ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE AP01-

AA1-EV01. IDENTIFICACIÓ N DE LA
30-7-2021 NECESIDAD DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓ N
Ficha de caracterización:
2348680

SANTIAGO CABRERA GUZMAN

SENA
 TABLA DE CONTENIDO

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE AP01-AA1-EV01.

IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

DESCRIPCIÓN DE LA EVIDENCIA .......................................................................................................

1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................
Identificar el ámbito empresarial .............................................................................................................
Diseñar instrumentos ................................................................................................................................
Misión .........................................................................................................................................................
Visión ..........................................................................................................................................................

2. PRESENTACIÓN POR PARTE DE ENTREVISTADOR ..................................................................

Objetivo de entrevista ...............................................................................................................................
Link del video .............................................................................................................................................

3. IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD O SITUACIÓN DEL PROBLEMA ...................................

Por qué se requiere el software identificación de la necesidad ..........................................................

4. PLANTEAR UNA SOLUCIÓN DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SISTEMA DE

INFORMACIÓN .........................................................................................................................................

Objetivo general ........................................................................................................................................

Unidad para la Promoción de la Democracia ........................................................................................
Alcance del proyecto ................................................................................................................................

5. CUESTIONARIO AL PERSONAL DE LA EMPRESA ......................................................................

Encuesta ....................................................................................................................................................

6. VALIDACIÓN DE LA IDEA DE SOLUCIÓN .......................................................................................

Validación ..................................................................................................................................................

7. AJUSTE DE LA IDEA ..................................................................................................................

Ajuste ..........................................................................................................................................................
 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE AP01-AA1-EV01.
IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

DESCRIPCIÓN DE LA EVIDENCIA

Una vez el instructor virtual ha indicado establecer la necesidad en una empresa u

organización para el desarrollo del sistema en desarrollo, se deben aplicar las siguientes
técnicas de recolección de datos para obtener la necesidad de la empresa u organización.

Elabore tres entrevistas con las personas encargadas de la empresa donde a través de
ese diálogo se obtenga la necesidad y priorizar. Se debe tener en cuenta el espacio,
tiempo, y calidad de las preguntas a realizar siendo el objetivo principal IDENTIFICAR el
problema o necesidad.

Posteriormente elaborar un cuestionario (Encuesta) sobre el problema identificado y una

propuesta de solución donde se profundice en el conocimiento del problema y cómo a
través de una herramienta de software se puede solucionar. Debe aplicar técnicas de
muestreo de la población en este caso la empresa seleccionando una población del
personal implicado en el problema.

INTRODUCCION

Los sistemas de información se han convertido al pasar del tiempo en un elemento casi
que fundamental para un área funcional de cualquier tipo de empresas, tanto que en la
actualidad cualquier organización se ha concientizado de la importancia del manejo de las
tecnologías de información como una herramienta importante, que brinda la posibilidad de
obtener grandes ventajas e incrementar la capacidad de organización de la empresa.
Pero para esto es importante implementar un sistema que sea eficaz y que a su vez
ofrezca diferentes posibilidades, permitiendo acceder a los datos que sean relevantes de
manera frecuente y oportuna.

1
 IDENTIFICAR EL ÁMBITO EMPRESARIAL

El proyecto propuesto se basa en el desarrollo de un Software el cual tiene como objetivo

gestionar el proceso de compensación de la compañía y también determinada parte de
gestión documental de la empresa TECNOFILE SAS, para garantizar el cumplimiento de
las obligaciones laborales contando con un Software integral y flexible que se adapte a las
expectativas de la empresa.

DISEÑAR INSTRUMENTOS

La empresa TECNOFILE SAS es una empresa dedicada al sector de la Digitalización de

Documentos de Archivo y Correspondencia, Diseño y Aplicación de Flujos Documentales,
Organización de Mesas de Correspondencia, Expurgo y Eliminación Documental,
Inventarios documentales, Implementación de Software de Gestión Documental
SICORAC, Administración de Bodegas de archivo, Capacitación en Técnicas de Archivo,
Procesos de Organización Documental, Formulación e Implementación de Tablas de
Retención, Diagnóstico de Fondos Documentales, consolidándose como una de las
mejores instituciones prestadoras de servicio de la región, quienes claramente vieron la
necesidad de incrementar su productividad y eficiencia para así crecer, hacerla más sólida
y lograr los objetivos a corto y largo plazo.

 MISIÓN

Es una empresa Colombiana de servicios cuya misión es la de rescatar, consolidar y

potencializar el archivo documental, que se constituye en la memoria de las instituciones y
empresas, documentos que registran los hechos y acontecimientos que marcan la gestión
de las organizaciones.

 VISIÓN

Nuestro objetivo es la prestación de todo el servicios de correspondencia y archivo a nivel

nacional para el año 2025, servicios que servirán de apoyo a la administración de
empresas públicas y privadas en la gestión diaria para la administración y control de los
documentos propios de su gestión en muchas compañías a nivel nacional. Así mismo
aportaremos para ese mismo año una experiencia en la solución de los problemas
causados por la acumulación indiscriminada de documentos.
 PRESENTACIÓN POR PARTE DEL ENTREVISTADOR

OBJETIVO DE LA ENTREVISTA:
El objetivo de esta entrevista es diagnosticar mediante la recolección y análisis de información el
estado actual de la empresa. La selección de esta técnica de recolección de datos interactivo me
permite como analista adentrarme en los procesos de la empresa para la obtención de la
información del análisis realizado.

Toda la información obtenida a través de esta entrevista será estrictamente para fines académicos.

Lista de preguntas para la entrevista:

1. Cual es nombré de la compañía?

Repuesta: TECNOFILE SAS

2. ¿Qué servicios presta la empresa y cuáles son sus principales funciones?

Repuesta:
Es una empresa dedicada al sector de la Digitalización de Documentos de Archivo y
Correspondencia, Diseño y Aplicación de Flujos Documentales, Organización de Mesas de
Correspondencia, Expurgo y Eliminación Documental, Inventarios documentales,
Implementación de Software de Gestión Documental SICORAC, Administración de
Bodegas de archivo

3. ¿Cuál es la visión de la empresa?

Repuesta:

MISIÓN

Es una empresa Colombiana de servicios cuya misión es la de rescatar, consolidar y

potencializar el archivo documental, que se constituye en la memoria de las instituciones y
empresas, documentos que registran los hechos y acontecimientos que marcan la gestión
de las organizaciones.
 4. ¿Cuál es su misión?
Repuesta:

VISIÓN

Nuestro objetivo es la prestación de todo el servicios de correspondencia y archivo a nivel

nacional para el año 2025, servicios que servirán de apoyo a la administración de
empresas públicas y privadas en la gestión diaria para la administración y control de los
documentos propios de su gestión en muchas compañías a nivel nacional. Así mismo
aportaremos para ese mismo año una experiencia en la solución de los problemas
causados por la acumulación indiscriminada de documentos.

5. ¿Cuántos trabajadores tiene la empresa?

Repuesta:
Cuenta actualmente con 50 empleados

6. ¿Cuentan actualmente su empresa con un software o sistema de información que abarque

todos los requerimientos organizacionales?

 Si la respuesta es sí, exponga la experiencia con el software y así ver en qué se puede
ayudar a mejorar
 Si la respuesta es no, ¿le gustaría tener un software empresarial?

Cuestionario
¿Cuál es su cargo?
Repuesta: Gerente

2. Actualmente posee equipos e infraestructura necesaria para implementar un software que

gestiona el proceso de compensación de la empresa

Si
No X

3. Cree necesario un software que gestiona el proceso de compensación de la empresa

Si X
No
¿Por qué?

 Para obtener en cualquier momento y al menor tiempo posible cualquier tipo de

certificación o documentación de nuestra compañía.

 Para hacer un mejor seguimiento de todas las notificaciones de registro y control de

todo tipo de novedades del personal de trabajo de nuestra compañía y obtener con
mayor facilidad.

4. ¿Cuáles son las razones por la cual quiere resolver este problema?
Repuesta:

Para disminuir costos generados por las fotocopias además de contribuir con el medio
ambiente.

5. ¿su empresa cuenta con algún sistema informático?

Si ya tengo un sistema
No, deseo tener un sistema
X Si tengo un sistema pero no funciona EL 100 % estable y no es tan eficiente

6. Si ya cuenta con un sistema. ¿Cuáles son las deficiencias que usted encuentra actualmente
en su sistema?

x Esta obsoleto, deseo un sistema nuevo

Quiero agregar mas reportes, pero no ubico al programador
El sistema nunca funciono, deseo un sistema que funcione
No tengo sistema deseo adquirir uno

7. ¿Cuáles son sus mayores preocupaciones que tiene usted acerca de su sistema de gestión
documental?

No se en tiempo real donde se encuentra mi correspondencia

x Estoy teniendo una mayor demanda y ya no doy abasto
Tengo varias sucursales necesito un negocio multiempresa

8. ¿Qué impacto desea que tenga el software de gestiona de proceso de compensación de la

empresa?

x Quiero que controle el flujo de correspondencia de toda mi empresa

Por el momento solo quiero sistematizar una parte
Solo deseo controlar archivo por el momento

9. ¿Cuál es el área de su empresa que desea sistematizar?

x Todo deseo que el sistema controle toda mi empresa

Solo archivo

LINK DEL VIDEO de la entrevista que está en los servidores de la página YouTube
https://www.youtube.com/watch?v=oJtHGD4VBvo&feature=youtu.be
 IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD O SITUACIÓN PROBLEMA

POR QUÉ SE REQUIERE EL SOFTWARE IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD:

1. Para disminuir costos generados por las fotocopias además de contribuir con el medio
ambiente.

2. Para tener un mejor control de toda la optimización en procesos de gestión en el área

de gestión humana ya que la actual no es muy eficiente en la empresa.

3. Para hacer un mejor seguimiento de todas las notificaciones de registro y control de

todo tipo de novedades del personal de trabajo de nuestra compañía y obtener con
mayor facilidad.

4. Para obtener en cualquier momento y al menor tiempo posible cualquier tipo de

certificación o documentación de nuestra compañía.

La compañía TECNOFILE SAS, realiza su gestión documental en forma manual,

almacenando sus archivos en carpetas físicas y sin definir un estándar óptimo de los
tiempos de respuestas a los usuarios según el tipo de documento o trámite que se realice.
Es por esto, que los estudiantes de la tecnología ADSI del SENA, dentro de su programa
académico y la temática implementaran este proyecto e implementar un sistema web
para esta compañía.

PLANTEAR UNA SOLUCIÓN DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

El proyecto propuesto se basa en el desarrollo de un Software el cual tiene como objetivo

gestionar el proceso de compensación de la empresa y también determinada parte de
gestión documental de la empresa TECNOFILE SAS, para garantizar el cumplimiento de
las obligaciones laborales contando con un Software integral y flexible que se adapte a las
expectativas de la empresa.

OBJETIVO GENERAL:
Diseñar e implementar un Software web para la empresa TECNOFILE SAS con el fin de
optimizar los procesos gestión de la empresa.
 ALCANCE DEL PROYECTO
 GESTION DE NOMINA:
Soporta todo lo relacionado con las liquidaciones y pagos de nómina.

 GESTION HOJAS DE VIDA:

Se encargará de tener un informe detallado de la hoja de vida de cada empleado.

 AUTOCONSULTAS:

 Permitirá modificar datos personales y hacer configuraciones.

 Control y gestión de novedades de personal

 Procesar novedades de personal nuevo y retirado

 Generación de los archivos de pago a trabajadores

 Entrega periódica de informes establecidos por el cliente, como: certificaciones

laborales, comprobantes de nómina para trabajadores, histórico de vacaciones,
préstamos a empleados

 Generar registros de citas médicas o permisos que el empleado requiera.

CUESTIONARIO AL PERSONAL DE LA EMPRESA

La empresa cuenta con una planta de personal de 50 personas en diferentes áreas se ha

tomado una muestra compuesta por todos los empleados de la compañía
ENCUESTA:

Gráfico Media aritmética de satisfacción.

Por favor, valore su nivel de satisfaccion con los siguientes
aspectos:
1= Insatisfecho 2=Neutral 3=Satisfecho

3
2,5
2
1,5
1
0,5
0

Aspectos

Salario

Tabla Salario.
Salari Respuesta Porcentaje
o
Insatisfecho 12 50%
Neutral 11 45,83%
1 4,17%

Gráfico Porcentaje satisfacción con el salario.

 Flexibilidad de horario

Tabla Flexibilidad de horario.

Flexibilidad de horario Respuesta Porcentaje
Insatisfecho 3 12,50%
Neutral 8 33,33%
13 54,17%

Gráfico Porcentaje de satisfacción flexibilidad de horario.

Oportunidad de ascenso

Tabla Oportunidad de ascenso.

Oportunidad de ascenso Respuesta Porcentaje
Insatisfecho 4 16,67%
Neutral 13 54,17%
7 29,17%

Gráfico Porcentaje de satisfacción con las oportunidades de ascenso.

 Oportunidad de crecimiento profesional

Tabla Oportunidad de crecimiento profesional

Oportunidad de Respuesta Porcentaje
crecimiento
profesional
Insatisfecho 7 29,17%
Neutral 8 33,33%
9 37,50%

Gráfico Porcentaje de satisfacción respecto a la oportunidad de crecimiento

profesional

Beneficios sociales

Tabla Beneficios sociales

Beneficios sociales Respuesta Porcentaje
Insatisfecho 7 29,17%
Neutral 9 37,50%
8 33,33%

Gráfico Porcentaje de satisfacción respecto a los beneficios sociales.

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 Incentivos

Tabla Incentivos
Incentivos Respuesta Porcentaje
Insatisfecho 16 66,67%
Neutral 3 12,50%
Satisfecho 5 20,83%

Gráfico Porcentaje de satisfacción de Incentivos

Puntualidad en el pago del salario

Tabla Puntualidad en el pago del salario

Puntualidad en el pago del
Porcentaje
salario
Respuesta
Insatisfecho 15 62,50%
Neutral 3 12,50%
6 25%

Gráfico Porcentaje de satisfacción respecto a la Puntualidad en el pago del

salario
 Relación entre los trabajos que desempeña y sus capacidades

Tabla Relación entre los trabajos que desempeña y sus capacidades

Relación entre los
trabajos que desempeña Respuesta Porcentaje
y sus capacidades
Insatisfech 2 8,33%
o Neutral 9 37,50%
Satisfecho 13 54,17%

Gráfico Porcentaje de satisfacción respecto a la relación entre los trabajos que

desempeña y sus capacidades

Relación entre su sueldo y esfuerzo (trabajo)

Tabla Relación entre su sueldo y esfuerzo (Trabajo)

Relación entre su sueldo y esfuerzo (Trabajo)
Respuesta Porcentaje

Insatisfecho 11 45,83%
Neutral 7 29,17%
Satisfecho 6 25%
Gráfico Porcentaje de satisfacción respecto a la relación entre su sueldo y
esfuerzo (Trabajo)

Seguridad en el trabajo

Tabla Seguridad en el trabajo

Seguridad en el trabajo Respuesta Porcentaje
Insatisfecho 3 12,50%
Neutral 5 20,83%
Satisfech 16 66,67%
o

Gráfico Seguridad en el trabajo

 Carga de trabajo

Tabla Carga de trabajo

Carga de trabajo Respuesta Porcentaje
Insatisfecho 0 0%
Neutral 12 50%
12 50%

Gráfico 14. Porcentaje de satisfacción con la carga de trabajo

Interpretacion:

Se identifican claramente en las tablas de resultados y los gráficos por factor presentados en
esta pregunta elementos críticos de insatisfacción laboral, se interpreta de los resultados un
nivel muy bajo de satisfacción respecto a factores como el salario, los incentivos laborales,
la puntualidad en el pago y la relación entre sueldo y esfuerzo, de manera muy clara
respecto al total de la muestra tan solo el 4,17% de los empleados están satisfechos con su
salario, lo que representa un solo empleado de la muestra.
PREGUNTA

Tabla Oportunidades de recreación con su familia

5 - ¿La empresa le brinda oportunidades para dedicarle tiempo a los programas
de
recreación con su familia?
No = Nunca brinda oportunidades Poco =
Sólo brinda algunas oportunidades Si =
Brinda oportunidades
Respuestas total Porcentaje
Si 12 50%
Poco 9 37,50%
No 3 12,50%
Total 24

Gráfico Porcentaje de oportunidades que brinda la empresa para

los programas de recreación a sus empleados.
Se evidencia que el 50% de los colaboradores consideran que la empresa les brinda el
espacio en tiempo laboral para la participación en los programas de recreación con sus
familias, como es el caso de: Celebración día del niño, la jornada de la salud y demás
actividades que se coordinan con el proceso de Bienestar Social y con el apoyo de las cajas
de compensación, la ARL y las EPS, lo que representa una buena tendencia en cuanto a la
integración familiar y la preocupación de la directivas por la familia de los trabajadores; sin
embargo no es un resultado satisfactorio en cuanto la otra mitad de los empleados un
37% por una parte expresa que la organización solo brinda algunas oportunidades y el
12,50% restante opina que realmente estas oportunidades la empresa no las brinda en
ningún momento, hace falta mayor inclusión de los grupos familiares en la obtención de los
beneficios dados por la empresa.

PREGUNTA

Tabla Seguridad y estabilidad en su empleo.

6 - ¿Se siente seguro y estable con su
empleo?
Respuestas total Porcentaje
Si 12 50%
No 12 50%
Total 24

Gráfico Porcentaje de percepción de seguridad y estabilidad en su empleo.

PREGUNTA

Tabla Satisfacción respecto a las instalaciones de su oficina

7 - Considera satisfactoria las instalaciones de su oficina, Cuál es su opinión sobre los siguientes
Deficiente Regular Buena Muy buena Respuestas
Iluminación 0% (0) 12,5% (3) 41,67% 45,83% (11) 2
(10) 4
Espacio físico 0% (0) 12,5% (3) 45,83% 41,67% (10) 2
(11) 4
Ergonomía 0% (0) 12,5% (3) 45,83% 41,67% (10) 2
(11) 4
Temperatura 4,17% (1) 12,5% (3) 41,67% 41,67% (10) 2
(10) 4
Ruido 0% (0) 12,5% (3) 41,67% 45,83% (11) 2
(10) 4
Ventilación 4,17% (1) 20,83% 37,5% (9) 37,5% (9) 2
(5) 4
Respuestas totales 2
4

PREGUNTA

Tabla Nivel de satisfacción con su posición y jerarquía.

8 - A continuación valore su nivel de satisfacción con su posición y jerarquía en

el trabajo
1= Insatisfecho
2= Neutral
Media
1 2 3
Aritméti
ca
Comunicación con mi jefe/supervisor 16,67% 29,17% 54,17% 2,38
(4) (7) (13)
Retroalimentación oportuna sobre su desempeño 25% (6) 45,83% 29,17% 2,04
(11) (7)
Los conocimientos y aptitudes de mi jefe/supervisor 8,33% (2) 41,67% 50% (12) 2,42
(10)
Participación en la toma de decisiones sobre asuntos relacionados 16,67% 50% (12) 33,33% 2,17
(4) (8)
Reconocimiento recibido por su desempeño laboral 45,83% 33,33% 20,83% 1,75
(11) (8) (5)
Trato justo en mi trabajo 12,5% (3) 41,67% 45,83% 2,33
(10) (11)
To 24
tal
17
 Gráfico Satisfacción con su posición y jerarquía en el trabajo.

Satisfacción con su posición y jerarquía

en el trabajo
Trato justo en mi trabajo Reconocimiento recibido por su desempeño laboral Participación en la toma de decisiones sobre asuntos … Los cono
Retroalimentación oportuna sobre su desempeño

0 0,5 1 1,5
3

Media
aritmética

VALIDACIÓN DE LA IDEA DE SOLUCIÓN

Esta encuesta se aplicó a 50 empleados de la compañía, TECNOFILE SAS donde se logró

recolectar información sobre la valoración de la posibilidad de desarrollo de un Software el cual
tiene como objetivo, gestionar el proceso de compensación de la empresa y también
determinadas parte de gestión documental de la empresa, Este Software podrá ser usada en el
computadores de escritorio y portátiles con la arquitectura del sistema operativo Windows 7,
8,10.

El señor gerente y los empleados TECNOFILE SAS de la compañía que realizaron los
encuestados confirman que con el uso de software informático se realizaría una optimización de
manera impresionante en la empresa por parte de todos los procesos de gestión de
compensación y gestión documental de la compañía.

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 AJUSTES DE LA IDEA

Dado los resultados obtenidos se pudo evidenciar que la implementación de una Software para
mitigar los problemas en los procesos de gestión de compensación y gestión documental de la
compañía, TECNOFILE SAS es una buena implementación ya que contribuirá en disminuir
costos generados por las fotocopias además de contribuir con el medio ambiente, además
servirá Para tener un mejor control de toda la optimización en procesos de gestión en el área de
gestión humana ya que la actual no es muy eficiente en la empresa, también contribuirá para
realizar un mejor seguimiento de todas las notificaciones de registro y control de todo tipo de
novedades del personal de trabajo de nuestra compañía y obtener con mayor facilidad.

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