Introducción:

En el Perú desde inicios del nuevo milenio ha sufrido una

transformación acelerada en el sector construcción, dando
pase a nuevos tipos de viviendas horizontales en edificios
residenciales y condominios multifamiliares, cada vez más
completos y complejos. Así encontraremos dentro de sus
áreas comunes, zonas sociales, GYM, guarderías, áreas
multifuncionales, temáticas, piscinas y la modernidad de la
tecnología acompañando este proceso. Entonces requerimos
PROFESIONALES especializados para ADMINISTRAR y
organizar esta micro-sociedad, garantizando su buen
funcionamiento. La administración de un inmueble supone la
planificación, organización y efectividad de las tareas,
funciones, acciones y previsiones que el colectivo debe
responder a este PLAN DE ACCION. La dirección
administrativa canalizara todos los esfuerzos bien orientados
para el mejor aprovechamiento de los recursos.
Gestión Operativa I

Gestión
QUE ES GESTION?

 Es llevar a cabo un conjunto de tareas que sumadas hacen posible la realización de

una operación cualquiera sea productiva, comercial o de servicios.

 Es también un estilo de hacer las cosas, una forma de proceder y accionar para
lograr un objetivo propio o común a un individuo o colectivo de personas. Una
dinámica de procesos que buscan secuencialmente lograr el cumplimiento de fines
propuestos.

 El objetivo es lograr en el tiempo que un inmueble mantenga o aumente su valor

generando su plusvalía para sus ocupantes al corto y largo tiempo.
Gestión Operativa

La Administración
• La Administración como un nuevo concepto operativo es organizadora, gerencial,
preventiva, activa, dinámica, conciliadora y sobre todo FUNCIONAL.

• La Administración organizadora como sociedad, la humanidad ha buscado

siempre organizarse, así nacen las sociedades, con miembros y a cada uno
derivaban una función específica según sus cualidades o intereses.

• Materializando las técnicas de organización no solo a los miembros de la

comunidad incluyendo también los bienes comunes para su uso y disfrute.

• Como disciplina ha desarrollado los procesos que permitieron a la sociedad

avanzar y evolucionar bajo un bien común.

• Teniendo la misión de conducir racionalmente las actividades, voluntades y

recursos del entorno administrado.
Gestión Operativa
TIPOS DE ADMINISTRACION

Administración Preventiva
• Una administración preventiva es aquella que se desarrolla dentro de un PLAN DE TRABAJO
el cual considerara todos los recursos a administrar, sean humanos, tangibles o
intangibles.

• El desarrollo de estrategias preventivas, nos facilitara minimizar los defectos o

desperfectos de los recursos a administrar.

• Un buen hábito a desarrollar es la ANTELACION de los hechos, nos ayuda a analizar los
posibles sucesos que pueden ocurrir por una omisión.

• El PLAN DE CONTIGENCIAS, nos permitirá contar con los medios para adquirir, reparar o
suministrar la solución de los siniestros o de situaciones imprevistas, como emergencias.
Gestión Operativa

Administración Conciliadora
• CONCILIAR, es un habilidad, cualidad y función que tiene el Administrador, sin esta no
podrá resolver cualquier situación difícil a presentarse..

• La conciliación es el argumento más valido para evitar conflictos innecesarios que

interrumpen el buen desarrollo de nuestro plan operativo.

• Ser conciliación es conocer el problema y su solución, presentándola de la mejor manera,

clara y precisa, detallando los acuerdos sustentados y las posibles soluciones que brinden el
mejor resultado. Muchas veces equivocamos la posición de CONCILIADOR por el de ceder a
las exigencias de los condóminos o de las personas supuestamente agraviadas.

• Conocer los reglamentos y leyes que respalden nuestra gestión es la mejor manera de
CONCILIAR.
Gestión Operativa

Ámbito de Aplicación
¿Qué es vivir en Comunidad?

• Usualmente usamos el término de CONDOMINIO a los edificios y grupo de edificaciones

residenciales, esta agrupación de familias se les denomina COMUNIDAD y por tal a sus
habitantes se les llamara CONDOMINOS.

• Vivir en comunidad implica el conocimiento de los derechos y deberes que todo condómino
adquiere al ser parte de una comunidad.

• Y para conocimiento y respeto de estos derechos y deberes se han plasmado en un

REGLAMENTO INTERNO, el cual detallara los principios y alcances por el cual la comunidad
deberá regirse para una CONVIVENCIA mutua, leal, perdurable y productiva.

• Los condóminos ejercerán sus derechos siempre que cumplan con sus deberes, sean
pecuniarias, sociales o funcionales.
Gestión Operativa

Ámbito de Aplicación
• La Administración Inmobiliaria y sobre todo de Edificios contribuye en el ordenamiento y
aplicación de las leyes y reglamentos que aplican a la comunidad.

• La clave para entender lo esencial de un condominio es que cada propietario tiene una
parte privada y otra común. Convirtiéndose en CO-PROPIETARIO de los bienes de dominio
común, en la debida proporción que se establecerá en el reglamento.

• …LA EXISTENCIA DE BIENES DE DOMINIO COMUN, GENERA LA NECESIDAD DE

MANTENERLOS Y DE ALGUIEN QUE SE HAGA CARGO. ESTO DA ORIGEN A LOS GASTOS
COMUNES Y A LOS ADMINISTRADORES…

• Es importante que el Administración genere la participación activa de los Condóminos

dentro de las instancias que indica el reglamento e informarse de las materias a discutir,
de modo que actúen en conjunto por el bien de la comunidad.
Gestión Operativa

TIPOS DE ADMINISTRACIONES

GESTION ADMINISTRATIVA ON LINE:

-Administración a través de los sistemas

operativos, que brinda la información de los
sucesos en tiempo real.
-Apoyándose en un Supervisor Operativo
Residente, quien monitorea los recursos
humanos, tangibles e intangibles.
-Se desarrolla la gestión administrativa a
través de un software.
Gestión Operativa

TIPOS DE ADMINISTRACIONES
GESTION ADMINISTRATIVA SEMI PRESENCIAL:

-Permite al ADMINISTRADOR realizar varias

gestiones operativas y administrativas.
-Realiza los procesos con apoyo interno de
Supervisores Residentes.
-Soporte administrativo a través de sistemas
operativos y tecnológicos.
-Permite ampliar su radio de acción en administrar
varios edificios con similares características.
Gestión Operativa

TIPOS DE ADMINISTRACIONES

GESTION ADMNISTRATIVA PRESENCIAL:

-Tradicionalmente el Administrador se consideraba

empleado de la Junta de Propietarios, quien
cumplía con todos las obligaciones de un
subordinado, incluía sus beneficios sociales. De
EXCLUSIVIDAD.
-Se requiere aun en Condominios Multifamiliares,
donde es NECESARIO la presencia permanente del
Administrador.
-Comprende una gestión más administrativa y
limitadamente operativa.
Gestión Operativa

EL ADMINISTRADOR

El ADMINISTRADOR como profesional,

se encuentra preparado para planear,
organizar, dirigir, coordinar y controlar
las diferentes áreas y procesos.
Desarrollará las capacidades de la
intuición, negociación y conciliación,
conocer los aspectos álgidos y
proyectar soluciones convenientes.
Gestión Operativa

APTITUDES DE UN ADMINISTRADOR
Conocimientos:

• Tan importante es el conocimiento y la responsabilidad que implica, dentro de las tareas que
involucra administrar.

• La lógica de conocer la edificación, diseño y funcionamiento de cada una de las áreas y los
recursos humanos.

• El conocimiento da seguridad en todo el proceso.

• El administrador buscara capacitarse y actualizarse en todas las áreas inherentes a su gestión.

• Afrontara mejor cualquier situación adversa conociendo los procedimientos y las soluciones
a emplear.
Gestión Operativa
APTITUDES DE UN ADMINISTRADOR
Liderazgo:
-Es la capacidad de conducir los
recursos administrados en relación al
cumplimiento de los objetivos.
-Ser LIDER no supone ser
AUTORITARIO, sino saber entender y
percibir los aportes de los demás en
favor de facilitar la metas a alcanzar.
-El LIDER deberá ser constante, auto
motivado, seguro y capaz tomar
decisiones.
Personalidad:
-Una cualidad de un Administrador
será la FIRMEZA, la cual se encontrara
respaldada de la gestión transparente
y efectiva realizada.
-La Moral de corregir e incentivar al
grupo humano consolidara y
mejorara la organización en general.
-La personalidad se basa en los
valores y principios que caracterizan
al Líder.
Gestión Operativa
APTITUDES DE UN ADMINISTRADOR
Lograr Objetivos:
-Las actividades por mejorar deberán
estar planificadas, nunca limitarse a
explorar posibilidades de mejora en
los procesos.
-La constancia en la consecución de
los objetivos determina el éxito de la
gestión, aun en administración de
edificios.
Disposición a los Cambios:
-Siempre encontraremos una mejor
MANERA DE HACER LAS COSAS.
-La modernidad y la tecnología se
fusionan y evolucionan con rapidez,
son nuestros aliados.
-La disposición al cambio será un plus
para cualquier gestión, la tendencia
será siempre en ALZA.
Gestión Operativa
EL ADMINISTRADOR DE CONDOMINIOS
Lograr Objetivos:

• Es el profesional encargado de la organización, planificación y control de todas las

actividades relacionadas con la propiedad a administrar, es el lector del entorno, es
decir TIENE LA CAPACIDAD DE IDENTIFICAR Y RESOLVER los problemas, es como
HACER MAGIA…

• El administrador de edificios, debe desenvolverse en todos los ámbitos de su

quehacer, legal, laboral, técnico, administrativo - contable, seguridad, sanitario,
arquitectónico, constructivo, estructural, comercial, recursos humanos, relaciones
públicas, y gerencial.

• Es el gestor que tiene la misión de velar por el buen funcionamiento y mantenimiento

de los bienes de dominio común.
Gestión Operativa
HABILIDADES DE UN ADMINISTRADOR

Un profesional que quiera desarrollarse como Administrador de

Edificios deberá tener desarrollar las siguientes habilidades:

-Experiencia en manejo estadístico

-Experiencia en relaciones interpersonales
-Conciliador
-Legislador, conocer las leyes y sus reglamentaciones
-Proyectista y prever posibles situaciones difíciles.
-Buen comunicador, facultad que deberá desarrollar para mantener
una comunicación fluida y entendible entre la Junta Directiva y los
condóminos.
-PROACTIVO
-AUTODIDACTICO
-INGENIOSO
-DISCRETO
 ¡ RECUERDA SIEMPRE !

…. LA ADMINISTRACION PUEDE FRACASAR CUANDO LO

URGENTE ECLIPSA A LO IMPORTANTE…
Gestión Operativa

ANTES DEL NOMBRAMIENTO DEL ADMINISTRADOR

La secuencia natural del proceso desde la postulación,

siguiendo por el nombramiento y el ejercicio de sus funciones.
Deberá tener en cuenta el proceso y sus implicancias, para ello
contara con todos los requisitos exigidos por ley y por el perfil
solicitado por la Junta de Propietarios.

PERFIL SOLICITADO
-Certificación en Administración de Edificios.
-Experiencia administración de edificios no menor a 2 años
(muchas veces excluyente)
-Profesional en Administración de Edificios. Algunas veces
consideran administradores de empresas, de servicios,
abogados, contadores.
 Gestión Operativa
PRIMER CONTACTO CON
LA JUNTA DE PROPIETARIOS

Al realizar la primera visita al edificio, solicite el

máximo de información en todas las áreas,
construcción, equipamiento, gastos comunes,
organización administrativa, relación con el
personal que labora.
Estos antecedentes permitirán efectuar una
evaluación adecuada para proponer la modalidad
de trabajo a realizar.
 PASOS A SEGUIR ANTES DEL
NOMBRAMIENTO
El Administrador de Edificios deberá tener en
cuenta que la Junta de Propietarios evaluara
ciertas capacidades:
-Capacidad de Planear:
Es fundamental en un Administrador de edificios,
son las actividades que deberán desarrollar,
estrategias de trabajo y recursos a utilizar.
-Capacidad para Actuar:
En situaciones complicadas o que no podemos
proveer fácilmente podemos coordinar
efectuando un plan de emergencias.
-Capacidad para Tomar Decisiones:
Es clave, en situaciones que por su gravedad
requieren de inmediata intervención, se
debe actuar con rapidez y acertadamente,
poder responder con eficacia.
-Capacidad de Comunicación:
No solo internamente, también externa. La
comunicación debe ser asertiva. Es la
capacidad de enviar, recibir, emitir ideas,
información orientada hacia objetivos.
-Capacidad de Compromiso Ético:
Es una CUALIDAD de importancia que debe
tener el administrador, es el respeto a las
personas, la Confianza es algo que JAMAS se
NEGOCIA por mas tentadora que sea la
situación.
 LA ENTREVISTA
CON
LA JUNTA DE PROPIETARIOS
LA ENTREVISTA CON LA JUNTA DE
PROPIETARIOS

• Después de los filtros requeridos y de la primera visita al edificio, convendrá tener una
reunión con la Junta Directiva y tomar contacto con los requerimientos administrativos y los
sucesos que antecedieron al anterior administrador.

• Es importante, conocer la historia del edificio, sus aciertos, su problemática, las

características de sus habitantes, la relación con la constructora de ser necesario.

• La Junta Directiva suele realizar una Asamblea con todos los condóminos para presentar la
TERNA, siempre deberán considerar que sus respuestas deberán ser claras, precisas y
coherentes.

• La postura de un Administrador de edificios frente a los condóminos es el DOMINIO

ESCENICO, la seguridad de sus respuestas y siempre una actitud amable.
 NOMBRAMIENTO
DEL ADMINISTRADOR
 NOMBRAMIENTO DEL ADMINISTRADOR

El Administrador de Edificios, cumple con la función de

representación de la comunidad, haciéndose cargo de la
gestión administrativa, condición que implicara una RELACION
DE LABORAL y por lo tanto deberá haber un contrato de por
medio que establezca las funciones a desarrollar.

El nombramiento del Administrador se realizara en Asamblea

Extraordinaria, por acuerdo de mayoría simple, lo que implica la
constancia en un Acta, donde se explicara los pormenores y
detalles de la contratación.
El acta mencionada es suficiente para acreditar ante los
distintos organismos e instituciones la calidad de
representación que tiene el Administrador con respecto al
edificio.
 FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE EDIFICIOS

Las primeras acciones que deberá realizar el Administrador de Edificios es:

• Reconocer las instalaciones del inmueble.

• Reconocimiento de los documentos administrativos, legales y contables. Archivos, trámites
pendientes, cuentas bancarias, reservas.
• Reconocimiento del personal directo y contratado del edificio, proveedores, contratistas,
seguridad externa.
• Reconocimiento del PLAN ANUAL DE MANTENIMIENTOS, de no existir, deberá elaborarlo
considerando los requerimientos más urgentes como INMEDIATOS.
• Reconocimiento de las cuentas de recaudación, morosidad. Elaborar un plan estratégico de
recaudación con negociaciones para bajar la tasa de morosidad de haberla.

Elaborar un informe administrativo-económico de la situación inicial del edificio y sus

recomendaciones de solución y acciones inmediatas. El cual deberá ser presentado a la Junta
Directiva y posteriormente a la Asamblea de Propietarios para su exposición y aprobación.
Gestión Operativa

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
• Función Principal: RECAUDACION de las cuotas ordinarias y/o extraordinarias designadas
por la Junta de Propietarios.

• Mantener la MOROSIDAD en índices bajos, promedio de una buena gestión SOLO 3%.

• Elaborar los informes administrativos-económicos mensuales, los cuales los elaborara

conjuntamente con un contador.

• Comunicar a todos los condóminos las actividades, reuniones y asambleas propiciadas por
la Junta Directiva.

• Mantener actualizados los libros de Actas, inventarios, contables. Los cuáles serán
exhibidos en cualquier momento que lo solicite la Junta Directiva o cualquier condómino.

• Contratación de personal idóneo para las áreas de seguridad, recepción y servicios generales.
Gestión Operativa

FUNCIONES LEGALES

• Iniciar acciones legales y/o judiciales en

representación de la Junta Directiva
contra lo que incumplan con las normas
internas y el pago de las cuotas
ordinarias y extraordinarias.

• Tramites en Registros Públicos o

cualquier entidad en representación de
la Junta Directiva.
Gestión Operativa

FUNCIONES OPERATIVAS
• Realizar el cronograma anual de mantenimientos y servicios generales. PLAN DE
MANTENIMIENTOS.

• Mantener un equipo de proveedores y contratistas especializados para casos de emergencia.

• Realizar revisiones periódicas a las instalaciones del edificio con el fin de constatar su buen
funcionamiento.

• Supervisar al personal de seguridad, recepción y servicios.

• Realizar la inducción y capacitación al personal a cargo.

• Mantener las licencias y seguros al día.
 EL FLUJO DE CAJA,
APLICACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN
DE INMUEBLES
Gestión Operativa

LA CUOTA DE MANTENIMIENTO
• La base para establecer la CUOTA DE
MANTENIMIENTO es el Reglamento Interno
…RECORDEMOS
aprobado por la Asamblea de Propietarios.
• En general la cuota de mantenimiento se
PRINCIPALMENTE HAY
calculó en base al porcentaje de MOROSIDAD POR EL
participación de cada unidad inmobiliaria.
• En caso de contar con medidores internos RECHAZO A LA GESTION
independientes los costos se prorratean en
función al consumo. ADMINISTRATIVA…
• Puede calcularse la Cuota bajo otros
criterios como el número de unidades
inmobiliarias o montos fijos mensuales.
Gestión Operativa
LA CUOTA DE MANTENIMIENTO
• El cálculo se basa en la participación
porcentual de la unidad inmobiliaria
dentro del edificio incluyendo las
áreas comunes.
• Es decir, si un departamento le
corresponde el 2% de las áreas
comunes se aplicara al prorrateo de la
cuota. Recordar que la sumatoria de
todos los porcentuales nos dará el
100%.
LA CUOTA EXTRAORDINARIA
• Se genera por situaciones u ocurrencias de
manera imprevista, cuantificándola e
informando a la Junta para la evaluación y
aprobación inmediata.
• También son previstas con anticipación en
gastos que se ocasionan en periodos
esporádicos.
• Muchas veces son consideradas como síntoma
de una mala gestión administrativa.
CAJA CHICA
• Permite disponer de un fondo en
efectivo para compra menores
indispensables.
• Cubre urgencias
• Todo gasto deberá ser sustentado con
un documento correspondiente.
• Se realiza un arqueo cuando el fondo
se encuentra al 80% de su gasto, para
su correspondiente reposición.
 FLUJO DE CAJA
El Flujo de Caja es un instrumento muy importante para el
administrador, pues permite visualizar las necesidades de
efectivo que tendrá la junta de propietarios en el corto
plazo. Así también permite a la directiva, estar preparada
para los excesos de liquidez que pudiera tener en el periodo
de análisis
Debe ser preparado
luego de que los
demás presupuestos
hayan sido
completados.
 Flujo de Caja Diferencia con el presupuesto

El Flujo de Caja representa la liquidez, presenta los

flujos de dinero en el momento en que se hace
efectivo el ingreso o egreso de las cuentas de su
empresa o de la junta de propietarios.
Su finalidad es prever la falta de efectivo y dar las
alertas para gestionar el financiamiento.

El presupuesto de costo ocurre en el momento en que

se generan las obligaciones independientemente a que
si estas se hacen efectivas o no, es el costo real que no
depende de la oportunidad de pago. Tiende a ser
plano.
Su finalidad es conocer realmente el costo, analizarlo y
sirve para proyectar presupuestos.
 FLUJO DE CAJA ECONOMICO Y FINANCIERO

• Flujo de Caja Económico

Saldo de CAJA INICIAL mas
ingresos y egresos que se
generan de la operación.
(Pago de Cuotas).

• Flujo de Caja Financiero.

Es la suma del Flujo de Caja Económico
+ los financiamientos + amortizaciones
(créditos)
Flujo de Caja, compuesto por:
¿Cuándo se
requiere
financiamiento?
Fuente de Financiamientos
Cuotas de Áreas Comunes
Fuentes de financiamiento.
Renta por alquiler
Fuentes de Financiamientos
Deudas a Trabajadores
 MOROSIDAD
• La morosidad en la mayoría de los casos es manifesto de disconformidad a la gestión de la administración.
• Durante su gestión deberá estar MUY ATENTO. Si este indicador se eleva es señal de que algo no se esta
haciendo bien.
• Tome acción correctiva inmediatamente.
• Divisiones internas con la Junta Directiva.
• Problemas internos de familia o situaciones
imprevistas de empleabilidad, salud o duelo.

Como Generar Provisiones

• Saber ahorrar en recursos reusables
• Una gestión eficiente
• Uso racional de los materiales
• Buen plan de contingencias
• Negociar los precios y no la CALIDAD del producto o
servicio.
• -Supervisar las actividades.
 ¿Cómo financiar la Morosidad?
La morosidad debe ser asumida por los
propietarios que no son morosos, es importante
que usted conozca el % de morosidad antes de
hacer su propuesta de servicios de
administración.
Por ejemplo:
Edificio Pepita: 20 departamentos
Monto total mensual estimado para mantener el
edificio = S/. 10,000
Cuota calculada para cada departamento = S/. 500
El % de morosidad 10%, hay dos propietarios que no
pagan.
Nueva Cuota Calculada: 500 / (1 – 10%) = S/. 555.56
 Indicadores son medidas que resultan de la evaluación de la
gestión en un periodo de tiempo determinado y que permite de
manera objetiva comparar los resultados con:
• Otras gestiones
• Periodos anteriores
Indicadores y Ratios de • Lo planificado

Gestión
Los Ratios son muy útiles para proyecciones o estimaciones
rápidas:
• Precios por Administrar : Precio/m2 o Precio/ Dpto.
• Costo Laboral: % beneficio laboral, por costos asociados.
• Rendimiento del personal de limpieza o jardineria.
 Evaluación de resultados
El propósito es mostrar a la Junta Propietarios
si estás o no desempeñando el trabajo
estipulado y si vas o no vas a tener los
recursos suficientes para finalizarlo. Consiste
en un informe sobre lo cerca que está tu
planificación de actividades respecto a tu
planificación financiera.
Es uno de los principales parámetros de evaluación
de nuestra gestión.
PRESENTACIÓN DE INFORMES A LA
JUNTA DE PROPIETARIOS
 Adelante el desarrollo de
algunos puntos de la
Agenda

En la actualidad existen muchas

facilidades, el internet nos permite
crear comunidades en las que se
puede adelantar discusión sobre
puntos de la agenda y de esta
forma ir con posiciones definidas y
conocidas.
 Es importante que previamente pueda identificar los puntos en los
Informe a la Junta de que la junta de propietarios podría tener consultas u observaciones
Propietarios y estar preparado con las respuestas y de ser necesario con
documentación adicional. Nunca improvise.

El gasto excesivo no es el único problema. Cuando gastas

demasiado poco, significa incumplimiento de los planes o una
planificación financiera sobrevalorada, en ambos casos es un
problema.

Cuando informas a la JP, necesitas hacerlo sobre la base de un

informe de desviaciones, de esa forma evitarás que por
requerimiento de algún propietario desinformado se revise todo lo
que previamente fue aprobado.
 Informe de Junta de
Propietarios
No todos los propietarios están familiarizados con
los conocimientos ni mecanismos para fijar las
Cuotas de Administración y Mantenimiento. Por eso,
usted encontrará resistencia a cualquier incremento,
por justificado que sea, y se enfrentará a
argumentos empíricos y poco solidos. Ahí es donde
hay que poner en practica la inteligencia emocional
Informe a la Junta de Propietarios
1. No se debe permitir la acumulación de cuotas pendientes sin pagar, de ser el caso acompañar con un informe de la gestión en la cobranza.
2. La presentación debe de ser mas visual. (debe ser grafica)
Informe ideal para la Junta de Propietarios
Ejemplos :
Informes
ideales
para la
Junta de
propietarios
Ejemplo:

Informe ideal para

la Junta de
propietarios
Seguimiento • Hacer un seguimiento de tus ingresos y
gastos para observar que estas en el buen
camino.

• Informar a la Junta de propietarios sobre

tu trabajo en la administración del dinero.

• Pronosticar flujos de dinero.

• Proponer ajustes oportunos en caso

necesario.