Caso de Estudio

Antecedentes:
El capítulo PMI Perú Región Sur está planificado realizar el Congreso Internacional en
Dirección de Proyectos 2022 los días 29 y 30 de noviembre del 2022.

A continuación, se detalla los objetivos y las principales actividades del proyecto.

Objetivos:
Los objetivos del evento son:
• Fortalecer la interacción entre profesionales y empresas relacionados con la gerencia de
proyectos.
• Ofrecer un espacio de crecimiento profesional a través de exposiciones y presentaciones
de muy alto nivel académico.
• Compartir experiencias y lecciones aprendidas con los asistentes.
• Otorgar PDUs que permitan a los profesionales certificados mantener su certificación.
• Promover los programas de educación continua y servicios Consultoría de los
patrocinadores del evento.
• Apoyar la participación de los miembros del Capítulo en actividades de gran impacto en la
comunidad.

Actividades principales del proyecto:

• Se realizará una convocatoria para reclutar miembros del capítulo quienes serán
voluntarios para formar parte del equipo organizador del evento.
• Se convocarán a las consultoras e instituciones educativas especializadas en dirección de
proyectos para ver si están interesados en patrocinar el evento.
• Se creará un plan de marketing del evento.
• Se realizará una convocatoria para seleccionar expositores del proyecto. El proyecto
contará con por lo menos 6 expositores extranjeros.
• Se creará un comité de evaluación de ponencias.
• Se desarrollará un plan de gestión de adquisiciones para el evento.
• Se desarrollará un presupuesto del proyecto, el cual no podrá exceder los ingresos
estimados por patrocinios y pago de entradas de asistentes del evento.

Bases del Evento:

Organizador: Capítulo PMI Perú Región Sur.
Fecha de realización del evento: 29 y 30 de noviembre del 2022.
Sede del evento: Aún por definir, se espera un hotel de 5 estrellas (modalidad presencial).
También se tendrá disponible el acceso en la modalidad virtual a través de una plataforma
virtual.

El evento tendrá un costo para el público en general estimado de:

Opción 1 (presencial)
Inscripción: 300 dólares
Incluye 2 noches de hospedaje, alimentos, memorias del evento y certificado de asistencia.

Opción 2 (presencial)
Inscripción: 120 dólares
Incluye memorias del evento y certificado de asistencia.

Opción 3 (virtual)
Inscripción: 70 dólares
Incluye memorias del evento y certificado de asistencia.

Tener en cuenta que los recursos de personal utilizados en el congreso son voluntarios quienes
pertenecen a la comunidad del PMI Perú Región Sur. Sin embargo, de ser considerado
necesario, se podrá adquirir recursos de personal externos (especializados) para ciertas
actividades que lo requieran.

Ing. Carlos Acuña, MBA, PfMP, PgMP, PMP, PMI-SP, PMI-RMP, PMI-ACP, PMI-PBA, CBAP
Desafíos

La semana pasada, el director del proyecto de realización del congreso, quién fue asignado
hace tres meses, envió una carta de renuncia al proyecto señalando que ha aceptado una
oferta de trabajo en el extranjero.

Usted ha sido asignado como director del proyecto y cuenta como principal restricción el corto
tiempo para planificar el evento. Usted se reunió recientemente con el anterior director de
proyecto y el único avance que le mostró es una EDT/WBS (anexo 1).

Solución

Según la información mostrada en este caso su equipo deberá desarrollar los siguientes
entregables:

1. Matriz de Poder / Interés.

2. Registro de interesados.
3. Matriz de evaluación del involucramiento de los interesados.
4. Definir una estrategia de gestión para cada interesado identificado.
5. EDT/WBS.
6. Cronograma del proyecto
7. Presupuesto del proyecto.
8. Matriz de asignación de responsabilidades (RAM)
9. Matriz de comunicaciones
10. Criterios de selección de vendedores (seleccionar los componentes de la EDT en la que se
necesite trabajar con proveedores).
11. Lista de Proveedores, descripción de productos o servicios a adquirir, y tipos de contratos
para cada caso (incluir justificación).
12. Diagramas de flujo para los siguientes procesos:
a. Selección de proveedores
b. Selección de expositores del congreso.

Ing. Carlos Acuña, MBA, PfMP, PgMP, PMP, PMI-SP, PMI-RMP, PMI-ACP, PMI-PBA, CBAP
Anexo 1

1. Proyecto: Realización de
un Congreso

1.1 Planificación 1.2 Publicación 1.3 Ponencias 1.4 Logística 1.5 Desarrollo del 1. 6 Gestión del
del evento del evento evento Proyecto

1.2.1 Elaboración de 1.4.1 Evaluación 1.6.1

1.3.1 Elaboración 1.5.1 Registro de
1.1.1 Selección trípticos y emails de de Local y servicios
de convocatoria participantes Iniciación
de temas a tratar invitación
para ponencias
1.2.2 Elaboración de 1.5.2 Inauguración
1.1.2 Selección 1.3.2 Invitación a 1.4.2 Solicitud de 1.6.2
cartas de invitación al del evento
expositores cotizaciones
de público público objetivo Planificación
objetivo 1.5.3 Expositores
1.3.3 Recepción de 1.4.3 Evaluación y conferencias
1.1.3 Definición 1.2.3 Publicación ponencias de cotizaciones 1.6.3
de necesidades en la Página Web
Ejecución
del evento de la empresa org 1.3.4 Envío de
1.4.4 Contrato de 1.5.4 Entrega de
ponencias para su
servicios constancias
revisión 1.6.4
1.2.4 Publicación
1.1.4 Desarrollo
en la prensa 1.5.5 Clausura Control
del programa 1.3.5 Recepción
preliminar del de ponencias
evento revisadas
1.2.5 Envío de 1.6.5
invitaciones Cierre
1.3.6 Envío de cartas
de aceptación a
ponentes

1.3.7 Impresión de
constancias
Ing. Carlos Acuña, MBA, PfMP, PgMP, PMP, PMI-SP, PMI-RMP, PMI-ACP, PMI-PBA, CBAP