MANUAL DE PROCEDIMIENTO

CANTIDAD DE PERSONAL Y PUESTOS

Tabla # 1:

Nombre del Puesto Número de Trabajadores

Departamento de Operaciones
Jefe de Taller 1
Ayudante de Taller 3
Jefe de Servicios Generales 1
Ayudante de Almacen 1
Chofer/Mensajero 1
Total de Puestos: 7 Total de Trabajadores: 7

Fuente: Gerencia de Administración

1. Estructura Organizacional

La Estructura se definió atendiendo al tipo lineo-funcional, que es la tendencia de la

Estructura Organizativa de la Empresa y de las Estructuras internas de sus Direcciones,
Gerencias y Departamentos. La característica principal de esta estructura es la línea de
autoridad y responsabilidad que emana desde la Jefatura del Taller a cada unidad, y la
especialización de las funciones, lo que asegura mantener una sola autoridad de mando
manteniendo una actividad conjunta y coordinada de todas las unidades de la Estructura.

Así mismo, el diseño se hizo respetando los Principios de la Organización como lo son:
Principio Objetivo, Principio de Especialización, Principio de Jerarquía, Principio Paridad
de Autoridad y Responsabilidad, Principio de Unidad de Mando, Principio Difusión,
Principio de Amplitud o Tramo de Control, Principio de Coordinación y el Principio de
Continuidad, haciendo mayor énfasis en los siguientes:

Principio del Objetivo: Se estableció con las ideas principales de la misión definida del
Taller de prestar servicios de Reparación y Mantenimiento de Equipos de Refrigeración y
Aire Acondicionado, para aplicación residencial, industrial, comercial, cumpliendo con las

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normas y estándares de la empresa garantizando un servicio seguro y de la más alta calidad.
Principio de Especialización: Se definieron unidades de apoyo que prestan servicios
especializados, como apoyo técnico y logístico, apoyo de mantenimiento y seguridad,
apoyo comunicacional y apoyo gráfico, además se establecieron con actividades claramente
relacionadas y delimitadas, lo que busca aumentar la eficiencia y el desempeño del personal
en sus respectivas tareas.

Principio de Jerarquía: Se estableció el Jefe de Taller como la autoridad de esta

estructura, pero además de ello se definieron centros de autoridad para cada área,
representada por los supervisores de cuadrillas de trabajo, de los que emana la información
necesaria para desarrollar las funciones sus respectivas unidades.

Principio de Unidad de Mando: la estructura contempla un sólo supervisor inmediato al

cual deben reportar cada uno de los cargos allí establecidos, con el fin de evitar la dualidad
de mandos, confusión, ineficiencia y las fugas de responsabilidad.

Figura # 1: Organigrama Estructural de la Compañía MÚLTIREFRIG NEVERI 2.011 C.A

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Gerente General

Gerencia de Administración

Coordinador de Taller
Jefe de Servicios Generales

Jefe de Taller de Refrigeración y Aire

Acondicionado

Ayudante de Taller Ayudante de Taller Ayudante de Chofer/

Almacén
de Refrigeración de Aire Acondicionado

Fuente: Elaboración propia, basado en los puestos de la empresa.

A continuación de citar brevemente las funciones de cada gerencia:

1. Gerencia General

Se encarga de velar, por la correcta realización de las operaciones que

se deben de realizar en la Empresa, mediante la ejecución de acciones
concretas para lograr los objetivos trazados por la Compañía.

2. Gerencia Administrativa
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Se encarga de administrar el capital de la organización mediante la

confección de asientos, conciliación de cuentas, revisión de
transacciones, registro adecuado de planilla, control de cuentas por
cobrar, elaboración del flujo de caja y efectivo; y revisión de los
estados financieros.

Dar soporte en procesos empresariales del área comercial, operativa,

contable y Logística de la empresa dedicada a la instalación,
comercialización y mantenimiento de sistemas de refrigeración y aire
acondicionados. También controla los costos de la empresa con el fin
de mantener la eficiencia del proceso, y se enfoca en mantener un
ambiente de trabajo sano, con el fin de contar con personal motivado y
comprometido con la misión y visión de la organización.

Es responsable de planear, organizar, dirigir y controlar las

funciones técnicas y estratégicas propias del Área, tales como:
Reclutamiento, Selección, Inducción, Evaluación del desempeño,
Seguimiento de planes estratégicos y Diseño de Áreas de motivación

3. Coordinación Del Taller

Coordinar, Supervisar y apoyar el montaje, instalación, mantenimiento

y reparación de equipos de refrigeración y sistemas de aire
acondicionado. Instalación, mantenimiento, reparación y diagnóstico
de equipos de refrigeración y sistemas de aire acondicionado

4. Jefe de Taller

Es responsable de Instalación, mantenimiento, reparación y

diagnóstico de equipos de refrigeración y sistemas de aire
acondicionado, planear, organizar, dirigir y controlar las funciones
relacionadas Se encarga por mantener la calidad del servicio y por el
adecuado proceso de la Reparación y mantenimiento de los equipos.
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Mantener el buen funcionamiento del taller mecánico a su cargo.

Administrar conjuntamente con el Coordinador del Taller de
mantenimiento, las herramientas a ser utilizadas. Solicitar el
presupuesto y pedido de repuestos, materiales, insumos y
herramientas que se necesiten para atender los servicios solicitados.

e. Ayudante de Taller de Refrigeración

Apoyar al Jefe de Taller, en instalación, mantenimiento y reparación

de equipos de refrigeración. Acompañamiento y colaboración en las
actividades que se requiera en el Taller. Realizar una adecuada
organización, limpieza y orden del lugar de trabajo y herramientas a
cargo. Ayudar y apoyar en la instalación, mantenimiento, así como
también el Traslado de los materiales necesarios, hasta el sitio de
instalación, reparación o mantenimiento, según sea el caso, a los
equipos de Refrigeración

f. Ayudante de Taller de Aire Acondicionado

Apoyar a los técnicos en refrigeración, instalación, mantenimiento y

reparación y puesta en marcha de equipos de aire acondicionado.
Acompañamiento y colaboración en actividades que requiera el
técnico que lo acompaña.

Realizar una adecuada organización, limpieza y orden del lugar de

trabajo y herramientas a su cargo. Asiste al Técnico en la instalación
de las unidades de aires acondicionados. Trasladar los materiales
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necesarios, hasta el sitio de instalación de la unidad de aire

acondicionado. Colaborar en la instalación de los aires
acondicionados. Seguir instrucciones específicas del Técnico

g. Jefe de Servicios Generales

Organiza, dirige, coordina y controla las labores del

personal que presta servicio de mantenimiento, reparación de
equipo. Forman parte de una estructura organizada dentro de una
empresa que se encarga de una cantidad importante y significativa de
actividades operativas. La mayoría está relacionada con tareas de
mantenimiento y adecuación de espacios e instalaciones.

Se encarga de proporcionar oportuna y eficientemente, los servicios

que requiera el taller en materia de almacén, transporte, mensajería
y el suministro de mantenimiento preventivo y correctivo al
mobiliario, equipo de oficina y equipo de transporte.

h. Ayudante de Almacén

Su función principal es apoyar en las actividades de almacén, al recibir, revisar y

organizar los materiales y equipos recibidos, todo esto con la finalidad de despachar a
tiempo los equipos de cada cliente.

Es una pieza clave en cualquier depósito, se requiere que la persona pase por
un curso de formación intensivo para que aprenda todas las herramientas,
habilidades y la normativa existente en el Taller, para garantizar la seguridad
y el buen desempeño en el puesto de trabajo.

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Encargado del registro de entradas y salidas de material herramientas y

equipos necesarios para la ejecución de las actividades así como colaborar en el
abastecimiento de material en las áreas necesarias para la ejecución de las
órdenes de trabajo emitidas.

i. Chofer/Mensajero

Responsable de realizar los depósitos a los bancos, llevar oficios, cartas o

comunicados a distintas instancias del organismo según se requiera. Realiza
funciones de mensajería en general.

Hacer entrega mercancías en las instalaciones de clientes. Planifica el horario,

la ruta, y carga el camión ordenando la mercancía en orden de entrega. Descargan
los productos en las instalaciones del cliente, reciben la facturación y, a veces,
cobran por la mercancía.

2. FODA

Tabla # 2: Análisis FODA

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

 La Empresa cuenta con un grupo de  La reestructuración que se está

trabajadores proactivos, con haciendo para el Taller y a todas
iniciativa y responden a la hora de las unidades que lo comprenden,
resolver alguna situación que así lo para adecuar las funciones y
amerite, además son un personal procesos a la ampliación de sus
que está dispuesto cuando sea responsabilidades y a las
requerido. necesidades de la empresa, así
como también mejorar el ambiente
 El ambiente de trabajo es
de trabajo dentro del mismo.
relativamente cómodo y favorable,
 La importancia que se le está
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teniendo en cuenta que los procesos dando al Taller como unidad

imprescindible para mantener en
que se llevan a cabo dentro del taller
marcha los procesos de la
son de mantenimiento y reparación
empresa.
de equipos.
 La reducción de empresas
 Existe buena comunicación entre los contratistas de servicios de
trabajadores y con los jefes o refrigeración.
superiores.

 Receptividad y apoyo por parte del

Jefe de Taller para con los
trabajadores del mismo. La persona
que actualmente se encarga del
Taller ha sido receptiva y abierta a
las opiniones e inquietudes de todos,
y ha dado apoyo a su personal en las
ocasiones que lo han requerido.

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DEBILIDADES
 La falta de normativas y políticas
fielmente establecidas en el Taller,
ya que las que existen no son
conocidas por todos, y actualmente
algunas están siendo definidas.
 La escasez de algunos recursos,
como lo son herramientas,
repuestos, equipos, insumos, entre
otros, que juegan un
importante para el desempeño de las
funciones del Taller, y la falta de los
mismos, puede causar demoras en
los procesos.
 Falta de un Manual
Procedimientos, que describa la
secuencia lógica de las actividades y
tareas que se deben ejecutar, con
características como el lugar donde
se realiza, quien la realiza, el
tiempo, así como el resultado
esperado al ejecutarla. Esto es una
falla claramente influyente para el
desempeño del personal del Taller
porque al no estar claro
estandarizados los procedimientos,
algunos aspectos pueden quedar a
juicio y consideración de quien los
ejecuta. Además, es más difícil el
proceso de adaptación y aprendizaje
del personal de nuevo ingreso.
 Ausencia de una Estructura
Organizativa y de un Manual de la9
AMENAZAS
AMENAZAS
 Existen canales muy largos para
algunos procesos inherentes al
Taller, como lo son la requisición
de repuestos, equipos e insumos
necesarios para realizar los
procesos del mismo, ya que se no
se encuentra el mercado
 En algunas oportunidades, los
papel clientes no quedan satisfechos con
el tiempo que toma la realización
de labores de mantenimiento y
reparación de equipos
pertenecientes a su unidad. La
de razón por la que esto ocurre es que
muchas veces los repuestos no han
sido entregados al Taller luego de
haber hecho el respectivo pedido.
Otras veces ocurre porque el
personal disponible para realizar la
tarea es insuficiente.
 El Taller depende de unidades de
la empresa externas al mismo para
la capacitación y entrenamiento de
y
su personal, sin embargo, la
empresa lleva tiempo sin realizar
este tipo de actividades, lo que
representa una amenaza para el
taller en el sentido Tecnológico, ya
que sus trabajadores no se
encuentran actualizados en cuanto
a nuevas tecnologías y procesos.
 Creación de aranceles a la
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