Estrategia de gestión de proyectos

08 de noviembre de 2004

1. Introducción

Este documento describe el proceso de gestión proyectos adoptado por Probidad. Este
proceso se fundamenta en la realización de acciones paralelas orientas a la formulación
de los componentes de los proyectos, la gestión de los recursos y la conformación de
alianzas para su realización.

2. Cambios en el documento

Con respecto a la versión anterior de esta estrategia, los cambios introducidos son los
siguientes:

• Se cambio el concepto de "aliado" por el de institución cooperante. Se

considera que este es un término mucho más práctico y aceptable para
denominar un rango más amplio de relaciones interinstitucionales.

• Se agregó un apartado sobre cómo construir mapas de actores y diseñar

acciones para relacionarse con estos.

• Se han incluido criterios para clasificar a los actores que deben ser
considerados en el desarrollo de una estrategia o proyecto

3. Líneas de acción

La gestión de proyectos de Probidad se divide en las siguientes líneas de acción:

• Desarrollo de contenidos: consiste en la identificación de los problemas

claves, la formulación de las estrategias de solución y el desarrollo de las
propuestas de proyectos.

• Gestión de recursos: Implica establecer cuál será el origen de los recursos

para el desarrollo de los proyectos y el desarrollo de acciones tendientes a
asegurar su obtención.

• Estructuración de marcos de cooperación: desarrollo de relaciones con

otras instituciones para combinar enfoques y capacidades en la ejecución de
proyectos.

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Las líneas de acción para la gestión de proyectos se ejecutan en forma simultánea o
paralela.

Los insumos para la gestión de proyectos son:

• Plan Estratégico
• Planes operativos anuales
• Marco de referencia "Enfrentando la corrupción"
• Proceso Institucional
• Políticas Institucionales

Figura 1. Líneas de acción para la

gestión de proyectos

4. Desarrollo de contenidos

El desarrollo de contenidos comprende las siguientes etapas:

• Identificación de problemas claves

• Formulación de la estrategia de solución
• Desarrollo de propuestas de proyectos

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 Figura 2. Etapas para el desarrollo de contenidos

4.1. Identificación de problemas claves

La adecuada identificación de los problemas claves es una condición fundamental para

el desarrollo de buenos proyectos. Algunos aspectos que deben considerarse para su
identificación son:

• Antecedentes del problema general

• Análisis sobre la situación actual

• Identificación de los principales actores involucrados y de las relaciones entre

estos

• Factores externos relevantes con incidencia en el problema general

Este etapa concluye con la formulación de los problemas claves. Estos son exposiciones
detalladas y específicas que desglosan el problema general.

Si los problemas claves son numerosos, entonces debe realizarse una priorización. Esta
puede ser hecha en base a diversos factores como por ejemplo relevancia o impacto,
capacidades institucionales, coyuntura u otros.

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 Figura 3. Identificación de problemas claves

4.2. Estrategia de solución

La estrategia de solución es el planteamiento de mediano plazo o alcance general que

se llevará adelante para dar solución a los problemas claves. Comprende los siguientes
elementos:

• Estrategias específicas: Dan solución a uno o más problemas claves.

• Niveles de implementación: Es la segmentación de las estrategias específicas

según el orden lógico o cronológico con que deben ser implementadas.

• Acciones de implementación: Cada estrategia específica debe ser

implementada conforme el Proceso Institucional, para lo cual deben
seleccionarse del mismo aquellas acciones que sean pertinentes y definir la
aplicación particular que tendrán dentro del proyecto.

• Lugares y momentos de implementación: Es la selección de los países o

localidades en las cuales se implementará la estrategia y la definición de los
momentos en que estos ocurrirá o la división del proyecto por etapas.

La estrategia de solución debe ser sometida a consideración del Consejo Consultivo y a

aprobación de la Junta Directiva de Probidad.

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 Figura 4. Formulación de la estrategia de solución

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4.3. Desarrollo de propuestas

Para el desarrollo de las propuestas deben estar dadas las siguientes condiciones:

• Definidas las fuentes de financiamiento y sus términos de referencia.

• Estructuradas las relaciones con las instituciones cooperantes, si existe

factibilidad.

• Definidas las propuestas que se desarrollarán. De una estrategia se pueden

preparar uno o más propuestas, según resulte más conveniente.

Cada propuesta consta de los siguientes componentes:

• Parte o aspecto del problema al que dará solución.

• Ubicación dentro de la estrategia

• Objetivos generales y específicos

• Detalle de actividades que corresponden a cada acción de las estrategias

específicas

• Manuales e instrumentos que se utilizarán en el desarrollo de las actividades

• Programación de actividades (cronograma)

• Presupuesto de la propuestas (de preferencia bajo la modalidad de

presupuesto por objetivos)

• Estructura de gestión del proyecto: acuerdo de coordinación con las

instituciones cooperantes, mecanismos de administración, personal asignado
al proyecto, etc.

• Indicadores para el control y evaluación del proyecto

La estructura de los documentos que contengan las propuestas será conforme los
requerimientos de las fuentes de recursos y de los marcos de cooperación con otras
instituciones.

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 Figura 5. Desarrollo de propuestas de proyectos

5. Gestión de recursos

Cada proyecto debe tener una o más fuentes de recursos que aseguren su debida
implementación. Los recursos pueden provenir de:

• Donaciones

Institucionales: agencias de cooperación, fundaciones, etc.

Personales: individuos que en su carácter particular puedan contribuir

con recursos para la realización de los proyectos. Esto incluye la labor de
voluntarios.

• Venta de servicios: algunas actividades o componentes de los proyectos

pueden ser vendidos en forma de consultorías, publicaciones, capacitaciones,
etc.

• Recursos propios: insfraestructura, equipo, personal o fondos de la

institución.

Para la gestión de recursos se podrán desarrollar las siguientes actividades:

• Identificación de potenciales fuentes de recursos

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• Acercamiento con instituciones o personas que puedan proveer recursos. Esto
se puede realizar compartiendo con ellos o haciéndolos parte del desarrollo de
los contenidos de los proyectos.

• Selección final de las fuentes de recursos

• Definición de los términos de referencia para las fuentes de recursos.

• Presentación de las propuestas de proyectos o de sus componentes ante las

instituciones o personas seleccionadas.

• Formalización de acuerdos con las instituciones o personas que accedan a

proveer los recursos para la ejecución de los proyectos.

Figura 6. Gestión de recursos

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6. Estructuración de marcos de cooperación

Se procurará que la gestión de proyectos y la ejecución de estos pueda ser desarrollada

en alianza con otras instituciones, por las siguientes razones:

• Complementar capacidades

• Asegurar impactos y sostenibilidad

• Obtener recursos de instituciones cooperantes

• Fortalecer iniciativas anticorrupción (acción de vinculación)

Para la estructuración de marcos de cooperación se podrán desarrollar las siguientes

actividades:

• Identificación de potenciales cooperantes

• Acercamiento con potenciales cooperantes. Esto se puede realizar

compartiendo con ellos o haciéndolos parte del desarrollo de los contenidos
de los proyectos

• Selección final de los cooperantes

• Definición de los términos de referencia para la estructuración de los marcos

de cooperación

• Formalización de acuerdos con las instituciones cooperantes

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 Figura 7. Estructuración de marcos de cooperación

Para la ejecución de los proyectos se puede adoptar una modalidad de dos niveles:

• Centralizado: las actividades son compartidas o son realizadas conforme

criterios uniformes por todas las instituciones cooperantes.

Descentralizado: cada institución cooperante define actividades particulares que se

ejecutarán bajo su propia responsabilidad. En estos casos las demás instituciones
cooperantes servirán como una instancia colectiva

7. Mapas de actores

Los mapas de actores es una herramienta útil para:

• Identificar quienes deben participar en la ejecución de las estrategias o

proyectos

• Diseñar estrategias de comunicaciones

• Diseñar estrategias de incidencia (para lograr cambios)

Para identificar a los actores, pueden considerarse los siguientes criterios:

• los que tienen jurisdicción sobre el asunto a tratar

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 • los que tienen interés en el asunto a tratar

• los que se verán afectados o beneficiados

• los que puedan favorecer o perjudicar el proyecto

• los que puedan dar seguimiento al proyecto

El siguiente gráfico ayuda a ubicar a los actores conforme el poder que tienen con
relación a los cambios esperados y su posición con respecto a estos (a favor o en
contra).

Figura 8. Representación de gráfica de actores

Identificados los actores y hecha la priorización de con quienes se interactuará,

entonces deben establecer medidas o acciones que se emprenderán para desarrollar la
relación con estos.

7.1. Clasificación sectorial

Para ubicar a los actores se utilizarán las siguientes categorías primarias:

a) Gobierno
b) Grupos cívicos
c) Prensa
d) Universidades
e) Sector privado
f) Partidos políticos
g) Iglesias
h) Organismos internacionales
i) Otros sectores

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7.2. Política de privacidad

Al momento de publicar los mapas de actores, se protegerán los datos que competan a
la vida privada, como direcciones o teléfonos particulares.

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