METODOLOGIA ACELERADA (ASAP)

March 5, 2013unavisiondeconjuntoLeave a comment

ASAP (Accelerated SAP). Es la metodologa acelerada de implementacin SAP. Su

objetivo es ayudar a disear una estrategia de implementacin rpida y de la forma ms
eficiente posible: optimizar los tiempos, mejorar la conformacin de los equipos de
trabajos, incrementar la calidad utilizando una herramienta gil y probada de
implementaciones SAP.
ASAP, es una herramienta metodolgica compuesta por cinco fases orientadas a travs de
unMapa de Rutas o Road Map sirviendo de gua para la implementacin del producto.
El Mapa de Rutas esta conformado por cinco consecutivas fases:
Fase 1 Preparacin del Proyecto
Fase 2 Bosquejo (idea) Blueprint
Fase 3 Realizacin
Fase 4 Preparacin Final
Fase 5 Salida en Vivo y Soporte
FASE 1 Preparacin del Proyecto
- Levantamiento de informacin
Documentar necesidades
Definicin de componentes estratgicos
Esta fase se inicia con el levantamiento de informacin de las unidades del negocio de la
organizacin, en otras palabras, se iniciar determinando los procesos actuales versus las
necesidades de cara a las nuevas aplicaciones SAP. Adicionalmente, se considerarn los
siguientes componentes estratgicos:
Obtener el apoyo ejecutivo de alto nivel para el proyecto, involucrar a los dueos del
negocio:
Uno de los puntos ms importantes en la primera fase del proyecto ser un acuerdo por
escrito entre ambas partes (Equipo del proyecto y el cliente) y una abierta cooperacin del

personal ejecutivo que tengan bajo su responsabilidad la toma de decisiones de la

organizacin. El respaldo y soporte de los grupos antes mencionados ser crucial para el
xito de la implementacin SAP.
Identificar claramente los objetivos de proyecto:
Debern ser muy precisas las definiciones de los objetivos y las expectativas del proyecto.
Una nocin vaga y no clara de lo que deberamos obtener con SAP daar
irremediablemente el proceso de implementacin. Adicionalmente deberemos identificar
con suma claridad los objetivos del proyecto considerando razonablemente la capacidad
estratgica de la organizacin para la acometida de un proyecto con estas caractersticas. En
definitiva, ser esencial la definicin de ideas claras, objetivos preciso y un plan maestro
viable antes avanzar al la siguiente fase.
Un eficiente proceso para toma de decisiones
Un obstculo muy comn durante el proceso de implementacin es una pobre definicin
por parte de la organizacin para la toma de decisiones. Antes de arrancar un proyecto, a
partir del da 1, ser fundamental identificar quienes sern las personas responsables para la
toma ejecutiva de decisiones, se debern tomar importantes decisiones durante el ciclo de
vida del proyecto en diferentes reas que impactaran efectivamente la actividad, y son estos
lideres, los ejecutivitos de la organizacin, que tendrn esa responsabilidad. Buenas
decisiones y rpidas garantizarn en gran medida la salida en vivo xitos del proyecto.
Crear un ambiente idneo, aceptable para los cambios y de reingeniera de procesos
El equipo de trabajo deber estar de acuerdo y en la disposicin de aceptar, a travs del
nuevo software SAP, la nueva tecnologa de aplicaciones que se implementar. A partir de
ese momento las cosas sern diferentes, el negocio va a cambiar y la nueva tecnologa de
informacin propiciara de cara al negocio esos cambios. Con la implementacin SAP se
podr esencialmente redisear los procesos actuales hacia un modelo ms eficiente basado
las mejores prcticas predeterminadas y expuestas por SAP.
FASE 2 Business Blueprints
- Definicin Blueprint
QADB (Questions, Anwers Data base)
Issue Database
SAP ha definido la fase 2 con la creacin del blueprint, su propsito de ayudar a extraer
informacin pertinente de la empresa necesaria para el proceso de implementacin de las
aplicaciones. Estos Blueprints fueron diseados a travs de estos cuestionarios para probar
a travs de la informacin suministrada como el negocio funciona. Adicionalmente el
ejercicio mencionado servir como la documentacin de implementacin del proyecto.

Cada documento generado por el blueprint esencialmente subrayar outlines los futuros
procesos y requerimientos del negocio para su implementacin. Las preguntas del
cuestionario estn diseadas de acuerdo al tipo de funcionalidad del negocio. Tal como se
muestra en el siguiente ejemplo:
1 Que tipo de informacin es capturada en una Orden de Compra?
2 Que informacin es requerida para completar una Orden de Compras?
El QADB (Questions and Answers Data Base), base de datos de preguntas y respuestas
SAP: Es una simple herramienta diseada para facilitar la creacin y el mantenimiento del
Business Blueprint. Esta base de datos almacena las preguntas y respuestas y server as the
hear de su blue print.
Al cliente se le proveer un input template para colectar la data en cada una de las
aplicaciones a implementar. El formato de las preguntas y respuestas son Standard a travs
de las diferentes aplicaciones para facilitar de forma sencilla y ms fcil su uso para el
equipo de trabajo.
Otra herramienta utilizada para esta fase del Blueprint es el Issues Databases (asuntos o
temas relacionados con la base de datos). Esta base de datos almacena cualquier punto a
considerar y puntos pendientes relacionados con la implementacin. Almacenar esta
informacin de manera centralizada ayudar a obtener y manejar asuntos o puntos para su
resolucin, as, temas importantes que debern ser abordados con prontitud y no caigan fall
thruough the craks. Luego se podr dar un seguimiento por puntos o asuntos almacenados
en la base de datos y asignarlos a los miembros del equipo para su resolucin,
simultneamente se actualizara la base de datos a medida que se tomen las acciones
pertinentes.
FASE 3 Realizacin
- Configuracin Base Line
Entonacin, Configuracin
Pruebas Integradas
IMG (Implementacin Guide)
Transferencia de Conocimiento
Una vez completa la fase 2, funcionales expertos estarn listos para iniciar el proceso de
configuracin SAP. La Fase de Realizacin esta dividida en dos (2) partes:
1 Baseline Configuration El equipo de consultores SAP ayudar a la configuracin del
baseline del sistema.
2 Configuracin Tuning El equipo de implementacin entonar el sistema de acuerdo
con los objetivos y necesidades trazadas en los procesos requeridos por el negocio.

La configuracin inicial completada durante la configuracin del base line es el resultado

de la informacin proporcionada en el documento del BluePrint. El resto de la
confirmacin, un 20% aproximado, el cual no fue abordado en este ejerci ser abordados y
completados en el proceso de entonacin final del sistema (Configuration Tuning). Por lo
general durante el proceso de entonacin se aborda estas excepciones que no fueron
cubiertas en la configuracin del base line. Este 20% representar el trabajo finalmente
necesario para cubrir las necesidades planificadas en el plan.
Configuracin Pruebas (Configuration Testing)
Con la ayuda del equipo de consultores SAP segregaremos los procesos del negocio en
Ciclos integrados con el flujo de los procesos del negocio. Los Ciclos servirn como
unidades independientes que permitirn probar partes especficas de los procesos del
negocio. Tambin se podr trabajar a travs de la herramienta: Configuracin SAP Gua de
Implementacin (IMG). Esta herramienta ayudar a implementar el SAP con un formato
paso a paso.
Transferencia de Conocimiento (Knowledge Transfer)
En este punto se inicia el cierre de las fases de configuracin, por esta razn es necesario
para el equipo del proyecto estar en capacidad de ser auto suficiente a nivel de
conocimientos con referencia a la configuracin de los sistemas SAP. La transferencia de
conocimientos a el equipo de configuracin necesita ser completada en este punto del
proceso de la metodologa ASAP, adicionalmente, el usuario final deber estar
debidamente adiestrado y listo para el uso eficiente del da a da de los procesos del negocio
en SAP. El equipo deber estar listo y capacitado para acometer actividades tales como:
mantenimiento de los procesos del negocio en SAP despus de la salida a produccin de las
aplicaciones.
FASE 4 Preparacin Final
- Pruebas funcionales
Migracin de datos
Pruebas de Estrs
Continuar Entonaciones
Mantenimientos preventivos
Continuar Adiestramiento funcional
Continuar Adiestramientos tcnicos
Elaboracin del plan estratgico Salida a Produccin
Cuando la fase 3 (Realizacin) se integra con la fase 4 es fundamental tener en cuenta los
planes para la salida en vivo, no solo los entrenamientos al equipo de trabajo y la
capacitacin al conglomerado de usuarios finales, tambin son fundamentales las pruebas
funcionales y las pruebas de estrs, stas se debern preparar e iniciar en esta fase. As
mismo continuaremos con los ltimos ajustes al entonamiento del sistema antes de la salida
a produccin, esto garantizara que todos los detalles relacionados con los nuevos procesos

que implementaremos estn en su lugar, y sobre todo la culminacin de la migracin de los

datos del sistema viejo al nuevo sistema SAP.
Las pruebas integradas del sistema o pruebas funcionales en esta fase son conducidas para
asegurar la confiabilidad y exactitud de los datos y la estabilidad del sistema SAP en un
ambiente productivo. La metodologa ASAP sugiere iniciar pruebas individuales del
sistema durante la fase 2 del proceso. Es en esta fase cuando se inicia las pruebas integradas
antes de la salida en produccin con los sistemas. Ahora es el momento de efectuar un
mantenimiento preventivo de puntos de chequeos garantizando con esto el futuro
comportamiento ptimo del sistema SAP en un ambiente productivo. Finalmente, con la
conclusin de la FASE 4, la metodologa sugiere la preparacin de las estrategias para la
salida en vivo del sistema SAP, muy importante, preparar a los usuarios finales para este
evento y estar en la capacidad de responderles todas las preguntas y dudas que puedan tener
antes de iniciarse activamente con las aplicaciones SAP.
FASE 5 Salida en Vivo y Soporte
- Prever posibles escenarios
Coordinacin adecuada del evento
Preparacin del soporte pos salida en vivo
Documentacin de procesos
Procedimientos
La Salida en Vivo, de acuerdo a la metodologa, es el paso ms sencillo de lograr; una
adecuada coordinacin del evento y una preparacin efectiva ser la clave para que la
Salida en Vivo se logre sin desviaciones que podamos lamentar.
Preveer posibles escenarios relacionados a nivel de los procesos individuales del negocio
y/o posibles escenarios a nivel la funcionalidad tecnolgica que soporten los procesos sern
esenciales. Adicionalmente, para esta fase final, se debern tomar muy en cuenta aspectos
tales como: Mantenimiento de los sistemas despus y durante su implementacin,
documentacin de los procesos y los procedimientos operativos del nuevo sistema SAP
implementado