MÓDULO: ANALISIS DE PROCESOS

Código: FGA-10
Documento de apoyo N° 9

INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Una vez que se ha terminado la Auditoría Administrativa y ya se tiene una visión completa de lo que
se ha examinado, llegamos a la etapa de formular y presentar nuestro informe, el cual se convierte
así, en una guía para mejorar la administración de una empresa. El informe dará cuenta de la actual
situación administrativa de un negocio y las posibilidades de lograr superarlo, ya que presentará
todos aquellos hechos relevantes que tienen efectos en las prácticas administrativas.

Por otra parte, el informe de la Auditoría Administrativa mostrará a quienes lo lean, la calidad, el alcance y
el desarrollo del trabajo de quienes ejecutaron dicha auditoría. Exige que el informe tenga un claro y
completo contenido de lo que se informa, además de una oportuna presentación, para que la
administración de la empresa tome las medidas inmediatas que en el mismo se sugieran, claro está que
bajo la supervisión de los propios auditores.

IMPORTANCIA DEL INFORME

Para comprender mejor la importancia del informe de la auditoría administrativa, sobre todo a nivel
de empresas, hay que hacer una comparación con los tradicionales informes de la auditoría
contable. Estos muestran principalmente la situación financiera a una fecha determinada y los
resultados financieros alcanzados en determinado período, mientras que el informe de la
auditoría administrativa presenta, como ya hemos mencionado anteriormente, la situación
administrativa que se tenga también a una fecha determinada, pero esta situación es desde
luego mucho más amplia que la primera, ya que nos está informando del comportamiento de
la empresa en forma integral. Esto queda mejor explicado si consideramos que la información
proporcionada por la auditoría administrativa está basada precisamente en el proceso administrativo
-planeación, organización, dirección y control- que ya se trató en capítulos anteriores desde el punto
de vista de su revisión:

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TEMAS A CONSIDERAR EN EL PROCESO DE AUDITORÍA

1.       Información general de la empresa

2.       Planeación de la empresa
3.       Organización
4.       Dirección
5.       Control
6. Contabilidad

INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA

¿Cuál es el nombre de la empresa?

 ¿Cuál es la dirección de la empresa?
 ¿La empresa cuenta con alguna página web o redes sociales?
 ¿Qué productos o servicios ofrece la empresa?
 ¿Cuál es la historia de tu empresa?

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 ¿Cuál es el proceso productivo de la empresa?

 ¿Cuál es la cadena de valor de la empresa?
 ¿Qué infraestructura y tecnología tiene la empresa?
 ¿Cuál es tu mercado?
 ¿Cómo das a conocer tu producto o servicio?

PLANEACIÓN

Informa de la posición que la empresa guarda con respecto al futuro, lo cual implica información sobre sus
objetivos, políticas y programas de acción, señalando cómo se han logrado y qué es lo que se espera
alcanzar en los ejercicios venideros.

PREGUNTAS RELACIONADAS CON LA PLANEACIÓN DE LA EMPRESA

 ¿La empresa tiene misión?

 ¿Conoces los objetivos específicos de tu puesto?
 ¿Conoces el objetivo de la organización?
 ¿La empresa cuenta con objetivos a corto y largo plazo? ¿Cuáles?
 ¿Conoces la visión de la empresa?
 ¿Crees que la empresa va dirigida a la visión que se ha planteado?
 ¿Cuáles son los valores de tu empresa?
 ¿Cuál es la filosofía empresarial de tu empresa?
 ¿Cuáles son las fortalezas de la empresa?
 ¿Cuáles consideras que son las debilidades de la empresa?
 ¿Cuáles son las oportunidades que tiene la empresa?
 ¿Cuáles son las amenazas que rodean a la empresa?
 ¿Cuál es el posicionamiento estratégico de la empresa?
 ¿La empresa cuenta con políticas? ¿Son adecuadas?
 ¿Existen reglas establecidas en la empresa?
¿Existen premisas por el desempeño de sus funciones en la empresa? ¿Cuáles?
 ¿Mencione el procedimiento de sus funciones?
 ¿Conoce el presupuesto de su área?
 ¿Cuál es la estrategia a la que se sujeta su puesto?
 ¿El propósito de su trabajo tiene los mismos fines que la misión de la organización?
 ¿Conoce los programas estratégicos que hace su organización?
 ¿Quién toma las decisiones por base a su experiencia?
 ¿Quién toma las decisiones por base a su experimentación?
 ¿Quién toma las decisiones por base a su investigación y análisis?

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ORGANIZACIÓN

Informa sobre la eficacia de la estructura orgánica y de todos sus componentes. Indica si los sistemas,
procedimientos y métodos de operación son adecuados o se pueden mejorar. Asimismo, informa de la
fijación de responsabilidades y de las áreas de autoridad del elemento directivo, para determinar si son
adecuadas para conformarse al desarrollo de los planes.

PREGUNTAS RELACIONADAS CON LA FASE DE ORGANIZACIÓN

¿La empresa cuenta con un organigrama? ¿Qué tipo de organigrama se maneja en la organización?
¿Conoce completamente el organigrama de su empresa?
¿Sabe exactamente cuál es su lugar en el organigrama de la empresa?
¿Cuántos departamentos refleja su organigrama?
¿Conoce a los gerentes de cada área de la organización?
¿Cada colaborador y trabajador dentro de la empresa conoce el organigrama?
¿La organización cuenta con organigramas internos en cada departamento?
¿Sabe cuál es el alcance de mando de cada uno de los gerentes de la organización?
¿Considera que el organigrama y sus puestos específicos son congruentes con la visión global de la
organización?
¿Considera bien definidas las labores de cada departamento y/o puesto?
¿Considera que en algún momento existen tiempos o recursos desperdiciados en la organización?
¿Cree que sería mejor trabajar por proyectos en vez de tareas asignadas?
¿Los canales de información dentro de la organización son los adecuados?
¿Considera que las órdenes dadas por los gerentes de área son adecuadamente emitidas?
¿Considera que las cadenas de mando dentro de la organización funcionan adecuadamente?
¿La toma de decisiones dentro de la organización se genera en un plano centralizado (por un pequeño
grupo de muy alto nivel), o descentralizado (tomando en cuenta la opinión de la mayoría de los
miembros)?
¿Cree que existe la suficiente confianza dentro de la organización para que cualquier colaborador
pueda hablar libremente con los gerentes y administradores?
¿Dentro de la organización cuenta con un departamento de recursos humanos?
¿Cuál es su proceso de reclutamiento?
¿Para cada puesto dentro de la organización se cuenta con una descripción de puestos?
¿Existe un manual de actividades y contingencias para cada puesto en la organización?
¿Quién es el departamento o la persona que se encarga de escoger al posible candidato para un
puesto en la organización?
¿Se maneja algún tipo de perfil para medir y definir las competencias del personal que debe
desarrollar?
¿Cuál es el perfil de comportamiento que buscan en su personal?
¿Existe algún manual de inducción para el nuevo personal?
¿Cómo integras al nuevo personal a la organización?
¿Qué actividades hacen que cada integrante de la organización se conozca?

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¿Menciona las fechas, celebraciones y días de descanso en la empresa?

¿Cuáles son las prestaciones y compensaciones que se les da a los trabajadores?
¿La empresa otorga algún tipo de capacitación?
¿Qué tipo de capacitación ofrece la empresa?
¿Cada cuánto tiempo capacita a sus trabajadores?
¿La empresa cuenta con señales y medidas de seguridad e higiene? ¿Cuáles?
¿Cuenta con algún contrato con la empresa?
¿Qué tipo de contrato tiene dentro de la empresa?

DIRECCIÓN

Informa sobre la actuación de todo el cuerpo administrativo, indicando si los dirigentes de todos los niveles
han alcanzado real y positivamente los resultados deseados por medio de la dirección acertada de sus
subordinados.

PREGUNTAS RELACIONADAS CON LA FASE DE DIRECCIÓN

¿Considera que la organización cuenta con un método de designación de puestos adecuado?

¿De qué forma calificaría la relación entre los niveles directivos y subordinados?
¿Cree que hay una buena relación entre los integrantes de su departamento?
¿Considera que la comunicación entre patrones y trabajadores es adecuada?
¿Considera que las ideas y opiniones de todos son escuchadas y tomadas en cuenta?
¿Considera que la comunicación entre los integrantes del departamento logra un buen ambiente de
trabajo?
¿Qué motiva a su personal a desempeñar bien su trabajo?
¿Considera que existe motivación de patrones a trabajadores dentro de la organización?
¿Considera que existe motivación entre los trabajadores de su departamento?
¿Qué tipo de motivación le gustaría recibir por parte de la organización?
¿El personal conoce los objetivos de la organización?
¿Conoce claramente los objetivos de su departamento?
¿Considera que existe la adecuada coordinación dentro de la organización para lograr estos objetivos?
¿Considera que las decisiones que se han tomado para mejora de la organización han sido
adecuadas?
¿Se tiene detectado a los líderes informales de la organización?
¿Los objetivos planteados se están cumpliendo en tiempo y forma?

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CONTROL

Informa cómo se están controlando todas las funciones, actividades y operaciones de la empresa.
Asimismo, proporciona información sobre las normas y estándares para precisar la eficacia de ejecución.
También informa de todas aquellas desviaciones a los planes originales que requieran inmediata atención.

PREGUNTAS RELACIONADAS CON LA FASE DE CONTROL

¿Cuáles son los estándares de calidad dentro del área de producción?

¿Considera buenos los estándares de medición de desempeño dentro de su área?
¿Cuáles son los métodos de medición de desempeño de la organización?
¿Considera buenos los estándares de medición de desempeño dentro de la organización?
¿Existen métodos de medición del desempeño en su área?
¿Con qué certificaciones cuenta la empresa?
¿Qué relación existe entre el desempeño real de la organización y el desempeño estándar de la
misma, por debajo, por encima, iguales?
¿Considera que se toman las medidas administrativas pertinentes cuando ocurre una falla dentro de
la organización?
¿Con qué velocidad se corrigen las fallas dentro de la organización?
¿Las sugerencias que emiten los colaboradores son escuchadas y tomadas en cuenta?
Si en la organización se generan problemas, ¿la administración interviene antes, durante o después
del problema?
¿La intervención de la administración en los problemas es la adecuada?

CONTENIDO DEL INFORME

En la formulación del informe es importante pensar en quiénes van a recibirlo, para diseñarlo en la forma
que sea más comprensible. El diseño y contenido del informe pueden variar de empresa a empresa,
según el tipo de auditoría, su propósito, las fallas encontradas y las medidas o sugerencias propuestas. No
obstante, los puntos principales que debe contener un informe, para poder calificarlo son los siguientes:

1. Objetivo de la auditoría
2. Hechos relevantes a nivel de empresa
3. Hechos relevantes de cada departamento o sección
4. Recomendaciones
5. Conclusiones
6. Anexos de la Auditoría

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OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

Esta parte del informe debe contener respuestas a las preguntas ¿Por qué? y ¿Cómo? de la Auditoría
Administrativa. Se tendrá que informar en forma clara, pero concisa, cuál fue el propósito de la auditoría
(evaluar la administración general de un departamento, una función, etc.), dando una explicación breve en lo
referente al trabajo desarrollado, de acuerdo al convenio original y al programa de auditoría. Algunos
ejemplos de la idea principal son los siguientes:

“Hemos llevado a cabo una revisión y estudio de la organización de la empresa, con el propósito
de formular y presentar las sugerencias necesarias para mejorarla de acuerdo al nuevo plan de
administración, para centralizar todas las operaciones que hasta la fecha han venido realizando las
sucursales...”

“Hemos llevado a cabo un estudio de la función de personal con el objeto de determinar si debido al
número de tiendas que forman la cadena Comercial Colombiana S. A., es necesario centralizar esa
función de personal para asegurar la uniformidad de la política básica, y para ayudar al control
que ejercen los gerentes de cada tienda. De acuerdo a sus instrucciones, hemos realizado un
examen de la situación administrativa de la empresa Industrias Marvin S. A., a fin de proporcionarles
una opinión sobre la misma, de acuerdo al proyecto de fusión que se tiene con la mencionada
empresa.”

“Se ha llevado a cabo el examen de la función de compras de la empresa Líneas Telefónicas y

Eléctricas S. A., con el objeto de determinar los cambios necesarios para que opere con mayor
eficiencia de acuerdo a los requerimientos actuales...”

Es preferible que este punto explicativo del propósito de la auditoría ocupe la primera hoja d e s p u é s de
la carátula y del índice del contenido del informe, ya que también hace el papel de prólogo, por eso se hace
hincapié en la necesidad de presentarlo con interés para que provoque la lectura de todo el informe.

HECHOS RELEVANTES

En esta parte del informe conviene destacar todos aquellos hechos relevantes negativos para la empresa y
que por consiguiente requieren medidas correctivas inmediatas. Conviene tratarlos en orden de importancia,
es decir, los más importantes deben ir al principio de esta sección, y después los menos importantes o que
no requieran una atención inmediata.

Las siguientes situaciones son ejemplos de factores de mayor importancia a nivel de empresa:

“Las estadísticas del desarrollo de la compañía en cuanto a su posición, comparándola con otras
unidades en la industria y con empresas similares, revelan que la empresa se ha estancado en los
últimos dos ejercicios”.

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“La organización general de la empresa no es la más apropiada para las operaciones futuras que se han
planeado, por las razones que se explican en el anexo D”.

Puede decirse que esta sección es la parte principal del informe, ya que aquí se resumen l a s faltas
encontradas por la Auditoría Administrativa. Por esa razón, es en esta parte donde fijan su atención quienes
reciben el informe. El auditor debe expresar clara y brevemente aquellas situaciones que merezcan atención
de los interesados y se refieran a l comportamiento general de la empresa; pero, cuando se crea
necesario, pueden ampliarse por medio de comentarios adicionales, cuadros o gráficas e incluirse como
anexos, haciendo la referencia correspondiente.

HECHOS RELEVANTES POR DEPARTAMENTOS

En esta sección se informa con mayor detalle que en la sección anterior, de todos aquellos hechos que
afecten directamente a cada departamento o sección en particular. Para este fin, es conveniente tratar a
cada departamento o sección por separado indicando las fallas que se encontraron, e incluir toda aquella
información que pueda ser de interés tanto para la persona a la cual se dirige el informe, como para el jefe
del departamento o sección comentada.

Algunos ejemplos referentes a esta parte del informe son los siguientes:

DEPARTAMENTO DE GESTIÓN HUMANA

“Este departamento carece d e medios adecuados para hacer pruebas de trabajo y de aptitudes en la
selección, promoción y asignación de puestos”.

“El manual de organización de este departamento no ha sido utilizado conforme a las políticas y
procedimientos que se han establecido recientemente”.

DEPARTAMENTO COMERCIAL

“No se ha llevado a cabo un estudio sobre las posibilidades de promoción de los productos secundarios, los
cuales representan un renglón económico importante.

“Las reclamaciones de clientes son numerosas y, sin embargo, no se han estudiado para prevenir su
repetición, que va en perjuicio de las ventas”.

“Las labores de facturación se desarrollan con lentitud debido a que los procedimientos son engorrosos, y la
máquina facturadora es inadecuada para el volumen diario de facturas”.

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“Los procedimientos de archivo no llevan una secuencia lógica, lo cual origina demasiado papeleo y
frecuente extravío de documentos.

Para mayor claridad y objetividad de la información contenida e n esta sección, también se recomienda
incluir en el anexo gráficas o cuadros explicativos fáciles de interpretar.

METODOLOGÍA

Es muy interesante, aunque muchas veces no es necesario para quien recibe el informe, señalar a grandes
rasgos la Metodología empleada y sus limitaciones.

En general, se deben describir las técnicas o instrumentos principales que se utilizaron en el desarrollo de
la auditoría, haciendo hincapié cuando se haya t e n i d o la necesidad de contratar a ciertos especialistas
para la solución de complejos problemas de la empresa.

También se indicará qué personal se entrevistó y que las conversaciones se tuvieron con el personal de la
empresa, para discutir aquellos problemas cuya solución era difícil o se prestaba a discrepancias entre los
auditores y el personal de la empresa.

Esta sección debe ser breve, pero debe representar una idea de cómo se realizó el trabajo y explicar las
dificultades encontradas.

ANEXOS

La última sección del informe se destina para incluir gráficas, diagramas, cuadros, formas de papelería y
en general todos aquellos datos que sirven para ampliar o hacer más clara la información contenida en las
secciones anteriores.

Esa forma de encuadernar permite que se tengan simultáneamente tanto el material de lectura como los
anexos. Evitando confusiones o perdiendo ideas, como suele suceder cuando todo está encuadernado en
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un solo lado y se tiene que consultar los anexos frecuentemente.

PRESENTACIÓN

Para concluir, se deben hacer las siguientes recomendaciones para elaborar el informe final:

1. Se debe utilizar un lenguaje adecuado a los lectores acatando los lineamientos gramaticales y
semánticos.
2. El informe debe desarrollarse en una secuencia lógica; como se ha sugerido en este capítulo.
3. El informe d e b e estar escrito en forma convincente. Que refleje la seguridad de lo que se está
informando.
4. Se debe incluir anexos, gráficas, cuadros, diagramas, etc., que realmente tengan un propósito en el
informe.
5. Todos los anexos deben presentarse con alguna explicación y referencia en el texto.
6. La presentación del material debe ser atractiva.

El auditor por ningún motivo debe descuidar una verificación total del contenido del informe, para lo cual
debe comentarlo con su equipo de trabajo y en algunas ocasiones con alguien de la empresa. El informe
debe convencer a quienes va dirigido de que el trabajo de Auditoría Administrativa es un instrumento
necesario que debe utilizarse consistentemente, para que la administración de una empresa siempre sea
dinámica y eficaz.

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