Código: FI-PD004a

PROCEDIMIENTO PARA EL
MANEJO DE REEMBOLSO DE
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GASTO
Valido desde: 2022-06-10

1. OBJETIVO

Contribuir a una mejor gestión en el manejo de los recursos y fondos de la caja

menor, para que se ajusten a los principios de eficiencia, eficacia y austeridad de
gastos. Estableciendo así las condiciones de manejo, el monto y control de caja
menor.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a todas las áreas de la compañía que tenga

asignadas una caja menor, sin importar el monto asignado. Inicia desde el
momento en que se solicita desde la gerencia financiera pasando por
contabilidad, tesorería y va hasta cerrar la misma.

3. RESPONSABLES

Siempre debe haber una persona responsable del manejo del fondo de caja
menor, quien deberá conocer las normas para su manejo, las restricciones de
uso y las instrucciones de reembolso, dicha responsabilidad estará a cargo de
analista de tesorería.

4. DEFINICIONES.

No aplica.

5. ACTIVIDADES

Gestión de pagos por el Banco

El valor del fondo de caja menor manejado por el área de tesorería se estipula en
dos millones quinientos mil pesos m/cte., y debe estar compuesto de la siguiente
manera:

 Dinero en efectivo.
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 Soportes de factura por egresos realizados.

 Vales provisionales.

 Todo pago por caja menor debe ser autorizado por el jefe del área que requiere
dichos fondos.

 No se reconocerá dineros de facturas de meses anteriores, ni de más de 8 días

hábiles.

 El tope por factura o documento equivalente de la factura a reembolsar debe ser

menor o igual al 10% del SMMLV.

 Todos los comprobantes que soporten desembolsos del banco (facturas,

documentos soporte), deberán estar firmados en señal de aprobación por jefes
y/o gerentes de área.

 El empleado responsable de la caja menor deberá verificar que los recibos estén
autorizados (firma), estos recibos deben contener los datos completos como son:
centro de costos del área o dependencia que genera el gasto, el concepto del
egreso y el beneficiario del pago con su respectivo número de identificación.

 Los arqueos de caja se realizarán de acuerdo con la necesidad de la compañía

mínimo una vez al mes y se ejecutarán bajo la responsabilidad del jefe de
contabilidad.

 En caso de presentarse diferencias por sobrantes o faltantes, el responsable de

la caja menor deberá informar de manera pertinente, al jefe de contabilidad. Los
sobrantes deberán consignarse a favor de la empresa y los faltantes deberán
reponerse por parte del empleado, queda a consideración de la gerencia
financiera la imposición de un proceso de descargos.

Pagos menores

 Teniendo en cuenta la centralización de los pagos menores que realiza la

empresa a empleados y terceros, y que por su monto e inmediatez no
aplican para ser pagados con cheques o transferencias electrónicas desde
la tesorería, se presentan a continuación las directrices y políticas que se
deben seguir para la realización de estos pagos. Este rubro debe ser
manejado de una manera eficiente y racional para dar cumplimiento al
objetivo primordial que consiste en abastecer estos pagos de menor
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cuantía y seguir contribuyendo con la optimización de los recursos de la

compañía.

Se rembolsará por caja menor los siguientes gastos:

 Tramites notariales de menor cuantía que no excedan el monto autorizado

para pagar por caja menor.
 Transporte solo para el personal que no sea de turno y que por alguna
situación sean requeridos a cumplir una tarea en horario extra, por valor
de ocho mil pesos ($8.000). Cada año se incrementa según el IPC. Es
aplicable para colaboradores con rango salarial inferior a tres smmlv.
 Gastos menores generados en la realización de actividades internas de la
compañía.
 Gastos de mensajería y reintegros de transporte por diligencias de la
compañía.
 Los implementos de aseo, papelería y materiales cafetería, deben ser solicitados
a través del pedido de papelería y aseo.

No están autorizados por caja menor, los siguientes pagos:

 Cursos, seminarios y todo tipo de capacitación que se le dé al personal de la

compañía
 Préstamos a empleados.
 Remuneraciones al personal como salarios, prestaciones sociales (reemplazos)
 Pago de impuestos en general

Reembolso de caja menor

 Los reembolsos de caja menor deben solicitarse cuando se tenga agotado

el 70% de su valor y/o al corte de cada mes para contabilizar todos los
comprobantes dentro del mes en que se incurre en la compra.

 Los documentos no deben tener tachones ni enmendaduras.

 Todo desembolso de este fondo deberá estar respaldado con su Formato

para la legalización de gastos, anexando la factura original o documento
soporte a la factura expedido a nombre de D’lineantes SAS por la
respectiva entidad o beneficiario del pago, con número de cédula y/o NIT y
RUT actualizado.
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 El reembolso de gastos debe ser elaborado por el responsable de la cuenta

bancaria y aprobado por el analista de contabilidad.

6. OBSERVACIONES

No aplica.

7. REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA

No aplica.

8. ANEXOS

Formato reembolso de gastos

Control de Cambios
Fecha de Persona que
vigencia Modificación solicita la
anterior modificación
1. Actualización de la norma principal de los
Documentos GC-NO001a.
2017-09-21 Jennifer Montilla
2. Actualización de la Codificación anterior.
Código FITE2011.
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Firmas
Actividad Elaboración Revisión Aprobación
Jennifer Francia
Responsable Aura Ortiz
Montilla Morera
Jefe de
Analista de
Cargo Jefe Contable Controlling y
Tesorería
Finanzas
Firma

Fecha