CONFECCIONES S.A.

Us BioSolution Colombia S.A.S. le recomienda a Juan Rodríguez el siguiente listado de la

información que debe documentar para poder presentar avances frente al Sistema de Gestión
de Calidad a su cliente:

Información de Origen Interna.

La información documentada de origen interno corresponde a aquella que es elaborada,
aprobada y controlada por la organización para la ejecución de sus actividades.

• Encargo u orden de compra de un cliente: Orden de compra o de pedido, es importante

porque da constancia del pedido del cliente, además de especificar el producto que desea, la
cantidad y si abona o paga de contado.

• Diseño de las prendas solicitadas: Se entrega un documento específico donde se

estipulen las características que el cliente desea en su producto para que sea diseñada de tal
manera, (ficha técnica).

• Armado y costura de las prendas: En este caso también se haría el uso de la ficha técnica
especificando cómo va la costura y armado de cada prenda basándose en el dibujo o plano
que se tenga de la misma.

• Etiquetado: Documento donde se evidencia el código, material, País donde se fabricó,

nombre de la empresa, cuidados a tener en cuenta, talla, etc.

• Empaque: Documento que cuenta con una lista de lo que se va a entregar y a quien se va
a entregar, por ejemplo el código o número de factura con la cual se hizo el pedido, la
cantidad del producto, la fecha, el nombre de la empresa productora. etc.

• Entrega al cliente: La factura donde se consta que se entrega al cliente, también la fecha,
el código, información de la empresa, y datos básicos del cliente. Por ultimo un espacio donde
se diligencia la firma del cliente como aprobación del producto recibido.

Información de Origen Externa.

Los documentos de origen externo son aquellos que no son elaborados por la organización
pero que son incluidos o adoptados por el Sistema de Gestión ya que representan una
ayuda y/o guía para el correcto desarrollo de los procesos.

• Selección de modelos y telas / Corte de material: La empresa encargada de facilitar la

tela y el modelo, entrega un documento en el cual se evidencian las propiedades y
cualidades de la tela, y la medida o cantidad del producto que se requiere, además de los
cuidados a tener en cuenta y el uso adecuado de la misma.

• Contacto con los proveedores de materia prima para adquisición de la misma: la

información que otorgan las empresas proveedoras a la empresa productora como una
tarjeta de presentación, donde se ve el nombre de la empresa, que es lo que hace, número
telefónico, dirección. Etc.

• Máquinas de corte
Manuales de operación de maquinaria Son documentos que
• Máquinas de coser contienen la descripción general de la máquina, la forma de
• Planchas de vapor instalación, precauciones de operación, mantenimiento, entre
• Prensas otros
• Máquinas de teñir

Especificación
Es todo documento que establece una serie de requisitos que la organización debe cumplir.
Basado en esta definición podemos concluir que todos los documentos, tanto de información
interna como externa, son específicos pues cada documento exige ciertos requisitos que se
deben cumplir, por esta razón cada documento es importante, ya que entre más específico
sea en cuanto a lo requerido, más fácil de ejecutar y realizar va a ser el trabajo reduciendo
retrasos o errores en el proceso.

RESPUESTA DE LAS PREGUNTAS

• ¿Con qué fin se realiza la documentación de un sistema de gestión?
El propósito y los beneficios de la documentación del Sistema de Gestión son múltiples ya
que proporciona un marco claro de trabajo del desarrollo de operaciones de la organización,
accede a una consistencia del proceso en cuanto a la mejora continua y una mejor
comprensión del Sistema de Gestión adicionalmente permite entregar y mantener
evidencias para el logro de los objetivos de la organización.
• ¿Cuál considera que es la importancia de la documentación del sistema de gestión?
La documentación es de suma importancia en un sistema de gestión por que permite
destacar que un proceso sea debidamente estandarizado asegurando que las personas que lo
ejecuten estén de acuerdo a los criterios que están escritos, la planificación organizacional
permite un perfecto direccionamiento y enfoque a las personas en los cargos y a su vez a
los objetivos del sistema además ayuda a tener un control de las actividades realizadas que
son suministradas como evidencia ya bien sea registros, informes o soportes que con los
mismos permiten conocer y evaluar la gestión que es realizada.