INSTRUCTIVO – 01

ADM-001-2022

Elaborado por Revisado por: Aprobado por:

Eduardo Guerrero Chuco Enrique Aliaga Guerrero Enrique Aliaga Guerrero

Cargo: Cargo: Cargo:

Gerente de Administración y Gerente de Administración y
Responsable de Administración
Finanzas Finanzas
Firma: Firma: Firma:

REVISIÓN SIN CAMBIO

Firma y Fecha: 25/02/2022 Firma y Fecha: Firma y Fecha:

1. OBJETIVO

 Definir el protocolo de ingreso y salida a las instalaciones de la empresa del personal

de trabajo, unidades vehiculares y visitas de terceros.

2. FUNCIONES
- Controlar salidas e ingreso a las instalaciones de personal interno y externo
- Monitorear las unidades vehiculares.
- Recibir a los visitantes
- Recepcionar documentos y derivar al área correspondiente.
 - Responder las llamadas telefónicas y derivarlas a cada área (si lo amerita)
- Monitorear las cámaras de seguridad
- Organizar reuniones y hacer control de caja chica
- Mantener el control de abastecimiento por piso (papel higiénico, papel toalla, agua)
- Realizar el control de útiles de oficina
- Salidas del sistema de corporación de útiles de oficina y limpieza.
- Administración de activos del edificio.

3. ALCANCE

Todas las áreas

4. INSTRUCCIONES

4.1 INGRESO Y SALIDA A LAS INSTALACIONES

4.1.1 PERSONAL DE TRABAJO

- Verificar el ingreso del personal realizando las observaciones pertinentes para

luego informar a Talento Humano:
o Uso de uniforme
o Uso de fotocheck
o Estado de salud (ebriedad, etc.).

- El horario de ingreso es de lunes a sábado a las 08:30 am con una tolerancia

de 10 min. Sin embargo, el personal podrá ingresar a las instalaciones a partir
de las 8:15 am empieza marcación.
- El horario de salida de lunes a viernes es a las 06:15 pm y los sábados a las
12:45 pm con una tolerancia de 15 min finaliza marcación a las 6:30pm.

- Todo ingreso de personal pasado la hora máxima establecida deberá ser

informado al Asistente de Planilla con copia al responsable de Talento
Humano. Ya no marcarán a partir de las 8:45am. Se quita el ingreso para
responsables hasta las 9am.

Nota: El personal que se quede en las instalaciones pasado las 6:30pm deberá
contar con aprobación previa estar debidamente capacitado para el uso de la
llave de emergencia. (Se podría hacer un formato de Declaración Jurada con
espacios para colocar nombres en el que firmen que efectivamente conocen el
mecanismo de la llave de emergencia cada vez que deseen quedarse pasado
la hora) Poner en una papeleta en el que pida permiso y reconozca que está
capacitado para usar la llave de emergencia.

- El personal técnico de Operaciones que ingrese por la mañana también deberá

cumplir con el horario establecido, de lo contrario anotar como incidencia.

- Cada vez que Operaciones tenga trabajos de noche y el personal técnico

necesite pasar por la oficina a llevar documentación, herramientas, etc. deberá
ser informado a Recepción con anticipación mediante de WhatsApp.
- Así como dejar el encargo en Recepción para que sea entregado de manera
oportuna. Este encargo deberá ser alojado en el Almacén de Despacho
debidamente rotulado. se está haciendo directamente entre los supervisores y
Recepción.
- En el caso que el personal operativo retorne de un viaje y se presente en las
oficinas para dejar equipos y/o herramientas en horario fuera de lo habitual:
o Se recibe y se guarda en el Almacén de Cuarentena de Logística
rotulado con el nombre del supervisor a cargo de la devolución. Anotar
en el cuaderno de incidencia para realizar seguimiento y cierre en el
siguiente turno (de la mano con Logística).
o Informar a Logística a primera hora.

Nota: Para el caso de emergencias ocurridas fuera de horario de oficina, éstas

deben ser informadas directamente por algún Supervisor Senior o Alex Ochoa a
Recepción para que brinde las facilidades del caso. Si se requiere llevar equipos,
herramientas y/o consumibles de los almacenes de Logística, esto debe contar con
la aprobación del Asistente de Almacén y/o el ||responsable de Logística para su
retiro de los almacenes. Si la premura es demasiada, tomar foto y anotar todo lo
que retire Operaciones a fin de enviar la lista de manera inmediata a Logística para
su posterior regularización.

OBS: SE RECOMIENDA MANEJAR UNA TABLET PARA MANEJAR EL CHECK

LIST EVITAR EL USO DE PAPELES Y CUADERNOS.

4.1.2 UNIDADES VEHICULARES

- Verificar que toda unidad debe estar correctamente estacionada, esto es

considerando dejar espacio para ingreso y/o salida de otros vehículos y sin
dejar espacios vacíos al fondo del sótano.

- No está permitido el estacionamiento en el jardín de la fachada de carros del

personal ni de ajenos a la empresa, salvo se trate de alguna visita de Gerencia.

- Los proveedores que vienen a dejar mercadería deberán estacionarse

correctamente, por espacios no más de 10min, sin impedir el ingreso y/o salida
de vehículos de la cochera.

- Para la carga y descarga de bultos voluminosos y/o pesados no se realizará en

la oficina principal sino en la sucursal de Canadá a fin de evitar problemas con
los operativos de la municipalidad.

- Cuando dejan estacionado los vehículos, esta prohibido dejarlos con escaleras
encima o cargamento, deben dejar descargado todo hasta el próximo día o al
momento que utilicen, en el caso de escaleras colocarlas en los andamios
determinado para su uso.

- Para el ingreso en Canadá de vehículos grandes, el solicitante deberá

coordinar con anticipación y avisar faltando 10 min a la llegada a fin de que el
Supervisor de Extintores (o a quien éste designe) espere con la puerta de la
cochera abierta.

4.1.3 VISITA DE TERCEROS

- Todo ingreso a las instalaciones deberá ser anotado en el Cuaderno de Visitas

entregando el fotocheck de visitante a cambio del DNI del mismo.

- Toda visita deberá ser acompañada desde recepción por el área con quien
tiene la reunión. En ese sentido, la estancia en el establecimiento y todos los
 eventos que esto conlleve están a cargo de la persona responsable que hizo
pasar a la visita.

- Se considera tercero también al personal cesado, por lo tanto, Talento Humano

debe informar de manera inmediata a Recepción la desvinculación de cada
colaborador.

- Las visitas de las diversas entidades deben ser reportadas inmediatamente a

los responsables de las áreas administrativas y/o al responsable de
Administración.

4.2 USO DE ÁREAS COMUNES

- No está permitido dejar cosas sueltas en el sótano ya sea mercadería de

Logística o herramientas de Operaciones.

- No está permitido hacer trabajos operativos en el sótano tales como pintura,

corte de tubos, etc.

- El cuidado de las plantas es permanente tanto para el cambio de abono como

para las correcciones de las mismas.

- Todo uso indebido de las instalaciones debe ser anotado en el Cuaderno de

Incidencias y ser reportado al usuario. Aplican mal uso de servicios higiénicos,
mayor suciedad de lo normal en alguna oficina, etc.

- Cada vez que Operaciones vaya a hacer prueba de los Sistemas Contra
Incendios, debe ser notificado de manera oportuna a todo el personal indicando
el horario en que lo realizarán para saber que no se realizará evacuación en
ese corto tiempo.

- Los extintores del edificio no pueden ser retirados por ningún motivo salvo
aprobación directa del Sr. Enrique Aliaga.

- En el local de Canadá se ha habilitado 4 áreas a disposición de las siguientes

áreas:
o Extintores. Al fondo a la izquierda.
o Logística. Al fondo al medio.
o BCI. Al fondo a la derecha.
o Donación y venta: 2do piso
Se colocarán imágenes para reemplazar el listado.

4.3 TURNOS Y RELEVO

El horario de ingreso de Recepción será de lunes a viernes a las 8:25 am, el de

salida a las 6:10 pm y los sábados de 12:40 a 17:00

El Asistente de Recepción realizará el relevo con el Conserje por lo que no podrá

retirarse sin que haya llegado su reemplazo. El relevo se llevará a cabo en un plazo
máximo de 10 minutos (se cogen 5 minutos de cada turno). Es decir, en la mañana
de 7:55 am hasta 8:05 am y en la tarde de 5:40 pm hasta 5:50 pm.

El relevo se llevará a cabo con un check list que contendrá la verificación de:
DEL AIRE

- Llave de la entrada principal del seguro superior.

- Llave de la entrada principal de la cerradura eléctrica.
- Verificación de fotochecks de visitas pendientes.
- Llave del local de Canadá
 - Control de la puerta de la cochera Del Aire
- Control de la puerta de la cochera Canadá
- Verificación de la llave de emergencia en el gabinete
- Llave de los almacenes de Logística
- Celular corporativo
- Salidas pendientes del personal (si un externo ingresó en un turno y todavía no
se va).

4.4 REUNION

- Bocaditos para visitas

- Pasajes para entrega de documentos
- Emergencias puntuales
-
Importante: Solicitar que gerencia o el encargado de Adm. avise con un día de
anticipación, para mandar a preparar bocaditos, eso sí es una reunión de gerencia
con clientes. En el caso de reunión solo gerencia, subir 6 botellas de 625ml.

4.5 ATENDER REQUERIMIENTOS DE ÚTILES DE OFICINA Y LIMPIEZA

El asistente de recepción atenderá los requerimientos de útiles de oficina y limpieza

que cada área solicite por mes. Asimismo, se encargará de las salidas del sistema
por cada entrega de ello. Por otra parte, cada requerimiento se recibirá del 22 al 24
de cada mes y se hará las entregas el segundo día del mes siguiente de 3:00 pm a
5:00pm.

Si en caso los requerimientos lleguen fuera de fecha, se recibirá, pero no se

atenderá y se considerará como solicitud para el mes siguiente.

5. FORMATOS Y ANEXOS

SOL-CON-P-01-F-10
SOL-CON-P-01-F-11

6. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
MODIFICADO
MODIFICACIÓ VERSIÓN DESCRIPCIÓN
POR
N