Universidad de Oriente

Núcleo Monagas

Escuela de Ciencias Sociales y Administrativas

Sistemas y procedimientos Administrativos y Contables

Sección 01

Formularios y Control interno

Bachiller:

Rosilia Martínez Freites

C.I.26.078.625
 Introducción

Una de las técnicas de recopilación de información que sigue vigente desde hace varios
años es el formulario. A pesar de ser un documento simple, es muy útil para las empresas.
Es fácil de hacer y gracias a este se puede gestionar la información estratégica de la
empresa.
Formulario es un documento impreso que transmite información específica de
una persona a otra o de una a otra unidad. Este es un papel portador de datos e
información y es parte integrante del método. Así, es un medio de transmitir información.
El propósito fundamental del diseño de formularios, es suministrar medios estandarizados
para el eficaz procesamiento de información administrativa, así como también, crear un
instrumento de actividad humana para registrar y pasar la información.
Un formulario es una herramienta de recopilación de información altamente
poderosa. Como ya lo mencionamos, recoge ciertos datos de un interesado. Estos pueden
ir desde los más básicos (nombre completo, teléfono y correo electrónico), hasta
información más específica (hábitos de consumo o estilo de vida).
El control interno permite que una entidad ejecute sus operaciones de forma eficiente,
proteja sus recursos y presente información financiera oportuna y confiable.
Para llevarlo a cabo, se debe contar con una visión integral de la compañía que vaya más
allá de las áreas de contabilidad y finanzas.
Hoy en día el control interno va más allá de los asuntos que tienen relación directa con las
funciones de los departamentos de contabilidad y finanzas. Por ello se dice que el control
interno incluye, además de los controles financieros, los de carácter administrativo o
gerencial.
 1. Explique que son los formularios y su importancia para la documentación de
información en la empresa.

Un formulario es un documento físico o digital que sirve para recopilar información de

manera estructurada, para después almacenarla y ocuparla con un fin en especial. Está
conformado por casillas, y los datos a solicitar varían de acuerdo con su objetivo.
Un formulario puede variar en formato y extensión, pero tiene la intención de, respecto a
los usuarios, solicitar algo o iniciar una relación comercial o de servicios y, respecto a las
empresas, obtener datos estratégicos que sirvan para cumplir con una meta de gestión o
de negocios.
El formulario puede realizarse en diversos medios, dependiendo del nivel de
profesionalidad o seriedad que requiera.  
 Su importancia radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados
trabajan guiándose por los formularios, además cualquier acto administrativo se refleja en
un formulario. Por lo tanto tiene una gran importancia el ámbito administrativo ya que
todos los trabajos que se hacen en la empresa son guiados por formularios, además de
cualquier acto administrativo también sirven de soporte a las transacciones .

2. Tipos d Formularios que se pueden implementar en las diferentes áreas de la empresa .

 Área de compras:

El primer área que podemos identificar para el control de los formularios, es el manejo
de compras e inventarios. La empresa debe estar en la capacidad de poder determinar
cuánto, cuando, a quien y en qué condiciones se deben efectuar las adquisiciones que
permitan a la empresa tomar bienes y servicios en las mejores condiciones. Los objetivos
del sistema de control para los formularios de compras de inventarios, deben ser los
siguientes:
Asegurar que las compras se realizan en las cantidades precisas, con la calidad adecuada y
en la oportunidad que se requiere.
Realizar únicamente las compras que se requieren y no compras en exceso.
Tomar en cuenta los descuentos que se deben aprovechar de los proveedores.
Los principales formularios aplicables para las compras y manejo de inventarios son los
siguientes:
 Requisición de materiales
  Órdenes de compra
 Entradas al almacén
 Salidas del almacén
 Tarjetas de inventario
 Notas de entrega de mercancía

El ciclo de una compra se inicia con la emisión de una requisición de materiales. Este
documento es la vía por la cual se notifica al departamento de compras, acerca de las
necesidades que existen del uso de un bien o recepción de un servicio. Una vez que la
requisición de materiales es emitida por la unidad solicitante, esta debe ser enviada al
departamento de compras, previa aprobación de las personas que tienen autorización de
acuerdo con las políticas establecidas por la empresa.
El departamento de compras debe elaborar normalmente una orden de compra, debe
especificar aspectos tales como: cantidad requerida, calidad y/o descripción detallada del
bien o servicio, condiciones de entrega y cualquier otra información que sea relevante
para procesar la orden de compra. Es una práctica saludable que toda orden de compra,
este pre numerada y se controle sus correlatividad en forma minuciosa. Otra información
que debe contener una orden de compra, es la referencia a la unidad solicitante. Al igual
que la solicitud de materiales, las órdenes de compra deben estar autorizadas por
personas competentes para ello. Típicamente un formulario de orden de compra debe

estar aprobado por el jefe de compras y uno o dos gerentes de mayor nivel a este.

 Área de personal

Los formularios de recursos humanos son documentos utilizados por el departamento de recursos
humanos de una empresa para reclutar y administrar empleados.

 Formularios de Solicitud de Empleo.

El formulario de solicitud de empleo es un instrumento empresarial utilizado en la

selección de personal que se puede plasmar en forma de ficha de datos, formulario
o cuestionario donde se recogen datos de los candidatos para un puesto de trabajo
de forma ordenada y metódica.
En la ficha es recomendable utilizar un lenguaje sencillo y accesible para no distorsionar
las respuestas ni confundir al candidato. Para ello tenemos que utilizar lenguaje llano y no
técnico, cuando sea posible, para simplemente recoger los datos de interés, con esto
perseguimos una prospección eficaz y veraz.
Igualmente el diseño debe ser limpio y dejando espacios en blanco para permitir que el
candidato anote información adicional pero también dejando un espacio al lateral para
nuestras anotaciones como seleccionador. No podemos olvidar añadir al final una nota
de confidencialidad sobre los datos recogidos. Respecto a los campos en sí, existen
algunos recomendables:

 Nombre e información de contacto

 Títulos
 Carnet de conducir y otros permisos necesarios (manipulación de alimentos,
etc… según el caso)
 Idiomas y otros conocimientos
 Experiencia laboral (funciones realizadas, motivos de cese, retribuciones
medias…)
 Aspectos que le atrajeron de la oferta
 Cargo solicitado
 Referencias
 Posibilidades de incorporación
 Remuneración deseada ( puede ser un dato confuso por lo que quizás
deberíamos guardar la pregunta para los puestos más estratégicos)
 Otros cargos deseados

 Formulario De Postulación Administrativa

 Formularios de Información de Empleado: En este formulario se plasmará la información

personal especificada del empleado que desea adquirir un puesto en determinada
empresa, en este se desarrollará la información general del empleado conteniendo su
nombre completo, cédula de identidad, número de contacto, dirección exacta, número de
carga familiar, información de cada familiar, antecedentes, experiencias adquiridas,
estudios, cursos, etc.

 Formulario de evaluación de desempeño

El formulario e evaluación de desempeño laboral es una plantilla de evaluación en la que se

registran distintos aspectos vinculados con el rendimiento profesional de un empleado o el
desempeño de un departamento.

El formulario de evaluación de desempeño laboral también es definido como formulario de

valuación de competencias o cuestionario de evaluación. En cualquiera de los casos su función es
la misma: documentar, de forma detallada, el rendimiento laboral de una persona o sector.
De esa manera, en base a una serie de aspectos, como las tareas, objetivos, metas a corto,
mediano y largo plazo, se realiza el análisis. Así, la ficha de evaluación registra el rendimiento
actual del empleado, permite estimar su potencial de desarrollo y reconocer falencias. Esta
información se obtiene a través de una evaluación cuantitativa y cualitativa, lo que permite tomar
decisiones basadas en datos objetivos. 

El formulario de evaluación permite dejar registro de los siguientes aspectos:

 La organización y orden de diversos componentes de cada departamento.

 El formato de evaluación de desempeño laboral sirve para evaluar y
establecer las contribuciones más adecuadas para los empleados según
su desempeño.
 Medir el feedback entre los distintos componentes de la organización en
relación con sus funciones laborales y las relaciones interpersonales.
 Advertir errores en el funcionamiento de la organización.
 Evaluar los criterios de selección de personal.
 Estimar los resultados de los programas de reclutamiento y selección de
la organización.
 Fortalecer los desempeños positivos, mediante el reconocimiento o
programas de formación para fomentar la capacitación y el desarrollo de
aptitudes en los empleados.
 Evaluar el funcionamiento de la comunicación entre las distintas áreas de
la organización.
 Generar métodos y acciones de motivación para mejorar el sentido de
pertenencia y compromiso de los empleados con la organización.

Formulario Actualización De Datos Personales Y Familiares

Clima Organizacional Encuesta

La encuesta de clima organizacional permite medir el nivel de satisfacción del

personal en general, y en el caso de la motivación se requiere de un trabajo de
profundización con cada uno de los colaboradores y desde el inicio de sus
labores en la organización, conociendo qué aspectos son los que los motivan.
Los estudios de clima permiten efectuar intervenciones certeras tanto a nivel de
diseño o rediseño de estructuras organizacionales, planificación estratégica,
cambios en el entorno organizacional interno, gestión de programas
motivacionales, gestión de desempeño, mejora de sistemas de comunicación
interna y externa, mejora de procesos productivos y mejora en los sistemas de
retribuciones.
El clima laboral trae como beneficio el facilitar la comprensión en cuanto a la
situación interna de la empresa u organización, también da a conocer las
reacciones de los grupos ante las rutinas, normas, reglas y/o políticas impuestas
por la dirección.
El objetivo de este modelo y su diagnóstico es identificar la percepción que
tienen los colaboradores sobre el clima organizacional y las causas principales
del porqué de los resultados de acuerdo a sus apreciaciones, y establecer
soluciones que permitan determinar un plan de mejoramiento.
 Área de finanzas.
El manejo del efectivo y las transacciones con él realizadas y todo el proceso que se debe
llevar a cabo para su disposición, requiere que se implanten controles para evitar fraudes
o disposiciones no autorizadas. Para controlar el efectivo, podemos dividirlo en dos tipos
de operaciones:
los ingresos de efectivo que están constituidos por todos los montos que recibe una
empresa por concepto de ventas, servicios que preste, intereses ganados por inversiones,
ventas de activos fijos, cobranzas de créditos otorgados y cualquier cantidad de dinero
que reciba por sus operaciones y los egresos de efectivo, constituidos por todos los
desembolsos que debe efectuar una empresa por la adquisición de bienes o servicios,
pagar al personal, pago de deudas o inversiones de excedentes de efectivo en general.
Debemos tener presente que al implantar controles, el costo de estos no puede superar el
beneficio que se espera de los mismos.
Algunos de los formularios comúnmente usados para controlar los ingresos y egresos de
efectivo son los siguientes:
 Vales de caja
 Recibos de caja chica
 Reposición de fondo fijo
 Orden de pago
 Arqueo de fondos fijos
 Planillas de deposito
 Avisos de cheques devueltos
 Movimiento diario de caja 
 Formulario de ingresos y gastos.
 3. El control interno y su importancia para la preparación y presentación de Estados
Financieros.
El control interno empresarial son todas las actividades que se trabajan en conjunto para
el buen funcionamiento de un negocio. Este tiene por objetivo resguardar los recursos de
la empresa para evitar pérdidas o faltas que puedan afectar su rentabilidad.
El control interno es el plan mediante el cual una organización establece principios,
métodos y procedimientos que coordinados entre sí buscan proteger los recursos de la
entidad, además de prevenir y detectar fraudes y errores dentro de los diferentes
procesos desarrollados en la empresa, en torno al cumplimiento de los objetivos
planteados para determinado tiempo. Entre algunos de los fallos más importantes que un
control interno puede evitar se incluyen: 
 Riesgos estratégicos 
 Riesgos operativos 
 Fraudes internos/externos
 Dependencia de personal en áreas específicas
 Fuga de información sensible
 Riesgos técnicos o legales 
 Riesgos en la reputación
 Riesgos financieros 
Por ello, es importante establecer un control en las actividades que se integran
diariamente en la gestión empresarial de un negocio para la constante protección de los
activos. Además, para minimizar errores de operación y cumplir con los objetivos del
control interno de una organización.
Todas las políticas y procedimientos adoptados por la administración de una entidad para
ayudar a logar el objetivo de la administración de asegurar, tanto como sea factible, la
conducción ordenada y eficiente de la empresa, incluyendo adhesión a las políticas de
administración, la salvaguarda de activos, la prevención y detección de fraude y error, la
precisión e integralidad de los registros contables, y la oportuna preparación de
información financiera confiable.
El control interno es de mucha importancia, puesto que proporciona la información
financiera para la entidad y, por lo tanto, las declaraciones contenidas en los estados
financieros. Esta información es la base del control gerencial, por lo que es necesario que
sea confiable y oportuna.
Todas las transacciones y otros eventos son prontamente registrados en el monto
correcto, en las cuentas apropiadas y en el periodo contable apropiado, a modo de
permitir la preparación de los estados financieros de acuerdo con un marco de referencia
para informes financieros identificado.
4. Tipos de control interno.
 Control interno financiero

El control interno financiero comprende el plan de la organización y las políticas y procedimientos

concernientes a la custodia de los recursos, así como la verificación de la exactitud y confiabilidad
de los registros e informes financieros. Debe estar orientado a proporcionar una seguridad
razonable de que:

 Las operaciones y transacciones se ejecutan de acuerdo con la autorización general o

específica de la administración.
 Las transacciones se registran de conformidad con las políticas contables de la
organización.
 El acceso a los bienes y/o disposiciones solo se realiza con la autorización previa de la
administración.
 Los asientos contables se hacen para controlar la obligación de responder por los recursos
y su registro se compara periódicamente con los recursos físicos. Por ejemplo, el
inventario de mercancía
 Control interno administrativo

Comprende los planes, políticas y procedimientos concernientes a los procesos de decisión que
llevan a la autorización de las transacciones y operaciones por parte de la gerencia. El objetivo es
fomentar la eficiencia de las operaciones, la observancia de las políticas prescritas por la gerencia y
el logro de las metas programadas.

La protección de los recursos y la revelación de errores o desviaciones de los mismos es

responsabilidad primordial de los miembros de la alta gerencia. Por eso es necesario mantener un
acertado control interno administrativo. De igual manera, se puede decir que el control interno
solo existe cuando la administración puede confiar en una auto verificación de las operaciones y
actividades sin tener que realizar inspecciones o controles externos a las operaciones normales.

Control interno financiero Control interno

o contable administrativo

Pasos Generales Pasos Generales

Planeación Planeación

Valoración Control

Ejecución Supervisión

Monitoreo Promoción

Ejemplo de área Ejemplo de área

Plan de Organización Plan de Organización

1. Método y 1. Método y
procedimientos procedimientos
relacionales relacionales

1,1, Protección de activos 1,1, Con eficiencia de

operación

1,2, Confiabilidad de los 1,2, Adhesión a políticas

registros contables

2, Controles 2, Controles

2,1, Sistemas de 2,1, Análisis estadísticos

autorización

2,2, Sistemas de 2,2, Estudio de tiempos y

aprobación movimientos

2,3, Segregación de 2,3, Informes de actuación

tareas

2,4, Controles físicos 2,4, Programas de

selección

2,5, Programas de
adiestramiento
 2,6, Programas de
capacitación

5. Como debe aplicarse el control interno dentro de la empresa.

El control interno dentro de las organizaciones debe ser aplicada a través del correcto
seguimiento de los siguientes procedimientos:

 Arqueos periódicos de caja para verificar que las transacciones hechas sean las
correctas.
 Control de asistencia de los trabajadores.
 Al adquirir responsabilidad con terceros, estas se hagan solamente por personas
autorizadas teniendo también un fundamento lógico.
 Delimitar funciones y responsabilidades en todos los estamentos de la entidad.
 Hacer un conteo físico de los activos que en realidad existen en la empresa y
cotejarlos con los que están registrados en los libros de contabilidad.
 Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro y fuera de la compañía es el
adecuado y lo están realizando de una manera eficaz.
 Tener una numeración de los comprobantes de contabilidad en forma consecutiva
y de fácil manejo para las personas encargadas de obtener información de estos.
 Controlar el acceso de personas no autorizadas a los diferentes departamentos de
la empresa.
 Verificar que se están cumpliendo con todas las normas tanto tributarias, fiscales y
civiles.
  Analizar si los rendimientos financieros e inversiones hechas están dando los
resultados esperados