PRESENTACIÓN PROYECTO TRABAJO DE TÍTULO

INGENIERÍA EJECUCIÓN INDUSTRIAL

“PROPUESTAS DE MEJORA PARA EL PROCESO DE MATRÍCULA DE LOS

PROGRAMAS DE POSTGRADO DE LA UNIVERSIDAD ARTURO PRAT”

Alumnos : Willians Delgado Cepeda

Sebastián Orchard Concha

Profesor Patrocinante : Loreto Valenzuela Zepeda

Profesor Colaborador : Jaime Lam Moraga

Fecha de Presentación : 30 de mayo, 2022

1. Título de Proyecto

Propuestas de Mejora para el Proceso de Matrícula de los Programas de Postgrado de

la Universidad Arturo Prat.

2. Opción de Trabajo de título a desarrollar

La opción de Trabajo de Título a desarrollar corresponde a Memoria.

3. Resumen

Este Proyecto de Trabajo de Título tiene por finalidad dar a conocer la problemática que
presenta la gestión del proceso de matrícula de los programas de Postgrado en la Universidad
Arturo Prat, ya que existe demora en los tiempos de espera en la gestión del proceso y esto
impacta al logro de los objetivos estratégicos. Por tal razón se requiere la implementación de
mejoras al proceso bajo estudio. Para ello se realizará un diagnóstico de la situación actual, la
identificación de áreas o procesos a mejorar, una recopilación y análisis de información del área
o proceso. Finalmente, con la información levantada y los resultados obtenidos se definirán las
propuestas de mejoras al proceso de matrícula bajo estudio.

4. Descripción del Problema:

La visión y misión de una empresa es el principal foco que toda organización debe tener,
ya que es la vía en la cual se direcciona todos los procesos dentro de la organización, y estos
deben estar alineados hacia ese mismo objetivo. Por lo cual una deficiencia en un proceso clave
impacta negativamente en el cumplimiento de la misión o visión de la empresa. Es por esta razón
que la identificación de las falencias en los procesos claves es de suma relevancia para poder
conocer donde se debe optimizar y de esta forma asegurar la mejora continua de la organización.

La Universidad Arturo Prat, Rut 70.777.500-9 es una Corporación de Derecho Público,

autónoma, con personalidad jurídica y patrimonio propio, dedicada a la enseñanza y al cultivo
superior de las artes, letras y ciencias. La Universidad Arturo Prat como tal, recibe del Ministerio
de Educación la autorización para su creación en el año 1984, y contribuye a la formación
académica para las modalidades de Pregrado, Formación Técnica, Continuidad de Estudios y
Postgrado. Actualmente, la Universidad Arturo Prat cuenta con una Casa Central ubicada en la
ciudad de Iquique, Región de Tarapacá; una Sede en la ciudad de Victoria, Región de la
Araucanía; y cuatro Centros Docentes y de Vinculación ubicados en Arica, Región de Arica y
Parinacota; en Antofagasta y Calama, ambas en la Región de Antofagasta; y en Santiago, Región
Metropolitana.

La Dirección de Admisión y Egresados es la encargada del proceso de matrícula que

involucra a todas las modalidades de ingreso, tales como ingreso PSU, carreras técnicas,
continuidad de estudio y postgrado, que en su conjunto son de suma importancia para garantizar
la consolidación de la Universidad Arturo Prat como líder en la región de Tarapacá. Sin embargo,
en el proceso de matrícula de los programas de Postgrado, el tiempo de ejecución del proceso
completo tiene una demora significativa, lo cual esto desfavorece en la apreciación del postulante
hacia la institución. Esto es en parte por el desconocimiento del proceso dentro de la institución
hacia las partes involucradas y además de los procesos que interactúan sobre este, y que son
insumos necesarios para el cumplimiento del proceso.
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 Es por ello que, dada la necesidad de la Dirección de Admisión, se entregarán propuestas
de mejora al proceso de matrícula para los programas de Postgrado a través de un análisis
integral del proceso en cuestión y de sus procesos relacionados, de tal manera de poder impactar
positivamente a la misión o visión de la Universidad Arturo Prat.

5. Objetivos

5.1. Objetivo General

Proponer mejoras para el Proceso de Matrícula de los Programas de Postgrado de la

Universidad Arturo Prat.

5.2. Objetivos Específicos

 Determinar la situación actual.

 Identificar las áreas de mejora.
 Generar propuestas de mejora.

6. Metodología

6.1. Marco Teórico

 Proceso

En principio, un proceso corresponde a la representación de un conjunto de acciones

(actividades) que se hacen, bajo ciertas condiciones (reglas) y que puede gatillar o ejecutar cosas
(eventos). En forma genérica se puede definir un proceso como:
“Una concatenación lógica de actividad que cumplen un determinado fin, a través del tiempo y
lugar, impulsadas por eventos”

Bernhard Hitpass (2017). BPM Fundamentos y Conceptos de Implementación, 4° Edición.

Santiago de Chile: BHH Ltda.

 Gestión por Procesos

La gestión por procesos (Business Process Management) es un modo de administrar las

actividades empresariales, mediante la cual aquellas se agrupan por procesos, con base en las
necesidades del cliente; así, pues, los procesos son gestionados en forma estructurada y
sistémica de tal manera que la mejora de los procesos debe ayudar a elevar los niveles de
satisfacción de los clientes.

Bonilla, E., Díaz, B., Kleeberg, F. & Noriega, M. T. (2010). Mejora continua de los procesos:
herramientas y técnicas. Lima: Fondo Editorial.

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 Mejora Continua

La mejora continua es una estrategia empresarial utilizada para elevar el desempeño de

los procesos y consecuentemente la satisfacción de los usuarios, y como tal está constituida por
una serie de programas de acción y uso de recursos; puede desarrollarse en los niveles
operativos, tácticos y estratégicos.

Bonilla, E., Díaz, B., Kleeberg, F. & Noriega, M. T. (2010). Mejora continua de los procesos:
herramientas y técnicas. Lima: Fondo Editorial.

6.2. Metodología por utilizar

La metodología por utilizar se conforma con diferentes actividades agrupadas en las

siguientes etapas:

 Descripción y Diagnóstico de la situación actual.

Como primera instancia se recopila la información referente al aspecto estratégico de la

institución, como la visión y misión, el contexto histórico, mapa estratégico, organigrama
institucional y modelo de negocio. Esta recopilación se obtiene por visitas, entrevistas y encuestas
a actores claves de la institución. La información obtenida se procesa y analiza para dar resultado
a la situación actual del proceso de matrícula de Postgrado, como también el impacto en otros
procesos vinculados y el impacto en los objetivos estratégicos de la institución.

 Identificación de áreas o procesos a mejorar.

Como resultado del análisis, se determina el área o el proceso de mayor sensibilidad al

logro de los objetivos estratégicos.

 Recopilación y Análisis de información del área o proceso.

En esta etapa se identifica los problemas dentro del proceso de seleccionado y cuáles son
las áreas responsables o que interactúan en el proceso. Para ello se diseña un diagrama BPM
de flujo inicial de proceso para la modalidad del Programa de Postgrado, el cual identifica las
etapas y actores del proceso, luego se determinan las causas raíces de los problemas y los
subprocesos que se deben mejorar.

 Presentación de Propuestas.

Finalmente se desarrollan las propuestas mejoradas, cada una orientada a mejorar la

eficacia o ahorro de tiempo.

 Evaluación de Propuestas.

Esta etapa comprende en la evaluación de cada una de las propuestas presentadas, para
ello se definen KPI claves en la medición del logro del proceso.

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 Selección de Propuestas

Finalmente, se selecciona la propuesta más óptima de acuerdo a las necesidades de la

institución.

Descripción y Identificación de las Recopilación y análisis

Presentación de Evaluación de Selección de
diagnóstico de la áreas o procesos a de la información del
propuestas propuestas. propuestas.
situación actual. mejorar. área o proceso.

Identificación de los
Recopilación de Diseño de
Identificación de las problemas en el Definición de los KPI Selección de
información de la propuestas de flujo
áreas sensibles. proceso claves. propuesta óptima.
institución. BPM mejoradas.
seleccionado.

Diseño de un
Realización de
Análisis de las áreas diagrama de flujo Evaluación de
visitas y entrevistas
sensibles. inicial de proceso propuestas.
a actores clave.
BPM.

Determinación de
Procesamiento de la
las causas raíces de
información
los problemas
recopilada.
detectados.

Análisis de la
información y sus
impactos.

Fuente: Elaboración Propia (2022).

7. Bibliografía y Fuentes de Información

Bernhard Hitpass (2017). BPM Fundamentos y Conceptos de Implementación, 4° Edición.

Santiago de Chile: BHH Ltda.

Bonilla, E., Díaz, B., Kleeberg, F. & Noriega, M. T. (2010). Mejora continua de los procesos:
herramientas y técnicas. Lima: Fondo Editorial.

Gonzalez, J., & Cuatrecazas Arbós, L. (2017). Gestión integral de la calidad: Implantación, control
y certificación. Barcelona: Editorial Profit.

Medina, A., & Hernandez, A. (2010). Relevancia de la Gestión por Procesos en la Planificación
Estratégica y la Mejora Continua.

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8. Cronograma

N° Actividades/Meses Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4

1. Descripción y diagnóstico de la situación actual.

1.1 Recopilación de información de la
institución. x
1.2 Realización de visitas y
entrevistas a actores claves. x
1.3 Procesamiento de la información
recopilada. x
1.4 Análisis de la información y sus
impactos. x
2. Identificación de las áreas o procesos a mejorar.
2.1 Identificación de las áreas o
procesos sensibles. x
2.2 Análisis de las áreas o procesos
sensibles. x
3. Recopilación y análisis de la información del área o proceso.
3.1 Identificación de los problemas en
el proceso seleccionado. x
3.2 Diseño de un diagrama de flujo
inicial de proceso BPM. x
3.3 Determinación de las causas
raíces de los problemas x
detectados.
4. Presentación de propuestas.
4.1 Diseño de las propuestas de flujo
BPM mejoradas. x
5. Evaluación de propuestas.
5.1 Definición de los KPI claves.
x
5.2 Evaluación de propuestas.
x
6. Selección de propuestas.
6.1 Selección de propuesta óptima.
x

9. Identificación de los alumnos y profesores

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9.1. Nombre de los alumnos

Nombre: Willians Alejandro Delgado Cepeda

Rut: 17.095.967-1
Carrera: Ingeniería en Ejecución Industrial
Ciudad: Iquique
Año ingreso :2019
Año egreso :2021
Correo electrónico: wildelgado.cepeda@gmail.com
Teléfono contacto: +56978639410

Nombre: Sebastián Felipe Orchard Concha

Rut: 15.678.703-5
Carrera: Ingeniería en Ejecución Industrial
Ciudad: Iquique
Año ingreso: 2019
Año egreso: 2021
Correo electrónico: sebaorchard@gmail.com
Teléfono contacto: +56971031566

9.2. Nombre de los profesores patrocinantes y colaboradores

Profesor Patrocinante: Loreto Daniela Valenzuela Zepeda

RUT: 15.689.948-8
Cargo: Directora de Admisión
Institución: Universidad Arturo Prat

Profesor Colaborador: Jaime Augusto Lam Moraga

RUT: 10.674.498-k
Cargo: Académico
Institución: Universidad Arturo Prat