Lista de Chequeo Auditoria

Pg.
1 AUDITORIA INTERNA
DEEP SOUTH AMERICA
Clusula Notas de Auditora INC:
DEEP SOUTH AMERICA

AUDITORIA INTERNA
AUDITOR 1: PAOLA ANDREA CASTRO GOMEZ
Auditado:
LUIS DEL CASTILLO (DIR. PROYECTOS)

GUSTAVO FLOREZ (DIR HSEQ)
JHON CLARETH (COORD MANTENIMIENTO)
RAIZA PUENTES (COORD ADMINISTRATIVO)
DILMA AGANEZ (ASIST COMPRAS)
OPERADORES DE GRUA (11 PERSONAS)
OPERADORES CAMION GRUA (4 PERSONAS)
MONTACARGAS (6)
CAMA ALTA (2)
MANLIFT (2)
Fecha:
04 y 05 DE JUNIO DE 2015
Sitios visitados:
CONTRATO No. 964692

Objeto: cargue y descargue de equipos y herramientas con gruas y o equipos pesados
OFICINAS EN INSTALACIONES DEL CLIENTE ECOPETROL

AMPLIACION DE REFINERIA, PRE COMMISION
WWW.DEEPSOUTHCRANE.COM
PERSONA DE CONTACTO:
3143444768
JUAN JIMENEZ (REPRESENTANTE LEGAL DE LA EMPRESA)
GUSTAVO FLOREZ MARTINEZ (DIR HSEQ)

g.florez@hotmail.com
3162756808
61 PERSONAL DE LA EMPRESA (operativos 55 y administrativos 6)
Proceso /Actividad: Sistema de Gestin
Reunin de apertura:
Agradecimiento
Metodologa;
Entrevistas y revisin documental
Hallazgos:
Observaciones y no conformidades
Principio de confidencialidad
Alcance (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001)

IZAJES Y MOVIMIENTOS DE CARGAS EXTRAPESADAS CON GRUAS Y
EQUIPOS PESADOS
Exclusiones:
Pg. 2 AUDITORIA INTERNA
DEEP SOUTH AMERICA
7.3 Diseo y desarrollo

Justificacin: las especificaciones son dadas por el cliente y con base
en las tablas de carga de los equipos (mencionar las normas y las
versiones) 9,14 y 18
18 de junio de 2015
SISTEMA DE GESTION
HSEQ
Requisitos generales
Se tiene establecido el Mapa de procesos est controlado desde el Manual de

la empresa
Manual SGI (MA-HSEQ-01, v0, 16/01/15)

En el listado maestro el cdigo esta HSEQ-M-018
Procesos gerenciales: gestin de la direccin, gestin HSEQ

4.1
Misionales:
Comercial, manejo de carga extra pesada
Procesos de apoyo: compras, gestin administrativa y mantenimientos
Como se visualiza la retroalimentacin de lo estratgico con los procesos de

apoyo?
Control de documentos // control de registros
PROCEDIMIENTO Control de documentos y registros (HSEQ-PR-01, v0,

10/01/15)
Se revisa en el listado maestro esta CAL-PR-01. ok
Objetivo, aprobar documentos, cambios, disposicin de documentos, identificar

y garantizar legibilidad, actualizacin de documentos, divulgacin y aplicacin
4.2.3
(9) Control para documentos externos:
En el listado de documentos externos (HSEQ-F-017) se controlan los
4.4.4 documentos externos
4.4.5
4.5.4 Certificados de calibracin??
(14) Resultados de estudios de iluminacin??
(18) Diagnostico de salud??
Manuales de fabricante??
Documentos de proveedores para disposicin de residuos peligrosos??
Contratos, otro si, polizas
Certificados de equipos, herramientas y personal
DEEP SOUTH AMERICA
Documentos del cliente (procedimientos, instructivos, registros, etc..)
Control para documentos obsoletos OK

Los documentos obsoletos son eliminados y se reemplazan por el nuevo
documento, las versiones anteriores son solo de consulta para el administrador
del sistema, los documentos finales se con vierten en PDF y se guardan en
dropbox.
Control de documentos magnticos?

Frecuencia de backup?
Pendiente revisar todos los cdigos de los documentos que coincidan con los
cdigos de los listados de documentos y registros por el cambio a HSEQ
control de registros
se revisa el Procedimiento:
Control de documentos y registros (HSEQ-PR-01, v0, 10/01/15)
Se revisa en el listado de control de registros HSEQ-F-016, v0, 05/01/15
4.2.4
Revisar los cdigos en el listado maestro de registros
(9)
4.5.4
(14,
En la herramienta se especifica cmo se va a realizar el control de registros
18)
(Identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, el tiempo de
retencin y la disposicin de los registros).
Pendiente en el procedimiento cada definicion
Auditoras internas
8.2.2 Se revisa el procedimiento Auditoras internas, (HSEQ-PR-02, v0, 10/01/15

(9) En el listado maestro. ok
4.5.5
(14 Frecuencia (en el procedimiento se defini frecuencia anuales para las
18) auditorias internas). Ok
Esta es la primera auditoria interna para la empresa (18 y 19 junio de 2015)
Formatos:
HSEQ-F-08 Reporte de hallazgo y/o no conforme
cronograma de auditoras??
Plan de auditora??
Lista de chequeo??
Informe de auditoria??
Pendiente revisar que formatos van a dejar
DEEP SOUTH AMERICA
Producto no conforme
No se evidencio el procedimiento tratamiento de producto/servicio no

conforme,
8.3
no esta documentacin de una matriz gua de los posibles no conformes
no esta definido el Formato: reporte producto no conforme (v1, 20/06/14)
Acciones correctivas y preventivas y de mejora
Se revisa el procedimiento Acciones correctivas y preventivas, (HSEQ-PR-04,

v0, 12/01/15)
El procedimiento incluye objetivo, alcance, definiciones, responsabilidades
Descripcin de actividades:
Identificacin de acciones de mejora
8.5.1 Entrega de la solicitud
8.5.2 Anlisis de causas
8.5.3 Definir plan de accin
(9) Entrega del plan de accin
Eficacia de la accin
4.5.3 Control de las acciones tomadas
(14,
18) Definir los orgenes de A/C y A/P
formato:
Solicitud de tratamiento de no conformidades, Accin correctiva, preventiva
Pendiente generar A/C y A/P documentadas diferentes de auditorias internas
PROCESO: HSEQ (SST)
4.3.1 PELIGROS Y RIESGOS
Se revisa el procedimiento de identificacin de peligros, evaluacin y control

de riesgos (v6, 18/06/14)
Matriz: Peligros, valoracin y control de riesgos(HSEQ-MA-01, v0, 15/01/15)

Ultima actualizacin: Mayo 30 de 2015 (se actualizo la matriz con los peligros
DEEP SOUTH AMERICA
generales que se manejan en todas las unidades del cliente)
Metodologa: GTC-45
Rangos:
I no aceptable
II no aceptable, con control
III aceptable
IV aceptable
Riesgos significativos:
(aceptable con control)
Vehculos y equipos pesados en movimiento por carreteras perimetrales y vas
interiores de la planta, riesgo: vial, control: programa de seguridad vial? Falta
incluir como control
Control: uso de paleteros, uniformes reflectivos
Riesgo
Equipos y cables elctricos energizados
Riesgo: elctrico
Control: programa LOTO del cliente, poltica, permisos, etc para riesgo
elctrico, falta incluir como control
Riesgo
Trabajo en alturas, desplazamientos por plataformas, ascenso y descenso por
escalera
Control: programa de control contra cadas, coordinador de trabajo en alturas,
permiso de trabajo y certificados de apoyo para trabajo en alturas
Riesgo
Cada de objetos,
Control: utilizacin de sujetador de herramientas, restriccin de paso de
personas, sealizacin de reas
Riesgo
Quimico (vapor y otras sustancias quimicas segn las unidades donde se este
trabajando)
Control: restriccin de personal a las areas
Pendiente incluir los permisos de trabajo, AR, mediciones
Riesgo:
Lneas presurizadas
Control: aplicacin del SAS (sistema de aislamiento seguro), verificacin de
entrega del rea por parte del emisor
4.3.3 Programas
DEEP SOUTH AMERICA
Se tienen los programas:
Se revisa Plan HSE servicio de manejo de cargas para soportar actividades de

precomisionamiento, comisionamiento y puesta en marcha de la refinera de
Cartagena
Programa de proteccin contra cadas (pendiente control de documentos:

cdigo, versin, fecha):
El programa incluye: objetivo, campo de aplicacin, propsito, marco legal y
normativo (pendiente revisar que sea coherente con la matriz de requisitos
legales), capacitacion, responsabilidades
El trabajo en alturas aplica para el aparejador en las actividades
Pendiente la creacin de las actividades de ejecucin para generar el indicador

de cumplimiento del programa:
Certificacin de personal
Certificacin de equipos
Certificacin de coordinadores:
Programas
Se revisa Programa de seguridad vial (con base en la resolucin Nacional y la

directriz del cliente)
4.3.3
Programa documentado??
Actividades que evidencien la ejecucin??
Certificacin de personal (pase interno)
Preoperacional de vehculos??
Programa
4.3.3 Se revisa Programa de riesgo psicosocial
Programa
Se revisa programa de vigilancia epidemiolgica para prevencin de

desordenes musculo esqueleticos
4.3.3 Actividades:
Exmenes ocupacionales de Enero a Mayo de 2015
Aplicacin de la encuesta
Valoracin y control
valoracin por medico de la EPS. ok
4.5.1 Seguimiento y medicin
Se revisa estudio de ostemuscular

DEEP SOUTH AMERICA
Resultado que entrega la fisioterapeuta del profesional de ARL sura

Fisioterapeuta, especialista en salud ocupacional (Leila pacheco Zuiga)
Licencia??
Metodologa y seguimiento a las actividades de vigilancia epidemiolgica en

riesgo ergonmico
Seguimiento y medicin
4.5.1 Se revisa estudio de iluminacin

Estudio de ruido
Requisitos legales // cumplimiento
Se revisa
Eleccin y conformacin del Coppast (11 de Junio/15)
Representante:
Luis del Castillo (principal de la empresa)
4.3.2
Raiza Puentes (secretaria)
Gaudys Jimenez Villa (principal trabajadores)

Oscar Montealegre (suplente)
Se revisa soportes de la conformacin. ok
Requisitos legales // cumplimiento
Conformacin del comit de convivencia

4.3.2
No se evidencio
Identificacin de aspectos e impactos
Se revisa el Procedimiento: Identificacin de aspectos ambientales
Matriz: matriz de aspectos e impactos ambientales
Aspectos significativos:
Manejo de residuos solidos
4.3.1 Manejo de productos qumicos
Se tiene identificados los aspectos ambientales para las actividades:

almacenamiento de aceites y combustibles, productos qumicos en general,
mantenimiento de equipos, movilizacin de equipo y personal, instalacin de
campamentos, instalaciones hidarulicas y sanitarias, adecuacin de vas de
acceso, manejo de estructuras y accesorios
DEEP SOUTH AMERICA
Programas
Se revisa los programas:

4.3.3. Gestin de residuos slidos y lquidos
Ahorro y uso eficiente de agua y energa
4.3.2 Requisitos legales // cumplimiento

4.5.2
Se revisa el procedimiento: Identificacin y evaluacin de requisitos legales y
otros requisitos
Matriz: requisitos legales (HSEQ, v0, 13/01/15)
Uso racional de la energa

Decreto 3683 de 2003. Presidencia de la Repblica
Ley 142 de 1994. Congreso de Colombia
Resolucin No. 9 0708 de 2013.
Suelo
Ley 1252 de 2008 Congreso de Colombia
Decreto 2676 de 2000 DEROGADO POR EL DECRETO 351 DE 2014
DECRETO 351 DE 2014
Decreto 1669 de 2002 Derogado por el art. 18, Decreto Nacional 351 de 2014.
ley 1672 de 2013
Resolucion 1675 de 2013
Ley 1466 del 30 de junio de 2011 Congreso de Colombia
Resolucin 0371 de 2009 Ministerio de ambiente
Agua
Ley 23 DE 1973
Decreto 2811 de 1974
Ley 9 de 1979
Resolucin 273 de 1997
Decreto 1594 de 1984. DEROGADO POR EL DECRETO 3930 DE 2010
RESOLUCIN 0866 DEL 22 DE JULIO DE 2004
SST
Decreto 1772 de 1994. Presidencia de la Repblica de Colombia
Circular 038 del 09 de julio del 2010
Ley 1335 del 21 de julio de 2009. Congreso de la republica
Resolucin 1956 del 2008. Ministerio de la Proteccin Social
DEEP SOUTH AMERICA
Resolucin 634 de 2006. Ministerio de la Proteccin Social

Decreto 1931 de 2006. Ministerio de la Proteccin Social Derogado
parcialmente por el Decreto Nacional 728 de 2008
Decreto 614 de 1984. Presidencia de la Repblica de Colombia
Decreto 1295 de 1994. Ministerio de Gobierno de la Repblica de Colombia.
Ley 1562 del 11 de julio de 2012. Congreso de Colombia

Resolucin 1016 de 1989. Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y de Salud
Cdigo Sustantivo del Trabajo. Ministerio de Proteccin Social
Capacitacin
Se revisa Programa de capacitacin en SST y ambiente (v2, 27/01/13)
4.4.2 Capacitaciones:
6.2.2 Se hace seguimiento
Se revisa capacitacin de riesgos con productos qumicos

Cargue y descargue de vehculos
Manejo de montacargas
Preparacion y respuesta a emergencias // roles y responsabilidades

Se revisa Plan de manejo y control de emergencias (HSEQ-PL-013, v0,
4.4.7 05/01/15)
5.5 El comit de emergencia esta integrado por el Director de emergencias,
4.4.1 Jefe de brigadas, jefe de comunicaciones y jefe de apoyo logstico, se definen
las funciones del comit en caso de eventos de SST y ambiental. Ok
4.3.2
4.5.2 capacitacin // ambiente de trabajo// 4.3. 2 requisitos legales // 4.4.3
6.2.2 comunicacin participacin y consulta: se entrevista al personal operativo
4.4.2 acerca de capacitaciones de las funciones del copasst y del comit de
6.4 convivencia que le han dado, como participan en la eleccin de sus
4.4.3 representantes. ok
5.5
19 de Junio de 2015
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

RAIZA PUENTES (COORD ADM)
4.1 Requisitos Generales
Se revisa la caracterizacin del proceso: Gestin Administrativa (GA-F-018,

DEEP SOUTH AMERICA
v0, 05/01/15)
Actividades:
El proceso realiza las actividades de convocatoria, seleccin, contratacin,
induccin, capacitacin, evaluacin de desempeo, y desvinculacin de los
trabajadores
Recursos humanos
La empresa tiene definido cuatro procedimientos:

GA-P-01 seleccin, contratacin y retiro de personal
6.2.2 GA-P-02 Soporte al personal (controles de nomina, permisos, horas extras
para enviar al outsorcing contable)
GA-P-03 Control correspondencia
GA-P-04 Motivacion, comunicacin, participacin y consulta
Roles y responsabilidades
Se revisa el Organigrama
Pendiente definir el organigrama definitivo, colocarle control de documentos
Cargos:
Gerente
Director HSEQ
Supervisor HSEQ
Inspectores HSEQ
Director de proyecto
5.5. Coord. Mantenimiento
Supervisor de maniobras
Operadores de gruas
Operadores equipos pesados
Aparejadores
Conductores de tractomula
Chofer
Coord.administrativo
Asistente de compras y almacen
Aux de limpieza
6.2.2 Recursos humanos
Se revisa el procedimiento (GA-P-01, v0, 10/01/15) seleccin, contratacin y

retiro de personal
Incluye actividades de:

Perfiles de cargo
Formato: GA-F-004
DEEP SOUTH AMERICA
Pendiente revisar en los perfiles de cargo los comits en los que participa tanto
cargos gerenciales y mandos medios, y las comunicaciones internas y externas
Se revisa el perfil de cargo para Gerente

El perfil incluye informacin de jefe inmediato, objetivo del cargo, personal a
cargo, cargos a supervisar, funciones, responsabilidades, autoridad,
competencia (educacin, formacin, habilidades, experiencia), necesidades de
capacitacin
Pendiente detallar las mas las funciones y responsabilidades frente a SST y

ambiental
Recursos humanos

retiro de personal
Proceso de convocatoria y seleccin segn necesidades del cliente para la

prestacin del servicio
Se revisa para el contrato No. 964692

Objeto: Servicio de manejo de cargas para soportar actividades de
6.2.2
precomisionamiento, comisionamiento y puesta en marcha de la refineria de
Cartagena
En el capitulo 3.3 Personal contratado hace referencia a los cargos:

Ingeniero supervisor. ok
Operadores de equipos
Supervisor HSE. ok
Supervisor de maniobra
aparejadores

(9)
5.5. Se revisa el perfil de cargo Vs la hoja de vida segn los requisitos del cliente
(9)
Cargo: Ingeniero Supervisor (Luis del Castillo)
Educacin: Ing mecanico, civil, industrial o afines (ing de sistemas). Ok
4.4.1 Experiencia: 5 aos. Ok
4.4.2 Habilidades
(14 Formacin: cursos en direccin o manejo de proyectos, conocimientos en
18) sistemas de gestin integral (pendiente soportes)
Habilidades: liderazgo, trabajo en equipo, capacidad de trabajo
Formato: Evaluacin de desempeo (GA-F-005, v0, 14/01/15)

Revisar que las variables a evaluar del formato de evaluacin de desempeo
coincidan con las del perfil de cargo
(pendiente por realizarse en el mes de Junio/15)
DEEP SOUTH AMERICA
Rendicin de cuentas a Junta Directiva.

Exmenes de ingreso (16 ago/14). Ok
Entregas de dotacin
Formato: entrega de dotacin (GA-F-007, v0, 02/05/15) (pendiente
completar el soporte de la entrega: casco, botas, gafas, tapa odos)
Vacunacin??
Ttano y fiebre amarilla
Soportes de afiliaciones:
EPS: Sura
Pension: colpensiones
ARL: Sura
Ultimo Soporte de pago. Ok
Contrato (25 ago/14).
Roles y responsabilidades en SST y ambiental (estn descritas en el perfil). ok

Nivel de autoridad (esta definido en el perfil). ok

(9)
(9)
Cargo: Director HSE (Gustavo Florez)
Educacin: Ing ambiental o afines (profesional en salud ocupacional, tcnico
4.4.1 en seguridad, higiene y gestin ambiental, tcnico analista de sistemas). Ok
4.4.2 Experiencia: 5 aos. Ok
(14 Habilidades
18) Formacin: manejo de sistemas, brigadas, diplomado en salud ocupacional
(pendiente soportes de cursos)
Habilidades: relaciones interpersonales, capacidad de decisin, habilidad verbal

Rendicin de cuentas: a la gerencia y ARL en caso de accidentes
Exmenes de ingreso (26 feb /15). Ok
Entregas de dotacin
Formato: entrega de dotacin (GA-F-007, v0, 02/05/15) (pendiente
completar el soporte de la entrega: casco, botas, gafas, tapa odos). ok
Vacunacin??
DEEP SOUTH AMERICA
Ttano y fiebre amarilla. ok
EPS: salud total
Pension: proteccion
ARL: Sura
Contrato (03 marzo/15)


(9)
(9)
Cargo: Supervisor de maniobra (Sal Tobn)
Educacin: secundaria bsica, tecnlogo y/o profesional. (8 semestre de ing
4.4.1 industrial). Ok
4.4.2
(14 Certificacin como supervisor de maniobra
18) Vence: 31 marzo/16. ok
Proveedor: GRUMAS
6.2.2
Licencia de conduccin (B2 y C2). Ok
Curso de manejo defensivo (20 marzo/14). Ok
Curso de mecnica bsica

Primeros auxilios
Estn incluidos en el curso de manejo defensivo. (soportes??
Experiencia: 5 aos general y especifica 2 aos. Ok

Formacin: trabajo en alturas (nivel avanzado) ok
seguridad industrial (pendiente soportes de cursos)
Habilidades: trabajo en equipo, liderazgo, juicio critico

Rendicin de cuentas: a la gerencia
Exmenes de ingreso (13 jun/15). Ok
Entregas de dotacin
Formato: entrega de dotacin (GA-F-007, v0, 02/05/15)
DEEP SOUTH AMERICA
Completar soporte de la entrega: casco, botas, gafas, tapa odos). ok
Vacunacin??
Ttano y fiebre amarilla.
EPS: salucoop
Pension: porvenir
ARL: Sura
Contrato (04 feb/13)
Roles y responsabilidades en SST y ambiental (estn descritas en el perfil,

pendiente detallar mas funciones).

(9)
(9)
Cargo: Operador de grua (Delgadillo Luis Aldemar)
Educacin: secundaria bsica. (bachiller). Ok
4.4.1
4.4.2 Certificacin como operador de equipo de izaje hasta 750 Ton
(14 Vence: 18 marzo/16
18) Proveedor: Gruman
Licencia de conduccin (B2 y C2). (soporte??
Curso de manejo defensivo (feb/15). Ok

Primeros auxilios
Estn incluidos en el curso de manejo defensivo. (soportes??
Experiencia: 5 aos aparejamiento y especifica 2 aos. Ok
Formacin: trabajo en alturas (nivel avanzado). Ok

seguridad industrial (pendiente soportes de cursos)

DEEP SOUTH AMERICA
Rendicin de cuentas: N.A
Exmenes de ingreso (30 jul/14). Ok
Entregas de dotacin
Vacunacin??
EPS: aliansalud
Pension: porvenir
ARL: Sura
Contrato (01 ago/14)
Roles y responsabilidades en SST y ambiental (estn descritas en el perfil,

pendiente detallar mas funciones en ambiental).

(9)
(9)
Cargo: APAREJADOR (Carlos Alberto Perez)
Educacin: secundaria bsica. (7 semestre de adm empresas , soporte). Ok
4.4.1
4.4.2 Certificacin como aparejador
(14 Vence: 18 dic/15
18) Proveedor: Grumas. ok

Primeros auxilios
(26 may/15)
Experiencia: 2 aos. Ok
Formacin: trabajo en alturas (nivel avanzado, 12 jul/14). Ok

DEEP SOUTH AMERICA
Rendicin de cuentas: N.A
Exmenes de ingreso (30 may/15). Ok
Entregas de dotacin
Vacunacin??
EPS: sanitas
Pensin: porvenir
ARL: Sura
Contrato (01 ago/14)
6.2.1 Capacitacin
(9)
4.4.1 retiro de personal
(14
18) Para capacitaciones:
Identificacin de las necesidades para el personal segn los resultados de las
evaluaciones de desempeo
Se revisa Plan de capacitacin y formacin 2015 (control de documentos??

Pendiente completar informacin de objetivos, fechas
Incluye capacitaciones de calidad:

Divulgacin de procedimientos y documentos
Ambiental:
Manejo de residuos
Divulgacin de aspectos e impactos
SST:
Brigadas de emergencia
Peligros y riesgos
Inspeccin de equipos
DEEP SOUTH AMERICA
Induccin
Ingeniero supervisor. (Luis del Castillo, 05 feb/15)
Operadores de equipos (Delgadillo Luis, 05 feb/15)
Supervisor HSE. (Gustavo Flrez, 03 marzo/15)
Supervisor de maniobra (Sal Tobn)
aparejadores
formato: Registro de induccin y reinduccin (GA-F-016, v0, 14/01/15)
para evaluar la eficacia de las capacitaciones se realizan despus de 2-3 meses

mecnica bsica y primeros auxilios (mayo/15)
se revisa formato para evaluar la eficacia de las inducciones

donde se les pregunta acerca de la poltica, objetivos, definiciones entre otros
temas. Ok
tabulacin de las evaluaciones
Comunicacin
La induccin incluye:
Directrices de la empresa: misin, visin, poltica, perfiles, objetivos

estratgicos, indicadores de gestin, poltica integrada
4.4.1
6.2.1 Informacin de salud ocupacional:
4.4.3 Reglamento de higiene, reporte de accidentes, poltica de no alcohol y drogas,
riesgos, plan de emergencias etc
Medio ambiente:
Aspectos e impactos, prevencin de la contaminacin, clasificacin y manejo
de residuos
Autoridad
5.5 Se revisa soporte del nombramiento como representante del Sistema de

Gestion : Gustavo Florez
Reglamento de higiene
4.3.2 Reglamnento interno de trabajo
4.5.2 estn publicados. Ok
6.4 Ambiente de trabajo // comunicacin

5.5.
4.4.3 Se revisa el procedimiento: motivacin, comunicacin, participacin y
consulta (GA-P-04, v0, 10/01/15)
La empresa realiza actividades de final de ao donde se premia la participacin

del personal y el desempeo en las actividades realizadas
DEEP SOUTH AMERICA
Participacin y consulta:
El personal puede participar mediante actividades de Copasst, identificacin de
peligros y riesgos, evaluacin de aspectos e impactos, reporte incidentes
Pendiente la conformacin del comit de convivencia
Se revisa indicadores:
Cumplimiento del programa de capacitaciones
Meta: 90%
Frecuencia: Mensual
8.2.3
Resultados de indicadores??
Marzo/15
Abril/15
Mayo/15
Eficacia de la evaluacin de desempeo
8.2.3 Meta: 80%
Frecuencia: anual
2015
Efectividad en la contratacion
Meta: 9 dias
8.2.3 Frecuencia: trimestral
Resultados de indicadores Primer trimestre 2015??
Formato de requisicion de personal?? Para medir el indicado
PROCESO: COMPRAS
DILMA AGAMEZ (ASIS ALMACEN Y COMPRAS)
4.1 Requisitos Generales
Se revisa la caracterizacin del proceso: COMPRAS (C-F-013, v0, 19/01/15)

OB JETIVO:
Seleccionar, establecer, mantener y fortalecer las relaciones comerciales con
los proveedores existentes y potenciales y velar por el cumplimiento de sus
requisitos, asegurar que los productos suministrados cumplan con los
DEEP SOUTH AMERICA
requisitos especificados (incluir criterios calidad, SST, ambiental)
Compras
Se revisa el procedimiento:
seleccin, evaluacin y clasificacin de proveedores (P-C-01)
compras de materiales y servicios (C-P-02)
manejo de almacen(C-P-03)
7.4
Pendiente hacer la aclaracin de como se realizan las compras corporativas de
mayor cuantia que realiza la gerencia (compra de equipos y maquinaria),
definir como se hace la seleccin y evaluacin de esos proveedores, definir
como se va a llevar el control de subcontratistas (por ejemplo castilift,
transportes 5.5, nike incluyendo la parte operativa: certificaciones, SST y
ambiental: mantenimientos, disposicin de residuos)
Calibracin
Proveedor: Navitrans
calibracin de equipos con los que se realizan las pruebas
7.6
como se realiza la prueba??
Certificados de software de los equipos
Certificados de personal que realiza la prueba
7.4 Compras
Se revisa el procedimiento:
seleccin, evaluacin y clasificacin de proveedores (P-C-01)
Formatos:
listado de proveedores crticos y no criticos (C-F-012)
Pendiente completar toda la informacin de los proveedores que estn como
crticos, carpeta de cada proveedor con soportes de calidad, sst y ambiental)
Seleccin evaluacin de proveedores (C-F-001)

Pendiente hacer el formato para todos los proveedores crticos
Liebeherr. NO
Agrofils. NO
Nike Colombia. NO
orden de compra y/o servicio (C-F-002)
Se revisa para la orden No. DSA-023

proveedor Liebherr
Fecha: 03 mayo/15
Servicio: servicio tcnico a grua #serial 70269
DEEP SOUTH AMERICA

Proveedor: Agrofils ltda
Fecha: 03 mayo/15
Pendiente Agrofils en el listado de proveedores y formato de seleccin

Proveedor: Nike Colombiana
Fecha: 06 abril/15
Servicio: compra de equipo camin grua (gastos de matricula, llantas de
repuesto, kit de carretera, carrocera, camin interno,grua hidrulica)
Pendiente especificar como se realizo esta compra
Compras // control operacional
Se revisa formato: Seleccin y evaluacin de proveedores (C-F-001)

Proveedor: Grumas y Tecnicontrol
Soportes:
7.4
RUT.ok
4.4.6
Cmara de comercio. Ok
Representante legal. Ok
Certificacin bancaria. Ok
Acreditacin de la ONAC (17024). Ok
Hojas de vida del personal que realiza las pruebas. ok
Se revisa formato: Seleccin y evaluacin de proveedores (C-F-001)

Proveedor:
Proveedor de exmenes mdicos
LABORATORIO QUIMICO CLINICO

Medico: Diandra Irina Merlano Sabaiza
Lic. 1593
7.4 Medico: shriley patricia Restrepo Machacon
4.4.6 Lic: 0586
Soportes:
RUT., Cmara de comercio. representante legal. certificacin bancaria
Habilitacin
Licencia de salud ocupacional del establecimiento y de los mdicos
Calibracin de equipos (espirmetros, tensimetro, audmetros, basculas
DEEP SOUTH AMERICA
LABORATORIO SINERGIA
Medico: shriley Gonzalez Ospino
7.4
Lic: 0635
4.4.6
Revisar las fechas de los exmenes ocupacionales para ver si son del nuevo
contrato
Compras // provisin de recursos
Se revisa el formato: requisicin de material (C-F-003)
Se revisa para la orden No. DSA-023, requisicin No. 023 (pendiente nuevo
formato)
proveedor Liebherr
Fecha: 03 mayo/15
Pendiente soporte Factura original.
Se realiz pago con transferencia electrnica
Se revisa para la orden No. DSA-015, requisicin No. 015. ok

7.4
Proveedor: Agrofils ltda
6.1
Fecha: 03 mayo/15
Servicio: servicio tcnico a gra #serial 70269
Factura No. 12327, 28 y 29
Se realiz pago con transferencia electrnica
Se revisa para la orden No. DSA-008, requisicin No. 08. ok

Proveedor: Nike Colombiana
Fecha: 06 abril/15
Servicio: compra de equipo camin gra (gastos de matrcula, llantas de
repuesto, kit de carretera, carrocera, camin interno, gra hidrulica)
Factura No. 068295
Pago con transferencia electronica. ok
7.4 Compras
Se revisa en el formato: Seleccin y evaluacin de proveedores (C-F-001)
En el formato se incluye la calificacin de las variables para la seleccin en

calidad: Estndares, servicio al cliente, forma de pago
SST-A: sistema de gestin, pago de seguridad, uso de epp
Ambiental: sistema de gestin, licencia ambiental, disposicin de residuos
DEEP SOUTH AMERICA
Rangos seleccin:
0-60 no aprobado
Mayor a 60 aprobado
Compras
Se revisa el procedimiento compras de materiales y servicios (C-P-02, v0,

06/01/15)
Pendiente parmetros para compras corporativas(maquinaria y equipos)
Se revisa el formato: Registro de proveedores (C-F-004, v0, 13/01/15)

7.4
Proveedor:
Grumas. OK
Liebherr
Agrofils
Nike
Pendiente formato (C-F-04) para todos los proveedores criticos
Compras
Se revisa formato: Reevaluacion de proveedores (C-F-005, v0, 14/09/15)
Criterios de reevaluacin:
Valor, cantidad, calidad, tiempo, SST, ambiental
Rangos:
Menor a 60% no aprobado
Mayor a 60% aprobado
7.4
proveedor: Grumas. ok
seleccin calificacin: 71%
Se revisa la reevaluacin para el Calificacin : 80%
Liebherr
Agrofils
Nike
Pendiente el formato (C-F-005) para todos los proveedores crticos
Preservacin del producto
Se revisa procedimiento manejo de almacen(C-P-03)

7.5.5
Pendiente hacer el inventario de todos los elementos que estn en el almacen
DEEP SOUTH AMERICA
PROCESO: MANTENIMIENTO
JHON CLARETH (COOR MANTENIMIENTO)
Requisitos generales
Se revisa la caracterizacin de proceso: mantenimiento (MT-F-026, v0,

05/01/15)
Objetivo: aumentar la confiabilidad de los equipos pertenecientes a la cadena

de valor de la empresa, mediante la aplicacin de un esquema de
mantenimiento fundamentado en un sistema de informacin acorde con las
4.1
polticas y necesidades de la organizacin
Actividades:
Planificacin: segn los manuales de fabricante, correciones eventuales,
mejora continua
Hacer: control de horometro, ordenes de trabajo, solicitud de material,
ejecucion
Se revisa indicador:
Cumplimiento del programa de mantenimiento
8.2.3
Formula: No. Mantenimientos ejecutados /programados
Meta:90%
Frecuencia: trimestral
Se revisa indicador:
Confiabilidad del mantenimiento
Formula: No. De horas maquina trabajadas/ No. Horas maquina estipulada por
8.2.3
el fabricante
Meta:90%
Frecuencia: mensual
Pendiente revisar el indicador
Control operacional
Se revisa preoperacional
Formato: MT-F-005
4.4.6
Proyecto: comisin y precomision reficar
Conductor: Mario Alberto Lorduy
Vehiculo: KKK 048
6.3 Infraestructura
DEEP SOUTH AMERICA
Se revisa el procedimiento: Mantenimiento programado y correctivo (MT-P-

01, v0, 05/01/15)
Equipos propios de la empresa:

12 gruas telescpicas
3 camiones grua
2 montacargas
2 manlift
Equipos subcontratados:
2 tractocamiones
4 montacargas
Que control se realiza a subcontratistas??
Formato pre operacionales:

Grua telescpica (MT-F-002)
Camin grua (MT-F022)
Montacargas (MT-F-020)
Manlift (MT-F-019)
(pendiente como correlacionan las observaciones vs las OT)
Infraestructura // control operacional
Se revisa formato: Pre-operacional de montacargas (F-MT-020, v0, 14/01/15)

pendiente revisar cdigo en los formatos
Equipo: DL12-40 serial 50539
Periodo: 27 de abril al 02 mayo/15
Preoperacional . ok
Correciones de preoperacional: se dio solucin a las observaciones con las

6.3
ordenes de trabajo 27 mayo/15, 02 junio/15, 11 junio/15. ok
4.4.6
Orden de trabajo (pendiente incluir consecutivo)
Se revisa el formato: orden de trabajo y check list para gruas?? O equipos??

(MT-F-001, v0, 06/01/15)
El formato incluye informacin rutinas por horometros, informacin de
consumibles (filtros, aceites, lubricantes, etc), gua de mantenimiento de
equipo por marca y modelos
6.3 Infraestructura // control operacional

4.4.6
Se revisa el Instructivo: Crear y manejar una orden de trabajo (MT-I-01, v0,
06/01/15)
Grua telescpica (MT-F-002)

Camin grua (MT-F022)
DEEP SOUTH AMERICA
Montacargas (MT-F-020)
Manlift (MT-F-019)
Pendiente incluir todos los formatos de los preoperacionales
Se revisa el formato: solicitud de orden de mantenimiento (MT-F-003, v0,

14/01/15)
Pendiente revisar si es necesario este formato se puede eliminar??
Se revisa requisicion de material (C-F-003)

Para el mantenimiento realizado
Equipo: DL12-40 serial 50539
Periodo: 27 de abril al 02 mayo/15
Cambio de horometro
Pendiente documentar en el procedimiento de compras como se realiza
compras de emergencia
COMERCIAL
Procesos con el cliente
En este momento la empresa presta servicios para el cliente ECOPETROL
7.2 Sigue sus lineamientos y se acoge a los procedimiento, planes de emergencia
que el cliente ha determinado
Satisfaccin del cliente

8.2.1 No se han presentado o reclamos por parte del cliente
PRESTACION DEL SERVICIO

PERSONAL DE OPERACIN (TURNO NOCTURNO)
Planificacin
La planificacin se realiza siguiendo los trminos definidos en el contrato con el
7.1
cliente, en cuanto a disponibilidad de equipo y personal. Ok
Validacin
Se realiza mediante la aceptacin de los trabajos por parte de los clientes a
7.5.2
satisfaccin. Ok
Propiedad del cliente

Los trabajos se realizan dentro de las instalaciones de los clientes, acogiendo
7.5.4
sus lineamientos y directrices. ok
Se presentan informes al cliente, presentando los soportes respectivos de la
8.2.4
prestacin del servicio. ok
8.3 Producto no conforme

En caso de presentarse producto no conforme se presentan el reporte y se
realiza la correccin y el analisis de causas respectivo. Ok
DEEP SOUTH AMERICA
prestacin del servicio // trazabilidad// control operacional: se revisa los

7.5.1
procedimiento para la actividad que se estaba realizando en la charla pre
7.5.3
operacional para el personal del turno de la noche
4.4.6
prestacin del servicio // control operacional
7.5.1 se identifica que el personal conoce los mtodos para la realizacion de las
4.4.6 pruebas, utiliza los epp de acuerdo a los riesgos de cada actividad
capacitacin se entrevista al personal operativo acerca de cmo realizan la

6.2.2
prestacin del servicio para el cliente
4.4.2
el personal entrevistado conoce los procedimientos a aplicar, se le ha
6.2.2
realizado induccin y capacitacin en temas de calidad, sst y ambiental. Ok
4.4.2
calibracin // seguimiento y medicin
7.6 se revisa los certificados de calibracin vigente para los equipos, se ha
4.5.1 realizado con proveedores calificados. Ok
prestacion del servicio// 4.4.6 control operacional // 4.4.3 comunicacion// 8.3

7.5.1
producto no conforme// 8.4 anlisis de datos: se entrevista al personal
4.4.6
operativo de como se realizan las actividades para la prestacion del servicio,
4.4.3
cuales son los procedimiento seguros que deben seguir y encaso de
8.3
presentarse no conformidades como las deben reportar. Ok
8.4
infraestructura // ambiente de trabajo
se realiza recorrido en campo en el rea donde esta ubicada la infraestructura
de la empresa, los equipos, rea para el personal opererativo y administrativo,
6.3
se encuentra demarcado, sealizado, existe rea de baos, rea donde el
6.4
personal operativo puede tomar un receso y recibir capacitacin, rea de
contenedores para equipos y almacen. ok
control operacional
4.4.6 pendiente la marcacin de las herramientas manuales con el cdigo de colores
trazabilidad
7.5.3 se tiene el formato control inventario de materiales, equipo y herramientas (c-
f-007)
preservacin del producto
pendiente el manejo de inventarios de cada una de las referncias del almacen
7.5.5
(entradas y salidas de material)
4.4.6 control operacional
no se evediencio hoja de seguridad para los siguientes productos:

sikaflex 221
loctite 5699 grey
terpel master 15w40
lubrikool radiador additive
DEEP SOUTH AMERICA
asi mismo no se evidencio dique y polisombra para el area de productos

quimicos e inflamables
control de documentos y registros prestacion del servicio // trazabilidad control

operacional:
se revisan los registros: que diligencia el personal para reportar los datos de la
4.2.3
prestacin del servicio con el cliente
4.2.4
se revisa permisos de trabajo, ar y reporte de actividades
4.4.4.
4.4.5
unidad // permiso
4.5.4
101 //44852
7.5.1
100// 44851
7.5.3
044 // 44851
4.4.6
135 // 44863
136 // 44864
control operacional // preparacin y respuesta a emergencias: se revisa el

cumplimiento de las normas generales de seguridad para la actividad, el
4.4.6
personal de campo conoce los procedimientos en caso de emergencia y a
4.4.7
quien debe comunicar. Ok
preparacin y respuesta a emergencias:

se entrevista al personal acerca de los procedimientos establecidos por la
empresa de cmo actuar en caso de emergencias, en el sitio de trabajo, antes
de la labor, el tratamiento ante la emergencia y las actividades posteriores a la
4.4.7
misma
el personal de campo conoce los procedimientos en caso de emergencia y a
quien debe comunicar. ok
identificacin de peligros y riesgos // aspectos e impactos//control operacional:

se revisa para la actividad desarrollada en campo: riesgo por cortaduras,
4.3.1 riesgos mecnicos, atrapamientos, biomecamicos, elctricos, manejo de
4.4.6 quimicos, consumo de agua y energa, maejo de residuos. el personal conoce
los peligros y riesgos // aspectos e impactos en la actividad a desarrollar. ok
control operacional: se revisa el manejo de sustancias quimicas

los productos para el mantenimiento de los equipos se trabajan con
4.4.6
precaucion, uso de epp, fichas tecnicas y hojas de seguridad
Aspectos ambientales //control operacional: se revisa el programa de residuos

solidos, se hace separacin en la fuente, se tiene cdigo de colores para las
4.3.1 canecas segn el tipo de residuo, para los residuos peligrosos se hace
4.4.6 disposicin en los sitios autorizados por el cliente dentro de sus instalaciones.
ok
6.2.2 capacitacin // ambiente de trabajo: se entrevista al personal operativo acerca

4.4.2 de las capacitaciones de riesgo en manejo de qumicos que les han dado. el
6.4 personal entrevistado conoce los peligros y riesgos // aspectos e impactos a los
DEEP SOUTH AMERICA
que esta expuesto durante la actividad. Ok
Reporte de incidentes // no conforme // acciones correctivas y preventivas: el

4.5.3 personal entrevistado conoce el procedimiento a seguir en caso de reporte de
8.3 incidentes o accidentes, telfonos de contacto. los formatos que se utilizan en
8.5.2 caso de productos o servicio no conformes y el tratamiento a seguir con
8.5.3 acciones correctivas y preventivas
4.3.2
4.5.2 capacitacin // ambiente de trabajo// 4.3. 2 requisitos legales // 4.4.3
6.2.2 comunicacin participacin y consulta: se entrevista al personal operativo
4.4.2 acerca de capacitaciones de las funciones del copasst y del comit de
6.4 convivencia que le han dado, como participan en la eleccin de sus
4.4.3 representantes. ok
5.5
poltica: se entrevista al personal de campo acerca de las capacitaciones de la
4.2 politica integral de la empresa que le han dado y como en su labor la aplica, la
5.3 misin y la visin, son divulgadas y conocidas por el personal. Ok
Preparacion y respuesta a emergencias // roles y responsabilidades

Se revisa Plan de manejo y control de emergencias (HSEQ-PL-013, v0,
4.4.7 05/01/15)
5.5 El comit de emergencia esta integrado por el Director de emergencias,
4.4.1 Jefe de brigadas, jefe de comunicaciones y jefe de apoyo logstico, se definen
las funciones del comit en caso de eventos de SST y ambiental. Ok
Prestacin del servicio // control operacional

Se tienen entre otros los siguientes dcuentos para la ejecucin de las
actividades
SOA-I-007 MANEJO DE CARGAS GRANDES

SOA-I-078 REALIZACION DE SIMULACROS
SOA-I-138 DISPOSICION DE RESIDUOS INSTITUCIONALES
OA-I-139 DISPOSICION DE RESIDUOS INDUSTRIALES
SOA-I-150 MANIPULACION DE CARGAS
7.5.1
SOA-I-158 SOLDADURA
4.4.6 SOA-P-016 PROCEDIMEINTO PARA PERMISO Y CERTIFICADOS DE TRABAJO
SOA-P-019 PROCEDIMEINTO PARA REALIZAR INSPECCIONES
SOA-P-028 PROCEDIMEINTO PARA EL ANALISIS DE CAUSAS
SOA-P-009 SEGUIMEINTO Y MEDICION
SOA-I-170 DEMOLICION
SOA-I-283 LEVANTAMIENTO MECANICO DE CARGAS
SOA-I-309 CARGUE Y DESCARGUE DE COMBUSTIBLE
SOA-I-316 ANALISIS DE CAUSA RAIZ
SOA-M-013 SISTEMA DE GESTION EN HSEQ
DEEP SOUTH AMERICA
reunin de cierre
agradecimiento
metodologa;
entrevistas y revisin documental
hallazgos:
observaciones y no conformidades
tiempo de cierre:
30 dias no conformidades mayores
90 dias no conformidades menores
principio de confidencialidad
FORTALEZAS:
- Conocimiento del personal de la labor que realiza

- Compromiso en todos los niveles de la organizacin
- Mejora continua
- Enfoque al cliente
Atentamente,
ING. PAOLA ANDREA CASTRO GOMEZ

INGENIERA QUIMICA
ESPECIALISTA ING AMBIENTAL

Lista de Chequeo Auditoria

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Lista de Chequeo Auditoria

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Pg.

Clusula Notas de Auditora INC:

DEEP SOUTH AMERICA

AUDITOR 1: PAOLA ANDREA CASTRO GOMEZ

LUIS DEL CASTILLO (DIR. PROYECTOS)

CONTRATO No. 964692

OFICINAS EN INSTALACIONES DEL CLIENTE ECOPETROL

GUSTAVO FLOREZ MARTINEZ (DIR HSEQ)

61 PERSONAL DE LA EMPRESA (operativos 55 y administrativos 6)

Proceso /Actividad: Sistema de Gestin

Alcance (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001)

7.3 Diseo y desarrollo

Se tiene establecido el Mapa de procesos est controlado desde el Manual de

Manual SGI (MA-HSEQ-01, v0, 16/01/15)

Procesos gerenciales: gestin de la direccin, gestin HSEQ

Procesos de apoyo: compras, gestin administrativa y mantenimientos

Como se visualiza la retroalimentacin de lo estratgico con los procesos de

Control de documentos // control de registros

PROCEDIMIENTO Control de documentos y registros (HSEQ-PR-01, v0,

Objetivo, aprobar documentos, cambios, disposicin de documentos, identificar

Documentos del cliente (procedimientos, instructivos, registros, etc..)

Control para documentos obsoletos OK

Control de documentos magnticos?

8.2.2 Se revisa el procedimiento Auditoras internas, (HSEQ-PR-02, v0, 10/01/15

Esta es la primera auditoria interna para la empresa (18 y 19 junio de 2015)

No se evidencio el procedimiento tratamiento de producto/servicio no

no esta definido el Formato: reporte producto no conforme (v1, 20/06/14)

Acciones correctivas y preventivas y de mejora

Se revisa el procedimiento Acciones correctivas y preventivas, (HSEQ-PR-04,

El procedimiento incluye objetivo, alcance, definiciones, responsabilidades

Pendiente generar A/C y A/P documentadas diferentes de auditorias internas

PROCESO: HSEQ (SST)

4.3.1 PELIGROS Y RIESGOS

Se revisa el procedimiento de identificacin de peligros, evaluacin y control

Matriz: Peligros, valoracin y control de riesgos(HSEQ-MA-01, v0, 15/01/15)

generales que se manejan en todas las unidades del cliente)

Se tienen los programas:

Se revisa Plan HSE servicio de manejo de cargas para soportar actividades de

Programa de proteccin contra cadas (pendiente control de documentos:

Pendiente la creacin de las actividades de ejecucin para generar el indicador

Se revisa Programa de seguridad vial (con base en la resolucin Nacional y la

4.3.3 Se revisa Programa de riesgo psicosocial

Se revisa programa de vigilancia epidemiolgica para prevencin de

4.5.1 Seguimiento y medicin

Se revisa estudio de ostemuscular

Resultado que entrega la fisioterapeuta del profesional de ARL sura

Metodologa y seguimiento a las actividades de vigilancia epidemiolgica en

4.5.1 Se revisa estudio de iluminacin

Requisitos legales // cumplimiento

Gaudys Jimenez Villa (principal trabajadores)

Se revisa soportes de la conformacin. ok

Requisitos legales // cumplimiento

Conformacin del comit de convivencia

Identificacin de aspectos e impactos

Se revisa el Procedimiento: Identificacin de aspectos ambientales

Matriz: matriz de aspectos e impactos ambientales

Se tiene identificados los aspectos ambientales para las actividades:

Se revisa los programas:

4.3.2 Requisitos legales // cumplimiento

Matriz: requisitos legales (HSEQ, v0, 13/01/15)

Uso racional de la energa

Resolucin 634 de 2006. Ministerio de la Proteccin Social

Ley 1562 del 11 de julio de 2012. Congreso de Colombia

Se revisa Programa de capacitacin en SST y ambiente (v2, 27/01/13)