GESTIÓN DEL ABASTECIMIENTO ESTRATÉGICO: COMPRAS Y PROVEEDORES

PROFESOR
Iván Pinzón Amaya

Sesión de repaso
 Perspectiva
Concepción &
PROFESOR
Iván Pinzón Amaya
marco del proceso

Marco de Selección
Marco de acción del
acción Contratistas
abastecimiento del abastecimiento

Valoración e Impacto
Abastecimiento
 Reciben Entre 60 y 80 % Del gasto
Empresarial
Que trabaja en
Contratistas & 70 % Personal oficinas y campo No son empleados
Perspectiva proveedores de la Empresa
Accidentes e Le ocurren a
90 % incidentes en HSE empleados de Contratistas y
proveedores

Especificaciones y/o
alcances servicios Claros
Completos
PROFESOR Estructuras Alcances
Iván Pinzón Amaya de costos Alineadas Especificaciones
Presupuesto
Completo
Concepción & Proveedores Actualizado
Sistema Gestión
marco del proceso
Integrado con La evaluación
de desempeño
Marco de
acción Tempranos Sondeos
del abastecimiento
Selección Mercados
Contratistas Pre requisitos
Correcta Evaluación Financiera
Marco de acción del Oferentes
abastecimiento Con metas, Identificadas
necesidades y Definidas
Empresa proyectos
Entendidas
Cláusulas Respaldan
Negocio

Clara estrategia
contractual Alineada con dichas
necesidades y objetivos
Modelos de
contratación Cuyas cláusulas
respalden el negocio

50%
Las empresas Manufactureras
Valoración e Impacto En adquisición de
Abastecimiento bienes y servicios comprometen 60%
Textil
80%
Petrolera
 Política
Lineamientos
Responsabilidad global
PROFESOR
Iván Pinzón Amaya Transparencia
Responsabilidad Concepción &
marco del proceso Pe
Planeación
Marco de acción del
abastecimiento Equidad Principios
Marco de
Economía acción
Celeridad del abastecimiento

Calidad
Buena fe
 Política
Indicadores de
Productividad desempeño
Gestión
Desarrollo
Sostenible
HSE Con Cumplir
Responsabilidad
Social
Como parte
De la cadena de fundamental Proveedores Desarrollo
Abastecimiento
Partes
interesadas
Socios
Con Confianza Fortalecer
Contratistas
Proveedores
Clientes
PROFESOR Y aseguren el mejor negocio
Iván Pinzón Amaya E inversiones de la Empresa
Que fortalezcan los
procesos productivos Diseñar
Con criterios
Objetivos
Especificaciones técnicas Concepción &
Alcances de los servicios Lineamientos marco del proceso Per

De inteligencias - Identificar
Mejores a través
Marco de
sondeo - de Mercado acción
fuentes
De Abastecimiento del abastecimiento

Que respondan con V

Marco de acción del Las necesidades
oportunidad y calidad a A
y a los proyectos
abastecimiento de la Empresa Estrategias de
Con enfoque comercial Abastecimiento Definir
Áreas involucradas
Clientes internos Entre
Abastecimiento
Proceso Gestión
abastecimiento
Medios e
Conocimiento Para electrónicos Usar
Mercado
Ofertas Obtención
comerciales
Compendio
Manual de de normas
contratación Respaldar
Modelo de Gestión
Abastecimiento
Principios
 de Manual
Contratación
Procesos De Corresponsabilidad
Funciones
Tecnología
Social Responsabilidad Componentes
Empresarial
Con Relación
Proveedores
Mejor
Negocio
PROFESOR Planeación
Iván Pinzón Amaya mejoramiento De
Continuo Prácticas

Abastecimiento Metodología En Apoyados Política

Estratégico Concepción &
Del marco del proceso P
Posición De Matriz
Aprovisionamiento

Clase Humano Talento Marco de

Mundial acción
Marco de acción del
del abastecimiento
abastecimiento Transparencia Abastecimiento Asegurar
Oportunidad
Tecnología
Con
Creación
valor
Calidad
Optimización
Costos
Planeación

Lineamientos
Principios
 Matriz de
PACC Boston

PROFESOR
Iván Pinzón Amaya

Planeación del Abastecimiento

y segmentación estratégica
de bienes y servicios
Planeación del
Abastecimiento y
segmentación estratégica de
bienes y servicios

Configuración
demanda
interna
 Riesgo
Bienes y
Impacto
Segmentar servicios
Oportunidad
Valor
Para Riesgo
Metodología definir Impacto
PROFESOR
Iván Pinzón Amaya
Oportunidad
Matriz de
Sin Herramientas Tecnológicas
PACC Boston
Para Categorías
Planeación del
Abastecimiento y Variabilidades Claridad segmentar Sub categorías
segmentación estratégica de
bienes y servicios Planeación del Abastecimiento Líneas
y segmentación estratégica De necesidades
de bienes y servicios
Nuevo
enfoque
Configuración Difícil de aceptar
demanda Con alto
Implantación Difícil En empresas
interna componente
De proyectos
 Matriz de
PACC Boston
Bienes
Tangibles
Planeación del Abastecimiento Servicios
Intangibles
y segmentación estratégica
de bienes y servicios
PROFESOR
Iván Pinzón Amaya
Necesidades Presentes
Futuras
Configuración
Justificación
demanda
interna Alineamiento Plan
Negocio
Planeación del
Abastecimiento y
segmentación estratégica de Criticidad
bienes y servicios
Incluye Requerimientos Especificaciones
Diseño
Estandarización
Oportunidades Agregación
Planeación
 Ahorros
Compras Evalúan necesidades Comités
Contratación
Dinámica
Consolidación
Necesidades interna
Cliente Diligenciado
Interno
Último Planeación
Trimestre
Seguimiento
Periódico
PROFESOR
Iván Pinzón Amaya Agregación
Demanda
Revisión por la
Contratos Alta Gerencia Matriz de
Criticos
PACC Boston
Endoso Obtención
Interno
Propósito
Cuantificación
Planeación del Recursos Planeación del Abastecimiento
Abastecimiento y y segmentación estratégica
segmentación estratégica de Revisión de bienes y servicios
Gerentes
bienes y servicios
Participación
Clientes Configuración
Metas demanda
Alineado
Objetivos interna

Abastecimiento
Conjunto Ejercicio
Cliente
Interno
contratos
Celebración Estratégico Plan
Órdenes
Compra
 Planeación
Flujo de caja
Transparencia
Riesgos
Impacto Conocer
Cambios
Progreso Factores
PACC Éxito críticos
Constante Flujo
Información
Investigacion
Exhaustiva
Elaboración
Oportuna
Involucramiento
Temprano
PROFESOR Pagos anticipados Reducir precios por
Iván Pinzón Amaya Prórroga de contratos
Descuentos por volumen
Opción de contratos marco
Mecanismo de subasta
Materiales sustitutos Criterios para definir Matriz de
Identificar fuentes alternas distintas modalidades Ahorros PACC Boston
Estandarizar especificaciones técnicas de ahorro
Planeación del Abastecimiento
Reingeniería del alcance de los servicios y segmentación estratégica
Externa de bienes y servicios Configuración
Planeación del Agregar demanda (semana II)
Interna demanda
Abastecimiento y interna
segmentación estratégica de Negociación directa
bienes y servicios Adjudicar a un nuevo oferente, no
considerado en procesos anteriores
Proceso competitivo
Y acciones alternativas para mitigar
riesgos en su consecución
Definir mecanismos de medida, Tempranamente
seguimiento, control es posible
Definir planes de acción para lograrlos
Anticipar cómo es posible influenciar
para buscar esos ahorros
Cuantificar su impacto y calificar su tipo
Ubicarlos en la cadena de abastecimiento El PACC permite:
Identificar potenciales
reducciones de costos u ahorros
 Relación con
New ways of
proveedores
working Together
PROFESOR
Iván Pinzón Amaya

Relaciones con proveedores

Relaciones con proveedores y comercio electrónico
y comercio electrónico

Soluciones
 Productividad
Impacta La empresa En Calidad
Competitividad
Comunicación
Extensa
Desempeño
relevante Requiere Cooperación Entre Representantes
PROFESOR
Iván Pinzón Amaya Largos Periodos De Tiempo

Equipos Alto
Relación con Desempeño
New ways of
proveedores
working Together Personas
con Alta Auto conciencia
Relaciones con proveedores Auto estima
y comercio electrónico
Nivel Comprometidas
satisfactorio De Confianza
Relaciones con proveedores Objetivos
y comercio electrónico Definidos
Metas
Ampliadas
Mejoras
Procedimientos
sensibles En
Soluciones Procesos
 Relación con
New ways of
proveedores
working Together

Beneficios Contratación
PROFESOR
Iván Pinzón Amaya Ventajas electrónica Relaciones con proveedores
y comercio electrónico
Características
Pago
Recibo
Relaciones con proveedores
y comercio electrónico Solicitud electrónica Soluciones
E - catalog - catálogo electrónico de Comercio
artículos y gestión de contratos electrónico
E - Sourcing - oferta electrónica y subasta
inversa -
Solución e - procurement - compras
electrónicas - Solicitud electrónica
 Relación con
New ways of
proveedores
working Together

Beneficios
Ventajas
La competencia directa entre Relaciones con proveedores
PROFESOR
Iván Pinzón Amaya proveedores se realiza en medios y comercio electrónico
electrónicos (Internet)
Los proveedores deben Contratación
acreditarse previamente solo una electrónica
sola vez, para participar en Características Soluciones
Relaciones con proveedores
cualquier negociación electrónica
y comercio electrónico realizada por el sitio
Utilización de recursos de
criptografía y autenticación
para garantizar la seguridad
de la información
Comercio
electrónico
 Relación con
New ways of
proveedores
Beneficios working Together
Aumentar la neutralidad y la imparcialidad
del proceso de abastecimiento
Facilitar los procedimientos de
calificación de proveedores Relaciones con proveedores
PROFESOR y comercio electrónico
Iván Pinzón Amaya Almacenar información de
suma utilidad al negociar
Contratación
Permitir la formación de precios Ventajas electrónica
históricos para cada bien o servicio
Soluciones
Ampliar la competitividad de la empresa
Relaciones con proveedores Facilitar respuestas rápidas a
y comercio electrónico los cambios del mercado
Participar en el mercado
global en tiempo real
Agilizar el proceso de compra
Características
Comercio
electrónico
 Mayor facilidad en la investigación
de nuevas fuentes de suministro Relación con
New ways of
Eliminación de bloqueos y de canales de proveedores
working Together
distribución
Eliminación de barreras geográficas
Mayor transparencia y
organización del mercado
Relaciones con proveedores
Racionalización de la necesidad y comercio electrónico
PROFESOR de registro de proveedores
Iván Pinzón Amaya
Menor ocurrencia de Beneficios Contratación
devoluciones de productos electrónica
Reducción del tiempo de Soluciones
procesamiento de órdenes de compra
Estandarización y automatización de los
Relaciones con proveedores procedimientos de contratación
y comercio electrónico Una mayor flexibilidad para aprobar
automáticamente las órdenes de compra
Mayor potencial de beneficios
Menores costos de operación
Ventajas
Características
Comercio
electrónico
 Y la necesidad de prácticas
comerciales más sostenibles
Para enfrentar los costos Compartir la cadena
volátiles de la energía de suministro
Cómo industria y socios
comerciales deben hacer las
cosas de manera diferente
Incentivos
Desempeño
PROFESOR Preparar el
Iván Pinzón Amaya
Evaluación Direcciona
talento humano Basado
Capacidades
en Relación con
Estructura New ways of
Organizacional proveedores
working Together
Conectar
Lenguaje
Común Información
Relaciones con proveedores Establecer comercial
Medidas
y comercio electrónico
Objetivos Relaciones con proveedores
y comercio electrónico
Satisfacer
Compradores necesidades Enfoque en el
Consumidores consumidor
Colaboración
Bilateral Soluciones
Facilitar una mayor colaboración
socio comercial para crecer
conjuntamente en los negocios
 Bienes y servicios
sostenibles
Las empresas empiezan
PROFESOR a entender que
Iván Pinzón Amaya

Se pueden crear valor Abastecimiento

económico creando valor social; sostenible Compras
Hay 3 formas diferentes de RSC y CVC sostenibles
Abastecimiento sostenible hacerlo:
RSC y CVC

El valor compartido Responsabilidad

puede definirse como social
 Naturales
Bienes y servicios Utilizan de manera Los recursos Humanos
sostenibles racional y eficiente
Económicos
A lo largo de su ciclo de vida

Proceso por el cual Satisfacen De bienes

las empresas necesidades de Servicios
Las empresas empiezan
PROFESOR
Ivána Pinzón
entenderAmaya
que Obras
Compras Para la Empresa
pueden crear valor sostenibles La sociedad
Abastecimiento Que se traduce
onómico creando valor social; Para alcanzar un
sostenible La economía
RSC y CVC alto rendimiento en beneficios para
y 3 formas diferentes de
cerlo: al tiempo que
Abastecimiento sostenible reduce al mínimo Los daños al
RSC y CVC medio ambiente
El valor compartido
puede definirse como
Que poseen los individuos
o miembros de una
Responsabilidad Compromiso, obligación sociedad o empresa
social y deber Una sociedad
De contribuir
voluntariamente para más justa
Y por proteger
el ambiente
 Las empresas empiezan
a entender que

Al incrementar el valor en
un área, aumentan las
oportunidades en la otra
Se pueden crear valor
Cada uno es parte del círculo
económico creando valor social;
virtuoso del valor compartido
Hay 3 formas diferentes de
Y construyendo clústeres hacerlo:
PROFESOR que apoyen el sector en torno a
Iván Pinzón Amaya Bienes y servicios
las instalaciones de la Empresa
sostenibles
Redefiniendo la productividad
en la cadena de valor Abastecimiento
Reconciliando productos sostenible Compras
RSC y CVC sostenibles
y mercados

Abastecimiento sostenible Responsabilidad

RSC y CVC Se enfoca en identificar y social
expresar las conexiones entre
los procesos económico y
social
Y a su vez ayudan a mejorar El valor compartido
las condiciones económicas y puede definirse como
sociales en las comunidades
donde opera
Las políticas y las prácticas
operacionales que mejoran la
competitividad de la Empresa
 Esa mayor productividad a menudo será más
beneficiosa que los precios más bajos
A la vez que se aseguran el acceso a un
volumen mayor
Al elevar su acceso a los insumos, compartir Las empresas empiezan
tecnología y ofrecer financiamiento, las a entender que
PROFESOR empresas pueden mejorar la productividad y B
Iván Pinzón Amaya la calidad del proveedor s
Ni sostener, ni mucho
Abastecimiento
menos mejorar la calidad sostenible
Los proveedores marginalizados no pueden RSC y CVC
mantenerse productivos
Abastecimiento sostenible
RSC y CVC
Se pueden crear valor
económico creando valor social;
Hay 3 formas diferentes de
hacerlo:

El valor compartido
puede definirse como
 PROFESOR
Contratar / comprar
Iván Pinzón Amaya
con o sin pluralidad
de ofertas Tercerización

Tercerización, negociar y
comprar con o sin pluralidad
Tercerización,
de ofertas
negociar y comprar con o sin
pluralidad de ofertas Causas típicas
de reclamación
 Reducir y controlar costos operativos
Contratar / comprar Mejorar metas y objetivos de la Empresa
con o sin pluralidad Acceder a a capacidades de
de ofertas clase mundial
Liberar recursos internos para otros propósitos
Outsourcing Obtener talento, no disponible internamente
Institute 10 razones
PROFESOR
Iván Pinzón Amaya
Acelerar procesos de Transformación
Tercerización Re ingeniería
Abordar una función que es difícil de manejar
Tercerización, o por fuera de control
negociar y comprar con o sin
pluralidad de ofertas Tener fondos de capital disponibles
Tercerización, negociar y Compartir riesgos
comprar con o sin pluralidad
de ofertas Obtener una inyección de efectivo
Encuesta
Shreeveport

Causas típicas
de reclamación
 Contratar / comprar Outsourcing
con o sin pluralidad Institute
de ofertas Reducir costos de bienes y servicios
Elección de la cantidad de personal de la
organización
Flexibilidad en la prestación del servicio
PROFESOR Tercerización Encuesta Beneficios Acceso a la experiencia
Iván Pinzón Amaya
Shreeveport de tercerizar Servicio mejorado
Tercerización, Liberar tiempo para la gerencia
negociar y comprar con o sin
pluralidad de ofertas Concentrarse en los servicios críticos
Mejorar la calidad
Tercerización, negociar y
comprar con o sin pluralidad Reducir inversión de capital
de ofertas
Afluencia de efectivo

Causas típicas
de reclamación
 Contratar / comprar
con o sin pluralidad
de ofertas

Tercerización

PROFESOR Tercerización,
Iván Pinzón Amaya negociar y comprar con o sin
pluralidad de ofertas
Planos
Responsabilidad Demoras Equipos
de la Empresa en entrega Instalaciones
Suministros
Materiales
Tercerización, negociar y
comprar con o sin pluralidad Alcances
de ofertas incompletos Planos
Causas típicas
de reclamación Especificaciones
Demoras
Por otros Contratistas
ocasionadas
Proveedores
Rompimiento Equilibrio
Financiero
Incumplimiento Pago
Facturas
Impacto Acumulado
De cambios

PROFESOR
Iván Pinzón Amaya
¿Si no, hay presupuesto disponible en la Empresa?
¿Este proyecto o adquisición tiene financiación?
Tercerización, negociar y
comprar con o sin pluralidad
de ofertas
¿Hay consideraciones políticas que
afectan nuestra decisión de ofertar?
Ésta oportunidad permite ser
particularmente nocivos para la competencia?
¿la Empresa puede ser un un socio fuerte o un
referente futuro sobre nuestra capacidad
y experiencia?
¿Ganar este contrato u orden de compra
promueve los propios objetivos?
¿Este proyecto o entregable requiere grandes
inversiones de tiempo y dinero de parte nuestra
como proveedor o contratista?
Tom Sant en su libro
¿Se trata de un proceso formal de solicitud de "Persuasiva propuesta
ofertas o de un ejercicio de solicitud de de negocio" propone: Contratar / comprar
información?
con o sin pluralidad
de ofertas
¿la RFP parece sesgada hacia un competidor?
¿Se enfoca esta RFP en una fortaleza nuestra?
¿Existe una fuerte relación con la Empresa? Tercerización
¿La Empresa publicó esta solicitud de ofertas
para enfrentar su insatisfacción con el Tercerización,
desempeño del proveedor actual negociar y comprar con o sin
¿La Empresa está satisfecha con el desempeño pluralidad de ofertas
del proveedor o contratista actual?
¿Soy el proveedor titular del bien o servicio Causas típicas
solicitado en la RFP? de reclamación
Árbol de decisión
Herramientas
Matriz de decisión para decidir
Lista de verificación
de la decisión
 Carteles

Indicios de comportamientos La filosofía popular

PROFESOR
Iván Pinzón Amaya anti éticos en Abastecimiento
Optimización del Se espera con algo
En la lectura proceso de
Abastecimiento de ingenuidad:
Optimización del proceso de se hizo
Abastecimiento

Se ignora
Los ejercicios de
referenciación
competitiva
 La filosofía popular Refrenda el concepto de la mejor práctica:
"No reinventar la rueda"

Carteles La pócima mágica

El catálogo
Indicios
PROFESORde comportamientos El manual
Iván Pinzón Amaya
anti éticos en Abastecimiento Se espera con algo La lista de lavandería
Optimización del de ingenuidad:
Que permitirán
En la lectura proceso de Que indique cuáles
Abastecimiento salvar las brechas y
se hizo son las mejores prácticas solventar las debilidades
Optimización del proceso de
Abastecimiento
en los procesos de
Los ejercicios de abastecimiento
referenciación
competitiva
Frecuentemente
Se ignora que en la Empresa pueden existir
Buenas prácticas en Abastecimiento
 Para evitar competencia abierta
Para acordar precios de venta u oferta
y/o compartir mercados…. Carteles
Arreglos o acuerdos entre dos o
más contratistas o proveedores

Procedimientos inadecuados para

recibir y registrar ofertas Indicios de
PROFESOR comportamientos
Iván Pinzón Amaya Falsificación del trabajo diario o
anti éticos en
notas de recibo o entrega
Abastecimiento
Cambios inexplicables de vida Optimización del
Pobre o inexistente proceso de
documentación para auditoría Abastecimiento

Optimización del proceso de Recreación excesiva

Abastecimiento

En la lectura
Un recorrido
se hizo
exhaustivo
De mejores prácticas

Los ejercicios de
referenciación
Son excelentes
competitiva
ambientes para compartir
mejores prácticas