1SAP RELEASE 2b TERCERA PARTE

2b
GUÍA 1SAP PARA LÍDERES DE EQUIPO

UNDERSTANDING
METALES BASE
ÍNDICE
Guía 1SAP para Líderes de Equipo 5

Aprendizaje y Soporte 1SAP

Aprendizaje y Soporte 1SAP
¿Cómo se asignará mi capacitación?
¿Cómo será el programa de Aprendizaje y Soporte 1SAP?
¿Cuándo se realizará mi capacitación?
¿Qué significa esto para mí?
¿Qué significa esto para mi equipo?
Listado de Verificación del Líder de Equipo: Aprendizaje y Soporte 1SAP
Guía de Conversación: Aprendizaje y Soporte 1SAP

1SAP Cutover 17
¿Qué es el Cutover?
¿Cuándo se realizará el Cutover?
¿Qué ocurre durante el Cutover?
¿Qué significa esto para mí?
Listado de Verificación del Líder de Equipo: 1SAP Cutover

1SAP User Acceptance Testing 22

1SAP User Acceptance Testing
¿Qué es User Acceptance Testing?
¿Cuáles son los beneficios de realizar estas pruebas?

HR Services Delivery Model 26

¿ Qué es el HR Service Delivery Model?
¿Cómo opera el HR Service Delivery Model?
¿Qué significa esto para mi?
¿Qué significa esto para mi equipo?

Folleto Informativo:
Mi Aprendizaje y Soporte 1SAP 31

Folleto Informativo:
1SAP Release 2b: ¿Qué queremos lograr? 35

Folleto Informativo:
Principales hitos de Release 2b del Líder de Equipo 37
 GUÍA 1SAP PARA LÍDERES DE EQUIPO

1SAP Release 2b is a change to the processes and systems within Human Resources (HR) and
the Employee Expense Management (EEM) side of Finance. The change is being implemented
across every BHP Billiton Operation at the same time and is set to be deployed in October 2011.

Bienvenido a la tercera parte de su Guía 1SAP para Líderes de Equipo de Release 2b. Esta sección abarca el
programa de Aprendizaje y Soporte 1SAP (Learning and Performance Support) que BHP Billiton ha diseñado
para asegurar que usted esté completamente preparado para utilizar el nuevo sistema; una introducción al
concepto de Cutover; período de migración desde el sistema actual al nuevo sistema 1SAP; y una
introducción a User Acceptance Testing. User Acceptance Testing consiste en una serie de pruebas del
sistema, donde participa una muestra determinada de usuarios finales, para asegurar que la implementación
del nuevo sistema sea exitosa.

Al igual que en secciones anteriores, su Equipo de Implementación 1SAP está para apoyarle durante este
proceso y a su disposición en caso de tener cualquier duda o pregunta.

1SAP Release 2b is a change to the processes and systems within Human Resources (HR) and
the Employee Expense Management (EEM) side of Finance. The change is being implemented
across every BHP Billiton Operation at the same time and is set to be deployed in October 2011.

1SAP Release 2b is a change to the processes and systems within Human Resources (HR) and
the Employee Expense Management (EEM) side of Finance. The change is being implemented
1SAP
acrossRelease 2b isBilliton
every BHP a change to the processes
Operation and
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time within
and is set Human
to be Resources
deployed (HR)2011.
in October and
the Employee Expense Management (EEM) side of Finance. The change is being implemented
across every BHP Billiton Operation at the same time and is set to be deployed in October 2011.
APRENDIZAJE2b
Y SOPORTE 1SAP
GUÍA 1SAP PARA LÍDERES DE EQUIPO
UNDERSTANDING
METALES BASE
 APRENDIZAJE Y SOPORTE 1SAP

1SAP Release 2b is a change to the processes and systems within Human Resources (HR) and
theEsEmployee
esencial que, cuando
Expense se de inicio
Management al Release
(EEM) side of2b de 1SAP
Finance. enchange
The octubreisdel 2011,
being usted
implemented
y su equipo
across estén
every BHP capacitados
Billiton para
Operation at realizar
the same sutime
trabajo
and exitosamente dentro in
is set to be deployed deOctober
los 2011.
procesos y sistemas de Recursos Humanos y Administración de Gastos del Empleado.

Para asegurar que usted comprende lo que tiene que hacer para cumplir con su función dentro del ambiente
1SAP, BHP Billiton ha diseñado un programa de Aprendizaje y Soporte 1SAP (Learning and Performance
Support) para capacitarlo y proporcionarle el material de apoyo necesario para prepararlo en su nuevo rol en
1SAP.

• La capacitación considerará los procesos y pasos en el sistema 1SAP que su equipo necesitará
comprender para realizar sus tareas.

• Tendrá a su disposición guías y material de apoyo en la medida en que utilice 1SAP.

1SAP representa una gran oportunidad de desarrollo profesional, tanto en las habilidades claves dentro de la
industria, como en el sistema SAP y en la práctica de procesos líderes del negocio.

9
¿CÓMO SE ASIGNARÁ MI CAPACITACIÓN?

La capacitación que usted recibirá dependerá de la asignación de su Grupo Global de Trabajo 1SAP (GJG) y de las
actividades que realizará dentro del sistema y procesos 1SAP.

Los Grupos Globales de Trabajo (GJGs) son una agrupación lógica de tareas que soportan los procesos 1SAP. El
acceso al sistema y las funciones principales en 1SAP están definidas de acuerdo al Grupo Global de Trabajo.

Su GJG define el rol que usted tendrá dentro de los procesos 1SAP, el acceso al sistema y la capacitación que recibirá.

Para más información sobre GJGs consulte la primera sección de su Guía de 1SAP para Líderes de Equipo.

Los GJGs que serán implementados como parte del Release 2b son los siguientes:

Organisation and Human Resources Finance

Governance

Employee HR Administration Training Administration Financial Management

Asignado a todos Provee servicios de Identifica las necesidades and Accounting
los empleados de administración de RRHH de capacitación 1SAP, Ejecuta transacciones
BHP Billiton dentro del asset encargado de programa y financieras y de
actividades de contabilidad
entrenamiento

Manager HR Business Partnership Financial Management

Asignado a todos Apoya al manager Aprueba las transacciones
los grupos de iniciando y gestionando financieras y de
trabajo clasificados los procesos RRHH contabilidad, encargado
como “manager” de la revisión de reportes
financieros claves

A todos los empleados de BHP Billiton se les asignará un GJG de Employee, GJG de Manager o un GJG ´funcional´
según la función de la posición que ocupe. Para el Release 2b, los GJGs funcionales serán asignados a
profesionales de RRHH y de Finanzas que necesiten acceso al sistema para ejecutar actividades específicas que
soportan los procesos de 1SAP Recursos Humanos y Finanzas.

Usted deberá completar la capacitación correspondiente a su GJG para obtener acceso al sistema 1SAP y para
realizar su trabajo de manera efectiva. Antes de comenzar la capacitación, recibirá los detalles sobre cuáles son
los GJGs asignados a los miembros de su equipo. Usted deberá verificar que estos se apliquen correctamente.

10
¿CÓMO SERÁ EL PROGRAMA DE APRENDIZAJE Y SOPORTE 1SAP?
1. Todos los empleados de BHP Billiton que requieran acceso al sistema 1SAP participaran en el curso de Introductory
Learning para obtener una visión general de 1SAP y entender algunos de los procesos claves en My Services.

2. El curso Functional GJG Learning consistirá en una capacitación del sistema con práctica real para cargos específicos dentro
de BHP Billiton.

3. El programa de Soporte 1SAP (Ongoing Performance Support) le proporcionará material de apoyo que podrá utilizar
durante la capacitación y una vez esté utilizando el nuevo sistema.

La capacitación consistirá en una combinación de eLearning y cursos presenciales con Instructores 1SAP
• eLearning es una forma de capacitación virtual en línea, que le permitirá repasar los materiales en su computadora de
acuerdo a sus propios tiempos.
• Curso presencial con Instructor 1SAP incluye capacitación en base a sistemas con práctica real en un ambiente de clase con
Instructor 1SAP. Esta práctica ayudará a su entendimiento durante la capacitación y podrá consultar al Instructor 1SAP en caso
de tener consultas.

Debido a que la capacitación está vinculada tanto al acceso del sistema como a los requerimientos de cada rol, algunos
elementos serán obligatorios para todo BHP Billiton, mientas que otros elementos de la capacitación serán más específicos y
dependerán de las actividades que usted esté realizando dentro de su negocio. Usted deberá completar toda la capacitación
para que pueda realizar sus labores de manera competente y eficaz.

Es probable que escuche los términos ´Global Mandatory´ y ´Business Required´ en relación a la capacitación.
• Global Mandatory se refiere a capacitación obligatoria global vinculada al GJG y que debe ser completada para obtener
acceso al sistema y cumplir así con su rol como empleado BHP Billiton
• Business Required consiste en capacitación requerida y definida por el negocio que se aplica a un cargo específico y debe
completarse según las necesidades del negocio.

En pocas palabras, hay capacitación que usted deberá completar antes de octubre 2011 para obtener acceso al sistema y
realizar su trabajo, también hay otro tipo de capacitación que tendrá que completar dentro de los 60 días después del Go-Live
dependiendo de su rol.

Programa de Aprendizaje y Soporte 1SAP Release 2b:

Introductory Learning
Introductory Learning Functional Global
Functional Job Group
Global (GJG)
Job Group Ongoing Performance
Ongoing Performance Support
Support
(GJG) Learning
Learning (Soporte 1SAP)

Incluye una introducción

Includes an introductional Proyecto
to the Incluye procesos de 1SAP a alto nivel Incluye material
Includes de apoyoSupport
Performance , como
Includes high-level 1SAP processes
1SAP,
1SAPprocesos
Project,1SAP,
1SAPherramientas
processes, y capacitación
and hands-on ensystems-based
base a sistemas Guías Rápidas
material in thedeform
Referencia (Quick
of online Quick
básicasnavigation
basic de navegación
skillsen
in1SAP
1SAPy My
and con práctica
training.real Reference Guides)
Reference Guidesy simulaciones
and 1SAP
MyServices
Services. 1SAP
simulations.

Todos los que utilizarán 1SAP

Everyone who uses 1SAP will take
participarán en esta capacitación. El of
nivel TheLa capacitación
training que reciba
you receive depends El material de apoyo estará
part in this training. The level Performance Support material is
de capacitación dependerá de si es dependerá
on de su GJG
your functional funcional,
GJG, such as disponible para todos los que
training will depend on whether you available to everyone who is
Employee o Manager,orsimanager,
tiene una have
tarjetaa HRcomo HR Administration
Administrator o HR
or HR Business estén relacionados con Release
involved in Release 2b.2b
are an employee
de crédito
credit cardo gestiona
or manage reportes
directdirectos
reports. Business Partnership
Partner.

La introducción a procesosare
de delivered
1SAP a alto Los materiales de apoyo estarán
Esta capacitación
This se ofrecerá
training is delivered de
through Process overviews Performance Support Materials
nivelasserá eLearning, mientras
eLearning whilst hands-onque la disponibles en el Portal de BHP
BHP
manera presencial
eLearning and can con
beun Instructor at
completed will be available on the
capacitación en base is
systems training a sistemas
via ILT incon
a Billiton
1SAP acompañado de un curso
your own pace. Billiton Portal.
prácticas real se impartirá
classroom de manera
setting.
eLearning
presencial con un Instructor 1SAP

The The QRGs and 1SAP simulations will

La majority of Introductory
mayor parte Learning
del Introductory Learning is split into Global Las Guías Rápidas de Referencia y
is GlobalesMandatory, so it must be Mandatory and Business Required. be available during training and
Learning de carácter obligatorio La capacitación se divide en Global simulaciones 1SAP estarán disponibles
completed priorpor
toloGo-Live. ongoing after Go-Live.
(Global Mandatory), que debe Mandatory y Business Required. durante la capacitación y de manera
completarse antes del Go-Live continua después del Go-Live

Su Equipo de Implementación 1SAP trabajará con usted antes, durante y después de la capacitación para asegurar que se
sienta cómodo con el proceso y con la capacitación asignada a usted y a su equipo.
11
¿CUÁNDO SE REALIZARÁ MI CAPACITACIÓN?

La Capacitación 1SAP se realizará antes del Go-Live. Es importante que usted y los miembros de su equipo asistan a esta
capacitación para poder realizar el trabajo relacionado con su GJG desde el día en que el sistema entre en
funcionamiento. La capacitación Business Required continuará después del Go-Live según los requerimientos del negocio
y también estará disponible para las nuevas contrataciones, transferencias y cargos en desarrollo.

Usted podrá iniciar su capacitación Global Mandatory aproximadamente 8 semanas antes de la fecha de Go-Live de
octubre del 2011 y deberá ser completada antes del Go-Live.

La capacitación de Business Required también comenzará aproximadamente 8 semanas antes de la fecha de Go-Live de
octubre del 2011 y continuará después del Go-Live.

Calendario de Capacitación de Metales Base

2011

M a rzo Abril M a yo J unio J ulio Ago Sept Oc t Nov Dic

Equipos de
c a pacitación se Pilotos de
preparan para Ca pacitación
1SAP

Ca pacitación
Global
M a ndatory y
Cla ses presenciales con Instructor 1SAP y eLearning
Business
Required

Soporte 1SAP Aprendizaje

sustentable y
Soporte 1SAP

La línea de tiempo es indicativa

Cada vez que usted realice un curso 1SAP, deberá participar en una evaluación para completar la capacitación con
éxito. Estas evaluaciones aseguran que usted ha adquirido el conocimiento necesario del tema presentado y que usted
se sienta cómodo para continuar con el siguiente entrenamiento.

12
 ¿QUÉ SIGINIFCA ESTO PARA MI?

Como Líder de Equipo y con la ayuda de su Equipo de Implementación 1SAP,

usted debe asegurar que su equipo entienda el contexto y la importancia del
programa de Aprendizaje 1SAP. Como Líder de Equipo, usted tiene un rol vital
en cuanto a la generación de entusiasmo e interés para asegurar un proceso de
aprendizaje exitoso.

Antes de comenzar la capacitación, recibirá un Plan de Capacitación para cada

uno de los miembros de su equipo. El plan incluirá qué tipo de capacitación
necesitará cada uno de los miembros de su equipo como parte del Release 2b.

También recibirá un Calendario de Capacitación. Aquí encontrará información

sobre cómo y cuándo se entregará la capacitación y cuándo estarán disponibles
las sesiones eLearning y los cursos presenciales con Instructor 1SAP a los cuales
asistirán los miembros de su equipo.

Es necesario que se asegure que su equipo cumpla con la capacitación a la que

se ha inscrito y que se hagan los ajustes necesarios para asegurar que las
operaciones diarias no se vean afectadas durante el periodo de capacitación.

Usted también asistirá a sesiones de capacitación, por lo que será necesario que trabaje junto con su Líder de Equipo para asegurar
que entienda en detalle los cursos a los que deberá asistir y cuando los deberá realizar.

Ejemplo de capacitación GJG Manager:

Manager con reportes directos

Team Performance and My Approvals Employee Expense

1SAP Basics My Services My Performance
Managing Reward Management

Introducción al sistema Introducción a los Introducción al proceso Demostración de las Demonstración de las Introducción a los
1SAP y 1SAP en el servicios claves de Revisión de actividades claves actividades claves de procesos principales de
contexto general de disponibles en el 1SAP Desempeño, incluyendo relacionadas con la aprobación del EEM incluyendo la
BHP Billiton. Incluye el Portal incluyendo cómo cómo obtener acceso al Revisión de Desempeño Manager, incluyendo gestión de tarjetas de
Proyecto 1SAP y cómo acceder a la liquidación documento de y la Gestión de Procesos los procesos de crédito corporativas,
acceder al material de de sueldos y Desempeño y fijar las de Compensación aprobación, acceso y declaración de gastos y
apoyo (Performance postulación a un metas vía el Portal 1SAP incluyendo la navegación por el aprobación de
Support material) permiso de ausencia, evaluación intermedia y Manager Approval devolución por medio
My Services reemplaza final de desempeño y la Work List y Online del Portal 1SAP
MSS y ESS revisión y propuesta Request para
salarial via el Portal aprobación
1SAP

Sólo ejemplo: se entregarán detalles de su Plan de Capacitación personal más cercana la fecha de Go-Live. El tiempo estimado para
completar esta capacitación es de aproximadamente 8 horas.

13
¿QUÉ SIGNIFICA ESTO PARA MI EQUIPO?

Antes de participar en la Capacitación 1SAP, usted informará a los miembros de su equipo sobre los Grupos Globales de
Trabajo (GJGs) que han sido asignados, así como también sobre su Plan de Capacitación correspondiente.

Su equipo recibirá notificaciones para el eLearning y cursos presenciales, las que deberán aceptar para luego asistir y
completar.

Durante el periodo de capacitación es necesario que usted les asigne el tiempo suficiente a los miembros del equipo para
realizar esta capacitación. Una vez finalizada la capacitación, asegure que su equipo esté al tanto de los materiales de
apoyo que tiene a su disposición, cómo acceder a él y cómo utilizarlo.

Ejemplo de capacitación GJG Employee:

Employee

1SAP Basics My Services My Performance

Introducción al sistema Introducción a los servicios Introducción al proceso de

1SAP y 1SAP en el contexto claves disponibles en el
general de BHP Billiton. 1SAP Portal incluyendo
Incluye el Proyecto 1SAP y cómo acceder a la
cómo acceder al material de liquidación de sueldos y
apoyo (Performance Support postulación a un permiso de
material) ausencia, My Services
reemplaza MSS y ESS
Revisión de Desempeño,
incluyendo cómo obtener
acceso al documento de
Desempeño y fijar las metas
vía el Portal 1SAP

O
Employee con Tarjeta de Crédito

Employee Expense
1SAP Basics My Services My Performance
Management

Introducción al sistema Introducción a los servicios
1SAP y 1SAP en el contexto claves disponibles en el
general de BHP Billiton. 1SAP Portal incluyendo
Incluye el Proyecto 1SAP y cómo acceder a la
cómo acceder al material de liquidación de sueldos y
apoyo (Performance Support postulación a un permiso de
material) ausencia, My Services
reemplaza MSS y ESS
Introducción al proceso de Introducción a los procesos
Revisión de Desempeño, principales de EEM
incluyendo cómo obtener incluyendo la gestión de
acceso al documento de tarjetas de crédito
Desempeño y fijar las metas corporativas, declaración de
vía el Portal 1SAP gastos y aprobación de
devolución por medio del
Portal 1SAP

Sólo ejemplo: se entregarán detalles de su Plan de Capacitación personal más cercana la fecha de Go-Live. El
tiempo estimado para completar esta capacitación es de aproximadamente 4 horas.

GJG Employee sin acceso a computador o que no utilizarán las funciones 1SAP en línea:

En cuanto a los empleados que No Utilizan el Portal, no habrá una capacitación especifica eLeaning o curso presencial
con Instructor 1SAP, sin embargo sí recibirá capacitación local sobre los formularios y procesos manuales de Recursos
Humanos que se utilizarán después del Release 2b.

14
LISTADO DE VERIFICACIÓN DE LÍDER DE EQUIPO: APRENDIZAJE Y
SOPORTE
A continuación encontrará un listado de verificación que le ayudará con las acciones que deberá tomar antes de la
Capacitación 1SAP y con las conversaciones con los miembros de su equipo en relación con la Capacitación 1SAP.

ACTIVIDAD
ACCIÓN TIEMPOS
REALIZADA
Asegúrese que a cada miembro de su equipo se le ha asignado el GJG Junio-Julio
1 correcto. Revise la capacitación asignada a su equipo y verifique que esta 2011
considere todos los procesos que su equipo necesitará realizar según sus
roles.

Revise el Calendario que contiene la información detallada de los cursos y Junio-Julio

2 tiempos asignados a los miembros de su equipo. Asegure el entendimiento 2011
del tiempo total de capacitación y el tiempo que cada miembro deberá
invertir en la capacitación 1SAP y cómo afectará este ítem en su equipo y su
desempeño.

Si es necesario, piense en cómo sustituir algunas de las funciones de su

equipo durante la capacitación para que el negocio siga operando
normalmente. Esté preparado para compartir esta información con los
miembros de su equipo.

Prepare a su equipo en términos de ayudarle a entender por qué están Junio-Julio

3 participando de la capacitación 1SAP y qué es necesario que aprendan. Será 2011
útil que explique el concepto de 1SAP y GJGs en relación a su función. Utilice
las secciones de Presentación de 1SAP y GJGs que están incluidas en la
primera sección de esta Guía.

Junio-Julio
4 Comparta el Plan de Capacitación con cada uno de los miembros de su
equipo para asegurar el entendimiento de la capacitación y la razón por la 2011
cual deben asistir. Es importante que converse con su equipo sobre las
preocupaciones que pudieran tener antes de que comience la capacitación.
Asegúrese de que su equipo acepte las invitaciones a la Capacitación 1SAP.

Durante la capacitación, entregue a su equipo el apoyo que necesita y realice Ago-Sept

5 los ajustes necesarios para asegurar que puedan asistir a la capacitación y 2011
maximizar su aprendizaje. Asegure que su equipo complete su capacitación
Global Mandatory dentro del marco de tiempo; se recomienda que revise el
estado de asistencia en sus reuniones semanales de equipo.

Sea un modelo a seguir demostrando su compromiso con el aprendizaje.

6 Usted podrá demostrar esto completando su capacitación dentro del plazo
previsto de acuerdo a su Calendario de Capacitación individual.

Entender el material de apoyo de Soporte 1SAP que estarán disponibles para

7 los miembros de su equipo.
• Ingrese al Portal de BHP Billiton y revise el material de apoyo disponible.
• Asegure que los miembros del equipo sepan como obtener acceso al
Portal de BHP Billiton y dónde encontrar el material de apoyo.
• Reúnase con los miembros de su equipo después de la capacitación para
conversar los posibles problemas o preocupaciones. Identifique las
necesidades de aprendizaje y brechas de desempeño. Comunique los
problemas a su Equipo de Implementación 1SAP e informe a su equipo la
resolución a la que se ha llegado.

Si usted tiene cualquier tipo de duda o comentario, o necesita información adicional, contáctese con su Agente de Cambio
local o envié un correo electrónico directamente al Equipo de Implementación 1SAP: 1Sap.BhpChile@bhpbilliton.com
15
GUÍA DE CONVERSACIÓN: APRENDIZAJE Y SOPORTE 1SAP
Es importante que converse sobre el Aprendizaje y Soporte 1SAP (Learning and Performance Support) con su equipo para
asegurar que entiendan de qué se trata, cómo se relaciona con su cargo, GJG y su importancia a la hora de operar
exitosamente bajo los procesos y sistemas 1SAP.

Los siguientes son algunos aspectos en los que tal vez quiera concentrarse:

Explique en qué consiste Aprendizaje y Soporte 1SAP:

NOTAS:
• "El Aprendizaje y Soporte 1SAP ha sido creado para ayudarle a
entender cómo operar dentro del ambiente 1SAP y lo que se espera
de usted".
• "Su capacitación ha sido creada considerando su GJG y el tipo de
información y habilidades que necesitará para completar sus tareas
en el ambiente 1SAP”.
• "El material de apoyo de Soporte 1SAP (Performance Support) ha
sido creado para proporcionarle un primer punto de soporte y para
ayudarle cuando no esté seguro de qué debe hacer. “

Converse con su equipo sobre la importancia del Aprendizaje 1SAP:

• "La Capacitación 1SAP le ayudará a desenvolverse en el ambiente

1SAP. Aporta a sus conocimientos en relación a los procesos
funcionales y pasos del sistema que tendrá que utilizar".
• "Es importante que asista a esta capacitación para que entienda
cómo funcionan los procesos de trabajo 1SAP, cuáles son los roles
en estos procesos y cómo el sistema 1SAP funciona de manera de
apoyo“

Explique el tiempo que debe dedicar al aprendizaje:

• "Su capacitación requiere de un compromiso personal y se espera

que asista a los cursos a los que ha sido convocado. Estos cursos
cubrirán todos los procesos 1SAP que son relevantes para su
cargo”.
• "Será necesario que asista a estas sesiones. Entiendo que esto puede
tener un impacto en su rutina diaria. Reciban todo mi apoyo para
que puedan asistir a esta capacitación ya que es crítica y nos
encargaremos de los ajustes necesarios para que alguien realice sus
tareas mientras que asiste a la capacitación si fuera necesario.
• "Deberá asistir a toda la capacitación obligatoria para su rol y
completar con éxito las evaluaciones del aprendizaje antes de que
pueda tener acceso al sistema 1SAP”.

Informe del apoyo que recibirá:

• "Después del Go-Live, tendrá a su disposición las Guías de
Referencia Rápida (QRG) a través del Portal de BHP Billiton”

16
1SAP CUTOVER
2b
GUÍA 1SAP PARA LÍDERES DE EQUIPO

UNDERSTANDING
METALES BASE
 ¿QUÉ ES EL CUTOVER?

1SAP Release 2b is a change to the processes and systems within Human Resources (HR) and
El Employee
the Cutover esExpense
la fase final antes del(EEM)
Management Go-Live delofRelease
side Finance.2b.
TheEschange
la ejecución de implemented
is being actividades
para lograr
across la transición
every BHP del sistema,
Billiton Operation personas
at the y procesos
same time desde
and is set GSAP
to be a 1SAPinpara
deployed todos
October los
2011.
procesos de Recursos Humanos, Payroll y Administración de Gastos del Empleado.

El Cutover incluye una serie de actividades definidas paso a paso que deben ser ejecutadas en una secuencia
determinada para poder cargar todos los datos existentes de los procesos de Recursos Humaos (RRHH); Payroll y
Administración de Gastos del Empleado (EEM). Esto se debe realizar antes de que usted y su equipo puedan empezar a
utilizar el nuevo sistema.

¿CÚANDO SE REALIZARÁ EL CUTOVER?

El periodo de Cutover se divide en tres fases: pre-cutover (fase de preparación de información), cutover (fase de transición
de información) y post-cutover (fase de utilización del nuevo sistema).

2011

Sept Oc t Nov Dic

Pre-Cutover Pre-Cutover
Cutover PPost-Cutover
re-Cutover

La línea de tiempo es indicativa

La duración y plazos del periodo de Cutover se determinarán en una fecha más cercana al Go-Live. Usted y su equipo
recibirán una notificación cuando comience el Cutover y cuando se haya completado.

19
¿QUÉ PASA DURANTE EL CUTOVER?

Unos días antes del Go-Live habrá un periodo de transición durante el cual usted y su equipo migrarán desde el sistema
actual (GSAP) a los nuevos procesos y ambiente del sistema 1SAP. Durante esta etapa es posible que se generen
interrupciones en el sistema y como resultado se pospongan algunos procesos o se gestionen de manera interina.

Durante el periodo de Cutover, su equipo seguirá realizando sus actividades diarias con normalidad y en caso de
posponer sistémicamente algún proceso, se implementarán soluciones interinas como parte de los Procedimientos
para la Continuidad del Negocio o Business Continuity Procedures.

Próximos a la fecha de Cutover, su Equipo de Implementación 1SAP le proporcionarán a usted y a su equipo

información detallada acerca de la programación y acciones relacionadas con el Cutover.

¿QUÉ SIGNIFICA ESTO PARA MI?

Antes del Cutover será necesario que:

• Esté al tanto de la programación, periodo de Cutover e interrupciones planificadas, información que le

proporcionará su Equipo de Implementación de 1SAP más próximos a la fecha. .
• Informe y recuerde a su equipo sobre la programación, periodo de Cutover e interrupciones planificadas.
• Asegure que usted y su equipo comprendan cuáles son las soluciones interinas establecidas (en caso de
haber) y la forma de operar de éstas durante el periodo de interrupción
• Preste apoyo a su Equipo de Implementación 1SAP con los recursos necesarios, en caso de ser solicitados.

20
LISTADO DE VERIFICACIÓN DEL LÍDER DE EQUIPO: 1SAP CUTOVER

A continuación encontrará un listado de verificación que le ayudará a entender, prepararse y conversar con los miembros
de su equipo sobre el periodo de Cutover de 1SAP.

ACTIVIDAD
ACCIÓN TIEMPO
REALIZADA
En esta etapa, usted debe asegurar un entendimiento básico del periodo de Junio-Julio
1 Cutover. Usted recibirá más información detallada sobre el Cutover en la 2011
siguiente sección de su Guía 1SAP para Líderes de Equipo a través de su
Equipo de Implementación.

Si usted tiene cualquier tipo de duda o comentario, o necesita información adicional, contáctese con su Agente de
Cambio local o envié un correo electrónico directamente al Equipo de Implementación 1SAP:
1Sap.BhpChile@bhpbilliton.com

21
1SAP USER ACCEPTANCE
TESTING 2b
UNDERSTANDING
GUÍA 1SAP PARA LÍDERES DE EQUIPO
METALES BASE
 1SAP USER ACCEPTANCE TESTING

1SAP Release 2b is a change to the processes and systems within Human Resources (HR) and
the Employee Expense Management (EEM) side of Finance. The change is being implemented
User Acceptance Testing es una prueba de principio a fin de la solución 1SAP, realizada por
across every BHP Billiton Operation at the same time and is set to be deployed in October 2011.
usuarios finales seleccionados.

Antes del lanzamiento de cualquier sistema nuevo, se acostumbra realizar un riguroso proceso de pruebas y 1SAP BHP
Billiton no será la excepción.

El Equipo del Proyecto 1SAP en Singapur ha estado probando cada unidad y proceso del sistema en los últimos meses
para asegurar que usted y su equipo tengan un sistema completamente funcional. Esto ha incluido un periodo de Prueba
de Integración en que los expertos del negocio han viajado a Singapur, Brisbane o Santiago para participar en pruebas
detalladas y así asegurar que los procesos se ejecutan correctamente de principio a fin.

Ahora, un periodo de pruebas conocido como User Acceptance Testing (UAT), se realizará en su sitio de trabajo. Este
periodo de pruebas se llevará a cabo con usuarios finales seleccionados y asegura que 1SAP cumpla con todos los
requerimientos de negocios.

24
¿QUÉ ES USER ACCEPTANCE TESTING?

User Acceptance Testing (UAT), es una prueba de principio a fin de la solución 1SAP, realizada por usuarios finales
seleccionados. Esto permite a los usuarios finales seleccionados realizar una prueba completa del sistema antes de la
implementación total de 1SAP en los negocios.

UAT se lleva a cabo en un ambiente de sistema parecido al que se utilizará en la "vida real". Esto con el fin de asegurar
que usted y su equipo se familiaricen con el nuevo ambiente 1SAP y adquieran confianza en el sistema después del Go-
Live.

El periodo de pruebas incluirá equipos con conocimientos profundos del negocio y SAP y estarán trabajando para simular
nuestros procesos de negocios 1SAP BHP Billiton en diversos elementos de RRHH y EEM.

UAT verificará que:

• Las actividades diarias y periódicas típicas sean ejecutadas con exactitud

• Las transacciones que gatillan notificaciones se realicen correctamente
• Los usuarios con GJG y en el cargo de autoridad correspondiente reciban y puedan aprobar o rechazar las solicitudes
según sea la intención del diseño
• 1SAP se integre con los sistemas que ya están en uso

¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS DE REALIZAR ESTAS PRUEBAS?

La realización de UAT con éxito, ayudará a identificar, reportar y resolver los defectos del sistema que no hayan sido
identificados en ciclos de pruebas anteriores. También le darán la oportunidad a usted y a su equipo para que se
familiaricen con el sistema 1SAP antes del Go-Live.

25
 2b
HR SERVICE DELIVERY MODEL
GUÍA 1SAP PARA LÍDERES DE EQUIPO

UNDERSTANDING
METALES BASE
 HR SERVICE DELIVERY MODEL

1SAP Release 2b is a change to the processes and systems within Human Resources (HR) and
the Employee Expense Management (EEM) side of Finance. The change is being implemented
La implementación del HR Service Delivery Model le ayudará a los Líderes de Equipo y
across every BHP Billiton Operation at the same time and is set to be deployed in October 2011.
empleados de BHP Billiton a saber a quién recurrir en caso de necesitar asesoría o apoyo
en temas relacionados con Recursos Humanos.

¿QUÉ ES EL HR SERVICE DELIVERY MODEL?

El HR Service Delivery Model es un modelo de entrega de servicios de Recursos Humanos que tiene como objetivo
establecer canales formales para brindar el servicio de soporte y asesoría en temas relacionados con Recursos Humanos.

El HR Service Delivery Model se enfoca en asegurar un servicio de alta calidad, resolviendo los temas relacionados con
Recursos Humanos pata los Líderes de Equipo y empleados de BHP Billiton.

Este modelo permitirá entregar un servicio de atención continua y correcta a los empleados de BHP Billiton, al contar
con el expertise necesario y canales formalmente establecidos.

28
¿CÓMO OPERA EL HR SERVICE DELIVERY MODEL?

El HR Service Delivery Model opera en función de la complejidad de las consultas que presentan los Líderes de Equipo y
empleados de BHP Billiton. Dependiendo de la complejidad, las consultas se encaminan por senderos diferentes y son
atendidos por distintos Puntos de Ayuda (Help Points).

Cliente con consulta en Tipo de consulta de Punto de Ayuda

temas relacionados de Recursos Humanos (Help Point)
Recursos Humanos

BHP Billiton Portal

Empleados Consultas simples Servicio Atento

Consultas
complejas Front Desk

Líderes de Equipo Consultas complejas Business Partner

Los Puntos de Ayuda son los siguientes:

BHP Billiton Portal es el primer punto de contacto del empleado. Es una herramienta de gestión y trabajo del
empleado para resolver consultas y solicitudes.

Servicio Atento consiste en una plataforma de call center que ayudará a resolver las dudas de los empleados de
forma eficiente. Tiene como objetivo mejorar la comunicación entre los empleados y Recursos Humanos.

El Front Desk recibe y procesa las consultas y solicitudes del servicio que proporciona RRHH. Proporciona información
sobre las políticas y procedimientos de Recursos Humanos y apoya en problemas de autoservicio y creación de
registros de casos.

Finalmente, también está el Business Parter, socio estratégico entre el Líder de Equipo y Recursos Humanos que
asegura la dirección operacional del plan estratégico, la estrategia de negocio y uso adecuado y eficaz de los
servicios de RRHH.

29
 ¿QUÉ SIGNIFICA ESTO PARA MI?

La implementación del HR Service Delivery Model define a quién deberá recurrir usted como Líder de Equipo en caso de
necesitar asesoría o apoyo en temas relacionados con Recursos Humanos y su equipo.

Usted, como Líder de Equipo, contará con dos Puntos de Ayuda clave:

BHP Billiton Portal es el primer punto de contacto del Líder de Equipo en caso de requerir información o soporte
relacionado con:
• Acceso a información básica de RRHH (por ejemplo Proceso Disciplinario, Directrices de Gestión de Desempeño)
• Recuperar datos e informes estandarizados de RRHH
• Procesar actividades estandarizadas relacionadas con los empleados (por ejemplo, Gestión de Desempeño, Completar
una solicitud de dotación de personal)

El Business Partner es el socio estratégico del Líder de Equipo y contará con su apoyo cuando necesite:
• Responder y procesar consultas de RRHH y atender solicitudes de mayor complejidad (por ejemplo, asesorar sobre un
caso disciplinario)
• Proporcionar información sobre las políticas y procedimientos
• Apoyo en temas de autoservicio
• Proporcionar reportes ad-hoc

¿QUÉ SIGNIFICA ESTO PARA MI EQUIPO?

El HR Service Delivery Model también aportará mayor claridad a su equipo en cuanto al apoyo que tendrá a su
disposición con temas relacionados a Recursos Humanos. Los miembros de su equipo tendrán cuatro Puntos de Ayuda
clave, que consisten en:

El BHP Billiton Portal , Front Desk y Servicio Atento que estarán

disponibles para cuando su equipo necesite:
• Obtener información estandarizada de RRHH (por ejemplo, políticas
de licencia médica, cursos de capacitación disponibles, solicitud de
beneficios)
• Procesar transacciones básicas de RRHH (por ejemplo, cambio de
dirección, solicitud para registrarse a un entrenamiento de 1SAP,
obtener recibo de pago electrónico)

Para consultas o procesos de mayor complejidad, escalamiento de

consultas y solicitudes de servicios RRHH especializados, su equipo
contará con el apoyo del Líder de Equipo. El Líder de Equipo podrá
dirigirse y apoyarse en el Business Partner.

30
FOLLETO INFORMATIVO
Mi Aprendizaje y Soporte 1SAP
MI APRENDIZAJE Y SOPORTE 1SAP
Es esencial que, cuando se de inicio al Release 2b de 1SAP en octubre del 2011, usted y su equipo estén capacitados
para realizar su trabajo exitosamente dentro de los procesos y sistemas de Recursos Humanos (RRHH) y Administración
de Gastos del Empleado (EEM).

Para asegurar que usted comprende lo que tiene que hacer para cumplir con su función dentro del ambiente 1SAP, BHP
Billiton ha diseñado un programa de Aprendizaje y Soporte 1SAP para capacitarlo y proporcionarle el material de apoyo
necesario para prepararlo en su nuevo rol en 1SAP.

• La capacitación considerará los procesos y pasos en el sistema 1SAP que su equipo necesitará comprender para
realizar sus tareas
• Tendrá a su disposición guías y material de apoyo en la medida en que utilice 1SAP

¿CÓMO SERÁ EL PROGRAMA DE APRENDIZAJE Y SOPORTE 1SAP?

Todos los empleados de BHP Billiton que requieran acceso al sistema 1SAP participaran en el curso de Introductory
Learning para obtener una visión general de 1SAP y entender algunos de los procesos claves en My Services.

Los empleados que sean asignados GJGs específicos de RRHH o Finanzas, participarán en el curso Functional GJG
Learning, que le entregará capacitación del sistema en un ambiente de simulación para cargos específicos dentro de BHP
Billiton.

El programa de Soporte 1SAP le proporcionará material de apoyo que podrá utilizar durante la capacitación y una vez
esté utilizando el nuevo sistema.

Introductory Learning
Introductory Learning F unctional
FunctionalGlobal Job Group
Global (GJG)
Job Group O ngoingPerformance
Ongoing Performance Support
Support
(GJG) Learning
Learning (S oporte 1SAP)

Incluye una introducción

Includes an introductional Proyecto
to the Incluye procesos
Includes de 1SAP
high-level 1SAPaprocesses
alto nivel Incluye material
Includes de apoyo Support
Performance , como
1SAPprocesos
1SAP, Project,1SAP,
1SAPherramientas
processes, y capacitación
and hands-on en systems
base a sistemas
-based Guías Rápidas
material in thedeform
Referencia (Quick
of online Quick
basic navigation
básicas skillsenin1SAP
de navegación 1SAP and
y My con práctica real
training. Reference Guides)
Reference y simulaciones
Guides and 1SAP
MyServices
Services. 1SAP
simulations.

Todos loswho
Everyone queuses
utilizarán
1SAP 1SAP
will take
participarán en esta capacitación. El nivel TheLatraining
capacitación que reciba
you receive depends El material de apoyo estará
part in this training. The level of Performance Support material is
disponible
availablepara todos loswho
que is
training will depend on whetheresyou
de capacitación dependerá de si dependerá
on de su GJG
your functional funcional,
GJG, such as to everyone
Employee o Manager,orsimanager,
are an employee tiene una tarjeta
have a HRcomo HR Administration
Administrator o HR
or HR Business estén relacionados
involved in Release 2b.2b
con Release
de crédito
credit o gestiona
card or manage reportes
directdirectos
reports. Business Partnership
Partner.

La introducción a procesosare
Process overviews de delivered
1SAP a alto
Esta
Thiscapacitación se ofrecerá
training is delivered de
through Los materiales de
Performance apoyo Materials
Support estarán
nivelas
será eLearning, mientras
eLearningwhilst handsque
-onla
manera presencial
eLearningand con
can beun Instructor at
completed disponibles en el Portal
will be available de BHP
on the BHP
capacitación en base aissistemas
systems training con
via ILT in a
1SAP acompañado de un curso
your own pace. prácticas real se impartirá de manera Billiton
Billiton Portal.
eLearning classroom setting.
presencial con un Instructor 1SAP

The majority of Introductory Learning Learning is split into Global The QRGsand 1SAP simulations will
La mayor parte del Introductory LasbeGuías Rápidas
available de Referencia
during y
training and
is Global
Learning esMandatory, so it must be
de carácter obligatorio Mandatory and Business Required. simulaciones 1SAPafter
estarán
completed prior to Go -Live. La capacitación se divide en Global ongoing Go-disponibles
Live.
(Global Mandatory), por lo que debe Mandatory y Business Required. durante la capacitación y de manera
completarse antes del Go-Live continua después del Go-Live

Global Mandatory: capacitación que deberá completar antes del Go-Live en octubre 2011 para asegurar que usted
cumpla con su rol en cuanto el nuevo sistema entre en funcionamiento. La mayor parte de este entrenamiento se
llevará a cabo 8 semanas antes del Go-Live.

Business Required: capacitación que deberá completar de acuerdo a las necesidades del negocio, dentro de los 60 días
siguientes del Go-Live.
¿CÓMO SERÁ MI PROGRAMA DE CAPACITACIÓN?
Antes de participar en la capacitación 1SAP, su Líder de Equipo le informará que Grupo Global de Trabajo se le ha
asignado. Los Grupos Globales de Trabajo 1SAP (GJGs) son una agrupación lógica de tareas que soportan los procesos
1SAP. El acceso al sistema y las funciones principales en 1SAP están definidas de acuerdo al Grupo Global de Trabajo. Su
GJG define el rol que usted tendrá dentro de los procesos 1SAP, el acceso al sistema y la capacitación que recibirá.

Su Líder de Equipo le presentará su Plan de Capacitación y le comunicará cuándo puede comenzar su entrenamiento. La
mayor parte de su capacitación será eLearning y su Líder de Equipo le asignará el tiempo necesario para completarla.

Si usted recibe el GJG de Employee, usted podría participar en el siguiente Introductory Training:

Employee

1SAP Basics My Services My Performance

Introducción al sistema Introducción a los servicios Introducción al proceso de

1SAP y 1SAP en el contexto
general de BHP Billiton.
Incluye el Proyecto 1SAP y
cómo acceder al material de
apoyo (Performance Support
material)
claves disponibles en el Revisión de Desempeño,
1SAP Portal incluyendo incluyendo cómo obtener
cómo acceder a la acceso al documento de
liquidación de sueldos y Desempeño y fijar las metas
postulación a un permiso de vía el Portal 1SAP
ausencia, My Services
reemplaza MSS y ESS

O
Employee con Tarjeta de Crédito

Employee Expense
1SAP Basics My Services My Performance
Management

Introducción al sistema 1SAP
y 1SAP en el contexto general
de BHP Billiton. Incluye el
Proyecto 1SAP y cómo
acceder al material de apoyo
(Performance Support
material)
Introducción a los servicios
claves disponibles en el 1SAP
Portal incluyendo cómo
acceder a la liquidación de
sueldos y postulación a un
permiso de ausencia, My
Services reemplaza MSS y ESS
Introducción al proceso de Introducción a los procesos
Revisión de Desempeño, principales de EEM
incluyendo cómo obtener incluyendo la gestión de
acceso al documento de tarjetas de crédito
Desempeño y fijar las metas corporativas, declaración de
vía el Portal 1SAP gastos y aprobación de
devolución por medio del
Portal 1SAP

Sólo ejemplo: se entregarán detalles de su Plan de Capacitación personal más cercana la fecha de Go-Live. El tiempo
estimado para completar esta capacitación es de aproximadamente 4 horas.

Cada vez que usted realice un curso 1SAP, deberá participar en una evaluación para completar la capacitación con
éxito. Estas evaluaciones aseguran que usted ha adquirido el conocimiento necesario del tema presentado y que usted
se sienta cómodo para continuar con el siguiente entrenamiento.

¿QUÉ TIPO DE SOPORTE RECIBIRÉ?

Su Equipo de Implementación 1SAP trabajará con usted antes, durante y después de la capacitación para asegurar
que se sienta cómodo con el proceso y con la capacitación asignada a usted y a su equipo.

Durante el periodo de capacitación, y después del Go-Live, usted tendrá a su disposición material de apoyo incluyendo
Guías Rápidas de Referencia (Quick Reference Guides-QRG) y simulaciones 1SAP a través del Portal de BHP Billiton.
¿CÓMO RECIBIRÉ MI CAPACITACIÓN?
Aprendizaje y Soporte 1SAP ha sido diseñado para capacitarlo y proporcionarle el material de apoyo necesario para
prepararlo en su nuevo rol en 1SAP.

eLearning

eLearning es una forma de capacitación virtual en línea, que le

permitirá repasar los materiales en su computadora de acuerdo a sus
propios tiempos.

Su eLearning consiste en la revisión de procesos de 1SAP a alto nivel

los cuales introducen el alcance de 1SAP, el portal que utilizará y los
procesos de RRHH y EEM.

Usted ingresará a su eLearning a través del 1SAP Portal.

Cursos Presenciales con Instructor 1SAP (Instructor-Led Training-ILT)

Activity Workbook
Incluye capacitación en base a sistemas con práctica real en un (Libro de
ambiente de clase presencial con Instructor 1SAP. Esta práctica Actividades)
asegurará que usted pueda realizar su trabajo con éxito después del
Go-Live.

Durante el curso presencial usted tendrá la oportunidad de practicar

transacciones, pasos en algunos procesos y escenarios de negocio en
un ambiente de prueba SAP basada en data real.

Esta capacitación será realizada por miembros del Equipo de

Implementación 1SAP y del negocio. Cuando sea posible, instructores Participant
capacitados, con el apoyo de los expertos en los temas participarán Workbook
como facilitadores, quienes responderán sus preguntas. Usted recibirá (Libro del
un Participant Workbook (Libro del Participante) y un Activity Participante)
Workbook (Libro de Actividades) para utilizar durante la capacitación.

Soporte 1SAP (Performance Support)

Tendrá a su disposición material de apoyo, en la forma de Guías QRGs

Rápidas de Referencia (Quick Reference Guides-QRG) y simulaciones
1SAP (1SAP Simulations). Simulations

Todo el material de apoyo (Performance Support) estará disponible a

través del Portal de 1SAP.
FOLLETO INFORMATIVO

1SAP Release 2b: ¿Qué queremos lograr?

1SAP RELEASE 2b: ¿QUÉ QUEREMOS LOGRAR?

Los procesos clave que serán implementados en el Release 2b de 1SAP se encuentran resumidos en el diagrama a
continuación.

M a nage Organisational
Structure
Mantener y revisar la estructura
organizacional

Onboarding 1SAP Training Separation

a nd Cursos de P ersonal Data Org. Cambios en
M ovements entrenamiento, Mantenimiento asignaciones
Inducción Assignement
y Online de detalles
Movilización Cambio de
personales condiciones

Pay
M a nage Resourcing Nómina de
Reclutamiento para puestos pago, manejo
aprobados de gastos Time &
Attendance
Ausencias
Horas extras

M a nage
Expenses
Viajes
Amex P erformance
Rewa rd Review
Revisión de PEP
salarios e
incentivos

Algunos de los temas en común de los procesos de 1SAP son planificar el trabajo, operar con disciplina, la utilización de
datos oportunos y contar la trasparencia del rendimiento.

DATOS OPORTUNOS Y
PLANIFICAR EL TRABAJO DISCIPLINA DEL PROCESO RENDIMIENTO TRANSPARENTE
EXACTOS

Inculcar disciplina de RRHH a
través de procesos definidos de
planificación organizacional
Centralización de los datos
maestros de RRHH
Preparación proactiva para los
datos de la nómina de pago
Mayor claridad en cuanto a las
tareas 1SAP, utilizando Global
Job Groups de RRHH,
reduciendo la ambigüedad de
los roles
Cumplimiento con los procesos
estandarizados globales de
RRHH que fomentan la
exactitud del sistema
Claridad en las
responsabilidades en la
exactitud de los datos de RRHH
Incremento de los datos de
RRHH y la calidad de la
información
Reducción en el tiempo
dedicado a actividades sin
valor debido a datos no
exactos de RRHH
Set de datos simplificados,
reduciendo complejidad y
mantenimiento
Control local de los datos
maestros de los empleados
Mayor exactitud e integridad
en las transacciones
reduciendo errores en los
formularios online, y
ejecutando reportes de
excepción de defectos
Uso de una herramienta de
auditoría y cumplimiento para
asegurar la integridad de los
datos maestros
Monitoreo y control del
proceso de RRHH
FOLLETO INFORMATIVO
Principales hitos de Release 2b del Líder de
Equipo