Informática en la

Administración de la Seguridad Social:

algunas consecuencias

JUAN CARLOS BENITO-BUTRÓN OCHOA

Letrado Administración Seguridad Social

Profesor Universidad País Vasco

SUMARIO:

1.- INTRODUCCION.
11.- INFORMATIZACION ADMINISTRATIVA Y PRODUCTIVIDAD:
DEFECTOS.
III.- INFORMATIZACION ADMINISTRATIVA Y RELACIONES
INTERPERSONALES: CONSECUENCIAS.
IV.- CONCLUSIONES.
V. BIBLIOGRAFIA.

1.- INTRODUCCION.

Constituye una obviedad insalvable la referencia obligada a la incesan-

te carrera de la nuevas tecnologías de la información y sus consecuencias para
con el devenir de la relación administrativa y social. La temática de la utilización
por parte de la Administración Pública de medios técnicos, electrónicos, infor-

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máticos y 1o telemáticos, en clave de progreso o avance, se encuentra superada
por su misma evidencia, pues la rapida extensión y popularidad de la informá-
tica no deja lugar a dudas sobre los logros o consecuencias positivas que acarrea.

El papel que hoy en día la Administración Pública desempeña en todos

los países es cada vez más importante; la creciente demanda social de mejores
servicios públicos, muchas veces, debe afrontar las limitaciones económicas y
presupuestarias, luego la única solución pasa por el incremento de la producti-
vidad del servicio público. No obstante debemos cuestionamos el por qué la
informatización administrativa no ha colmado las expectativas deseadas respec-
to al incremento de productividad necesario.

Por otra parte, la introducción de la tecnología informática en la

Administración ha trastocado la relación interpersonal burocrática,
Administración-ciudadano, e incluso la propia interna, personal-funcionarial.
Muchos de esos efectos o consecuencias se nos antojan lejanos respecto a los ver-
daderamente queridos y buscados.

Pretendemos analizar algunas de esas consecuencias puntuales que el

uso progresivo, y necesario, de la informática en la Administración, y en con-
creto en la Administración de la Seguridad Social, está suponiendo actualmen-
te. Debemos anunciar que a pesar de hacerse hincapié, en esta comunicación, a
ciertas desventajas o problemas que la implantación de nuevas técnicas ocasio-
nan en el actuar administrativo, no son pocas las alegrías que los nuevos medios
informáticos deparan a todos aquellos que directa o indirectamente nos afecta-
mos con su presencia ineludible ya.

11.- INFORMATIZACION ADMINISTRATIVA Y PRODUCTIVI-

DAD: DEFECTOS.

Adelantábamos que una de las respuestas a los incrementos de gestión

de servicios públicos demandados, era el aumento de la productividad: dinami-
zación de la capacidad de gestionar prestaciones en el menor tiempo posible,
con calidad y seguridad jurídica, utilizando los mínimos recursos.

El proceso de agilización y modernización informática coadyuva a tales

logros. Las medidas de reducción documental que los medios informatices con-
llevan, suponen un notable avance en la linea novedosa de evitar la utilización
del ciudadano como un simple proveedor de documentos, a veces innecesarios.

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Con ello la Administración crece en su consideración de autosuficiencia en la
proporción de datos y se satisface el imperativo legal hoy recogido en la Ley
30/92 de 26 de Noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones
Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Aún así, ese incremento de productividad administrativa no se ha visto

colmado, creemos, por una serie de circunstancias que pasamos a enumerar:

- Estructuras Organizativas obsoletas: poco propensas a la interrelación

e intercambio de información continua.

- Deficientes trasvases de información inter e intra-departamental,

interna y externamente.

- Descoordinación de las tomas de decisión en el consumo de la tecno-

logía informática.

-Desequilibrio entre la oferta informática y la demanda de necesidades

de actuación temporal.

- Desconocimiento de los partícipes del medio y del fín perseguido con

la informatización administrativa.

- Falta de participación significativa de los usuarios últimos en la defi-

nición de las necesidades informáticas.

-Desaprovechamiento de las experiencias previas respecto a los proce-

sos de trabajo que requerían informatizarse.

- Evolución tecnológica incesante, y premediata por las Empresas

Multinacionales del sector, que provoca la obsolescencia sobrevenida.

- Nuevas demandas,en cantidad y calidad, de los administrados.

Influencia e intereses de los profesionales liberales (abogados, gestorías, gra-
duados sociales ... ) en las problemáticas presentadas.

- Confrontaciones políticas existentes.

-Ausencia de formación en esas nuevas tecnologías.

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 - Deficiente gestión de personal, al no tenerse en cuenta los efectos de la
aplicación física de la informática en la Administración.

- Falta de identificación de los puestos de trabajo informáticos y su

entorno organizacional.

- Inexistencia de una relación de puestos de trabajo por categorias y con

funciones informáticas ligadas a incentivos.

- Heterogeneización de los puestos de trabajo en las distintas

Administraciones.

- Descoordinación administrativa por falta de una política informática

homogénea.

- Desmotivación del personal ante los nuevos métodos de gestión ins-

taurados.

-Dispersión de proyectos piloto sin alcance general ni prioridades estu-

diadas.

- Intento de sustitución completa de los procesos administrativos anti-

güos con nuevos medios informáticos sin periodo de adaptación.

- Puesta en peligro de las libertades públicas ante el avance de las tec-

nologías de la información.

- Escasez de recursos financieros en consonancia con las necesidades

presentadas.

Estas y otras muchas circunstancias se han convertido en factores de

relajación o malogramiento de los objetivos de productividad previstos, si bien
es de justicia adverar que, en concreto, la Administración de la Seguridad Social
es pionera de la modernización administrativa y, por supuesto, de la utilización
de medios in formáticos, hasta el punto de poder afirmar que nos encontramos
ante un sector administrativo vanguardista y moderno.

La gestión pública de prestaciones de seguridad social pasa por ser una

de las más dotadas de ingenios informáticos, así como de las más receptivas al
cambio de la realidad social y a la necesidad del acrecentamiento de las produc-
tividades en el quehacer administrativo.

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 111.-INFORMATIZACION ADMINISTRATIVA Y RELACIONES
INTERPERSONALES: CONSECUENCIAS.

Es evidente que la aplicación de las nuevas tecnologías por parte de la

Administración, y en concreto de la Administración de la Seguridad Social,
influye en las relaciones personales habidas entre la Administración,los ciu-
p.a<fanos-administrados-clientes y los funcionarios-servidores públicos. No hay
más que pensar que el proceso rogado de reconocimiento de prestaciones
requiere de un mínimo contacto interactivo e interpersonal.

La informatización de numerosas tareas con el fin de racionalizar el

mecanismo de actuación de la Administración, ha ido evolucionando en un sen-
11
tido creciente y expansivo; del uso interno o privado 11
cálculo de cuantías,
(

fechas, periodos de carencia, duración de prestaciones, pago ...) para actividades

11 11
de proceso y ejecución, a un uso también externo o público de cara al ciu-
dadano ( recogida de datos, investigación de primeros requisitos, verificación de
informaciones de otras fuentes ... ) de captación, registro y presentación de
datos. Con ello se multiplican las conexiones interpersonales que se vehiculizan
mediante operaciones informáticas.

Pues bien, cabe afirmar que en las relaciones INTERNAS,entre funcio-

narios de distinto nivel o jerarquía,surgen ciertas distorsiones o problemáticas
de comunicación técnica:

-Confusión entre datos e información con reduccionismos o simplifica-

ciones erróneas.

- Escaso aprovechamiento de los datos o posibilidades existentes por

limitaciones humanas, desconocimiento o desconfianza del sistema operativo
informático.

- Inadecuación de resultados con decisiones por saturación o falta de

integración entre sistemas de distintas administraciones.

- Falta de entendimiento entre el analista del sistema y el usuario últi-

mo, en metodología o validación.

- Fragilidad, fragmentación o impenetrabilidad del sistema operativo

por falta de adiestramiento.

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 - Rutinas o desordenes por prácticas irreflexivas.

- Equipamientos heterogéneos o anticuados.

Igualmente aparecen otras consecuencias más personales o menos téc-

nicas:

- Liderazgo indeseado del técnico o instruído.

- Movilidad en detrimento del uso informático o evitándolo.

- Personalización y responsabilidad del trabajo realizado.

-Excesivo control por el personal especializado del sistema técnico y sus

posibilidades.

- Peligro de validaciones o de usos indebidos de la información sumi-

nistrada.

- Incentivación económica del puesto de trabajo informático.

- Falta de libertad de acción y rutinas.

- Monopolización de informaciones.

En las relaciones EXTERNAS, entre la Administración y el ciudadano,

surgen las siguientes controversias o fricciones:

- Incremento de la comunicación verbal y problemas de contacto por

desconocimiento o falta de capacidad del cliente.

-Atención personalizada al público y mecanismos de defensa en caso de

conflicto. Conocimiento de primera mano de las necesidades del cliente y su
debilitamiento en caso de impugnación.

- Profundidad de la información en dependencia con asertividad emo-

cional.

-Abandono de pruebas documentales necesarias por un énfasis verbal.

- Influenciabilidad del funcionario en la toma de decisión y del ciu-

dadano en el funcionario. Cautividad del cliente.

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 V.- CONCLUSIONES.

El objeto de la presente comunicación era plasmar algunas de las reper-

cusiones que la utilización de la tecnologías de la información, la informática,
tienen o pueden tener en el devenir del actuar de la Administración, y concreta-
mente de la Seguridad Social. Resulta imposible, sin excederse en demasías, por-
menorizar y detallar aquellos problemas o defectos que tan sólo hemos enume-
rado, e igualmente concluir con asertos irrefutables o invariables.

A modo de resúmen podemos mencionar que las ventajas,aquí no reco-

gidas pero obvias, permiten solapar los defectos e inconveniencias que hemos
intentado delimitar sin ánimo de exhaustividad. Son más las apreciaciones posi-
tivas que aquellas que por menos pudieran ser tenidas como negativas.

Por último,precisar que las referencias a la Administración de la

Seguridad Social lo son por pertenencia y conocimiento cotidiano, más socioló-
gico que jurídico, pero que entendemos son sumamente aplicables al resto de
administraciones. Es más, como ya adelantamos, la Administración de la
Seguridad Social es el paradigma o avanzadilla de la utilización de medios
informáticos, con rigor y eficiencia, en los procesos administrativos

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 VI.- BIBLIOGRAFIA.

-PALOMAR OLMEDA A. "Las medidas de simplificación administra-

tiva: análisis y encuadramiento en el marco global de la gestión de la Seguridad
Social". Revista de Seguridad Social num. 37.1988.

- PEREZ MADRID J.E. " Sistemas de transmisión de datos y sus proble-

mas de comunicación". Revista de Seguridad Social núm. 42. 1989.

- SCHEEPERS A.W.A. "Informatization in Dutch social service depar-

taments: produstion or co-production. Suecia 1989

" Tecnología de la información en las oficinas de la seguridad social

holandesa: evolución de las relaciones entre los trabajadores sociales y los clien-
tes " Revista Internacional de Seguridad Social núm 46 1/93.

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