PROCEDIMIENTO

Título: Código: PRO-LE-05-01

Atención de quejas y denuncias
dirigidas al Compliance Officer Versión: 11/01/2021

1 PROPÓSITO

Que el Compliance Officer de HDI reciba, investigue, concluya y de respuesta a quejas relacionadas con
incumplimientos o presuntos incumplimientos al código de conducta de HDI que reciba por parte de
colaboradores de HDI o Talanx Group.

2 ALCANCE

Aplica a todos los colaboradores de HDI.

3 DEFINICIONES

3.1 Compliance Officer: es el colaborador de HDI designado con tal carácter que tiene entre otras
funciones, la de verificar el cumplimiento de las disposiciones del código de conducta por parte de los
colaboradores de HDI.
3.2 HDI: HDI Seguros, S.A. de C.V.
3.3 Sistema BKMS: es en lo individual o en conjunto las quejas y denuncias que recibe el Compliance Officer
por parte de Talanx Group a través del sistema.
3.4 Chief Compliance Officer: persona designada por Talanx Group con tal carácter que tiene entre otras
funciones recibir quejas que impliquen el incumplimiento de las disposiciones de los códigos de conducta
de las empresas pertenecientes al Grupo Talanx.

4 CONSIDERACIONES
En las denuncias, quejas o cualquier asunto que el Compliance Officer tenga conocimiento y considere
existan o puedan existir elementos que constituyan una actividad fraudulenta, entendida esta como un
incumplimiento o trasgresión al Código de Conducta, o cualquier otra norma que rija la debida actuación
de los colaboradores, el Compliance Officer enviará un correo electrónico al área de Auditoría Interna
informando del asunto o queja para su conocimiento.

5 ACTIVIDADES

Queja o denuncia presentada por colaborador de HDI.

5.1 El colaborador presenta por correo electrónico la queja o denuncia relacionada con incumplimientos al
código de conducta de HDI, a su líder, al área Legal de HDI, al Compliance Officer o al Chief Compliance
Officer de Talanx Group
Nota: El colaborador/líder/área legal deben dirigir su queja o denuncia al correo electrónico del
Compliance Officer : complianceofficer@hdi.com.mx o a la página web: http://compliance.hdi.com.mx.

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 5.2 El Compliance Officer recibe por correo electrónico la queja o denuncia y analiza la procedencia o no de
la misma.
¿Procede queja o denuncia?
5.3 NO, el Compliance Officer notifica al colaborador y/o área relacionada con la queja o denuncia que no
procede queja o denuncia e incluye motivos por correo electrónico. Finaliza procedimiento.
5.4 SI, el Compliance Officer inicia una investigación, para lo cual solicita información, que considere
necesaria, por correo electrónico al/o áreas correspondientes relacionados con la queja o denuncia de
HDI.
5.5 El colaborador responsable del área relacionada con queja o denuncia recibe solicitud de información por
correo electrónico.
5.6 El colaborador responsable del área relacionada con la queja o denuncia recaba la información solicitada
por el Compliance Officer.
Nota: El colaborador tendrá un plazo de 2 (dos) semanas hábiles para la entrega de información
solicitada.
5.7 El colaborador responsable del área relacionada con queja o denuncia envía la información por correo
electrónico al Compliance Officer.
5.8 El Compliance Officer recibe la información por correo electrónico y la analiza.
¿Información completa?
5.9 NO, el Compliance Officer informa que no recibe información solicitada a la Dirección Ejecutiva
correspondiente y Dirección General por correo electrónico. Finaliza procedimiento.
5.10 SI, el Compliance Officer informa al comité de Ética, en alguna sesión presencial o por escrito, de la
queja o denuncia.
5.11 Una vez informada la queja o denuncia, los miembros del Comité de Ética resuelven sobre sanciones o
acciones con motivo de la queja o denuncia. Finaliza Procedimiento
Nota: La resolución será notificada por el Compliance Officer a las partes involucradas por correo
electrónico.

Queja o denuncia recibida por el Compliance Officer por conducto del Sistema BKMS

5.12 El Compliance Officer recibe quejas y denuncias a través del sistema BKMS.
5.13 El Compliance Officer genera respuesta sobre las quejas y denuncias de todo BKMS que reciba HDI vía
correo electrónico
5.14 El Compliance Officer genera informe trimestral de los reportes BKMS recibidos por HDI indicando el
estatus de cada uno de ellos.
5.15 El Compliance Officer envía por correo electrónico a la Dirección General de HDI el informe trimestral de
los reportes BKMS recibidos por HDI.

Finaliza Procedimiento

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6 DIAGRAMA DE FLUJO

PRO-LE-05-01.bpm

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 CONTROL DE CAMBIOS

Versión Descripción del Cambio

09/06/15 Emisión del documento.

11/01/19 Actualización del diagrama de flujo a BIZAGI.

09/10/2019 Modificación de los puntos 3.5, 3.6 y 3.10 por observación de auditoría TINT 2019

24/10/2019 Se agrega punto 3.11 por observación de auditoría TINT 2019

11/01/2021 Se modifica completamente el documento conforme a lineamientos y operación actual.

Se cambia: Gerente Legal. Por: Gerente de Legal Corporativo

APROBACIÓN

Compliance Officer Gerente Legal Corporativo

Solicitud para
publicación PRO-LE-05-01.msg

Nota: Este documento se publica bajo lineamientos temporales por la contingencia de

Salud

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