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Proyecto Plan de Innovación

Autores del Trabajo:

Camila Capera Otavo - GRUPO U02
Carol Patricia Cruz Torres - GRUPO U01
Ginna Julieth Soto - GRUPO U01

Tutor:
Julián Andrés Arias Vera

Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Creatividad e innovación en las organizaciones
Octubre, 2022
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Tabla de contenido

GRUPO CREATIVO 3
Perfiles de las personas 4
Estrategia 6
PROBLEMA 7
¿Cuál es el problema? 7
¿Por qué existe el problema? 9
¿Por qué ocurre? 10
¿Quién está causando el problema y cuáles son las consecuencias? 11
¿Cuándo ocurrió por primera vez, cuándo se volvió significativo? 11
¿Qué alcance tiene el problema? 12
Definición del Problema 12
SOLUCIÓN DEL PROBLEMA 13
Técnica de generación de ideas que utilizaron. 13
Alternativas de solución 15
Alternativa que van a implementar en la organización 16
Ventajas de la solución a implementar 16
REFERENCIAS 16
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GRUPO CREATIVO

Puntored es una empresa Fintech que realizar desarrollos tecnológicos que busca facilitarle la vida a
millones de personas logrando que ingresen al sistema financiero, por ello permite realizar diferentes
transacciones por medio de su plataforma como recaudos, corresponsalía, recargas, pagos, retiros,
pines, apuestas, loterías, entre otras posibilidades.

Como empresa tecnológica ha estado a la vanguardia de los diferentes avances y desarrollos

transaccionales y financieros logrando contar con un gran equipo de Desarrolladores para mantener su
plataforma funcional e innovadora.

Como toda empresa cuenta con diferentes áreas que la estructuran y a la fecha cuenta con más de
25º colaboradores contratados por contrato directo, temporal o prestación de servicio.

Imagen 1. Fuente: Organigrama Líneas de Negocio Puntored – Elaboración Propia

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Para desarrollar el plan de innovación se trabajará con un equipo creativo conformado por tres
colaboradores que pertenecen a diferentes áreas; buscando abarcar mejor la problemática y dar mejor
enfoque a la solución de la misma; de esta manera el equipo está conformado por:

Área Cargo Nombre

Financiera Asesor de Contabilidad Camila Capera
Transformación y Proyectos Desarrollo de Proyectos Carol Cruz
Administrativa Gerente Administrativa Ginna Soto
Tabla 1. Fuente: Elaboración Propia

De esta manera conformamos un equipo multidisciplinario, con diferentes perspectivas y enfocado

en técnicas y métodos que logren superar las dificultades y alcanzar la meta planteada para el plan de
innovación propuesto.

Perfiles de las personas

Nombre Perfil Aptitudes Actitudes

Análisis
Flexibilidad
Camila Capera Generador Intuición
Elaboración
Estratega
Profundizar
Sensibilidad
Carol Cruz Conceptualizador Pro-activo
Elaboración
Comprensión
Explorar
Originalidad
Ginna Soto Implementador Inventar
Elaboración
Experimentar
Tabla 2. Fuente: Elaboración Propia
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FICHA DEL PERFIL GENERADOR

Cometido: Poner en marcha el proceso de innovación.
Preferencias: Elaborar e idear opciones.
Tipo de pensamiento: Principalmente, posee un pensamiento Divergente. Se siente cómodo adquiriendo
información a través de una experimentación directa. Le gusta formular preguntas en busca de datos
útiles que ayuden al equipo a resolver nuevos problemas u oportunidades encontrados.
Características: A la hora de actuar baraja todas las posibilidades. Piensa tanto en lo bueno, como en lo
malo de cada idea. No le preocupan en exceso los detalles, prefiere centrarse en el concepto global y
delegar esto en otros. Imagina y analiza situaciones desde diferentes perspectivas, es su fuerte.
FICHA DEL PERFIL CONCEPTUALIZADOR
Cometido: Mantener activo y en funcionamiento el proceso de innovación.
Preferencias: Entender y definir el problema. Le gusta jugar con las ideas pero no está muy preocupado
por moverse hacía la acción.
Tipo de pensamiento: Posee un pensamiento Divergente. Utiliza el pensamiento abstracto como fuente
de información, no se suele basar en la experiencia directa para conseguir datos.
Características: Aúna toda la información recabada hasta el momento en busca de nuevas visiones. Crea
conexiones entre los diferentes elementos, haciendo que todo tenga un sentido lógico que ayude a
definir problemas y encontrar nuevas ideas. Busca la lógica y la precisión de las ideas.
FICHA DEL PERFIL IMPLEMENTADOR
Cometido: Completar y finalizar el proceso de innovación.
Preferencias: Encargarse de hacer que las cosas funcionen. No necesita comprender para proceder.
Tipo de pensamiento: Posee un pensamiento convergente. Deja a un lado el pensamiento abstracto para
basarse en los hechos y en la experiencia, con el fin de corroborar que se sigue el camino adecuado.
Características: No le sirve con un testeo o chequeo mental de la idea o concepto, necesita probarlas y
validarlas. Es de hacer, más que de pensar. Se adapta rápidamente a las circunstancias de cambio
inmediato.
Tabla 3. Fuente: https://thinkersco.com/comunidad/blog/los-cuatro-perfiles-creativos/
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Estrategia

Teniendo en cuenta que como colaboradores de la compañía y como nuevo grupo formado para la
generación de soluciones a la problemática presentada, no contamos con la experticia desde el ámbito
creativo e innovador; la estrategia que utilizaremos como grupo creativo será:

● Generar pensamiento expansivo en el grupo, lo que permite encontrar alternativas de

soluciones a la problemática.
● Generar lluvias de ideas, lo que permite que el grupo creativo tenga sesiones de trabajo
donde puedan llevar sus ideas para solucionar el problema
● Experimentar con las posibles alternativas de solución planteadas, lo que permitirá
analizar resultados y desarrollar una eficaz solución.
● Generar ambientes creativos, dando al equipo la alternativa de llevar a cabo sus ideas y
contar con los recursos y herramientas que permitan desarrollar su perfil.
● Manejar tiempos, cuando se lleva a cabo un plan se debe tener establecidos los tiempos
de implementación y desarrollo.
● Fomentar aprendizaje continuo, lo que permitirá a los colaboradores que no cuentan con
la formación requerida para llevar a cabo el plan de innovación, poder capacitarse y
contar con mayor conocimiento que permita el desarrollo exitoso del plan y el equipo.
● Emplear nuevas tecnologías, lo que permitirá llevar la innovación a otros niveles, pues el
uso de estas tecnologías permite maximizar los recursos y los tiempos.
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PROBLEMA

¿Cuál es el problema?

Imagen 2. Fuente: Elaboración Propia https://infograph.venngage.com/ps/oRb21WvjeQo/gestion-documental_new

Para hablar de la problemática es importante primero hablar de lo que es la Gestión documental;

como lo dice Wikipedia la gestión documental son las normas técnicas y prácticas que se buscan para
tener un control eficiente y sistemático de la documentación que maneja una compañía. Llevando
información registrada de acuerdo con la necesidad que se requiere en la compañía y la normativa
establecida en el país.

La Gestión Documental permite tener la recuperación de información, administrar los documentos

adecuadamente, tener tiempo establecidos para salvaguardar la información y conservarla
adecuadamente.
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El flujo de sistema que se lleva en la gestión documental inicia con las bases de datos que es dónde
se guarda toda la información, luego encontramos los hardware que son el medio por el cual se carga
información; puede ser por escáner, por dispositivo de digitalización o por medio de servidores donde
queda cargada la información. Luego hablamos del software que son las aplicaciones o las herramientas
que se usan para el manejo de gestión documental, actualmente existen varias como Docuware,
Microsoft, M-Files o la Suit de Google.

El proceso de la Gestión Documental inicia con el almacenamiento que es donde se guarda toda la
información virtualmente, luego la recuperación que es como se podrá salvaguardar los datos
almacenados; una vez se cuenta con la información deberá clasificarse para poder tener control y
organización; también deberá tenerse seguridad sobre toda la información guardada y custodia
asignada a un área responsable de esta; para que cuando se requiera la distribución de la información se
lleve adecuado control de la misma. Por último al usar aplicaciones deberán crearse usuarios para que
los accesos sean restringidos y seguros.

La implementación de gestión documental conlleva a ventajas como el control efectivo de

información, uso adecuado de recursos, mayor productividad en el trabajo y valor añadido al tener
eficientes procesos y facilidad de consecución de información.

Para la empresa en la que trabajó, la problemática presentada por la no implementación de la

gestión Documental se presenta en: mucho consumo de papel por impresión constante de documentos;
ocupación de espacio para almacenar la documentación; riesgo de pérdida de información; pérdida de
tiempo en búsqueda de documentos y diligenciamiento de formatos manuales extensos;
documentación duplicada y sin control de existencia ni actualización; mal uso del tiempo de
funcionarios, reprocesos, demoras en informes; y también la posibilidad de incumplir con la
Normatividad vigente de control documental para empresas estipulada por los entes regulatorios.
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¿Por qué existe el problema?

La problemática en la compañía se inició con la regulación de la facturación electrónica para el año

2019; y aunque en este momento solo se implementó la recepción de facturación por medio de un
correo electrónico; todo el proceso de aprobación , aceptación del bien o servicio, cancelación o
retractación de las facturas y documentos se realizaba manualmente por medio de una persona que se
encargaba de imprimir las facturas y realizar los procesos para lograr su respectiva causación y posterior
pago.

Al llegar la pandemia todo se dificulto pues de la presencialidad se pasó a la virtualidad, lo que

conllevo a manejar todo los procesos acordes a la facturas por medio de correo electrónico; pero
generando gran problemática por no llevar un control de documentos recibidos, aprobados, anulados o
devueltos. Así que la empresa pasó de tener una sola persona para estos procesos y tuvo que contratar
otra persona adicional.

En el mes de abril del 2022, la DIAN emitió la resolución 085 con la cual se estableció la obligación de
aceptar la factura y el bien o servicio, esta regulación comenzó a partir del 13 de Julio del año en curso;
lo que obligaba a la compañía a implementar mejoras para cumplir con la normatividad establecida y en
los tiempos establecidos; pues una vez se realiza la aceptación la factura se convierte en un título valor y
no se tendrá la oportunidad de pedir anulación ni nota crédito sobre este documento.

¿Por qué ocurre?

Puntored aunque es una empresa de desarrollo tecnológico, se preocupa por realizar

implementación y contratar personal para que apoyen todo lo relacionado con las líneas de negocio que
generan el ingreso de la compañía; por ello dejó a un lado las áreas transversales y los posibles
problemas que puedan presentarse en ellas; que aunque no generan ingreso si pueden llegar a generar
gastos que afecten en menor porcentaje el presupuesto de la compañía.
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La problemática presentada por la no implementación de la Gestión Documental ocurre por no

contar con personal dedicado a llevar a cabo este plan de innovación y no dar la importancia a la
problemática, la cual afecta directamente a las áreas transversales de la compañía.

Fuerzas Limitantes Fuerzas Conductoras

● Recepción de documentos ● Conocimiento de la regulación
importantes para la compañía. para la gestión documental en
●No existen procesos para regular la Colombia.
gestión de documentos. ●Normatividad Dian para los
●Posible pérdida de documentos por eventos relacionados con la
no contar con controles. facturación electrónica.
Tabla 4. Fuente: Elaboración propia

¿Quién está causando el problema y cuáles son las consecuencias?

Imagen 3. Fuente: Elaboración propia https://i.pinimg.com/originals/8c/e7/80/8ce7802ac06f51555c9725ad8359a8df.jpg

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¿Cuándo ocurrió por primera vez, cuándo se volvió significativo?

Imagen 4. Fuente: Elaboración propia https://i.pinimg.com/originals/12/58/c6/1258c6c294e8f37b6f555c86cd072a51.jpg

¿Qué alcance tiene el problema?

La problemática está impactando a varias áreas transversales de la compañía; de la siguiente manera:

●Área Administrativa: es el área que recibe toda la documentación y se encarga de realizar procesos
de aprobación para aceptación o rechazo de los documentos; al no contar con un proceso
estructurado puede presentar pérdida de documentación, demora en cumplimiento con
normatividad Dian para eventos de facturación y sobre todo demoras en procesos internos con los
documentos.

●Área de Financiera: en esta área se afecta a dos procesos; el de causación que está a cargo del
equipo contable, quienes al no contar con los documentos aprobados no pueden causar la factura y
afectar presupuesto por no generar gastos. De igual manera se afecta el proceso de pagos que
realiza el equipo de Tesorería pues al no contar con los documentos causados no puede proceder con
pagos, lo que genera problemas en el flujo de caja y posibles problemas con los proveedores por no
pagos o pagos tardíos.
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●Otras áreas: Al no contar con la gestión documental adecuada, se puede afectar varias áreas de la
empresa, pues se puede ver afectado su presupuesto por no generar gastos, la relación con los
proveedores por no pagos al día, afectación con entidades gubernamentales por no cumplimiento
con normatividad, entre otros.

Definición del Problema

No implementación de Gestión Documental en una compañía ni automatización de procesos, lo que

afecta el debido proceso de recepción de facturación electrónica y eventos establecidos por la Dian de
acuerdo a la resolución 85 con la cual se estableció la obligación de aceptar la factura y el bien o
servicio.
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SOLUCIÓN DEL PROBLEMA

Técnica de generación de ideas que utilizaron.

Para buscar alternativas de solución al problema, el equipo creativo utilizó dos técnicas para generar
ideas de solución:

1. Brainstorming (tormenta de ideas): Esta técnica se basa en la generación de ideas en un ambiente

de grupo bajo el principio de la suspensión del juicio o la crítica. En el equipo buscamos las mejores
alternativas que pudieran ayudar a la solución del problema y se plasmaron a continuación.

Imagen 5. Fuente: Elaboración propia https://i.pinimg.com/originals/98/a9/33/98a933a15bcf243943f3c44a94de821d.jpg

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2. Mapas perceptuales: Esta técnica está orientada a la identificación de oportunidades potenciales,

partiendo del análisis de los productos ya existentes en un determinado mercado. Una vez se
presentaron las ideas para solucionar la problemática; una de ellas fue la que más género análisis;
pues se requería la implementación de un software para el sistema de gestión documental, y allí se
tuvo que analizar las mejores alternativas para ello.

Imagen 6. Fuente: Elaboración propia https://i.pinimg.com/originals/ff/8f/fe/ff8ffea8752794a5cd844b0f76d01c34.jpg

Alternativas de solución

De acuerdo a las ideas propuestas se tomaron las siguientes cinco alternativas como estrategia para
el plan de innovación a realizar para la solución de la problemática presentada:

● Formatos y procesos: se pretende crear políticas y procedimientos de los diferentes procesos

que se llevan a cabo desde el área Administrativa, logrando automatizar el mayor número de
ellos.
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● Herramientas de Gestión: realizando análisis de los softwares disponibles, se ve la alternativa de

utilizar la Suit de google para implementar el sistema de gestión documental y las diferentes
automatizaciones que se requiere realizar en los procesos.
● Bases de información: con el apoyo de las herramientas y la sistematización de bases, crear
estas bases de manera que se pueda tener compartida la información y permita hacer
seguimiento de los procesos.
● Seguridad de la información: la implementación del sistema debe cumplir con toda la
normatividad, incluido los controles de seguridad que se requieran para salvaguardar la
información.
● Uso de Herramientas y complementos: Teniendo en cuenta las herramientas tecnológicas con
las que cuenta la compañía, es importante hacer uso al máximo de ellas y lograr desarrollos con
estas herramientas.

Alternativa que van a implementar en la organización

Por ello se plantea implementar un proceso y procedimiento de Gestión Documental y aprovechar las
herramientas que se tienen tecnológicas para realizar automatizaciones que permitan subsanar los
problemas encontrados. Aprovechando la G-Suit que se tiene, donde se plantea crear Formularios para
erradicar formatos manuales; llevar inventario, registro, actualización de los documentos por medio
plataformas especializadas; escanear toda la documentación anterior que por normatividad debe
tenerse en custodia; implementar proceso

Ventajas de la solución a implementar

● Espacio de almacenamiento reducido ● Mejoras en la productividad

● Seguridad mejorada
● Cumplimiento normativo mejorado
● Recuperación de documentos más fácil
● Mejor recuperación ante desastres y
copia de seguridad
● Ahorro de Costos , tiempos y procesos
● Cumplimiento de las normativas de
seguridad
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REFERENCIAS

eWorkplace Manufacturing, April 5, 2022, 7 Beneficios de la gestión documental,

https://www.eworkplace.com/latam/2022/04/05/7-beneficios-de-la-gestion-documental/

Ekcit, 30 junio 2022, TicPortal, Implementación de un sistema de gestión documental,

https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/implementacion-gestion-documental