8/07/2021

Por qué crear un protocolo de recepción de

documentos
• Mejora la organización
Saber que los documentos están debidamente
guardados y son fáciles de encontrar, permite
que tu cerebro se concentre en aquello que
realmente le importa a tu empresa.

PROCEDIMIENTO DE RECEPCION
DOCUMENTAL Y REGISTRO DE
CORRESPONDENCIA
• Profesionalismo
Sólo quien ya dejó a un cliente esperando en la
fila o con vergüenza ante un inversor sabe
explicar qué tanto perjudicó su imagen el
extraviar un documento o la dificultad para
encontrarlo.

Por qué crear un protocolo de recepción de

El proceso de recepción de documentos
documentos
• Economía de tiempo • Fase inicial del ingreso de un documento al
Cuando los documentos están debidamente Archivo de una Institución
organizados y siguen un protocolo de
recepción, la rutina se agiliza y nadie pierde • Inician también las operaciones relacionadas
tiempo buscando los archivos. con la verificación y control, que permitirán
que los documentos externos sean
• Garantía jurídica consignados, recibidos y clasificados
Un protocolo bien estructurado, con sellos, correctamente.
firmas y registros válidos legalmente, puede
servir como prueba jurídica en caso de • Función probatoria de la entrada del
necesidad. documento a la institución.

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Función del proceso de recepción de

Pasos para la Recepción de Documentos
documentos
RECEPCION Garantizar que el documento sea recibido
• Dotar al personal a cargo de la metodología DE DOCUMENTOS por la empresa y que corresponda con lo
necesaria para recibir, clasificar y dar curso anunciado

correcto a los distintos documentos y CLASIFICACION Como se trata el documento de acuerdo

correspondencias, DE DOCUMENTOS al tipo de documento recibido

RADICACION Informar en el propio documento para

• Evitar errores de extravío o mal DE DOCUMENTOS certificación el recibido del documento
encaminamiento de los
REGISTRO Relacionar en controles en el área de
DE DOCUMENTOS recepción la llegada del documento
• Comunicación institucional eficaz y eficiente,
que garantizará los procesos internos que se DISTRIBUCION Entregar al área o persona
activan cuando se reciben los documentos. DE DOCUMENTOS
correspondiente el documento que fue
recibido

Pasos para la Recepción de Documentos Pasos para la Recepción de Documentos

Recepción Recepción

• Recibir todas las comunicaciones que llegan Serán recibidas por cualquiera de los
a la institución, independientemente del siguientes medios:
medio y las entidades que las emiten. • Entrega directa o personal,
• Servicios de correo o mensajería
• Así mismo, durante esta fase, el profesional especializada,
a cargo debe revisar que los documentos y • Fax,
demás correspondencias cumplan con los • Vía e-mail
requisitos necesarios para ser admitidas
como recibidas por la entidad.

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Pasos para la Recepción de Documentos
Recepción
Al respecto, los Planes de Gestión Documental
distinguirán entonces entre dos tipos de
materiales:
• Físicos y directos: categoría constituida por
todos los materiales que llegan de forma física
hasta la institución.
• Magnéticos e indirectos: grupo conformado por
todas las comunicaciones que son dirigidas a la
institución por medios electrónicos.
Pasos para la Recepción de Documentos
Recepción
• Documentos físicos y directos
a) Que el destinatario anotado corresponda con
el nombre de la empresa, o por el contrario con el
de algún funcionario o empleado de la entidad.
b) Que se trate de una comunicación de tipo
oficial, o por el contrario de un documento
personal.
c) Que en el sobre, además del destinatario, se
encuentran identificados correctamente todos los
datos inherentes al remitente.
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Pasos para la Recepción de Documentos
Recepción
• Documentos físicos y directos
Si el documento o correspondencia fue enviado,
de forma física, directamente a la institución, el
personal encargado del Área de Recepción de
Documentos debe entonces dirigirse al sobre o
paquete a fin de chequear que éste se encuentre
debidamente identificado, y que de forma visible
presente los siguientes datos:
Pasos para la Recepción de Documentos
Recepción
• Documentos magnéticos e indirectos
Si por el contrario, la comunicación ha sido
recibida en los distintos medios electrónicos de la
institución, el funcionario a cargo deberá
entonces comenzar por revisar que el documento
cumpla con los siguientes requerimientos:
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Pasos para la Recepción de Documentos Pasos para la Recepción de Documentos

Recepción Clasificación

• Documentos magnéticos e indirectos
a) Que el asunto del documento o la solicitud hecha
realmente sea asunto de pertinencia de la institución.
b) A pesar de ser una comunicación electrónica, a fin
de poder darle curso dentro de la entidad, esta debe ir
firmada por su remitente.
c) Debe encontrarse de forma legible la fecha en la
cual se realizó la emisión del material, a fin de saber
qué tan vigente se encuentra.
d) Deben contener los datos del remitente: nombre,
dirección, código postal, correo electrónico y teléfonos
de contacto.
Una vez que se han hecho las verificaciones correspondientes,
y el profesional ha recibido los documentos, deberá entonces
proceder a clasificarlo, es decir, distinguir a cuál de las
clasificaciones pertenece:
CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA:
La correspondencia que llega a la empresa puede clasificarse
en:
Correspondencia personal
Correspondencia publicitaria
Correspondencia oficial

Pasos para la Recepción de Documentos Pasos para la Recepción de Documentos

Clasificación Clasificación

CORRESPONDENCIA PERSONAL: En el sobre generalmente, PROCEDIMIENTO AL RECIBIR

aparece impresa la palabra CONFIDENCIAL o PERSONAL.
CORRESPONDENCIA PUBLICITARIA: Folletos, revistas o
plegables, que llegan a nombre de la empresa, de sus
directivos o empleados
CORRESPONDENCIA OFICIAL: Viene dirigida, con los datos
completos, a directivos o funcionarios de la empresa.
Correspondencia personal
No debe abrirse. Se imprimirá la fecha de recibo en el sobre y
se envía al destinatario.
Correspondencia publicitaria
Si los folletos, revistas o plegables están dirigidos a la
empresa, se les imprime la fecha de recibo y se envían a la
dependencia interesada de acuerdo con el contenido de la
publicación. Los que vienen dirigidos a personas, se les
imprime la fecha en el sobre y se envía al destinatario
respectivo.

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Pasos para la Recepción de Documentos Pasos para la Recepción de Documentos

Clasificación Radicación
PROCEDIMIENTO AL RECIBIR
Se hace con el sello de radicado de
correspondencia, éste puede ser manual o
Correspondencia empresarial
eléctrico. Se imprime en la parte superior
Se verifica si los datos del destinatario corresponden a los de
la empresa. Si no es así, se devuelve al mensajero o correo derecha del documento (Norma Icontec, Zona 3).
correspondiente. No debe cubrirse la información que trae la
comunicación.

Los datos que contiene el sello pueden ser los

siguientes:

Pasos para la Recepción de Documentos Pasos para la Recepción de Documentos

Radicación Radicación

• No. De Orden • Pase a

Se imprime con un numerador. Es consecutivo y se empieza Se escribe el nombre o código de la dependencia destinataria
por 0001 al iniciar cada año. del documento.

• Fecha de Recibido

La correspondencia que llega debe registrarse diariamente;

se imprime la fecha del día en que se realiza el registro. Si se
cuenta con un reloj radicador eléctrico, éste imprime fecha y
hora del recibo en forma automática.

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Pasos para la Pasos para la

Recepción de Recepción de
Documentos Documentos

Pasos para la Recepción de Documentos Pasos para la Recepción de Documentos

Registro Registro

Se hace en la hoja de Registro de Correspondencia Recibida, 4. PROCEDENCIA: Incluye dos datos:

el cual debe diligenciarse de la siguiente manera:
ENTIDAD O PERSONA: Se escribe el nombre de la empresa
1. HOJA No.. Las hojas deben ir numeradas que envía el documento, si trae membrete; si no, se anota
consecutivamente el nombre completo de la persona que firma.
LUGAR: Se mira en la fecha de la comunicación la ciudad
2. FECHA: Se escribe la fecha del día en que se realiza el de origen y se escribe en esa casilla.
registro
5. NÚMERO: Si la comunicación trae número , éste se
3. NUMERO DE ORDEN: Se escribe el número consecutivo escribe en la casilla; de lo contrario se deja en blanco.
de la comunicación, el mismo que se coloca en el sello
radicador

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Pasos para la Recepción de Documentos
Registro
6. FECHA: Se anota la fecha que trae la comunicación, con
dos dígitos, utilizando números arábigos.
7. ASUNTO O RESUMEN: Se relaciona con el contenido del
documento. Debe escribirse en tercera persona del
singular o del plural, de acuerdo con el destinatario: en
plural, si es una empresa; en singular si es una persona
natural. No deben anotarse los temas sin importancia. El
resumen puede ocupar 2, 3 o 4 renglones.
8. ANEXOS: Si la comunicación trae anexos, se escribe la
palabra SI o la cantidad. Si no trae, se traza una rayita.
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Pasos para la Recepción de Documentos
Registro
9. PASA A: Se escribe el nombre de la dependencia que
recibe el documento, de acuerdo con los datos del
destinatario o con el contenido del documento.
10. RESPUESTA: Se indica el número de radicación dado a
la respuesta y la fecha
11. ARCHIVADA EN: Se indica la serie documental en que
quedará archivada físicamente la respuesta junto con el
antecedente.
Cuando la cantidad de hojas de registros sean
aproximadamente 500, se encuadernan para garantizar su
conservación.
Pasos para la Recepción de Documentos
Distribución
Deben establecerse normas muy precisas, en cuanto a:
- Presentación de los documentos: estilo, calidad del
papel, cantidad de copias, firmas autorizadas, tipo de
sobres, formas y horarios de despacho.
- Devolución de documentos: Se debe proceder a
devolver la correspondencia cuando presente errores
técnicos, ortográficos o mecanográficos, borrones y
enmendaduras, anexos incompletos, entre otros.
- Impreso de firmas: En originales y copias.
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Pasos para la Recepción de Documentos UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Distribución
MISION
Control de mensajería
Gestionar los procesos o programas de gestión
Tanto para entregas internas como externas, deben documental para promover la conservación adecuada
llevarse un control de mensajería. de toda la documentación escrita (todos los papeles),
facilitando y gestionando de forma eficaz su uso
oportuno, mediante la utilización de procedimientos y
operaciones Archivísticas.

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

IMPLEMENTACION FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

• Deben implementarse de acuerdo a la estructura de 1) Control de Ingreso de la Documentación.

la empresa (Si hay regionales debe haber unidad por
regional – Si hay sucursales dentro de una misma 2) Organización del Fondo Documental (clasificar,
ciudad se decide centralizar o no) ordenar, describir).
• Deberá gestionar de manera centralizada y
normalizada todos los procesos
• Debe ajustarse al PGD (Punto de Gestión y Tramite) 3) Conservación.
• El personal debe estar altamente capacitado en los
procesos de Recepción, Registro, Radicación y 4) Servicio y Control de Préstamo de los documentos.
Distribución
• Deben facilitar la atención y consulta por parte del
publico

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UNIDAD DE CORRESPONDENCIA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA SERVICIOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

5) Selección y Traslado de la Documentación al archivo • Recepción de correspondencia

central.
• Radicación de correspondencia
6) Digitalización de los Documentos.
• Distribución de la comunicación al área
7) Atención de consultas correspondiente

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA