2020 Evaluación Sistema Control

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA DE
INVENTARIOS PARA LA EMPRESA MEDIGEN IPS S.A.S
LUISA FERNANDA SÁNCHEZ BERMÚDEZ

JENNY MARCELA GARZON RUIZ
LEONARDO RAFAEL RUIZ GARCIA
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y
CONTABLES
ESPECIALIZACION EN REVISORIA FISCAL Y AUDITORIA INTEGRAL
IBAGUÉ
2020
Esta obra está bajo una licencia de

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Internacional.
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA DE
INVENTARIOS PARA LA EMPRESA MEDIGEN IPS S.A.S
LUISA FERNANDA SÁNCHEZ BERMÚDEZ

JENNY MARCELA GARZON RUIZ
LEONARDO RAFAEL RUIZ GARCIA
ESTUDIO DE CASO PRESENTADO COMO REQUISITO PARA

OPTAR AL TÍTULO DE ESPECIALISTA EN REVISORÍA FISCAL Y
AUDITORIA INTEGRAL
Directora
LUDIVIA HERNANDEZ AROS
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y
CONTABLES
ESPECIALIZACION EN REVISORIA FISCAL Y AUDITORIA INTEGRAL
IBAGUÉ
2020

Internacional.
TABLA DE CONTENIDO
1. RESUMEN EJECUTIVO 5
2. INTRODUCCIÓN 6
3. OBJETIVOS 8
4. MARCO TEÓRICO 9
5. PRESENTACIÓN Y ANTECEDENTES DEL CASO 11
5.1 PRESENTACIÓN 11
5.2 ANTECEDENTES DEL CASO 14
6. LITERATURA SOBRE CASOS ANÁLOGOS 15
7. ANÁLISIS Y ESTUDIO DE LOS RESULTADOS 17
7.1 Diagnóstico del proceso de control de inventarios que tiene en la actualidad la empresa
MEDIGEN IPS S.A.S. 17
7.2 Matriz de riesgos del área de inventarios e identificación de la DOFA 22
Evaluación de riesgos en el área de inventarios 24
7.3 Plan de mejoramiento al proceso de control interno en el área de inventarios de la
empresa MEDIGEN IPS S.A.S. 33
8. CONCLUSIONES 38
9. REFERENCIAS 40

Internacional.
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1 Estructura Organizacional. 13

Ilustración 3 Área de inventarios ¡Error! Marcador no definido.
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Manual de almacenamiento. 19

Tabla 2. Área de inventarios ¡Error! Marcador no definido.
Tabla 3. Matriz probabilidad 25
Tabla 4. Matriz Consecuencia 25
Tabla 5. Matriz de riesgos 26
Tabla 6. Matriz DOFA 28
Tabla 7. Matriz evaluación factores internos 32
Tabla 8. Matriz evaluación de factores externos 32
Tabla 9. Plan mejoramiento ¡Error! Marcador no definido.

Internacional.
1. RESUMEN EJECUTIVO
La presente propuesta de presentación de caso, hace referencia a como el control interno es

usado como un mecanismo idóneo para apoyar los esfuerzos de las organizaciones, con miras
a garantizar el desarrollo de dichos procesos que son ejecutados por la junta de directores, la
administración principal y otro personal de la entidad. Debido a lo anterior, este trabajo se
realiza con el objetivo de evaluar el sistema de control de inventarios para la empresa
MEDIGEN IPS S.A.S. llevándonos así a diagnosticar el proceso de control de inventarios
que tiene en la actualidad la empresa, ya que es de vital importancia que esta tenga en
conocimiento la realidad de la información, siendo los inventarios uno de los activos más
importantes en el desarrollo de su objeto social. Para lo cual se desarrolló una matriz DOFA
que evaluó el proceso e identificó debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades. Los
inventarios son los activos más expuestos a manipulación por su alta rotación, y los controles
físicos no son suficientes para evitar su deterioro o pérdida, lo que puede generar una
incorrecta toma de decisiones. Se espera una vez concluido este estudio de caso se determinan
mejoras de procedimientos, costumbres, actitudes del personal involucrado indirecta y
directamente lo que genera recomendaciones para el manejo de los inventarios.
Palabras clave: control interno, inventarios, matriz DOFA, plan de mejora.

Internacional.
2. INTRODUCCIÓN
El control interno permite lograr mayor transparencia en el manejo de los inventarios,

generando información confiable, diseñada para proveer seguridad razonable en relación con
el logro de los objetivos de la organización como: eficacia y eficiencia de las operaciones,
confiabilidad de la información financiera, cumplimiento de normas y obligaciones, y
salvaguarda de activos.
Con respecto a la salvaguarda, este último objetivo fue incorporado por la adenda realizada
en 1994 y no corresponde a la estructura conceptual original, responde a la necesidad
específica de entidades que tienen que controlar activos que no son de su propiedad, pero que
constituyen parte de sus objetivos de negocio. El proceso de control interno lo constituyen
cinco componentes: ambiente de control, valoración de riesgos, actividades de control,
información y comunicación, y monitoreo (Mantilla, 2009) .
Estos componentes al aplicarse en el manejo de los inventarios, le permite a la empresa tener

una estructura que le facilita la ubicación de la mercancía, el registro adecuado de los
movimientos que se van generando, las cantidades requeridas para cada uno de los contratos,
y por último, la necesidad de compra que tenga la empresa para cumplir con dichos
compromisos comerciales.
En este sentido, el inventario es uno de los activos más importantes que poseen muchas
compañías porque es el mayor rubro del activo corriente que se convierte en la base de las
empresas comerciales e industriales, y su costo se puede medir de diversas formas (Meigs,
2002, pág. 285).
Un inadecuado manejo y valoración de los inventarios pueden contribuir a la quiebra de los

negocios, por el contrario, una buena valoración, administración y control contribuyen al
éxito empresarial (Álvarez, Balada, & Blanco, 1996, pág. 22). Por lo anterior, este estudio
evalúa el control interno a los inventarios de la empresa MEDIGEN IPS SAS , con el fin de
proponer acciones de mejora para los procedimientos y procesos, donde estos permitan
optimizar cada una de las operaciones de recepción, almacenamiento y despacho de la
mercancía.

Internacional.
Para llevar a cabo el estudio se realiza un diagnóstico del proceso de inventario de la IPS, la
evaluación de los controles, el diseño de la matriz de riesgos y matriz DOFA y finalmente,
la realización de un plan de mejora de los procesos y procedimientos de control interno para
el área de inventarios.

Internacional.
3. OBJETIVOS
Objetivo general
Evaluar el sistema de control de inventarios para la empresa MEDIGEN IPS S.A.S
Objetivos específicos
● Diagnosticar el proceso de control de inventarios que tiene en la actualidad la empresa

MEDIGEN IPS S.A.S.
● Diseñar una matriz de riesgos que evalué el proceso que se lleva a cabo en el área de
inventarios e identificar debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades.
● Presentar un plan de mejora al proceso de control interno en el área de inventarios de

la empresa MEDIGEN IPS S.A.S.

Internacional.
4. MARCO TEÓRICO
Para los servicios de salud IPS y el manejo de medicamentos, es necesario que MEDIGEN
IPS S.A.S mantenga altos estándares de buena calidad, organización y equidad en los
servicios y distribución, según contratos sostenidos por la entidad, y para ello, es
indispensable que exista un control interno y un manejo adecuado de los inventarios, lo que
hace la empresa tenga un éxito y una posición en el sector por el manejo y entrega de
medicamentos.
En las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF, los inventarios se definen

como los activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación, en proceso
de producción con vistas a la venta o en forma de materiales o suministros para ser
consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios.
Laveriano (2010) entiende el inventario como:
El registro documental de los bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario
del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización (materias primas, productos en proceso y productos terminados y la
información que proporciona el inventario es útil porque ayuda a minimizar costos de
producción, aumentar la liquidez, mantener un nivel de inventario óptimo y comenzar a utilizar
la tecnología con la consecuente disminución de gastos operativos, así como también conocer
al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa
(Laveriano, 2010, pág. 1).
Es decir, el inventario es un sistema que lleva el proceso y seguimiento de los productos, lo

que ayuda a tener un control, y a verificar en tiempo real la situación de la mercancía en la
empresa. También se comprende, como la representación de todos los bienes que están
prestos a la venta o compra según sea el interés de la entidad.
La clasificación de los inventarios puede guiarse según:
a. Ventas- Necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias
del mercado.
b. Producción- Necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la
disponibilidad en las actividades de fabricación.
Internacional.
c. Compras- Las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de
compras en general.
d. Finanzas- Los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión y
disminuyen los costos de mantener inventarios (almacenamiento, antiguamiento,
riesgos, etc.) (Soto, 2013)
e. Control de inventario- El control de inventario es de vital importancia para la vida de
la entidad.
La administración de los inventarios dentro de las corporaciones es importante debido

a que cumplen con vitales funciones como mantener la independencia entre operaciones,
cubrir la incertidumbre de la demanda, dar flexibilidad a la programación de la
producción, protección contra demoras en el tiempo de entrega del proveedor y
aprovechar descuentos por parte de los proveedores (Izar & Mendez, 2013, pág. 217).
Es imprescindible mencionar que el uso de los inventarios varía según la empresa. Esta lo
organiza dependiendo de sus intereses y prioridades. Los problemas que acarrea su mal uso
son: pérdida de la mercancía; no conocer los productos que posee la empresa; no se conoce
el estado financiero; no hay garantía de eficiencia; robo de la mercancía; compra de productos
innecesarios; el trabajo de los empleados puede no ser eficaz. El adecuado uso de esta
herramienta ayuda a manejar de una mejor manera la información, los empleados realizan su
trabajo en tiempo más rápido, comprueban que el tránsito de los productos sea el deseado,
prevén que las condiciones de almacenamiento sean las correspondientes según la
normatividad de los productos.
Villamil (2015), expresa que el control interno en los inventarios es una herramienta que
contribuye sustancialmente al objetivo mencionado un aspecto muchas veces descuidado en
la gestión diaria de las droguerías. El inventario de los productos resulta ser una actividad
esencial en el desarrollo de las operaciones teniendo un adecuado almacenamiento, control
de existencias físicas, anotaciones de entrada y salidas, conciliaciones con registros,
conteos físicos, control en las fechas de vencimiento, entre otros procedimientos; por esta
razón se debe mantener y actualizar periódicamente el control interno para la protección de
los inventarios, ya que el manejo eficiente y eficaz del inventario trae beneficios como son:
venta de productos en condiciones óptimas, control de costos, estandarización de la calidad,
mayores utilidades, etc.
Internacional.
5. PRESENTACIÓN Y ANTECEDENTES DEL CASO
5.1 PRESENTACIÓN
MEDIGEN IPS S.A.S es una empresa que cuenta con más de 16 años de experiencia,
apoyando a las IPS de la ciudad que buscan adquirir productos de excelente calidad sin
afectar su economía. Les ofrecen a todos los clientes las mejores promociones, ofertas y
precios del mercado.
El objetivo principal de MEDIGEN IPS S.A.S es buscar la satisfacción de sus clientes,

obteniendo productos de alta calidad al alcance de su bolsillo. Durante su trayectoria, han
fortalecido los servicios que ofrecen a cada uno de sus clientes. Esta empresa cuenta con 6
farmacias ubicadas en la ciudad de Ibagué, y a su vez, se extienden en el territorio tolimense
en los municipios de Ortega, Natagaima, San Antonio, ofreciendo servicios de entrega de
medicamentos de las entidades de salid de Pijao Salud y The Wala.
Esta entidad cuenta con alrededor de 30 empleados entre, farmacéuticos y dispensadores de

medicamentos y su área administrativa que son alrededor de 8 funcionarios, su
establecimiento está ubicado en el barrio Cádiz de Ibagué, obteniendo una gran ventaja en su
ubicación ya que ese es un sector muy comercial y a su alrededor existen establecimientos
de salud viéndose beneficiado de gran manera.
MEDIGEN IPS S.A.S. es una empresa encargada de comercializar productos farmacéuticos

con un establecimiento mayorista y servicios farmacéuticos con establecimientos minoristas.
La empresa está ubicada en el departamento del TOLIMA, cuenta con una sede
administrativa en la ciudad de IBAGUÉ, se encuentra ubicado estratégicamente, cercano a la
IPS con fácil acceso y unas dimensiones adecuadas al volumen de las actividades, al número
y tipo de procesos relacionados con el servicio farmacéutico que presta la empresa y el
número de trabajadores que laboran en el servicio farmacéutico. Se encuentra alejado de
fuentes de contaminación o ruido excesivo.

Internacional.
La Misión de la empresa es “brindar servicios de excelente calidad en el suministro,
distribución de medicamentos, dispositivos médicos y en general todo el ramo de la medicina
a los usuarios del sector salud del país, para lo cual contamos con la experiencia y
profesionalismo de nuestro talento humano, moderna tecnología y conocimiento del mercado
con el fin de lograr la satisfacción de nuestros clientes y usuarios.”
La Visión de la empresa es Ser en el “2020 una empresa líder y a la vanguardia en el

suministro, distribución de medicamentos, dispositivos médicos y en general todo el ramo de
la medicina a través de una red con operación en todo el país.”
A continuación, el organigrama de la empresa MEDIGEN IPS S.A.S.

Internacional.
MEDIGEN IPS S.A.S.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
GERENCIA
REVISOR
FISCAL ASISTENTE DE
GERENCIA
JEFE DE TALENTO DIRECTOR TECNICO

CONTADOR INGENIERO DE
HUMANO
SISTEMAS
OPERADOR DE
AUXILIARES REGENTES
TRANSPORTE
Y LOGISTICA
Ilustración 1 Estructura Organizacional.

SERVICIOS
Fuente: (MEDIGEN IPS S.A.S, 2020) GENERALES

Internacional.
5.2 ANTECEDENTES DEL CASO
El problema de la empresa MEDIGEN IPS se puede clasificar dentro de un nivel de riesgo

alto, debido a la falta de control del inventario, se han generado dificultades en el área
administrativa financiera y organizacional ya que al momento de tomar decisiones no se
cuenta con un detalle preciso de lo que existe en la bodega de la compañía y por ende la
información presentada por el área contable no estaría basada en las existencias reales, lo que
puede ocasionar que dada la importancia de los inventarios en la organización esta pueda ir a
la quiebra.
Esta situación puede generar una adquisición inadecuada ocasionando el estancamiento de

medicamentos, el sobre stock y la mala comercialización de los mismos por el no
reconocimiento de los inventarios.
La pérdida del inventario se da por la falta de sincronización entre los encargados del manejo
de la mercancía, quienes son el jefe de bodega y área de contabilidad. Lo que ha generado en
la empresa, retrasos en los procesos y la empresa al no tener establecido una cadena de valor
hace que sus actividades de recibido, despacho y distribución, no cumplan un proceso o un
orden establecido.
El problema, aparece cuando por parte de la gerencia se da la necesidad de conocer las

existencias y emitir un informe preciso acerca de la rotación de los medicamentos. Se
identificó que los encargados de la bodega no hacen las respectivas revisiones en el ingreso
de la mercancía y en la entrega de la misma. De igual manera no se ha introducido las
prácticas de supervisión constante ni se han evaluado los respectivos cargos.
Para ello, el estudio deja plasmado un plan de mejoramiento al control interno en el área de
inventario, lo que permitirá a la empresa mantener estándares de calidad donde se ofrecer
información precisa, oportuna y veraz, logrando una eficiencia en sus procesos de
almacenamiento y entrega final donde se minimizando los niveles de riesgo y de fraude.

Internacional.
6. LITERATURA SOBRE CASOS ANÁLOGOS
En el trabajo de grado, presentado por Arboleda, Carabalí, & Medina (2018) destacan que el
sistema de control interno es una herramienta que le permite a las empresas tener orden y
eficiencia en las actividades de la organización, el riesgo que poseen las entidades al no contar
con este sistema es muy alto por medio de las auditorías externas que se realizan se identifican
las posibles falencias a que está expuesta cualquier empresa que no cuente con políticas de
control interno. De esta manera, se puede definir el control interno como una parte esencial
que permite utilizar herramientas para cumplir con las normas y políticas de la empresa.
Fernandez, Leiva & Nuñez (2019) recalca que la auditoría integral es considerada como un
enfoque de aseguramiento de calidad, porque permite dar una respuesta al crecimiento de la
organización para determinar el grado de seguridad razonable, acorde con la complejidad de
las operaciones del intermedio y sistemas de la administración cambiantes en nuestros días.
Así mismo, se destaca que la auditoría integral es una evaluación organizacional de base
amplia y comprensiva, que facilita los procesos de diagnóstico, análisis y proyección
empresariales que lleva a formar objetivos empresariales.
Para Daza (2017) expresa que el control interno es esencial, pues denota y establece de forma
inequívoca, exacta y precisa los datos de una empresa o compañía y en este sentido se logren
aislar riesgos que inciten a la desestabilización financiera de la misma. Siendo este
importante para garantizar un buen funcionamiento y generar la eficiencia y eficacia del
control interno en que al ente le permitirá trabajar de manera pertinente y apropiada, para que
así aumente su rendimiento y ganancias, además de valorar cada uno de los procedimientos
realizados en ella.
Según Polo, Gómez, & Ariza (2019), afirman que el inventario de las empresas es parte
fundamental en el desarrollo de las actividades económicas de ellas, ya que en este activo se
concentra el mayor porcentaje de inversión de la compañía cuando estas se dedican a la
compra y venta de mercancía. La problemática presente en las empresas que se dedican a la
distribución de insumos farmacéuticos es la falta de controles internos que se adecuen a los
escenarios en que se desarrollan, lo cual aumenta el riesgo de pérdidas del inventario, así

Internacional.
como aumento en los costos. Teniendo como fin que los controles internos en los inventarios
puedan garantizar su buen manejo y así evitar pérdidas económicas significativas.
Por otra parte, Ortiz, Rolón, & Vera (2019), destacan que la importancia de tener un buen
control de inventarios depende directamente las utilidades de las empresas
comercializadoras. En ese orden, de acuerdo a los métodos usados para la recolección de
información de su trabajo por medio de la observación de todo el proceso en la visita hecha
a la Distribuidora y las entrevistas realizadas a los agentes que intervienen directamente en
los procedimientos ya que los inventarios para las empresas comerciales representan una de
las áreas más importantes desde el punto de vista operacional y en consecuencia una de las
más críticas, por lo que hace necesario tener un adecuado control de los mismos con el
objetivo de ser salvaguardados para evitar futuras pérdidas o deterioro.

Internacional.
7. ANÁLISIS Y ESTUDIO DE LOS RESULTADOS
7.1 Diagnóstico del proceso de control de inventarios que tiene en la actualidad la

empresa MEDIGEN IPS S.A.S.
Se conoce como diagnóstico “al proceso analítico que permite conocer la situación real que
atraviesa una institución” (UNIVERSIDAD ESAN, 2015), para este estudio se realiza el
diagnóstico de la empresa MEDIGEN IPS S.A.S. El principal objetivo del diagnóstico es:
Detectar problemas dentro del funcionamiento de la organización; con la intención de

corregirlos, y descubrir áreas de oportunidad que puedan ser aprovechadas para mejorar su
funcionamiento, el diagnóstico se presenta no como un fin en sí mismo, sino como un primer
paso fundamental para perfeccionar el funcionamiento dentro de la organización y propiciar
el clima idóneo para que ésta alcance sus objetivos. Sin un correcto diagnóstico es poco
probable que los líderes de las empresas puedan implementar soluciones duraderas que
permitan realizar una verdadera transformación de la cultura organizacional
(UNIVERSIDAD ESAN , 2015)
MEDIGEN IPS S.A.S es una empresa dedicada a la distribución de medicamentos genéricos

de carácter medicinal y de tocador. Además, presta servicios por modalidad de capitación
(unidad de pago por capitación UPC), (valor anual que se reconoce por cada afiliado al
Sistema general de seguridad social) para la entrega de medicamentos para el nivel 1 y 2 de
salud, haciéndolas llegar a las entidades de: EPS, IPS, ESE y demás instituciones del sector
de salud. Esta empresa lleva en funcionamiento desde el año 2009 hasta la fecha, se ha
caracterizado por su funcionamiento, cumplimiento y responsabilidad en sus labores.
Para realizar el respectivo diagnóstico de la empresa MEDIGEN IPS SAS, es necesario tener
en cuenta: el manejo de materia prima, los procedimientos y la estructura al momento del
almacenamiento. Así mismo, es imprescindible estudiar detalladamente el sistema de control
de inventarios. Por último, la descripción de las funciones para el manejo y almacenamiento
del inventario.

Internacional.
En este orden de ideas, los pasos seguidos fueron:
1. Se inició con una observación detallada, para así llevar acabo la recolección de los
datos del almacenamiento del inventario. Recordado que la función principal de la
empresa MEDIGEN IPS S.A.S es la dispensación de insumos y medicamentos
genéricos. El área de almacenamiento posee unas características especiales
establecidas en la normatividad vigente, con el objetivo de mantener y garantizar la
calidad la conservación y el cuidado de los medicamentos e insumos durante la
permanencia en el área de almacenamiento; en este sentido, una de las características
principales es que el lugar cumpla con unas condiciones ambientales controladas. De
igual manera, los medicamentos deberán estar protegidos de los rayos del sol,
y mantenerse a una temperatura homogénea no mayor a los 30º centígrados, los
cuales son los medicamentos fotosensibles. El área de almacenamiento o bodega no
puede contar con humedad y/o goteras, ya que existen medicamentos higroscópicos
que son sensibles a la humedad. Es esencial contar con neveras aptas para la
preservación de los mismos. Los insumos simplemente se clasifican por sus
características y se almacenan en una parte aislada de los medicamentos. Todas estas
medidas son necesarias para no perjudicar ni afectar ningún medicamento.
2. La empresa MEDIGEN IPS SAS cuenta con un área de almacenamiento bien

distribuida, que permite el flujo del personal encargado, logrando así prestar un
servicio eficiente y preservando el cuidado de los medicamentos e insumos, esta área
posee seis (6) estantes, en los cuales se organizan los medicamentos dependiendo su
fecha de vencimiento, su orden alfabético y se debe tener en cuenta los productos que
posean una gran rotación y volumen, los cuales están ubicados en un lugar de fácil
acceso. A su vez, cuenta con dos refrigeradores en donde se almacenan los
medicamentos que requieren estar en cadena de frio conservando una temperatura
especial.
3. Las áreas de almacenamiento deben contar con unas características especiales y estar
demarcadas de la siguiente forma:

Internacional.
Tabla 1 Manual de almacenamiento.
Fuente: MEDIGEN IPS SAS (2020)
4. Al momento de evaluar el proceso de control de inventarios se evidenció que el único

encargado del inventario es: el Jefe de Bodega, él tiene como función, adquirir y
abastecer adecuada y oportunamente el área de almacenamiento de los medicamentos
y los dispositivos médicos necesarios para el desarrollo de la operación comercial. El
inventario debe contar información clara y precisa, con la intención de que se
controlen las entregas, cargue y descargue de medicamentos, el funcionario debe
optar por obtener siempre el mejor precio, calidad y condiciones de compra. A su vez
es quien gestiona y efectúa la adquisición de todos los productos farmacéuticos
(medicamentos) y dispositivos médicos teniendo en cuenta proveedores, precios,
calidad de los medicamentos, posibles negociaciones, entre otros.
5. El proceso de compra de medicamentos inicia en el momento en el que el jefe de

bodega verifica el stock de los medicamentos (la existencia o inexistencia de los
mismos). Luego de este proceso, él procede a realizar órdenes de compra; para así
gestionar cotizaciones a varios proveedores. Después de obtener la más adecuada, le
comunica a la gerente para que esta dé su aprobación y se realice la compra de los
medicamentos. Acto seguido, el proveedor hace el envío de la mercancía. En el
momento en el que los medicamentos llegan a la empresa, el jefe de bodega verifica
que el pedido esté acorde con lo entregado en físico y lo facturado.

Internacional.
Proceso de compra de medicamentos:
4.Solicitar
3.Solicitud de
2.Realizar orden de autorizacion por
1.Revision de stock cotizaciones a
compra gerencia para la
proveedores
compra
5.Contactar al
7.Verificar la
6.Efectuar el pago proveedor y
mercancia
realizar la compra
Ilustración 2. Proceso compra de medicamentos

Fuente: Elaboración Propia
El jefe de bodega se encarga de llevar el control de inventarios en una tabla en Excel, allí se
registran la entrada y salida de los insumos y/o medicamentos. De igual manera, debe estar
pendiente de la fecha de caducidad de los mismos, los medicamentos que están a punto de
vencer tienen un proceso especial ya que deben informarle al proveedor y este se encarga de
realizar los cambios correspondientes.
Es importante resaltar que el sistema contable Lázaro Software, no cuenta con un módulo de
inventarios eficiente – lo que no le permite al empresario y al encargado de bodega- el acceso
a la información de forma ágil, acertada y oportuna, ya que tienen como política que al
momento de contabilizar la factura solo se registrará el valor total, más no la cantidad de
medicamentos comprados.
Lo anterior ocurre debido a que la empresa presta un servicio por cápita a Pijao Salud EPS,
y esto hace que no se facture por medicamento vendido, sino por servicio prestado. Por esta
razón, el único encargado del inventario de la empresa es el jefe de bodega, provocando así
que no se lleve un control de inventario asertivo y que no se puedan evitar hurtos de los
empleados, situación que se ha venido presentando de manera periódica.

Internacional.
Instrumentos usados para el diagnóstico:
En aras de facilitar y evaluar el proceso de control de inventario, se realiza la siguiente

encuesta que es diligenciada por los empleados de la empresa antes citada. Este formulario
es elaborado en el programa Google formularios, en razón que puede ser compartido con
mayor rapidez y difusión por medio de los canales electrónicos (correo corporativo). Así
mismo, los diez (10) participantes cuentan con total anonimato en su solución, para no alterar
el resultado del formulario:
Pregunta 1. Pregunta 2.
¿Cree usted que el control de inventario ¿Cree usted que deban realizarse mejoras en el
está siendo ejecutado de forma manejo del control de inventarios?
correcta?
Fuente: Elaboración propia

Ilustración 3 Pregunta 1 y 2
Si usted pertenece al área de contabilidad de la empresa, por favor responda las siguientes
preguntas:
¿El inventario se está realizando de ¿Considera que el costeo del inventario se está realizando
manera oportuna, teniendo en cuenta los de manera oportuna, teniendo en cuenta los parámetros
parámetros establecidos para el mismo? establecidos para el mismo?
Ilustración 4. Pregunta 3 y 4

Internacional.
¿Según la normatividad correspondiente, ¿El proceso de compras está siendo efectuado teniendo
el almacenamiento cumple con los en cuenta el manual de funciones?
parámetros establecidos?

Ilustración 4. Pregunta 5 y 6
Teniendo en cuenta estos resultados, se puede evidenciar que la entidad se encuentra afectada
por el proceso del control de inventarios. Además, los encargados del área y empleados están
al tanto de la situación; no obstante, no pueden realizar ninguna acción al respecto, ya que
son políticas establecidas por el revisor fiscal y contador.
Algunos hallazgos que se pudieron evidenciar gracias a las encuestas fueron los siguientes:
1. Se encontró que la entidad no tiene diseñado un proceso eficiente de gestión de

inventarios en cada una de las etapas del proceso de adquisición, almacenamiento,
custodia y entrega.
2. Los manuales de procedimientos del área de inventarios contienen los lineamientos y
parámetros necesarios para un adecuado manejo del mismo.
3. El reconocimiento de los inventarios es mínimo lo cual hace que no se encuentren
relacionados con los elementos del costo, adicionalmente se ha detectado que los
rubros de inventarios concuerdan con la información del activo relacionado en el
estado de situación financiera.
7.2 Matriz de riesgos del área de inventarios e identificación de la DOFA

La matriz de riesgos es utilizada como una herramienta para identificar, valorar y cuantificar
los riesgos en el desarrollo del objeto social de la empresa, analizando cada una de las
actividades y todos los factores internos y externos que participan activamente en su
desarrollo.

Internacional.
Área de inventarios
Nivel de Significado Factores de riesgo y su
Cantidad Riesgo Técnica de control
riesgo del riesgo imputación
La entidad no tiene
diseñado un proceso Presentar el caso al área de
eficiente de gestión de talento humano para que se
No cumplir de manera oportuna
inventarios en cada una realice la gestión necesaria
la entrega de los medicamentos
1 de las etapas del Alto Significativo para la contratación del
por falta de personal y gestión
proceso de adquisición, personal capacitado y auditar
en el inventario
almacenamiento, las etapas del proceso de
custodia y entrega (poco inventarios
personal)
El software utilizado no Gestionar la actualización del

Afecta directamente los
administra la software y la implementación
Muy resultados de la información
2 información de manera Alto de un paquete que pueda
significativo financiera, en este caso las
correcta, y oportuna por manejar los inventarios de
existencias de la compañía
lo tanto no es confiable manera correcta y precisa
Realizan toma de
inventarios por Perjudica de manera importante Auditar el proceso de
capitación lo cual puede la efectividad de la empresa, inventarios y realizar una
Muy
3 generar pérdidas en la Alto poniendo en riesgo el flujo de planeación para la eficiencia
significativo
mercancía por una mala efectivo y la información al momento de administrar los
administración del financiera mismos
inventario
Realizar un reconocimiento de
El reconocimiento de Afecta directamente los
cada una de las partidas
los inventarios es resultados de la información de
generando verificación de
mínimo lo cual hace Muy la empresa ya que no se puede
4 Alto (ingresos - costo) y hacer
que no se encuentren significativo llegar a saber cuál es el margen
análisis de todos los costos al
relacionados los de rentabilidad, el costo y la
momento de la adquisición y
elementos del costo rotación del inventario
almacenamiento
Tabla 2. Área de inventarios
Por medio de la matriz de riesgo se puede evidenciar cada uno de los factores internos y
externos que se encuentran en el área de inventarios con un nivel y un significado alto, en el
cual se desarrollan las técnicas correspondientes a la respectiva supervisión para que estos
no evolucionen y se puedan generar los debidos planes de mejoramiento.

Internacional.
Evaluación de riesgos en el área de inventarios
Al momento de evaluar las actividades de: los controles existentes en el inventario, el manejo
de los riesgos encontrados en el área con respecto a los procedimientos establecidos por la
organización en cumplimiento con las políticas, y los procesos; se vio la necesidad de crear
una matriz que permitiera generar una evaluación.
En este sentido, se comprende:
Una matriz de riesgos es una sencilla pero eficaz herramienta para identificar los
riesgos más significativos inherentes a las actividades de una empresa, tanto de
procesos como de fabricación de productos o puesta en marcha de servicios. Por lo
tanto, es un instrumento válido para mejorar el control de riesgos y la seguridad de
una organización.
A través de este instrumento se puede realizar un diagnóstico objetivo y global de

empresas de diferentes tamaños y sectores de actividad. Asimismo, mediante la
matriz de riesgo es posible evaluar la efectividad de la gestión de los riesgos, tanto
financieros como operativos y estratégicos, que están impactando en la misión de
una determinada organización (Iso tools , 2015).
En el desarrollo de la actividad MEDIGEN IPS S.A.S., sus inventarios son de vital

importancia, desde el momento de su adquisición, es necesario evaluar su procedencia y
calidad ofrecida por cada uno de los proveedores, teniendo en cuenta su historial de calidad,
la manera de distribución de los productos para qué, una vez llega a la interacción con la
empresa se proceda a darle el manejo adecuado en almacenamiento, manipulación, rotación
y distribución. El control del inventario conlleva a un conjunto de actividades las cuales
deben generar documentos soporte como tablas, cuadros, reportes de entradas y salidas de
almacén, facturas de adquisición de inventarios, reportes de gestión de toma física de
inventario, planilla de control de medición de inventarios, entre otros; que sirven como
evidencia a los controles ejercidos en cada uno de los procesos y personas que intervienen
este activo de gran importancia.

Internacional.
De acuerdo con el análisis realizado, se identifican los siguientes riesgos:
R1. Inventario con poca rotación.

R2. Daño en medicamentos (Por almacenamiento, daño físico no se realiza su
entrega).
R3. Vencimiento de medicamentos (Entrega sin verificación).
R4. Desabastecimientos de medicamentos con mayor rotación.
R5. Fraude interno.
A continuación, se define la matriz de probabilidad y consecuencia:
MATRIZ PROBABILIDAD
Ocurrencia Significado Valor
Improbable Nunca puede ocurrir 1
Posible Puede ocurrir en algún momento 2
Ocasional Probable que se produzca a veces 3

Probable Probable que se produzca 4
Frecuente Casi Certeza que se produzca 5
Tabla 3. Matriz probabilidad
MATRIZ DE CONSECUENCIA
Consecuencia Significado Valor
Error Operativo, Incumplimientos en el
Insignificante A
control interno, correctivos inmediatamente.
Error Operativo, Incumplimientos en el
Menor control interno, no incurren en infracciones a B
la ley.
Error significativo ocasional, con
Significativo incumplimiento en control interno y C
disposiciones de las leyes.
Error significativo continuo, con
Muy Significativo incumplimiento en control interno y D
disposiciones de las leyes.
Catastrófico Errores Importantes, incumplimiento marco E
legal y afectación monetaria.
Tabla 4. Matriz Consecuencia

Internacional.
Matriz de riegos
Consecuencia
Insignificante Menor Significativo Muy Significativo Catastrófico
A B C D E
Frecuente 5
Probable 4 R4 R3
Probabilidad Ocasional 3 R1
Posible 2 R2 R5
Improbable 1
Tabla 5. Matriz de riesgos

Los resultados de cada riesgo a continuación:
R1. Resultado 3C, Ocasional con consecuencia significativa, Inventario con poca rotación.
El objeto social de la empresa la obliga a tener un manejo óptimo en los inventarios, al

acumular inventario con poca rotación lleva a un exceso de inventario y a presencia de
inventario muerto llevando a problemas de liquidez y disminución de utilidades en la baja
del mismo. Un manejo óptimo de inventarios conlleva a un control y determinación de los
productos que generan mayor rotación y utilidad, que se da desde su adquisición hasta su
entrega al cliente. Esto se logra estableciendo periodos más cortos en la toma de inventarios
físicos, monitoreo frecuente en el sistema de información
R2. Resultado 2D Posible- Muy significativo, Daño en medicamentos (Por almacenamiento,

daño físico no se realiza su entrega).
Los daños físicos en el medicamento por su almacenamiento prolongado aumentando las

perdidas por deterioro o dado de baja lo cual influye directamente en la utilidad de la empresa
siendo muy significativo. Esto se debe a falta de control por parte del almacenista por

Internacional.
acumulación de tareas o falta de personal en el área, lo cual se debe determinar la causa
exacta del daño para así capacitar a los empleados en el manejo de almacenamiento.
R3. Resultado 4E Probable y Catastrófico, Vencimiento de medicamentos. (Entrega sin

verificación)
Esto se puede presentar desde su fecha de compra, al no verificar sus fechas de elaboración
y vencimiento, dejando a la empresa con poco tiempo para su venta o distribución, otra parte
del proceso interviene el software que controla las existencias y sus vencimientos, no
generando alertas para su control, terminando la línea del proceso, se encuentra el empleado
al no verificar en la entrega su fecha de caducidad. Este riesgo se cataloga como catastrófico
porque su impacto legal puede llevar a la cancelación de la licencia y multas e
indemnizaciones elevadas.
R4. Resultado Probable- Significativo, Desabastecimientos de medicamentos con mayor

rotación.
Los medicamentos de mayor rotación son los que generan mayor utilidad y liquidez a la
empresa, el software debe estar parametrizado para generar alertas cuando sus niveles son
bajos, otro control que se puede ejercer es en la periodicidad de la toma física de inventarios,
determinando cantidades y tiempos estimados de consumo. Es probable y significativo ya
que la empresa no cuenta con el software adecuado, para la determinación de los
medicamentos con mayor rotación y generando la alerta de stock mínimo.
R5. Resultado3B Ocasional – Menor, Fraude interno.
El no tener control permanente de los medicamentos y el software adecuado, abre

oportunidades para que el empleado cometa fraudes internos. Se clasifica como Ocasional y
menor debido a que se lleva un control medio en los inventarios.

Internacional.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Cursos de capacitación en el
Problemas económicos en el sector de la
departamento a los empleados con
salud en el país
respecto al manejo de inventarios
MATRIZ DOFA
La demanda de productos farmacéuticos
MEDIGEN IPS S.A.S. Mala administración de los inventarios
cada día aumenta
Aplicación de técnicas y métodos para
agilizar procesos de distribución y Software insuficiente
reducción de costos
FORTALEZAS ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS FA
Implementación de estrategias de mercado
Disponibilidad de espacios para Propuestas de estudios realizados en el
para adquisición de nuevos clientes ya se
organizar el inventario almacén con respecto a vencimientos
cuenta con la disponibilidad del servicio
Cuenta con la mercancía
Realizar un procedimiento adecuado para Evaluar el mercado y aprovechar las
necesaria para abastecer los
la administración del inventario oportunidades de compra
clientes
Se encuentran diseñados los
Aprovechar la existencia eficaz de
manuales de procedimientos del Evaluar el proceso del personal y realizar un
medicamentos lo cual permite abastecer
área de inventarios, aplicando plan de mejoramiento en la administración
los clientes.
PEPS.
Buena comunicación por parte
del personal ya que cuentan con Aprovechar el rendimiento del personal
Auditar el software informando los
los procedimientos necesarios y para realizar una eficiente administración
hallazgos y proponer mejoras
ejecutan control mediante de los inventarios.
planillas y soportes contables.
DEBILIDADES ESTRATEGIAS DO ESTRATEGIAS DA
Los trabajadores desconocen
algunos procedimientos al
Establecer cronograma de capacitación Implementar estrategias de ventas,
momento de administrar los
para el personal encargado de administrar vinculando rotación de mercancías de
inventarios, no tienen diseñado
la mercancía acuerdo a fechas de vencimiento
un proceso eficiente en la
gestión de inventarios
No contar con planta de
Implementar un aplicativo en tiempo real, Generar control permanente de inventario
personal suficiente, situación
frente a recepción y despacho de para tener despachos oportunos y
que centra la información en dos
mercancías satisfacción al cliente
personas
Evaluar el manejo del software y su
No se cuenta con Vinculación de personal con
capacidad para garantizar su uso adecuado
reconocimiento de los competencias y desempeño de acuerdo al
y promover el conocimiento de costos y
elementos del costo rol dentro de la organización
gastos en los que se incurre en la empresa
Tabla 6. Matriz DOFA

Internacional.
El análisis DOFA, se utilizará como una herramienta para el análisis del proceso de inventario
para determinar estrategias para el proceso de inventario, evaluando la situación interna y
externa de la organización, que se desarrolla en la matriz DOFA.
Amenazas
En las amenazas identificadas en el proceso de diagnóstico, se trabaja sobre tres aspectos

más relevantes:
- Problemas económicos en el sector de la salud en el país: Una amenaza que no

solamente afecta a esta empresa, esté sector se ha visto afectado por la mala
utilización de los recursos al dar prioridad a temas no fundamentales en el desarrollo
y los no desembolsos en las fechas de plazos establecidos. El plan de trabajo para
reducir u atacar esta amenaza, es incursionando en nuevos mercados e
implementando estrategias de mercadeo con la fidelización de los clientes antiguos y
orientando a la consecución de nuevos clientes, generando confianza.
- Mala administración de los inventarios: Un tema importante es el uso óptimo de este
recurso, identificado como uno de los mayores generadores de flujos de efectivo para
la empresa. Este proceso se optimiza seleccionando proveedores de calidad con
tiempos óptimos en las entregas, contratando y capacitando para que el personal sea
el idóneo para el manejo y con una buena ubicación en la bodega.
- Software insuficiente: No generando alertas como stock mínimo, productos de mayor
y menor rotación, existencias en tiempo real, manejo de pedidos, seguimiento de
clientes se está expuesto a fraudes internos, bajas en el inventario y manejo de
inventario muerto.
Oportunidades
En nuestra matriz DOFA se identifican las siguientes oportunidades:
- Cursos de capacitación en el departamento a los empleados con respecto al manejo

de inventarios: La administración se orienta a una capacitación permanente y objetiva
para la reducción de los factores directamente involucrados como la clasificación de
los productos, mantenimiento de un stock definido por la demanda.

Internacional.
- La demanda de productos farmacéuticos cada día aumenta: En el mercado actual una
política que ayude en la identificación de esta nueva población, o el aumento en la
demanda de los productos ofrecidos, para atenderlos dando prioridad a los productos
de mayor rotación y clientes que van en crecimiento.
- Aplicación de técnicas y métodos para agilizar procesos de distribución y reducción
de costos: se ha identificado una reducción de reprocesos aprovechando a cada puesto
de trabajo, gestionando proveedores de buena calidad, logística adecuada en la
recepción almacenamiento y entrega de los productos, esto a su vez genera una
reducción significativa en costo de personal y existencia en inventario.
Fortalezas
- Disponibilidad de espacios para organizar el inventario: en miras de un uso óptimo

del inventario, se cuenta con la recepción de la información para contar con espacios
adecuados para la disposición y manejo de sus inventarios, generando una ventaja
competitiva en tiempos de entrega con los productos en las mejores condiciones.
- Cuenta con la mercancía necesaria para abastecer los clientes, se ha logrado establecer
cuáles son los productos de mayor demanda y rotación en la empresa, en el momento
de la generación de pedidos se cuenta con el stock suficiente para abastecer los
clientes, conservando un mínimo de inventario. Sin dejar a un lado la
retroalimentación en el proceso identificando falencias.
- Se encuentran diseñados los manuales de procedimientos del área de inventarios,
aplicando PEPS: Este tipo de manejo de inventario, optimiza el manejo, rotando los
productos teniendo en cuenta su llegada para así salgan en su mismo orden, genera
menos vencimiento en productos y que los productos almacenados siempre estén en
rotación constante. El manual de procedimiento fue diseñado teniendo en cuenta el
flujo de efectivo que puede generar estar partida, resaltando la rotación y la
capacitación constante del personal.
- Buena comunicación por parte del personal ya que cuentan con los procedimientos
necesarios y ejecutan control mediante planillas y soportes contables. En la
capacitación del personal se hace énfasis en el trabajo en equipo y la comunicación
constante, permitiendo identificar las falencias en cada uno de los procesos en los que

Internacional.
intervienen, por lo tanto, esto genera cambios de estrategias de acuerdo con la
demanda del mercado. Por otra parte, se ejerce el control constante interactuando las
dependencias asociadas al proceso evitando fraudes, se optimiza el uso de los recursos
y la información es oportuna.
Debilidades
- Los trabajadores desconocen algunos procedimientos al momento de administrar los

inventarios, no tienen diseñado un proceso eficiente en la gestión de inventarios. Al
no conocer el proceso completo, donde deben intervenir, definición de
responsabilidades, limitación de cargo, no se delegan las responsabilidades adecuadas
al cargo facilitando la falta de responsabilidad en sus acciones y no generando una
retroalimentación en el proceso.
- No contar con planta de personal suficiente. Lo cual centra la información en dos
personas. El proceso de manejo de inventario recae sobre dos personas, siendo
demasiada responsabilidad.
- No se cuenta con reconocimiento de los elementos del costo. Enfatizar en los
componentes del costo no es una prioridad, dejando de lado la importancia
significativa en este manejo. Con el conocimiento adecuado lleva al manejo óptimo
del inventarió invirtiendo los recursos de manera adecuada.
A continuación, se presenta la Matriz DOFA del área de inventarios en sus factores internos

Internacional.
Matriz evaluación de factores internos
Calificación
Factor crítico de éxito Valor Calificación
Ponderada
FORTALEZAS
Disponibilidad de espacios para organizar el inventario 0,15 4 0,60
Cuenta con la mercancía necesaria para abastecer los clientes 0,20 4 0,80
Se encuentran diseñados los manuales de procedimientos del
3 0,30
área de inventarios, aplicando PEPS. 0,10
Buena comunicación por parte del personal ya que cuentan con
los procedimientos necesarios y ejecutan control mediante
3 0,30
planillas y soportes contables 0,10
DEBILIDADES
Los trabajadores desconocen algunos procedimientos al
momento de administrar los inventarios, no tienen diseñado un 2 0,40
proceso eficiente en la gestión de inventarios 0,20
No contar con planta de personal suficiente. Lo cual centra la
1 0,15
información en dos personas 0,15
No se cuenta con reconocimiento de los elementos del costo 0,10 1 0,10
Calificación entre 1 y 5.
2,65
Tabla 7. Matriz evaluación factores internos
El valor obtenido en la calificación ponderada demuestra fortaleza.
De igual forma se analizan los factores externos.
Matriz evaluación de factores externos

Calificación
Factor crítico de éxito Valor Calificación
Ponderada
OPORTUNIDADES
Cursos de capacitación en el departamento a los
4 0,80
empleados con respecto al manejo de inventarios 0,20
La demanda de productos farmacéuticos cada día
5 1,50
aumenta 0,30
Aplicación de técnicas y métodos para agilizar
3 0,30
procesos de distribución y reducción de costos 0,10
AMENAZAS
Problemas económicos en el sector de la salud en el
2 0,30
país 0,15
Mala administración de los inventarios 0,15 1 0,15
Software insuficiente 0,10 1 0,10
Calificación entre 1 y 5. 1,00 3,15
Tabla 8. Matriz evaluación de factores externos
El valor obtenido en la calificación ponderada demuestra oportunidades.

Internacional.
7.3 Plan de mejoramiento al proceso de control interno en el área de inventarios de la
empresa MEDIGEN IPS S.A.S.
En la actualidad es de vital importancia generar cambios en el enfoque financiero de las
organizaciones, por ello se crea la necesidad de evaluar la eficiencia del control interno que
se emplea en la empresa, ya que este tiene una gran incidencia en el manejo del inventario.
El plan de mejoramiento que se desarrolló mediante las falencias diagnosticadas y por medio
de la matriz DOFA en el área de inventarios, es una herramienta que ayudará y permitirá la
evaluación, medición y corrección en las funciones que se requieren en la entrega y manejo
del inventario.
A través de la siguiente matriz se determina un plan de mejoramiento por categorías y

responsables del proceso así:
CATEGORIA SUB CATEGORIA RIESGO PLAN DE MEJORAMIENTO RESPONSABLE

REALIZACION ACTIVIDADES QUE Elaboración de organigrama Gerencia - Talento
FUNCIONES Y NO CORRESPONDEN en el área de almacen Humano
ORGANIZACIONAL
RESPONSABILIDADES DESCONOCIMIENTO DE Gerencia - Talento
FUNCIONES Definir responsabilidades Humano
MALA EJECUCION EN EL Plan de capacitación, entrega
SISTEMA LAZARO Talento Humano
TRABAJO de funciones
DESCONOCIMIENTO DE LA
CAPACITACION IMPORTANCIA DE LA Capacitacion del sistema Área Contable
CONTROL DE
CONTABILIDAD
INVENTARIOS
Establecer politicas de
INVENTARIO DE POCA ROTACION Área Contable
abastecimiento y distribución
INVENTARIO FISICO
Inventario fisicos mensuales Área Contable -
FALTANTES Y SOBRANTES
y esporadicos Director Tecnico
INGRESO DE MATERIALES SIN Proporcionar Orden de
RECEPCION Director Tecnico
ORDEN DE COMPRA compra y solicitar Factura
UBICACIÓN DE MATERIALES EN Rotulacion en Bodega de
ALMACENAJE Director Tecnico
PROCESOS DESORDEN almacenamiento
Director Tecnico-
ENTREGAR MAS DE LO
DESPACHO Operador de
SOLICITADO EN LAS CAPITAS
Verificar entregas e inventario transporte
ORDEN Y LIMPIEZA DE DETERIORO POR MAL

DISTRIBUCION Director Tecnico
ALMACENES ALMACENAJE
FISICA EN BODEGA Implementación de las 5 S
DE DISTRIBUCION POR
ALMACENAMIENTO ROTACION DE PERDIDAS DE MEDICAMENTOS Director Tecnico
Compra de Rotulado de
INVENTARIO materiales
Tabla 9. Plan de mejoramiento

Fuente: elaboración propia

Internacional.
El plan de mejoramiento anteriormente plasmado se comprende así:
ORGANIZACIONAL
Elaboración de organigrama en el área de almacén que requiere del apoyo de la

gerencia y del encargado de gestión humana, ya que con esto se puede estructurar
de forma funcional el área de inventarios, mantener unas líneas de contacto y
realizar la asignación correspondiente de las funciones de cada uno de los
empleados encargados como lo son el director técnico, los auxiliares y los regentes
buscando crear un equipo de trabajo eficiente para el manejo correcto del
inventario.
Por la falta de manuales de procedimientos se pudo establecer por medio del

diagnóstico que los empleados no tienen claras las funciones y los protocolos al
momento de requerir los medicamentos, recepcionarlos, ubicarlos y reflejarlos de
manera correcta al inventario; por lo que se recomienda estructurar las funciones
con respecto a las responsabilidades, como también hacer la unión respectiva con
los procedimientos que se van a establecer en el área de inventario así los
encargados del proceso tendrán claras sus funciones.
El área de talento humano debe realizar la gestión necesaria para la contratación

del personal capacitado y con los procedimientos establecidos realizar una
correspondiente inducción al personal.
CONTROL DE INVENTARIOS
Para realizar un mayor control en el inventario se recomienda realizar un cambio

del sistema contable que es manejado, ya que no cuenta con un módulo de
inventario funcional para la actividad que desempeña la empresa. Ya que, la
actualización del software y la implementación de un paquete genera que el manejo
de los inventarios se realice de manera correcta y precisa.
El área de talento humano y contabilidad debe realizar un plan de capacitación
para el personal con respecto al sistema contable y a la importancia que tiene la

Internacional.
contabilidad en la empresa y en especial el inventario ya que con este se puede
ejercer un control.
Existe en la empresa un inventario de poca rotación el cual no tiene control alguno

por lo que se recomienda establecer desde el área de contabilidad junto con el
director técnico políticas de abastecimiento y distribución.
Evaluando el control realizado por el director técnico para el área del inventario
que está establecido en el manual de funciones, es importante reestructurarlo, ya
que, de la manera en la que se está llevando no está dando los resultados esperados.
Se realizó una revisión de la cuenta del inventario de la empresa por lo que se

evidencia que no se han realizado algunas salidas de manera correcta, y hay
mercancías que están en saldo negativo y los medicamentos que son enviados por
el proveedor como muestras de regalo no han sido incluidas, por lo que se debe
realizar un control de los incentivos y establecer un control de ingreso de
mercancías no facturadas y la verificación de inventario aleatorio para minimizar
saldos negativos en el mismo.
PROCESOS
Desarrollando un plan de mejoramiento al área de inventario debe auditarse el

proceso de inventarios buscando la organización correcta de medicamentos en la
bodega, ya que no realizan el ingreso de medicamentos en algunas ocasiones con
los soportes adecuados como la orden de compra.
Debe realizarse la verificación adecuada de los productos en el momento de la

llegada del producto donde el responsable de la operación del transporte debe
realizar un chequeo de lo que transportó y lo que entregó, ya que se encuentran en
varias ocasiones productos en un espacio diferente.
Las capitas o UPC, no se están calculando de manera adecuada por parte de los
clientes, por consiguiente, el área de contabilidad no puede realizar de manera
Internacional.
adecuada el proceso de salida de los productos solicitados, además de realizar una
verificación en las entregas para evitar una entrega superior de los medicamentos.
Se recomienda al área de contabilidad realizar un reconocimiento de cada una de

las partidas realizando una verificación de ingresos y costos generando un análisis
y estudio de los proveedores que se están utilizando, por lo que se debe establecer
una política de la elección de proveedores donde se plasme cantidad de
cotizaciones y beneficios por compras.
DISTRIBUCIÓN FISICA EN BODEGA DE ALMACENAMIENTO
Debe realizarse una distribución física en bodega de almacenamiento para generar

un orden y limpieza en la bodega, por consiguiente, se minimiza el riesgo del
deterioro de la mercancía y la ubicación de manera correcta en el caso de que el
encargado no se encuentre sea fácil delegar la función.
Se recomienda realizar la implementación de las 5 s que corresponde a 5 principios,

representados por las palabras japonesas Seiri (o «sentido de utilización»), Seiton
(«sentido de organización»), Seiso («sentido de limpieza»), Seiketsu («sentido de
normalización»), y Shitsuke («sentido de disciplina»), la aplicación de este método,
por su propia naturaleza, permite que los procesos sean organizados y
sistematizados con el paso del tiempo, facilitando las operaciones, reduciendo
pérdidas de medicamentos y optimizando el tiempo para la ubicación de los
productos
Y por supuesto, la mayor organización y el mejor aprovechamiento del tiempo

tienen un impacto positivo sobre la productividad del equipo, con la seguridad en
el lugar de trabajo, así como mayores posibilidades de que los procesos se adecuen
mejor a los estándares de calidad.
Según las oportunidades halladas en la matriz DOFA, se pueden encontrar áreas de

mejoramiento como lo son:

Internacional.
Los cursos de capacitación en el área de talento humano para los empleados con
respecto al manejo de inventarios es donde la administración debe orientar y
gestionar por medio del área de SISO, una programación de capacitaciones
permanente que sean desarrolladas de manera objetiva para la reducción de los
factores directamente involucrados como la clasificación de los productos,
mantenimiento de un stock definido por la demanda y el análisis promedio de las
unidad de pago por capitación (UPC) que se reciben por cada afiliado al sistema
general de la seguridad social.
Con la oportunidad de la demanda de productos farmacéuticos el mercado actual

se debe crear una política para la identificación de nuevos clientes los cuales son
las EPS`S, donde se pueda brindar los servicios de distribución de medicamentos
por medio del portafolio que maneja la empresa MEDIGEN IPS SAS, por lo tanto
es importante realizar campañas con los visitadores médicos, utilizando como
incentivos los medicamentos que son entregados a la entidad por parte de los
proveedores que son muestras institucionales a las cuales no se pueden sacar un
beneficio monetario pero si un beneficio comercial.
Se debe realizar la aplicación de técnicas y métodos para agilizar procesos de

distribución y reducción de costos por medio de personal con conocimiento en
farmacéutica y con la determinación de funciones del personal se pueden optimizar
los puestos de trabajo, realizando una logística adecuada en la recepción de la
mercancía el almacenamiento y los procesos de entrega serán más eficientes.

Internacional.
8. CONCLUSIONES
Al momento de realizar una evaluación del proceso de control de inventarios en la empresa

MEDIGEN IPS SAS, se puede concluir lo siguiente:
Debido a que no existe un módulo de inventarios en el sistema contable lázaro software, se

produce una limitación al momento de ejecutar un control sobre los inventarios, obligando
así, a que el jefe de bodega tenga que ingresar toda la información a un documento en Excel.
La administración de inventario se centra en cuatro aspectos básicos. El primero es el número

de unidades que deberán producirse en un momento determinado. El segundo en qué
momento debe producirse el inventario. El tercero compete en qué articulo merece atención
especial. Por último, la protección de los cambios en los costos de los artículos en inventario.
De esta manera, se puede señalar que la administración de inventario consiste en
proporcionar los inventarios que se requieren para mantener la operación al costo más bajo
posible.
El control de inventario se realiza con la finalidad de desarrollar pronósticos de ventas o

presupuesto, para así determinar los costos de inventarios, compras u obtención, recepción,
almacenaje, producción, embarque y contabilidad. En cuanto a los costos de inventario; se
identifica que en la distribución de los medicamentos se cuenta con el valor adicional que se
genera por transporte, concepto que viene no viene incluido en la compra de los
medicamentos, por lo que se debe generar un sistema completo para evitar situaciones
fraudulentas al momento de recibir la mercancía, ya que en algunas facturas no están
relacionados los incentivos que son entregados al transportador.
Las matrices realizadas en el diagnostico a la empresa DOFA, matriz evaluación de factores

internos y matriz evaluación de factores externos, se determinan las herramientas actuales
para qué formulen un plan de mejoramiento como estrategia el desarrollo de los objetivos
que se tienen en la empresa, donde se realizan las recomendaciones necesarias para el
perfeccionamiento del proceso en el área de inventario.
La información generada en el diagnostico permitirá contribuir en su crecimiento,

destacándola por su calidad y cumplimiento en su sector, atendiendo de manera más eficiente
Internacional.
sus clientes y mejorando la rentabilidad de sus activos, así podrá posicionarse en el mercado
teniendo una armonía interna entre los procesos relacionas con los inventarios.
El proceso de inventarios es de gran importancia en la empresa, se puede concluir que la

empresa no cuenta con los controles adecuados para llevar el proceso, y como resultado se
genera menos flujo de efectivo, reflejando menos utilidades para la gerencia. Con el estudio
de caso se pretende dar opinión del estado actual del proceso, determinando todas las virtudes
con las que se ha trabajado hasta el momento, creando un panorama de mejora continua
mediante la retroalimentación y definición optima de controles como fueron expuestos por
categorías como lo fue en el área organizacional, control de inventarios, procesos y
distribución en el área física de la bodega.
Por lo que es importante resaltar que un aspecto importante es que el personal involucrado
en el proceso se debe mantener con capacitación constante, contando con los recursos
necesarios para el desarrollo de sus actividades, y al mismo tiempo que obtengan una
respuesta oportuna en el requerimiento de información y toma de decisiones.

Internacional.
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EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA DE

INVENTARIOS PARA LA EMPRESA MEDIGEN IPS S.A.S

LUISA FERNANDA SÁNCHEZ BERMÚDEZ

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

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LUISA FERNANDA SÁNCHEZ BERMÚDEZ

ESTUDIO DE CASO PRESENTADO COMO REQUISITO PARA

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

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Ilustración 1 Estructura Organizacional. 13

Tabla 1 Manual de almacenamiento. 19

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La presente propuesta de presentación de caso, hace referencia a como el control interno es

Palabras clave: control interno, inventarios, matriz DOFA, plan de mejora.

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El control interno permite lograr mayor transparencia en el manejo de los inventarios,

Estos componentes al aplicarse en el manejo de los inventarios, le permite a la empresa tener

Un inadecuado manejo y valoración de los inventarios pueden contribuir a la quiebra de los

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