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Contenido del curso COMPRAS:

Fundamentos de compras Locales e importaciones


Introducción al Proceso de Compras Locales en SAP Business One
Cotización de compra
Orden de compra
Entrada/Devolución de mercadería
Factura de Proveedor: Registro de facturas por pagar, honorarios y
recibos de servicios públicos, centro de costo. Diferentes tipos de
moneda
Factura de reserva de Proveedor
Nota de crédito y débito de proveedor
Proceso de Importaciones y configuraciones previas
Registro de documentos de Importación
Proceso de Caja chica
Proceso de Entregas a Rendir
Documentos con retención, con detracción.
Reportes
4.1. Fundamentos del proceso de compras
• Fundamentos

• La compra es el proceso de asegurar que un flujo constante de materiales necesarios


llegue a su empresa cuando y donde lo necesite.
• Los documentos que intervienen en el proceso de compras son:

Pedido Pedido de Factura de Pago


entrada de proveedores efectuado
mercancías

• Siendo: Entrada de mercadería, factura y pago los documentos que


generan asientos contables.
4.1. Fundamentos del proceso de compras
• Documentos Preliminares o borradores
4.1. Fundamentos del proceso de compras
• Creación de documentos: COPIAR DE / COPIAR A

Copiar a Copiar de
 Abra el documento grabado  Introduzca un interlocutor
para copiar comercial en un documento
 Todos los artículos copiados nuevo
a un documento nuevo  Elija uno o varios documentos
 No hay opciones disponibles de la lista
acerca de cómo se copian  El asistente de creación de
los artículos documentos le permite:
 Sin embargo, puede eliminar  personalizar las líneas y
artículos y ajustar cantidades cantidades copiadas
después de copiar  seleccionar el tipo de cambio
que se utilizará
4.1. Fundamentos del proceso de compras
• Documentos Parciales

• En el caso de utilizar Copiar a o Copiar De desde un documento


origen a uno destino y viceversa observará que el documento original
queda abierto o cerrado dependiendo de las cantidades copiadas al
documento destino.
4.2. Introducción al Proceso de Compras en SAP
• Compras Generales
• Es importante para el uso de BPS el ingreso de los siguientes datos en una
Compra

• Tipo de Compra: Permite identificar o clasificar la operación que se está


registrando, caso este dato no haya sido ingresado aparecerá el siguiente
mensaje.

• Motivo de Traslado: Este dato es requerido en caso se realice una


operación con artículos inventariables caso contrario el sistema no le obligará
a ingresar este dato.

• Nro. Importación: En caso se esté registrando un documento como tipo de


Compra de Importación el sistema le mandará un mensaje solicitando
ingrese dato en este campo.
4.2. Introducción al Proceso de Compras en SAP
• Compras Generales
• Campos para importación: En
caso se determine que el ingreso
es de una DUA el sistema le
pedirá que ingrese los siguientes
datos y no pueden estar vacíos.
De lo contrario aparecerá el
mensaje:
4.3. Cotización de compra
• Al momento de comprar, intenta encontrar la mejor oferta para las
mercancías y los servicios que necesita. Para ello, al presentar una oferta,
envíe una invitación de compra a un número de proveedores para que
indiquen sus términos y condiciones, como el precio o la fecha de entrega de
la provisión de materiales o la prestación del servicio.

• En esta oferta de compra se especifican detalles de los materiales o


servicios, por ejemplo, la cantidad, la fecha necesaria y la información de
proveedor. Puede comparar las ofertas recibidas y determinar a qué
proveedor le hará el pedido.
• Ruta: Compras > Oferta de Compras

La oferta u cotización no tiene efectos sobre


el inventario ni genera asientos contables.
4.4.Orden de compra

• Ruta: Compras > Pedido

 Actualmente hay 10 impresoras en stock.


 Se realiza un pedido por 5 impresoras más al proveedor
 Cinco aparecen en los informes de inventario como se solicitaron
 15 estarán disponibles
 Aunque solamente 10 estarán físicamente en stock

DISPONIBLE = EN STOCK – COMPROMETIDO + SOLICITADO


ENTRADAS O.V O.C.
4.5. Entrada/Devolución de mercadería
• Entrada de Mercadería
Ruta: Compras > Entrada de mercadería

 Actualmente hay 10 impresoras en stock


 Se realizó un pedido por 5 impresoras más al proveedor
 El proveedor entrega 5
 Después de recibir las mercancías, hay 15 en stock
4.5. Entrada/Devolución de mercadería

• Efectos de una Entrada de Mercadería

4) Los artículos que se han entregado parcialmente o en su totalidad


1)
2) Nopedido
3) El se puede
sistema
aparecen en de modificar
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1

3 2
4.5. Entrada/Devolución de mercadería

• Campos BPS en Entrada de Mercadería


• En el Ingreso de Mercadería se debe tener cuidado que ahora se valida que
los documentos no se repitan tanto en Compras como en Ventas.

• En Compras se valida el Código de Proveedor + Tipo Documento+


Serie+Correlativo SUNAT, en todos los documentos de Compras.

• En Ventas solo como aclaración es Tipo Documento+ Serie+Correlativo


SUNAT, en todos los documentos de Ventas.

• Para los casos que se reciba una Entrada de Mercadería con documento
factura, para evitar se repita el documento cuando se registre la Factura
Física por Contabilidad, se debe colocar tipo de Documento FT, para
identificar que el Ingreso de Mercadería fue con Factura.
4.5. Entrada/Devolución de mercadería

• Campos BPS en Entrada de Mercadería


4.5. Entrada/Devolución de mercadería

• Registro de una Entrada de Mercadería


• Al ingresar la Factura que se copia de este documento se registrará
indicando el Tipo 01 en caso sea Factura.
4.6. Facturas de Proveedor

 Recibe una factura del proveedor por 5 impresoras


 Introdujo una factura de proveedor para reflejar la factura del proveedor
 La factura de proveedores es la base del pago para el proveedor
4.6. Facturas de Proveedor

Los Efectos de una Factura de Proveedores


2)
3)
4) La
1) No
El factura
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Enpedido
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mercancías, facturaelde
entonces status del
proveedores.
pedido de entrada de mercancías cambia a Cerrado.

4 3

1 2

La cantidad aumenta solamente


si no se hace referencia a una
entrada de mercancías anterior.
4.6. Facturas de Proveedor
• Registro de una Factura de compras Locales
• Ingreso del documento debe tener los campos SUNAT de forma
obligatoria.

• El campo Tipo de Compra debe indicar “Compra Local”

• El almacén correspondiente a Compra Local debe tener el campo de


Almacén Local marcado.
4.6. Facturas de Proveedor
• Registro de una Factura de compras por honorarios
• Ingreso del documento tener en cuenta la definición del Socio de Negocios
4.6. Facturas de Proveedor
• Registro de una Factura de compras por honorarios
• El Nombre debe estar descompuesto en los campos de la derecha.
• Debe tener definido el tipo de Impuesto que va a manejar, si se fija como estándar
siempre saldrá al registrar documento de compras por este proveedor.
• Para el caso de la Factura tener en cuenta.

El addon valida si el tipo de Documento es


Honorarios no permite que el impuesto sea IGV.

Existe una variación en los ingresos de


Honorarios de Proveedores no domiciliados.
4.6. Facturas de Proveedor
• Registro de una Factura de compras por honorarios

• Para el caso del Socio de Negocios


4.7. Factura de reserva de Proveedor
Factura de reserva Pedido de entrada de
Pedido
mercancías

1 2 3

Almacén
(Cantidad)

Libro mayor
(Valor)
4.8. Nota de crédito y débito de proveedor
• Documento Orígen
• Es dato obligatorio el ingreso de documento origen. Para aquellos casos donde el
documento origen no ha sido ingresado en SAP, igual debe ingresarse un número de
documento.

Si usa la opción “Copiar a”, el sistema le mostrará los datos del documento Origen. Si
ingresa sin documento origen, en esos casos deberá registrar manualmente el dato de
Origen.

Otro dato importante es indicar el motivo de Emisión por el cual se emite una Nota de
Débito o Crédito.
4.9. Anulación de Documentos
• Documento Orígen

• Para el escenario donde se necesite anular un Documento de


Marketing SAP que esté usando un Correlativo de documento
SUNAT definido en el maestro “Tipos de Documentos SUNAT”, se
tiene que seguir los siguientes pasos:
• a) Ubicarse en el documento.

• b) Clic derecho, opción “Cancelar”.


4.9. Anulación de Documentos
• Documento Orígen

• c) En el documento que cancelará seleccionar “Anulado SUNAT” o


“Anulado Interno” en el campo “Estado del documento”.
4.9. Anulación de Documentos
• Documento Orígen
• d) En caso se haya elegido “Anulado Interno”, el sistema actualizará el documento de
cancelación y el documento original con el tipo “AV” para Documentos del Proceso de
Ventas y “AC” para Documentos del Proceso de Compras.

• e) En caso se haya elegido “Anulado SUNAT”, el sistema actualizará el documento


origen con estado de Anulado SUNAT, sin cambiar nada en el tipo serie y correlativo.
4.10. Compras de Servicio
• Digamos que necesita comprar un servicio de capacitación u otras compras que no
son físicas. En esos casos, puede usar pedidos y facturas de proveedores. Dispone de
dos opciones para la compra de servicios: puede describir un servicio en la línea o
usar un artículo de “servicio” que haya creado.

Pedido Factura de Pago


proveedores efectuado
4.10. Compras de Servicio

Documento En compras (y ventas) puede


definir los documentos como
Servicio Cliente C00001 Tipo de artículo o Tipo de
Nombre Smith servicio.

Descripción Cuenta de mayor Precio Documento

Artículo Cliente C00001


Nombre Smith

Nº de artículo Descripción Cantidad Precio


Reportes SAP de Compras

 Análisis de compras
 Lista de partidas abiertas
 Antigüedad pasivo proveedor
 Arrastrar y vincular
4.11. Proceso de Importaciones y configuraciones previas

• a)Configuraciones Iniciales
• Creación de Proveedor
• Debe el Proveedor ingresar identificándose que es Extranjero.
• RutaSocio de negocio->Datos Maestros socio de negocios

De indicar que es extranjero y que no está


sujeto a Impuestos.
4.11. Proceso de Importaciones y configuraciones previas

• b)Costos de Importación

Empresa
Proveedor de transporte

Precio de salida Aduana


de fábrica Seguro
Expedición
Precio franco a
Asiento para Almacenamiento
bordo ajustar valoración Impuestos
de stocks ….

Porte
4.11. Proceso de Importaciones y configuraciones previas

• b)Costos de Importación

Proveedor Empresa
de transporte
Proceso
de ventas

Pedido Pedido de
cliente

Pedido Entrega
entrada Precios de entrega Asiento
merc.

Factura de Factura de
prov. clientes
4.12. Registro de documentos de Importación
• a)Generación de orden de Compra
• b)Provisión de Factura del Proveedor (Reserva)
• c)Entrada de Mercancías (Ingreso Al almacén)
• d)Costeo de Importación, pestaña costos, Info detallada,
artículos
• e)Transferencia de Mercadería Costeada
• f)Provisión de Gastos de Importación, provisión de DUA
• g)Reporte de Importaciones

• Definiciones que impactan con el funcionamiento del addon BPS.


• Detalles de Sociedad
• Ruta: Gestión > Inicialización Sistema
4.12. Registro de documentos de Importación
• a)Generación de orden de Compra

• En caso de importación los siguientes campos son obligatorios:


• Tipo de Compra: Compras Importaciones (CI)
• Tipo de Embarque: Terrestre/Aéreo/Marítimo
• Almacén de importación: “99”.
• Carpeta de importación. (nro de Importación)
4.12. Registro de documentos de Importación
• b)Provisión de Factura del Proveedor (Reserva)
• En caso de importación los siguientes campos son obligatorios:
• Tipo de Compra: Compras Importaciones (CI)
• Tipo de Embarque: Terrestre/Aéreo/Marítimo
• Almacén de importación: “99”.
• Carpeta de importación.
4.12. Registro de documentos de Importación
• c)Entrada de Mercancías (Ingreso Al almacén)
• Ruta: Compra – Proveedores  Entrada Mercancías.

 Seleccionar el Proveedor
 Indicar el dato de la derecha de motivo de traslado que es importante para ingresos
de bienes.
 Ir al botón Copiar de
 Seleccionar Factura Res.
4.12. Registro de documentos de Importación
• d)Costeo de Importación, pestaña costos, Info detallada, artículos
• El proceso ‘Costos de Importación’ permite a las empresas que importan
mercancías, calcular los precios de compra de los artículos importados incluidas las
tasas de aduanas, los costos de transporte, seguros, impuestos y otros Gastos.

• El documento de Costos de Importación debe basarse en el pedido de Entrada de


mercancías. Esta opción está diseñada para actualizar los costos de los artículos, lo
cual es necesario para calcular la valoración del inventario y las ganancias brutas, así
como otros cálculos relacionados con el inventario. Por tanto, el resultado final de la
creación de un documento de costos de importación es la actualización del último
precio de compra de los artículos importados especificados en el documento.

• Se puede utilizar el documento de Costos de Importación para crear una entrada en


el registro en el diario que refleje los costos de entrega (aduanas, seguros, transporte,
impuestos, etc.) en el sistema de contabilidad de la empresa.
• Ruta: Compras Proveedores –> Precio de Entrega:
4.12. Registro de documentos de Importación
• d)Costeo de Importación, pestaña
costos, Info detallada, artículos
• Se mostrara la siguiente pantalla:

• Después de ingresar el dato del


proveedor en la parte inferior de la
pantalla de click en el botón ‘Copiar
De’ seleccione la opción ‘Pedido de
entrada de mercancías’. El sistema
mostrara pantalla de ayuda para que
seleccione el ingreso de mercadería a
costear puede seleccionar más de una
entrada.
4.12. Registro de documentos de Importación
• d)Costeo de Importación, pestaña costos, Info detallada, artículos
• Proveedor Asigne el proveedor de Compra.
• Agencia Aduanal Opcional.
• Moneda En que se ingresaran los costos.
• Fecha de contabilización Fecha de costeo de importación.
• Fecha de vencimiento Mantener la misma fecha de Contabilización.
• Referencia Ingrese el número de Orden o cualquier otro dato de control
• Carpeta de Importación Ingrese el número de Carpeta de Importación, este
dato se guarda en la Referencia 3 del asiento contable.
4.12. Registro de documentos de Importación
• Mapa de relaciones:
4.12. Registro de documentos de Importación
• f)Transferencia de Mercadería Costeada
• Para realizar la transferencia debemos ir a la siguiente ruta:
• Ruta: Inventarios  Operaciones de stock  Transferencia de stock.

• Debemos seleccionar el almacén de importación en el campo “De Almacén”, también indicar el


“Nro. Importación” y en el “Almacén destino” indicar donde se tenga la mercadería almacenada.

• Para mantener la trazabilidad de las operaciones enlazaremos el documento “Transferencia de
stock” con las “Entradas de mercancías costeadas”, por lo que debemos ubicarnos en el campo
“Número de artículo” y presionar “CTRL + TAB” y se mostrará la siguiente ventana
4.12. Registro de documentos de Importación
• g)Provisión de Gastos de Importación, provisión de DUA
• Tome en cuenta que el costeo de importación genero un asiento contable cargando la
cuenta de Inventarios según grupo de artículo y abonando a una cuenta transitoria
(costo de importación por regularizar 281…). En el ejemplo tenemos US$ 180 que se
encuentran abonados a la cuenta transitoria.
4.12. Registro de documentos de Importación
• g)Provisión de Gastos de Importación, provisión de DUA
• Entonces toda factura que se deba provisionar debe ser registrada rebajando esta
cuenta transitoria:
4.12. Registro de documentos de Importación
• g)Provisión de Gastos de Importación, provisión de DUA
• Entonces toda factura que se deba provisionar debe ser registrada rebajando esta
cuenta transitoria:
4.12. Registro de documentos de Importación
• DUA
• Nota: En el caso de la DUA se debe marcar el check de sólo impuesto para que el
valor del IGV sea lo que se represente en la factura.
• No olvide de registrar los datos de la derecha para que pueda contabilidad hacer
seguimiento de la importación en sus análisis contables.
4.13. Proceso de Caja chica
Anexo Manual CC.
4.14. Proceso de Entregas a Rendir
• Anexo Manual ER
4.15. Reportes SAP

 Análisis de compras
 Lista de partidas abiertas
 Antigüedad pasivo proveedor
 Arrastrar y vincular