1

Ensayo sobre el mapa de procesos como elemento fundamental en la Secretaria

de Educación Distrital de Bogotá le ha permitido adaptarse a los cambios que propone

su entorno

Stefany T. Aguilar Barrios

Alvaro J. Ávila Martínez

Francisco J. Godoy Gonzalez

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras.

Fundación Universitaria del Área Andina

Modelos De Gestión

José D. Ospino Guerrero

11 de julio de 2022
 2

Contenido
Introducción..................................................................................................................... 3

Reseña empresa..............................................................................................................4

Secretaria De Educación Distrital.................................................................................4

Misión....................................................................................................................... 5

Visión........................................................................................................................ 5

Ensayo interpretativo.......................................................................................................5

Conclusiones................................................................................................................. 10

Bibliografía..................................................................................................................... 11
 3

Introducción

El presente ensayo tiene como objetivo analizar la importancia de la implementación del

mapa de procesos en la Secretaria de Educación Distrital y si este ha permitido que la entidad

se adapte a los cambios del mundo globalizado, en la primera parte se realizara una breve

reseña de la entidad a fin de que el lector conozca el objeto social de la entidad a través de una

breve descripción que incluye sus funciones, misión y visión, para el desarrollo del ensayo se

tendrán en cuenta autores referentes sobre la gestión de procesos de las organizaciones

respaldando a través de datos estadísticos, hechos y/o ejemplos los argumentos que

intentaran resolver cuestionamientos que pretenden identificar si la organización se ha

desarrollado a través de la gestión de procesos, si estos han generado cadena de valor al

servicio educativo público, si es identificable el tipo de categoría en las actividades que

desempeña si se encuentran organizadas en procesos claros y definidos, para determinar si al

enfrentar una situación global esta gestión de procesos dio los resultados esperados para

resolver a corto plazo las problemáticas sociales o si por el contrario ha dejado en evidencia la

falta de organización para enfrentar los cambios del entorno sociales, económicos, políticos

entre otros.
 4

Reseña empresa

Secretaria De Educación Distrital

La Secretaría de Educación del Distrito (SED) es una entidad estatal que pertenece al

sector educativo creada mediante el Acuerdo 26 del 23 de mayo de 1955, del Concejo de

Bogotá. Como organismo hace parte del sector central de la Administración Distrital, en cabeza

de la Alcaldía Mayor cuenta con autonomía administrativa y financiera, sin personería jurídica y

sujeta de derecho público, la cual tiene como objeto orientar y liderara la formulación y

ejecución de políticas, planes y programas para garantizar el derecho a la educación y

asegurar a la población el acceso al conocimiento y la formación integral en el Distrito Capital

en concordancia con el Acuerdo Distrital 257 de 2006.

De acuerdo con el Decreto 330 de 2008, mediante el cual se reestructuró la entidad,

algunas de las funciones de la SED son:

 Desarrollar estrategias que garanticen el acceso y permanencia de los niños,

niñas y jóvenes en el sistema educativo, así como la pertinencia, calidad y

equidad de la educación en sus diferentes formas, niveles y modalidades.

 Ejercer la inspección, vigilancia, control y evaluación de la calidad y prestación

del servicio educativo en la ciudad.

 Definir, orientar y ejecutar las políticas de formación y actualización del personal

docente y administrativo al servicio de la SED.

Su sede principal se encuentra ubicada en la Av. El Dorado #66-63, ha descentralizado

la prestación de los servicios y ha desconcentrado su administración, ha delegado sus

funciones designando diecinueve (19) Direcciones Locales de Educación que facilitan el acceso

a la educación a la comunidad de la ciudad, en la actualidad cuenta con 400 colegios que

prestan el servicio aproximadamente a 800.000 mil estudiantes además de supervisar y vigilar

 5

a los colegios privados y a las Instituciones de Educación para el Trabajo y el Desarrollo

Humano-IETDH.

Misión

Promover la oferta educativa en la ciudad para garantizar el acceso y la permanencia de

los niños, niñas y jóvenes en el sistema educativo, en sus distintas formas, niveles y

modalidades; la calidad y pertinencia de la educación, con el propósito de formar individuos

capaces de vivir productiva, creativa y responsablemente en comunidad. (Secretaría de

Educación Distrital, 2019)

Visión

La SED garantizará el derecho a la educación de los niños, niñas y jóvenes de la

ciudad, a través de colegios distritales modernos, humanos e incluyentes y de un proceso de

formación democrático, participativo, permanente, personal, cultural y social. (Secretaría de

Educación Distrital, 2019)

Ensayo interpretativo

En Zaratiegui (1999) se resalta el rol que debe jugar el enfoque de procesos en el

sentido que ante una creciente preocupación por la adecuación de los procesos a las

exigencias del mercado ésta “ha ido poniendo de manifiesto que una adecuada gestión, que

tome los procesos como su base organizativa y operativa, es imprescindible para diseñar

políticas y estrategias, que luego se puedan desplegar con éxito”, es posible identificar si es

relevante para la entidad establecer los procesos para alcanzar con eficacia y eficiencia la

misión y los objetivos estratégicos planteados, este diseño utiliza las principales categorías

para ubicar los subprocesos facilitando la contextualización de las actividades afines.

La Secretaria de Educación Distrital – SED tiene establecido un mapa de procesos el

cual se representa gráficamente a través de su organigrama en donde se muestra la estructura

 6

y funcionamiento de la entidad en donde se identifican e interrelacionan los procesos, una

característica importante del autor (Loaiza, 2007) es que cuando se elabora el mapa de

procesos, es que las actividades que lo constituyen no pueden ser ordenadas de una manera

predeterminada, atendiendo a criterios solo de jerarquía o de adscripción departamental. Se

puede decir que el proceso cruza transversalmente el organigrama de la organización. Cuando

se observa el organigrama a continuación se define claramente una jerarquía entre las áreas,

aunque el autor indica que no se deben organizar bajo este criterio es necesario para cualquier

organización una jerarquía que va a permitir establecer unidades de mando y responsables de

los resultados esperados para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

Fuente: (Secretaria de Educación Distrital, 2019)

Podemos identificar que los procesos en el organigrama se encuentran clasificados en

tres categorías que generalmente son las más utilizadas, los procesos estratégicos se
 7

encuentran en la parte más alta conformada por el despacho del secretario, la oficia asesora de

planeación, oficina asesora de comunicación y prensa, oficia asesora jurídica, oficina de control

interno y oficina de control disciplinario señalados en color verde los cuales son encargados de

definir y controlar las metas, las políticas y las estrategias , por otro lado, encontramos los

procesos operativos los cuales llevan a cabo las actividades propias de la entidad en donde

encontramos subsecretarios que tienen a su cargo direcciones que cuentan con el recurso

humano para cumplir con el objetivo central, divididas de la siguiente manera subsecretaria de

integración interinstitucional, subsecretaria de calidad y pertinencia y la subsecretaria de

acceso y permanencia señalados en color amarillo y como tercera categoría los procesos de

apoyo aquellos que no están directamente relacionados con la misión central son actividades

que permiten el funcionamiento de los procesos estratégicos y operativo, el cual ha sido

nombrado a cargo de la subsecretaria de gestión institucional.

La literatura señala diversos beneficios de la aplicación del enfoque de procesos, sin

embargo, éstos serán logrados en la medida que los procesos estén alineados con los

objetivos organizacionales y contribuya en el proceso de toma de decisiones y no sea solo una

conceptualización teórica que inhiba materializar los beneficios que se le reconocen. (Alonso

Torres, 2014)

Esta afirmación de los beneficios de la aplicación de los procesos conlleva a revisar si

las actividades que desarrolla la SED genera los resultados esperados que le permiten

garantizar el acceso y permanencia a la educación a la población en educación preescolar,

primaria, básica y media de la ciudad de Bogotá, de esta manera se han tenido en cuenta los

datos demográficos de la Secretaria Distrital de Salud en Bogotá del total de niños, niñas y

jóvenes entre 5 y 18 años que para 2021 fueron de 1.391.950, (Secretaría Distrital de Salud,

2022), la matrícula de estudiantes en el sector oficial fue de 797.030 (Distrito, 2021) es decir

que el distrito a través de los colegios distritales, colegios en administración contratada y

 8

matricula contratada atendió el 57,26% de la población un poco más de la mitad de los niños,

niñas y adolescentes, el restante de la población son estudiantes que se encuentran

matriculados en el sector privado. De este total de la población se tiene la población en edad

escolar entre 6 a 16 años que se encuentran por fuera del sistema educativo, que para 2021

eran 101.542 es decir el 7,2% no se encuentran estudiando.

Con los datos anteriores, podemos señalar que Bogotá tiene población con necesidades

que requieren de un colegio público en donde el acceso a la educación sea totalmente gratuito,

que la entidad a través de la organización de actividades atiende a la población de manera

integral porque cuenta con la infraestructura física y planta docente para la atención, además

de evitar que algunas necesidades básicas de las familias se conviertan en barreras que no

permitan que los niños asistan al colegio a través de programas como lo son el Programa de

Alimentación Escolar- PAE, programa de movilidad escolar, programa de inclusión para

población con discapacidades, programas de educación flexible entre otros, que a través de

cada una de estas estrategias la entidad busca disminuir la tasa de niños desescolarizados.

Resultados que son medibles en todas las vigencias y con las cuales se puede permitir hacer

una evaluación de los resultados de la gestión.

Un hecho relevante que cambio al mundo y afecto a miles de personas fue la pandemia

de COVID-19 declarada el 11 de marzo de 2020, emergencia de salud pública que conllevo a

que se declarara el confinamiento de la población para evitar la propagación del virus el 25 de

marzo de 2020 en Bogotá, este evento a nivel mundial llevo a que la Secretaria de Educación

Distrital enfrentara un desafío que transformaría la educación presencial puesto que se debían

adaptar los procesos para garantizar la educación de manera virtual, si bien los procesos están

definidos para una situación como esta la entidad no se encontraba preparada, por lo que se

vio abocada a enfrentar la situación adaptando los procesos para ajustarse a las nuevas

necesidades porque los estudiantes encontraron barreras para la conexión a internet y falta de
 9

dispositivos tecnológicos en sus casas, con el fin de disminuir esta brecha digital la secretaria

se inició con una estrategia que a corto plazo pudiera solucionar el problema a los estudiantes

con mayores necesidades así que se habilito el protocolo de préstamo de los equipos con los

que contaban los colegios distritales, entrega de guías impresas a las casas de los estudiantes

o entregadas en las sedes principales de los colegios, el proceso de adquisición y entrega de

dispositivos tardo 10 meses puesto que se tuvo que adaptar el plan de desarrollo distrital, luego

realizar el proceso de compra, realizar adición al presupuesto, búsqueda de donaciones para el

25 de enero de 2021 iniciar con la entrega de 102 mil tablets en 384 colegios públicos

(www.educacionbogota.edu.co, 2021).

Como consecuencia, aproximadamente un año los estudiantes que carecían de equipos

y conectividad, y estuvieron abocados al marginamiento o a estar parcialmente vinculados a los

procesos educativos, la adaptabilidad de la entidad fue demasiado lenta con relación a cumplir

con su misión el garantizar el derecho a la educación se acentuaron las desigualdades sociales

en donde los que tienen menos recursos tuvieron menos posibilidades de recibir educación. Se

pudo evidenciar la falta de conocimiento en herramientas digitales tanto en los estudiantes que

se creía que manejaban cualquier herramienta, como en los docentes que todas sus funciones

las habían desarrollado de manera presencial.

Así un estudio la Pontificia Universidad Javeriana revelo que, en 2019, un poco más de

203 000 estudiantes tuvieron que repetir el año. En 2020 y con la llegada de la covid-19, esta

cifra ascendió a 491 722. Esto representa un aumento del 142 %, lo cual es bastante alto si se

le compara con el 2018, cuando el aumento fue del 27 %. (Martinez Delgadillo, 2022)
 10

Conclusiones

En la Secretaria de Educación Distrital es posible identificar los procesos porque la

entidad tiene una misión clara y acorde con sus funciones, los procesos de la entidad tienen

asignado un responsable, cada proceso tiene definido unos indicadores así veíamos los

resultados en cuanto a la cobertura en educación y repitencia escolar, puesto que cada

dependencia atiende una función específica que está orientada al cumplimiento del objetivo

principal de la entidad. El mapa de procesos contiene los sub procesos de interés agrupados

en las categorías principales de los procesos, es decir los de tipo estratégico, los operativos y

los de apoyo en donde se evidencia claramente que cada uno desarrolla la finalidad adecuada

de acuerdo con las definiciones de la literatura sobre la clasificación.

Aunque dentro de la organización se exalta la importancia de esta organización de

procesos en teoría debería funcionar para afrontar situaciones externas que se dan en el

contexto global y que directamente afectan a la población que se atiende, en la realidad no está

preparada para resolver situaciones a corto plazo, puesto que las acciones para enfrentar la

pandemia conllevaron casi un año de adaptación de los procesos en el que las brechas de

desigualdad se ampliaron y que se intenta demostrar con resultados que se dio respuesta a

unas necesidades que no quedaron resueltas de raíz sino que por el contrario a largo plazo

afectara los indicadores de calidad en la educación debido a retraso escolar que la mayoría de

estudiantes tuvieron mientras se intentó solucionar el acceso a la educación de manera virtual.

Es decir que dentro de los retos de los siguientes años es aumentar los indicadores de

evaluación del sector oficial para que disminuya en relación con los resultados de las

evaluativas del sector privado.

 11

Bibliografía

Alonso Torres, C. (2014). Orientaciones para implementar una gestión basada en procesos.

Ingeniería Industrial, XXXV (2),159-171. La habana, Cuba. Obtenido de

https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=360433597

Distrito, S. d. (2021). Sistema Multidimensional de Evaluación para la calidad educativa

SMECE. Bogotá. Obtenido de https://www.redacademica.edu.co/sites/default/files/2022-

01/MPM%20Informe%20Resultados%20SMECE

%202021_14012021%20V2%20%281%29.pdf

Loaiza, M. (2007). Análisis, evaluación y mejora de procesos logísticos de ingreso de

mercadería. Lima: Pontificia Universidad Católica del Perú.

Martinez Delgadillo, M. (2022). ¿Por qué el doble de estudiantes colombianos repitieron el año

en 2020? Pesquisa Javeriana. Obtenido de

https://www.javeriana.edu.co/pesquisa/repitencia-escolar-durante-pandemia/

Secretaría de Educación Distrital. (29 de Enero de 2019). Secretaría de Educación Distrital.

Recuperado el 07 de Abril de 2022, de

https://www.educacionbogota.edu.co/portal_institucional/nuestra-entidad/mision---vision

Secretaria de Educación Distrital. (22 de Febrero de 2019). www.educacionbogota.edu.co.

Obtenido de https://www.educacionbogota.edu.co/portal_institucional/nuestra-entidad/

organigrama

Secretaría Distrital de Salud. (09 de Julio de 2022). Observatorio de Salud de Bogotá-SaluData.

Obtenido de https://saludata.saludcapital.gov.co/osb/

www.educacionbogota.edu.co. (7 de Septiembre de 2021). Obtenido de

https://bogota.gov.co/mi-ciudad/educacion/educacion-bogota-entrega-102-mil-de-
 12

tablets-estudiantes-vulnerables