud de las estimaciones contables hechas por la administración, así como la
evaluación de la presentación del estado de cuenta.
Consideramos que las pruebas de auditoría que hemos obtenido son suficientes y apropiadas para
fundamentar nuestra opinión de auditores.
15
Opción 3: (Opinión adversa)
Opinamos que, considerando la importancia de la cuestión analizada en el párrafo 1), 2), 3), etc. [deberá
redactarse un párrafo aparte para fundamentar la opinión adversa, en el que queden explicadas con claridad
las razones para emitir esa opinión] el estado de gastos no refleja fiel y correctamente el gasto de [inclúyase
el monto en dólares de los EE.UU.] incurridos por el proyecto [inclúyase el título oficial del proyecto] durante
el período transcurrido [inclúyase el período de que se trate]
Señalamos a la atención la Nota [inclúyase el número] del estado de gastos que explica la incertidumbre
respecto de [indique la cuestión]. No formulamos comentarios respecto de esta cuestión.
II. Modelo de Certificación del estado del activo (Remítase a la ISA 700)
Hemos efectuado la auditoría del Estado del activo adjunto (“el estado”) del proyecto [inclúyanse los
número(s) de la adjudicación y del proyecto], [inclúyase el título oficial del proyecto] al [inclúyase la fecha].
La administración tiene la responsabilidad de preparar el estado del proyecto <nombre/título> y del control
interno que la administración determine que es necesario para facilitar la preparación de un estado que no
contenga inexactitudes de importancia, ya sea por fraude o por error.
Nuestra responsabilidad es expresar una opinión acerca del estado basada en nuestra auditoría. Realizamos
nuestra auditoría de conformidad con las Normas internacionales de auditoría (ISA). Esas normas exigen que
cumplamos los requisitos éticos y que planifiquemos y realicemos la auditoría para obtener seguridades
razonables de que en esos estados no hay inexactitudes de importancia.
Una auditoría supone la realización de procedimientos para obtener pruebas verificables de las cantidades y
declaraciones de un estado de cuentas. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor,
que incluye la evaluación de los riesgos de inexactitudes de importancia en el estado de cuenta, ya sea por
fraude o por error. Al evaluar esos riesgos, el auditor toma en consideración el control interno relativo a la
preparación de los estados de cuenta del proyecto a fin de determinar los procedimientos de auditoría
adecuados a las circunstancias, pero no con el fin de expresar una opinión acerca de la eficacia del control
interno del proyecto. La auditoría incluye también la evaluación de la idoneidad de las políticas contables
utilizadas y la verosimilitud de las estimaciones contables hechas por la administración, así como la
evaluación de la presentación del estado de cuenta.
Consideramos que las pruebas de auditoría que hemos obtenido son suficientes y apropiadas para
fundamentar nuestra opinión de auditores..
Señalamos a la atención la nota [inclúyase el número] del estado del activo, que describe la incertidumbre
relacionada con [inclúyase la cuestión]. No formulamos comentarios respecto de esta cuestión.
III. Modelo de certificación del Estado de la situación de caja (se examinará el Estado de la situación de
caja solo si existe una cuenta bancaria aparte por cada uno de los proyectos o efectivo en caja)
(Remítase a la ISA 700)
Hemos auditado el estado de la situación de caja (“el estado”) adjunto del proyecto número [inclúyanse los
número(s) de la adjudicación y el proyecto], [inclúyase el título oficial del proyecto] al XXX.
La administración del proyecto <nombre/título> tiene la responsabilidad de preparar el estado de cuenta del
proyecto y del control interno que la administración determine que es necesario para facilitar la preparación
de un estado que no contenga inexactitudes de importancia, ya sea por fraude o por error.
Nuestra responsabilidad es expresar una opinión acerca del estado basada en nuestra auditoría. Realizamos
nuestra auditoría de conformidad con las Normas internacionales de auditoría (ISA). Esas normas exigen que
cumplamos los requisitos éticos y que planifiquemos y realicemos la auditoría para obtener seguridades
razonables de que en esos estados no hay inexactitudes de importancia.
Una auditoría supone la realización de procedimientos para obtener pruebas verificables de las cantidades y
declaraciones de un estado de cuentas. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor,
que incluye la evaluación de los riesgos de inexactitudes de importancia en el estado de cuenta, ya sea por
fraude o por error. Al evaluar esos riesgos, el auditor toma en consideración el control interno relativo a la
preparación de los estados de cuenta del proyecto a fin de determinar los procedimientos de auditoría
adecuados a las circunstancias, pero no con el fin de expresar una opinión acerca de la eficacia del control
interno del proyecto. La auditoría incluye también la evaluación de la idoneidad de las políticas contables
utilizadas y la verosimilitud de las estimaciones contables hechas por la administración, así como la
evaluación de la presentación del estado de cuenta.
Consideramos que las pruebas de auditoría que hemos obtenido son suficientes y apropiadas para
fundamentar nuestra opinión de auditores.
17
Opción 2: (Opinión con reservas)
Opinamos que el estado de la situación de caja adjunto, salvo por las razones señaladas supra en los párrafos
1), 2), 3), etc., [deberá redactarse un párrafo aparte para fundamentar la opinión con reservas, en el que
queden explicadas con claridad las razones para emitir esa opinión] refleja fielmente en todos los aspectos
sustantivos el saldo del efectivo en caja y la cuenta bancaria por la suma de [inclúyase monto en dólares de
los EE.UU.] al [inclúyase la fecha] con arreglo a las políticas contables del PNUD [de ser necesario, añádase:
mencionadas en la nota incluida en el estado].
Señalamos a la atención la Nota X del estado de la situación de caja que explica la incertidumbre relacionada
con [explique la incertidumbre]. No formulamos comentarios respecto de esta cuestión.
La finalidad del presente informe es exclusivamente para información y uso del PNUD y del Gobierno de
_____________________ (o de la ONG).
Nota: La opinión del auditor debe ser una de las siguientes: a) con reservas; b) sin reservas; c) adversa o
d) con abstención de emitir una opinión. Si en lugar de una opinión "sin reservas", el auditor tiene otra
opinión, en el informe de la auditoría se deberá explicar la naturaleza y el monto de los posibles efectos en
el estado financiero del PNUD (informe combinado de ejecución) (Monto de la reserva/Impacto financiero
neto). En el anexo 4 figura una definición de las opiniones del auditor.
18
A NE X O 4: D E FIN IC I Ó N D E L A S O P I N I O N E S D E L AU DI T O R
Se deberá expresar una opinión sin reservas cuando el auditor llegue a la conclusión de que los estados financieros
reflejan fielmente (o presentan adecuadamente) todos los aspectos importantes, de conformidad con el marco
aplicable de presentación de informes financieros.
Se deberá expresar una opinión con reservas cuando el auditor llega a la conclusión de que no se puede
expresar una opinión sin reservas, pero que el efecto de cualquier desacuerdo con la administración o
cualquier limitación en el alcance no es tan importante ni tan omnipresente que obligue a expresar una
opinión adversa o una abstención de emitir una opinión. Se expresará una opinión con reservas con la
‘salvedad’ de los efectos de la cuestión a la que se refiere la reserva.
Se deberá expresar una abstención de emitir una opinión cuando el posible efecto de una limitación en el
alcance sea tan importante y omnipresente que el auditor no ha podido obtener suficientes pruebas
apropiadas en la auditoría y, en consecuencia, no puede expresar una opinión sobre los estados financieros.
El auditor expresará una opinión adversa cuando los estados financieros muestren importantes
tergiversaciones, inexactitudes y no reflejen fielmente los gastos incurridos y comunicados en los estados
presentados (informe combinado de ejecución del PNUD, estado de la situación de caja, estado del activo y
el equipo).
Se expresa una opinión adversa cuando el efecto de un desacuerdo es tan importante y omnipresente en los
estados financieros que el auditor llega a la conclusión de que no basta expresar una reserva sobre el informe
para revelar que los estados financieros son fraudulentos o no están completos.
19
A NE X O 5: N O R MA IN T E R N AC I ON A L D E A U D IT O R Í A (ISA) 450 Y 710
Orientación sobre la notificación de una opinión con comentarios no corregida, formulada el año
anterior
En aplicación de la Norma internacional de auditoría (ISA) 450 y la ISA 710, que entraron en vigor en diciembre
de 2010, se ha establecido un nuevo requisito respecto de una opinión con comentarios del año anterior5.
Esta norma de auditoría exige que los auditores, al expresar una opinión sobre los estados de este año, tengan
en cuenta el posible efecto de una opinión con comentarios del año precedente que no haya sido corregida o
resuelta debidamente.
En consecuencia, la opinión con comentarios del año precedente que no haya quedado debidamente resuelta
podrá obligar a los auditores a emitir una opinión con comentarios en su informe de auditoría del año en
curso. Si no se presta la debida atención a este asunto, el riesgo podría ser una gran acumulación de
opiniones con comentarios no resueltas que se arrastren de años anteriores, que haría que la Junta de
Auditores emitiese una opinión de auditoría con comentarios sobre los estados financieros del PNUD.
5
Se entiende por opinión "con comentarios" ya sea una opinión con reservas, una abstención de emitir una opinión o una opinión
adversa.
20
A NE X O 6: C LA SI F IC A C I Ó N D E L O S R E SU L T A D O S D E L A A U D I T O RÍ A P O R G R A V E D A D D E L
RI E SG O
Alto Acción que se considera imperativa para garantizar que el PNUD no se vea expuesto a altos
riesgos (por ejemplo, si no se adoptan medidas podrían surgir consecuencias y problemas
de importancia ).
Medio Acción que se considera necesaria para evitar quedar expuestos a riesgos importantes (por
ejemplo, si no se adoptan medidas, las consecuencias podrían ser importantes ).
Bajo Acción que se considera conveniente y debería redundar en un mayor control o en más
valor por el dinero invertido.
21
A NE X O 7: C LA SI F IC A C I Ó N D E P O SI B L E S C AU SA S D E L A S C O NC L U SI ON E S D E L A S A U DI T O RÍ A S
22
A NEXO 8: P L A N T I L L A P A R A Q U E L O S A U D I T O R E S D E P R O Y E C T O S ON G/ E N E X A M I N E N Y F I R M E N L O S P L A N E S D E A C C I Ó N A C T U A L I Z A D O S R E L A T I V O S A
LAS OBSE RVA CIONES Y RECOMENDA CIO NES DE LAS AUDITORÍA S DEL AÑO ANTE RIOR
Obs Observación Recomendación Ámbito Causa de la Graved Observaciones de la Medida(s) Fecha Oficina Responsa- Estado Fecha Descripción de
No de la auditoría ad del admón. del proyecto/ prevista(s) de ejec. a cargo ble de la actualizado de ejec. la situación
auditoría riesgo oficina de país prevista acción efectiva
Obs Observación Recomendación Ámbito Causa de Gravedad Observaciones de la Medida(s) Fecha Oficina Responsa- Estado Fecha Descripción de
No de la la del riesgo admón. del proyecto/ prevista(s) de ejec. a cargo ble de la actualizado de ejec. la situación
auditoría auditoría oficina de país prevista acción efectiva
Obs Observación Recomendación Ámbito Causa de Gravedad Observaciones de la Medida(s) Fecha Oficina Responsa- Estado Fecha Descripción de
No de la la del riesgo admón. del proyecto/ prevista(s) de ejec. a cargo ble de la actualizado de ejec. la situación
auditoría auditoría oficina de país prevista acción efectiva
Organismo de ejecución (IP) Oficina de país del PNUD Auditores estatales/Empresa de auditoría
Firma del funcionario del Firma del funcionario de
organismo de ejecución: ___________________ Firma del funcionario del PNUD: _________________ la empresa de auditoría: ______________________
Nombre y cargo (letra de molde): ________________ Nombre y cargo (letra de molde):__________________ Nombre y cargo (letra de molde): _____________________
Fecha: _____________ Fecha: ____________ Fecha: ____________
Cuño y sello de la empresa de auditoría: _______________
Nota: Los valores del “Estado actualizado” podrían ser: Ejecutado, En marcha, Sin ejecutar, N/A o Retirado. “N/A” equivale a no se aplica y se utilizará cuando se produzca un cambio general en el entorno de
trabajo de un proyecto que haga perder validez a una observación formulada por el auditor el año precedente. Por ejemplo, cuando se cierra un proyecto. Otro ejemplo para utilizar “N/A” es un proyecto
que tenía su propia cuenta bancaria, al que en la recomendación del auditor del año precedente se le pedía que conciliase mensualmente el estado de cuenta. Sin embargo, al año siguiente, el auditor
observa que la cuenta bancaria está cerrada. “Retirado” se utilizaría cuando se produzca un cambio general en el entorno de trabajo de un proyecto que deje sin efecto la observación y la recomendación del
auditor formuladas el año precedente. ”Retirado” prácticamente no se usa.
23
A NEX O 9: P L AN T I L L A PA R A DA TO S Y O B SE R V AC I O N E S D E L A A U DI T O RÍ A
Los auditores deberán completar la información que se indica en los cuatro cuadros siguientes y firmarla. La oficina de país puede obtener la versión electrónica del
documento en Word y copiar y pegar la información relativa al informe de auditoría de cada adjudicación/proyecto en CARDS.
Cuadro 1 – Plantilla para que los auditores de ONG/EN informen sobre la auditoría del informe combinado de ejecución del PNUD
Informe combinado de ejecución del PNUD
al 31 de diciembre de 2010
Monto total
objeto de la
opinión Observación que repercutió
Opinión de la (si es con en la clasificación de la
auditoría reservas, opinión del auditor (inclúyase el
(sin reservas, con adversa o con Causa (s) del comentario en la número de la observación y la
Importe auditado y reservas, adversa, con abstención de opinión de auditoría y desglose del página del informe de
Adjudicación certificado (dólares abstención de emitir emitir una monto del impacto financiero auditoría/de la carta a la
1 No. Proyecto No. EE.UU.) una opinión) opinión) neto (dólares EE.UU.) administración)
Cuadro 2 – Plantilla para que los auditores informen sobre la auditoría del estado de la situación de caja
24
Cuadro 3 – Plantilla para que los auditores ONG/EN informen sobre la auditoría del estado del activo y el equipo
Cuadro 4 – Plantilla para que los auditores ONG/EN informen sobre las observaciones y recomendaciones de la auditoría
Adjudicación Proyecto Observ. Observación de los Recomendación Ámbito de la Causa de Gravedad Observaciones de
No auditores auditoría la del riesgo la administración del
No. No.
auditoría proyecto/
la oficina de país
25
A N EX O 10: O R I EN T AC I Ó N SO B R E L A F O R MU L ACI ÓN D E O B SER V AC I O N ES DE L A AU DI T O RÍ A -
REVISADO
Algunas partes de la nota que figura a continuación fueron extraídas de un artículo publicado en Internal
Auditor, de abril de 1999, por Brian M. Schwartz. La finalidad de esta nota es impartir orientación sobre la
formulación de observaciones y recomendaciones del auditor que sean eficaces.
Las observaciones del auditor que resultan efectivas constan de cinco elementos comunes:
1) Condición;
2) Criterios;
3) Causa;
4) Efecto, posible impacto o riesgo; y
5) Recomendación.
Los elementos 1 a 4 deben formar parte de lo que constituye la observación de un auditor. A continuación
figuran sugerencias útiles sobre cada uno de esos aspectos.
CONDICIÓN
Se entiende por "condición" una conclusión, un problema o una oportunidad observado durante el examen del
auditor. La condición se refiere directamente a un objetivo del control o a otras normas de ejecución. Ejemplos
de declaraciones de condición son:
Al fundamentar la condición, es importante incluir el grado de detalle necesario en la descripción del problema.
Alguien que no haya participado en la auditoría, pero que tenga un conocimiento básico del tema o la función,
deberá poder entender cualquier declaración de condiciones.
CRITERIOS
Este elemento describe la norma que se está utilizando como parámetro para la evaluación. Dicho de otro
modo, describe la condición ideal. Los criterios pueden referirse a una política o procedimiento específicos o a
un reglamento estatal. En otros momentos, los criterios pueden ser simplemente una cuestión de sentido
común o de práctica comercial prudente. Por ejemplo, una declaración de criterios podría ser la siguiente
"Conforme a la norma #1234, todos los préstamos por más de 100.000 dólares deben ser aprobados por la junta
directiva;" o "Las responsabilidades de preparación de la nómina deberían estar separadas para controlar la
autorización de cambios en el archivo central".
CAUSA
Como lo indica el nombre, la declaración de causa explica en primer lugar por qué ocurrió el problema. La causa
es probablemente el atributo más importante del formulario donde figuran las conclusiones. Si no se determina
el por qué se produjo la condición, no se puede buscar una solución adecuada a la situación.
Al fundamentar la causa, el auditor deberá señalar la razón fundamental del problema. Una explicación
superficial no va al fondo del problema y no permitirá formular una recomendación eficaz.
Además, citar lo que ha expresado la persona adecuada podría servir de declaración de causa, es decir del por
qué ocurrió la condición. Algunos administradores de auditorías consideran que solo es procedente una
26
declaración de causa de la administración, mientras que otros prefieren obtener puntos de vista de ambos lados,
porque de esa manera es más probable hallar la causa fundamental del problema.
Posibles causas
Además de explicar y ofrecer detalles acerca de la “Causa” en el texto de una observación del auditor, el PNUD
exige que el auditor haga también un resumen de la declaración de la causa en el informe de auditoría
utilizando una de las 9 declaraciones de causa preestablecidas que se indican a continuación:
La declaración sobre el efecto describe el riesgo específico que podría existir (el posible impacto o riesgo) o que
ya ha existido (el efecto) como resultado de la condición o el problema. Básicamente responde a la pregunta, "¿y
qué?" Las declaraciones de efecto a veces examinan la posible pérdida, incumplimiento o insatisfacción del
usuario debido al problema.
Es preciso incluir una nota de cautela: el riesgo indicado en la declaración de efecto no deberá expresarse a la
ligera ni exagerarse. Si bien los auditores son responsables de señalar los riesgos derivados de fallas en los
controles, la declaración de efecto debe mantenerse dentro de lo razonable, plausible y no deberá redactarse
como si el mundo se fuera a acabar. Para que los auditados tomen en serio las observaciones del auditor y
respeten lo que dice, el auditor debe hablar del riesgo de manera realista y sin exagerar.
Niveles de riesgo
Además de explicar y ofrecer detalles del “Efecto, posible impacto o riesgo” en el texto de una observación del auditor,
el PNUD exige que el auditor señala también el grado de riesgo en el informe de auditoría utilizando uno de los tres
grados de riesgo preestablecidos que se indican a continuación:
Alto Acción que se considera imperativa para garantizar que el PNUD no se vea expuesto a altos riesgos (por
ejemplo, si no se adoptan medidas podrían surgir consecuencias y problemas de importancia)
Medio Acción que se considera necesaria para evitar quedar expuestos a riesgos importantes (por ejemplo, si
no se adoptan medidas, las consecuencias podrían ser importantes)
Bajo Acción que se considera conveniente y debería redundar en un mayor control o en más valor por el
dinero invertido
RECOMENDACIÓN
Este aspecto sugiere la manera en que se podría remediar una situación. Una recomendación eficaz guarda
relación directa con la causa y versa sobre ella. No basta con declarar en términos generales que la
27
administración debería resolver el problema; en la explicación de la recomendación debería explicarse también
cómo lograr que se arregle.
Una buena recomendación mantiene el equilibrio adecuado entre el riesgo presentado y el costo de controlarlo.
Antes de formular una recomendación, el auditor debería formularse las siguientes preguntas:
Ejemplos de recomendaciones eficaces son los inventarios físicos mensuales o trimestrales de todo el activo y el
equipo conciliados con los registros apropiados.
OTRAS SUGERENCIAS
De ser posible, se deberán combinar conclusiones análogas en un solo formulario, para reforzar la necesidad de
que se aplique la recomendación.
Hacer de abogado del diablo puede resultar sumamente útil. Después de completar la observación y
recomendación de la auditoría, los auditores deben situarse en el lugar del auditado e impugnar/cuestionar la
validez de la cuestión. Si no logra quedar convencido, probablemente lo mejor será no incluir la cuestión en el
informe de auditoría.
28
A N EX O 11: SAS 220 - OR IENTACIÓN SOBRE LA IMPORTANCIA RELATIVA D E LA
AUDITORÍA
A continuación se destacan algunos elementos de la Explicación de las normas de auditoría (SAS) 220 –
Importancia relativa de la auditoría. La finalidad es impartir orientación a los auditores al determinar la
importancia relativa de las observaciones con fines de presentación de informes y en lo que pudieran afectar a la
opinión del auditor. Los auditores deberán remitirse a la SAS 220 para más información.
La finalidad de la SAS es establecer normas e impartir orientación sobre el concepto de la importancia relativa y
su relación con el riesgo de la auditoría.
Los auditores deberán tomar en consideración la importancia relativa y su relación con el riesgo de la auditoría al
realizar la auditoría (SAS 220.1)
Una cuestión tiene importancia si el conocimiento de la materia influiría razonablemente en las decisiones
económicas de los usuarios, adoptadas sobre la base de los estados financieros. La importancia relativa puede
ser considerada en el contexto de los estados financieros en conjunto, o de cualquiera de los estados financieros
o de las distintas partidas de los estados financieros.
La importancia relativa depende de la índole y la magnitud de la cuestión o del error juzgado en las
circunstancias específicas. Dado que la importancia relativa tiene un aspecto cualitativo y otro cuantitativo, no
puede ser objeto de definición matemática general de ningún tipo.
Los auditores deberían planificar y realizar la auditoría de manera que puedan obtener pruebas suficientes que
ofrezcan seguridades razonables de que los estados financieros no contienen inexactitudes importantes y
constituyen una visión fiel y admisible. (SAS 220.2)
Los auditores considerarían la posibilidad de tropezar con inexactitudes de cantidades relativamente pequeñas
que, al acumularse, podrían tener un efecto importante en los estados financieros. Por ejemplo, un error en un
procedimiento a final de mes podría ser indicio de una posible omisión importante si ese mismo error se repite
todos los meses.
Al considerar si la presentación de los estados financieros es admisible, los auditores deberán determinar si es
importante o no el total acumulado de inexactitudes no corregidas que se han detectado durante la auditoría
(SAS 220.4).
29