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20 22

Informe de Gestión
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Informe de Gestión Dirección Ejecutiva Seccional de

Administración Judicial Bogotá, Cundinamarca y Amazonas
Año 2021

Director Ejecutivo
Pedro Alfonso Mestre Carreño
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Contenido
Contenido....................................................................................................................................3
1. PROCESOS TRANSVERSALES.....................................................................................4
COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL.......................................................................................5
Comunicación Interna..............................................................................................................5
Comunicación Externa.............................................................................................................6
Producción Piezas informativas................................................................................................7
Otros avances y logros del Grupo de Comunicación Institucional...........................................8
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1. PROCESOS TRANSVERSALES

CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE

Para la Dirección Seccional De Administración Judicial De Bogotá – Cundinamarca, es
fundamental mantener las certificaciones y acreditaciones de los diferentes sistemas de gestión,
pues estos demuestran el esfuerzo continuo para realizar mejoras constantes de nuestros
procesos.
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3.1.1. Jornadas de Calidad

Con el objetivo de apoyar los diferentes procesos que desarrollan las áreas de la seccional, el
grupo de Calidad y Medio Ambiente realizaron las siguientes actividades:

NÚMERO DE
MES
REUNIONES
Enero 24
Febrero 55
Marzo 72
Abril 27
Mayo 44
Junio 29
Julio 49
Agosto 44
Septiembre 23
Total 367

Fuente: Cuadro “SEGUIMIENTO - CRONOGRAMA JORNADAS DE CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE 2022”

Análisis de la tabla 1.

La Tabla 1 muestra un resumen de jornadas de Calidad que se han llevado en el trascurso del
año las cuales son un total de 367 reuniones en lo que se lleva trascurrido del año 2022. En este
sentido, en el mes de septiembre se llevaron a cabo un total de 23 reuniones con las diferentes
áreas de la Dirección Seccional de Bogotá, Cundinamarca y Amazonas.

Gráfica 1. Jornadas de Calidad.

JORNADAS DE CALIDAD
Enero Febrero Marzo Abril Mayo
Junio Julio Agosto Septiembre
72

55
49
44 44

27 29
24 23

NÚMERO DE REUNIONES

Fuente: Recurso compartido: Cuadro “SEGUIMIENTO - CRONOGRAMA JORNADAS DE CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE
2022.

Análisis del grafico 1.

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Se realizaron diferentes reuniones en lo que va corrido de la presente vigencia, en las cuales se

abarcaron temáticas, tales como:

 Comité directivo
 Seguimiento bajas
 Seguimiento convocatorio auxiliares de la justicia
 Revisión manual de supervisión.
 Lineamientos recepción solicitudes grupos de archivo
 Revisión y control documentos Proutiles
 Plan de mantenimiento
 Seguimiento planes de mejoramiento parqueaderos
 Revisión evaluación 0312 SG-SST
 Seguimiento planes de mejoramiento - ua22-27 informe evaluación rendición cuentas
2021 CSJ Bogotá
 Socialización de matriz de riesgos operacionales 5x5 y proceso de digitalización
 Revisión y ajuste procedimiento asignación parqueaderos
 Acciones de mejora -cuadro de control de vehículos
 Revisión indicador cumplimiento de las solicitudes de conciliaciones plan operativo
CAN

3.1.2. Revisión y Gestión de la Documentación de los

Procesos.
Se realizar la labor de documentar los procedimientos que se determinan no están publicados en
micro sitio del SIGCMA, o de los publicados que no aplican al funcionamiento de los procesos
de la seccional Bogotá en su totalidad.
Al seguimiento de la documentación se le aplica la trazabilidad a través del recurso compartido:
Cuadro “SEGUIMIENTO Y CONTROL DOCUMENTAL 2022”, en este cuadro se lleva la
trazabilidad de todos los documentos que se realizan con el fin de mejorar los procesos.
Los documentos que actualmente están en proceso son los siguientes:
No Área Grupo Nombre Fecha de Estado Responsable
. Procedimiento Seguimiento

1 Talento Coord. Talento Certificación de 25/04/2022 Revisión - Tomas

Humano Humano Apostillado Líder Sigma Villagrán
2 Área Almacén e Baja y 27/04/2022 En Circular Andrea
Administrativa Inventarios disposición final Sierra -
de bienes Jonathan
Sierra

3 Talento Asuntos Vinculación, 27/04/2022 Revisión Kevin Flórez

Humano Laborales permanencia y conjunta
retiro de DEAJ
servidores
judiciales
4 Talento Asuntos Viáticos 26/07/2022 Aprobado Andrea
Humano Laborales SIGCMA Sierra -
Jonathan
Sierra
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No Área Grupo Nombre Fecha de Estado Responsable

. Procedimiento Seguimiento

5 Centro de Archivo Central Procedimiento 12/05/2022 Revisión - Kevin Flórez

Servicios Desarchive Calidad
HMM

6 Área Servicios Procedimiento 10/05/2022 Revisión - Kevin Flórez

Administrativa Administrativos Desarchive Calidad
- Gestión Administrativo
Documental

7 Oficina de Reparto Procedimiento 10/05/2022 Revisión - Kevin Flórez

Apoyo Habeas Corpus Calidad
Paloquemao

8 Talento Asuntos Procedimiento 4/05/2022 En Kevin Flórez

Humano Laborales de Afiliaciones elaboración
y pagos de
seguridad social

9 Talento Asunto Procedimiento 27/05/2022 Revisión - Kevin Flórez

Humano Laborales y de Nomina Calidad
Financiera

10 Área Jurídica Contratación Manual de 6/09/2022 En Kevin Flórez

Supervisión elaboración - Andrea
Contractual Sierra

11 Área Grupo de Procedimiento Pendiente En Kevin Flórez

Administrativa Servicios Pre Contractual elaboración
Administrativos con sus anexos
(formatos,
instructivos y
modelos)

12 Área Grupo de Instructivo 24/05/2022 Revisión - Andrea

Administrativa Servicios Estudios de Líder Sierra -
Administrativos Necesidad SIGCMA Jonathan
Sierra

13 Área Grupo de Procedimiento 13/05/2022 Revisión - Kevin Flórez

Administrativa Servicios Parqueaderos Calidad
Administrativos

14 Centro de Todos los Revisión 9/05/2022   Kevin Flórez

Servicios grupos Procedimientos
HMM y Manual CS
HMM
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No Área Grupo Nombre Fecha de Estado Responsable

. Procedimiento Seguimiento

15 Talento Asuntos Procedimiento 4/05/2022 En Kevin Flórez

Humano Laborales Recobro de elaboración
Incapacidades
(Acreencias)

16 Talento Asuntos Procedimiento 4/05/2022 En Kevin Flórez

Humano Laborales Mayores elaboración
Valores Pagados

17 Área Talento Coord. Talento Procedimiento 10/05/2022 En Kevin Flórez

Humano Humano de Entrega de elaboración
Puesto de
Trabajo

18 Centro de Todos los Control de 11/05/2022   Kevin Flórez

Servicios grupos Productividad
HMM Centro de
Servicios

19 Centro de Archivo Central Instructivo 19/05/2022 En Circular Andrea

Servicios Desarchive Sierra
HMM Digital

20 Área Presupuesto Procedimiento Pendiente En Kevin Flórez

Financiera para solicitud de elaboración
vacaciones con
sus formatos y
anexos.

21 Centro de Todos los Instructivo 22/07/2022 Publicación Andrea

Servicios grupos Descongestión Final Sierra
HMM Despachos
Comisorios

22 Área Mantenimiento Plan de Pendiente   Kevin Flórez

Administrativa Mantenimiento

23 Área Tecnología - Control de Pendiente    

Administrativa Seguridad Procesos
Técnicos de
CCTV

Fuente: Recurso compartido: Cuadro “SEGUIMIENTO Y CONTROL DOCUMENTAL 2022”

Se han realizado diferentes mesas de trabajo, con todas las áreas y/o procesos de la DESAJ, en
las cuales se han determinado diferentes planes de trabajo y actividades a realizar, para el
procedimiento de viáticos, el cual se expuso y se socializó mediante:
“(…)
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M E M O R A N D O DESAJBOO22-3465
Fecha: 26 de julio de 2022
Para: AREA ADMINISTRATIVA, AREA FINANCIERA, AREA TALENTO
HUMANO, AREA JURIDICA DE LA DIRECCION EJECUTIVA
SECCIONAL DE ADMINISTRACION JUDICIAL BOGOTACUNDINAMARCA Y AMAZONAS
De: Director
Asunto: “APLICACIÓN PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DE TIQUETES,
SOLICITUD, LEGALIZACIÓN Y PAGO DE VIÁTICOS.”

También se socializa la directriz de recepción de correspondencia física (472) a través de:

“(…)
C I R C U L A R DESAJBOC22-53
Fecha: 5 de agosto de 2022
Para: DESPACHOS JUDICIALES Y DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS DE
BOGOTÁ, CUNDINAMARCA Y AMAZONAS.
Asunto: “Entrega de correspondencia física para despachos y dependencias
Administrativas.”

Adicionalmente se trabaja para la expedición del instructivo para la gestión de los Despacho
Comisorios, por medio de:
Ofrezco disculpas
“(…)
C I R C U L A R DESAJBOC22-47
Fecha: 22 de julio de 2022
Para: DESPACHOS JUDICIALES DE DESCONGESTIÓN PARA DESPACHOS
COMISORIOS ACUERDO PCSJA17-10832 DE 2017
Asunto: “Instructivo interno, devolución directa y virtual de archivos “Despachos
Comisorios” hacia Juzgados de Origen”

INSTRUCTIVO PARA LA DEVOLUCION VIRTUAL DE DESPACHOS COMISORIOS A

JUZGADOS COMITENTES.
OBJETIVO: Establecer los parámetros para la devolución directa y virtual de los despachos comisorios
tramitados por los Juzgados de descongestión (27, 28, 29 y 30 de Pequeñas Causas y Competencia
Múltiple), a los Juzgados comitentes, en cumplimiento al Artículo No. 4° del Acuerdo PSCJA17-10832.”

En otras actividades y documentos que se han trabajado en conjunto para el mejoramiento

continuo de los procesos, su eficiencia y diligencia.

3.1.3. Herramientas de Calidad

Se realiza el seguimiento a las herramientas de calidad tales como:

 Plan de Acción
 Matriz de Riesgos
 Guía Operacional Indicadores.
Con las cuales se tiene un panorama general del funcionamiento del proceso y en qué aspectos
se puede mejorar a corte 30 de septiembre de 2022, ya que se le hace seguimiento y control a las
mismas trimestralmente.
El Plan de Acción 2022, está alineado al Plan Sectorial de Desarrollo vigente, y se encuentra
ubicado en la carpeta de calidad compartida, a esta herramienta se le hace un seguimiento
trimestral, el cual es consolidado por el grupo de calidad, con la información aportada por cada
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uno de los procesos intervinientes en el mismo, de acuerdo a las actividades, proyectos y metas
planteadas el inicio de la actual vigencia.
Esta herramienta se basa en las actividades, proyectos, metas y propósitos, determinados a
cumplir en la actual vigencia.
La Matriz de Riesgos Operacionales 5X5, es la herramienta donde están registrados todos los
riesgos identificados en el proceso, junto con los controles establecidos para su mitigación, su
seguimiento es trimestral y se encuentra en la carpeta compartida de calidad instalada en los
equipos de cada coordinador de área y/o grupo, ya que se tiene un matriz de riesgos para cada
proceso.
En esta matriz se hace el registro de las actividades y análisis de los resultados de estas
trimestralmente, demostrando la aplicación y seguimiento de los riesgos identificados a través
de los controles establecidos para tal fin.
Adicionalmente se crea la Matriz de Riesgos Operacionales 5X5 del proceso de Gestión
Documental ya que no existía, con la finalidad de estar alineados al mapa de procesos del
SIGCMA.
Se empieza a hacer revisión de la cantidad de matrices creadas y los procesos existentes en la
DESAJ con la finalidad de tener los riesgos operacionales identificados para grupo de trabajo y
así mismo su alineación con el mapa de procesos establecido en el SIGCMA a nivel nacional.
En la Guía Operacional (Indicadores), por la cual se hace seguimiento y control a la medición
de los indicadores de los procesos, los cuales son establecidos por la ficha de indicadores
publicada en el Micro-Sitio del SIGCMA en su respectivo apartado por proceso, adicionalmente
el coordinador del área, coordinador de grupo y sus equipos de trabajo puedes establecer
indicadores que les ayuden con el seguimiento a la eficiencia de su proceso.
Se revisa periódicamente la actualización de los documentos publicados en el micro sitio del
SIGCMA, en cada uno de los procesos con el fin de implementarlos a nivel seccional, como por
ejemplo la ficha técnica de indicadores. Estos indicadores varían, en su medición, frecuencia y
análisis, ya que se presenta un comportamiento, mensual, bimensual, trimestral, semestral e
inclusive anual.

Porcentaje del seguimiento faltante

durante la vigencia 2022

Porcentaje del seguimiento realizado

durante la vigencia 2022

Avance en acciones de Mejora La gestión realizada para el mes de octubre de 2022 fue la
siguiente:
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 Se cerraron 2 acciones de mejora

Proceso
Planeación Estratégica

Descripción de la acción

Estado No se lleva el control de los informes que

permita evitar que no se entregue la
Cerrado información a los destinatarios

Proceso

Área Administrativa- Mantenimiento

Descripción de la acción

No se evidencia la oportunidad en la respuesta a las

consultas y/o solicitudes de los usuarios y la
Estado trazabilidad que les permita dar seguimiento al estado
de las solicitudes, sobre todo cuando estas continúan
Cerrado en otras áreas.
A continuación, en la tabla se muestra la descripción de la acción que corresponde a cada
proceso, el estado, fecha y comentarios del seguimiento a septiembre de las acciones que están
abiertas.
Fecha De La Proceso Descripción De La Acción Fecha Del Comentarios Del
Acción Ultimo Seguimiento
Seguimiento

25/01/2022 Planeación La Dirección Ejecutiva 2/09/2022 El Equipo de PE

Estratégica, Gestión Seccional de Bogotá, está implementando
Tecnológica, Cundinamarca y Amazonas formato de perfil de
Mejoramiento de la requiere planear, documentar y proyectos
Infraestructura ejecutar proyectos de inversión
Física, Gestión que permita mejorar la
Humana efectividad de sus procesos
principales como lo son
Mejoramiento de la
Infraestructura Física, Gestión
Tecnológica y Gestión Humana
1/02/2022 MEJORAMIENTO La Dirección Ejecutiva 20/09/2022 Se adjunta los
DEL SIGCMA Seccional de Administración resultados de los
Judicial Bogotá – estudios en las áreas
Cundinamarca y Amazonas de: Th, CS y CAN.
requiere actividades orientadas
a planear, adaptar o proponer
esquemas, modelos e
instrumentos institucionales
para mejorar el desempeño la
respuesta institucional
adecuada a dinámicas de
trabajo y gestión, a través de
estudios e investigaciones e
información suficiente que
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Fecha De La Proceso Descripción De La Acción Fecha Del Comentarios Del

Acción Ultimo Seguimiento
sustente las decisiones a Seguimiento
adoptar. reorganización y
optimización del recurso
humano, el mejoramiento
continuo y la implementación
del Sistema de Gestión y
Control de la Calidad y Medio
Ambiente SIGCMA.
19/07/2022 AREA Encuesta de satisfacción que 18/09/2022 Se hace seguimiento
ADMINISTRATIV tienen con respecto a la con el área de
A - TECNOLOGIA prestación de los servicios que tecnología en la cual
a nivel tecnológico atañe. se queda como
compromiso de
poner fecha de
implementación de
la encuesta,
establecer con
comunicaciones
para hacer visible
esa práctica.
1/08/2022 AREA Documentar la acción 19/09/2022 Se realiza reunión
ADMINISTRATIV correctiva relacionada con el con el fin de
A - SERVICIOS cuadro de semáforo establecer el
ADMINISTRATIV implementado formato y los
OS ajustes respectivos,
se crea OneDrive
para depositar ahí la
información.
Pendiente la
revisión final con
los ajustes al
formato
27/07/2022 AREA Coordinar con el área de 16/09/2022 Se realiza reunión
FINANCIERA Talento humano la con el equipo de
presentación de la prenomina. contabilidad y
calidad , ellos
solicitan que se
retome hasta el 4 de
oct que es cuando
ya no tienen el
cierre contable
27/07/2022 AREA Fortalecer los controles en los 26/09/2022 Se realiza reunión
FINANCIERA procedimientos para pagos con la coordinadora
de presupuesto,
queda pendiente
documentar los
controles y revisar
la lista de chequeo
1/08/2022 AREA Realizar el cronograma de 15/09/2022 Se recibe el
ADMINISTRATIV capacitaciones cronograma de
A - GESTION capacitaciones y los
DOCUMENTAL soportes de cada
capacitación que ira
hasta el
31/12/2022
1/08/2022 AREA Generar mayores controles 30/09/2022 Se realizó la
ADMINISTRATIV sobre el uso inadecuado de primera reunión con
A - SERVICIOS vehículos para eliminación. el servidor
ADMINISTRATIV designado en la
OS Sección de
Transportes para
revisar tanto el
procedimiento como
el instructivo, en el
cual quedaron unos
 P á g i n a | 13

Fecha De La Proceso Descripción De La Acción Fecha Del Comentarios Del

Acción Ultimo Seguimiento
Seguimiento compromisos de
solicitud.

3.1.4. Auditorias
Se realizan las siguientes auditorias en la vigencia 2022.
1. Auditoría a nivel nacional al proceso de compras públicas a 31 de diciembre de 2021.
Apertura: 15 de marzo de 2022.
Cierre: 02 de junio de 2022
De la cual ya se emitió informe preliminar de Auditoria UA22-017 y al cual se le dio respuesta
mediante oficio DESAJBOO22-2964. Estamos a la espera del Informe Definitivo de Auditoria.
2. Auditoría a la gestión de tesorería de la DEAJ y de muestra selectiva de Direcciones
Seccionales de Administración Judicial durante la vigencia 2021
Apertura: 28 de abril de 2022.
La cual ya fue cerrada, pero no se ha emitido informe preliminar de la misma.
Por otra parte, se tienen pendientes de parte de la Unidad de Auditoria, el informe definitivo
UA21-093 de la auditoria al proceso de mejoramiento y mantenimiento de la infraestructura
física de la rama judicial a nivel nacional.
3. Auditoría Interna Ciclo 2022
Apertura: 18 de julio de 2022
Se hace la ejecución de esta auditoria en los días 18 y 19 de julio en modalidad presencial, tal
cual como estuvo agendado y la cual arrojo los siguientes resultados resumidos:
 P á g i n a | 14

El informe final de esta auditoria fue socializado a todos los procesos auditados el día el jueves
28 de julio del 2022, vía correo electrónico.

Por cual se empieza un arduo trabajo para crear todas las acciones de mejora correspondientes a
partir de dichos resultados.
4. Auditorías Externa Ciclo 2022 (NTC ISO 9001:2015 y NTC ISO: 45001:2015
NTC ISO 9001:2015
- Apertura: 4 de agosto de 2022 Sede HMM
Se hace la ejecución de esta auditoria en los días 04 y 05 de agosto en modalidad virtual, tal
cual como estuvo agendado de la cual se arrojó una posible desviación en cuanto al plan de
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capacitaciones y control y seguimiento de este en el área de Talento Humano, la cual aún no

está confirmada puesto que no se ha publicado el informe de auditoría final.
- Apertura: 10 de agosto de 2022 Sede CSJ Cundinamarca
Se hace la ejecución de esta auditoria en el día 10 de agosto en modalidad presencial, tal cual
como estuvo agendado de la cual solo se determinaron oportunidades de mejora.
- Apertura: 22 de agosto de 2022 Sede CSJ Bogotá
Se hace la ejecución de esta auditoria en el día 22 de agosto en modalidad presencial, tal cual
como estuvo agendado de la cual solo se determinaron oportunidades de mejora.
NTC ISO 45001:2015
- Apertura Sede HMM: 08 de agosto de 2022.
Se hace la ejecución de esta auditoria durante el día 08 de agosto en modalidad presencial, con
fase de revisión documental y fase de inspección locativa en sitio, tal cual como estuvo
agendado de la cual se arrojó posibles desviaciones las cuales ya fueron socializadas y de las
cuales ya se hizo estructuraron las acciones de mejora correspondientes. En este momento están
en revisión por parte del nivel central para determinar su viabilidad.
- Apertura Sede Calle 85: 22 de agosto de 2022.
Se hace la ejecución de esta auditoria durante el día 22 de agosto en modalidad presencial, con
fase de revisión documental y fase de inspección locativa en sitio, tal cual como estuvo
agendado de la cual se arrojó posibles desviaciones las cuales ya fueron socializadas y de las
cuales ya se hizo estructuraron las acciones de mejora correspondientes. En este momento están
en revisión por parte del nivel central para determinar su viabilidad.
De las Auditorias Externa Ciclo 2022 NTC ISO 45001:2015 se tiene planteadas las siguientes
acciones correctivas respecto a los hallazgos evidenciados:

No.
SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA 1 de 3

No - Conformidad Mayor Requisito(s):

Norma(s):
ISO 45001:2018
x No - Conformidad Menor 8.1.1

Descripción de la no conformidad:

La Entidad no garantiza que en todas las sedes se estén planificando, implementando, controlando y manteniendo
los procesos necesarios para eliminar peligros y reducir riesgos conforme a los criterios establecidos, a la
implementación de los controles necesarios, al mantenimiento de información documentada y adaptación del
trabajo a los trabajadores.

Evidencia:

9. En la Dirección ejecutiva seccional de Bogotá, Cundinamarca y Amazonas, Carrera 10 #14 -33 Bogotá D.C-
Edificio Hernando Morales Molina, no se evidencia que se implementen en su totalidad los procesos para la
eliminación de los peligros y la reducción de los riesgos para la SST de acuerdo con los controles establecidos en la
matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos.
- Cableado suelto en la mayoría de los puestos de trabajo, en los 4 pisos visitados, en algunas áreas como el
 P á g i n a | 16

primer piso se encuentra poca iluminación y ambiente húmedo. Se tiene informe de inspección, pero el mismo no
tiene acciones definidas.
Corrección Evidencia de Fecha
Implementación
Seguimiento a la matriz
Se llevarán a cabo Jornadas trimestralmente de espacios físicos de riesgos y peligros.
saludables con el personal técnico de mantenimiento en la sede
Hernando Morales Molina.

Descripción de la (s) causas (s)

Posible ausencia de mantenimiento predictivo y/o preventivo

Posible demora y/o retraso en el mantenimiento correctivo.

Demora en el reporte de condiciones inseguras del despacho al área correspondiente.

Ausencia de cultura de orden en los puestos de trabajo.

Posible ausencia de verificación y/o seguimiento a las condiciones inseguras en la entidad.

Acción correctiva Evidencia de Fecha

Implementación
Se establece un Plan de Trabajo entre los grupos de Mantenimiento y Plan Trabajo
SG-SST
Se establece un cronograma entre los grupos de Mantenimiento y Cronograma
SG-SST
Seguimiento a los hallazgos identificados de la Matriz de Peligros Seguimiento en la Matriz
de Peligros

No.
SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA 2 de 3

No - Conformidad Mayor Requisito(s):

Norma(s):
ISO 45001:2018
x No - Conformidad Menor 8.2

Descripción de la no conformidad:

La Rama Judicial no asegura que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para
prepararse y responder ante situaciones de emergencia potenciales, presentando desviaciones.

Evidencias:

3. En la Dirección ejecutiva seccional de Bogotá, Cundinamarca y Amazonas, Carrera 10 #14 -33 Bogotá D.C-
Edificio Hernando Morales Molina, no se han realizado simulacros o simulaciones en puesto de trabajo de las
emergencias identificadas. Se cuenta con Plan de emergencia PL-SST-01, 01/08/2022, sin embargo no se tiene el
análisis de vulnerabilidades ni los PONs o “planes de emergencia” como lo llaman en la CSJ, para las
vulnerabilidades identificadas. Únicamente se tiene evidencia de haber realizado el simulacro distrital en escritorio
el 13/07/2022, pero no se ha realizado ningún otro ni se tiene en la planeación para la realización de simulacros de
acuerdo con los PONs o planes de emergencia enunciados.

Corrección Evidencia de Fecha

 P á g i n a | 17

Implementación
Se socializará el Plan de Emergencias de la Sede Judicial Hernando
Soportes de
Morales Molina junto con sus anexos.
Divulgación
Descripción de la (s) causas (s)
Falta de conocimiento del Plan de Emergencia y sus anexos.
Falencias en la socialización de los Planes de Emergencia.

Acción correctiva Evidencia de Fecha

Implementación
Se realizara un cronograma de socialización con los diferentes Cronograma de
actores que intervengan en los planes de emergencia. socialización
Socializar el plan de emergencias Soportes de Divulgación

Se llevaran a cabo las capacitaciones de los planes de emergencia. Soportes de capacitación

No.
SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA 3 de 3

No - Conformidad Mayor Requisito(s):

Norma(s):
ISO 45001: 2018
x No - Conformidad Menor 7.3

Descripción de la no conformidad:

La Entidad presenta desviaciones relacionadas con la sensibilización y toma de conciencia de su contribución al

sistema de gestión SST, peligros y riesgos SST y la participación en las instancias para a mejora del SST.

Evidencia:

1. En la Dirección ejecutiva seccional de Bogotá, Cundinamarca y Amazonas, Edificio Hernando Morales

Molina, se entrevistó a varios servidores judiciales frente al conocimiento, entendimiento y apropiación de
la política y objetivos de SST y la contribución a la eficacia del SG SST desde la ejecución de su labor,
encontrando en algunos desconocimientos y en otra confusión en el significado y alcance que tiene el
sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. No tienen conocimiento de quienes son los
brigadistas de las seccionales, poco relacionamiento de actividades con plan de SST, poca o nula
participación en comités.

Corrección Evidencia de Fecha

Implementación
Se socializará política de seguridad salud en trabajo en la Sede Judicial Soportes de
Hernando Morales Molina. Divulgación

Soportes de
Se socializará el listado de brigadistas y líderes en la Sede Judicial Divulgación
Hernando Morales Molina.

Descripción de la (s) causas (s)

Errores en la comunicación ya que todos los servidores no tienen acceso y conocimiento de la política de SST.
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Falta de interés de los servidores judiciales en los temas de SST.

No se han comunicado el listado de brigadistas con los que cuenta la sede de Hernando Morales Molina.

Acción correctiva Evidencia de Fecha

Implementación
Se realizara un cronograma de socialización de la política de SST Cronograma de
socialización
Socializar el plan dela política de SST Soportes de Divulgación

Se llevaran a cabo las capacitaciones de SST Soportes de capacitación

Actualización de listado de emergencia. Listado de emergencia

Divulgación de los listados de brigadistas de emergencia Soportes de Divulgación

AUDITORIA EXTERNA CICLO 2022- NTC ISO 45001- CALLE 85

No.
SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA 3 de 3

No - Conformidad Mayor Requisito(s):

Norma(s):
ISO 45001: 2018
x No - Conformidad Menor 7.3

Descripción de la no conformidad:

La Entidad no garantiza que en todas las sedes se estén planificando, implementando, controlando y manteniendo
los procesos necesarios para eliminar peligros y reducir riesgos conforme a los criterios establecidos, a la
implementación de los controles necesarios, al mantenimiento de información documentada y adaptación del
trabajo a los trabajadores.

Evidencia:

Se pudo evidenciar en recorrido por la sede de la calle 85:

1. Cuartos de servicios generales con tableros eléctricos sin tapa, cables expuestos, shuts de basura sin
restricción de acceso y con cableado de voz, datos y eléctrico.
2. Cuarto de acceso a escalera a techo: escalera sin cumplimiento de requisitos de seguridad, tablero
eléctrico sin tapa y Braker colgando soportado por cables
3. Ascensor fuera de servicio hace meses, sin comunicación de no operatividad o de riesgo asociado, con
acceso bloqueado por diferentes elementos plantas, dispensadores de gel, etc.
4. Ascensor sin certificación o trazabilidad de mantenimiento a la vista.
5. Productos químicos de limpieza para servicios generales, sin registro sanitario, puntos de
almacenamiento o uso, sin hojas de seguridad o matriz de compatibilidad coincidentes
6. Zona de archivo con expedientes en piso, goteras, mezclados con diferentes elementos en desuso,
tonners.
7. Sótano: caneca de 55 galones llena, sin identificación de producto contenido, sin elementos para la
atención o contención de fugas o derrames; productos químicos, elementos para construcción o
 P á g i n a | 19

mantenimiento en zona debajo de rampa (espacio confinado) sin restricción de acceso o comunicación del
riesgo.
8. Funcionarios, Contratistas, o judicantes sin inducción SST.

Corrección Evidencia de Fecha

Implementación
Se llevarán a cabo Jornadas trimestralmente de espacios físicos
Seguimiento a la matriz
saludables con el personal técnico de mantenimiento en la sede Calle
de riesgos y peligros.
85.
Proceso de
Adelantar proceso de certificación de ascensores. certificación de
ascensores adjudicado.
Solicitud a la empresa de limpieza etiquetar todos los productos
Seguimiento al
químicos, adquirir un kit antiderrames y dejarlo en lugar visible y con
etiquetado de los
acceso y colocar señalización (avisos informativos o preventivos) de
productos
espacio confinado.
Inducción y Re Inducción a las personas de la entidad por medio de Inducción y Re
herramientas tecnológicas. Inducción
Descripción de la (s) causas (s)

1. Posible ausencia de mantenimiento predictivo y/o preventivo

2. Posible ausencia de verificación y/o seguimiento a las condiciones inseguras en la entidad.

Acción correctiva Evidencia de Fecha

Implementación
Se establece un Plan de Trabajo entre los grupos de Mantenimiento y
Plan Trabajo
SG-SST
Se establece un cronograma entre los grupos de Mantenimiento y
Cronograma
SG-SST
Seguimiento en la Matriz
Seguimiento a los hallazgos identificados de la Matriz de Peligros
de Peligros
Seguimiento el área ejecutora para adelantar y adjudicar el proceso
Proceso adjudicado.
de certificación de ascensores.
Solicitar a la empresa de limpieza etiquetar todos los productos
químicos, principalmente los resenvasados (etiqueta que está
autorizada por el área ejecutiva). Consolidar en una carpeta en físico Seguimiento al etiquetado
todas las hojas de seguridad, esta debe permanecer en el sitio de de los productos
almacenamiento. imprimir la matriz de compatibilidad y colocarla en
un lugar visible del área de almacenamiento.
Enviar a los servidores de la entidad, el formulario FORMS en donde
se encuentra el programa de Inducción y Re Inducción para su Soportes de Divulgación
conocimiento.
Solicitar la realización de la evaluación del programa de Inducción y Resultados de la
Re Inducción. Evaluación
Se llevara a cabo la socialización de la política de SST y planes de
Soportes de Divulgación
emergencia del edificio de la sede calle 85.
Se compartirá el listado de integrantes de brigadas de emergencia. Soportes de Divulgación

Seguimiento Planes de Mejoramiento (SIA POAS MANAGER)

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Se realiza seguimiento de los planes de mejoramiento mensualmente y las auditorias

programadas por la UA según Cronograma de Auditorias 2022, aunque el seguimiento de parte
de la Unidad de Auditoria - Nivel Central se hace trimestralmente. La información de la
cantidad de planes de mejoramiento, hallazgos y acciones de mejora vigentes a corte 30 de junio
de 2022, es la siguiente:
PLANES DE MEJORAMIENTO VIGENTES

Numero Plan de Mejoramiento / Proceso Numero -

No. Area y/o Grupo-Responsable
Auditado Hallazgos

Area Administrativa (Grupo

1 Contraloria Mantenimiento)-Area Financiera 3

Area Administrativa (Grupo

Mantenimiento-Grupo Almacen)-Area
2 Rezagos desde 2017 Talento Humano-Area Juridica 10

Area Financiera-Area Administrativa

3 UA-21-081- Estados Financieros (Grupo Almacen) 11

4 UA-21-083- Recobro de Incapacidades Area Talento Humano 6

5 UA-21-073- Pago de Cesantias Area Talento Humano 6

Area Administrativa (Grupo Servicios

6 UA-21-074- Compras Publicas Administrativos)-Area Juridica 6

7 UA-21-089- Cobro Coactivo Area Juridica (Grupo Cobro Coactivo) 16

TOTAL   58

Fuente: Reporte Plan de Mejoramiento Parametrizado “SIA POAS MANAGER”

En el cuadro anterior podemos observar cuales son los planes de mejoramiento que a corte 30
de junio tenemos vigentes y abiertos, aunque hablamos de 58 hallazgos, estos 58 hallazgos se
convierten en 94 acciones de mejora, dado que algunos hallazgos tienen más de una acción de
mejora, atendiendo los lineamientos de acciones de mejora correctivas y preventivas.
PLANES DE MEJORAMIENTO CERRADOS

No. Numero de Hallazgo Descripcion

Hallazgo 3. Debilidad en el cálculo de los honorarios.Resultados

1 UA-21-074-030 de auditoría internaNC

Contrato de Arrendamiento CDIR01AR43-19Resultados de

2 UA-20-39-10 auditoría internaNC

Incumplimiento Transaccional y de Publicación a través de

3 UA-20-39-08 SECOP IIResultados de auditoría internaNC

Contrato sin perfeccionamiento y falta de exigencia en la seriedad

4 UA-20-39-04 de la ofertaResultados de auditoría internaNC

HALLAZGO 2 Ausencia de Publicación en la Página Web de la

5 UA-20-39-02 EntidadResultados de auditoría internaNC
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Inadecuada Determinación Técnica de la Necesidad a

6 UA-20-39-01 SatisfacerResultados de auditoría internaNC

Ausencia de conciliaciones de saldos entre áreas.Resultados de

7 UA-20-36-08 auditoría internaNC

Diferencias en liquidación y pago de Prima de

8 UA-20-36-03 NavidadResultados de auditoría internaNC

Diferencias en liquidación y pago de los conceptos de

Vacaciones, Prima de Vacaciones, Vacaciones y Bonificación
9 UA-20-36-02 Judicial vacaciones.Resultados de auditoría internaNC

Diferencias en liquidación y pago de los conceptos de Asignación

10 UA-20-36-01 básica y Bonificación Judicial.Resultados de auditoría internaNC

Destinación de bienes dados de baja en municipios de

11 UA-19-43-12 Cundinamarca y BogotáResultados de auditoría internaNC

Toma física de inventarios y cierre de almacenes 2018Resultados

12 UA-19-43-07 de auditoría internaNC

Bienes catalogados como propiedad de terceros sin contrato de

13 UA-19-43-03 comodatoResultados de auditoría internaNC

Fuente: Reporte Plan de Mejoramiento Parametrizado “SIA POAS MANAGER”

De acuerdo a la tabla anterior se tienen al momento 13 hallazgos de diferentes planes de

mejoramiento cerrados, los cuales ya están aprobado y avalado por la Unidad de Auditoria-
Nivel Central.
Por ende se tiene este balance general respecto a los planes de mejoramiento activos en este
momento:
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