2015

. ¡BIENVENIDOS!

PROCESO CONTABLE
SENA

Técnico en Contabilización de
Operaciones Comerciales y Financieras

El manual cuenta con un paso a paso, aplicados que van a la vanguardia

con la Normatividad Vigente y Técnicas de Información y Comunicación
TIC´S. de esta manera su Equipo de Trabajo podrán orientarse y darse
una idea de cómo deben realizarse cada una de las operaciones,
transacciones o simplemente diligenciar formatos que intervienen en
una UNIDAD ECONÓMICA DIDÁCTICA (U.E.D.), para esto haremos el
recorrido desde que se crea hasta la entrega de informes financieros que
le permitan tomar decisiones y observar los comportamientos contables
que se irán desarrollado en su Proyecto para finalmente ingresarlos en
un paquete contable.

¡BIENVENIDAS!
Docente. Eduardo Enrique Gaviria Serrato
 INSTITUCIÓN EDUCATIVA DEPARTAMENTAL SANTA MARÍA – UBATÉ
PROCESO CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS
(Método de contabilidad de Devengo)

1. Creación de la Empresas

 Razón social
 Nombre Comercial (consultar homonimia Website de la cámara de comercio de Bogotá)
 Logotipo de la Empresa

a. Acta De Constitución De La Sociedad

b. Minuta de Escritura Pública.
c. Escritura Pública.

Nota. Si es una sociedad por acciones simplificadas no es necesario los numerales (b y c)

PROCESO CONTABLE LEGAL DE CONSTITUCIÓN DE LA SOCIEDAD.

2. Elaboración de Comprobante de Contabilidad N° 01 “comprobante de apertura” relacionado cada uno

de los aportes realizados de los socios o accionistas.

a. Elaboración de los comprobantes de Ingreso por cada uno de los aportes en efectivo o cheque
realizados. (C.I /01/02/03/04/05) de acuerdo con el Número de Socios o accionistas.
b. Se procede afectar Libro Auxiliar de Fondo de Caja General (Débito) teniendo en cuenta el numeral (a)
c. Traspaso de cada uno de los activos Fijos (15 “PUC” Propiedad planta y equipo)

Nota. En caso que se realice solo aportes en dinero no será necesario elaborar el numeral (b).

3. Apertura De Cuenta Corriente

a. Apertura de cuenta corriente Se deberá consignar la totalidad del efectivo o cheques para
realizar todos los pagos con cheque.

 Elaboración del Formulario de la entidad financiera “Ejemplo Bancolombia”
 Consignación de la entidad financiera “Ejemplo Bancolombia”
 Comprobante de Egreso N° 001 Justificando la apertura de la CTA CTE
 Se procede afectar Libro Auxiliar de Fondo de Caja General (Crédito)
 Se procede afectar Libro Auxiliar de Fondo de Banco (Débito) Consignación
 Se procede afectar Libro Auxiliar de Fondo de Banco (Crédito) Nota Débito “Chequera”

4. Proceso de Formalización de La Sociedad

a. Matrícula Escritura Pública.

Cancelación por la Elaboración de la Escritura Pública por un Abogado (Rs o Rc/Gc/Autr)

Documento Equivalente si es (Rs) o factura si es (Rc/Gc/Autr).

 Documento Equivalente (Rs) o Factura de venta “Servicios” (Rc/Gc/Autr).

 Contabilizar dicho Gasto legal (5140 NIIF) en una Nota de Contabilidad N° 01
 Elaboración del Comprobante de Egreso N° 002
 Se gira Cheque N° 001 por dicho valor
 Se procede afectar Libro Auxiliar de Fondo de Bancos (Crédito)
 Se procede afectar Extracto Bancario y se calcula el GMF 4 x mil

“Logramos la Excelencia con Amor y Exigencia”

Carrera 11 Nº 11-113 Villa de San Diego de Ubaté, telefax: 8553023
E-mail: iedsantamaria@gmail.com
Web site: http://iedsantamariaubate.webnode.es
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PROCESO CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS
(Método de contabilidad de Devengo)

b. Cancelación ante la Notaria por la matrícula de la Escritura Pública ante la Notaria por tal concepto se
cancela una suma correspondiente a los aportes realizados por los socios o accionistas de la sociedad.

 Factura de venta “compras” del servicio adquirido (IVA 16%)

 Contabilizar dicho Gasto legal (5140 NIIF) en una Nota de Contabilidad N° 02
 Elaboración del comprobante de Egreso N° 003
 Se gira Cheque N° 002 por dicho valor
 Se procede afectar Libro Auxiliar de Fondo de Bancos (Crédito)
 Se procede afectar Extracto Bancario y se calcula el GMF 4 x mil

c. Cámara de Comercio de Bogotá (RUES Contribuyente y Establecimiento de Comercio)

 RUE Personas naturales o jurídicas

 RUE Establecimientos de comercio, sucursales y agencias
 Carta de solicitud de inscripción de libros
 Certificado de existencia y representación legal o inscripción de documentos
 Formulario Adicional de registro con otras entidades

Nota. Los cuatro primeros numerales es necesario cancelar por dichos conceptos a la cámara de comercio se le
recomienda verificad la tarifas según el año fiscal en que se esté desarrollando.

 Factura de venta “compras” de servicio adquirido

 Contabilizar dicho Gasto legal (5140 NIIF) en una Nota de Contabilidad N° 03
 Elaboración del comprobante de Egreso N° 004
 Se gira Cheque N° 003 por dicho valor
 Se procede afectar Libro Auxiliar de Fondo de Bancos (Crédito)
 Se procede afectar Extracto Bancario y se calcula el GMF 4 x mil

Adicional se deberá Diligenciar los siguientes documentos:

 Certificado de existencia y representación legal o inscripción de documentos

 Certificado de constitución, existencia y representación superintendencia de sociedades

c. DIAN (formulario del registro)

 RUE (Registro Único Tributario)

 Solicitud de Numeración de Facturación

Hacienda Municipal (Tesorería) Impuesto de Industria y Comercio Rete-Ica

 RIT Contribuyente (Registro de Información Tributaria)

 RIT Establecimiento de Comercio (Registro De Información Tributaria)

Adicional se deberá Diligenciar los siguientes documentos:


 Resolución de Facturación
 Resolución para ser Gran Contribuyente (lo asigna la DIAN)
 Resolución para ser Auto Retenedor (lo asigna la DIAN)

Nota. En este proceso no se debe cancelar por ningún concepto todos los Trámites son gratuitos

“Logramos la Excelencia con Amor y Exigencia”

Carrera 11 Nº 11-113 Villa de San Diego de Ubaté, telefax: 8553023
E-mail: iedsantamaria@gmail.com
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PROCESO CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS
(Método de contabilidad de Devengo)

d. Compra de Papelería con membrete y Tarjetas Publicitaria y Pendones y Avisos.

 Factura de venta “compras” de los bienes Adquiridos (IVA 16%)

 Contabilizar dicho Gasto legal (51 NIIF o 1710 Local) en una Nota de Contabilidad N° 04
 Elaboración del comprobante de Egreso N° 005
 Se gira Cheque N° 004 por dicho valor
 Se procede afectar Libro Auxiliar de Fondo de Bancos (Crédito)
 Se procede afectar Extracto Bancario y se calcula el GMF 4 x mil

Nota. Tener presente la responsabilidad tributaria de la empresa a que le compra para establecer las retenciones
correspondiente a que allá lugar, Revisar tabla vigente (Rete-Fuente, Rete-Ica).

e. Licencia Sanitaria

 Factura de venta “compras” del servicio adquirido

 Contabilizar dicho Gasto legal (51 NIIF) en una Nota de Contabilidad N° 05
 Elaboración del comprobante de Egreso N° 006
 Se gira Cheque N° 005 por dicho valor
 Se procede afectar Libro Auxiliar de Fondo de Bancos (Crédito)
 Se procede afectar Extracto Bancario y se calcula el GMF 4 x mil

f. Alcaldía local

 Comunicación de Apertura del Establecimiento de Comercio (Es un trámite gratuito)

g. Bomberos (Revisión Técnica cuerpo de bomberos de la ubicación de la empresa)

 Documento Equivalente “compras” del servicio adquirido

 Contabilizar dicho Gasto legal (51 NIIF) en una Nota de Contabilidad N° 06
 Elaboración del comprobante de Egreso N° 007
 Se gira Cheque N° 006 por dicho valor
 Se procede afectar Libro Auxiliar de Fondo de Bancos (Crédito)
 Se procede afectar Extracto Bancario y se calcula el GMF 4 x mil

h. Caja Menor Se debe elaborar

 Acta de Constitución de la Caja menor con el fondo o monto con su respectivo responsable.
 Elaboración del Comprobante de Egreso N° 008
 Se gira Cheque N° 007 por dicho valor
 Se procede afectar Libro Auxiliar de Fondo de Bancos (Crédito)
 Se procede afectar Extracto Bancario y se calcula el GMF 4 x mil

Reembolso De Caja Menor

- Realizar mínimo diez (10) de transacciones (transporte, aseo y cafetería, combustible, restaurante, otros)
- Soportes con requisitos de acuerdo al tipo de gasto.
- Formato de reembolso de Caja Menor en Excel

Nota. Establezca la políticas de gastos, el monto del mismo, responsable elabore la Planilla del Reembolso. Acta de
constitución del fondo de caja menor (rango entre $ 300.000 y $ 600.000 y su reembolso en el 70% con un pago
máximo de $50.000)

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(Método de contabilidad de Devengo)

5. Proceso Contable de La Actividad Económica de la Sociedad

a. Adquirir activos fijos (Equipos de oficina, Cómputo, Automóviles, Bodegas, Oficinas, Locales entre
otros).

 Factura de venta “compras” del Bien adquirido (IVA 16%)

 Contabilizar dicho Gasto legal (15 NIIF) en una Nota de Contabilidad N° 07
 Elaboración del comprobante de Egreso N° 008
 Se gira Cheque N° 008 por dicho valor
 Se procede afectar Libro Auxiliar de Fondo de Bancos (Crédito)
 Se procede afectar Extracto Bancario y se calcula el GMF 4 x mil

Nota. Los activos fijos son susceptibles de depreciación (Deterioro NIIF) esta depreciación (Deterioro NIIF) se puede
realizar o contabilizar diaria, mensual o anual de acuerdo con las políticas establecidas (NIC 8) para cada una de las
sociedades. Se deberá establecer una hoja de vida “bitácora”. El proceso de facturación y contabilización se
deberá realizar independiente uno del otro teniendo en cuenta que el valor de IVA se asumirá como un mayor valor
del producto y se tendrá en cuenta para ser depreciado.

Nota. Tener presente la responsabilidad tributaria de la empresa a que le compra para establecer las
retenciones correspondiente a que allá lugar, Revisar tabla vigente (Rete-Fuente, Rete-Ica)

b. Arrendamientos: Si la sociedad no cuenta con activos fijos como Bodegas, Oficinas, Locales entre otras
para desarrollar su actividad económica es importante arrendarlos. Los cánones de arrendamiento se podrán
causa mes vencido (51 o 52 NIIF) o mes anticipado (17 Local).

 Factura de venta “compras” del servicio adquirido

 Contabilizar dicho Gasto (51 o 52 NIIF) o mes anticipado (17 Local), en una Nota de Contabilidad N° 08
 Elaboración del comprobante de Egreso N° 009
 Se gira Cheque N° 009 por dicho valor
 Se procede afectar Libro Auxiliar de Fondo de Bancos (Crédito)
 Se procede afectar Extracto Bancario y se calcula el GMF 4 x mil

Nota. Si los pagos se realizan o se causan mes anticipado (17 local). Este pago se deberá amortizar en el
momento que este se cause pasara de ser un gasto anticipado a ser un gasto (51 o 52)

Nota. Tener presente la responsabilidad tributaria de la empresa a que le compra para establecer las
retenciones correspondiente a que allá lugar, Revisar tabla vigente (Rete-Fuente, Rete-Ica)

c. Publicidad: Cuñas Radiales “emisora” Televisión entre otros

 Factura de venta “compras” del servicio adquirido

 Contabilizar dicho Gasto (51 o 52 NIIF) o anticipado (17 Local), en una Nota de Contabilidad N° 09
 Elaboración del comprobante de Egreso N° 010
 Se gira Cheque N° 010 por dicho valor
 Se procede afectar Libro Auxiliar de Fondo de Bancos (Crédito)
 Se procede afectar Extracto Bancario y se calcula el GMF 4 x mil

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d. Compras: corresponde a los bienes (productos) y servicios que se deberá adquirir para el objeto
social de la sociedad (materia prima entre otros).

3 Facturas de venta con base de retención por cada grupo. (Factura de contado, una con abono y otra a 60 días)
2 Cheque por cada transacción

 Factura de venta “compras” del bien adquirido (IVA 16%)

 Contabilizar dicho Gasto (14 NIIF) Nota de Contabilidad N° 10
 Elaboración del comprobante de Egreso N° 011 cancele el 20% de la CXP
 Se gira Cheque N° 011 por el 20% de la CXP
 Se procede afectar Libro Auxiliar de Fondo de Bancos (Crédito)
 Se procede afectar Extracto Bancario y se calcula el GMF 4 x mil
 Elaborar tarjeta Kardex (uno por cada uno de los productos) Entrada

Nota. Sistema de Inventarios permanente (método promedio ponderado) para determinar costo de venta se deben
tener tres referencias de sus producto a comercializar

e. Ventas: Corresponde a cada uno de los bienes (productos) ofrecidos por la sociedad a sus clientes
frecuentes y esporádicos.

 Factura de venta de los bienes ofrecidos del N° 001 hasta la N° 026) IVA 16%
 Contabilizar dicha venta (41 NIIF) Nota de Contabilidad N° 11 al 36
 Elaboración del comprobante de Ingreso N° 005 al 030
 Se procede afectar Libro Auxiliar de Fondo de Caja General (Débito) ingreso por ingreso
 Se procede afectar Extracto Bancario y se calcula el GMF 4 x mil
 Elaborar tarjeta Kardex (uno por cada uno de los productos) Salida.

Manejo De Kardex

- Elaboración de 3 tarjetas de Kardex.

- Método de valuación a utilizar (promedio ponderado)
- Sistema de inventarios permanente.
- Registrar entradas (compras), salidas (ventas).
- Verificar el costo de ventas con el respectivo registro en cada factura de venta.

Nota. Contabilización del costo de venta (6135 PUC Débito) contra (14 Crédito) teniendo en cuenta la tarjeta Kardex
de cada uno de los productos.

Nota. Tener presente la responsabilidad tributaria de la empresa a quien le vende para establecer las
retenciones correspondiente a que allá lugar, Revisar tabla vigente (Rete-Fuente, Rete-Ica) y Auto Cree.

f. NÓMINA: La nómina se debe causar mes a mes de acuerdo con la normativa vigente (laboral y
tributaria).

 Nómina de Salarios integrales / Gastos Administrativos (51 PUC)

 Nómina Gastos de ventas (52 PUC)

Se deben realizar varios tipos de contratos (Prestaciones de Servicios, Termino Fijo e Indefinido) tema pendiente por
explicar y desarrollar.

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g. CONCILIACIÓN BANCARIA: Se debe manejar un libro auxiliar de Fondo de bancos donde la

empresa relacionara cada uno de las salidas y entradas de dineros a la cuenta bancaria establecida al
momento de crear la empresa.

 Extracto bancario (mensual)

 Conciliación bancaria (relación de los movimientos hechos en el extracto como abonos y
cargos a cuenta)
 Contabilización gastos financieros tales como:
Cargos (ND bancarias) (5305 PUC débito) contra (1110 PUC crédito)
Abonos (NC bancarias) (4210 PUC crédito) contra (1110 PUC débito)

e. PAGO DE IMPUESTOS: Corresponde a la declaraciones tales como retención en la fuente

(Mensual) y el impuesto sobre la ventas por pagar (Bimestral año 2015).

El Artículo 61 de la ley 1607 de 2012, que modifico el Articulo 600 del Estatuto Tributario, indica que de acuerdo a
nuestros ingresos a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior así será nuestra periodicidad de pago del IVA:

Declaran Anualmente: Personas Jurídicas y Naturales con ingresos brutos del año gravable anterior inferiores a 15
mil UVT revisar valor de acuerdo al año gravable.

Declaran Cuatrimestralmente: Personas jurídicas y naturales con ingresos brutos del año gravable anterior iguales o
superiores a 15 mil UVT pero inferiores a 92 mil UVT revisar valor de acuerdo al año gravable.

Declaran Bimestralmente: Grandes contribuyentes, personas jurídicas y naturales con ingresos brutos del año
gravable anterior iguales o superiores a 92 mil UVT revisar valor de acuerdo al año gravable.

SI las declaraciones de IVA no son presentadas en la periodicidad antes expuesta, según los ingresos percibidos, NO
tendrán efecto legal alguno.

Para quienes declaran Anualmente, la ley establece que deberán hacer pagos cuatrimestrales sin declaración, a modo
de anticipo de impuesto sobre las ventas. Los montos de dichos pagos se calcularan y pagaran teniendo en cuenta el
valor de IVA pagado a 31 de Diciembre del año Inmediatamente anterior.

Compras con Persona Natural (Documento Equivalente)

 3 cuentas de cobro: honorarios (gasto pagado por anticipado), por servicios de mantenimiento de computadores
y compra de dotación de uniformes. Estas compras no se realizan entre grupos de estudio sino con personas
diferentes, con base de retención en la fuente.
 3 documentos equivalentes uno para cada cuenta de cobro

Préstamos Bancarios

 Solicitud préstamo bancario

 Pagaré
 Tabla de amortización con interés compuesto (vencido) a 24 meses.
 Nota crédito bancaria
 Contabilización
 Sistematización de los documentos en el software contable de este proceso

Este proceso se debe llevar acabo manual y sistematizado Excel (NIIF) y en el Software Contable Helisa gw2 (Local)

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