MATERIAL DE ESTUDIO NORMA

INGENIERO ALVARO
210601027 REGISTRAR SANCHEZ

INFORMACION
 REGISTRO: DEFINICIÓN, TIPOS DE REGISTRO MANUALES Y
DIGITALES, NORMATIVA, GUÍA TÉCNICA

 Leer Guía Técnica Colombiana GTC 185, adjunta.

 Según la GTC 185 uno de los elementos esenciales en el procedimiento de registro,
recibo y despacho de correspondencia es el código.
 Sistema de información (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento
y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior,
generados para cubrir una necesidad o un objetivo .
 Los documento pueden estar representado de forma manual o digital.
 Los documentos donde se registran los ingresos y egresos, solo en los formatos
autorizados.
 Una tecnica utilizada para la verificación de los soportes documentales, es la
lectura
 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO: CARACTERÍSTICAS,
TÉCNICAS, MANUALES, NORMATIVA
 a) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que
se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para ot orgar
seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
 b) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza
de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corres ponda
al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
 Integridad: garantía de la exactitud y completitud de la información de la información y los métodos de su procesamiento.
• Disponibilidad: aseguramiento de que los usuarios autorizados tienen acceso cuando lo requieran a la información y sus activos
asociados.
 El registro de información en el sistema de información se debe hacer de acuerdo al procedimiento de registro, tecnología dis ponible y
funciones del cargo.
 Autenticación la seguridad informática determina que el usuario debe identificarse al momento de utilizarlos y posteriormente el
sistema verifica dicha información, por medio de una usuario y contraseña.
 Integridad la propiedad que busca mantener los datos libres de modificación no autorizados, al utilizar un sistema de informa ción.
 Existen cinco formas básicas de organizar la información: por :
 Ubicación: Las estructuras de organización por ubicación se usan cuando estamos presentando artículos que se distinguen por su
procedencia o ubicación actual.
 alfabético: El órden alfabético es útil cuando se quiere organizar enormes cantidades de información, y los artículos son relativamente
homogéneos (por ejemplo: nombres en un directorio telefónico)
 tiempo:os esquemas cronológicos, o por tiempo, sirven para organizar eventos que ocurren en secuencia, o que tienen una duración
concreta.
 categoría,:La organización por categoría es una de las más comunes: consiste en agrupar los artículos en base a categorías conocidas.
 Jerarquía: La organización por jerarquía es útil cuando los artículos a estructurar varían de importancia, de mayor a menor y vice -versa,
o cuando representan volúmenes diferentes .
 Las técnicas de registro agilizan la tarea de ingresar información , ya que facilitan el proceso de reunir y procesar informacion.
 HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS: CELDAS, SISTEMA DE
INFORMACIÓN
 Un a h o ja d e c á lc ulo o pl a n illa e l e c t ró nica e s un t i po de do c um e n to, q ue pe rm i te m a n ipular da to s
n um é ricos y a l fa n uméricos di s pue stos e n fo rm a de t a bl a s co m pue stas po r ce l da s ( l a s cua l e s s e s ue l en
o rg a niz ar e n un a m a t ri z bi di m ensional de fi l as y c o l umnas ). Co n e s t a s s e pue de n h a c e r s um as, rest as, et c . .
E s t a s o pe ra c iones s e o bt i e nen po r m e dio de ra n g o s l o s c ua l e s s e de n o min an e l c o n j un to de c e l das
c o n t i nuas.
 Arc h i vos d e tex to d e va l or e s s e p a r a d os p o r c o m as ( .c s v ), e n l o s q ue e l c a rá c te r de c o m a ( , ) s ue l e s e pa ra r
c a da c a m po de tex to . E s t a s ex te n s iones s e ut i l i zan pa ra ex po r t a r e i m po r t a a rc h ivos q ue s e g e n era n e n
h o j as de c a l c ulo.
 E l i n st ruc t ivo de l s i s tema de i n fo rmac ión e s a q ue l q ue s e de be c o n s ult ar s i s e t i e n e duda de l m a n ejo de l
a pl i c at ivo, n o to da s l a s e m pre sas l o s g e n e ran, pe ro de be rí a n h a c e rlo pa ra q ue l a s pe r s on as te n g a n un a
g uí a de a poyo .
 Un paquete de oficina o paquete ofimático , una suite d e oficina o suite ofimática , una serie de
oficina o se rie ofim át ica, paquete de programas de oficina , es la recopilación de aplicaciones
informáticas utilizadas en oficinas, para realizar diferentes funciones sobre archivos y documentos,
como crear, modificar, organizar, escanear, imprimir, entre otros .
 Microsof t Word es la herramienta de ofimática que se utiliza para elaborar documentos y redacción
de informes.
 INFORMACIÓN: DEFINICIÓN, TIPOS DE ACCESO, LENGUAJE
TÉCNICO
 Dato es el elemento primario de la información conformado por símbolos (letras, números,
dibujos, señas, gestos) que reunidos pueden cobrar significación. Solo o aislado el dato no
posee relevancia, pero utilizado en las premisas de un razonamiento puede llevarnos a
una conclusión.
 Es verdad que cuando se habla de información, se hace referencia a los datos que han sido
procesados o tratados y que tengan un significado real para la toma de decisiones dentro de las
organizaciones.
la información debe ser accesible, estar disponible para los usuarios, presentarse en el formato
adecuado para satisfacer las necesidades.
 La información es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que
cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje .
 Codificación es asignar símbolos a unidades o grupos de datos de tipo cualitativo, para operar
con ellos como si fueran datos cuantitativos, también se conoce como segmentar y reorganizar
los datos por medio de categorías. La clasificación se puede dar de forma: numérica,
alfanumérica, multimedia, compresión, entre otros..
La informacion contenida en los informes tiene como finalidad comunicar informacion practica
del objeto del mismo.
DATOS: DEFINICIÓN, CARACTERÍSTICAS, ESTRUCTURA

 Cifra, letra o palabra que se suministra a la computadora como entrada y la máquina almacena en un
determinado formato."al introducir palabras o números en una hoja de cálculo, la computadora los
procesa y los almacena como datos en código binario«.
 hay dos tipos de datos:
 Cualitativos: Son aquellos que responden a la pregunta ¿cuál? O ¿cuáles? Aquí hay datos como
el color, los sentimientos, etcétera.
 Cuantitativos : Son aquellos datos que siempre están referidos a los números. Por ejemplo precio,
altura, edad, etcétera.
estructura de datos es una forma par ticular de organizar datos en una computadora para que puedan
ser utilizados de manera eficiente. Diferentes tipos de estructuras de datos son adecuados para
diferentes tipos de aplicaciones, y algunos son altamente especializados para tareas específicas .
 Existen numerosos tipos de estructuras de datos, generalmente construidas sobre otras más simples:
 Un vector es una serie de elementos en un orden específico, por lo general todos del mismo tipo (si
bien los elementos pueden ser de casi cualquier tipo). Se accede a los elementos utilizando un entero
como índice para especificar el elemento que se requiere. Las implementaciones típicas asignan
palabras de memoria contiguas a los elementos de los arreglos (aunque no siempre es el caso). Los
arreglos pueden cambiar de tamaño o tener una longitud fija .
 El registro es uno de los tipos de estructura de datos, ya que en conjunto tienen mayor interpretación,
el registro unifica valores relacionados formando una secuencia.
 FORMATOS: DEFINICIÓN, TIPOS

 El formato es el conjunto de las características técnicas y de presentación de un

texto, objeto o documento en distintos ámbitos, tanto reales como virtuales.
También esta la definición del formato que se emplea para el registro de la
información que da evidencia de una actividad. La implementación de estos
formatos buscan la custodia y reserva de la información , por eso se debe conservar
con cuidado y vigilancia.
 Tipos de formatos de fotografías bmp, jpg, gif, png
 Tipos de formatos de documentos :
 Doc: documento de of fice, pdf: archivos de formato de documento portátil , txt:
documento de solo texto, etc…
 Formato pdf, sirve para restringir la modificación del texto
 SOPORTE: DEFINICIÓN, TIPO, CARACTERÍSTICAS,
NORMATIVA
 Los soportes documentales es el principal componente de una base de datos, que debe
conservarse teniendo en cuenta las normas técnicas de la organización y legislación
vigente, para facilitar la consulta de información.
 Tipos de soportes documentales, para los casos donde se requieran soportes
documentales que integran imágenes en movimiento y sonidos registrados son
audiovisuales. Los soportes documentales se deben destruir siempre y cuando hayan
superado el plazo legal de custodia.
 De acuerdo a las nuevas tecnologías la conservación de los soportes documentales los
medios donde se pueden guardar son: tablets, celulares, computadores y cualquier
dispositivo electrónico.
 Los soportes documentales deben ser conservados según conservados con
características durabilidad y calidad, siempre garantizando condiciones seguras para su
conservacion.
 Estos soportes documentales deben ser organizados según las tablas de retención
documental.
CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN: NORMATIVA

 Ley Estatutaria 1581 de 2012, el principio de confidencialidad hace referencia a que

todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no
tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la
información
 En cuanto a la confidencialidad, es aconsejable que la empresa celebre acuerdos de
confidencialidad y custodien la información de acuerdo con la normatividad vigente.
Según lo anterior, la confidencialidad se entiende como contrato.
 Confidencialidad de la información se debe asegurar la informacion sostenible.
 Norma ISO 27002: El dominio política de seguridad La norma ISO 27002 protección de
los datos, proporciona diferentes recomendaciones de las mejores prácticas en la
gestión de la seguridad de la información a todos los interesados y responsables para
iniciar, implementar o mantener sistemas de gestión de la seguridad de la información.
La seguridad de la información se define en el estándar como “la preservación de la
confidencialidad, integridad y disponibilidad .
 La ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del
Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”
NORMATIVA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO:
POSTURAS

 Según la norma de seguridad y salud en el trabajo para prevenir este tipo de

problemas se debe tratar de mantener las muñecas en postura recta, y
procurar que el teclado se ubique a la misma altura que los brazos.
 Unas de las principales lesiones que se generan al utilizar los computadores
son fatiga visual, problemas de cuello y espalda.
 para evitar los riesgos que ocasiona el trabajo con el computador, se debe
hacer uso de una buena pantalla, la cual debe ser brillante y nítida, así
como también debe poseer un buen contraste y no tener parpadeos. En lo
posible, la persona debe tratar de ubicarse a una distancia de la pantalla
de 50 cm a 70 cm.
 De acuerdo ala ergonomia no son lo costosos de lós elementos, si no lo
cômodos y optimos que puedan ser para un desempeño laboral, como lo
puede ser uma silla, un descansa pies , etc
 Según la ergonomia son três elementos principales de un lugar de trabajo:
humano, maquina y ambiente.
 BASE DE DATOS

 Una Base de Datos es la recolección de una cantidad determinada de cúmulos de

información los cuales están relacionados unos con otros. También es un conjunto
de información que esta estructurado de forma especifica para que su contenido
sea de fácil consulta y acceso.
 ERGONOMIA

 El objetivo principal de la ergonomía es mejorar la calidad de vida del trabajador en

su ambiente de trabajo, mejorando la calidad en la interacciónhombre – maquina, a
través de acrecentar la eficacia funcional de las herramientas, se busca
incrementar el bienestar del usuario final aumentando los
valores de seguridad, salud y satisfacción por la labor realizada. Para lograr
incrementar la eficacia de las herramientas, es imprescindible considerar los
aspectos humanos en su diseño.
 Para ello busca la relación funcional entre hombre, maquina y ambiente.