Acta No. N.

001 Lugar: OAU GARZON

Fecha: 02 de octubre de 2021
Hora Inicio: 07:30 a.m. Hora Final: 2:00 pm.
Nombre Reunión: Visita plan de reconocimiento de sede Medimás EPS Garzón
Objeto de la Reunión
Visitar la sede para reconocimiento loc ativo de oficina, el personal, las herramientas de trabajo y las
necesidades e inquietudes de los colaboradores
Asistentes
Nombre Cargo Área
María Alejandra Vargas
Asesor (a) de Servicio al Cliente OAU Garzón
Escalante
Asesor (a) de Servicio al Cliente OAU Garzón
Estefanía Llanos Vargas
Asesor (a) de Servicio al Cliente OAU Garzón
Martha Sidelsa Olave Rojas
Asesor Participación Social y OAU Garzón
Maribel Cardozo Diaz
Atención al Usuario
Coordinador de Atención al OAU Garzón
Javier Castro Hernandez Usuario Tipo II

Agenda del día

1. Reporte de la visita a la directora (a)Regional de Atención al Usuario Tipo B.
2. Toma de registro fotográfico de las afueras de la OAU y sus entornos.
3. Ingreso a la sede y presentación ante el personal y los afiliados que se encuentran en sala.
4. Notificación de la visita al personal en capacitación y asesor virtual y personal en atención en módulos.
5. Entrevista con las Asesoras que están en capacitación y asesor virtual (con relevo)
6. Socialización de las diferentes inquietudes a cerca de la operatividad de la OAU por parte de las
colaboradoras.
7. Socialización con dos usuarios que requería atención por parte de coordinación (casos de tutela y
medicamentos).
8. Verificación de la infraestructura (locativo)
9. Verificación de la red de la OAU.
10. Verificación de Los equipos de cómputo, escáner, impresora, Tv y atril (nuevo)
11. Reorganización de imagen corporativa (plan de comunicaciones).
12. Socialización de los diferentes lineamientos corporativos de la operatividad de la OAU por parte del
Coordinación de Atención al Usuario:
- Horario de Atención
- Implementación del NAO
- Nuevo sistema de Turnos
- Productividad en sistema de turnos
- Cumplimiento de todas las funciones asignadas
- Utilización del BI al momento de autorizar
- Explicación de la contención del costo médico.
- Direccionamientos adecuados
- Utilización de capitas de la corporación IPS y Discomedica.
- Calidad de las autorizaciones
- No recibir documentación Original de los usuarios (para tramite interno).
- Trato digno a nuestros afiliados
- Realización total de todos los tramites que requieren auditoria regional.
 - Presentación personal de todos los colaboradores (uso adecuado del uniforme)
- La prohibición de los teléfonos celulares personales en Linea de frente.
- Estrategias para disminuir las filas largas.
- Estrategias para incrementar la usabilidad de los canales no presenciales

13. Compromisos de la visita.

Siendo las 09:00am del día 19 de Enero de 2021 , se da inicio a la reunión del comité compartido con la IPS
CORPORACION MI IPS

1. Registro de Asistencia.
2. Presentación del personal

WILLIAM ANDRES ARIAS DELGADO (Gerente Seccional): Da la bienvenida y agradece la asistencia del
equipo de trabajo de la corporación MI IPS

3. Socialización de diferentes inquietudes:

- Falta mejorar las condiciones de las instalaciones locativas, (falta de pintura y mejorar
iluminación.
- Incrementar los métodos de asignación de citas como líneas telefónicas de WhatsApp para
descongestionar la sede.
- Dar cumplimento al Cronograma de Capacitación del personal de línea de frente para que la
atención al usuario sea más humanizada y brinden información de una manera completa y
oportuna.

4. Servicio de Vacunación: El servicio de vacunación funciona de lunes a sábado de 7am a 12:00m y de

1pm a 4pm y los sábados de 7am a 12:00am . Se tiene contratado el siguiente personal: Hay 6
auxiliares de enfermería certificadas por el Sena para vacunación. 3 auxiliares de 6 horas y 3 de 8 horas
quienes rotan en el transcurso del mes. La oportunidad es para el mismo día. Una de ellas contratada
para vacunación extramural de ocho (8) horas de lunes a sábado.

5. Metas e indicadores de PYM:

-Vacunación: 92% de cumplimiento. ( 4º trimestre de 2020) corte a noviembre 2020

-Control prenatal: 84% de cumplimiento
-Crecimiento y desarrollo 85.2%
-Planificación familiar: 44.5%
 -Toma de citología: 73%

6. Verificación Servicio de laboratorio y toma de muestra: Se toman muestras desde las 6am hasta las
10 am , se cuenta con 3 auxiliares de toma de muestra , 1 de 8 horas y 2 de 6 horas. El servicio se toma
de lunes a sábado. El sábado atienden de 7am a 10am.

La oportunidad para la toma de laboratorios esta para 1 día, con excepción de las maternas y los recién
nacidos y las muestras que se toman en la casa, que se toman el mismo día.

7. Verificación de indicadores de oportunidad en especialidades básicas: Se realiza verificación de

oportunidad, donde se evidencia cumplimiento.

NOMBRE INDICADOR RESULTADO

Tiempo promedio de espera para la asignación de cita de cirugía general (citas de primera vez) Cada 15 días

Tiempo promedio de espera para la asignación de cita de ginecología, (citas de primera vez) Un día
Tiempo promedio de espera para la asignación de cita de medicina general, (citas de primera vez tele
Un día
consulta)
Tiempo promedio de espera para la asignación de cita de medicina general, (citas de primera vez
24 horas
presencial)
Tiempo promedio de espera para la asignación de cita de nutrición, (citas de primera vez presencial y
24 horas
tele consulta y domiciliaria)
Tiempo promedio de espera para la asignación de cita familiarista , (citas de primera vez) 24horas

Tiempo promedio de espera para la asignación de cita Medicina Interna, (citas de primera vez) 48horas

Tiempo promedio de espera para la asignación de cita Ortopedia, (citas de primera vez) Cada 10 días

Tiempo promedio de espera para la asignación de cita Dermatología, (citas de primera vez) Cada 15 días

Tiempo promedio de espera para la asignación de cita de pediatría, (citas de primera vez) Un día
Tiempo promedio de espera para la asignación de cita de Nefrología, (citas de primera vez)
Cada 10 días
telemedicina
Tiempo promedio de espera para la asignación de cita de Neurología, (citas de primera vez)
Cada 10 días
telemedicina
Tiempo promedio de espera para la asignación de cita de endocrinología, (citas de primera vez)
Un día
telemedicina
48 horas por
Tiempo promedio de espera para la asignación de cita de Odontología general, (citas de primera vez) emergencia
sanitaria
- En la IPS COPORACION MI IPS se realiza pequeños procedimientos como: electrocardiograma,
curaciones de baja complejidad, inyectología, infiltraciones y atenciones derivadas de la consulta
prioritaria, inserción y extracción de implantes subdérmico e implante intrauterino, colposcopias,
citologías, biopsias, conización, cubo y cono. El ginecólogo realiza colposcopias, visita la corporación
cada mes.

8. El personal asistencial contratado es el siguiente:

- 11 médicos generales para un total de 76 horas contratadas VS el estándar según población 25.590
usuarios con corte al mes anterior, Lo que indica que se encuentra dentro del estándar de contratación
de horas y cumpliendo con la oportunidad de citas a 24 horas.
 - Odontología: 2 odontólogos de 6 horas, actualmente se maneja una oportunidad de 48 horas por motivo
de emergencia sanitaria.
- Enfermería: Se cuenta con tres (3) jefes de 8 horas y dos (2) de 6 horas,
- Actividades de PYM ( crecimiento desarrollo, planificación, control prenatal, agudeza visual y
examen clínico de mama y citologías, se está brindando las citas dentro de las 24 horas según
normatividad con los protocolos de la emergencia sanitaria.
- Actualmente cumplen con la capacidad instalada de los servicios habilitados y contratados por
parte de la EPS.

9. Mecanismo y horario de asignación de citas: La IPS CORPORACION MI IPS maneja citas en forma
presencial en el horario 6:00am a 6:00 pm de lunes a viernes y sábados de 7:00 am a 1:00 pm y
telefónicas en Pitalito 8365360 y 8350830 y 3008961346, al número 6510777 018000120777 las 24
horas.

10. Farmacia: El horario es de 7am a 6pm se cuenta actualmente con dos auxiliares de farmacia y una
regente. El porcentaje de pendientes es de 0,1% al 10 de febrero de 2021.

Promedio de tiempo de espera para la entrega de medicamentos es de 0.3, con corte a la fecha.

Proporción de formulas entregadas de manera oportuna 100% con corte al 2020

Proporción de pacientes con dispensación oportuna y completa 98,00% al 2020.

Oportunidad en la entrega de medicamentos esta en un 99,7% al 2020.

Proporción de formulas entregadas de manera completa : 100% al 2020

Los medicamentos que quedan pendiente si el usuario lo desea se entrega a domicilio dentro de las 48
horas siguientes a su solicitud.

Proceso de almacenamiento y transporte de medicamentos:

Se revisa el proceso de almacenamiento, cadena de frio, temperatura y cumple con la normativa.

El proceso de transporte esta debidamente documentado desde Bogotá y todo el proceso de descargue de los
medicamentos por parte de la transportadora hasta la farmacia de la IPS es revisado directamente por la regente
de la farmacia cumpliendo así con el debido proceso y protocolos de bioseguridad por la emergencia sanitaria.
Cuando resulta alguna novedad en el estado de los medicamentos, estos son devueltos y reportados a la
dirección Nacional.

11. Porcentaje de PQR en la IPS: Con corte al 01 de enero al 30 diciembre de 2020 manejan un
porcentaje del 0,78% de PQR de manera formal. Cuando el usuario se acerca por alguna inquietud
procuran solucionar de forma inmediata. Todos los viernes realizan apertura de los buzones (2
buzones). Por la Supersalud llegan esporádicamente por el tema de accesibilidad al servicio.

Compromisos adquiridos y pendientes

No. Descripción Responsable Fecha

 Cumplimento del Cronograma de
Capacitación al personal de línea de frente
Dra. Sulma Yadira
1 para que la atención al usuario sea más 30 de abril de 2021
Ibarra Velasco
humanizada y brinden información de una
manera completa y oportuna.

Falta mejorar las condiciones de las

Dra. Sulma Yadira
2 instalaciones locativas, (humedades, falta 28 de febrero de 2021
Ibarra Velasco
de pintura y mejorar iluminación.

Incrementar los métodos de asignación de Dra. Sulma Yadira

3 17 Marzo de 2021
citas como líneas telefónicas de WhatsApp. Ibarra Velasco

Elaboró :

WILLIAM ANDRES ARIAS DELGADO SULMA YADIRA IBARRA

VELASCO
Gerente Seccional Coordinadora Medica
Medimas EPS Corporación MI IPS