GESTION DE ADQUISICIONES

GESTION DE ADQUISICIONES
• La Gestión de las Adquisiciones
incluye los procesos de dirección
de Proyectos relacionados con
la compra o adquisición de los
productos, servicios o
resultados, que es necesario
obtener fuera del equipo del
Proyecto, ya que no somos
capaces de generarlos dentro del
propio Proyecto.
La importancia del departamento de
compras:
• Los Project Manager no tenemos
que relajarnos, debemos
conocer muy bien el área de las
adquisiciones y saber los
diferentes tipos de contratos
más utilizados. Si algo sale mal
seremos el responsable.
La decisión de hacer o contratar:
• La primera decisión que debe
tomar el director del proyecto,
dentro del plan de gestión de las
adquisiciones, es saber si voy a ser
capaz de hacer todas las cosas que
el proyecto necesita, con los
recursos que tiene mi empresa, o si
tengo que hacer las adquisiciones y
subcontrataciones fuera de ella.
• Si decidimos contratar tendremos
que llevar el coste correspondiente
a la línea base del coste del
Proyecto.
Los contratos pueden suponer un riesgo para
el Proyecto:
• El objetivo principal del proceso de
aprobación de un contrato es asegurar
que la redacción del contrato describa
que los productos y/o servicios que
satisfarán las necesidades y, además,
que el sistema de entrega satisfaga los
resultados esperados en el marco del
Proyecto.
• Redactando cuidadosamente los
términos y condiciones de cada
contrato del Proyecto y gestionando
activamente su ciclo de vida, el
Gerente del Proyecto puede evitar, o
mitigar, muchos de los riesgos del
Proyecto.
Factores que influyen en las adquisiciones:
• Los stakeholders.
• La cultura de la compañía.
• La normativa de la compañía en
materia de compra.
• Los interesados condicionan
mucho este proceso de gestión
de las adquisiciones, sobre todo,
los abogados de la compañía y
los ejecutivos del departamento
de compra.
Plan de Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto
• El plan de gestión de las
adquisiciones describe cómo
serán gestionados los procesos
de adquisición necesarios para
realizar los trabajos descritos en
la línea base del alcance y que se
deben realizar para ejecutar el
Proyecto.
QUE DEBE CONTENER
• Epígrafes del plan de gestión de las
adquisiciones: deben reflejar las
restricciones y suposiciones de las
adquisiciones que pueden afectar a
las compras y adquisiciones.
• Tipos de contratos: los tipos de
contratos que serán usados en el
Proyecto, incluyendo la revisión de
los documentos de adquisición
estandarizados, si los hubiere.
• Responsables: los responsables de
preparar estimaciones
independientes y los criterios de
evaluación de proveedores.
• Coordinación: como se realizará la
coordinación del equipo de
Dirección del Proyecto con el
departamento de adquisiciones.
Como será la contratación o
compras de la organización
ejecutante. Como será
la coordinación de las
adquisiciones con otros aspectos
del Proyecto como el
establecimiento del cronograma o
la confección de informes el
rendimiento.
QUE DEBE CONTENER
• Fabricación o compra: como se
manejan las decisiones de
fabricación propia o compra en
el Proyecto. Su vinculación con
los procesos de estimación de
recursos de las actividades y
desarrollo del cronograma.
• Fechas de
entrega: determinación de las
fechas de entrega planificadas
por cada contrato y su
coordinación con el control del
cronograma.
• Garantías: identificación de
garantías de cumplimiento para
mitigar los riesgos.
• Enunciado del
trabajo: determinación de la
forma y el formato que se
usarán en el enunciado del
trabajo de cada contrato.
• Métricas: determinar las
métricas de adquisiciones que se
usarán para gestionar contratos
y evaluar vendedores.
El Proceso de Planificar la Gestión de las
Adquisiciones
• Este proceso se hace antes del inicio y se dedica a estudiar,
implementar y documentar todo lo necesario para poder licitar y
pedir ofertas a los proveedores.
• Incluye la consideración de los riesgos derivados de cada decisión de
hacer o comprar.
• Incluye asimismo la revisión del tipo de contrato que se planea utilizar
para la mitigación de riesgos, y a veces transferir los riesgos al
vendedor.
Qué es el plan de gestión de las compras:
• Identificaremos qué necesidades
del Proyecto pueden satisfacerse
mejor comprando o adquiriendo
productos y/o servicios fuera de la
organización del Proyecto y qué
necesidades del Proyecto pueden
ser satisfechas por el equipo del
Proyecto.
• No se contrata hasta que no
tengamos el plan de gestión de las
compras aprobadas.
• La contratación de proveedores
siempre se hace después del inicio.
Los objetivos del proceso de planificar la
gestión de las adquisiciones:
• Crear el plan de gestión de las • Tomar las decisiones de
adquisiciones fabricación directa o indirecta
• Crear el enunciado de los • Generar solicitudes de cambios
trabajos de las adquisiciones • Actualizar la documentación del
• Crear los documentos de las Proyecto.
adquisiciones
• Establecer los criterios de
selección de fuentes
Como seleccionar a los proveedores:
• veremos que el proceso de
planificar la gestión de las
adquisiciones también incluye la
consideración de posibles
proveedores, especialmente si el
comprador desea ejercer algún
tipo de influencia o control
sobre las decisiones de
contratación.
Como seleccionar el tipo de contrato:
• El proceso de planificar la
gestión de las adquisiciones
incluye la elección del tipo de
contrato que mejor convenga
usar, con el fin de mitigar y/o
transferir los riesgos al
vendedor.
• Tenemos, en principio tres tipos
de contratos:
• Fixed-price or lump-sum
(contratos de precio fijo o alzado
o suma global)
• Cost-reimbursable
contract (contratos de Costes
reembolsables)
• Time and material (contratos por
tiempo y materiales).
La legislación:
• también hay que considerar quién es el
responsable de obtener, o mantener, las
licencias y permisos profesionales exigidos por la
legislación, por alguna regulación, o por la
política de la organización y que nos puedan ser
requeridos al ejecutar el Proyecto.
Como afecta al alcance y al cronograma del
Proyecto:
• Las decisiones que se toman al desarrollar el plan de
gestión de las adquisiciones pueden influir en el
cronograma, por lo que deben estar integradas, sobre
todo, con los procesos de planificación del alcance y
cronograma.
El Proceso de efectuar las Adquisiciones del
Proyecto
• El proceso de efectuar las adquisiciones consiste en obtener
respuestas de los proveedores / vendedores
• Recabar información, presupuestos, licitaciones, ofertas o
propuestas,
• Revisar todas las ofertas, elegir entre los posibles vendedores
• Negociar
• Firmar un contrato por escrito con cada vendedor o proveedor
elegido.
El Proceso de Controlar las Adquisiciones del
Proyecto
• El proceso de controlar las adquisiciones se encarga
de administrar las relaciones contractuales entre
compradores y vendedores.
• El proceso de controlar las adquisiciones asegura: que
el rendimiento del vendedor cumplirá con los
requisitos contractuales y que el comprador actuará
conforme a los términos del contrato. Así
garantizamos el buen funcionamiento del Proyecto.
El Proceso de Cerrar las Adquisiciones del
Proyecto
• Se dedica a acordar la compleción, o resolución anticipada, de todos y
cada uno de los elementos contractuales del Proyecto.
Que debemos tener en cuenta:
• Debemos que tener en cuenta cualquier tema que este abierto y
solucionarlo.
• Negociar un finiquito
• Ejecutar una auditoría de compras a todos los contratos aplicables a
la fase del Proyecto que corresponda.