Identificación de las partes interesadas para su proyecto

Aprenda a identificar a las partes interesadas, comprenda cómo pueden afectar su proyecto y
manténgalas satisfechas.

Como gerente de proyecto, definir quiénes son sus partes interesadas es clave para el resultado
exitoso de un proyecto. Este esfuerzo requiere una inmersión más profunda en el impacto
específico que los diferentes grupos pueden tener en un proyecto, tanto al comienzo de un
proyecto como en los hitos clave.

Juan Toro, CSM, PMI-ACP, PMI-PBA, PMP, consultor de ventas senior de Oracle, dice que la
identificación de las partes interesadas es un proceso iterativo y que debe realizarse al inicio de un
proyecto, así como en puntos predeterminados a lo largo del proceso. el proyecto.

“La identificación de las partes interesadas es una de las primeras cosas que deben hacer un
director de proyecto y el equipo del proyecto. Si no define las partes interesadas al principio,
presentará un gran riesgo para el éxito de un proyecto”, dice el Sr. Toro. “Involucrarlos es un
proceso continuo durante todo el proyecto. Uno de los errores más grandes que puede cometer
un gerente de proyecto es involucrar a las partes interesadas solo al comienzo del proyecto, y
durante el resto del proyecto se olvidan de que existen ".

Las partes interesadas del proyecto pueden incluir una amplia gama de personas, grupos y
organizaciones. Identificarlos significa no solo aprender su nombre e información de contacto, sino
también comprender lo que es importante para ellos y medir su nivel de interacción con el
proyecto. Para aprovechar eficazmente a las partes interesadas, debe determinar cómo prefieren
comunicarse las diferentes partes interesadas. Además, debe evaluar su nivel de experiencia en el
proyecto. Estos criterios le ayudarán a priorizar diferentes partes interesadas en términos de su
impacto e influencia en el proyecto.

Comience con los habituales

Las partes interesadas tradicionales están directamente relacionadas con un proyecto y tienen
varias razones para su interés en el éxito de un proyecto. Algunas de estas partes interesadas
incluyen:

El patrocinador del proyecto

Los inversores, accionistas, empleados y clientes de una organización.

Contratistas y proveedores

Prestamistas y acreedores

El equipo del proyecto

Piensa fuera de la caja

Recientemente ha surgido un grupo más amplio de partes interesadas, que amplía la definición
más tradicional de "parte interesada". Estos incluyen grupos que podrían afectar su proyecto,
incluso si no están contenidos dentro o directamente relacionados con la organización principal.
Algunos de estos grupos incluyen:
Reguladores

Grupos de lobby

Ambientalistas

Organizaciones financieras

Los medios de comunicación

La comunidad

Haga del compromiso continuo una prioridad

La conclusión es que las partes interesadas comprometidas son partes interesadas felices. Y las
partes interesadas felices pueden tener un impacto positivo en el resultado exitoso de su
proyecto. Identificar y satisfacer las diversas necesidades de información de las partes interesadas
los mantiene felices. En este esfuerzo, la comunicación es clave. Tocar la base, proporcionar
actualizaciones periódicas, datos del proyecto e informes de progreso, así como obtener y
aprovechar la retroalimentación periódica, ayuda a garantizar que las partes interesadas estén de
acuerdo con la dirección de un proyecto.

Identificar una alineación estelar de partes interesadas del proyecto requiere tiempo, trabajo
preliminar y un enfoque reflexivo. Comenzar con el pie derecho identificando e involucrando
adecuadamente a las partes interesadas de su proyecto le permite desarrollar una estrategia
significativa para cumplir y gestionar las expectativas de las partes interesadas y, en última
instancia, crear un resultado del proyecto con el que todos estén felices.
Identifying Stakeholders for Your Project

Learn to identify stakeholders, understand how they can impact your project, and keep them
satisfied.

As a project manager, defining who your stakeholders are is key to a project’s successful outcome.
This endeavor requires a deeper dive into the specific impact different groups can have on a
project—at both the beginning of a project, as well as at key milestones.

Juan Toro, CSM, PMI-ACP, PMI-PBA, PMP, a senior sales consultant at Oracle, says that identifying
stakeholders is an iterative process, and one that should be done at the start of a project as well as
at predetermined points throughout the project.

“Identifying stakeholders is one of the first things that a project manager and the project team
should do. If you don’t define stakeholders at the beginning, it will present a big risk for a project’s
success,” says Mr. Toro. “Engaging them is a continuous process during the entire project. One of
the biggest mistakes a project manager can make is to engage the stakeholders only at the
beginning of the project—and during the rest of the project they forget that they exist.”

Project stakeholders can include a wide array of people, groups and organizations. Identifying
them means not only learning their name and contact information, but also understanding what’s
important to them and gauging their level of project interaction. To effectively leverage
stakeholders, you must determine how different stakeholders prefer to communicate. In addition,
you should assess their level of expertise in the project. These criteria will help you prioritize
different stakeholders in terms of their impact and influence on the project.

Start With the Regulars

Traditional stakeholders are directly connected to a project, and have various reasons for their
interest in a project’s success. Some of these stakeholders include:

The project sponsor

An organization’s investors and shareholders, employees and customers

Contractors and suppliers

Lenders and creditors

The project team

Think Outside the Box

A broader group of stakeholders has recently been emerging, and expands on the more traditional
definition of “stakeholder.” These include groups that could impact your project, even if they
aren’t contained within or directly related to the primary organization. Some of these groups
include:

Regulators

Lobby groups
Environmentalists

Financial organizations

The media

The community

Make Ongoing Engagement a Priority

The bottom line is that engaged stakeholders are happy stakeholders. And happy stakeholders can
positively impact your project’s successful outcome. Identifying and meeting stakeholders’ various
needs for information keeps them happy. In this endeavor, communication is key. Touching base,
providing regular updates, project data and progress reports, as well as getting and leveraging
regular feedback, helps ensure that stakeholders are on board with a project’s direction.

Identifying a stellar lineup of project stakeholders takes time, legwork and a thoughtful approach.
Getting started on the right foot with properly identifying and engaging your project stakeholders
enables you to develop a meaningful strategy for meeting and managing stakeholder expectations,
ultimately creating a project outcome that everyone is happy about.

Developed by PMI for PMIstandards+ with contributions from Juan Toro, CSM, PMI-ACP, PMI-PBA,
PMP ©PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE