TEMA 5

GESTIÓN PROVEEDORES

1. Materiales, proveedores, muestras, tradings y ferias

Para poder iniciar su actividad, las empresas necesitan adquirir bienes y servicios con los
que realizar su proceso productivo. Estos bienes y servicios son suministrados, a su vez,
por otras empresas, que se convierten en proveedores de la nuestra.

RECUERDA

Todas las empresas necesitan proveedores para poder desarrollar su actividad, por lo que
se hace necesario disponer de un proceso de búsqueda y selección de los
suministradores más adecuados para nuestras necesidades, proceso que se realiza en el
departamento de Compras.

La norma ISO 9001 dedica su apartado 7.4 al proceso de compras, indicando lo

siguiente:

Toda empresa tiene que establecer y mantener procedimientos documentados para

asegurar que los productos que compra, cumplen con los requisitos especificados.

Pero donde realmente la ISO hace un especial énfasis es en el proceso de selección de

proveedores, al considerarlo una actividad crítica de la empresa, que debe:

• Evaluar y seleccionar a los proveedores en función de su aptitud para cumplir con

los requisitos del contrato, incluidos los requisitos del sistema de calidad.

• Definir el tipo y el alcance del control al que deberá someterse el proveedor en

función del tipo de producto y de su impacto sobre la calidad de los productos de la
empresa.
 • Establecer y conservar registros de calidad de los proveedores aceptables.

Por lo tanto, el proceso de selección de proveedores es una actividad que el responsable

de compras tendrá que tener perfectamente definida, ya que será objeto principal de
revisión y auditoría.

La norma ISO 9001 no especifica el “cómo” hacer las cosas, sino “qué” cosas hay
que hacer o disponer. El modo en el que llevemos a cabo las acciones será una decisión
de la empresa, en la que el responsable de compras desempeñará un papel fundamental
como principal conocedor del proceso.

Conviene matizar que en ocasiones no solo participa el departamento de Compras en la

búsqueda y selección de proveedores, sino que se hace necesaria la colaboración de
otros departamentos con conocimientos técnicos específicos en el bien o servicio que se
desea adquirir y que, conjuntamente con Compras, formarán un equipo de selección de
proveedores.

Desde el punto de vista de la calidad del proceso, es siempre interesante formar un

equipo de trabajo interdepartamental, especialmente cuando se trata de importantes
cantidades de dinero o de bienes críticos para la empresa. Además, desde el punto de
vista de auditoría y de la robustez del proceso, se considera una buena práctica que en
los procesos de selección de proveedores aporten sus opiniones personas de distintos
departamentos.

EJEMPLO

En las empresas del sector productivo como puede ser una fábrica de conservas de
pescados y mariscos como PESCAMAR, se observa claramente esta situación cuando no
se trata de realizar una compra rutinaria de berberechos, calamares, atún o mejillones o
cualquiera de sus envases de aluminio y cartón; sino que se precisa hacer la compra de
una nueva máquina para introducir en la línea de producción en busca de mejorar la
operativa y eficacia de la planta industrial.
En estos casos, además del departamento de compras, debe participar en las labores de
compra tanto la persona encargada del departamento de producción como el responsable
del área de I+D que ha liderado el proyecto de mejora de la planta. La aportación de todas
las partes implicadas, permitirá realizar la compra de la maquinaria que más se adecúe a
todos los intereses de cada uno de los departamentos.

El proceso de selección de proveedores se resume en las siguientes etapas:

Esquema del proceso de selección de proveedores:

•Primero se solicita información a los proveedores.

•Se evalúa la información que proporcionan esos proveedores.
•Un vez hecha la evaluación se procede a seleccionar a los proveedores con
los que se va a trabajar.
Criterios de selección de proveedores

Una vez que hemos buscado una relación de posibles proveedores y disponemos de
información acerca de ellos, debemos iniciar un proceso de selección que nos permita
elegir al más adecuado para nuestra empresa, o a un número limitado de ellos, con los
que deseemos trabajar.

La primera pregunta que podemos plantearnos es: ¿cuántos proveedores queremos

incorporar a nuestra estructura de suministro?

La opción de decantarnos por seleccionar un único proveedor o varios es una de las

decisiones empresariales que más controversia y opiniones ha generado dentro de la
gestión de compras. No hay una respuesta única y, en ambos casos, como ocurre casi
siempre, hay elementos a favor y argumentos en contra. Los principales argumentos a
favor de seleccionar un único proveedor, son los siguientes:

La concentración de todo el suministro en una única fuente, con lo cual la presión que
podemos ejercer es mayor a la hora de negociar mejores precios, ya que ofrecemos un
mayor volumen de compra;

La enorme simplificación de los procesos, ya que, al tener un único proveedor y no varios,

reducimos el nº de pedidos, el nº de facturas, el nº de controles de calidad en la
recepción, el número de auditorías, etc.;

Una mayor facilidad para estandarizar el proceso de suministro, ya que todas las entregas
seguirán siempre un mismo criterio, es decir: mismo transportista, mismo sistema de
paletización, mismo modelo de albarán, mismo modelo de etiquetado, etc. Esto se traduce
en una mejora de la eficiencia de los procesos de recepción y almacenamiento;

Más fácil implantación de cualquier cambio en el sistema de suministro que queramos

introducir.
El principal inconveniente de concentrar el suministro en una única fuente es el mayor
riesgo que estamos asumiendo al depender de un único proveedor, en caso de que este
sufra un problema de abastecimiento o un accidente grave que le obligue a interrumpir su
actividad durante un periodo de tiempo.

En cuanto a la opción de decantarnos por múltiples proveedores, los argumentos

favorables a disponer de varias fuentes de suministro suelen referirse al hecho de contar
con una alternativa en caso de que alguno falle, y así disponer de una mayor seguridad
frente a un riesgo de desabastecimiento. El principal argumento en contra de mantener
varios proveedores es la menor capacidad que tenemos de negociar mejores precios, al
repartir un mismo volumen de compra entre varios suministradores, además de la mayor
complejidad de la gestión de los procesos, según hemos detallado arriba.

RECUERDA

Como vemos, la decisión de elegir uno o varios proveedores tiene argumentos a favor y
en contra. En último caso, dependerá de cada empresa, de las características específicas
del producto, del suministro y de la información recibida de los proveedores. Por ejemplo,
si la calidad exigida solo la aporta un proveedor, o si hay mucha diferencia en precios o en
plazos de entrega, la decisión la tendremos más o menos clara.

Independientemente de las consideraciones anteriores, lo primero que tenemos que hacer

es recopilar la información que hemos recibido de cada proveedor de manera
estructurada, para poder hacer una comparativa. Por ejemplo, agrupando la información
por conceptos en un formulario, tabla o similar.

Los conceptos que se evalúan habitualmente en el proceso de selección de proveedores

son los mismos que hemos planteado en el cuestionario de solicitud de información y que
detallamos a continuación.
Precios y condiciones de pago

La selección se realiza teniendo en cuenta el precio de los artículos, los descuentos por
volumen de compra, los costes de transporte (si están incluidos o no en el precio, los
Incoterms aplicables) y las condiciones de pago.

Evidentemente, si nos atenemos solo a este criterio, el proveedor cuyo precio sea más
bajo sería el más favorable. Sin embargo, hay que considerar también en resto de
criterios que comentaremos a continuación y tomar una decisión que los englobe
conjuntamente

Plazos de entrega

Dentro de los criterios que consideramos en este apartado, quizás el más importante sea
el plazo de entrega. Muchas veces, puede ser un criterio decisivo, incluso por encima del
precio.

Por ejemplo, si el plazo de un componente condiciona la entrega del producto terminado a

nuestro cliente, quizás nos interese trabajar con el proveedor que nos ofrezca un menor
plazo y nos asegure un margen suficiente para finalizar el trabajo y entregar a tiempo
nuestro producto, a pesar de tener que pagar un poco más.

Sectores como el de la moda, que tras años enfocado en el lanzamiento únicamente de

dos colecciones al año (Colecciones Primavera-Verano y Otoño-Invierno) ha tenido que
adaptarse a la demanda del mercado que exige un lanzamiento continuo de colecciones
con nuevas tendencias, lo que obliga a reducir notablemente los plazos de entrega.

Un ejemplo a seguir en este sector es el grupo Inditex que gracias a su flexibilidad,

rapidez y capacidad de innovación ha evolucionado y está integrada verticalmente. Esto
se traduce en que su capacidad para controlar la cadena de valor y reaccionar con mayor
rapidez a lo que piden los clientes. De este modo, el grupo de empresas ofrece a sus
clientes el lanzamiento de nuevas colecciones en tiempo record.

Esta decisión, como vemos, dependerá de lo importante que sea para nosotros nuestro
cliente, del importe del producto que nos ha comprado o de otras consideraciones
específicas de nuestra empresa.

Otros criterios que podemos considerar dentro del nivel de servicio son las condiciones
de entrega del material (tipo de embalajes, envases, paletización, etc.), la capacidad de
respuesta ante una urgencia y el servicio ofrecido hasta la entrega de la mercancía,
lo que se conoce habitualmente como seguimiento del pedido.

Actualmente, todas las empresas de transporte nacional e internacional como Correos,

Seur, Nacex,… cuentan con dispositivos electrónicos (tipo PDA) que recogen la
información de los puntos por los que va pasando el pedido, que además de servir de
información a la propia empresa para gestionar su trabajo, permiten al comprador conocer
el estado y situación de su pedido a tiempo real, llegándole notificaciones del estado vía
correo electrónico o incluso, pudiendo consultarlo también vía web a través de una simple
referencia, tal y como se puede ver en la imagen que tenemos a continuación:

Imagen extraída de la página web www.seur.com

En relación con este último, es evidente que todo proveedor está en condiciones de
informar sobre la situación de un pedido, pero pueden existir matices que diferencien a un
proveedor de otro.

Por ejemplo, si un proveedor dispone de un departamento específico de atención al

cliente, o si dispone de un sistema automatizado de seguimiento vía web o a través de
mensajes automáticos a un buzón de correo. Este aspecto puede ser importante porque
nos puede ahorrar un tiempo importante dedicado a llamadas, envíos de mensajes de
confirmación, etc.

Calidad de los productos

Los criterios de calidad cobran mayor importancia dependiendo de lo crítico que sea el
producto para nuestro proceso productivo. En ocasiones, puede ser necesario solicitar
unas muestras al proveedor, que nos permitirán hacer un análisis más preciso de las
características técnicas del producto ofertado. Esta estrategia funciona muy bien sobre
todo cuando se quiere introducir algún cambio en nuestro prototipo inicial o se están
desarrollando nuevos productos.

Un ejemplo claro, se aprecia en la fabricación de captadores solares térmicos cuyo

conjunto de caja metálica y vidrio está sellada con silicona y polímero específico para
soportar altas temperaturas. La idoneidad de una nueva silicona que nos garantice la
estanqueidad necesaria para que el captador pueda trabajar a un rendimiento óptimo no
se puede probar en una orden de pedido con salida directa al mercado, sino que debe ser
testada previamente en el laboratorio y validada.

Generalmente, los proveedores suelen disponer de catálogos muy completos en los que
se ofrece una información perfectamente detallada de las características del producto
ofertado. A veces, también pueden ofrecer lotes pequeños para hacer pruebas sin coste
para la empresa.
Como resumen, la empresa tiene que evaluar lo adecuado del material ofrecido a
nuestras especificaciones y, sobre todo, tener claro que la calidad ofertada debe ser la
necesaria para nuestro proceso, por lo que no sería correcto valorar más a un proveedor
que tiene un producto de mayor calidad que la que realmente se necesita para nuestro
proceso, pues no aportará un mayor valor añadido a nuestro producto final.

Fiabilidad

La fiabilidad del proveedor es otro criterio de valoración importante, que habrá que medir
si no se ha tenido una experiencia previa de suministro, y que debemos considerar en el
proceso de selección. La forma habitual de incorporar este concepto es a través de los
siguientes criterios:

•Certificaciones de calidad de la empresa y organismos que las han otorgado.

Por ejemplo, cumplimiento de normativas ISO 9001, ISO 14001, certificaciones de
entidades de clasificación, etc.

Hoy en día es prácticamente imposible encontrar una empresa que compita en el

mercado sin una certificación de calidad; la mayoría suelen tener, al menos, la ISO 9001.
Existen, no obstante, otras certificaciones que otorgan entidades clasificadores (Bureau
Veritas, FDA, ABS, DNV, LLoyds…) para un proceso productivo o para la fabricación de
un determinado producto, que complementan la imagen de la empresa y nos pueden
ofrecer una idea más concreta de la fiabilidad de sus procesos.

• Auditorias presenciales a las instalaciones del proveedor, en las que por medio
de un formulario previamente diseñado por la empresa, se evalúan una serie de
parámetros in situ, asignándole al proveedor una puntuación en la que se
determinará si es aceptado o rechazado. Es un proceso muy efectivo pero costoso,
y no siempre es necesario. La decisión dependerá de lo crítico que sea el producto
para nuestra empresa.
• Históricos de calidad y suministro. Esta información solo sería aplicable a
aquellos proveedores con los que ya hemos trabajado anteriormente y de los que,
por lo tanto, disponemos de datos históricos de calidad, de servicio, plazo de
entrega y, en definitiva, de la fiabilidad del suministro.

En el caso de disponer de esta información, las empresas suelen otorgarle una

gran importancia, ya que no hay mejor indicador de fiabilidad que el haberse
enfrentado a una experiencia real y, en general, la tendencia habitual de toda
empresa es la de ser reacios al cambio salvo que este esté debidamente
justificado, puesto que los cambios conllevan siempre costes adicionales y
potenciales riesgos.

•Principales clientes y proyectos con los que ha trabajado el proveedor. Es un

parámetro indicativo de la fiabilidad del proveedor, ya que si no hemos tenido
experiencia previa con él, nos ofrece una idea de a qué tipo de empresas ha
suministrado y en qué proyectos.

Evidentemente, si una empresa es suministradora de una multinacional o una firma

importante, se presupone que tiene una capacidad y fiabilidad reconocidas. Además,
también nos permitiría contactar con los clientes de ese proveedor y obtener
directamente de ellos una segunda opinión.

• Por último, otra fuente de información útil para evaluar la fiabilidad de un proveedor,
puede ser un organigrama de la empresa con el número de empleados y su
organización interna, así como un balance financiero o una cuenta de resultados
que nos aportará una visión de la calidad de la gestión realizada por el proveedor
en los últimos años y de su situación financiera.
Posibilidades futuras de evolución

Las posibilidades futuras de evolución de un proveedor pueden ser interesantes porque

nos dan la perspectiva de lo que el proveedor puede llegar a ofrecernos y, en segundo
lugar, de sus planes o perspectivas a largo-medio plazo.

Desde el primer punto de vista, puede ser importante, por ejemplo, conocer si el
proveedor estará en condiciones de suministrarnos, en un plazo de tiempo determinado,
no solo nuestra necesidad actual, sino también otro producto o tecnología que
actualmente no nos ofrece, pero que en un futuro podría incorporar a su proceso y ser
interesante para nosotros. Esta posibilidad puede resultar interesante, ya que se trataría
de un proveedor que, una vez homologado, tendría un potencial de ampliación y con el
que las gestiones ya estarían iniciadas. Si nos ceñimos a un proveedor con un proceso
muy concreto y sin planes de desarrollo, estaremos condicionados a trabajar con él
exclusivamente en una situación muy concreta y sin margen de maniobra.

Desde el segundo punto de vista, el hecho de que un proveedor tenga unas buenas
perspectivas de futuro, con planes de crecimiento, inversión, etc., nos da una idea de la
gestión y calidad de sus procesos y de su equipo humano.

La manera de medir o evaluar este parámetro sería a través de los planes de expansión y
desarrollo que el propio proveedor se encargará de comunicarnos. En ocasiones, este tipo
de informaciones, como ampliaciones de capital, inversiones, fusiones, etc., suelen tener
su repercusión en los medios especializados del sector, disponibles casi siempre a través
de internet.

EJEMPLO

Las empresas del sector farmacéutico conocen muy bien que la colaboración es un
factor clave en el proceso de innovación. Desde 1996, el Dana-Farber Cancer Institute
colabora con hospitales como el Brigham and Women's Hospital o el Massachusetts
General Hospital en el estudio de soluciones contra el cáncer en adultos. Esta
colaboración les permite el lanzamiento de nuevos medicamentos que gracias a ya haber
sido testados en pacientes reales, reciben buena aceptación en el mercado y lo más
importante, satisfacen mejor las necesidades y el fin para el que han sido desarrollados.

Para la selección de los proveedores hay que dar una valoración a cada uno de los
criterios solicitados y tratar de obtener una puntuación global que represente la
calificación que nuestra empresa otorga a cada proveedor. Una vez elaborado un cuadro
comparativo con las características de las ofertas de todos los proveedores
preseleccionados, se procederá a la elección del proveedorque ofrezca el producto y las
condiciones más adecuadas a las necesidades de la empresa.

RECUERDA

En cualquier caso, al margen del sistema de puntuación elegido, la elección final debe
estar razonada y justificada en base a la información obtenida de los proveedores.

Es una buena práctica que no solo participe el departamento de compras en la evaluación

de los proveedores, sino también que otro departamento con implicación en el producto
suministrado, como producción o calidad, aporten sus opiniones y colaboren en la
decisión final. Quizás no sea operativo convocar un equipo de evaluación de proveedores
de manera sistemática, pero sí es una buena idea hacerlo en función de criterios como el
importe de la compra realizada y lo crítico que resulte el producto para nuestro proceso
productivo.

Por ejemplo, si las compras no superan un determinado valor, el departamento de

compras podría justificar la elección de un proveedor de manera unilateral en base a la
información obtenida. Si el importe, por el contrario, superase un determinado valor, fijado
en una política de empresa, sería preciso convocar un equipo de evaluación que tomase
una decisión sobre el proveedor más conveniente para las necesidades de la empresa.
De esta forma, el proceso no queda en manos solamente de una persona y se presenta
más abierto, justo y objetivo.

En cualquier caso, el responsable de compras tiene una labor principal como coordinador
de todo este proceso. Sobra decir que también será el responsable de elaborar un
procedimiento escrito donde se definan las acciones del proceso de evaluación y
selección, así como de mantener un registro con la información relativa a la evaluación de
los proveedores. Esta información es de gran utilidad para la toma de decisiones, tanto
actuales como futuras, y debe ser conservada por la empresa, no solo pensando en
sucesivos procesos de selección, sino también como cumplimiento de las exigencias de la
ISO 9001.

Esquema del proceso de selección y evaluación de proveedores:

1.Determinación de las necesidades de compra.

2.Búsqueda de proveedores.
3.Realización de la compra.
4.Evaluación del desempeño de los proveedores.
5.Si es necesario, nueva búsqueda y evaluación de proveedores.
Trading y ferias

Una feria es un evento patrocinado por una asociación comercial para una
industria específica. Es un certamen periódico en el que empresas de un mismo
sector exponen sus productos. Están dirigidas al público profesional.

La finalidad de las ferias es la de hacer coincidir los intereses de los oferentes y los
demandantes y que estas se conviertan en relaciones contractuales efectivas,
además de atraer posibles ventas.

Una feria está conformada por empresas expositoras (proveedores) que exhiben
sus productos o servicios a clientes reales o potenciales, buscando nuevos
contactos comerciales que sean rentables. El expositor representa la oferta,
mientras que el visitante se corresponde con la demanda.

Estas son algunas de las ventajas o beneficios de una feria:

•Podemos visitar a proveedores actuales y potenciales y comparar entre

ellos. Se encuentran nuevos proveedores, todos reunidos en un sitio.
•Podemos comparar precios y condiciones entre toda la oferta especializada.
•Nos permite preseleccionar las empresas que nos interesan y hacer
compras/negocios “cara a cara” con el proveedor.

•Nos permite validar las características de los productos o servicios antes de

comprarlos. Es el lugar donde encuentras la posibilidad de conocer, mirar,
tocar y sentir los productos, de encontrar la mejor alternativa.
•Se logra un gran número de contactos en un tiempo breve.
Podemos encontrar tres tipos de ferias:

FERIAS COMERCIALES

Los expositores realizan la venta directa de sus productos al público en general.

FERIAS PROFESIONALES

En ellas se genera un gran punto de encuentro entre profesionales del sector al

que corresponde la feria. Este punto de encuentro suele estar apoyado por una
organización de jornadas profesionales y mesas redondas dirigidas a ser punto de
reflexión, debate y formación de los diferentes agentes.

FERIAS MIXTAS

Reúnen tanto al profesional como al público general.

En nuestro caso, las que mejor se ajusta son las ferias profesionales, puesto que
como visitantes estaremos interesados en los productos o los servicios que ofrecen
los expositores, sea para su adquisición y posterior venta, sea para la fabricación o
incorporación en procesos de producción.
¿Cómo visitar una feria?
Es necesario planificar la visita a una feria determinada. Por ello, seguiremos los
siguientes pasos:

•Seleccione la mejor feria que se ajusta a sus objetivos. No siempre

cantidad equivale a calidad.

•Haga su registro con antelación. Una vez seleccionada la feria a

visitar, haga su registro previo como visitante profesional de forma

anticipada. Así, evitará colas e incomodidades a la entrada de la feria.

•Preseleccione y defina a quien va a ver. A partir de que se confirma

su registro previo, infórmese sobre los expositores presentes, o acceda

a la información online para seleccionar los expositores a los que usted
pretende visitar. Seleccione aquellas a las que quiere ver para generar
negocios. Busque más información e investigue sobre las empresas a
las que quiere visitar. Sopese y estudie previamente cada empresa a la
que tiene intención de ver.

•Pida una cita o reunión. Tras seleccionar a las empresas en las que

está interesado, pida una cita para una reunión.

•Organice su visita y desarrolle un guión. Defina el tiempo que

pretende emplear en cada reunión. De este modo podrá gestionar su

visita y crear una agenda previamente. Consulte el plano de la feria e
identifique la ubicación de los expositores a los que pretende visitar por
orden de agenda y desarrolle un guion.

•Recoge muestras de productos e información. Durante tus visitas a

los stands recoge muestras de productos e información. Con toda la

información que obtengas haz un registro diario o gestor de contenido.

•Anota los compromisos. Es preciso tomar notas que nos permitan

recordar los compromisos adquiridos, así como identificar a nuestros

interlocutores.
Muestras y materiales

Cuando empezamos a trabajar con proveedores, es recomendable realizar primero una

búsqueda donde verifiquemos las capacidades de los diferentes fabricantes. No debemos
solicitar muestras de producto del proveedor sin antes haber hecho una búsqueda de
precios y validado si los proveedores son capaces de cumplir con los estándares y
certificaciones requeridos.

Descartados aquellos proveedores que no están cualificados, solicitaremos una muestra

del producto a los diferentes proveedores elegidos para poder examinar y comparar la
calidad, el diseño, el acabado, etc.

Solicitar muestras nos permite:

•Descartar a proveedores fraudulentos. Es una forma de comprobar que

realmente el proveedor existe. Si el proveedor se resiste a enviarnos una
muestra, esto significa que tiene algo que esconder.

•Comprobar la seriedad del proveedor. A parte de comprobar la calidad,

podréis comprobar cómo responde el proveedor. Si la gestión de envío es
rápida, si responde rápidamente al email, etc… Esto proporciona una idea de
cómo va a responder cuando se le haga un pedido de producción.

•Mostrar nuestra seriedad como cliente. Solicitar muestras al proveedor es

una señal que demuestra nuestra garantía hacia el proveedor.