Guía de ventas

1.A quién se contacta:

La selección de los prospectos es una parte fundamental y crucial en el proceso de ventas

como tal. Por eso debemos tener en cuenta cuáles son los filtros y criterios que se utilizarán
para elegir a los candidatos a hacer contactados dependiendo lo instruido e indicado por el
equipo de A&R y/o ventas.

2.Análisis

Generalmente se utilizará la plataforma de Spotify para seleccionar los candidatos a ser

contactados. Para no perder tiempo una vez entrado en el perfil del artista nos fijaremos en su
biografía sí ya tiene contratado algún servicio de Management o si ha tenido contacto con
alguna Major; en tal caso consultar a su superior.

3.Primer Contacto

En este momento también nos fijaremos de qué país es originario el artista, con qué otros
músicos ha hecho colaboraciones, qué edad tiene y si tiene proyectos para el futuro cercano.
Tomaremos los números de seguidores y oyentes mensuales. En la misma bio generalmente
aparecen los métodos de contacto a saber: email, IG o facebook. En el caso de email, utilizar el
pitch que se encuentra en Notion.

Para IG o FB, lo correcto es enviar un saludo y pedir el email address para que se le circule el
Pitch y poder adjuntarle algún documento si es que corresponde. Un ejemplo de ese mensaje
puede ser:

Hi XXX. I hope you are doing well. I'm ZZZ and I work at Zil Media @zil.global and would like to
send to you some info that you might be interesting in.

Could you please give me your email address? Thanks! All the best!

4.Respuestas o no al Primer Contacto

En el caso que se tenga el address del email desde un comienzo, haya sido enviado el pitch y
obtengamos una respuesta positiva, lo más rápido posible se deberá cerrar una call y se
ratifican los otros métodos de contacto.

En el caso que la respuesta sea negativa, es importante agradecer el tiempo que el artista le
dedicó a la lectura del pitch y preguntarle sin ser pesado qué razones hacen que nuestra
propuesta no le interese (si no las explicó en el correo de respuesta previamente). Si ya tiene
los servicios que ZIL ofrece contratados a través de otras compañías u otra respuesta
contundente, es mejor guardar las mejores relaciones y saber dejar seguir al artista, para que
en un futuro se lo pueda volver a contactar y quede con un buen recuerdo. Sí se deberá tomar
nota y agendarlo para llamarlo y saludarlo en unos meses, puesto quizás el artista esté en otra
circunstancia. Si no muestra una seria negativa, divaga en su respuesta o se muestra “flaky”
insistiremos una vez más comentando que:
 1- de una call siempre se aprende algo.
2- no genera ningún compromiso.
3- citar algunos artistas exitosos de ZIL (casos de éxito)
4- recordar que no se cobran fees de ningún tipo, y el share de ZIL es muy competitivo.

Si de todas maneras, rechaza el contacto, se lo deja ir. Si nuestros argumentos funcionaron,

cerrar la call en el momento y ratificar los otros medios de contacto.

En el caso de no recibir respuesta del primer correo (Pitch) enviar al día hábil siguiente el email
NO RESPONSE. Si hay respuesta a éste, se tratará según corresponda tal cual está especificado
en el párrafo anterior. Si no hay respuesta alguna, se contactará por IG o FB con el mensaje del
apartado 3, pudiéndolo personalizar comentando que no tuvimos suerte por email. Si no hay
respuesta alguna, insistiremos a las 48 horas, y si sigue el silencio, se agendará para unos
meses más adelante o como se lo indique su superior. Si hay respuesta, nuevamente operar
como en el párrafo anterior.

5.Call

Éste es el momento más delicado del proceso de ventas. Es la primera vez que el artista nos
verá el rostro, el entorno en el que estamos, nuestra posición corporal y escuchará nuestra
voz. Nada debe fallar.

Preparación:
Al menos media hora antes de la call, se debe repasar todos los emails entre nosotros y el
artista, tomar los datos importantes y tratar de descifrar dentro de lo posible cómo es su
carácter. Se deberá calibrar nuestra vestimenta y la manera de expresarnos a lo que intuimos
su carácter puede ser.

Si parece muy formal, o medio formal pero puntual; seguramente se trata de alguien más
conservador; por lo que una camisa con estilo o una remera de vestir de uno pocos colores, es
una buena opción. Seremos corteses sonriendo eventualmente y sin ser istriónicos,
hablaremos a un paso medio y firme tratando de reforzar los puntos que nos interesan con las
manos.

Si intuimos que se trata de alguien mucho más friendly y relajado, podemos vestir de la
manera en que más cómodos nos sintamos, dado que eso repercutirá en la conversación pero
nunca llevar prendas que distraigan, como con demasiados colores o colores estridentes. Nos
manejaremos de una manera más natural, hablando a nuestro ritmo sin dejar de ser siempre
profesionales y prestar mucha atención a lo que suceda, y sobre todo nunca interrumpir (suele
pasar cuando uno se relaja bastante). Recordar que para la venta hay que convencer, que
significa “vencer con” por lo que no hay que bajar la guardia del todo

Tener escuchados los tracks del artista, mínimamente los más populares. Hacer anotaciones
sobre qué nos gustó, por qué nos parece seductor tal o cual momento de algún track, si vemos
una progresión en su carrera hacia un estilo en particular, etc. También el haber hecho una
breve búsqueda en Google sobre el artista es importante y tener los datos que consideremos
oportunos a manos nos pueden servir.

Por último para sentirnos cómodos del todo y evitar la ansiedad:

 1- ingresaremos 10 minutos antes a la reunión por tema conexión
2- veremos cómo nuestro aspecto se ve, y podremos corregir lo que haga falta
3- disponer de agua siempre y si queremos alguna bebida como té o café (y servilletas)
4- disponer elementos para escribir
5- cerrar todas las ventanas y programas que no sean necesarios
6- si se puede, poner el celular en modo avión
7- por las dudas, tener una calculadora a mano
8- evitar música o ruidos molestos (solo tener Spotify del artista)
9- respirar lentamente 20 veces si nos sentimos nerviosos
10- ponernos nuestra fragancia favorita y calzado firme y asegurar una temperatura
agradable

En programación neurolingüística (PNL) se explica cómo el sentido del olfato repercute

directamente en nuestro cerebro, por eso el perfume de nuestra elección nos hará sentir
“como en casa”. Por otro lado tener los pies bien apollados y con un calzado que los “agarre”
bien, es percibido por nuestra mente como seguridad. Y por último el frío genera nervios en
algunas personas y el calor, hastío (además transpirar nunca queda bien).

La llamada en sí

Una vez que ingresa a la llamada el artista puede que no ponga cámara. Si ésto ocurre no
podremos ver bien sus reacciones corporales a nuestras palabras, por lo que tendremos que
concentrarnos más de lo habitual no solamente en lo que dice el artista sino en el tono de la
voz y la cadencia. Además tendremos que permanecer más quietos y recordar sonreir de tanto
en tanto.

Lo primero es percibir el tipo de personalidad lo más rápido posible y generar empatía.

Esperemos que nuestra intuición previamente nombrada en esta guía haya sido la acertada, y
de otra forma, ser algo más neutros sin perder espontaneidad.

Para generar empatía lo primero es saludar y agradecer el tiempo que nos va a dedicar el
artista. Es bueno aprovechar para hacer algún gesto con alguna mano o una leve inclinación
con la cabeza al mismo tiempo que le damos la bienvenida. Es muy importante el “rapport”
que se puede lograr imitando o espejando las poses corporales que el artista tome. La PNL a
demostrado que así las personas se sienten más cómodas.

Sólo nos tomaremos 2 minutos -a menos que el artista se extienda por propia voluntad- para
comentarle que nos encontramos muy contentos en poder realizar la llamada, y consultarle
cómo se encuentra. Si vemos que está en el estudio podemos hacer consultas al respecto, o si
tiene una vista panorámica, se puede preguntar si está de viaje en algún sitio o de tour.
Podemos tomar por ejemplo su vestimenta si es que es particularmente original también, todo
en función de generar un ambiente mas familiar, de camaradería y que se parezca más a una
reunión de disfrute que una reunión de ventas. Si notamos que el artista se muestra algo
incómodo, podemos hablar nosotros sobre alguna situación relacionada al clima en nuestra
ciudad o mejor aún preguntarle cómo fue que se inspiró para algún momento de algún track
que nos guste de él.
Luego de la introducción recordemos lo siguiente: A todos los artistas les gusta hablar sobre su
arte, por lo que elogiar sinceramente ciertos tracks y momentos específicos, o preguntarle por
la letra de algún track en particular va a ser siempre positivo.

De la misma manera lo será preguntarle hace cuánto se dedica a la música, si toca

instrumentos y cuáles, si tiene familiares que se han dedicado a la música, si produce/canta
cierto género pero le gusta más escuchar otros, si tiene collabs que no conocemos, etc. Este
momento luego de la introducción será muy importante y posiblemente tome el 40% de la
charla. Trataremos de vez en cuando en la medida de lo posible hacer comentarios nosotros
sobre música, o nuestra experiencia con ella para que no parezca un interrogatorio, sino más
bien una charla.

Propuesta:

Acto seguido y luego de conversar el tiempo justo, tomaremos las riendas de la conversación,
para explicarle al artista quiénes somos, qué es ZIL, por qué nos interesa trabajar con él y los
servicios que ofrecemos. Citaremos casos de éxito, las compañías con las que tenemos
partnership y los servicios que ZIL tiene a su disposición. Siempre con profesionalismo y
dejando que nos pueda interrumpir el artista con preguntas. Durante este momento es
importante ir nombrando que podrá repasar todos los detalles cuando le enviemos al terminar
la call el draft de el/los agreements así en su cabeza le va a sonar ya familiar cuando al finalizar
la call se haga dicho envío y no lo tome como algo “push”.

Finalización de la llamada:

Luego de haberle consultado si tiene preguntas y haberlas respondido (en caso que nos falte
información, pediremos disculpas y avisaremos que le responderemos lo antes posible por
email o al contacto que prefiera) podemos pedirle su número de teléfono o los contactos que
nos falten y después de saludarlo y desearle una excelente jornada, o performance si es que la
tiene, etc, colgamos y se envía el email con el agreement correspondiente.

6.Cierre

Si el artista se pone en contacto y está dispuesto a firmar, se realiza lo antes posible el cierre.
Si se pone en contacto y tiene dudas, se les responde. Si quiere hcer cambios al draft, se le
preguntará a su superior. En caso positivo, realizar rápidamente el cierre.

Si el artista no responde al mail del agreement, se lo deberá contactar en 4-5 días para saber si
tuvo oportunidad de leerlo. SI lo hizo, actuar como en el párrafo anterior. Si dice no haberlo
leído, volveremos a contactarnos con él en 2 días. Si dice que no lo leyó le preguntaremos si
realmente está interesado o si existe algo que le genere dudas y las despejaremos o
directamente le diremos que se contacte cuando tenga una decisión.

En el caso que no responda el mail del agreement, y luego no nos atienda después de 3
intentos por las diferentes vías de contacto que nos proporcionó, lo dejaremos libre y
seguiremos atendiendo otras llamadas y generando nuevos prospectos.