Manual de Procedimientos Administrativos

Manual de Procedimientos
Administrativos Financieros y
Contables
La Paz, febrero 2021
INTRODUCCIÓN
Este documento contempla el alcance del sistema de Administración y Finanzas y los

procesos que realiza en este ámbito para cumplir de manera transparente con los
objetivos de la Fundación "URI" GESE – BOLIVIA, organización sin fines de lucro.
OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo del Manual de Administración y Finanzas es un instrumento que describe

de forma ordenada, los procedimientos relacionados con esta área, y sirve de
referencia para la determinación de procesos y elaboración de reportes, asegurando
su adecuada ejecución y exposición.
Este Manual es de uso general para todo el personal de la Fundación "URI" GESE
BOLIVIA. Es responsabilidad de cada empleado/a conocerlo y utilizarlo de acuerdo
con las actividades inherentes a sus funciones.
Este Manual debe ser aplicado por todas las oficinas de la Fundación "URI" GESE
BOLIVIA.
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Manual de Procedimientos Administrativos, Financieros y Contables
FUNDACIÓN URI GESE-Bolivia
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS, FINANCIEROS Y
CONTABLES
UNIDAD: ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
ÁREA: CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: SISTEMA DE CONTABILIDAD
Objetivo
Contar con un sistema electrónico para la contabilidad, que haga posible el archivo y
emisión de comprobantes contables en base a un plan de cuentas autorizado por la
organización.
Descripción
la Fundación "URI" GESE BOLIVIA, tiene implementado el Sistema de Contabilidad
para el registro de sus operaciones y emisión de reportes. Este Sistema es de uso
contable administrativo general , permite la consolidación de la información a nivel de
cada uno de los programas o proyectos según corresponda.
Instancias Participantes
▪ Contador
▪ Encargado de Administración y Finanzas (en caso de requerimiento)
Proceso
Contabilidad
1. Alimenta el Sistema de Contabilidad
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2. Emite comprobantes de Ingresos, Egresos (cheques si fuera necesario) y
Diarios de acuerdo al Centro de Costo y Plan de Cuentas aprobados.
3. Envían sus reportes periódicos a la Oficina central en medio electrónico.
4. Prepara estados y conciliaciones de cuenta en función a la información

obtenida del Sistema.
5. Mantiene el Sistema de Contabilidad actualizado con la información contable.
Dirección General o Coordinador de Proyecto
6. Revisa y obtiene información del sistema contabilidad para el análisis

presupuestario, de los diferentes proyectos/programas.
Otros usuarios
7. Obtienen información del Sistema de Contabilidad de acuerdo al nivel de

acceso que le ha sido asignado.
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CONTABLES
ÁREA: CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: PLAN DE CUENTAS OFICIAL
Objetivo
Contar con un Plan de Cuentas de balance y estado de resultados que permita la
clasificación de los gastos, en base a un presupuesto aprobado para cada proyecto.
De esta manera se conservará la estructura de cuentas a nivel de cada uno de los
proyectos, manteniendo uniformidad con el plan de cuentas establecido por la
Fundación URI GESE- Bolivia. Se actualizará incorporando las cuentas que sean
aprobadas/requeridas y asignadas.
Descripción
Identifica la actividad y la clasifica entre las cuentas de activos, pasivos, ingresos y
gastos.
- Director General
- Coordinador de proyecto
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- Contador
Formularios y/o Documentos
● Formulario de plan de cuentas oficial.
Proceso
1.- Coordinador: Encargado de ejecución de los proyectos y de tener el plan de
cuentas actualizado y de que este sea utilizado por el contador
2.- Contador:
- Diseña el Plan de Cuentas.
- Da de alta los centros de costo para los nuevos proyectos que se

inician.
- Introduce en el sistema de contabilidad las cuentas requeridas en base
al presupuesto y centro de costo aprobado para los proyectos que se
iniciaran.
Será designado por el representante legal dependiendo la necesidad y/o

requerimientos de manejo de proyectos
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CONTABLES
ÁREA: CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: COMPROBANTES CONTABLES
Objetivo
Registrar en el sistema de contabilidad, las operaciones económico-financieras de los
programas y/o proyectos, oportunamente.
Descripción
Este proceso sirve para el registro y respaldo de las operaciones que alimentan al
sistema contable de la Fundación, mediante la elaboración de comprobantes contables
de ingreso, egreso o diario, según corresponda, para cada programa y/o proyecto.
▪ Contador
▪ Director General y/o Coordinador de proyecto
▪ Responsables
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▪ Personal con firma autorizada

Comprobantes Contables: Egreso, Ingreso y Diario y, documentos de respaldo.
Proceso
Contabilidad.
1. Recibe e identifica la naturaleza y origen de los documentos para determinar

la clase de comprobante a ser emitido y el programa/proyecto a ser asignado.
PARA EL REGISTRO DE INGRESOS:
2. Verifica la documentación de respaldo como papeletas bancarias de

depósito, reportes de transferencias y otros según corresponda al tipo de
operación y, registra en el sistema contable.
3. En caso del registro de ingresos por contrapartes en efectivo adjunta la boleta

de depósito y emite los recibos a los beneficiarios/usuarios.
4. Archiva cronológicamente estos comprobantes una vez revisados y

aprobados.
PARA EL REGISTRO DE DIARIOS:
5. Verifica la documentación de respaldo como cuadros de análisis, estados de

rendición de cuentas, copia de comprobantes, recibos, retenciones, facturas,
reportes y otros según corresponda al tipo de operación y, registra en el
sistema contable.
6. Archiva estos comprobantes una vez revisados y aprobados.
PARA EL REGISTRO DE EGRESOS:
7
7. Recibe y verifica la documentación de respaldo como facturas, cotizaciones,
informes, contratos y otros según corresponda en base a los cuales prepara
la orden de pago que presenta a Dirección General o Coordinación para su
autorización.
8. Prepara el cheque y registra el comprobante en el sistema contable en base

a la orden de pago aprobada.
9. Firma el comprobante y remite a Dirección General y/o Coordinación con la

correspondiente documentación de respaldo para firma de aprobación y
entrega de cheque.
10. Presenta comprobantes de egreso a firma autorizada de Dirección General

y/o Coordinación de Proyectos (Segunda firma).
Dirección General
11. Firma cheques y devuelve a Contabilidad.
Personal con firma autorizada ( Coordinador de Proyectos)
12. Firma cheques y devuelve a Contabilidad.
Contabilidad
13. Recibe los comprobantes firmados y autorizados y procede al pago.
14. Una vez cancelados los comprobantes son archivados por proyecto.
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CONTABLES
ÁREA: CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIONES BANCARIAS
Objetivo
Determinar las partidas conciliatorias y los saldos reales de todas las cuentas de banco
activas a fin de detectar diferencias y/o conceptos pendientes de registro entre el
extracto de banco y el Mayor de Bancos para el seguimiento contable correspondiente.
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Descripción
La conciliación bancaria consiste en determinar las coincidencias y diferencias de
operaciones/cifras registradas en los controles y/o registros contables (Mayor de la
Cuenta o Libreta bancaria) con respecto a los registros emitidos por el banco (extracto
bancario) sobre el manejo de una cuenta bancaria específica al final de un mes
determinado.
▪ Contador
▪ Administrador (en caso de requerimiento)
▪ Representante legal (en caso de requerimiento)

● Extracto Bancario.
● Libreta de Banco y Mayor de la cuenta del Banco.
● Estado de conciliación bancaria (formato).
Proceso
Contabilidad
1. Imprime la Libreta de Bancos
Recibe el extracto bancario.
2. Realiza la conciliación bancaria1 de acuerdo a los saldos expuestos tanto en

el extracto bancario como en la Libreta de Bancos.
1
Cotejar los débitos realizados por el programa y/o proyecto de IPC con los créditos registrados por el banco.
Cotejar los créditos realizados por el programa y/o proyecto de IPC con los débitos registrados por el banco.
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3. Determina si existen diferencias y/o cifras no consideradas en cualquiera de
estos documentos y verifica con el Mayor de la cuenta que corresponde.
4. De ser necesario realiza ajustes contables y/o informa a su inmediato

superior si es necesario realizar alguna aclaración/documento al banco.
5. Imprime y firma la conciliación bancaria definitiva, la adjunta al reporte

financiero mensual (copia electrónica) y la archiva con el extracto bancario y
la Libreta de Bancos de la cuenta bancaria correspondiente.
Administrador y/o representante legal
6. Revisa las conciliaciones bancarias recibidas.
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CONTABLES
ÁREA: CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: PLANILLAS DE SUELDOS
Objetivo
Determinar y cancelar las obligaciones contractuales con los empleados de la
Fundación “URI” GESE-Bolivia, así como, los aportes patronales y laborales
establecidos por Ley según el tipo de contrato establecido.
Descripción
La Planilla de Sueldos determina la liquidación mensual de las remuneraciones,
descuentos por aportes laborales y otros conceptos relacionados a cada uno de los
empleados de la Fundación “URI” GESE-Bolivia, conforme al programa/proyecto y en
función al tipo de contrato generado. En base a esta información se abonan los sueldos
en las cuentas bancarias del personal o bien se realiza un pago al contado y se emiten
comprobantes de pago como constancia.
▪ Administrador ( En caso de requerimiento)
▪ Contador
▪ Director General / Coordinación de Proyectos

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● Planilla de Sueldos
● Planilla Impositiva del personal
● Comprobantes de Sueldos
● Formularios de aportes y retenciones
Proceso
PLANILLA IMPOSITIVA DEL PERSONAL:
Contador/a
1. Recibe los formularios para el RC-IVA presentados por los empleados hasta
el 20 de cada mes.
2. En base a estos formularios elabora la planilla impositiva.
3. Presenta la Planilla Impositiva del personal para su revisión y aprobación a

su inmediato superior.
4. Aplica esta información aprobada en la elaboración de Planillas de Sueldos
PLANILLA DE SUELDOS / PAPELETAS O COMPROBANTE DE SUELDOS:

Contador/a
5. Elabora las planillas de sueldos incluyendo las retenciones impositivas al

personal de acuerdo a la Planilla Impositiva.
6. Elabora los documentos (carta, archivo electrónico u otros) para el traspaso

de sueldos mediante el sistema bancario o emite los cheques a cada
persona.
7. Presenta las planillas a Administración (En caso de requerimiento o a

Dirección General para aprobación y firmas)
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8. Registra las planillas en el sistema contable.
9. Imprime, distribuye y recaba firmadas las papeletas de pago.
10. Es responsable del archivo de planillas y papeletas.
FORMULARIOS DE APORTES Y RETENCIONES:

Contador/a
11. Prepara formularios de aportes y retenciones de las diferentes instituciones

de seguridad social e impuestos en función a los contratos emitidos.
12. Procesa los cheques y comprobantes correspondientes.
13. Es responsable del archivo de formularios de aportes y retenciones.
Dirección General o Coordinación de Proyectos
14. Revisa, aprueba y firma las planillas impositivas y de sueldos.
15. Revisa, aprueba y firma los documentos bancarios de las operaciones de

pago de todas las planillas, aportes y retenciones.
16. Revisa, aprueba y firma los comprobantes de pago
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CONTABLES
ÁREA: CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: OBLIGACIONES POR PAGAR - RETENCIONES

IMPOSITIVAS
Objetivo
Aplicar y cumplir con normas impositivas vigentes en el país, declararlas y pagarlas en
las fechas establecidas por el Servicio de Impuestos Nacionales (SIN).
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Descripción
Corresponde al registro de las retenciones por concepto de RC-IVA, IVA, IT e IUE,
cuando la Fundación “URI” GESE-Bolivia ejerce de Agente de Retención en la compra
de bienes, contratación de servicios o retenciones relacionadas al personal.
▪ Contador

● Comprobante
● Planilla de retenciones
● Boleta de Depósito
● Formularios del Servicio Nacional de Impuestos
● Libro de Compras y Ventas IVA
Proceso para retenciones impositivas:

Contabilidad
1. Revisa y registra en el comprobante de contabilidad las retenciones

impositivas efectuadas en las transacciones que no cuentan con el respaldo
de una factura.
2. Mensualmente, elabora la planilla de retenciones correspondiente a los

proyectos a su cargo.
3. Elabora el comprobante contable y cheque sobre la base del Mayor contable

y la planilla de retenciones.
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4. Posteriormente es responsable de hacer estos depósitos en la cuenta
bancaria, determinada para este propósito.
5. Esta información se consolida por cada proyecto quedando una copia en la

Oficina central de la Fundación “URI” GESE- Bolivia, con la copia de sus
respaldos (papeletas de depósito).
Proceso para el Libro de Compras y Ventas
6. Mensualmente introduce la relación de facturas en el Libro de Compras de

manera consolidada.
7. Esta información es custodiada bajo la responsabilidad del Contador/a y/o

coordinador en la Oficina central de la Fundación “URI” GESE- Bolivia.

CONTABLES
ÁREA: CONTABILIDAD
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PROCEDIMIENTO: FONDOS A RENDIR
Objetivo
Facilitar las actividades de los diferentes programas y/o proyectos con la entrega
anticipada de fondos que podrán ser reportados a través de una rendición de cuentas.
Descripción
Son fondos desembolsados al personal con cargo a rendición de cuentas por concepto
de gastos de viajes, transportes, gastos de capacitación/talleres, compras directas u
otros. Los gastos de viaje estarán sujetos a las políticas de la organización
establecidas para estos casos en particular.
▪ Unidad solicitante
▪ Contador

● Solicitud de Fondos de acuerdo a actividad que se realizará en el formato
establecido de acuerdo a la naturaleza del gasto, por ejemplo: Solicitud, Matriz
de Capacitación, Solicitud de Compra de Bienes y/o Servicios,
Solicitud/Liquidación gastos de viaje, otros.
● Formulario de Rendición de Cuentas, Informes, respaldos u otros.
Proceso
Unidad Solicitante (Responsable)
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1. Solicita a su Inmediato Superior la aprobación del formulario que respalda su
solicitud y posteriormente lo presenta para aprobación del Coordinador de
Proyecto
2. Presenta a Contabilidad la solicitud de fondos aprobada con la

documentación de respaldo correspondiente.
3. Recibe los fondos solicitados como anticipo.
4. Una vez concluida la actividad, presenta su rendición de cuentas con

documentos de respaldo.
Contabilidad
5. Recibe la solicitud de fondos autorizada y los documentos de respaldo, si

corresponde.
6. Emite el comprobante de egreso y cheque, archiva transitoriamente el

comprobante hasta la presentación de la Rendición de Cuentas.
7. Recibe la Rendición de Cuentas con los respaldos y procede a efectuar la

revisión para posteriormente elaborar el comprobante de egreso o diario
según corresponda.
8. En caso de existir saldo a favor de la Fundación, se deposita en la cuenta

bancaria de la que se dio el desembolso inicial. En función a las necesidades,
se podrá destinar dichos saldos para gastos imprevistos.
Dirección General o Coordinador del Proyecto
9. Autoriza solicitud de fondos presentada por Unidad Solicitante.
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10. Supervisa el estado de fondos a rendir.
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CONTABLES
ÁREA: CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: FONDO FIJO
Objetivo
Contar con dinero en efectivo para el pago de gastos menores administrados en el
departamento de contabilidad y que están relacionados a las actividades de los
programas/proyectos o a gastos administrativos.
Descripción
Constituye un fondo disponible en efectivo que facilita los gastos menores, Podrá
administrar un custodio este fondo bajo el reglamento y políticas de manejo de fondo
fijo vigentes en la organización.
▪ Contador
▪ Custodio Responsable del Fondo Fijo ( en caso de requerimiento)
▪ Unidad Solicitante

● Carta de designación del Custodio que indica monto asignado.
● Detalle de gastos con Fondo Fijo
● Resumen de gastos de Fondo Fijo
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● Factura, Recibo, Vale de Fondo Fijo u otros
● Comprobante contable
● Formulario de Arqueo de Fondo Fijo
Proceso
Custodio Responsable de Fondo Fijo
1. El custodio designado para administrar el fondo fijo, recibe el cheque y lo

hace efectivo.
2. Paga o reintegra gastos presentados por cada unidad solicitante.
3. De acuerdo al movimiento de gastos que se le presenta, los registra en el

detalle de gastos del Fondo Fijo.
4. El Custodio presenta de manera periódica el detalle y resumen de gastos por

cuentas del Fondo Fijo (formularios) más los respaldos correspondientes
para su aprobación y reposición de fondos.
5. Recibe la reposición del Fondo Fijo.
Contabilidad
6. Para la apertura del Fondo Fijo prepara el Comprobante de Egreso y cheque

o dinero en efectivo y lo presenta a Dirección o Coordinación de Proyectos
para su aprobación.
7. Cuando el Custodio presenta su informe, verifica la integridad de los gastos,

los documentos de respaldo y la apropiación de cuentas.
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8. Prepara un comprobante de Diario para registrar en el Sistema de
Contabilidad los gastos registrados en el Fondo Fijo y adjunta el detalle,
resumen y respaldos correspondientes.
9. Prepara el Comprobante de Egreso y cheque o efectivo y lo presenta a la

Dirección General para su aprobación.
10. Entrega el cheque o dinero efectivo al Custodio del Fondo Fijo siguiendo el
proceso de emisión de comprobantes de egreso.
Unidad Solicitante
11. Solicita el dinero o el reembolso de gastos con los documentos de respaldo

necesarios.
Director General o Coordinación de Proyectos
12. Designa al custodio responsable del Fondo Fijo de la oficina.
13. Revisa y aprueba los gastos del Fondo Fijo
14. Revisa y aprueba los comprobantes contables correspondientes al Fondo

Fijo.
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CONTABLES
ÁREA: CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: APORTES DE CONTRAPARTES EN EFECTIVO
Objetivo
Determinar el monto de las contrapartes en efectivo que tendrá un programa/proyecto
para determinar su presupuesto y supervisar el flujo de ingresos/egresos de estos
fondos. Un estado de cuentas actualizado refleja su registro en el sistema de
contabilidad detallando los importes depositados en cuentas de Fundación “URI”
GESE-BOLIVIA por los Municipios, Beneficiarios u otras Instituciones aportantes a los
diferentes programas/ proyectos.
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Descripción
De acuerdo al programa/proyecto, se reciben aportes en efectivo de gobiernos locales,
beneficiarios u otras instancias con las que se tienen convenios en el marco de aportes
de contrapartes. Periódicamente, se concilian con los Gobiernos Municipales u otras
instancias. La contraparte en efectivo que Fundación “URI” GESE-BOLIVIA recibe,
está destinada hacia el programa/proyecto por concepto de alimentos, insumos,
infraestructura, transporte y otros.
▪ Contador
▪ Administrador ( en caso de requerimiento)
▪ Coordinador/a de Proyecto o Programa
▪ Director General

● Convenios, acuerdos interinstitucionales, alianzas estratégicas, cartas de
intención
● Estado de Cuentas de Contrapartes/ recibos/ depósitos /conciliaciones /
devoluciones.
● Hoja Resumen del Control de Raciones /Ordenes de Entrega (si corresponde)
● Informe de ejecución de avance de obras/ contratos /pagos (si corresponde).
Proceso
Contabilidad
1. Extrae información contable del sistema (Balance de Sumas y Saldos y,

Mayores), elabora un “Estado de Ingresos y Egresos de la Contraparte”
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(Estado de Cuentas periódicos o de acuerdo al convenio firmado con los
municipios y/o beneficiarios u otros aportantes).
2. Coteja la información del sistema contable contra las cantidades de

alimentos, insumos u otros entregados y registrados en el Resumen de
Ordenes de Entrega y/o Convenios suscritos con las Contrapartes.
3. Documenta este Estado con las fotocopias correspondientes.
4. Firma y remite periódicamente esta conciliación a Dirección General o

Coordinador de Proyectos
5. Sobre la base de estado de ingresos y egresos de la contraparte, informa

periódicamente a la Dirección General para que emita una nota al municipio
o aportante indicando el saldo a la fecha convenida o solicitada.
6. Al final del proyecto si existiera saldo a favor, el saldo es depositado a las

cuentas de previsiones.
7. Lo archiva cronológicamente.
Dirección General
8. Con una nota envía los estados de cuenta a los Municipios y/o aportantes en
base a la información proporcionada por contabilidad.
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CONTABLES
ÁREA: CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: APORTES DE CONTRAPARTE EN ESPECIE
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Objetivo
Registrar en el sistema de contabilidad la contraparte en especie proveniente de los
Municipios, Beneficiarios, socios u otras Instituciones/personas que aportan a los
diferentes programas/ proyectos que tienen considerado en su Convenio/Contrato una
exigencia de esta naturaleza.
Descripción
De acuerdo al programa/proyecto, se reciben aportes en especie de gobiernos locales,
beneficiarios, socios, personas u otras instancias que aportan con sus servicios,
tiempo, mano de obra, ambientes, insumos, maquinaria u otros. Estos aportes son
cuantificados y posteriormente se los registra en el sistema de contabilidad.
▪ Contador
▪ Operadores de campo ( o voluntarios)
▪ Coordinador/a de Proyecto o Programa
▪ Director General

● Reporte de Contrapartes en Especie.
Proceso
Operadores de campo o Voluntarios
1. Recaban y registran el/los formulario/s de Aportes de Contraparte.
2. Entregan periódicamente el/los formulario/s de aportes locales a Contabilidad

previo Vo.Bo. del coordinador de proyecto.
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Contabilidad
3. Recibe el/los formulario/s de aportes locales presentado por el Operador de

Campo y procede a la revisión y codificación de acuerdo al plan de cuentas.
4. Cada trimestre transcribe los formularios de aportes locales recibidos en el

formato de informe de aportes en especie de: socios, voluntarios o en especie
propiamente dicha para obtener la cuantificación consolidada.
5. Registra estos valores en un comprobante de diario y remite a Dirección

General.
Dirección General
6. Procede a firmar el informe de contrapartes y se envía a las instancias

correspondientes y luego se archiva

CONTABLES
ÁREA: FINANZAS
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PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE REPORTES FINANCIEROS
PERIÓDICOS.
Objetivo
Proporcionar información oportuna de forma periódica mediante la emisión de reportes

financieros para determinar la situación financiera de los programas y/o proyectos de
la Oficina Central, para su envío a los Financiadores, Directores/as, Coordinadores/as
u otros que lo requieran.
Descripción
El informe financiero es el documento principal, en él se expone las cuentas de

balance, ingresos y gastos de un programa/proyecto, de manera consolidada. Su
emisión desde el sistema de contabilidad es mensual de acuerdo a formatos
determinados. Los reportes a financiadores siguen los formatos que éstos solicitan.
Instancias participantes
▪ Contabilidad
▪ Administración y Finanzas Nacional/Regional ( si se lo requiere)

a. Formulario de reporte periódico (a requerimiento)
b. Copia electrónica del movimiento registrado en el Sistema Contable
c. Impresión del movimiento general o estado del saldo bancario.
d. Conciliación(es) Bancaria(s)
e. Conciliación(es) de Caja Chica.
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f. Conciliación/estado de todas las cuentas de balance.
g. Planillas de sueldos registradas con montos de pago conciliados con los
Estados del banco.
h. Respaldo del tipo de cambio(si fuera necesario)
i. Copia de documentación por compra de activos fijos por valores
individuales o del sistema por un mínimo a $US. 5,000.
j. Informes de contrapartes
Proceso
Contabilidad
1. Sobre la base de la información contable y financiera registrada

periódicamente en el Sistema contable, elabora los Reportes Financieros del
Programa y/o Proyecto expuesto.
2. Elabora la Conciliación Bancaria de todas las cuentas de Bancos a su cargo.
3. Elabora la Conciliación de fondos de Caja Chica.
4. Emite y Firma el Informe.
5. Envía el “Informe Financiero Mensual” (según corresponda) a la Dirección

General y/o Coordinación de Proyecto.
6. Cada contador elabora los estados de situación de las cuentas de balance

de los proyectos a su cargo del período correspondiente.
7. Archiva cronológicamente los Informes Financieros en copias electrónicas.

CONTABLES
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ÁREA: FINANZAS
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS EN BASE A

PROPUESTAS APROBADAS Y CON CONVENIO
FIRMADO
Objetivo
Estimar y asignar los recursos financieros necesarios para la ejecución de todos y cada
uno de los proyectos, cuya realización ha sido programada por Fundación “URI”
GESE-BOLIVIA en cada gestión.
Descripción
El presupuesto es un instrumento de planificación económico – financiero de corto o
mediano plazo, que representa la asignación de recursos para cumplir con los
objetivos y metas acordadas con el financiador de un programa o proyecto específico.
▪ Dirección General
▪ Contabilidad
▪ Personal de Programas

● Marco lógico, marco de resultados
● Presupuesto aprobado por el donante o financiador
Proceso
PROGRAMAS
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Responsables de la propuesta técnica:
1. El responsable de la propuesta técnica en Base a la “Propuesta Técnica del

Nuevo Proyecto” elabora un marco lógico (que incluye actividades y los
insumos que se necesitan para cada actividad) y trabaja conjuntamente con
Dirección General y Contabilidad para elaborar el presupuesto (actividad por
actividad)
2. Envía el borrador del presupuesto elaborado en base al marco lógico a

Dirección General o Coordinador de Proyecto para su revisión, aportes y
aprobación.
3. Una vez aprobado el presupuesto, introducen el presupuesto actividad por

actividad en el sistema contable.
4. Envía el presupuesto aprobado a las instancias participantes en la elaboración

de la propuesta y Dirección General.
5. la Oficina Central socializa el presupuesto conjuntamente el convenio u

acuerdo suscrito con el financiador a las instancias o personas que
corresponden.
Dirección General
6. Revisa y aprueba el presupuesto definitivo.
Coordinador de Proyecto
7. Implementa el Convenio, Contrato o Acuerdo y ejecuta el

proyecto/presupuesto.
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NOTA. Los formularios aplicados en este proceso son los requeridos por los
financiadores y el formato del marco lógico.

CONTABLES
ÁREA: FINANZAS
PROCEDIMIENTO: EMISIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
Objetivo
Proporcionar información de la situación financiera de manera oportuna y en forma
periódica, que permita efectuar el control de la ejecución de ingresos y gastos de los
programas/ proyectos en ejecución de la Fundación “URI” GESE- BOLIVIA, tomar
acciones para optimizarlos de acuerdo a lo programado.
Descripción
La ejecución presupuestaria es el reporte donde se exponen los Ingresos y Gastos
ejecutados de manera periódica en comparación con el presupuesto aprobado para
una gestión determinada.
▪ Contabilidad
▪ Dirección General y/o Coordinador de Proyectos

Modelo de Ejecución de Presupuesto (No limitativo)
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Proceso
Contabilidad
1. Introduce el presupuesto aprobado para la gestión en el módulo de

presupuestos del sistema de contabilidad.
2. Sobre la base de la información contable y financiera mensual, emite desde el

sistema de contabilidad la ejecución presupuestaria del Programa y/o Proyecto
correspondiente en el formato de Ejecución de Presupuesto.
3. Envía la Ejecución Presupuestaria a la Dirección General y/o Coordinador de

Proyecto para su aprobación.
4. Archiva cronológicamente las Ejecuciones Presupuestarias.
5. También emite la ejecución presupuestaria en el formato interno para el

informe mensual del programa/proyecto y comenta el movimiento
conjuntamente al personal de programas.
Dirección General y/o Coordinador de Proyectos
6. Revisa y Analiza la Ejecución Presupuestaria de todos los Programas y/o

Proyectos.
7. Aprueba y firma las copias.
8. Envía al financiador los reportes de manera oficial.
Contador
9. Envía el consolidado de la Ejecución Presupuestaria a la Dirección General,

y/o Coordinador de Proyectos según corresponda.
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Dirección General y Coordinador del Programa y/o Proyecto
10. Revisan y realizan consultas de la ejecución presupuestaria a Contabilidad.
11. Sobre la base de esta información, los Coordinadores elaboran su Informe

Mensual de Actividades y toman las acciones que sean necesarias.

CONTABLES
ÁREA: ADQUISICIÓN Y RECEPCIÓN DE BIENES Y/O

SERVICIOS
PROCEDIMIENTO: COMPRAS MENORES
Objetivo
Realizar las compras de bienes y servicios hasta un monto menor o igual a $US.
1,000.- (Un mil 00/100 Dólares Americanos).
Descripción
Las COMPRAS MENORES son las que se realizan en forma rutinaria, ágil y funcional
y corresponden a la adquisición de bienes y/o servicios por cuantías inferiores o
iguales a $US 1,000.- de acuerdo a las políticas establecidas para el efecto. Las
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referencias de precio y cantidad determinarán si el bien o servicio será pagado al
proveedor por Caja Chica (efectivo) o mediante cheque.
▪ Contador/a o Custodio de la Caja Chica
▪ Dirección General y/o Coordinador de Proyectos

Solicitud de Compra, Materiales, Bienes y/o Servicios.
Referencias de: precio, cantidad, modelo u otras especificaciones.
Ingreso a Almacenes (cuando su uso/aplicación es externo) o Recepción por parte de
la Unidad Solicitante (cuando su uso/aplicación es interno).
Proceso
Unidad Solicitante
1. Prepara los documentos de respaldo que adjuntará a la solicitud de compra

cuando corresponda.
2. Prepara el formulario de solicitud de compra especificando las características

técnicas, cantidades del bien y costo estimado.
Contabilidad
3. Elabora el comprobante/cheque para la compra o el/la encargado/a de la

Caja Chica procede al pago si el costo no supera el 10% de este fondo.
4 Comunica a la unidad solicitante de la operación realizada.
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Dirección General y/o Coordinador de Proyectos
5. Revisa y aprueba el formulario de solicitud de compra
6. Revisa y aprueba el comprobante de egreso y los documentos de respaldo.

CONTABLES

SERVICIOS
PROCEDIMIENTO: COMPRAS DE $US. 1,001.- A $US. 20,000.-
Objetivo
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Realizar la compra de bienes y/o servicios por valores comprendidos entre $US.
1,001.- (Un mil uno 00/100 Dólares Americanos) hasta $US. 20,000.- (Veinte mil
00/100 Dólares Americanos) siguiendo un proceso administrativo y de control interno.
Descripción
La compra de bienes y/o servicios por valores comprendidos entre $US. 1,001 y $US.
20,000 contará con un mínimo de tres cotizaciones y estará regulado por condiciones
y procedimientos que son necesarios para el rango de estas cuantías, así como, por
la política publicada con este propósito.
▪ Unidad Solicitante.
▪ Contabilidad.
▪ Dirección General.
▪ Almacenes (si corresponde).

Solicitud de Compra, Materiales, Bienes y/o Servicios.
Solicitud de Cotización.
Términos de referencia (si corresponde).
Cuadro Comparativo.
Constancia de Recepción (Ejemplo: Nota de Remisión del proveedor, Formulario de
recepción de materiales, Informe u otro documento de respaldo).
Proceso
Unidad Solicitante
39
1. Prepara la solicitud de compra con las características técnicas (términos de
referencia y documentos de respaldo), cantidades del bien o especificaciones
del servicio y costo estimado.
2. Presenta la solicitud de compra y documentos de respaldo a Contabilidad.
3. Verifica las cotizaciones y avala el cuadro comparativo
4. Recibe el bien o servicio y emite un informe de conformidad.
Dirección General
5. Firma contrato de Compra – Venta (Bienes o Servicios)
Contabilidad
6. Recibe la solicitud de compra y prepara formularios de cotizaciones en tres

(3) ejemplares como mínimo.
7. Prepara el cuadro comparativo con las mejores condiciones de precio y

calidad, lo firma y lo pasa a la unidad solicitante.
8. Con el cuadro comparativo aprobado por la unidad solicitante y Dirección

General, procede a la elaboración del comprobante/cheque o efectivo el
mismo que se ajustará al contrato cuando corresponda.
9. Adjunta documento(s) que respalde la recepción y conformidad. Este

respaldo puede ser proporcionado por la Unidad Solicitante
40
Responsable/ Unidad Solicitante asignado para realizar las cotizaciones
10. Realiza las tres (3) cotizaciones del material y/o servicios requeridos y las
entrega a contabilidad.
41
CONTABLES

SERVICIOS
PROCEDIMIENTO: COMPRAS MAYORES DE $US. 20,001 o MAYOR A

ESTA CIFRA.-
Objetivo
Realizar el proceso de compra de bienes y/o servicios, por valores comprendidos entre
$US. 20,001 hasta $US. 50,000.
Descripción
La compra de bienes y/o servicios de $US. 20,001 o mayor a esta cifra, se realizará
mediante Invitaciones Directas o publicación en prensa de acuerdo a la política
institucional establecida para este proceso que regulará las condiciones y
procedimientos que son necesarios para el rango de estas cuantías.
▪ Área solicitante
▪ Coordinador del Programa.
▪ Contabilidad
▪ Comisión Calificadora
42
▪ Encargado/a de recepción de propuestas
▪ Auditoría interna a cargo de un auditor contratado( En caso de requerimiento)

Términos de Referencia/Pliego de Especificaciones Técnicas
Invitaciones Directas
Acta de Recepción de propuestas o Libro de registro de recepción de propuestas
Acta de Apertura de Sobres y Calificación
Contrato
Formulario de Ingreso a Almacenes (si corresponde).
Proceso
Área solicitante
1. Elabora los “Términos de Referencia” en coordinación con Contabilidad.

2. Recibe el bien o servicio y emite un informe de conformidad.
Dirección General
2. Emite las respectivas invitaciones directas a los proponentes seleccionados

indicando los plazos para presentación de propuestas y adjuntan los términos
de referencia de los bienes y/o servicios requeridos.
3. Si no cuenta con información de proponentes puede realizar una publicación

por prensa invitando a recoger los términos de referencia para que las
empresas y/o personas jurídicas interesadas presenten sus propuestas.
Posterior a la publicación, la Administración se sujetará a las Normas de
Selección establecidas para el caso.
43
4. Recibe las propuestas y verifica el número y nombre de los proponentes con
el listado del registro de recepción.
5. Conforma la Comisión Calificadora con un mínimo de tres personas.
6. Recibe la información de la Comisión Calificadora y comunica a los

proponentes sobre los resultados del proceso.
7. Elabora el modelo de contrato adjuntando los términos de referencia y lo

remite al/os proponente(s) seleccionado(s) con el aviso de la adjudicación.
8. Si la propuesta ganadora desiste, administración podrá: a) iniciar acuerdos

con el proponente que hubiera ocupado el segundo lugar; b) autorizar el inicio
de una segunda convocatoria.
9. Con los comentarios recibidos del proponente, elabora el contrato final y se

cerciora de que sean firmados por las partes que intervienen.
Contabilidad
10. Recibe todos los documentos del proceso y procede a la elaboración del
comprobante/cheque, el mismo que se ajustará al contrato cuando
corresponda.
11. En el caso de que sean contratos por servicios debe tomar en cuenta
normativas vigentes de la AFP.
13. Adjunta documento(s) que respalde(n) la recepción y conformidad. Este

respaldo puede ser proporcionado por Almacenes (Nota de ingreso a
Almacenes - Bienes), por la Unidad Solicitante (Informe de conformidad -
Servicios) u otros.
44
Auditoria Interna
10. Revisa los términos de referencia, contrato u otros documentos referidos al

proceso si surgen sugerencias o cambios, administración las incorporará en
el documento correspondiente.
Comisión Calificadora
14. La Comisión Calificadora está compuesta por un mínimo de tres personas.
15. Instalado el acto, la Dirección General informará a las personas asistentes

sobre el objeto de la invitación, la(s) publicación(es) realizada(s), el número
y nombre de las propuestas presentadas y, las condiciones de los
proponentes.
16. Verifica que los requerimientos van de acuerdo a los términos de referencia.
17. Cuando ninguno de los proponentes cumpla con los requerimientos de los
términos de referencia se suspenderá el acto.
18. Las propuestas que no cumplen los requerimientos especificados en los

términos de referencia son devueltas a Administración.
19. Identificadas las propuestas habilitadas se procede a la revisión y calificación.

El resultado se plasma en el “Acta de Adjudicación”.
Directorio de la Fundacion “URI” - GESE BOLIVIA
20. Revisa y aprueba el proceso
Director General
21. Suscribe el contrato correspondiente
45
CONTABLES

SERVICIOS
PROCEDIMIENTO: COMPRA(S) POR EXCEPCIÓN.
Objetivo
Realizar la adquisición de bienes y/o servicios que responden a solicitudes
excepcionales o que habiéndose aplicado algún otro procedimiento de compra no ha
sido posible cumplir con la adquisición.
Descripción
46
Se realiza una “Compra por excepción” cuando la adquisición de bienes y/o servicios
tienen un carácter excepcional y que no puede realizarse a través de Licitación,
Invitación Directa o Compras Directas por la naturaleza del bien y/o servicio requerido,
condiciones del mercado, desastres naturales, emergencias, exigencias del
financiador y/o compras, servicios de instituciones estatales u otros. Estas compras
pueden ser aplicables a cuantías mayores a $US. 1,000.
▪ Contabilidad
Proceso
Unidad Solicitante
1. Prepara un informe que justifique la compra por excepción.
2. Prepara la solicitud de compra especificando las características técnicas

(términos de referencia) y cantidades del bien o modalidad del servicio y
costo estimado.
Dirección General
3. Analiza la documentación y enmarcado en la política de compra por

excepción, autoriza el proceso.
4. Cuando la cuantía de la adquisición es mayor a $US. 10,001 suscribirá el

contrato.
47
CONTABLES

SERVICIOS
PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE SERVICIOS EN GENERAL
Objetivo
Documentar en forma oficial la recepción de servicios y verificar el cumplimiento del
contrato correspondiente.
48
Descripción
La Recepción de Servicios en general, es la verificación de los servicios contratados
por medio de la recepción y revisión de los resultados o productos recibidos de acuerdo
a los términos de referencia, contrato, informe/s u otras especificaciones acordadas.
▪ Contabilidad

Informe de conformidad.
Proceso
Unidad Solicitante
1. Revisa el informe de las empresas proveedoras del servicio contratado.
2. Evalúa y emite una solicitud en relación a las condiciones o términos de

referencia convenidos.
3. Remite el informe de conformidad a la Dirección General.
Contabilidad
4. Procesa el pago.
49

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Manual de Procedimientos

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El objetivo del Manual de Administración y Finanzas es un instrumento que describe

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1. Alimenta el Sistema de Contabilidad

3. Envían sus reportes periódicos a la Oficina central en medio electrónico.

4. Prepara estados y conciliaciones de cuenta en función a la información

5. Mantiene el Sistema de Contabilidad actualizado con la información contable.

Dirección General o Coordinador de Proyecto

6. Revisa y obtiene información del sistema contabilidad para el análisis

7. Obtienen información del Sistema de Contabilidad de acuerdo al nivel de

UNIDAD: ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

PROCEDIMIENTO: PLAN DE CUENTAS OFICIAL

Formularios y/o Documentos

● Formulario de plan de cuentas oficial.

- Diseña el Plan de Cuentas.

- Da de alta los centros de costo para los nuevos proyectos que se

Será designado por el representante legal dependiendo la necesidad y/o

UNIDAD: ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

PROCEDIMIENTO: COMPROBANTES CONTABLES

Formularios y/o Documentos

1. Recibe e identifica la naturaleza y origen de los documentos para determinar

PARA EL REGISTRO DE INGRESOS:

2. Verifica la documentación de respaldo como papeletas bancarias de

3. En caso del registro de ingresos por contrapartes en efectivo adjunta la boleta

4. Archiva cronológicamente estos comprobantes una vez revisados y

PARA EL REGISTRO DE DIARIOS:

5. Verifica la documentación de respaldo como cuadros de análisis, estados de

6. Archiva estos comprobantes una vez revisados y aprobados.

PARA EL REGISTRO DE EGRESOS:

8. Prepara el cheque y registra el comprobante en el sistema contable en base

9. Firma el comprobante y remite a Dirección General y/o Coordinación con la

10. Presenta comprobantes de egreso a firma autorizada de Dirección General

11. Firma cheques y devuelve a Contabilidad.

Personal con firma autorizada ( Coordinador de Proyectos)

12. Firma cheques y devuelve a Contabilidad.

13. Recibe los comprobantes firmados y autorizados y procede al pago.

UNIDAD: ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

PROCEDIMIENTO: CONCILIACIONES BANCARIAS

Formularios y/o Documentos

1. Imprime la Libreta de Bancos

Recibe el extracto bancario.

2. Realiza la conciliación bancaria1 de acuerdo a los saldos expuestos tanto en

4. De ser necesario realiza ajustes contables y/o informa a su inmediato

5. Imprime y firma la conciliación bancaria definitiva, la adjunta al reporte

Administrador y/o representante legal

6. Revisa las conciliaciones bancarias recibidas.

UNIDAD: ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

PROCEDIMIENTO: PLANILLAS DE SUELDOS

Formularios y/o Documentos

2. En base a estos formularios elabora la planilla impositiva.

3. Presenta la Planilla Impositiva del personal para su revisión y aprobación a

4. Aplica esta información aprobada en la elaboración de Planillas de Sueldos

PLANILLA DE SUELDOS / PAPELETAS O COMPROBANTE DE SUELDOS:

5. Elabora las planillas de sueldos incluyendo las retenciones impositivas al

6. Elabora los documentos (carta, archivo electrónico u otros) para el traspaso

7. Presenta las planillas a Administración (En caso de requerimiento o a

9. Imprime, distribuye y recaba firmadas las papeletas de pago.

10. Es responsable del archivo de planillas y papeletas.

FORMULARIOS DE APORTES Y RETENCIONES:

11. Prepara formularios de aportes y retenciones de las diferentes instituciones

12. Procesa los cheques y comprobantes correspondientes.