Competencias clave: Flexibilidad y manejo de

la ambigüedad
En el video anterior, hablamos de las cuatro competencias clave de un gerente de proyectos: facilitar la
toma de decisiones, comunicación y escalamiento, sólidas habilidades organizativas y
flexibilidad. Con tiempo y práctica, dominarás estas destrezas para tener éxito en una función de gestión
de proyectos. En esta lectura, profundizaremos en por qué la flexibilidad es esencial para una gestión de
proyectos eficaz y cómo puedes ayudar a tu equipo a lidiar con la ambigüedad.

En primer lugar, vamos a revisar las otras competencias de gestión de proyectos que has aprendido hasta
el momento.

Facilitar la toma de decisiones

Puedes ayudar a los miembros del equipo a sentirse empoderados desde el principio del proyecto al hacer
que el proceso de toma de decisiones sea colaborativo. Por ejemplo, indica los objetivos que
corresponden a cada resultado entregable específico y obtén información de tu equipo sobre cómo lograr
esos objetivos. Es posible que tengas una idea de cómo te gustaría que se llevaran a cabo ciertas tareas,
pero los miembros del equipo pueden tener enfoques más creativos o eficientes. Empoderar al equipo
para que expresen sus opiniones y tomen sus propias decisiones te permite centrarte en las tareas
generales de gestión y priorizarlas por orden de importancia. Además, cuando permites que los miembros
del equipo participen en las decisiones, ayudas a fomentar un entorno de responsabilidad y cercanía con
el equipo.

Comunicación y escalamiento
La gestión de proyectos requiere que se comuniquen con claridad los objetivos y expectativas del
proyecto, las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo y que se aporten comentarios
constructivos. Saber cómo comunicarte con eficacia y cuándo escalar los problemas a la gerencia es clave
para que tú, tu equipo y tu organización se mantengan encaminados hacia el éxito. Cuando sea necesario
escalar algo, trata de acercarte a la gerencia tanto con el problema como con la posible solución o
sugerencias al respecto. Esto demostrará que estás tomando la iniciativa como gerente de proyectos.

Sólidas habilidades organizativas

Si demuestras que es importante para ti, como líder, mantenerte organizado a través de un seguimiento y
una comunicación eficientes, tu equipo hará lo mismo. Una forma de hacerlo es aprovechar la abundancia
de herramientas organizativas disponibles, tales como:

• Software de planificación y cronogramas (plantillas, flujos de trabajo, calendarios)

• Herramientas de colaboración (correo electrónico, software de colaboración, paneles)
• Documentación (archivos, planos, hojas de cálculo)
• Herramientas de garantía de calidad (evaluaciones, rastreadores de productividad, informes)
Es posible que tengas que experimentar con diferentes enfoques organizativos para determinar qué
funciona mejor para ti y el equipo.

Flexibilidad
Todos los gerentes de proyectos deben contar con la capacidad de adaptarse y superar los cambios y los
desafíos. Analicemos más a fondo por qué la flexibilidad es una destreza de gestión de proyectos tan
importante y hablemos de cómo puede ayudar a preparar a tu equipo para el cambio, mitigar los riesgos y
manejar la ambigüedad.

Planificación flexible
El cambio es inevitable, y cuanto más flexible seas como gerente de proyectos, más éxito tendrás a lo largo
de tu carrera. Estas estrategias de planificación flexibles pueden ayudarte a gestionar tu proyecto en
momentos de imprevisibilidad:

• Evaluar las restricciones externas. Al planificar el proyecto, ten en cuenta los eventos externos,
como los días festivos nacionales, las vacaciones de los miembros del equipo y las licencias por
enfermedad. Dejar tiempo extra en el cronograma por adelantado para estos eventos inevitables
puede ayudar a minimizar el impacto en el proyecto.
• Planificar cómo enfrentar los riesgos y desafíos. Si tienes en cuenta los riesgos que pueden
surgir, es posible que puedas encontrar soluciones para ellos por adelantado. Por ejemplo, ¿qué
pasa si alguien del equipo se enferma o decide renunciar? ¿Eres capaz de sustituirlos dentro de la
empresa? Si no, ¿puedes utilizar a un contratista independiente? Elabora una lista de personas
que podrían unirse al equipo si alguno de los miembros deja de estar disponible. También puedes
evaluar los riesgos si observas los datos históricos. Revisa tus proyectos anteriores y examina los
desafíos a los que te has enfrentado. Luego evalúa si podrían aparecer desafíos similares en este
 proyecto y prepárate en consecuencia. Hablaremos en profundidad de la gestión de riesgos más
adelante en este programa.
• Calcular la “flotación” de la programación. La flotación, u holgura, se refiere a la cantidad de
tiempo que puedes esperar para comenzar una tarea antes de que afecte al cronograma y
amenace el resultado del proyecto. Identificar la flotación en el cronograma puede ayudarte con la
gestión de recursos y la programación, y a mantener el proyecto encaminado. Aprenderás más
sobre cómo calcular la flotación en un curso posterior, cuando hablemos de cómo crear una ruta
crítica para las tareas del proyecto.

Manejo de la ambigüedad
La ambigüedad puede representar un desafío importante en la gestión de proyectos. Los gerentes de
proyectos a menudo se enfrentan a ambigüedades en cuanto a objetivos, requisitos, cronogramas, visión u
otras áreas relacionadas con el proyecto. El equipo esperará que demuestres tu liderazgo en momentos de
ambigüedad y cambio, y la flexibilidad es especialmente importante en estos casos. Estas son algunas
formas diferentes de ayudar al equipo a lidiar con la ambigüedad:

• Mantén la calma. En tiempos de incertidumbre, manejar la ambigüedad con dignidad y aplomo

ayudará a inspirar a los miembros del equipo a hacer lo mismo.
• Expresa empatía. Como gerente de proyectos, es importante tratar de entender lo que piensa y
siente tu equipo, especialmente en momentos de ambigüedad. Haz saber a los miembros del
equipo que te preocupan los desafíos a los que se enfrentan y que estás ahí para respaldarlos.
• Comunica con claridad lo que sabes. Define los aspectos del proyecto que están confirmados y
que no cambiarán. Esto ayuda al equipo a tener una mejor idea de lo que pueden esperar,
independientemente de cualquier aspecto del proyecto que aún se desconozca o esté cambiando.
• Toma decisiones y respétalas. Intenta no dudar de tus decisiones frente al equipo, ya que esto
puede generar una mayor incertidumbre. Si necesitas cambiar de rumbo, explica con claridad al
equipo por qué has elegido hacerlo.
• Confía en la experiencia de tu equipo. Aumenta la claridad al hacer que todos los miembros del
equipo analicen lo que ya saben o creen que es cierto sobre los componentes del proyecto, como
lo que implican ciertas tareas o recursos necesarios, en función de sus áreas de especialización.
Luego, habla sobre lo que aún no se sabe y haz una lluvia de ideas sobre formas de recopilar más
información.

Conclusión clave
Como gerente de proyectos, te da una ventaja tener la flexibilidad y la capacidad de manejar la
ambigüedad en un entorno empresarial que cambia rápidamente. Dominar estas competencias, junto con
facilitar la toma de decisiones, las destrezas de comunicación efectiva y las sólidas habilidades
organizativas, te permitirá innovar y crecer como líder y gerente de proyectos.