CAO-P001 Comunicacion Participacion y Consulta

PROCEDIMIENTO PARA COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CAO – P001
CONSULTA Edición 04
Elaboró: Revisó: Aprobó: 20-MAY-2021
Analista HSEQ Profesional Senior HSEQ Gerencia General
Pág. 1
PROCEDIMIENTO PARA COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y

CONSULTA
Edición 04
Contiene: 13 páginas
Bogotá D.C., Colombia
Z:\HSEQ\SIG-FUENTES\HSEQ\PROCEDIMIENTOS\CAO-P001 Comunicacion Participacion y consulta.docx

Pág. 2
HOJA DE CAMBIOS
Sección Página Naturaleza del cambio
Fecha: 07-Jul-2016
Se modifica el objetivo en los temas de participación de los trabajadores de
1 1
PAYC.
2 1 Se incluyen partes interesadas en el alcance de la comunicación.

Se modifica la definición de comunicación interna y se establece la definición
3 1
para comunicación interna y externa.
Se modifica que las responsabilidades de comunicación serán por parte de
4 2
cada Director de los diferentes procesos.
Se modifica la tabla de comunicación interna según los parámetros en el
5.1.1 5y6
Decreto 1072 de 2015.
Se modifica la tabla de comunicación externa según los parámetros en el
5.1.2 7y8
Decreto 1072 de 2015.
5.2 8 Se adicionan formatos de participación como CAS-R044 y CAO-R001.
Todo Todo Se cambia en término COPASO por COPASST.

Fecha: 12-Jul-2018
Todo Todo Se cambia a Edición No. 3
5.1.1 4 Se actualiza la tabla de comunicación interna.
5.1.2 6y7 Se actualiza la tabla de comunicación externa
Fecha: 15-May-2021
Se ajusta el objetivo indicando la norma ISO 45001 e introduciendo el
1 3
concepto de consulta
3 3y4 Se incluyen las definiciones de Participación y Consulta
Se actualizan las comunicaciones con los responsables de cada proceso,
4.1.1 4-9
se adiciona el buzón de HSEQ
Se desglosan las actividades de participación de acuerdo con la norma
4.2 11
ISO45001
Se crea capítulo para indicar las actividades de consulta de acuerdo con la
4.3 12
norma ISO 45001
Se actualiza demás mecanismos, que incluyen los tiempos y el recurso
7 13
humano para la participación y consulta de SST

Pág. 3
1. OBJETIVO
Definir las directrices y responsabilidades de comunicación interna y externa en
PAYC, adicionalmente establecer los mecanismos y responsabilidades de
participación y consulta de los trabajadores de PAYC, en los temas relacionado s
con seguridad y salud en el trabajo.
2. ALCANCE
Aplica a todas las partes interesadas del sistema integral de gestión.
3. DEFINICIONES.
 RIESGO: Combinación entre probabilidad y consecuencia que tiene un

peligro.
 HSE: Salud en el Trabajo, Seguridad y Medio Ambiente.
 COMUNICACIÓN INTERNA/EXTERNA: Proceso a través del cual se
generan acciones y programas que informan, divulgan, permiten establecer
relaciones y conllevan a la participación de los espacios de trabajo de la
organización.
 MEDIO: Herramienta de comunicación a través del cual se trasmitirá el
mensaje deseado al público objetivo.
 CONSULTA: Búsqueda de opiniones antes de tomar una decisión. La
consulta incluye involucrar al Grupo de Consulta en los aspectos definidos
en el presente documento.
 PARTICIPACIÓN: Acción y efecto de involucrar en la toma de decisiones. La
participación incluye involucrar al COPASST en los aspectos definidos en el
presente documento.

Pág. 4
4. DESARROLLO DE PROCEDIMIENTO.
4.1 COMUNICACIÓN
En PAYC S.A.S. los mecanismos establecidos para la divulgación (comunicación,
participación y consulta) en el sistema integral de gestión se realiza por los
siguientes medios:
 Carteleras de comunicación
 Folletos de comunicación
 Charlas, Capacitaciones, formación necesaria
 Correo electrónico, comunicación, participación o consulta.
 Notipayc, comunicación, participación o consulta.
 Encuestas, participación o consulta.
 Grupo de consulta. Divulgación necesaria de temas SST
Se han establecido dos tipos de comunicación de la información relacionada con el

sistema integral de gestión, la comunicación Interna y la comunicación externa.
4.1.1 COMUNICACIÓN INTERNA

La siguiente tabla contiene la información que se comunica en PAYC, entre los
diferentes niveles y/o procesos de la organización, describiendo el mecanismo que
se utilizará.
QUIÉN A QUIÉN CÚANDO
QUÉ COMUNICAR CÓMO COMUNICAR
COMUNICA COMUNICAR COMUNICAR
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANCIERA

Gerente Administrativo y Comercial: Correo corporativo del Gerente en particular
Profesional Administrativo: administracion@payc.co
Solicitud de Mobiliario. Mesas,
escritorio, sillas, archivadores, Gerente
Director con el VB ADG-R023 Solicitud dotación
tablero de corcho, teléfono, Administrativa y Al inicio de la obra
del Coordinador campamentos de obra
puntos de hidratación, botiquín, Financiera
extintores y punto ecológico.

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Gerente
Recarga de extintores Director de Obra Administrativa y Cuando se requiera Correo electrónico
Financiera
Solicitud de equipos de
comunicación (si son Asistente de gerencia
ADG-R023 Solicitud dotación
necesarios, y de acuerdo al Director de obra Profesional Al inicio de la obra
campamentos de obra
tamaño de la obra / celular y Administrativo
radio teléfono)
Director
Por escrito (correo y/o
Apertura Caja Menor Coordinador Administrativo y Al inicio de la obra
memorando)
Contable
Suministro de papelería y tóner Profesional Por escrito (correo y/o
Director de obra Cuando se requiera
de impresora Administrativo memorando)
Por correo
Solicitud de Pasajes (según Gerente y/o Profesional (Proyecto, nombre, cedula,
Cuando se requiera
contrato) Coordinador Administrativo fecha de nacimiento, cargo, e-
mail, itinerario, motivo de viaje)
Cuando se requiera tal
Solicitud cambio por daños o como se indica en el
pérdida de dotación procedimiento CAS-
Director con el VB Profesional
(Chaqueta, overol, P004 Correo electrónico
del Coordinador Administrativo
impermeable, botas, botas de Nota: Se debe enviar
caucho, camisa, flexómetro) foto del estado del
elemento.
Peligros, Riesgos, Plan de
Cuando un visitante CAS-R002 Control de
emergencias y Aspectos Recepción Visitantes
ingresa a la empresa. visitantes
Ambientales significativos
sistemas@payc.co
auxiliar.tecnologia@payc.co
Responsable
Sistemas, con copia a
Solicitud de apertura de Coordinador y/o Sub- Cada vez que se
la Gerente Correo electrónico
cuentas de correos Gerente requiera
Administrativa y
Financiera
Responsable
Solicitud de apertura de Coordinador y/o Cada vez que se
cuentas de dominio Subgerente requiera
Administrativa y
Financiera
Responsable
Solicitud de equipos Coordinador y/o Cada vez que se
tecnológicos Subgerente requiera
Administrativa y
Financiera
Responsable Cada vez que se
Acceso a navegación Quien lo necesite Correo electrónico
Sistemas requiera
Restauración de archivos en Responsable Cada vez que se
Quien lo necesite Correo electrónico
backup Sistemas requiera
Copia de información de Responsable
Director Coordinador Cada vez que se
servidores a formato CD o Sistemas Correo electrónico
o Subgerente requiera
DVD
Solicitud de equipos para Responsable
Cada vez que se
salas. (Ver instructivo SIS- Quien necesite Sistemas Aplicación de reserva de salas
requiera
I001)
Solicitud de mantenimiento de Responsable Cada vez que de
Director de Obra Correo electrónico
equipos Sistemas requiera

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PROCESO DE GESTIÓN HUMANA
Gerente de Gestión Humana: Correo corporativo del Gerente en particular
Necesidades de Recursos
Humanos.
Gerente Técnico para
Gerencia Técnica debe
transmitirla a la Por escrito
entregar la fecha de inicio de Coordinador Cuando se requiera
Gerencia de Gestión INA-R040 Acta de inicio
obra y/o proyecto y posterior a
Humana
esto entregar el INA-R040 Acta
de Inicio (de PAYC – Cliente)
Gerente Técnico para Por escritoING-R002
Cambios en la permanencia de
Coordinador transmitirla a la Cuando se requiera Información para solicitud de
personal
Gerencia Comercial ampliaciones
Gerencia de Gestión
Quejas internas Quien lo necesite Cuando se requiera Por escrito
Humana
Horas Extras (deben estar
Gerencia de Gestión RHI-R030 Reporte mensual de
previamente aprobadas por la Coordinador El día 20 de cada mes
Humana horas extras
Gerencia Técnica)
PROCESO DEL S.I.P.
Director del S.I.P.: director.sip@payc.co
Entrega de Base de Datos Director con el VB IPG-R004 Información para
Director del SIP El día 25 de cada mes
(calificación de contratistas) del Coordinador Base de Datos
Solicitud de revisión de precios
al SIP. Se solicita cuando en la
Coordinador y/o IPG-R003 Solicitud de precios
obra no se cuenta con la Director del SIP Cuando se requiera
Director al SIP
información suficiente para
revisarlo.
Solicitud de Recomendación
Coordinador y/o Por escrito
de contratistas y/o proveedores Director del SIP Cuando se requiera
Director (correo y/o memorando)
(Servicio de Interventoría)
PROCESO DE PRESUPUESTACIÓN
Director de Presupuestación: director.presupuestacion@payc.co
Subgerente de
Entrega de Presupuesto y
Coordinador Información Técnica y Antes del Inicio de Obra Entregar en digital.
Programación
Soporte
PROCESO HSEQ
Director HSEQ: calidad@payc.co
Administrador HSEQ: soportehseq01@payc.co
Analista HSEQ 2: soportehseq02@payc.co
Analista HSEQ 3: soportehseq03@payc.co
Por escrito
Reporte de Incidente, Actos y Colaboradores del CAO-R001 Reporte de
Quien lo necesite Cuando se requiera
Condiciones inseguras proceso IA y C inseguras
O buzón HSEQ
Informar la ocurrencia de un
accidente de trabajo Coordinador /Jefe Colaboradores del El día que se presente
Por escrito y/o verbal
(Trabajadores PAYC) inmediato proceso el accidente
Instructivo RHS-I001
Respuesta de no
Director de obra y/o Director de HSEQ y/o
conformidades de auditorías Cuando se requiera Correo electrónico
área Analista HSEQ 4
internas

Pág. 7

Cuando se requiera.
Solicitud de EPP rotativos NOTA: Se debe
(Casco, protector auditivo de informar por escrito
inserción y decopa,monogafas Director de Obra Analista HSEQ 3 sobre la pérdida o Correo electrónico
claras y oscuras, protector deterioro de cualquier
respiratorio, guantes) elemento (enviar foto si
es deterioro).
Solicitud bolsas plásticas para
puntos ecológicos (color verde, Director de Obra Analista HSEQ 3 Cuando se requiera Correo electrónico
negro, blanco)
Entrega de documentos para
cartelera INT-R508 / Anexo
Director de Obra Analista HSEQ 3 Al inicio del proyecto Correo electrónico
acondicionamiento
campamento
Reposición elementos de Cuando se requiera Correo electrónico
Director de Obra Analista HSEQ 3
botiquín (uso o vencimiento) (Adjuntar registro CAS-R006)
Cuando se cumpla los
Solicitud de equipos de
Coordinador y/o requerimientos del
protección contra caídas EPCC Analista HSEQ 2 Correo electrónico
Director de Obra procedimiento de
e inspecciones anuales
alturas INT-P500
Reporte por daño y/o pérdida
Director de Obra Analista HSEQ 2 Cuando se requiera Correo electrónico
EPCC
Cuando se requiera
cuando se cumpla los
Solicitud cursos para trabajo Coordinador y/o
Analista HSEQ 2 requerimientos del Correo electrónico
en alturas Director de Obra
procedimiento de
alturas INT-P500
Certificados de curso en
Director de Obra Analista HSEQ 2 Cuando se requiera Correo electrónico
alturas
Reporte de NO Conformidades Director de HSEQ y/o Por escrito
Quien lo necesite Cuando se requiera
del Sistema de Gestión Integral Analista HSEQ 4 CAI-R015 No conformidad
Director de HSEQ y/o
Oportunidades de mejora Quien lo necesite Cuando se requiera Correo electrónico
Analista HSEQ 4
Verificación: Cada 6
Verificación y reposición de
Director de Obra Analista HSEQ 2 meses Correo electrónico y/o verbal
flexómetros
Reposición: Por daño
Por correo mediante registro
Gestión del cambio Líderes de proceso HSEQ Cuando se requiera
GGI-R002
Resultados del SIG (auditorías,
revisión gerencial, Presentación informes
HSEQ Gerente General Cuando se requiere
investigación de accidente, Revisión gerencial GGI-R
otros)
Directores y
Elementos COVID HSEQ Mensual Correo electrónico
Residentes de obra
Enlaces de encuestas de
Opiniones de consultas HSEQ Partes interesadas Cuando se requiera
consulta
Recomendaciones emitidas
HSEQ Todos los procesos Cuando se requiera Correo electrónico, Carta
por la ARL
Asistencia a Capacitación y
Gerente General, Cuando un trabajador evaluación.
Representante del ingresa a la empresa. Cartelera
Política y objetivos del sistema Todo el personal y
sistema y Control de visitantes
integral de gestión partes interesadas
colaboradores del Cuando un trabajador
Registro de asistencia a
proceso HSEQ lleva 1 año en la
reinducción
empresa.

Pág. 8

Cuando un trabajador Asistencia a Capacitación,
ingresa a la empresa. Módulo Virtual de capacitación
Peligros, Riesgos y Aspectos Todo el personal y
Proceso HSEQ Cuando un trabajador y Divulgación de matrices.
Ambientales significativos partes interesadas
lleva 1 año en la Registro de asistencia a
empresa. reinducción
A las partes
Cuando se presenta el
Requisitos legales aplicables Proceso HSEQ interesadas Correo electrónico notipayc
cambio
necesarias
Reporte de Condiciones y
Cuando se identifique la Presentación y acta del
sugerencias del personal para Proceso HSEQ COPASST
condición COPASST
mejoramiento de procesos
Uso de Hojas de seguridad Proceso HSEQ Personal de aseo de Cuando ingresa a la Folletos, Capacitaciones,
sustancias químicas. oficina empresa carteleras
Asistencia a capacitaciones,
Cuando ingresa a la carteleras y correo electrónico
empresa. .y registro de control de
Todo el personal y
Plan de Emergencias Proceso HSEQ y visitantes
partes interesadas
Brigada Cuando un trabajador
Registro de asistencia a
lleva 1 año en la
reinducción
empresa.
Cuando ingresa a la Folletos, capacitaciones,
Funcionamiento del COPASST Administrador HSEQ Todo el personal
empresa. carteleras y correo electrónico
Acta de reunión COPASST,
Proceso HSEQ COPASST Mensual
Incidentes y accidentes mediante estadísticas
laborales y ambientales Correo con envío de lecciones
Proceso HSEQ Todo el personal Trimestralmente
aprendidas
Proceso HSEQ Alta dirección Semestralmente Acta revisión por la gerencia
Informes Resultados de
Líderes de proceso y Una vez realizado el
Auditorías Internas y externas Proceso HSEQ Correo electrónico
proyectos ejercicio de auditorias
PROCESO DE CONTRATACIONES (SERVICIO DE GERENCIA)
Director de Contrataciones: director.contrataciones@payc.com.co
Subgerente de
Entrega de Planos y Entregar en digital (carpeta
Coordinador Información Técnica y Antes de inicio de obra
Especificaciones compartida).
Soporte
Listado de contrataciones
previstas y programa de pasos
Subgerente de Cuando se firma el acta
previos para aprobación (se Firmas correspondientes en el
Coordinador Información Técnica y de inicio de nuestro
requiere de un análisis en Payc
Soporte servicio
conjunto del Coordinador y el
SGITS)
Presentación cuadro
comparativo de contratistas (se Subgerente de
Cada vez que se Presentación con cuadro
requiere de un análisis en Información Técnica Coordinador
requiere comparativo
conjunto del coordinador y el y Soporte
SGITS)
Coordinador
Presentación cuadro
Realiza la Aprobación por escrito por
comparativo y adjudicación de Cada vez que se
presentación al El cliente parte del cliente del contratista
contratistas (Servicio de requiere
cliente del análisis de adjudicado
Gerencia)
las propuestas
Una vez se tenga la
Aprobación por parte del Subgerente de aprobación,
cliente del contratista Coordinador Información Técnica y contrataciones Por escrito
adjudicado Soporte comienza con la
legalización del contrato

Pág. 9

Subgerente de
Firma del contrato u otrosíes
Información Técnica Contratista respectivo Cuando se requiera Por escrito (carta)
por parte del contratista
y Soporte
Subgerente de
Contrato u otrosíes con la firma
Información Técnica Coordinador Cuando se requiera Por escrito (Memorando)
del contratista
y Soporte
Firmas del contrato u otrosíes
Coordinador El cliente Cuando se requiera Por escrito (carta)
por parte del cliente
Subgerente de
Contrato u otrosíes legalizado Coordinador
Información Técnica y Cuando se requiera Por Mensajería
por las partes Envía original
Soporte
GERENCIA TÉCNICA
OBRAS Y/O PROYECTOS
Entrega de Planos y Subgerente de
Cada vez que se
Especificaciones (Servicio de Coordinador Información Técnica y Correo electrónico
requiere
Gerencia) Soporte
Cada vez que se INA-R040 Acta de inicio
Acta de inicio (PAYC-Cliente) Coordinador Gerencia Técnica
requiere INA-R050 Acta de liquidación
Modificaciones de los formatos
Director y/o Cada vez que se Por escrito
y/o procedimientos del Sistema Gerencia Técnica
Coordinador requiere Informe de Gestión
de Gestión Integral
Acta de liquidación (PAYC- Cada vez que se
Coordinador Gerencia Técnica INA-R050 Acta de liquidación
Cliente) requiere
INA-R044 Relación de archivo
Coordinador y/o Cuando se termina el inactivo
Archivo inactivo Gerencia Técnica
Director de la obra proyecto INA-R047 Hoja de ruta de
archivo inactivo
PROCESO COMERCIAL
Gerente Comercial: Correo corporativo del Gerente en particular
Entrega de información del ser entregada al Antes de iniciar un
Gerente Comercial COC-R003 Información Básica
nuevo contrato (PAYC-Cliente) Coordinador nuevo servicio
respectivo
Solicitud de ampliación del ING-R002 Solicitud de
Coordinador transmitirla a la Cuando se requiera
contrato (PAYC-Cliente) ampliación
Gerencia Comercial
Entrega de información de
ser entregada al COC-R028 Modificación de
modificaciones a contratos Gerente Comercial Cuando se requiera
Coordinador Información Básica
(PAYC-Cliente)
respectivo
Coordinador para
Quien recibió la Inmediatamente
Quejas y/o reclamos del cliente transmitirla a la Por escrito y/o verbal
queja recibida la queja
Gerencia Comercial
Iniciando el proyecto.
Requisitos del cliente y Cada vez que surjan
Gerente Comercial Gerencia técnica Formato de Información Básica
modificaciones a contratos cambios en condiciones
contractuales

Pág. 10
4.1.2 COMUNICACIÓN EXTERNA:
La siguiente tabla contiene la información que se comunica de PAYC a contratistas,

visitantes al sitio de trabajo y partes interesadas:
QUÉ COMUNICAR COMO COMUNICAR
Certificación y alcance del Página web
SIG bajo las normas (ISO Clientes Permanente Brochure
Proceso Comercial
9001, ISO 14001 e ISO potenciales Invitaciones para ofertar Carta de presentación o
45001) propuesta
En la elaboración del
Alcance de nuestro servicio Proceso Comercial Clientes Contrato y/o pliego
contrato
Plataforma de entrega de
Obras y Proyectos Clientes Al iniciar del servicio Correo electrónico
informes mensuales
Información de acceso a
plataforma de informes Gerencia técnica Clientes Al iniciar del servicio Correo electrónico
mensuales
Direccionamiento Gerente General
estratégico. Resultado de y/o demás Junta Directiva Mensual Presentación Junta directiva
indicadores Gerencias
Coordinador de
Contratistas de los
obra Cuando se requiera
clientes (obras Correo o carta
Alcances contractuales Subgerencia de (servicio de gerencia de
servicio de Documentos tipo
información técnica obra)
gerencia)
Gerente Técnico
Responsables de la Contratistas y ODET
Alcance de los servicios Cuando se requiera
compra Proveedores Correo electrónico o carta
Gerencia
Manual de contratistas HSE Contratistas y
Administrativa y Al inicio del servicio Correo electrónico
PAYC proveedores
Financiera
Requerimientos solicitados
Gerente General Estado Cuando se requiera Carta
por entes de control
Gerente Comercial
Gerente Técnico Gremios o
ODET
Eventos o requerimientos Gerente afiliaciones Cuando se requiera
Correo electrónico carta
Administrativo y (CAMACOL)
Financiero
Asociación de
Alcance de los servicios a
recicladores ODET
presta (residuos Coordinador SIG Cuando se requiera
semilleros del Correo electrónico o carta
aprovechables)
futuro
Gerente de Gestión
Organizaciones
Requerimientos de la Humana o
(como ONG, Cuando se requiera Carta
comunidad y otras Coordinador de
comunidades)
obra
Alcance de los servicios a
Ente certificador Auditorías externas (al ODET
prestar en cuanto a Coordinador SIG
(SGS) menos una vez al año) Correo electrónico o carta
certificaciones

Pág. 11
4.2 PARTICIPACIÓN
En PAYC S.A.S, la participación de los trabajadores se da a través del COPASST;
de acuerdo con las necesidades del sistema y los temas que se enumeran a
continuación. Dicha participación se realiza en cada una de las reuniones
mensuales y cualquier otra programada para el COPASST para llevar a cabo la
retroalimentación necesaria ante la toma de decisiones (según sea el caso se
realiza consulta con la gerencia general o alta dirección)
A continuación, se describen los temas de participación de SST por parte del

COPASST:
1. Definición de medios, formas y/o mecanismos de participación y consulta

2. Identificación de los peligros y evaluación de los riesgos y oportunidades. Se
presenta al COPASST la metodología establecida por PAYC y su respectiva
participación.
3. Identificación de impactos y aspectos ambientales, mediante el formato CAS-
R007 “Identificación de aspectos e impactos ambientales”.
4. Determinación de acciones para eliminar peligros y reducir los riesgos, las de
medidas de control y su implementación y uso eficaces. Al menos una vez al
año, se presenta al COPASST la metodología y los peligros y sus controles y
retroalimentar con la participación correspondiente.
5. Determinación de requisitos de competencia, necesidades de formación, la
formación y la evaluación de la formación. Al menos una vez al año se presenta
al COPASST el plan o programa de capacitación de PAYC, y se analiza los
temas a intervenir.
6. Análisis de Incidentes, condiciones y actos inseguros. En las reuniones con el
COPASST, se presentan y evalúan las acciones para eliminar o mitigar los
peligros asociados.
Pág. 12
7. Investigación de los incidentes, accidentes a través del CAS-R001 “Formato

investigación de incidentes”. En el equipo investigador siempre acompaña un
miembro del COPASST a dicha investigación para asegurar la investigación,
así mismo se presenta a todos los integrantes del COPASST mensualmente
los resultados de las investigaciones y el seguimiento y cierre de los planes de
acción.
8. No conformidades y la determinación de acciones correctivas. Se presenta las
no conformidades encontradas en el sistema y las acciones correctivas que se
requieren implementar, producto del análisis de causas de esas
conformidades.
Los trabajadores están representados en asuntos de SST por el COPASST para
lo cual efectuarán la elección de sus representantes. Cuando se requiera los
trabajadores podrán ser invitados por el COPASST para ampliar dicha
participación.
4.3 CONSULTA
En PAYC S.A.S, la consulta con los trabajadores se realizará a través del Grupo de
consulta, que será conformado por los participantes que de manera voluntaria en la
encuesta anual de necesidades y expectativas se postulan para la respectiva
conformación. Este grupo será consultado mediante encuestas y/o a través de
correos en temas como:
 Determinación las necesidades y expectativas de los trabajadores, mediante
la encuesta anual.
 Establecimiento de la política de SST, cuando se requiera ante cualquier
cambio o modificación necesaria de la política.
 Determinación de los objetivos del SIG y la planificación para lograrlos,
mediante la encuesta anual.
Pág. 13
 Asignación de roles, responsabilidades y autoridades de la organización.

Mediante correo una vez al año al grupo de consulta.
 Determinación de cómo cumplir los requisitos legales y otros requisitos.
Cuando se requiera, mediante correo al grupo de consulta.
 Determinación los controles aplicables para la contratación externa, las
compras y los contratistas. Cuando se requiera, mediante correo al grupo de
consulta.
 Planificación, establecimiento, implementación y mantenimiento de programas
de auditoría. Una vez se tenga que elaborar el programa de auditoría, mediante
correo al grupo de consulta.
 Aseguramiento de la mejora continua.
Así mismo, también se realiza participación y consulta en SST mediante:

 Proceso HSEQ de PAYC, se encuentra conformado por personal con
formación idónea en SST con responsabilidades y autoridades en cuanto a
participación y consulta de los requerimientos del sistema y su implementación.
 Las brigadas de emergencias, responsables de realizar y retroalimentar el
análisis de vulnerabilidad y los diferentes simulacros desarrollados.
 Los trabajadores cuando reciben formación o capacitaciones en temas SST
especialmente de los diplomados programados, se hace consulta de la
implementación de los procesos en las obras y oficina, de acuerdo a los temas
a implementar.
 Retroalimentación permanente de los trabajadores a través del buzón de
HSEQ para el reporte de quejas, condiciones de salud, actos y condiciones
inseguras.

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PROCEDIMIENTO PARA COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y

Bogotá D.C., Colombia

Z:\HSEQ\SIG-FUENTES\HSEQ\PROCEDIMIENTOS\CAO-P001 Comunicacion Participacion y consulta.docx

2 1 Se incluyen partes interesadas en el alcance de la comunicación.

5.2 8 Se adicionan formatos de participación como CAS-R044 y CAO-R001.

Todo Todo Se cambia en término COPASO por COPASST.

Todo Todo Se cambia a Edición No. 3

5.1.1 4 Se actualiza la tabla de comunicación interna.

5.1.2 6y7 Se actualiza la tabla de comunicación externa

Z:\HSEQ\SIG-FUENTES\HSEQ\PROCEDIMIENTOS\CAO-P001 Comunicacion Participacion y consulta.docx

 RIESGO: Combinación entre probabilidad y consecuencia que tiene un

Z:\HSEQ\SIG-FUENTES\HSEQ\PROCEDIMIENTOS\CAO-P001 Comunicacion Participacion y consulta.docx

Se han establecido dos tipos de comunicación de la información relacionada con el

4.1.1 COMUNICACIÓN INTERNA

PROCESO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANCIERA

Z:\HSEQ\SIG-FUENTES\HSEQ\PROCEDIMIENTOS\CAO-P001 Comunicacion Participacion y consulta.docx

QUIÉN A QUIÉN CÚANDO

Z:\HSEQ\SIG-FUENTES\HSEQ\PROCEDIMIENTOS\CAO-P001 Comunicacion Participacion y consulta.docx

QUIÉN A QUIÉN CÚANDO

Z:\HSEQ\SIG-FUENTES\HSEQ\PROCEDIMIENTOS\CAO-P001 Comunicacion Participacion y consulta.docx

QUIÉN A QUIÉN CÚANDO

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QUIÉN A QUIÉN CÚANDO

Z:\HSEQ\SIG-FUENTES\HSEQ\PROCEDIMIENTOS\CAO-P001 Comunicacion Participacion y consulta.docx

QUIÉN A QUIÉN CÚANDO

Z:\HSEQ\SIG-FUENTES\HSEQ\PROCEDIMIENTOS\CAO-P001 Comunicacion Participacion y consulta.docx

4.1.2 COMUNICACIÓN EXTERNA:

La siguiente tabla contiene la información que se comunica de PAYC a contratistas,

Z:\HSEQ\SIG-FUENTES\HSEQ\PROCEDIMIENTOS\CAO-P001 Comunicacion Participacion y consulta.docx

A continuación, se describen los temas de participación de SST por parte del

1. Definición de medios, formas y/o mecanismos de participación y consulta

7. Investigación de los incidentes, accidentes a través del CAS-R001 “Formato

 Asignación de roles, responsabilidades y autoridades de la organización.

Así mismo, también se realiza participación y consulta en SST mediante:

Z:\HSEQ\SIG-FUENTES\HSEQ\PROCEDIMIENTOS\CAO-P001 Comunicacion Participacion y consulta.docx

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