La custodia

Según la Real Academia de la Lengua Española, la custodia es la acción y efecto de custodiar que
significa guardar con cuidado y vigilancia.

Por lo tanto, se trata de guardar documentos y archivos con cuidado y vigilancia. Con este servicio
nuestros clientes reducen sus costes y recuperan espacio en sus oficinas que pueden reutilizar, al
tiempo que inician un proceso de mejora continua de archivos convirtiendo costes fijos en
variables. Con la custodia de documentos o custodia de archivos, delegan el cumplimiento de las
normativas existentes, como el nuevo Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999 de
Protección de Datos (LOPD), que entró en vigor en Abril de 2008.

Ventajas de la custodia documental

Hay diferentes ventajas en la utilización de un sistema de gestión documental. Por un lado, la

eliminación de los costes de localización, recuperación y rearchivo del documento, que pasa a
estar en formato electrónico, y se puede visualizar en pantalla e imprimir.

También se consigue reducir espacio de almacenamiento, ya que los documentos electrónicos se

almacenan en servidores, CD-ROM etc. De esta manera, disminuye el material archivado ya que
los documentos están accesibles en todo momento y se ahorran los listados en papel y las copias.
Asimismo se evita la pérdida de documentos.

Se logra una mayor seguridad de la información mediante la definición de reglas de acceso a la

documentación para los diferentes usuarios en…

Objetivos de la custodia

Organización de documentos para facilitar su búsqueda.-

un excelente sistema de custodia podría permitirte tener acceso a toda la información que desees,
sin importar qué tan antiguos pueden ser, ya que el uso de códigos, categorizaciones,
tipificaciones y etiquetas, serán de mucha ayuda para organizar los papeles que necesitas
almacenar por más tiempo.

Protección de documentos con información vulnerable.-

la custodia de tus archivos impedirá que terceros ajenos a tu empresa tengan acceso indebido a
tus documentos, ya que, gracias a sus protocolos de manejo, ofrece las precauciones necesarias
para la conservación de las actas de constitución de empresas, certificados de propiedad,
extractos bancarios, contratos empresariales, sentencias de juicios, documentos de identificación
personal y títulos profesionales, entre otros documentos.
Desahogar tu espacio de trabajo -

Se trata de contar con un lugar distinto al de tu oficina, de tal manera que tu documentación
almacenada no te quite ese espacio que tanto deseas tener en tu lugar de trabajo.

Marco Histórico de la Custodia de documentos:

Etimológicamente la custodia de documentos se desprende del término archivo (latín archīvum) se

usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde
se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la
realización de sus actividades. No obstante, “archivo” es una palabra polisémica que se refiere a:

El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona
física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.

El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.

La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.