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Capitulo 11: El equipo del proyecto

Un equipo es un grupo de personas que trabajan en forma interdependiente para lograr una meta comn. El trabajo en equipo es el esfuerzo cooperativo de los miembros de un grupo para lograr esa meta comn. La efectividad (o la falta de ella) del equipo de proyecto puede hacer la diferencia entre el xito y el fracaso del proyecto. Aunque son necesarios los planes y las tcnicas de administracin de presupuestos, las personas (gerente y equipo del proyecto) son la clave para el xito del proyecto, el cual requiere un equipo de proyecto efectivo

Desarrollo y efectividad del equipo de proyecto


Para desarrollar una relacin personal entre dos miembros de un equipo se necesita tiempo. Inicialmente, se puede sentir curiosidad por la otra persona, pero esta receloso de bajar la guardia y abrirse a esa otra persona. Segn de llegue a conocer un poco mas, quiz comience a notar diferencias en sus actitudes y valores, y se puedan producir desacuerdos. Quiz sienta ansiedad sobre si la relacin continuara o no, segn vayan resolviendo sus diferencias, quiz lleguen a conocerse mejor y se hagan amigos. Por ultimo, puede ser que se desarrolle una relacin estrecha que les ayude a abrirse el uno al otro, aceptar las diferencias del otro y disfrutar la participacin en actividades que son de mutuo inters.

Etapas del desarrollo y crecimiento del equipo


Formacin Etapa de tormentas Adaptacin Desempeo

FORMACION
La formacin es la etapa inicial del proceso de desarrollo del equipo. Incluye la transicion de ser una persona individual a formar parte del equipo. Los sentimientos caractersticos de esta etapa incluyen: excitacin, suspicacia, sospecha, ansiedad y vacilacin. Las personas hacen muchas preguntas en esta etapa de formacin: Cul es nuestro propsito? Quines son los otros miembros del equipo? Cmo son?. Las personas sienten ansiedad con relacin a si se adaptaran a los otros miembros y si sern aceptadas. Durante la etapa de formacin es necesario que el gerente del proyecto proporcione direccin y estructura. Al dar orientacin al equipo del proyecto el gerente tiene que comunicar con claridad el objetivo del proyecto y crear una visin del resultado exitoso del mismo y de los beneficios que proporcionara. Aqu es donde el gerente propicia que el equipo participe en el desarrollo de los planes del proyecto.

ETAPA DE TORMENTAS
En esta etapa el objetico del proyecto es mas claro. Los miembros comienzan a aplicar sus habilidades para trabajar en las tareas que les han sido asignadas y el trabajo comienza a progresar con lentitud. Sin embargo, ahora se contempla la realidad que quiza no este de acuerdo con las espectativas iniciales de las personas. Las tareas pueen ser mas extensas o dificiles de lo previsto

Segn comienzan a realizar sus tareas, los miembros del equipo sienten cada vez mas descontento con la dependencia de la direccion o autoridad del gerente del proyecto. Por ejemplo, es probable que tengan reaccion negativas al gerente del proyecto a los procesos de operacin y a los procedimientos que se establecieron en la etapa de formacion La etapa de tormentas se caracteriza por sentimientos de frustracion, enojo y hostilidad.

ADAPTACIN
Las relaciones entre los miembros del equipo, y entre el equipo y el gerente del proyecto se han estabilizado. En su mayor parte se han resuelto los conflictos interpersonales y en general, el nivel de conflicto es inferior a lo que fue en la etapa de tormentas. En esta etapa se inicia el desarrollo de la confianza, segn los miembros del equipo comienzan a confiar unos en otros. Se comparten mas la informacin, las ideas y sentimientos; aumenta la cooperacin. Surge un sentimiento de camaradera cuando el equipo pasa a travs de un proceso de socializacin, quiz se desarrollen amistades personales que vayan mas all del ambiente de trabajo. Durante la etapa de adaptacin, el gerente del proyecto minimiza su autoridad y asume un papel mas de respaldo.

DESEMPEO
En esta etapa el equipo esta altamente comprometido y deseoso de lograr el objetivo del proyecto. El nivel de desempeo en el trabajo es alto durante esta etapa. El equipo experimenta una sensacion de unidad y orgullo en sus logros. La confianza es alta, la comunicacin es abierta, franca y oportuna. Durante esta etapa los miembros trabajn individualmente o en subequipos temporales, segn sea necesario.

Durante la etapa de desempeo el gerente delega por completo la responsabilidad y la autoridad, con lo que da plenos poderes al equipo. El se concentra en ayudar al equipo a ejecutar el plan del proyecto y en otorgar reconocimiento a los miembros del equipo por sus progresos y logros. En esta etapa el gerente se concentra en el desempeo del proyecto con relacion al presupuesto, el programa, el alcance y el plan.

El equipo efectivo de proyectos

Reunir a un grupo de personas para trabajar en un proyecto no crea un equipo. Un equipo de proyecto es algo mas que un grupo de personas asignadas para realizar un trabajo. Un equipo de proyecto es un grupo de personas interdependientes que trabajan en cooperacion para lograr el objetivo del proyecto

Entre las caractersticas relacionadas con estos equipos se incluye:

UNA COMPRENSION CLARA DEL OBJETIVO DEL PROYECTO


Para que un equipo de proyecto sea efectivo se tienen que definir bien el alcance, el nivel de calidad, el presupuesto y el programa. Para que se logre el objetivo del proyecto cada miembro del equipo necesita tener la misma visin del resultado y de los beneficios que este proporcionara

ESPECTATIVAS CLARAS DEL PAPEL Y RESPONSABILIDADES DE CADA PERSONA


Los miembros del equipo efectivo saben como su trabajo tiene que acoplarse porque participaron en el desarrollo de los planes del proyecto. Cada persona acepta la responsabilidad de llevar a cabo su parte del proyecto

UNA ORIENTACION HACIA RESULTADOS


Cada persona en un equipo de proyecto efectivo tiene un fuerte compromiso con lograr el objetivo del proyecto. Las personas estn depuestas a trabajar horas adicionales, o fines de semana, o no salir a comer cuando sea necesario con el fin de mantener un buen camino del proyecto

UN ALTO FRADI DE COOPERACION Y COLABORACION


Los comunicacin abierta, franca y oportuna es la norma en un equipo de proyecto efectivo. No sienten vergenza de pedir ayuda a otro compaeros. Actan como recursos para los dems, mas all de tan solo hacer sus tareas asignadas. Quieren ver que los otros integrantes tengan xito en sus tareas y estn dispuestos a ayudarlos y respaldarlos si estn atascados o tiene tropiezos.

UN ALTO NIVEL DE CONFIANZA


Los miembros del equipo efectivo comprenden la interdependencia y aceptan que cada uno en el equipo es importante para el xito del proyecto. Cada integrante puede contar con que los otros hacen lo que dicen que harn, y con el nivel de calidad esperado. Debido a que se aceptan las diferencias, se sienten libres de ser ellos mismos. Se estimulan las diferencias de opiniones, expresadas con libertad y se respetan. Las personas pueden presentar temas que quiz den como resultado desacuerdo o conflicto, sin preocuparse por represalias. Los equipos de proyectos efectivos resuelven el conflicto mediante la retroalimentacin constructiva y oportuna y el enfrentamiento positivo de los temas. El conflicto no se reprime; mas bien se contempla como algo normal y como una oportunidad para el crecimiento y aprendizaje.

Barreras a la efectividad del equipo

Aunque cada equipo de proyecto tiene el potencial de ser altamente efectivo, con frecuencia existen barreras que obstaculizan el logro del nivel de efectividad de que es capaz. A continuacion se presentan barreras que pueden obstaculizar las eficacia del equipo de proyecto y algunas sugerencias para superarlas.

METAS NO CLARAS
El gerente del proyecto necesita presentar con claridad el objetico del proyecto, asi como su alcance, nivel de calidad, presupuesto y programa, necesita crear una vision del resultado con los beneficions que proporcionara el proyecto. Es necesario comunicar esta informacion en la primera reunion en donde el gerente del proyecto debe preguntar a los miembros del equipo si comprenden esta informacion y contestar cualquier pregunta que puedan tener. Despues se debe proporcionar a casa persona del equipo la informacion por escrito, junto con cualquier aclaracion proporcionada durante la reunion inicial del proyecto. No es suficiente decir al equipo solo una vez, al inicio, cual es el objetivo del mismo. El gerente tiene que decirlo, escribirlo, distribuirlo y repetirlo con frecuencia.

CARENCIA DE COMPROMISO
Los miembros del equipo quiza no parezcan estar comprometidos con el trabajo o el objetico del proyecto. Para contrarrestar esa indiferencia, el gerente necesita explicar a cada persona la importancia de su papel en el equipo y como puede contribui al xito del proyecto.

COMUNICACIN DEFICIENTE
La comunicacin deficiente ocurre cuando los miembros del equipo saben poco acerca de lo que esta sucediendo en el proyecto, y las personas no comparten la informacion. Es importante que el gerente sostenga reuniones periodicas para la revision de la situacion del proyecto con una agenda conocida por todos. Se debe pedir a varios miembros del equipo del proyecto que proporcionen un informe al equipo sobre la situacion de su trabajo

Ser un miembro efectivo del equipo

El ser miembro de un equipo debe ser una experiencia de crecimiento enriquecedora y satisfactoria para cada persona. Sin embargo, el crecimiento no ocurrira espontaneamente. Se requiere un sentido de responsabilidad, trabajo intenso, apertura mental y el deseo de desarrollarse mas. Aunque el gerente es quien tiene la responsabilidad final del xito de un proyecto, cada miembo del equipo comparte esa responsabilidad. Los miembro efecticos de un equipo planean, controlan y se sienten responsables de sus esfuerzos de trabajo individuales. Tienen altas espectativas de si mismos y se esfuerzan por cumplir sus tareas dentro del presupuesto y antes de lo programado. Administran bien su tiempo. Hacen que ocurran las cosas, no tan solo dejan que ocurran