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PROPUESTA DE SISTEMATIZACIN

1. MODELOS DE SISTEMATIZACIN
QualityERP es un sistema ERP (Enterprise Resource Planning / Planificacin de recursos empresariales) modular que integra de manera sencilla las transacciones administrativas y contables de cualquier empresa, consta principalmente de los siguientes mdulos: Inventarios, Facturacin, Cartera, Cuentas por Pagar, Tesorera, Contabilidad & Configuracin. Estos mdulos cuyo contenido es detallado ms adelante trabajan totalmente en lnea y de manera centralizada, disminuyendo el margen de error y aumentando la calidad tanto de la informacin registrada como de las estadsticas obtenidas, adems de permitirle conocer el estado real de su empresa en el momento que usted decida realizar cualquier consulta o generar cualquier reporte. QualityPOS es un paquete reducido que contempla los procesos bsicos para el funcionamiento de un punto de venta, siendo su costo ms reducido y su licenciamiento se establece por estacin (PC o Equipo), la informacin generada en un sistema de punto de venta est totalmente integrada a las estadsticas del sistema administrativo QualityERP.

2. LICENCIAMIENTO
Los productos QualityERP y QualityPOS, pueden ser adquiridos independientemente o juntos dependiendo las necesidades puntuales de su empresa, las modalidades del licenciamiento son las siguientes:

QualityERP, Modalidad Bsica (5 Estaciones).


Instalacin en Servidor Incluye la Instalacin del sistema administrativo QualityERP en un (1) Servidor, tambin incluye: Instalacin del Sistema Operativo en caso de requerirse para clientes en la ciudad de Barranquilla. (Se debe poseer la licencia del Sistema Operativo y sta debe ser adquirida por su empresa). Instalacin de Estaciones Incluye la instalacin del sistema QualityERP en cuatro (4) estaciones que se encuentren en la misma Red LAN del servidor.

QualityPOS, Modalidad Bsica


Instalacin en Servidor Si el sistema de punto de venta (QualityPOS) trabajara en lnea con un sistema administrativo (QualityERP), no ser necesaria la instalacin de un servidor en el punto de venta, pero si el punto de venta es adquirido independientemente del sistema administrativo, se realizar la instalacin del servidor en la misma estacin del punto de venta. Instalacin de Estaciones Se instalar una (1) estacin por licencia de QualityPOS adquirida.

3. MODIFICACIONES AL PRODUCTO Los paquetes de software propuestos no incluyen ningn tipo de modificacin, cualquier solicitud de modificacin a la aplicacin actual o desarrollo nuevo, ser estudiada y de resultar viable ser cotizada independientemente al costo de la licencia adquirida.

4. GARANTA QualityERP Con la adquisicin del sistema administrativo (QualityERP), automticamente quedar cobijado por un contrato de soporte de 1 Meses (30 das), que empezarn a contar desde el momento que se realice la instalacin y puesta en marcha del sistema en por lo menos una estacin.

QualityPOS Con la adquisicin del sistema de punto de venta (QualityPOS), automticamente quedar cobijado por un contrato de soporte de 15 das, que empezarn a contar desde el momento que se realice la instalacin y puesta en marcha del sistema en el punto de venta.

5. ACCESO REMOTO DE LAS ESTACIONES El acceso remoto de las estaciones al servidor principal se realiza por medio de diferentes herramientas tecnolgicas, siendo la ms popular y efectiva el servicio de Terminal Server, las licencias de Terminal Server (TSC), no estn incluidas en esta propuesta, de modo que de inclinarse por esta modalidad sera recesara la adquisicin de las licencias por parte del cliente.

6. SOPORTE TCNICO El servicio de soporte tcnico se brindar siempre bajo la modalidad de soporte adquirida por su empresa, cobijar cualquier inconveniente presentado exclusivamente con el software licenciado (QualityERP, QualityPOS), abarcando situaciones como: consultas sobre manipulacin de la aplicacin, capacitaciones de usuarios y diagnsticos de comportamientos inesperados por parte del sistema. NO se asume ninguna responsabilidad sobre inconvenientes causados por virus, problemas de interconexiones de redes o cualquier otra novedad ajena al desempeo de la aplicacin administrativa. Los alcances y limitantes del soporte tcnico estarn detalladas en el contrato de soporte.

COSTO DEL SOPORTE TCNICO El costo del soporte tcnico equivale al 10% del costo de la solucin completa implementada.

VIGENCIA DEL SOPORTE TCNICO Durante la vigencia de la garanta del software, el soporte tcnico no tendr costo alguno, una vez haya expirado el perodo de garanta puede solicitar la renovacin del contrato de soporte para adquirir la modalidad de soporte que ms le convenga, o bien no adquirir un contrato de soporte y cancelar el valor del servicio prestado cuando usted as lo solicite.

ACTUALIZACIONES DEL SISTEMA El sistema administrativo QualityERP evoluciona constantemente mejorando el rendimiento, corrigiendo Bugs o implementando nuevos informes, reportes o consultas. Estas actualizaciones se liberan peridicamente a un servidor en internet y el sistema QualityERP se encarga automticamente de descargarla y gestionar la actualizacin del archivo en cuestin. Este servicio solo est disponible para los clientes que estn cobijados por un plan de soporte tcnico.

7. INPLANTACIN O IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA Una vez adquirido el sistema en su versin correspondiente, se iniciar con el proceso de parametrizacicin de acuerdo a las especificaciones requeridas por su empresa, en este perodo se desplazar personal de soporte de Quality Systems Group hacia las instalaciones donde se requiera, para clientes en la ciudad de Barranquilla este proceso no tiene costo alguno, pero si hay necesidad de desplazarse a otras ciudades el cliente debe correr con los costos como se describen a continuacin: Tiquete Areo o Terrestre segn el caso. Hospedaje o Alojamiento Manutencin

8. REINSTALACIN DEL SISTEMA La reinstalacin del sistema en una estacin que ha sido formateada o que ha presentado fallos de hardware no presentar ningn costo para las empresas que tengan algn tipo de plan de soporte, para las empresas que no posean plan, se cobrar la tarifa vigente (tarifa mnima de asesora personalizada).

9. CONTENIDO DETALLADO DE CADA MDULO


MODULO DE ALMACN GENERALIDADES El sistema de inventarios permite registrar un catlogo completo de productos, servicios o combos de productos, controlando el IVA que manejan, completa parametrizacin contable por producto, clasificacin en Lneas & Sub Lneas de productos, descontinuar productos, asignacin de cdigo rpido para facilitar la bsqueda, manejo de cdigo de barras, unidades de medidas e imagen del producto, permite relacionar productos secundarios a un producto principal, para ser descargados automticamente cuando el producto principal es vendido y un sistema novedoso de tallas para moda y calzado brindando la posibilidad de ser creadas por el cliente y manejadas a su gusto. Adems de las transacciones de inventarios como son las entradas, salidas y transferencias de mercancas entre almacenes, todas stas con su respectivo reporte para impresin y soporte, posibilidad de exportar a PDF o Excel y de reimprimir la transaccin en cualquier momento. Consultas especializadas en el seguimiento a las transacciones, movimientos del Kardex y otras. 1. PARMETROS Catlogo de productos & Servicios Configuracin de transacciones de inventario

2. PROCESOS ADMINISTRATIVOS Toma & aplicacin de inventario Entradas & Salidas de mercancas por conceptos Transferencia entre bodegas Ordenes de compras

3. CONSULTAS Inventario general Inventario comparativo Balance del inventario Movimiento del kardex por producto

Movimiento del kardex por tipo de transaccin Movimiento diario del kardex Productos con stock mnimo

MODULO DE CARTERA GENERALIDADES


El sistema de cartera le permite registrar clientes con sus respectivos datos formateados especficamente para la presentacin de los medios magnticos, registro de saldos iniciales ya sea de notas dbito o facturas, realizacin de notas debito y crdito a clientes, Informes de cartera general, por almacn, por vendedor, por edades, cartera a una fecha de corte, estado de cuenta de clientes, etc. 1. PARAMETROS Administracin de clientes Conceptos de notas a clientes

2. PROCESOS ADMINISTRATIVOS Saldos iniciales de cuentas por cobrar Notas dbito y Crdito

3. CONSULTAS Estado de cuenta de clientes Informe general de cuentas por cobrar Informe general de cartera a una fecha de corte Anlisis horizontal de vencimientos de cartera Informe de cartera por vendedor

MODULO DE CUENTAS POR PAGAR

GENERALIDADES
El sistema de cuentas por pagar permite registrar informacin de proveedores con sus respectivos datos formateados especficamente para la presentacin de los medios magnticos, registro de compras a proveedores generando su respectiva cuenta por pagar y liquidando automticamente las retenciones del caso segn los parmetros establecidos, notas dbito y crdito a proveedores, saldos iniciales de cuentas por pagar, Causacin de gastos, informes de cuentas por pagar por almacn, estado de cuentas de proveedores, cuentas por pagar por edades y anlisis de compras de productos y proveedores. 1. PARAMETROS Administracin de proveedores Administrador de actividades comerciales Administracin de conceptos de notas a proveedores

2. PROCESOS ADMINISTRATIVOS Saldos inciales de cuentas por pagar Radicacin de facturas de proveedor Notas Dbito y Crdito Causacin de gastos

3. CONSULTAS Informe general de cuentas por pagar Anulacin de radicacin de facturas de proveedores Estado de cuenta de proveedores Informe de compras (Proveedor Vs Producto) Informe de compras (Productos Vs Proveedor)

MODULO DE TESORERIA

GENERALIDADES
El sistema de tesorera le permite registrar cajas, bancos, cuentas bancaras, chequeras, franquicias para ventas con tarjetas debito y crdito liquidando automticamente las comisiones y retenciones a las tarifas establecidas. Permite realizar recibos de caja de facturas a crdito o notas, recibos de caja por anticipos de clientes que pueden ser cruzados al momento de facturar o reembolsados por medio de un egreso, realizar comprobantes de egresos en 3 modalidades diferentes (Pago a Proveedores, Conceptos Predefinidos y Con cuentas contables directas), permite realizar notas bancaras y transferencia de fondos entre cajas y bancos, as como tambin consignar y transferir cheques entre almacenes. Estos procesos generan sus estadsticas de seguimiento. 1. PARAMETROS Administracin de conceptos de recibos de caja & comprobantes de egresos Administracin de conceptos de notas bancarias Administracin de Cajas, Bancos, Cuentas Bancaras & Chequeras.

2. PROCESOS ADMINISTRATIVOS Recibos de caja Comprobantes de egreso en 3 Modalidades Notas bancaras Transferencia de fondos Consignacin & Transferencia de Cheques

3. CONSULTAS Informe general de recibos de caja (Reimpresin, Anulacin & Consulta) Informe general de comprobantes de egresos (Reimpresin, Anulacin & Consulta) Movimiento detallado de cajas y bancos Informe de anticipos de clientes Informe general de cheques Informe de tesorera para cuadre de caja Informe de ventas con tarjetas para consolidacin bancara

MODULO DE FACTURACIN GENERALIDADES


El sistema de facturacin permite registrar clientes, vendedores asignados a un almacn, listas de precios por almacn, resoluciones de facturacin por almacn, autorizar descuentos sobre un producto especifico, bsqueda de productos por cdigo de barras, por cdigo rpido o bsqueda manual por nombre con filtro de coincidencias, permite vender productos en unidad ,paquetes o cajas, descuentos en ventas, retenciones automticas de acuerdo a parmetros, ventas en diferentes formas de pago (efectivo, cheque, tarjeta dbito, tarjeta crdito, anticipos y crdito), asignacin & control de cupos de crdito, devolucin de mercancas, cotizaciones, reimpresin & anulacin de facturas, estadsticas de ventas como facturacin general, escala de ventas de productos, Informe Fiscal (Comprobante diario de ventas), cuadre diario de caja. 1. PARAMETROS Administracin de clientes Administracin de listas de precios Administracin de resoluciones de facturacin Administracin de vendedores Administracin de bases de retencin Administracin de Impuestos de IVA

2. PROCESOS ADMINISTRATIVOS Facturacin a clientes Devolucin de mercancas Cotizacin de mercancas Cuadre diario de caja

3. CONSULTAS Informe general de facturacin (Reimpresin, Anulacin & Consulta) Escala de ventas de productos

Informe de utilidad en ventas Comprobante diario de ventas (Informe Fiscal) Facturacin mensual por centros con margen de utilidad global Informe de devoluciones de mercancas

MODULO DE CONFIGURACIN GENERALIDADES


El sistema de configuracin permite registrar los datos de las empresas con sus respectivas sucursales o puntos de venta, los usuarios que podrn acceder a la aplicacin, los perfiles de acceso de cada usuario, los almacenes en los que cada usuario puede realizar transacciones y configuracin interna del sistema. 1. PARAMETROS Parmetros de la empresa, almacenes y puntos de venta. Administracin de consecutivos Asignacin de consecutivos a transacciones Configuracin de reportes por almacn Administracin de Mens del Sistema

2. SEGURIDAD Administracin de usuarios del sistema Administracin de perfiles de acceso al sistema Control de usuarios por almacn o centro de costo.

MODULO DE CONTABILIDAD
1. PARAMETROS Plan nico de cuentas (PUC)

Fuentes contables Administracin de terceros Administracin de comprobantes contables Parametrizacin contable del sistema Numeracin de Libros

2. CONSULTAS Libro Diario Libro Auxiliar Balance General Balance de Prueba Libro diario por tercero Libro diario general resumido Extracto de cuentas corrientes Estado de resultados por centro de costo Balance general comparativo Balance de prueba comparativo Libro Mayor & Balance Libro Inventario & Balance

3. MEDIOS MAGNTICOS
Configuracin de Formatos, Conceptos & Cuentas. Generacin de Medios Magnticos

4. INFORMES FISCALES

Configuracin de Formulario de IVA & Retenciones Anexo de IVA & Retenciones

MODULO DE NMINA ACTUALMENTE SE ENCUENTRA EN DESARROLLO: ETAPA DE PRUEBA

PLATAFORMA DE HARDWARE

SERVIDOR
Procesador: Memoria: Sistema Operativo: Intel Core i3 o Superior 4Gb de RAM o Superior. 2003/2008 Server

ESTACIONES
Procesador: Memoria: Sistema Operativo: Pentium IV de 1.2Ghz o superior 1Gb de RAM, recomendable 2Gb Windows XP o Superior

Espacio en el disco duro: 120Mb el programa ejecutable. 15Mb la base de datos inicial. Su crecimiento depende del volumen de informacin que maneje la empresa.

INFORMACIN TCNICA

Lenguaje Programacin: Motor de Base de Datos:

Visual FoxPro 9.0, Visual Basic .NET 2010 SQL Server 2005/2008

IMGENES DE REFERENCIA CATALOGO DE PRODUCTOS & SERVICIOS

ENTRADAS, SALIDAS, TRANSFERENCIAS DE MERCANCAS Y ORDENES DE COMPRA

EJEMPLO DE DOCUMENTO GENERADO POR UNA ENTRADA DE MCIA

ADMINISTRADOR DE CLIENTES, VENTAS, CONSULTA Y ESTADO DE CUENTA

INFORME GENERAL DE CARTERA

INFORME GENERAL DE COMPRAS

ADMINISTRADOR DE CAJAS, BANCOS Y FRAQUICIAS DE TARJETAS

RECIBOS DE CAJA Y COMPROBANTE DE EGRESOS

ADMINISTRADOR DE PROVEEDORES Y CONSULTA DE EGRESOS

REFERENCIAS COMERCIALES

Almacen Zalma Direccion. C C Portal del Prado Telefono. 379 18 51 Tipo de Establecimiento. Almacen de Cosmeticos Contacto. Alicia Camargo

Almacn AudioColor Center Direccion. C C Portal del Prado Telefono. 370 37 45 Tipo de Establecimiento. Almacen de Tecnolgia Contacto. Edwin Buritica

Agropecuaria la Unin Direccion. Cll 10 N 4-43 (Guamal) Telefono. 418 25 16 Tipo de Establecimiento. Almacen Agropecuario Contacto. Yibis Barraza

Hotel La Calera Direccion. Cra 41 N 43 -55 Telefono. 340 64 95 Tipo de Establecimiento. Hotel Contacto. Miguel Angel Diaz

Plaza de la Cerveza Direccion. Plaza de la 8

Plaza de la Cerveza Direccion. Plaza de la 14

Plaza de la Cerveza Direccion. Plaza de la 21

Plaza de la Cerveza Direccion. Plaza de la Malibu

Mundial de Lubricantes Direccion. Cll 59 N 50 65 Telefono. 319 83 29 349 52 23 Tipo de Establecimiento. Almacen de Lubricantes Contacto. Sandra Carreo

Almacen Rinoceronte Direccion. Cll 35 N 44 -35 Telefono. 370 37 71 Tipo de Establecimiento. Cacharreria Contacto. Patricia Salas

Almacen Diamante Direccion. Cll 45 N 1 - 85 C C Metro Centro Local 127

Telefono. 364 28 48 Tipo de Establecimiento. Almacen de Ropa Contacto. Esteban Duque

Almacen Moda Urbana Direccion. Cll 45 N 1-85 C C Metro Ce ntro Local 174 Telefono. 363 20 16 Tipo de Establecimiento. Almacen de Ropa Contacto. Pablo Garcia

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