INSTRUCTIVO

INSTRUCTIVO DEL ÁREA DE Código: SOL-CON-I-01

RECEPCIÓN Y SSSGG Fecha Apb.: 24/09/2021
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INSTRUCTIVO – 01

ADM-001-2022

Elaborado por Revisado por: Aprobado por:

Eduardo Guerrero Chuco Enrique Aliaga Guerrero Enrique Aliaga Guerrero

Cargo: Cargo: Cargo:

Gerente de Administración y Gerente de Administración y
Responsable de Administración
Finanzas Finanzas
Firma: Firma: Firma:

REVISIÓN SIN CAMBIO

Firma y Fecha: 25/02/2022 Firma y Fecha: Firma y Fecha:

1. OBJETIVO

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CONTROLADA
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 Definir el protocolo de ingreso y salida a las instalaciones de la empresa del personal de

trabajo, unidades vehiculares y visitas de terceros.
 Definir el cronograma de limpieza.
 Definir el cronograma de mantenimiento de las instalaciones: fumigación, pintado, limpieza de
fachada, aire acondicionado, etc.

2. FUNCIONES
- Controlar salidas e ingreso a las instalaciones de personal interno y externo
- Monitorear las unidades vehiculares.
- Recibir a los visitantes
- Recepcionar documentos y derivar al área correspondiente.
- Responder las llamadas telefónicas y derivarlas a cada área (si lo amerita)
- Monitorear las cámaras de seguridad
- Organizar reuniones y hacer control de caja chica
- Mantener el control de abastecimiento por piso (papel higiénico, papel toalla, agua)
- Realizar el control de útiles de oficina
- Salidas del sistema de corporación de útiles de oficina y limpieza.
- Llevar el control de mantenimiento del edificio
- Hacer seguimiento a las actividades del personal de limpieza
- Administración de activos del edificio.

3. ALCANCE

Todas las áreas

4. INSTRUCCIONES

4.1 INGRESO Y SALIDA A LAS INSTALACIONES

4.1.1 PERSONAL DE TRABAJO

- El horario de ingreso es de lunes a sábado a las 08:30 am con una tolerancia de 10

min. Sin embargo, el personal podrá ingresar a las instalaciones a partir de las 8:15 am
empieza marcación.
- El horario de salida de lunes a viernes es a las 06:15 pm y los sábados a las 12:45 pm
con una tolerancia de 15 min finaliza marcación a las 6:30pm.

Todo aquel que su marcación no haya sido registrada se reporta con Talento
Humano

Nota: El personal que se quede en las instalaciones pasado las 6:30pm deberá contar
con aprobación previa estar debidamente capacitado para el uso de la llave de
emergencia. (Se podría hacer un formato de Declaración Jurada con espacios para
colocar nombres en el que firmen que efectivamente conocen el mecanismo de la llave
de emergencia cada vez que deseen quedarse pasado la hora) Poner en una papeleta
en el que pida permiso y reconozca que está capacitado para usar la llave de
emergencia.

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- Verificar el ingreso del personal realizando las observaciones pertinentes para luego
informar a Talento Humano:
o Uso de uniforme
o Uso de fotocheck
o Estado de salud (ebriedad, etc.).

- Todo ingreso de personal pasado la hora máxima establecida deberá ser informado al
Asistente de Planilla con copia al responsable de Talento Humano. Ya no marcarán a
partir de las 8:45am. Se quita el ingreso para responsables hasta las 9am.

- El personal técnico de Operaciones que ingrese por la mañana también deberá cumplir
con el horario establecido, de lo contrario anotar como incidencia.

- Cada vez que Operaciones tenga trabajos de noche y el personal técnico necesite
pasar por la oficina a llevar documentación, herramientas, etc. deberá ser informado a
Recepción con anticipación mediante de WhatsApp.
- Así como dejar el encargo en Recepción para que sea entregado de manera oportuna.
Este encargo deberá ser alojado en el Almacén de Despacho debidamente rotulado. se
está haciendo directamente entre los supervisores y Recepción.

- El personal de trabajo deberá declarar, al momento de ingresar, si porta algún equipo

de valor tales como laptop, cámara profesional, etc. a fin de que sea revisado lo mismo
al momento de salir. Esta revisión aplica para todos excepto Gerencia y personal de
confianza (Alex Ochoa, Madeleine Tesen, Maryori Bell, Diana Salinas’, Allison Reyes,
Claudia Morón, Máximo Sucari, Eduardo Guerrero). STAND BY

- En el caso que el personal operativo retorne de un viaje y se presente en las oficinas

para dejar equipos y/o herramientas en horario fuera de lo habitual:
o Se recibe y se guarda en el Almacén de Cuarentena de Logística rotulado con
el nombre del supervisor a cargo de la devolución. Anotar en el cuaderno de
incidencia para realizar seguimiento y cierre en el siguiente turno (de la mano
con Logística).
o Informar a Logística a primera hora.

Nota: Para el caso de emergencias ocurridas fuera de horario de oficina, éstas deben ser
informadas directamente por algún Supervisor Senior o Alex Ochoa a Recepción para que
brinde las facilidades del caso. Si se requiere llevar equipos, herramientas y/o consumibles
de los almacenes de Logística, esto debe contar con la aprobación del Asistente de
Almacén y/o el ||responsable de Logística para su retiro de los almacenes. Si la premura es
demasiada, tomar foto y anotar todo lo que retire Operaciones a fin de enviar la lista de
manera inmediata a Logística para su posterior regularización.

OBS: SE RECOMIENDA MANEJAR UNA TABLET PARA MANEJAR EL CHECK LIST

EVITAR EL USO DE PAPELES Y CUADERNOS.
Salidas pendientes del personal (si un externo ingresó en un turno y todavía no se
va).

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4.1.2 UNIDADES VEHICULARES

- Verificar que toda unidad debe estar correctamente estacionada, esto es considerando
dejar espacio para ingreso y/o salida de otros vehículos y sin dejar espacios vacíos al
fondo del sótano.

- No está permitido el estacionamiento en el jardín de la fachada de carros del personal

ni de ajenos a la empresa, salvo se trate de alguna visita de Gerencia.

- Los proveedores que vienen a dejar mercadería deberán estacionarse correctamente,

por espacios no más de 10min, sin impedir el ingreso y/o salida de vehículos de la
cochera.

- Para la carga y descarga de bultos voluminosos y/o pesados no se realizará en la

oficina principal sino en la sucursal de Canadá a fin de evitar problemas con los
operativos de la municipalidad.

- Cuando dejan estacionado los vehículos, esta prohibido dejarlos con escaleras encima
o cargamento, deben dejar descargado todo hasta el próximo día o al momento que
utilicen, en el caso de escaleras colocarlas en los andamios determinado para su uso.

- Para el ingreso en Canadá de vehículos grandes, el solicitante deberá coordinar con

anticipación y avisar faltando 10 min a la llegada a fin de que el Supervisor de
Extintores (o a quien éste designe) espere con la puerta de la cochera abierta.

4.1.3 VISITA DE TERCEROS

- Todo ingreso a las instalaciones deberá ser anotado en el Cuaderno de Visitas

entregando el fotocheck de visitante a cambio del DNI del mismo.
- Toda visita deberá ser acompañada desde recepción por el área con quien tiene la
reunión. En ese sentido, la estancia en el establecimiento y todos los eventos que esto
conlleve están a cargo de la persona responsable que hizo pasar a la visita.

- Se considera tercero también al personal cesado, por lo tanto, Talento Humano debe
informar de manera inmediata a Recepción la desvinculación de cada colaborador.

- Las visitas de las diversas entidades deben ser reportadas inmediatamente a los
responsables de las áreas administrativas y/o al responsable de Administración.

4.2 USO DE ÁREAS COMUNES

- No está permitido dejar cosas sueltas en el sótano ya sea mercadería de Logística o

herramientas de Operaciones.

- No está permitido hacer trabajos operativos en el sótano tales como pintura, corte de
tubos, etc.

- El cuidado de las plantas es permanente tanto para el cambio de abono como para las
correcciones de las mismas. servicios generales

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- Todo uso indebido de las instalaciones debe ser anotado en el Cuaderno de

Incidencias y ser reportado al usuario. Aplican mal uso de servicios higiénicos, mayor
suciedad de lo normal en alguna oficina, etc. Limpieza y conser

- Cada vez que Operaciones vaya a hacer prueba de los Sistemas Contra Incendios,
debe ser notificado de manera oportuna a todo el personal indicando el horario en que
lo realizarán para saber que no se realizará evacuación en ese corto tiempo servicios
generales

- Los extintores del edificio no pueden ser retirados por ningún motivo salvo aprobación
directa del Sr. Enrique Aliaga. servicios generales

- En el local de Canadá se ha habilitado 4 áreas a disposición de las siguientes áreas:

o Extintores. Al fondo a la izquierda.
o Logística. Al fondo al medio.
o BCI. Al fondo a la derecha.
o Donación y venta: 2do piso
Se colocarán imágenes para reemplazar el listado. servicios genrales

4.3 LIMPIEZA

Se realizo un cronograma para la persona encargada se hacer la limpieza, de igual manera

para el conserje turno noche. Se trabajará de acuerdo a ese cronograma en conjunto;
Recepción, conserje y servicio de limpieza.

- Servicio de limpieza funciones: se detalla funciones a realizar personal de limpieza

del 2do piso al 5to piso. Imagen n° 03

o Mover muebles para barrer polvo.

o Pasar trapo a las puertas de vidrio y mueble de las oficinas.
o Barrer y trapear pisos.
o Limpiar el ascensor por fuera y por dentro.
o Sacar, sacudir polvo muebles / dinteles.
o Pasar trapo a las puertas de vidrio y mueble de las oficinas.
o Limpieza total de los baños / informar si hay papel o no / colocar jabón líquido (si es
necesario).
o Limpiar gabinetes CI, parantes y extintores.
o Sacar, sacudir polvo muebles / dinteles.
o Informar si ocurrido algo fuera de lo normal en las instalaciones.
o Informar que artículos de limpieza necesita para su uso.

- Conserje funciones: se detalla funciones a realizar del conserje turno noche y

domingo turno día. Imagen n° 04
o Limpieza y recojo de basura de los tachos.
o Verificar que las luces y aparatos electrónicos estén apagados.
o Realizar el bloqueo de la cochera / noche.
o Barrer y regar el grass de afuera en la mañana.
o Trapear piso de recepción
o Sacudir sillas recepción.

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o Limpiar dispensador alcohol.

o Barrer, trapear escalera y pasadizo.
o Barrer piso recepción.
o Trapear piso (mañanas).
o Colocar jabón liquido en los baños según falte.
o Caldear todo el sótano.
o Trapear todas las escaleras de emergencia.
o Lavar todos los felpudos del edificio (fin de semana).
o Regar todas las plantas / cada 15 días.
o Limpiar las hojas de todas las plantas.
o Barrer.
o Limpiar poza lavadero de comedor.
o Trapear piso.
o Limpiar todos los muebles, mesa, refrigeradora, microondas.
o Limpieza profunda, trapear, limpiar poza y mayólicas (baño).
o Barrer y trapear todo el piso
o Barrer, limpiar y ordenar almacén de limpieza

- Local de Canadá:
o Barrer todo el patio.
o Barrer pasadizos.
o Barrer y trapear oficina de extintores.
o Limpieza total.
o Limpieza total (piso, mesas, muebles).
o Limpieza total.
o Limpieza total.
o Barrer todas las escaleras.
o Limpiar toda azotea, poza lavandería.
o Recolectar toda la basura en un solo lugar.
o Informar en que baños falta papel higiénico / jabón.
o Reportar si hubiera incidencias en sus áreas.
- Nota: todos deben informar si ven alguna incidencia en el área que les toca trabajar.

4.4 REVISIÓN DE EQUIPOS ELÉCTRICOS

- El conserje del turno noche deberá verificar que todos los equipos electrónicos se
encuentren apagados:
o Computadoras
o Impresoras
o Microondas
o Aire acondicionado
o Ventilador
o Dispensador de agua
o Luz

- En el caso que se encuentren equipos prendidos, el conserje deberá tomar foto como
evidencia y reportarlo a Recepción para que lo agregue en el informe semanal.

-
4.5 CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO

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El Asistente de Recepción deberá llevar un control de la ejecución y documentación de los

mantenimientos preventivos y correctivos de todo el edificio, lo cual involucra:
o Detección y Alarma CI
o Bomba y Red CI
o Extintores
o Aire Acondicionado
o Ascensor
o Pintado del edificio
o Frontis de vidrio
o Tanques de agua
o Alumbrado general
o Luces de Emergencia
o Pozo a tierra
o Estacionamiento
o Jardinería (incluyen las plantas de cada piso)

4.6 ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS DEL EDIFICIO

El Asistente de Recepción deberá llevar un control para la administración de los activos del
edificio tales como:
o Sillas ergonómicas y genéricas.
o Mesas de uso personal
o Mesas de uso compartido
o Proyector
o Mamparas
o Microondas
o Refrigeradora
o Lavadora

4.7 TURNOS Y RELEVO

El horario de ingreso de Recepción será de lunes a viernes a las 8:00 am, el de salida a las
5:45pm y los sábados de 12:30 a 5:45

El Asistente de Recepción realizará el relevo con el Conserje por lo que no podrá retirarse
sin que haya llegado su reemplazo. El relevo se llevará a cabo en un plazo máximo de 10
minutos (se cogen 5 minutos de cada turno). Es decir, en la mañana de 7:55 am hasta 8:05
am y en la tarde de 5:40 pm hasta 5:50 pm.

El relevo se llevará a cabo con un check list que contendrá la verificación de:
DEL AIRE

- Llave de la entrada principal del seguro superior.

- Llave de la entrada principal de la cerradura eléctrica.
- Control de la puerta de la cochera
- Verificación de la llave de emergencia en el gabinete (entregar llave del gabinete a
Enrique, lo guardará en su cajón llave de la puerta salida principal emergencia=
- Celular corporativo
- Verificación de fotochecks de visitas pendientes.
- Llave del local de Canadá

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- Control de la puerta de la cochera Del Aire

- Control de la puerta de la cochera Canadá
- Verificación de la llave de emergencia en el gabinete
- Llave de los almacenes de Logística
- Celular corporativo
- Salidas pendientes del personal (si un externo ingresó en un turno y todavía no se va).

4.8 CONTROL DE CAJA CHICA

El asistente de recepción llevará un control de caja chica con el fin de cubrir gastos
menores, el cual los rendirá cada mes:

- Bocaditos para visitas

- Pasajes para entrega de documentos
- Emergencias puntuales
-
Importante: Solicitar que gerencia o el encargado de Adm. avise con un día de
anticipación, para mandar a preparar bocaditos, eso sí es una reunión de gerencia con
clientes. En el caso de reunión solo gerencia, subir 6 botellas de 625ml.

4.9 CONTROL DE ABASTECIMIENTO POR PISO

El asistente de recepción trabajará junto con el personal de limpieza para coordinar el

abastecimiento por piso, cabe mencionar, que por piso hay una cantidad específica por
mes para la entrega de ello:
- Papel higiénico y papel toalla:
Según el cuadro de “abastecimiento por piso” (imagen 02) se verificará las fechas para
entrega de papel higiénico. En el caso de que el papel se cabe antes del tiempo
estimado informar al encargado de Adm. para tomar cartas en el asunto, para hacer un
llamado al uso responsable de los recursos de limpieza.

- Bidón de agua: Según el cuadro de “abastecimiento por piso” (imagen 02) se

verificará las fechas para entrega de bidón de agua por 20Lt.
o Por piso esta asignada cantidad de reposición de bidones de agua, eso según la
necesidad de cada piso.
o Los bidones de agua son recargables, por ello si se acaba su bidón de agua es
de suma urgencia bajarlo y entregar a recepción para colocar en almacén de
SSGG.
o La Asistente de Recepción & SSSGG se encargará de hacer la reposición de
bidón de agua.
o Se necesita tener los bidones para vacíos, cuando el proveedor llega se lleva
los bidones vacíos y entrega los llenos.
o Si por algún motivo extra el proveedor se tardó en traer los bidones de agua, en
cuanto llega, se les avisara para que suban su bidón de agua.
o Si ya se les comunico que bajen a llevar su bidón y no lo hacen, está fuera de
mis posibilidades subirlo.
o Cada piso este encargado de subir sus bidones de agua.

- Jabón líquido: En el caso de abastecimiento de jabón líquido, se compra por galón de

4Lt. Se espera que el dispensador o el recipiente de jabón liquido este medio vacío

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Para reponerlo, con el galón una vez terminado el mismo se da salida en el

sistema Aplica en todos los pisos.

4.10 ATENDER REQUERIMIENTOS DE ÚTILES DE OFICINA Y LIMPIEZA

El asistente de recepción atenderá los requerimientos de útiles de oficina y limpieza que

cada área solicite por mes. Asimismo, se encargará de las salidas del sistema por cada
entrega de ello. Por otra parte, cada requerimiento se recibirá del 22 al 24 de cada mes y
se hará las entregas el segundo día del mes siguiente de 3:00 pm a 5:00pm.

Si en caso los requerimientos lleguen fuera de fecha, se recibirá, pero no se atenderá y se

considerará como solicitud para el mes siguiente.

5. FORMATOS Y ANEXOS

SOL-CON-P-01-F-10
SOL-CON-P-01-F-11

6. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓ MODIFICADO
MODIFICACIÓ DESCRIPCIÓN
N POR
N
17/09/22

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Imagen N° 02

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