MANUAL DE FUNCIONES

1. DESCRIPCIÓN
1.1 CARGO 1.2 MISION
Ejecutar, controlar, y apoyar los proceso
ASISTENTE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA de proveedores y gestión organizacional
técnicos, administrativos y financieros d
2. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS DEL CARGO
• Recolectar, consolidar, administrar y mantener actualizada la información asociada a los procesos de la dependen
• Elaborar la correspondencia que le sea solicitada de manera ágil y oportuna.
• Gestionar requisiciones, solicitudes de cotizaciones, ordenes de compra, pedidos, manejo de proveedores, según
• Realizar las actividades al manejo de caja menor, de acuerdo a las políticas, procedimientos y normas definidas.
• Realizar cualquier otra función, en el ámbito de su competencia, que le sea asignada por su jefe inmediato.
• Velar por la correcta utilización de equipos y materiales bajo su responsabilidad.
• Apoyar las actividades del proceso contable y financiero.
• Manejo del listado de proveedores y evaluación de los mismos.
• Seguimiento a las ordenes de compras.
• Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras.
• Programar, ejecutar, la orden de exámenes médicos ocupacionales del personal de la obra a la IPS contratada.
•Solicitar el diagnostico de condiciones de salud a la IPS contratada.
• Entregar copia del contrato laboral y pago de parafiscales a todo el personal de obra.
• Manejo de la contratación y archivar la documentación del personal que labora en el proyecto.
• Informar a tiempo todas las citas, reuniones o llamadas que al Director de proyectos y al Director de obra, tiene o
• Realizar las afiliaciones de seguridad social tales como EPS, ARL, Pensión, CCFH y/o cualquier novedad que se
antiguos.
3. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES EN HSEQ
• Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo.
• Cumplir con el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.
• Participar en el Cronograma de Inducción, Re-inducción, Capacitación y Entrenamiento del Personal.
• Acatar y cumplir el Plan de Manejo Ambiental y el Plan de Emergencias.
• Participar con el Comité de Convivencia Laboral y el COPASST.
• Participar y realizar seguimiento al reporte de actos y condiciones inseguras
• Participar en la investigación de incidentes ocupacionales y ambientales.
• Reportar productos o servicios no conformes.
• Velar por su autocuidado y el de sus compañeros, utilizar la dotación y elementos de protección personal suminis
• Mantener limpia el área de trabajo después de realizar sus actividades.
4. RESPONSABILIDADES DEL CARGO POR:

• Responder por la adecuada custodia y conservación de los bie

EQUIPOS, MAQUINARIA los del Cliente; velar por el manejo y conservación de los elemen
entregados para el cumplimiento de sus funciones.
• Es responsable directo de títulos y valores.

RENDICIÓN DE CUENTAS • Reportar al contador de sus actividades financieras al contador

al director de Proyectos y director de Obra.
 Utilizar elementos de protección (casco, tapa oídos, guantes, gaf
ELEMENTOS DE PROTECCIÒN PERSONAL (Camisa Manga Larga, Botas de seguridad, Jeans, etc.). O cuan
necesario.
5. AUTORIDAD
• Las decisiones que se toman se basan en instrucciones específicas, órdenes y/o guías de acción, a nivel operativo.
Verificar que los materiales y equipos estén en obra.
• Rehusarse a ejecutar una actividad que ponga en peligro su seguridad, salud y la de sus compañeros.
6. COMPETENCIAS LABORALES
Técnica en algún área o estudiante universitaria de
EDUCACIÓN PROFESIÓN ingeniería, administración y/o afines.
ESPECIALIZACIÓN N/A
EXPERIENCIA Mínimo (1) años de experiencia en trabajo similares.

ENTRENAMIENTO Ver cronograma de Inducción, Re-inducción, capacitación y entrenamiento.

• Principios y prácticas de contabilidad. •Redacción, ortografía y sintaxis.
•Herramientas informativas básicas.
CONOCIMIENTO • Manejo de los procesos administrativos del área de su competencia.

7. POSIBLES RIESGOS
POSIBILIDA
RIESGOS
NINGUNO BAJO
Físicos
Químicos X
Biológicos X
Biomecánicos
Psicosociales
Condiciones de Seguridad
Fenómenos Naturales X

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE REVISION VERSIÓN CAMBIOS
 CODIGO: M-RRHH-001
VERSION:1 DE FECHA: 02-03-17
PAGINA:1 DE 1
N
1.2 MISION DEL CARGO
trolar, y apoyar los procesos de compras menores, caja menor, manejo
es y gestión organizacional. Apoyo a los demás procesos legales,
ministrativos y financieros de la obra.
SPECÍFICAS DEL CARGO
s procesos de la dependencia.

ejo de proveedores, según el procedimiento de compras.

entos y normas definidas.
or su jefe inmediato.

obra a la IPS contratada.

al Director de obra, tiene o ha de recibir.

cualquier novedad que se presenta con los empleados nuevos y

DADES EN HSEQ

o del Personal.

rotección personal suministrados por la empresa.

CARGO POR:

a y conservación de los bienes de la UNION TEMPORAL DAGA como

onservación de los elementos, maquinaria y equipos de oficina
us funciones.
alores.

des financieras al contador. • Suministrar información clara y precisa

Obra.
co, tapa oídos, guantes, gafas, etc.) además de su respectiva dotación
ridad, Jeans, etc.). O cuando lo Coordinador de HSEQ los estime

, a nivel operativo. •

ñeros.
SOPORTE
niversitaria de Diploma o Acta de Grado. Certificado de
Estudios.
N/A
milares. Certificaciones.
Registro de Asistencia a capacitación o
ntrenamiento. certificados
sintaxis.

ea de su competencia. Certificaciones.

GOS
POSIBILIDADES
BAJO MEDIA ALTO
X

X
X
X
X
X

CAMBIOS