PR-APR-07

PROCEDIMIENTO DE DESPACHO
Rev.: 00/ 03-10-2017
Área de Trabajo: APR
Fecha de elaboración:
Preparado por: Revisado por: Aprobado por:
03 de Octubre 2017
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1. OBJETIVO

Este documento establece las actividades para el despacho de piezas, equipos, bultos de
un proyecto en Maestranza PyP.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica cada vez que se despacha alguna pieza o proyecto fabricado
por Maestranza PyP. Servicios la persona designada para despacho será el responsable
de ejecutar este procedimiento.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

- Guía de despacho: Documento legal de emisión obligatoria cuando se hubiera optado por
postergar el otorgamiento de la factura y cuando se trasladan bienes que constituyan venta
o solo traslado. Existen 4 duplicados de guía identificado por colores :

1. Copia Original cliente: Tal como lo indica es para cliente color blanco.
2.Duplicado: Servicio de Impuestos Internos queda en maestranza (Color rosada)
3. Triplicado: Control tributario color blanco, para cliente.
4. Cuadruplicado: Cobro Ejecutivo-cedible con su factura, copia maestranza.

- Packing List: Es un Registro que proporciona un listado sobre la forma de embalajes de

las mercancías con cantidades, descripción de elementos, pesos, volúmenes, cantidad de
bultos, quien traslada y quien despacha junto a dirección de este ,el cual va respaldando a
guía de despachos.

- Hoja de Bultos: En un Registro u Hoja que indica el número de bultos, Nº de packing list
Y se debe pegar o colocar en bultos físico para así reconocer el tipo de pieza e ítem de.
Este debe contener medidas generales de cajón o embalaje peso y contenido.

- Acta de liberación: Es un Registro que genera el Inspector de Calidad con un listado de

piezas liberadas o aprobadas, para ser enviadas a un tratamientos superficial, proceso o
despacho a cliente desde pintura.

4. REFERENCIAS

Manual de Calidad de Maestranza PyP MC-SGC-01

Norma ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de Calidad - Requisitos
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PROCEDIMIENTO DE DESPACHO
Rev.: 00/ 21-01-2017
Área de Trabajo: APR
Fecha de elaboración:
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21 de Enero 2017

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5. PROCEDIMIENTO

Despachos Desde maestranza:

5.1 Para el caso de despacho de piezas desde maestranza hacia tratamiento

superficial u otro proceso, lo primero que se debe tener presente es que la pieza
debe tener el sello verde el cual indica que fue liberada por el Inspector de
Calidad (interno) del proceso de fabricación, a continuación el Inspector de Calidad
deberá informar por medio de un “Acta de Liberación”(Anexo Nº 01) a
producción, operaciones y documentación que las pieza o piezas se encuentran
terminadas y pueden ser enviadas al siguiente proceso, producción programa en
conjunto con operaciones el día y fecha que se despacharan al lugar donde se
continuara el siguiente proceso .

5.2 Una vez terminado el punto 5.1,operaciones dispone del transporte más adecuado
para traslado de pieza, a continuación producción dispone del personal para
carguío de piezas el cual deberá quedar instruido en la forma de carga y su
estibación, también se indica a conductor de transporte el lugar donde deberá
llevar la carga. Las cargas transportables en diferentes camiones son las
siguientes:

-Camión Maestranza: Altura=3 m; Ancho=2.6m; largo=6m; peso max.8500 kg

-Camión con rampla de 12m: Altura =3m; ancho=2.6m; largo=12mpeso de 18 ton a
25 ton.
-Camas Baja: Altura=3.8m máx.: Ancho 2.6m; largo=5m; Peso 18ton.

5.3 En algunos casos se marcaran las piezas con spray de color amarillo o blanco las
piezas a cargar, para poder identificar de modo más fácil las piezas que se
cargaran en algún transporte.

5.4 El carguío de piezas podrá realizarse por medio de Grúa Horquilla de 3.5 ton o
7ton, o grúas plumas.

5.5 Para los elementos de estibación siempre deberá usarse grilletes para uniones de
cadenas y de acuerdo pesos a la levantar, su carga máx. Esta indicado en cada
grillete, el uso de eslingas queda limitado para pesos menores a 800 kg siempre y
cuando carezcan las piezas de extremos cortantes, las cadenas sirven para todo
tipo de piezas siempre y cuando cumplan con la capacidad de carga y estén
normalizadas, carga máxima aparece en un extremo de la cadena.

5.6 Para sujeción de carga en el camión se deberá usar de preferencia eslingas las
cuales deberán ser protegidos los lugares de roce o extremos en piezas para
evitar que se pueda romper, en el caso de grandes piezas y pesos en extremo de
carga máxima de transporte se deberá usar cadenas con tensor metálico en este
también deberá usarse cartón, gomas, cueros en zonas de contacto directo con
pieza para evitar posibles ralladuras o abollones en piezas a transportar, queda
prohibido el uso de cordel para amarre de piezas.

5.7 En paralelo al punto anterior documentación genera un “Packing List”(Anexo Nº

02) a partir del acta de liberación proporcionado por calidad o en su defecto por
marcas de piezas que se encuentran disponibles archivo en tránsito de
Administración de producción, para este despacho, para cantidades de piezas
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inferiores a 5 se podrá omitir packing y generar solo “Guía de Despacho” (Anexo

Nº 03),una vez terminado el “Packing List” (Anexo Nº 02)de despacho este
también será enviado al administrador de documentos técnicos y al bodeguero
para generar “Guía de Despacho” (Anexo Nº 03)en el cual se debe contener el
nombre de proyecto y cantidad de piezas o peso total de packing y Nº de O. T.
además indicar para que proceso se envían piezas.

5.8 Una vez cargado en transporte de piezas el conductor se dirige a recepción para
hacer entrega de “Guía de Despacho” (Anexo Nº 03)la cual debe indicar una nota
solo transporte y no venta, packing list.

6. PROCEDIMIENTO Nº2: DESPACHO DE TRATAMIENTO SUPERFICIAL A CLIENTE.

6.1 Para el caso de despacho de piezas desde tratamiento superficial hacia

instalaciones de cliente ,lo primero que se debe tener presente es que las piezas
deben haber sido liberada por control interno de sub-proveedor e Inspector de
Calidad de maestranza en conjunto con cliente que a su vez deberá generar una
acta de liberación de cliente, las cual deberá ser enviada al Jefe de Operaciones y
Administrador de Documentos Técnicos que a la vez enviará un “Packing List”
(Anexo Nº 02)al cliente e indicará la fecha en que pueden ser retiradas la piezas
desde el lugar de tratamiento superficial, fecha que debe ser programada en
conjunto.

6.2 Con fecha de despacho definida operaciones deberá programar embalaje de

bultos con madera de acuerdo a lo ofertado a cliente o en su defecto se contratará
una empresa externa este servicio.

6.3 En paralelo al punto 6.1, documentación deberá generar un “Packing List”

(Anexo Nº 02)de despacho del proyecto en cual será revisado por operaciones y
deberá ordenar las piezas de acuerdos a bultos para su estibación.

6.4 Los pasos siguientes son similares a los de despacho desde maestranza, salvo en
punto 5.7,en relación a “Guía de Despacho” (Anexo Nº 03) la cual deberá ir
valorizada con monto indicado en orden de compra las personas que manejan esta
información es Operaciones y Gerencia General, también se deberá indicar si valor
es por kg, pieza o conjunto. no se puede hacer guías sin valor y esta deberá
coincidir con O.C de cliente, también deberá contener la dirección de despacho de
piezas que comúnmente no es la misma de las oficinas del cliente. además el
packing se imprimirán 2 copias una para cliente y otra para maestranza con timbre
o recepción de cliente. La persona que estará a cargo del despacho será
designada por el Jefe de Operaciones.

6.5 Se deberá tomar registro fotográfico de carguío de piezas y su estibación.

7. REGISTROS

Acta de liberación
Packing List
Guía de Despacho
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8. ANEXOS

Anexo 01: Acta de Liberación

Anexo 02: Packing List
Anexo 03: Guía de Despacho

9. RESPONSABLES

Administrador de Documentos Técnicos

Inspector de Calidad.
Chofer.
Jefe de Operaciones
Jefe de Taller

10. INDICADOR DE DESEMPEÑO

Indicador de Estándar Período de Forma de Medir

desempeño Revisión
El Jefe de Taller debe contabilizar el
% Piezas que se
95% Por Proyecto porcentaje de piezas y/o trabajos que se
despachas a tiempo
despachan el día planificado

11. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha de
Revisión Motivo de Cambio Responsable
Cambio
00 03/10/2017 Edición Inicial Jefe de Operaciones
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ANEXO Nº 01
Acta de Liberación

ACTA LIBERACIÓN
Preparado por Fecha de Emisión Código Revisión Página
Asesor may-11 RG-APR-071 1 1 de 1
Suministro :
Cliente: Orden de Compra N° :
OT Interna :
Fecha: :
Origen: Proyecto:

Peso. Net Wt. Dimensiones

ITEM N° CANT. DESCRIPCION PLANO MARCA PESO UNIT PESO TOTAL

Total KGs 0

Recibido por :

Fecha:

Inspector de Calidad Inspector Cliente

Matec Ltda.
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ANEXONº 02
PackingList

PACKING LIST
Preparado por Fecha de Emisión Código Revisión Página
Asesor may-11 RG-APR-072 1 1 de 1
PROYECTO: Equipo:

Proveedor :

Orden de Compra Nº :

Guia Despacho Nº :

Fecha Entrega:

OT Interna:
CLIENTE: Origen Point:

Material Gross Wt. Kgs. Total Wt. Net (Kgs.) Dimensiones

C. Steel 0.00

ITEM Q.T.Y. DESCRIPCIÓN MARCA PLANO Nº Peso unit. Peso Total DIMENSIONES (LxWxH) UNIT

PROVEEDOR TRANSPORTISTA RECEPCION EN TERRENO

EMPRESA: EMPRESA: EMPRESA:
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
RUT: RUT: RUT:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
FONO: FONO: FONO:
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ANEXO Nº 03
Guía de Despacho