29 Julio MANUAL DE DOCUMENTOS SALAPE

CÓDIGO: MDPH010721
Versión: 01
MANUAL DE DOCUMENTOS
Fecha: 01/07/2021
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MANUAL DE DOCUMENTOS DE LA EMPRESA SALAPE ADMINISTRACIÓN PROPIEDAD

HORIZONTAL DE LA CIUDAD DE GIRARDOT
Augusto Francisco Alarcón

Gladys Jiménez Doncel
Laura Tatiana Garzón Galeano
Lorena Reina Martínez

Administrador de Empresas
Centro de la Tecnología y del Desarrollo

de la Productividad Empresarial
S.E.NA
Tecnólogo Gestión de la Propiedad Horizontal
2021
Elaborado por: Gladys Jiménez – Administradora Revisado Por: Laura Garzón

Fecha de Elaboración: 01/07/2021 Fecha de Revisión: 21/07/2021
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Actualizado Por: Francisco Alarcón Aprobado Por: Comité Interno Administrativo
Fecha de Actualización 01/07/2021 Fecha de Aprobación: 25/07/2021
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Tabla de contenido
2. OBJETIVOS ...................................................................................................................... 5
2.1. General 5
2.2. Específicos .......................................................................................................................... 5
3. ALCANCE ......................................................................................................................... 5
4. NORMATIVIDAD .............................................................................................................. 6
5. ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES ......................................... 6
6. GLOSARIO ....................................................................................................................... 7
7. DOCUMENTOS OFICIALES ............................................................................................ 8
7.1. Instructivo para elaborar Cartas u Oficios de Correspondencia Interna y Externa............ 9
7.2. Partes de la Carta ................................................................................................................ 9
8. INSTRUCTIVO PARA ELABORAR MEMORANDO ...................................................... 11
8.1. Partes del Memorando ...................................................................................................... 12
9. INSTRUCTIVO PARA ELABORAR CIRCULARES ....................................................... 15
9.1. Partes de la Circular .......................................................................................................... 15
10. INSTRUCTIVO PARA ELABORAR ACTAS DE REUNIÓN .......................................... 18
10.1. Partes del Acta .................................................................................................................. 18
11. CONCLUSIONES ........................................................................................................... 24
12. BIBLOGRAFIA ................................................................................................................ 24

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Lista de Ilustraciones
Ilustración 1-Modelo de Carta ...................................................................................................... 11
Ilustración 2-Modelo de Memorando ............................................................................................ 14
Ilustración 3-Modelo de Circular Interna. ..................................................................................... 16
Ilustración 4-Modelo de Circulares ............................................................................................... 17
Ilustración 5-Modelo de Acta ........................................................................................................ 20
Ilustración 6 - Modelo de Acta ...................................................................................................... 21

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SALAPE administradora de propiedad horizontal es una empresa creada con el fin de
administrar copropiedades en la región de alto magdalena con una política corporativa de
calidad y excelencia. El manual de documentos de la empresa SALAPE administración de
propiedad horizontal, tiene como fin disponer de una herramienta que permita desarrollar los
procesos de la elaboración de documentos de cada uno de los departamentos de la entidad, de
una manera precisa, secuencial y normalizada en atención a las políticas, normas e imagen
corporativa de la empresa.
El instructivo ayuda a mantener el orden y tiene la particularidad de que los
colaboradores puedan digitar cualquier tipo de documento en el formato correcto, siguiendo las
indicaciones de tipo de papel, las márgenes, el espacio, la estructura y el estilo en que deben
elaborarse y como complemento se presenta un ejemplo real de cada tipo de documento. En
este manual identificaremos los principales tipos de documentos que utiliza la organización
como las cartas, circulares, memorandos y actas.

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2. OBJETIVOS
2.1. General
Establecer un instructivo con pautas y principios que permitan la elaboración de
documentos de la empresa SALAPE administración de la propiedad horizontal.
2.2. Específicos
• Estandarizar la elaboración de documentos con base en las normas técnicas
legales vigentes.
• Brindar pautas en la elaboración de documentos.
• Orientar a los funcionarios de cada uno de los departamentos de la empresa en
la elaboración de comunicaciones internas y externas.
• Aplicar procedimientos técnicos en el manejo y trámite de documentos internos y
externos.
• Hacer seguimientos sobre los consecutivos de las comunicaciones internas y
externas.
• Identificar códigos de departamento para elaboración de documentos.
3. ALCANCE

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El manual de documentos de la empresa SALAPE administración de propiedad
horizontal, está dirigido a todas las áreas y departamentos de la organización. Las
disposiciones que contiene son de aplicación general y obligatoria. Su conocimiento,
cumplimiento es responsabilidad de todos los que generen comunicaciones internas y externas,
con el fin de estandarizar toda la elaboración de documentos que se generen.
4. NORMATIVIDAD
• GTC 185: Guía Técnica Colombiana. Documentación Organizacional.
• Ley 527 de 1999: Por medio del cual se define y reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se
establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
• NTC 1001: Papel, formatos.
5. ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES
Las comunicaciones no presentaran errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de
puntuación. La presentación de originales y copias será impecable, sin borrones y repisados.
Cada documento debe hacerse en papel con membrete. El logotipo de SALAPE
Administración de Propiedad Horizontal debe ser a color, colocarse en la esquina superior
derecha del papel.

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• Tamaño del Formato: Carta. Se utilizará papel tamaño Carta, Estilo Bloque
Extremo, todas las líneas parten del margen izquierdo.
• Fuente: Arial 11
• Márgenes: Superior 2,54 cm, Inferior 2,54 cm, Lateral Izquierdo 2,54, lateral
derecho 2,54.
• Paginación: Se escribe el número de página entre dos o tres centímetros del
borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas
debajo del número de páginas se escriba el primer párrafo de las páginas
subsiguientes.
• Cada tipo de documento debe llevar un número consecutivo. Los números
consecutivos deben estar conformados por las siglas del departamento, dirección
u oficina a la que pertenece escritas en mayúscula total; luego el número
consecutivo y el año.
Cualquier tipo de documento (original, copias y el de archivo) debe estar firmado con
puño y letra y letra del remitente.
6. GLOSARIO
• Asunto: Introducción breve acerca del motivo de la misiva, siendo la parte mas
importante de la carta porque se expone y desarrolla el motivo de esta.
• Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna a los diferentes

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departamentos productores de documentos y a las series y subseries respectivas
que deben responder al sistema documental establecido por la empresa.
• Acta: Resumen escrito de los puntos tratados y acordados en una reunión.
• Carta circular: Comunicados dirigidos a gran parte de los colaboradores de una
organización.
• Carta: Comunicación formal entre una o varias personas dentro de una empresa
o diferentes empresas.
• Membrete: Nombre o título de la empresa, puesto a la cabeza de la primera
plana de un tipo documental, con el fin de identificar y responsabilizar a la
organización que produce o envía un tipo documental.
• Memorando: Comunicación breve que se utiliza dentro de una misma
organización y sus dependencias; solo se usa para comunicaciones internas.
• Orden del día: Asuntos a tratarse en una reunión.
• Rúbrica: Rasgo de figura determinada, que cada uno pone en su firma después
de su nombre.
• Encabezado: Es la sección superior de una página en la que se destina algún
tipo de información, tal como los logos o membretes que identifican a una
empresa que emite el documento
7. DOCUMENTOS OFICIALES
En Salape, se realiza esta correspondencia, al contestar una comunicación interna o
externa, dependiendo de los requerimientos, los colaboradores, deberán seguir el siguiente

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modelo para la elaboración.
7.1. Instructivo para elaborar Cartas u Oficios de Correspondencia Interna y
Externa
En SALAPE, las cartas tienen un objetivo principal y es el de dar un mensaje,
suministrar información y presentar solicitudes internas y externas, dirigidas a personas
naturales y/o jurídicas según sea el caso. Se imprime original y copia en papel con membrete y
logotipo.
7.2. Partes de la Carta
• CIUDAD Y FECHA: Se coloca la ciudad de la oficina productora. (Girardot,
Cundinamarca, 25 de junio de 2021.
▪ DATOS DEL DESTINATARIO: Se coloca el nombre completo del destinatario.
en mayúsculas y negrillas, la ciudad y el departamento o país Señora KAROL
PERDOMO. Ricaurte Cundinamarca
▪ ASUNTO: Se coloca el tema de la carta sintetizado al margen izquierdo de la
hoja, con mayúscula inicial. ASUNTO: Propuesta Comercial
▪ SALUDO: Apreciado Señora. Apreciada Señora Karol
▪ TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos, tratando
solo un asunto por carta. Fuente Arial, tamaño 11
▪ DESPEDIDA: Expresión de cortesía Agradecemos su atención y quedamos a la

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espera. Agradezco su atención y colaboración que le puedan brindar. Sin otro
particular me despido con grato aprecio y consideración.
▪ DATOS DEL REMITENTE: Se coloca el nombre y apellidos en mayúscula
sostenidas, cargo. GLADYS JIMENEZ DONCEL. Gerente
▪ ANEXOS: Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.
▪ COPIA: Si las hay se relaciona contra el margen izquierdo. CC Mercedes P. CC
Hoja de vida. Fuente Arial Tamaño 8.
▪ DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Se coloca el nombre de quien elaboro la carta
seguido de la inicial del apellido. Laura G Fuente Arial Tamaño 8.

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Ilustración 1-Modelo de Carta
8. INSTRUCTIVO PARA ELABORAR MEMORANDO

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En SALAPE, los memorandos se emplearán para transmitir información, dar
orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la
gestión de la organización. Se envían vía correo electrónico con formato membrete y logotipo.
8.1. Partes del Memorando
▪ MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla
MEMORANDO
▪ CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad
y fecha. Girardot, Julio 30 de 2021
▪ DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se debe escribir
en línea siguiente escribir el cargo. PARA: Gladys Jimenez, jefe de
Recursos Humanos.
▪ ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos
tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin
subrayar. ASUNTO: Convocatoria Reunión
▪ TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe
redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes; omitiendo temas
personales y tratando solo un asunto por memorando. Tengo el gusto de
saludarla y convocarla a la reunión que se llevara a cabo el lunes 28 de junio de
2021 a las 09;00 horas en el salon de eventos de la compañía para programar
las fechas wen que se realizaran las capacitaciones sobre manejo de residuos
solidos que se orientara a los empleados de la empresa

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▪ DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma o
frase de cortesía terminada en punto. Ejemplo Agradecemos su gentil
colaboración. Le gradezco diligenciar los formatos y listado de los empleados
que participaran en la capacitación.
▪ DATOS REMITENTE: Nombre y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar
negrilla, subrayar o centrar, colocar el cargo. LAURA GARZON, Gerente
Administrativo.
▪ DATOS DEL TRANSCRIPTOR y APROBADOR: Se coloca el nombre de quien
elaboro y aprobó el memorando seguido de la inicial del apellido. Transcriptor
Laura G. Aprobador Augusto A. Fuente Arial, Tamaño 8

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Ilustración 2-Modelo de Memorando

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9. INSTRUCTIVO PARA ELABORAR CIRCULARES
En SALAPE, las circulares se van a utilizar para dar a conocer actividades internas de
la organización, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común.
Las circulares se elaboran en papel tamaño carta con membrete y logotipo, exclusivo de firma
por el gerente.
9.1. Partes de la Circular
▪ CIUDAD Y FECHA: Escriba ciudad, seguida de coma (,) se escribe la fecha.
Girardot, Cundinamarca, 25 de junio de 2021
▪ DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o
jurídicas, con mayúscula sostenida. PARA: TODO EL PERSONAL
▪ ASUNTO: Contribuye la síntesis de la circular, expresando máximo en 6
palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. ASUNTO: Citación reunión
Gerencia General.
▪ TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar
el texto en forma clara, breve, sencilla y cortes y tratando solo un asunto por
Circular. Reciban ustedes un cordial saludo de esta Gerencia. Nos permitimos
informarles que el próximo día martes 1 de julio de 2021, se realizara una
reunión de todo el personal con esta Gerencia para tratar las condiciones de
trabajo que se aplicaran ante la emergencia sanitaria que se vive en estos
momentos, y las medidas de prevención que se tomaran para evitar los posibles
contagios
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▪ DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma o
frase de cortesía terminada en punto. Ejemplo Agradecemos su gentil
colaboración. Se espera su puntual asistencia.
▪ DATOS REMITENTE: Nombre y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar
negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula
inicial. El remitente es el jefe de dependencia. FRANCISCO ALARCON – Gerente
Comercial.
▪ DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Se coloca el nombre de quien elaboro seguido de la
inicial del apellido. Gladys J. Fuente Arial, Tamaño 8
Ilustración 3-Modelo de Circular Interna.

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Ilustración 4-Modelo de Circulares

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10. INSTRUCTIVO PARA ELABORAR ACTAS DE REUNIÓN
En SALAPE, el Acta de reunión constituye la memoria de reuniones, cuyo objetivo es
relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión. Son documentos que
Adquieren valor administrativo, legal, Jurídico e histórico desde el momento de su creación.
10.1. Partes del Acta
▪ ACTA No_: Escribir centrado, en mayúscula sostenidas y sin negrilla, escribir el
número consecutivo que corresponda a la respectiva sesión, iniciando con 01
cada año. ACTA 023
▪ TITULO: Escribir centrado, en mayúscula sostenida el nombre del organismo y el
carácter de la reunión. DE ASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA DE
ACCIONISTAS DE LA SOCIEDAD SALAPE ADMINISTRACION DE LA
PROPIEDAD HORIZONTAL.
▪ FECHA: Escribir el nombre de la ciudad y la fecha, separado con coma donde se
realizó la reunión. Girardot, Julio 30 de 2021
▪ HORA: Escribir la hora de inicio y de finalización de la reunión de cualquier de
las siguientes formas: 11:00 AM a 2:30 PM ó 9:30 a 14:30 Horas. HORA: 09:00
am a 12:00 m
▪ LUGAR: Escribir el nombre del lugar o sede donde se realizó la reunión. Oficina
de Juntas

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▪ ASISTENTES: Nombre y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes
del organismo que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el
cargo que ocupa en el organismo. GLADYS JIMENZ- LAURA GARZON –
AUGUSTO ALARCON
▪ INVITADOS: Nombre y apellidos en mayúscula sostenida, de los invitados que
participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título
profesional. LUIS ORTIZ Administrador.
▪ AUSENTES: Nombre y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes que
no participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título
profesional. MELBA TORO Jefe de Operaciones
▪ ORDEN DEL DIA: Con números arábigos relacionar los puntos reglamentados
(Verificación de quórum) y lectura y aprobación del acta anterior Verificación del
quórum
1. Nombramiento del presidente y secretario de la reunión
2. Presentación y Aprobación del Balance General con corte al 31 de diciembre
de 2020, el cual sirvió de base para la transformación de la sociedad – Art.
170 del C. de Cio.
3. Reforma de estatutos – Propuesta de Transformación de Sociedad y nuevos
estatutos sociales
4. Aprobación del texto integral del acta
▪ DESARROLLO: Con número arábigo identificar cada punto del desarrollo del
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texto, escrito a interlineación sencilla entre renglones y a dos entere párrafos. 1.
Verificación del quorum: Se verifica la presencia de los 2 accionistas,
cumpliendo con el quorum estatutario y legal para deliberar y decidir.
▪ CONVOCATORIA: Si se programa nueva reunión, se escribe la fecha, la hora y
el lugar de la próxima reunión. Se convocará a una nueva reunión debido a que
en esta no se encontró el cuórum establecido y se programa la reunión para el
día sábado 5 de agosto de 2021
▪ FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: Escribir el nombre completo de los firmantes
responsables y en la línea siguiente se escribe el cargo que ocupa en el
organismo. Augusto Alarcón Presidente, Laura Garzo Secretaria
▪ NOTA: En el espacio dejado sobre el nombre, las firmantes deben estampar su
autógrafo o rúbrica.
Ilustración 5-Modelo de Acta

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Ilustración 6 - Modelo de Acta

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11. CONCLUSIONES
Este manual de SALAPE ADMINISTRACION DE LA PROPIEDAD HORIZONTAL,
enmarcado con la normatividad vigente, es muy importante para toda la organización, siendo
una necesidad de que las políticas sean respetadas, reduciendo errores operativos, reducir el
periodo de capacitación de los empleados, facilita la inducción de los nuevos empleados
porque nos informa de una manera clara el procedimiento que se debe llevar a cabo para la
elaboración de documentos, manteniendo una buena imagen de impacto integral que nos hará
distinguirnos en un mundo más competitivo.
12. BIBLOGRAFIA
• https://www.uv.mx/personal/fcastaneda/files/2010/10/guia_elab_manu_proc.pdf
• https://www.academia.edu/24642809/GU%C3%8DA_T%C3%89CNICA_GTC_COLOMBI
ANA_185

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Augusto Francisco Alarcón

Lorena Reina Martínez

Centro de la Tecnología y del Desarrollo

Elaborado por: Gladys Jiménez – Administradora Revisado Por: Laura Garzón

2.2. Específicos .......................................................................................................................... 5

5. ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES ......................................... 6

7. DOCUMENTOS OFICIALES ............................................................................................ 8

7.1. Instructivo para elaborar Cartas u Oficios de Correspondencia Interna y Externa............ 9

7.2. Partes de la Carta ................................................................................................................ 9

8. INSTRUCTIVO PARA ELABORAR MEMORANDO ...................................................... 11

8.1. Partes del Memorando ...................................................................................................... 12

9. INSTRUCTIVO PARA ELABORAR CIRCULARES ....................................................... 15

9.1. Partes de la Circular .......................................................................................................... 15

10. INSTRUCTIVO PARA ELABORAR ACTAS DE REUNIÓN .......................................... 18

10.1. Partes del Acta .................................................................................................................. 18

11. CONCLUSIONES ........................................................................................................... 24

12. BIBLOGRAFIA ................................................................................................................ 24

Elaborado por: Gladys Jiménez – Administradora Revisado Por: Laura Garzón

Ilustración 1-Modelo de Carta ...................................................................................................... 11

Ilustración 2-Modelo de Memorando ............................................................................................ 14

Ilustración 3-Modelo de Circular Interna. ..................................................................................... 16

Ilustración 4-Modelo de Circulares ............................................................................................... 17

Ilustración 5-Modelo de Acta ........................................................................................................ 20

Ilustración 6 - Modelo de Acta ...................................................................................................... 21

Elaborado por: Gladys Jiménez – Administradora Revisado Por: Laura Garzón

SALAPE administradora de propiedad horizontal es una empresa creada con el fin de

administrar copropiedades en la región de alto magdalena con una política corporativa de

calidad y excelencia. El manual de documentos de la empresa SALAPE administración de

procesos de la elaboración de documentos de cada uno de los departamentos de la entidad, de

El instructivo ayuda a mantener el orden y tiene la particularidad de que los

elaborarse y como complemento se presenta un ejemplo real de cada tipo de documento. En

como las cartas, circulares, memorandos y actas.

Elaborado por: Gladys Jiménez – Administradora Revisado Por: Laura Garzón

Establecer un instructivo con pautas y principios que permitan la elaboración de

documentos de la empresa SALAPE administración de la propiedad horizontal.

• Estandarizar la elaboración de documentos con base en las normas técnicas

• Brindar pautas en la elaboración de documentos.

• Orientar a los funcionarios de cada uno de los departamentos de la empresa en

la elaboración de comunicaciones internas y externas.

• Aplicar procedimientos técnicos en el manejo y trámite de documentos internos y

• Hacer seguimientos sobre los consecutivos de las comunicaciones internas y

• Identificar códigos de departamento para elaboración de documentos.

Elaborado por: Gladys Jiménez – Administradora Revisado Por: Laura Garzón

El manual de documentos de la empresa SALAPE administración de propiedad

horizontal, está dirigido a todas las áreas y departamentos de la organización. Las

disposiciones que contiene son de aplicación general y obligatoria. Su conocimiento,

cumplimiento es responsabilidad de todos los que generen comunicaciones internas y externas,

con el fin de estandarizar toda la elaboración de documentos que se generen.

• GTC 185: Guía Técnica Colombiana. Documentación Organizacional.

los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se

establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

• NTC 1001: Papel, formatos.

5. ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES

Las comunicaciones no presentaran errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de

puntuación. La presentación de originales y copias será impecable, sin borrones y repisados.

Cada documento debe hacerse en papel con membrete. El logotipo de SALAPE

Administración de Propiedad Horizontal debe ser a color, colocarse en la esquina superior

derecha del papel.

Elaborado por: Gladys Jiménez – Administradora Revisado Por: Laura Garzón

Extremo, todas las líneas parten del margen izquierdo.

• Paginación: Se escribe el número de página entre dos o tres centímetros del