QUÉ ES UN EVENTO

La palabra “EVENTO” proviene del latín “EVENTUS” que significa: Acontecimiento, suceso,
eventualidad.
En un
Reunión Con un
lugar
objetivo en
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común que EVENTO
personas ado
los vincula

Los eventos son una estrategia de comunicación muy efectiva

Es decir que se trata de un suceso, el cual es eventual, único e irrepetible.
 Hay que ser muy precavidos en los detalles y la imagen que se brinda.
 En un evento se comunica absolutamente todo porque el público está presente
físicamente
 Tener presenta un plan de acción
Preguntas frecuentes al organizar un evento
 ¿Por qué y para que se organiza un evento?
 ¿Qué querremos alcanzar?
 ¿Qué tipo de evento se va a organizar?
 ¿El evento alcanzo el éxito deseado?
OBJETIVOS
 Se realizan para impartir y/o intercambiar conocimientos
 Se desarrolla en bases a temas de especialidad y/o de importancia
 Generar una buena imagen institucional
 Mayor participación
 Generar ingresos
 Generar mayor integración
TIPOS DE EVENTOS
o Académicos
o Corporativos
o De promoción
o De animación
o Gastronómico

TIPOS DE EVESTOS ACADEMICOS

 Seminario, implica consultas del evento
 Conferencias, exposición de un teme especifico
 Mesas redonda, de 4 a 6 personas, la idea es buscar soluciones-tema COVID 19
 Foro, tema dividido con un mismo objetivo
 Panel
 Debates
 Cursos y talleres
EVENTOS DE PROMOCION
 No genera utilidades
 Se invirte dinero
 FAM TRIP:viaje de familiarización
 FAM PRESS: Dirigido a la prensa

PASOS PARA DESARROLLAR UN EVENTO

o Elegir tipo de evento
o Plantear el objetivo
o Escoger el tema o nombre del evento
o Elegir ola fecha del evento
o Buscar espacio adecuado
o Orientación tevnologica y lógica
o Presupuesto
o Participantes del evento
o Servicios de A y B
o RR.HH
o Protocolos

¿QUÉ EVENTO SE DEBE ELEGIR?

 De acuerdo al calendario cívico o institucional
 De acuerdo a la conyuntura polica, social, religiosa etc. Por ejemplo la pandemia por
COVID 19
 Crear fechas especiales y significativas para el organizador del evento.
TEMAS DEL EVENTO
 Debe ser atractivo
 Novedoso
 Vendedor
 Cumplir objetivos planteados
 Directo y corto pero importante
FECHA Y HORA DEL EVENTO
o Tomar en cuenta el tiempo meteorológico
o La coyuntura social y política
o Las temporadas (ej. turismo)
o Horas recomendables, después de las 6 pm y fechas u horas de interés familiar

ESCOGER EL LUGAR DEL EVENTO

 Acondicionado según tipo de evento
 Lugar con equipamiento
 Facilidades y acceso de desplazamiento
 Señalización necesaria de zonas seguras
 Infraestructura atractiva
  Atractivos turísticos cercanos
¿Qué TIPO DE ESPACIOS HAY?
Hoteles
Centro de conferencias
Restaurantes, bares y discotecas
Palacios de congreso
Espacios excepcionales
ESPACIOS SOCIALES
Eventos festivos como bodas, cumpleaños y demás
REQUISITOS PARA UN ESPACIO
 Espacios amplios
 Alturas de techo proporcional
 Independencia de las zonas de servicios con los del publico
 Publico especial
 Accesos de facilidades
 Utilización de signos de comunicación
 Extintores y normas de seguridad
ESPACIOS COMPLEMENTARIOS
o Vestículoso, hall o foyer principal
o Mostrador recepción
o Guardarropía y consigna
o Centro de operaciones para la prensa

EQUIPAMIENTO TECNICO
 Equipo audiovisual
 Puntos de conexión en el pondum, entre l público y la meza central
 Amplificadores de sonido y demás
 Grabador de audio y sonido
 Sistema de traducción simultanea
 Proyectores de multimedia
MOBILIARIO Y ACCESORIOS
Las sillas dependiendo a la ocasión y las horas de duración ( el más importante)
Mesas
74 cm de altura-estándar
Mesas rectangulares
Mesas en arco
Mesas de media luna
Mesas redondas
Mesas de coctel
OTROS RECURSOS DE LOGISTICA
 Adornos florales y planta
 Baños químicos
  Alfombra
 Cotillón
 Diplomas
 Recordatorios
¿Quiénes SON LOS EXPOSITORES?
DEBE CONTAR CON UN CARGO ALTO
 Muy reconocido en la sociedad
 Dominar ampliamente su campo
 Tener carisma
 Dominio escénico
Por ejemplo: Miguel Ángel cornejo, Gastón Acurio y manolo del castillo
ASSITENTES AL EVENTO
 Invitados dividido por especialidades
 Empresarios y funcionarios
 Ejecutivos y profesionales
 Estudiantes y público en general