MVD Quality

Guía de Usuario - Auditorías

Guía de usuario – MVD Quality

Índice

Índice ........................................................................................................................................................................... 2
Alcance de esta guía .................................................................................................................................................... 3
Página principal............................................................................................................................................................ 4
AUDITORÍAS ............................................................................................................................................................. 5
Alta de un Plan de Auditoría ................................................................................................................................ 6
Alta de una Auditoría ........................................................................................................................................... 7
Alertas sobre Auditorías ...................................................................................................................................... 8
Edición de una Auditoría.................................................................................................................................... 10
Visualización de una Auditoría .......................................................................................................................... 13
Edición de un Plan de Auditoría......................................................................................................................... 15

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Alcance de esta guía

Este documento es una guía de uso de MVD Quality.

MVD Quality es el software desarrollado por MVD Technologies para simplificar y aumentar la efectividad de los
Sistemas Integrados de Gestión de las Organizaciones. Está adecuado a las normas ISO 9001:2015, ISO
14001:2015, OHSAS 18001, ISO 45001:2018, ISO 22000, ISO 27001. Además MVD Quality es altamente
configurable, lo que permite adaptarlo al uso de otras normas y a los requisitos de cada organización.
MVD Quality también es ideal para quienes sin estar certificados busquen una herramienta para la gestión
estratégica de su organización.
Más allá de facilitar la implementación de las distintas normas el valor fundamental de MVD Quality está en
ayudar a las organizaciones a mejorar su gestión y permitir que la Alta Dirección de la organización tenga los
elementos necesarios para definir la estrategia y controlar el cumplimiento de los objetivos.
MVD Quality no sustituye a un ERP sino que se complementa con estos. Mientras que un ERP hace foco en la
operativa diaria MVD Quality se enfoca en los aspectos estratégicos que a largo plazo llevan al éxito a las
organizaciones.
MVD Quality está pensado para adaptarse a cualquier tipo de organización por lo que todas sus pantallas son
sumamente modificables y cuenta con cientos de posibles puntos de configuración. Sumado a esto, MVD Quality
se basa en la plataforma Microsoft SharePoint que le brinda aún más posibilidades de modificación.
Esta guía no pretende ser un manual exhaustivo de todas las posibles modificaciones ya que son muy grandes y
exceden el alcance y objetivo planteado en el documento. Por ello se brinda una guía de los principales puntos
que los usuarios pueden realizar en el día a día. Todo lo referente a modificaciones en la estructura si bien es
posible realizarlo por un usuario administrador, sugerimos comunicarse con soporte de MVD Technologies para
que lo hagan con seguridad y buscando la mejor opción.
Si el usuario lo desea también puede profundizar en la plataforma Microsoft SharePoint ya que todo lo brindado
por ésta se encuentra disponible en MVD Quality.

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Pagina principal
El menú principal de MVD Quality permite el acceso directo a las principales funcionalidades del sistema las
cuales dependerán de los permisos asignados al usuario.
Entre las herramientas se incluyen:

 Seguimiento y Control
 Gestión documental
 Círculos de mejora
 Gestión de RRHH
 Indicadores
 Calibración de instrumentos
 Políticas y objetivos
 Gestión de Clientes
 Gestión de Proveedores
 Procesos
 Documentos Vigentes
 Gestión Ambiental
 Gestión de Riesgos
 Seguridad y Salud Laboral
 Mis tareas pendientes.

Figura 1 Menú principal MVD Quality

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AUDITORÍAS
En el módulo de Seguimiento y Control se encuentran los Planes de Auditoría.
Dentro de un Plan de Auditoría se definen cada una de las Auditorías correspondientes a ese plan. Por ejemplo,
se puede definir un plan semestral de auditorías y dentro de ese plan, cada una de las auditorías que se realizarán
en ese semestre.
Figura 2 Planes de Auditorías

Ingresando en este punto, se visualizará un calendario con las Auditorías del mes en curso. A la derecha, sobre el
menú se verán los planes definidos ordenados por fecha y un link para ver “Todas las Auditorías“ cada una con el
plan asociado.

Figura 3 Página de inicio Planes de Auditorías

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Alta de un Plan de Auditoría

Para dar de alta un nuevo Plan se selecciona nuevo elemento desde el menú derecho.
Figura 4 Nuevo elemento Plan de Auditoría

En el Alta se definen los datos propios del plan:

- Nombre
- Fecha desde (fecha de inicio del Plan)
- Fecha hasta (fecha de fin del Plan)
- Responsable/s del Plan

Posteriormente, se agrega cada una de las auditorías asociadas a ese plan.

Figura 5 Alta de Plan de Auditoría

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Alta de una Auditoría

Con la opción Agregar se dan de alta las Auditorías.
El sistema solicita que se agreguen los siguientes datos:

 Nombre de la auditoría
 Fecha planificada
 Fecha y hora desde (opcional en el alta)
 Fecha y hora hasta (opcional en el alta)
 Estado de la auditoría
 Auditores internos - usuarios del MVD Quality
 Auditores externos – no son usuarios de MVD Quality
 Auditados - usuarios del MVD Quality
 Notificar Auditados (Ver Alertas para Auditados).

Figura 6 Alta de Auditoría

Los estados de una Auditoría son:

- Pendiente (la auditoría está pendiente de realización)
- Aprobada (la auditoría fue aprobada para su realización)
- Cancelada (la auditoría no se realizará)
- Realizada (la auditoría ya fue realizada).

Nota: La opción Aprobada se utiliza solamente para los casos en que se requiere una aprobación por parte de la
Dirección.

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Alertas sobre Auditorías

MVD Quality notifica sobre la existencia de una auditoría a los Auditores y a los Auditados.

Las notificaciones son las siguientes:

Alertas para Auditores

1. Alta de Auditoría: En el momento que se ingresa una Auditoría, MVD Quality envía un mail a cada Auditor
informándole que se le ha asignado una Auditoría. En ese mail se envía el título de la auditoría, la fecha
planificada y un link para visualizar el registro. Las condiciones que deben cumplirse para que se envíe
esta notificación son las siguientes:
a. Se ingresó una fecha planificada
b. Se ingresó por lo menos un Auditor interno (usuario del sistema)
c. La auditoría se encuentra en estado Pendiente o Aprobada

2. No han ingresado datos: 10 días antes a la fecha de auditoría, MVD Quality envía un mail a cada Auditor
notificándole que no ha ingresado una fecha de inicio en una auditoría que se encuentra próxima a
realizarse. Este mail está alertando a los Auditores qué han olvidado actualizar los datos y vuelve a
repetirse 5 días antes de la auditoría si no se ha realizado ninguna acción. Se envía el título de la
auditoría, la fecha planificada y un link para editar el registro. Las condiciones que deben cumplirse para
que se envíe esta notificación son las siguientes:
a. No se ingresó una fecha desde
b. Se ingresó por lo menos un Auditor interno (usuario del sistema)
c. La auditoría se encuentra en estado Pendiente o Aprobada

3. Recordatorio de Auditoría: 7 días antes a la fecha de auditoría, MVD Quality envía un mail a cada Auditor
recordándole que la auditoría se encuentra próxima a realizarse. Este mail vuelve a repetirse 1 día antes
de la auditoría. Se envía el título de la auditoría, la fecha y hora de comienzo y un link para visualizar el
registro. Las condiciones que deben cumplirse para que se envíe esta notificación son las siguientes:
a. Se ingresó una fecha y hora desde
b. Se ingresó por lo menos un Auditor interno (usuario del sistema)
c. La auditoría se encuentra en estado Pendiente o Aprobada

Alertas para Auditados

1. Notificar Auditoría: 7 días antes a la fecha de auditoría, MVD Quality envía un mail a cada Auditado para
notificarle que recibirá una auditoría. Este mail vuelve a repetirse 1 día antes de la auditoría. Se envía el

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título de la auditoría, la fecha y hora de comienzo, la fecha y hora de fin y el/los auditores que realizarán
la auditoría. Las condiciones que deben cumplirse para que se envíe esta notificación son las siguientes:
a. Se ingresó una fecha y hora desde
b. Se ingresó por lo menos un Auditor interno (usuario del sistema)
c. Se ingresó por lo menos un Auditado (usuario del sistema)
d. La auditoría se encuentra en estado Pendiente o Aprobada
e. La opción Notificar Auditados dentro del registro de la Auditoría está marcada

Nota: Las alertas siempre toman en cuenta una fecha para enviarse. MVD Quality calcula la diferencia entre la
fecha de la auditoría y el día de hoy. Si el resultado es igual o menor a la cantidad de días indicado para enviar la
alerta, la envía. En caso contrario no lo hace. La alerta será enviada una única vez y luego cuando sea el momento
de repetirla. Se muestran 3 ejemplos con la alerta “Notificar Auditorías” para Auditados.
- La fecha de inicio de la auditoría es el día 27/07.
- La cantidad de días de cálculo para notificar es 7 días.
- La notificación debería ejecutarse el 20/07: 27/07 - 7 días = 20/07

Hoy es: Cálculo Resultado

15/07 (27/07 - 15/07)>7 días No se envía la alerta
20/07 (27/07 -20/07)=7 días Se envía la alerta
23/07 (La auditoría se ingresó hoy) (27/07 - 23/07)<7 días Se envía la alerta

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Edición de una Auditoría

Una auditoría se puede editar haciendo clic en la auditoría específica o en la opción “Todas las Auditorías” en el
menú de la derecha.
Figura 7 Edición desde una Auditoría específica

Figura 8 Seleccionar Editar en una Auditoría

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Figura 9 Edición de una Auditoría

La otra forma de hacerlo es desde “Todas las Auditorías”

Figura 10 Edición desde “Todas las Auditorías”

La edición puede realizarse para finalizar el ingreso de datos que no se incluyeron en el alta, para modificar
cualquier dato y/o para modificar el estado de la auditoría.
Especialmente cuando una auditoría fue culminada, se debe editar el registro, cambiar el estado a “Realizada” e
ingresar los hallazgos (Eventos) encontrados (No Conformidades, Observaciones, etc.).
Los Eventos ingresados quedan asociados y se visualizan dentro de la misma auditoría. Además, son Eventos que
se gestionan a través del módulo de Seguimiento y Control.

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Figura 11 Despliegue de Auditorías a Editar

Figura 12 Editar una Auditoría

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Figura 13 Edición de una Auditoría

Visualización de una Auditoría

Dentro de la pantalla principal del módulo de Planes de Auditoría (Ver Figura 3 Página de inicio Planes de
Auditorías), se accede a la visualización de todas las Auditorías. Existen 3 vistas por defecto, las cuales se
muestran a continuación:
Figura 14 Lista simple

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Figura 15 Calendario

Figura 16 Cronograma (Diagrama Gantt)

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Edición de un Plan de Auditoría

Para editar un Plan de Auditoría es necesario hacer clic sobre el mismo desde el menú derecho.
Figura 17 Editar un Plan de Auditoría

También, se pueden visualizar todos los planes de auditoría eligiendo “Planes de auditoría” en el menú derecho.
Desde la lista de planes, se podrá editar un plan en particular haciendo clic sobre el mismo.

Figura 18 Editar un Plan de Auditoría

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Figura 19 Editar el Plan de Auditoría

Figura 20 Edición de un Plan y Auditorías vinculadas

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