Acta de Constitución del Proyecto (ACP)

Nombre del proyecto:

“Reunión de integración de todos los colaboradores para discutir el plan estratégico

institucional”

Propósito del proyecto:

En la Organización me han solicitado que se efectué una convocatoria de todos los

colaboradores y se desea discutir en conjunto el plan estratégico institucional, personal de todas

las áreas entraran en debate y aportaran sus ideas para que esta integración disponga un plan

final de las estrategias institucionales

Objetivo global del proyecto:

 OBJ1: Realizar la convocatoria de todo el personal de organización en un tiempo de 10

días, con un presupuesto de 1000 dólares.

Objetivos específicos del proyecto:

 OBJ2: Realizar el análisis de disponibilidad del personal para determinar la factibilidad

de la convocatoria, 1 semana antes de enviar las notificaciones de aviso a la reunión.

 OBJ3: Contratar el auditorio para la reunión a más tardar a 3 días una vez realizada la

convocatoria con un presupuesto máximo de 300.

 OBJ4: Contratar el servicio de catering para los asistentes a la reunión de

colaboradores, durante los 5 días antes de la reunión de colaboradores, se contara con

un presupuesto de 500 dólares

 OBJ5: Conseguir 5 expresos que movilicen a los colaboradores desde las instalaciones

de la organización hacia el salón de eventos y de vuelta a la organización, se lo

 contratara el servicio 3 días antes del evento y se confirmara asistencia del proveedor

del servicio del expreso el día del evento, se contara con un presupuesto de 100 dólares.

Requisitos de alto nivel o principales entregables:

 El local del evento donde se efectuará la reunión de colaboradores tiene que tener una

capacidad de 200 personas, acceso inmediato a personas con movilidad reducida y estar

ubicado a máximo 2 kilómetros de distancia de la organización.

 El presupuesto considerado es suficiente para cubrir los gastos de alquiler de local de

eventos y expreso para movilización de los colaboradores.

Supuestos:

 El local del evento se encuentre cerrado por alguna circunstancia externa.

 El numero de expreso contratado no llego a todos los empleados de la organización.

Restricciones:

 El presupuesto debe ser igual o menor a USD1.000 aprobado.

 El tiempo de ejecución del proyecto debe ser menor o igual a 7 días.

Riesgos de alto nivel:

 No hay locales de eventos cercanos a la empresa según las especificaciones de logistica.

 No hay servicio de catering disponibles para las fechas del evento.

Resumen de cronograma de hitos:

Tabla 1. Cronograma de hitos

HITOS FECHAS ENTREGABLES

Presentación y aprobación del Acta de Constitución 10/11/2022

 Inicio del proyecto - Etapa pre inversión: negociación y

contratación para la reunión de los colaboradores 12/11/2022

Contratación del local 13/11/2022

Contratación del catering 13/11/2022

Contratación de los expresos 13/11/2022

Realización del evento 19/11/2022

Informe de finalización 22/11/2022

Fuente: Propia / Elaboración por Grupo 1.

Resumen de presupuesto:

Tabla 2. Presupuesto

Rubro Monto
Alquiler de
local $300
Contratación
del expreso $500
Contratación
del servicio
del catering $200

Lista de principales interesados:

 Directiva de la empresa

 Organizador

 Colaboradores

 Comunidad

Requisitos de aprobación del proyecto:

 Cumplan con las especificaciones de seguridad establecidas por la empresa para un

sistema confiable y seguro en el local del evento y se ajuste al presupuesto establecido.

Nombre y nivel de responsabilidad del director de proyecto:

 Ing. Juan Lozano Superintendente de Proyectos

Nivel de autoridad: Directivo – Planificación, ejecución del proyecto a excepción de

cambios en el presupuesto y tiempo de entrega, se debe solicitar autorización a la

directiva de la empresa.

Nombre del patrocinador:

 Ing. Julio Tobar Gerente de Planificación Estratégica

Alcance del proyecto propuesto

El proyecto consiste en organizar y obtener un plan estratégico institucional, realizarlo

con todos los colaboradores de la institución en un tiempo máximo de 7 días con un

presupuesto de 1000 Dólares. Para la realización del proyecto se manejarán tres fases

las cuales son: Definición de preparativos, convocatoria al personal de la empresa,

contratación de proveedores y la gestión de la planificación estratégica institucional.

 Nombre de Cargo en la Rol en el Información del Clasificación de Requisitos principales Entrega
Interesado organización Proyecto contacto Interesados
(interno/externo,partidari
o/ neutral/reticente)
Julio Tobar Barreno Gerente de Patrocinador 042-729027 ext. Interno Reticente La implementación del proyecto cumpla con el parámetro de Puesta en m
Operaciones 5117 operación establecido: flujo continuo de biogás, para el
estrategicas consumo de combustible en el proceso.

Juan Lozano Bravo Superintendent Director del 042-729027 ext. Interno Partidario La construcción del proyecto cumpla con el plazo establecido Document
e de Proyectos Proyecto 5570 14 meses proyec
El presupuesto esté dentro de USD 1.120.000 aprobados
inicialmente.
Joel Montoya Ingeniero de Miembro del 042-729027 ext. Interno Partidario El cumplimiento de trabajos técnicos del proyecto para la Plan pa
Huayamabe Proyectos equipo de 5570 implementación de la planta biogás. direcci
Proyecto

Fabricio Rodas Ron Jefe de Medio Cliente 042-729027 ext. Interno Partidario La utilización del gas metano producido del tratamiento de Puesta en m
Ambiente 5238 aguas residuales como bio combustible. y capacit

César Marcillo Gerente Miembro del 042-729027 ext. Interno Neutral Validación de los análisis financieros en los costos operativos Plan pa
Zorrilla Financiero equipo de 5110 por el reemplazo de combustible fósil por el biogás. direcci
Proyecto

Responsabilidades

Las principales responsabilidades del Patrocinador y del Director del proyecto se

detallan a continuación:

 Patrocinador: Entrega de los requisitos iniciales del proyecto/ Aprobación de

entregables.

 Director de Proyecto: Liderar el proyecto/ Líder del equipo del proyecto.

Proceso para la recopilación de requisitos

 Se analiza las políticas, procedimientos y objetivos de negocio de la empresa con los

miembros del proyecto, para organizar la recopilación de los requisitos en los formatos

y documentos internamente regulados.

  El director del proyecto y el patrocinador se reunirán 2 veces a la semana, para

identificar los requerimientos del proyecto, necesidades de los interesados y de los

clientes. La información obtenida durante las reuniones se registrará en una minuta.

 La recopilación de los requisitos para el proyecto, se realizará por medio de encuestas,

lluvias de ideas a los miembros del equipo, las cuales se clasificarán de acuerdo a su

nivel de prioridad.

 Se realizará reuniones con interesados externos (proveedores/contratistas), para conocer

sus posibilidades y tecnología disponible para definir términos de contratos dentro del

proyecto, al final de la reunión se registrará la información de cada proveedor en un acta

de reunión (minuta).

Una vez culminada las reuniones se documentará la información en una matriz de

requisitos, cuyo formato se muestra en la Tabla 3: Formato de Matriz de documentación

Trazabilidad de Requisitos, la cual debe contener la siguiente información:

 No.

 Nombre de interesado

 Cargo dentro de la organización

 Rol en el proyecto

 Información de contacto

 Clasificación de los interesados (interno-externo // partidario-neutral-reticente)

 Requisitos

 Entregables

 Objetivos del proyecto

 Objetivos del negocio

 Tabla 3: Formato de Matriz de documentación Trazabilidad de Requisitos

Nombre de Cargo en la Rol en el Información Clasificación de Requisitos Objetivos del Objetivos del
No. Entregable
Interesado organización Proyecto del contacto Interesados principales proyecto negocio

Fuente: Propia / Elaboración por Grupo 1.

 Las prioridades están clasificadas como ¨Alta, Media y Baja¨, de acuerdo a la

importancia de los requisitos esta se clasificará como Baja, cuando su cumplimiento no

es imperativo y Medio y alto cuando el cumplimiento es obligatorio.

 Los supuestos y restricciones deberán ser definidos por el director y el equipo del

proyecto en reunión en base a las actividades que afecten al desarrollo del proyecto.

 En la reunión final se actualizarán y aprobarán los siguientes documentos: Registro de

interesados, enunciado de alcance del proyecto y requerimiento de interesados.

Proceso de la elaboración de la EDT/WBS

Los pasos que se realizarán para la elaboración de la EDT son los que constan a

continuación:

 La EDT del proyecto será estructurada por el Director del Proyecto y su equipo de

trabajo, mediante la técnica de descomposición, identificando inicialmente los niveles

del proyecto, detallados a continuación: Nivel 1 – Nombre del proyecto; Nivel 2 –

Entregables; Nivel 3 – Paquetes de trabajo.

 Cada entregable y sus paquetes de trabajo deben tener un código de identificación.

 La estructura del desglose del proyecto en paquetes de trabajo se realizará con el

Director y el equipo de proyecto los cuales definirán los entregables principales y los

paquetes de trabajo.

 El equipo de proyectos utiliza para la elaboración del EDT, la funcionalidad de

Microsoft Word SmartArt en su etapa inicial y luego lo hará en Visio Standard 2021
  La aprobación final de la EDT luego de su revisión estará a cargo del Director del

Proyector.

En este proyecto la EDT se estructura en 4 niveles conforme lo que se muestra en la

Figura 1: Niveles de la EDT de Planta Biogás:

Nivel 1.- Nombre del Proyecto

Nivel 2.- Fases de Proyecto

Nivel 3.- Entregables de cada fase

Nivel 4.- Paquetes de trabajo

Gráfico 1: Niveles de la EDT

Nivel 1.-
• Empresa

Nivel 2.-
• Fases del Proyecto

Nivel 3.-
• Entregables de casa fase

Nivel 4.-
• Paquetes de trabajo

Fuente: Propia / Elaboración por Grupo 1.

Proceso para elaboración del diccionario de la EDT

El Diccionario EDT contiene información detallada de cada uno de sus componentes,

se incluye la siguiente información:

 Código Identificador

 Nombre del entregable

 Se describe brevemente la tarea.

 Se identifica el responsable de cada entregable

 Se definen los criterios de aceptación del entregable

 Se definen los recursos necesarios

 Se identifican los supuestos y restricciones

Para cada paquete sus criterios de aceptación

 El contrato es un documento impreso en formato Word que contiene al menos

las siguientes secciones: Objeto del contrato, Monto y forma de pago, nombres

y apellidos del proveedor y del cliente.

 El contrato deberá estar firmado por el proveedor y el cliente. En la forma de

pago debe estar estipulado que el proveedor requiere un anticipo del 50% del

valor total del contrato para poder preparar el menú del evento

Supuestos.

 El contrato contiene todas las cláusulas requeridas y acordadas por el proveedor

y el cliente.

 El anticipo no se efectivizo a tiempo para el proveedor.