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Gestión Documentaria
Guía Informativa

Mg. Angela Karina Recuay Salcedo

Mg. Angela Karina Recuay Salcedo 1
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Contenido de la Semana 8,9,10 y 11

Módulo profesional I Gestión de información y documentación
Unidad didáctica Gestión Documentaria
Realizar los procedimientos de la gestión documentaria de
Capacidad técnica y específica
las empresas.
Al término de la clase el estudiante será capaz de:
Desarrollar el proceso de verificación, recepción y registro
de documentos de una empresa.
Al término de la clase el estudiante será capaz de:
Desarrollar la clasificación de los documentos como parte
del trámite documentario de una empresa.
Propósito de la capacidad
Al término de la clase el estudiante será capaz de:
Desarrollar la distribución de los documentos como parte
del trámite documentario de una empresa.
Al término de la clase el estudiante será capaz de:
Desarrollar el seguimiento y finalización de la recepción
de documentos de una empresa.
Practica las etapas el sistema de gestión documentaria de
Indicador de logro de la capacidad
las empresas.
Reconoce la verificación, recepción y registro de docu-
mentos.
Prueba escrita
Práctica el proceso de la verificación, recepción y regis-
tro de documentos.
Lista de cotejo
Reconoce la clasificación de los documentos.
Prueba escrita
Practica el proceso de clasificación de los documentos.
Lista de cotejo
Indicadores del aprendizaje
Reconoce la distribución de los documentos.
Prueba escrita
Practica el proceso de distribución de los documentos.
Lista de cotejo
Reconoce el seguimiento y finalización de la recepción
de documentos.
Prueba escrita
Practica el proceso de seguimiento y finalización de la
recepción de documentos.
Lista de cotejo
Proceso de verificación, recepción y registro de los
documentario
Sesiones de aprendizaje Clasificación de los documentos
Distribución de los documentos
Seguimiento y finalización de los documentos
Semana 8,9,10,11

El proceso de recepción de documentos

El Proceso de Recepción de Documentos puede ser considerado como la fase inicial del ingreso de un docu-
mento al Archivo de una Institución, así como el momento en donde se disponen y aplican las distintas
operaciones relacionadas con la verificación y control, que permitirán que los documentos externos sean con-
signados, recibidos y clasificados correctamente.

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Función de la Recepción de Documentos

En este sentido, entonces, el Proceso de Recepción de Documentos estaría básicamente dirigido a dotar al
personal a cargo de la metodología necesaria para recibir, clasificar y dar curso correcto a los distintos
documentos y correspondencias, que una empresa o institución recibe en el ejercicio de sus funciones, evi-
tando que estos se extravíen o no lleguen a su correcto destino. De esta forma, entonces, un adecuado y correcto
sistema de Recepción de Documentos estaría garantizando, en lo que corresponde a sus alcances, una comu-
nicación institucional eficaz y eficiente, puesto que evitaría en todo momento que los documentos dirigidos a
la institución se traspapelaran o no llegaran a su correcto destino, causando molestias y demoras a las funciones
propias de la institución, así como a los usuarios de estas entidades.

Pasos para la Recepción de Documentos

Con respecto a las distintas fases que puede tener el sistema de Recepción de Documentos de una determinada
institución, aun cuando cada empresa u organismo maneja el suyo, por lo general se distinguen las siguientes
tareas o etapas:

Recepción
Constituida como la primera fase del proceso de Recepción de Documentos, este proceso básicamente se en-
carga de recibir todas las comunicaciones que llegan a la institución, independientemente del medio y las
entidades que las emiten. Así mismo, durante esta fase, el profesional a cargo debe revisar que los documentos
y demás correspondencias cumplan con los requisitos necesarios para ser admitidas como recibidas por la
entidad. Al respecto, los Planes de Gestión Documental distinguirán entonces entre dos tipos de materiales:
✓ Físicos y directos: categoría constituida por todos los materiales que llegan de forma física hasta la ins-
titución.
✓ Magnéticos e indirectos: grupo conformado por todas las comunicaciones que son dirigidas a la institu-
ción por medios electrónicos.
En este sentido, los PDG consideran también distintas estrategias y verificaciones, que deberán ser hechas
por parte de los distintos profesionales que reciban los materiales dirigidos a la empresa, compañía o
institución. De esta forma, según la categoría se chequearán las siguientes informaciones y requisitos:
✓ Documentos físicos y directos
Si el documento o correspondencia fue enviado, de forma física, directamente a la institución, el personal
encargado del Área de Recepción de Documentos debe entonces dirigirse al sobre o paquete a fin de che-
quear que éste se encuentre debidamente identificado, y que de forma visible presente los siguientes
datos:
• Que el destinatario anotado corresponda con el nombre de la empresa, o por el contrario con el de
algún funcionario o empleado de la entidad.
• Que se trate de una comunicación de tipo oficial, o por el contrario de un documento personal.
• Que en el sobre, además del destinatario, se encuentran identificados correctamente todos los datos
inherentes al remitente.
✓ Documentos magnéticos e indirectos
Si por el contrario, la comunicación ha sido recibida en los distintos medios electrónicos de la institución,
el funcionario a cargo deberá entonces comenzar por revisar que el documento cumpla con los siguien-
tes requerimientos:
• En primer lugar, el encargado de recibir este tipo de comunicaciones debe verificar que el asunto del
documento o la solicitud hecha realmente sea asunto de pertinencia de la institución.
• A pesar de ser una comunicación electrónica, a fin de poder darle curso dentro de la entidad, esta debe
ir firmada por su remitente.
• De igual forma, en el documento debe encontrarse de forma legible la fecha en la cual se realizó la
emisión del material, a fin de saber qué tan vigente se encuentra.
• Al igual que en el caso de los documentos físicos, las comunicaciones electrónicas deben contener los
datos del remitente: nombre, dirección, código postal, correo electrónico y teléfonos de contacto.
• Finalmente, de ser necesario, los anexos requeridos en la comunicación deben estar completos, de otra
forma deberá procesarse para revisión.

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Registro de documentos
✓ Recibo de documentos oficiales.
✓ Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
✓ Constancia de recibo.
✓ Asignación de datos conforme, tales como:
• Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria,
• Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s),
• Nombre del funcionario responsable del trámite,
• Anexos
• Tiempo de respuesta (Si lo amerita).
• Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.

Registro de correspondencia recibida

Es preciso disponer de un control que permita comprobar el recibo y tramitación de los documentos que llegan
a la empresa. De lo contrario, es muy difícil establecer responsabilidades por parte de las personas encargadas.
Por tanto, es necesario canalizar el recibo a través de una sola persona u oficina y establecer normas y
procedimientos, que sean conocidos por los empleados de la empresa.

RADICACIÓN
Se hace con el sello radicador de correspondencia, éste puede ser manual o eléctrico. Se imprime en la parte
superior derecha del documento. No debe cubrirse la información que trae la comunicación. Los datos que
contiene el sello pueden ser los siguientes:
✓ No. De Orden
Se imprime con un numerador. Es consecutivo y se empieza por 0001 al iniciar cada año.
✓ Fecha de Recibido
La correspondencia que llega, debe registrarse diariamente; se imprime la fecha del día en que se realiza el
registro. Si se cuenta con un reloj radicador eléctrico, éste imprime fecha y hora del recibo en forma
automática.
✓ Pase a
Se escribe el nombre o código de la dependencia destinataria del documento.
✓ Control de mensajería
Tanto para entregas internas como externas, debe llevarse un control de mensajería.
✓ Hoja de Registro
Se hace en la hoja de Registro de Correspondencia Recibida, el cual debe diligenciarse de la siguiente
manera:
• HOJA Nro: Las hojas deben ir numeradas consecutivamente.
• FECHA: Se escribe la fecha del día en que se realiza el registro.
• NUMERO DE ORDEN: Se escribe el número consecutivo de la comunicación, el mismo que se coloca
en el sello radicador.
• PROCEDENCIA: Incluye dos datos:
❖ ENTIDAD O PERSONA: Se escribe el nombre de la empresa que envía el documento, si trae mem-
brete; si no, se anota el nombre completo de la persona que firma.
❖ LUGAR: Se mira en la fecha de la comunicación la ciudad de origen y se escribe en esa casilla.
❖ NÚMERO: Si la comunicación trae número, éste se escribe en la casilla; de lo contrario se deja en
blanco.
• FECHA: Se anota la fecha que trae la comunicación, con dos dígitos, utilizando números arábigos.
• ASUNTO O RESUMEN: Se relaciona con el contenido del documento. Debe escribirse en tercera
persona del singular o del plural, de acuerdo con el destinatario: en plural, si es una empresa; en singular
si es una persona natural. No deben anotarse los temas sin importancia. El resumen puede ocupar 2, 3
o 4 renglones.

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• ANEXOS: Si la comunicación trae anexos, se escribe la palabra SI o la cantidad. Si no trae, se traza

una rayita.
• PASA A: Se escribe el nombre de la dependencia que recibe el documento, de acuerdo con los datos
del destinatario o con el contenido del documento.
• RESPUESTA: Se indica el número de radicación dado a la respuesta y la fecha.
• ARCHIVADA EN: Se indica la serie documental en que quedará archivada físicamente la respuesta
junto con el antecedente.
Cuando la cantidad de hojas de registros sean aproximadamente 500, se encuadernan para garantizar su
conservación.

CONTROL ENTREGA INTERNA DE DOCUMENTOS

FECHA HORA RADICADO PASA A FIRMA

Clasificación
✓ Una vez que se han hecho las verificaciones correspondientes, y el profesional ha recibido el documentos,
deberá entonces proceder a clasificarlo, es decir, distinguir a cuál de los dos grupos pertenece:
✓ Comunicación oficial: en este sentido, el encargado del área de Recepción de Documentos deberá fijarse
si la comunicación recibida cuenta con los requisitos para ser considerada una comunicación oficial, cuyo
principal criterio de identificación es que el asunto de la correspondencia esté directamente relacionado
con las funciones propias de la institución.
✓ Comunicaciones privadas: por otro lado, cabe la posibilidad de que aun cuando no toque directamente
un asunto de la entidad, el documento recibido vaya dirigido a algún miembro del personal, pertene-
ciendo entonces al ámbito privado de su destinatario.

Clasificación de la correspondencia
La correspondencia que llega a la empresa puede clasificarse en:
✓ Correspondencia personal
En el sobre generalmente, aparece impresa la palabra CONFIDENCIAL o PERSONAL.
✓ Correspondencia publicitaria
Folletos, revistas o plegables, que llegan a nombre de la empresa, de sus directivos o empleados
✓ Correspondencia empresarial
Viene dirigida, con los datos completos, a directivos o funcionarios de la empresa.

Procedimiento a seguir al recibir

✓ Correspondencia personal
No debe abrirse. Se imprimirá la fecha de recibo en el sobre y se envía al destinatario.
✓ Correspondencia publicitaria
Si los folletos, revistas o plegables están dirigidos a la empresa , se les imprime la fecha de recibo y se
envían a la dependencia interesada de acuerdo con el contenido de la publicación.
Los que vienen dirigidos a personas, se les imprime la fecha en el sobre y se envía al destinatario
respectivo.
✓ Correspondencia empresarial
Se verifica si los datos del destinatario corresponden a los de la empresa. Si no es así, se devuelve al
mensajero o correo correspondiente.
✓ Apertura de sobres
Para abrir los sobres se utilizan tijeras y se cortan por el lado derecho del sobre, colocando
de frente. Luego se procede a comparar:
• La fecha que trae el documento impreso y luego el correo en el sobre. Si son muy distanciadas, es
prudente adjuntar el sobre al documento con un gancho de plástico.
• La firma manuscrita del remitente, si no aparece el documento no tiene validez y debe devolverse.

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• La dirección del remitente; si no la trae el documento debe registrarse manuscrita en la parte inferior
de la hoja.
✓ La inclusión de anexos u otro documento, si falta o sobran anexos, se debe informar a la empresa remi-
tente; si el mensajero está presente, se devuelve la comunicación.

Consecutivo de correspondencia
Es la recopilación numérico-cronológica de todas las copias de la correspondencia despachada. Se conservan
en carpetas especiales.

Descargue de la correspondencia
Después de que los documentos han sido tramitados, vuelven a la dependencia que los generó; cuando se han
respondido, deben ser descargados en la Hoja de Registro de Correspondencia Recibida, completando las
ultimas casillas del formato. Después de estos procedimientos la oficina productora procede a realizar el
archivo físico de acuerdo con la serie documental respectiva.

Control de mensajería
Tanto para entregas internas como externas, deben llevarse un control de mensajería.

Despacho de documentos
Cuando se tiene centralizado el recibo de la correspondencia, por lo general con el despacho sucede lo mismo,
y esta oficina puede recibir y enviar documentos. En este caso, las dependencias no escriben el número y la
fecha a la correspondencia que generen, lo hará la oficina encargada.
Deben establecerse normas muy precisas, en cuanto a:
✓ Presentación de los documentos: estilo, calidad del papel, cantidad de copias, firmas autorizadas, tipo
de sobres, formas y horarios de despacho.
✓ Devolución de documentos: Se debe proceder a devolver la correspondencia cuando presente errores
técnicos, ortográficos o mecanográficos, borrones y enmendaduras, anexos incompletos, entre otros.
✓ Impreso de firmas autógrafas: En originales y copias.

Consulta
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

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Consulta de Documentos
La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado
Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo competente.
La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de
los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes.
Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la
respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la
Constitución y a las leyes.
La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario
responsable.

Actividades
✓ Formulación de la consulta
• Determinación de la necesidad y precisión de la consulta.
• Determinación de competencia de la consulta.
• Condiciones de acceso.
• Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación.
• Reglamento de consulta.
✓ Estrategia de búsqueda
• Disponibilidad de expedientes.
• Disponibilidad de fuentes de información.
• Establecimiento de herramientas de consulta.
• Ubicación de los documentos.
✓ Respuesta a consulta
• Atención y servicio al usuario.
• Infraestructura de servicios de archivo.
• Sistemas de registro y control de préstamo.
• Uso de testigos y formatos para el control de devolución.
• Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información.

Escribe aquí tus ideas del tema de clase.

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