PROTOCOLO ANTE EMERGENCIAS NOCTURNAS EN PLANTA CLIENTE

Acciones previas:
Se debe tener en cuenta que una situación de emergencia es una situación anómala y no
constante, aun así, se necesita tener el protocolo de pasos a seguir bien definido por
tratarse de una operación especial.
Por lo tanto, se necesita tener con anticipación todos los documentos listos o avanzados
(en la medida de lo posible), dentro de estos se puede tener a medio rellenar tanto el
análisis de trabajo seguro (ATS) como la hoja de ingreso, asimismo las guías de
materiales y SCTR; todo este material debe estar en un folder y debe ser renovado luego
de su uso.
Dentro del folder se debe tener los siguientes documentos:

 SCTR
 Análisis de trabajo seguro ATS (con las actividades rellenadas).
 Guía de materiales.
 Hoja de ingreso.
Asimismo, se debe de contar con un presupuesto especial para casos de emergencia, el
cual debe ser repuesto una vez utilizado.

1. Contacto inicial con externos.

La primera respuesta ante una emergencia queda en responsabilidad de Juan
Zambrano Sánchez o Lisbeth Sotero Alaba, ellos determinarán la viabilidad de
solución ante una emergencia.
Se debe verificar el stock y capacidad operativa para la solución de dicha
emergencia, luego contactar con la persona a cargo del personal operativo para que
inicie el contacto interno.
La primera respuesta es importante pues es la base para la operación, dicha respuesta
tendrá que ser clara y precisa en cuanto a la decisión de atender o no la emergencia
suscitada (salvo casos en los que aplique la garantía, los cuales son de atención
obligatoria).
En esta nunca se debe otorgar tiempos estimados, primero se debe hacer las
coordinaciones internas del caso, transmitir al cliente que se están realizando las
coordinaciones y luego de estas volver a contactarlo y darle tiempos estimados con una
tolerancia mayor a una hora por temas ajenos a la empresa.

2. Contacto interno.
El contacto interno debe iniciarse con Eduardo Vergaray o Juan Zambrano (según
cronograma), este debe contactar con el personal designado para esa fecha como
disponible para atención a emergencias, se debe coordinar si se les va a recoger o en
caso particular el pedido de taxi; asimismo la elección del chofer designado para la
operación.
Dentro de este contacto interno se debe dejar indicado vía escrita tanto el código como
las medidas de la banda a instalar, asimismo el área y la maquina a la que se va a hacer
la instalación.
Una vez confirmado el equipo y el stock disponible dar respuesta al cliente sobre tiempos
de respuesta, asimismo iniciar las labores de cotización de parte del equipo
administrativo.

3. Inicio de operaciones.

a. Inicio de labor operativa

Una vez definido el equipo y dada las instrucciones de corte vía escrita, se debe tener en
cuenta lo siguiente:

 Es indispensable que la llegada de la persona que va a realizar el corte de la

banda sea tomada como prioridad para su recojo, junto a una persona de apoyo
para la labor de corte.

 El resto de personal operativo que va a realizar la instalación irá llegando en el

transcurso del corte.

 Se debe habilitar la unidad a utilizar y elegir la ruta más corta y rápida.

 Contactar con la persona a cargo en la planta para la gestión de permisos de

ingreso y del área de seguridad de la empresa. (supervisor a cargo).

 El personal que no está involucrado en el corte deberá cargar los materiales

necesarios para la instalación en la unidad designada, esto debe realizarse con
una lista de verificación obligatoriamente.

b. Inicio de labor administrativa

Cuando se confirma la atención de la emergencia, la parte administrativa debe de tener
en cuenta lo siguiente:

 Elaborar la cotización.
 Elaborar la nota de salida.
 Elaborar la guía de remisión o posible factura, o según sea el caso gestionar vía
correos la generación de la orden de compra.
 4. Llegada a planta e inicio de instalación.
Una vez terminado el proceso de corte y la verificación de la carga de todos los materiales
a la unidad se debe tener en cuenta lo siguiente:

 Al salir del taller, la persona a cargo debe contactarse nuevamente con el

ingeniero a cargo en la empresa para reconfirmar los permisos de entrada.
 10 minutos antes de llegar a la empresa se debe dar aviso al ingeniero para
agilizar la entrada del personal.
 Al pasar todos los controles de ingreso, tanto del departamento de seguridad como
del departamento de SSOMA, proceder a dirigirse al área indicada.
 Pedir asistencia del personal de mantenimiento para las labores de conexión
eléctrica y verificación del paso de la banda.
 Proceder a instalación con el visto bueno de la persona encargada.

5. Conclusión del trabajo.

Al finalizar el trabajo se debe realizar las siguientes acciones:

 Una vez terminado el proceso de instalación, contactar con la persona encargada

y pedir la revisión y verificación del alineado de la banda.
 Solicitar el visto bueno y firmas en los documentos correspondientes.
 Retirarse y coordinar el traslado del personal a sus domicilios, previa descarga de
materiales en el taller.