WBS (Work Breakdown Structure)

Qu es un WBS?, En la teora para qu sirve?, y en la realidad, sirve?

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Quin lo invento?
El WBS es una de las principales aportaciones a la administracin de proyectos por parte del Project Management Institute (PMI) que es considerado la principal asociacin profesional para la gestin de proyectos. El PMI fue fundado en 1969. Entre sus principales objetivos se encuentran formular estndares profesionales, generar conocimiento a travs de la investigacin, y promover la Gestin de Proyectos como profesin a travs de sus programas de certificacin. Para el ao 2000 el PMI ya contaba con ms de 50,000 miembros, 10,000

PMP certificados y ms de 270,000 copias del PMBOK estaban en circulacin.

Definicin del WBS

WBS: es una descripcin jerrquica del trabajo que se debe realizar para completar el proyecto. El WBS es una estructura exhaustiva, jerrquica y descendente -orientada a los entregables del proyecto- formada por las tareas necesarias que ejecutar el equipo de trabajo para crear los productos requeridos. WBS: es una descomposicin jerrquica del trabajo a realizar durante el proyecto. Similar a una descomposicin funcional. En espaol se traduce como Estructura de Desglose de Trabajo (EDT).

Beneficios del WBS

UNIFICAR EXPECTATIVAS

Principios bsicos para crear un WBS (1/2)

Una unidad de trabajo debe aparecer nicamente en un solo lugar del WBS. El trabajo contemplado en cada una de las cajas del WBS, debe ser la suma de las cajas que se encuentran en el nivel inferior.

100% 10% 20% 60%

ms descomposicin

10%

5%

20%

25%

10%

ms descomposicin

2%

20%

3%

Principios bsicos para crear un WBS (2/2)

Cada una de las cajas del WBS debe tener nicamente un responsable. Los integrantes del ET deben estar involucrados en la construccin del WBS. Asignar recursos a las actividades. Cada caja del WBS debe ser documentada para asegurar su entendimiento. (Diccionario del WBS)

WBS

Principales usos del WBS

La construccin del WBS nos ayuda para: Detectar hitos & actividades. Asignar responsabilidades. Asignar recursos a las actividades. Analizar riesgos. Realizar estimaciones de costo, tiempo y recursos ms exactas. Pensar en todos los elementos del proyecto que deben ser incluidos.

Cmo se construye?. El Top Down con el equipo completo

Se pueden utilizar plantillas definidas.

Usar una tcnica de planificacin conocida como descomposicin.

Se comienza con el primer nivel y se divide sucesivamente

A las cajas del ltimo nivel se les denomina paquetes de trabajo.

Una vez que las actividades se han definido, se deben secuenciar y analizar qu actividades se pueden hacer concurrentemente.

Cmo se construye? El Top Down con sub-equipos

El equipo completo acuerda la particin del primer nivel. Se crean tantos subequipos como actividades haya en el nivel uno. Cada subequipo divide una actividad (se le asigna la actividad para la cual tenga ms experiencia). Un subequipo puede solicitar ayuda externa. Demanda menos tiempo que el enfoque anterior.

Vamos a poner color!

El primer nivel es el nombre del proyecto o del producto final.

El segundo nivel de tu proyecto, es el principal. Si no existen acuerdos desde aqu, ni le sigan

Paquete de trabajo

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WBS - Sistema
EVER Veterinaria

1.Anlisis de requerimientos

2.Diseo de la BD, sistema e interfaz

3. Prototipo de Interfaz

4. Precarga de informacin

5. Desarrollo del Sistema

6. Pruebas

7. Monitoreo, Administracin y Respaldo

8. Hosting

1.1.1 Diagrama de casos de uso

2.1. Diagrama Entidad Relacin

3.1. Pantallas de HTML con la interfaz grfica

4.1. Catlogo de UPP

5.1. Autenticacin

6.1. Funcionales

7.1. Respaldo semanal de la Base Datos

8.1. Del Sitio

1.1.2. Casos de Uso

2.2. Diccionario de Datos

4.2. Inf. Tcnicos 3.1.1. Autenticacin 4.3. Relacin tcnico vs UPP

5.2. Modificacin de contrasea

7.2. Monitoreo del servicio

1.1.2.1. Autenticacin 1.1.2.2. Modificacin de contrasea 1.1.2.3. Captura de vacas

2.3. Script de la Base de Datos

3.1.2. Modificacin de contrasea

5.3. Captura de vacas

7.3. Administracin del sistema

2.4. Diseo de la interfaz

3.1.3. Captura de vacas

4.4. Estados con clave de INEGI

5.4. Datos generales de los Tcnicos

2.5. Diseo del framework

3.1.4. Datos generales de los Tcnicos

4.5. Municipios clave de INEGI

5.5. Datos de la UPP

1.1.2.4. Datos generales de los Tcnicos 1.1.2.5. Datos de la UPP 1.1.2.6. Informe del veterinario

4.6. Localidades 3.1.5. Datos de la UPP 4.7. Precarga de usuarios y contraseas

5.6. Informe del veterinario

3.1.6. Informe del veterinario

5.7. Informe de todos los veterinarios de todas las upp

1.1.2.7 Informe de todos los veterinarios de todas las upp

3.1.7. Informe de todos los veterinarios de todas las upp

5.8. Cierre del informe

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WBS - Colaboracin
Proyecto

Lineamientos, polticas y procedimientos

Infraestructura

Informacin

Portal

Seguridad

Difusin

Administracin Mantenimiento

Acuerdos interinstitucionales

Servidores

Polticas de informacin

Requerimientos

Fsica

Hospedaje

Administracin de la relacin

Red

Diagnstico de las BDs

Desarrollo o adquisicin

Lgica

Administracin

Polticas

Diseo de la BD

Implantacin

Polticas

Mantenimiento

Sistema de almacenamiento

Migracin o Carga de datos

Pruebas

Polticas

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WBS - Colaboracin
COMIPEMS
1) Sistema de Pre-Registro en Lnea 1.1. Actualizacin 2) Sistema de Pre-Registro Presencial 2.1. Actualizacin 3) Sistema de Registro 4) Asesoras Tcnicas Especializadas 5) Documentacin del proceso

3.1. Actualizacin

4.1. Redes

5.1. Anlisis

1.2. Instalacin y configuracin 1.3. Pruebas en Servidor de produccin 1.4. Transformacin, validacin y carga de datos 1.5 Soporte

2.2. Instalacin y configuracin 2.3. Pruebas en Servidor de produccin 2.4. Transformacin, validacin y carga de datos 2.5 Soporte

3.2. Instalacin y configuracin 3.3. Pruebas en Servidor de produccin 3.4. Transformacin, validacin y carga de datos 3.5 Soporte

4.2 Servidores

5.2. Diseo

4.3. Bases de Datos

5.3 Cdigo Fuente 2006 5.4 Descripcin de Procesos

3.6 Capacitacin 3.7. Bases de Datos con Registros de aspirantes

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WBS - CURSO

Plan de Transicin 40 horas

1. Apertura 1 hora

2. Atencin a 3. Informacin 4.Procesos dudas clave 12 horas 8 horas 3 horas

5.Cambios 8.Administracin al SIGER, 6.Infraestructura 9.Cierre 7.Capacitacin del CG y Cambio SIIR2000 2 horas 2 horas 4 horas 4 horas 4 horas

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WBS - Diagnstico

Diagnstico 2008

1. Procesos

2. Informacin

3. Competencias en el uso de las Tecnologas de Informacin

4.Infraestructura y Poltica Informtica

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WBS - Diagnstico (Procesos)

Diagnstico 2008
4. Competencias en el uso de las Tecnologas de Informacin

1.Procesos

2. Infraestructura y Poltica Informtica

3. Informacin

1.1. Identificar y clasificar procesos

1.2. Analizar procesos

1.3 Emitir recomendaciones

1.2.1 Seleccionar procesos objetivo

1.2.2 Describir procesos 1.2.3 Identificar fortalezas y debilidades 1.2.4 Detectar oportunidades de automatizacin

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2. Infraestructura y Poltica Informtica

2.1 Servidores

2.2 Infraestructura de Red

2.3 Equipos de cmputo

2.4 Otros servicios

2.5 Polticas

Software Respaldos y Mantenimiento Configuracin Servicios Seguridad Anlisis de servidores

Diseo de la red Distribucin de la red Seguridad Anlisis de la red

Computadoras personales, porttiles y perifricos

Evaluacin del Centro de Cmputo

Uso de equipo de cmputo

Software de oficina Manejo de Informacin y cuentas Aplicaciones

Configuracin Software Mantenimiento Anlisis de equipo de cmputo y perifricos

Seguridad de la informacin
Criterios de clasificacin Polticas de respaldo

Lineamientos para el manejo de la informacin Privacidad

Seguridad Informtica
Instalacin y Control de Configuracin de S.O, Acceso (fsico y lgico) aplicaciones y RDMS

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Diagnstico 2008

WBS - Diagnstico (Informacin)

3. Informacin Competencias en el uso de las Tecnologas de Informacin
Conservacin de documentos Sistemas actuales Requerimientos Cubiertos Identificacin de nuevos requerimientos Recomendaciones para incorporar nuevos requerimientos Sistema para el apoyo de Toma de Decisiones
Identificacin de Requerimientos Lneas de accin

Procesos
Sitio Web

Infraestructura y Poltica Informtica

Sistemas Evaluacin del CAC Necesidades a corto y largo plazo Recomendaciones a corto y largo plazo

Otras fuentes Compras Nacionales Compras al Extranjero Apoyo Tcnico Almacn Unidad Administrativa

Interoperabilidad

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WBS - Diagnstico (Competencias en TI)

Diagnstico 2008

Competencias en el uso de las Tecnologas de Informacin

Anlisis de Competencias del rea de TI y Usuarias

Anlisis de Perfiles de TI

Emitir recomendaciones

Determinrar estrategias capacitacin

Anlisis de la estructura del rea de TI (interna y en la organizacin)

Determinar perfiles requeridos en TI Determinar reas de oportunidad en la estructura orgnica

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Video Brindis Cortejo nupcial Libro de firmas Pastel Fotograf a Arreglo de la novia Vestido de novia Decoraci n Luna de miel

Accesorio s

Coro iglesia Msica en Recepci n Flores

Traje del novio

Invitados

Trmites iglesia

Banquete

Departamento Trmites Civil Transport e Regalos

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Saln

Bebida

Recuerdos

Ramo

Invitados

Lista de invitados

Pedido de invitaciones

Dar invitaciones

Asistencia

Asientos

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Decoracin saln

Decoraci n mesas
Centros de Mesa Sillas

Mesa de novios

Baos

Recepci n (Entrada)

Manteles Copas, servilletas

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23

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WBS tabular
Surgical Treatment Project 1.0 Diagnosis History General Medical Condition Specific Complaint Clerking Clinical Exam Imaging Ultrasonography Plain Radiography (X-Ray) Computed Tomography (CAT Scan) Magnetic Resonance Imaging (MRI) Blood and Tissue Tests Likely Diagnosis Risk Assessment Education of Patient (e.g. anatomy) Alternative Analysis & Trade-Offs Treatment Plan 2.0 Planning of the Operation Communications Among Team Patient and Team Positioning (for neurosurgery) Acquisition of Needed Instruments & Equipment Scheduling of Needed Specialists Practice Run-Throughs

3. 0 Preoperative Patient Care Verify Patient can Handle Stress of Surgery Stop Drugs that Would Interfere with Surgery
4.0 Execution of the Operation (Actual Surgery) Verify Patient Identity and Location of Surgery Anesthesia Patient Under the Knife Real-time Diagnostic Biopsies Therapeutic Surgery Vital Signs and Fluid-Loss Monitoring Neurophysiological monitoring (during neurosurgery) Maintain Neat and Clean Operative Field Wrap-up: Verify Small Part Count (sponge, needle, cottonoid, Michel clips) Operative Notes and Chart Updates 5.0 Postoperative Care Written Care Orders Briefing of Recovery Staff by Surgeon Vital Signs and Fluid-Loss Monitoring Neurophysiological Monitoring 6.0 Long-Term Patient Care Follow-up Clinical Visits Physical Therapy

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SUGERENCIAS

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Invita a todo el equipo de trabajo

El hacer el WBS es responsabilidad ltima del Administrador de Proyecto. Debe definirse de tal manera que pueda l pueda administrarlo.

Convoca a todo tu equipo de trabajo que va a participar en el proyecto, en caso de no ser posible, invita a los actores claves del mismo. Avisa con anticipacin sobre el tema a tratar, para que lleven material, apuntes y la mente abierta para participar.

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Por dnde empezar?

Si ya estas en la junta y no

tienes por donde empezar,

haz una lluvia de ideas con todo tu equipo sobre lo que se tiene que hacer en el proyecto. Luego le das orden.

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Empieza hacer el WBS en el pizarrn o con POST-IT

Como se deriva de una lluvia de ideas, estars borrando, editando y agregando cajitas de trabajo, por lo que se sugiere hacer la primera versin en el pizarrn o con POST-IT.
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Quin lo captura?

Como seguramente terminarn todos muy cansados despus de

hacer el WBS, probablemente

nadie quiera capturar todo lo que esta en el pizarrn o en los POST-IT, por lo que puede ser buena idea sacarle una foto y luego ya se captura.

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Herramientas para poner el WBS final

Power Point

Visio

WBS Chart Pro

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Cundo terminar?
Cuando para cada caja se puedan realizar estimaciones ms exactas. Hasta que la ltima caja tenga un responsable, fecha de inicio y fin, as como recursos asignados y no dure ms de una quincena. Cuando un solo tipo de competencia recurso es requerido para cada paquete de trabajo. Ya no existe algn valor significativo al tratar de separar los tiempos dentro de las actividades de un paquete de trabajo.

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Revisar el WBS

Ya pasado en limpio, revisa el WBS nuevamente con el equipo de trabajo para verificar que esta completo. Posteriormente comparte el WBS con tus superiores o colaboradores del proyecto para verificar que todo mundo este esperando lo mismo.

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Por qu es tan importante?

Cada caja de trabajo del WBS es la base para construir: Tiempos generales y calendario

Recursos

Costos

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Pero sobre todo.

El WBS es tu herramienta ms importante para la administracin de tu proyecto.

En caso de existir cambios drsticos,

refljalos en TU WBS y
ajusta tus tiempos.

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Monitoreo y Control

El WBS te sirve para ir verificando tu avance y

poder mostrarlo.

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WBS (Work Breakdown Structure)

Qu es un WBS?, En la teora para qu sirve?, y en la realidad, sirve?
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