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EL CONTROL DE COMPRAS

1.- Alcance de Control.- Son niveles de supervisin establecida en el rea de compras que con un
principio de delegacin de autoridad en una escala jerrquica tienen la funcin de guiar y evaluar
las metas prefijadas.
2.- Control de Compras.- Es una herramienta de trabajo que permite conocer caractersticas de
proveedores capacitados en el abastecimiento de suministros.
- Consulta constante de los controles de compras (ahorro de tiempo y compra lgica).
-Actualizacin constante.
-Datos claros, concisos de los productos que se requieren.

PRINCIPALES CONTROLES DEL COMPRADOR (fuente de informacin)
1.- Tarjeta de Control de Compras.- Es el motor de compras, ya que hacindose de una manera
correcta nos mostrar al comprador, precios, condiciones, etc.
Informacin bsica que debe tener la Tarjeta de Control
N de parte, cdigo y alfabeto.
Descripcin de caractersticas y especificaciones de producto.
Nombre de proveedores que han hecho y cotizado el producto.
Volmenes y precios de lo cotizado.
Descuentos.
Fechas.
N de requisicin.
N de orden de compra
Cantidad comprada.
Observaciones.
2.- Control de Especificaciones de Materiales.- Llmense caractersticas, planos, revisiones, que
deben de ser archivadas para solucionar cualquier duda (rdenes de compra, aclaraciones, etc.),
deber estar debidamente actualizada para las diferentes reas y asi llegue siempre de acuerdo a
lo requerido por el consumidor.
3.- Registro de Contratos.- En este caso de deber tener en cuenta como registro lo siguiente:
La mercanca, n de pedido, cantidad contratada, plazos lmites de los contratos, el precio, la
unidad, todo pactado a fin de vigilar y cumplir dicho contrato. As como verificar peridicamente
en caso estn por vencerse se puedan establecer nuevos contratos con la previsin necesaria.
3.- Control de Requisiciones.- Se encarga de mantener informacin constante acerca del flujo que
va registrando la atencin de los requerimientos a fin de evaluar eficiencia y a su vez buscar
alternativas de solucin a los requerimientos no atendidos debidamente.
4.- Control de rdenes de Compra.- Estos registros consisten en llevar una historia pormenorizada
de las compras asignadas y realizadas por cada comprador, as como tambin los cambios que se
realizan a los planos originales, a su vez llevan un registro condensado que les proporciona el dato
de la actuacin de su personal.

REPORTES DE GERENCIA
Vienen a ser informes o reportes dirigidos a la Gerencia que peridicamente muestran los
resultados de la operacin en los renglones ms importantes. Siendo entre otros:
Reportes de pedidos colocados.
Situacin de las muestras iniciales.
Descuentos por pronto pago.
Ventas de material inutilizable.
Resumen de actuacin de proveedores, etc.
Siendo estos medios de informacin en cuanto al desempeo del personal, podr mostrar la
eficiencia o ineficiencia del mismo de acuerdo a los resultados.
MEDICION DE LOS RESULTADOS ALCANZADOS POR EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
1.- Necesidad de Evaluacin.- Tanto individual como grupal de los trabajadores de la empresa
tomando en cuenta una percepcin clara de la naturaleza de los estndares de cada actividad y su
funcin, ya sea sta legal, ventas, produccin o compras.
2.- Variaciones de los Niveles de Compras.- Una de las dificultades principales para establecer un
mtodo o norma para medir la actuacin de compras, es la cantidad de factores variables que en
ella se implican. El mtodo lgico de medicin por tanto es alguna forma de evaluacin tcnica del
trabajo, aplicable concretamente a la empresa.
3.- Bases de Evaluacin.- Se requiere de informacin bsica en forma que se entienda por aquellos
que realizaran la evaluacin.
Existen objetivos especficos establecidos para un periodo dado?
Estn las polticas y procedimientos apropiadamente escritos?




METODO A UTILIZAR EN LA EVALUACION


o El mtodo usado ms a menudo se conoce como Auditora Interna
Administrativa
o Un segundo mtodo de evaluacin es ampliamente usado, consiste en el anlisis
de los ahorros obtenidos por el departamento de Compras.
o Un tercer mtodo compara los precios actuales pagados con un costo estndar
predeterminado, sea por promedio o con el ltimo precio pagado el ao anterior.