MANUAL DE

COMPRAS VERDES

S
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL

COMPONENTE GESTIÓN AMBIENTAL

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Tabla de Contenido

JUSTIFICACIÓN....................................................................................................................... 3
INTRODUCCIÓN...................................................................................................................... 4
1. Objetivos...................................................................................................................... 5
1.1. Objetivo general...........................................................................................................5
1.2. Objetivos específicos....................................................................................................5
2. Glosario........................................................................................................................ 5
3. Marco normativo........................................................................................................... 7
4. Diagnóstico institucional...............................................................................................8
5. Etapas de desarrollo...................................................................................................13
5.2.1. Elaboración de Estudios Previos y/o Anexos Técnicos..............................................14
5.2.2. Inclusión de criterios de sostenibilidad.......................................................................14
5.2.2.1. Fichas técnicas con criterios de sostenibilidad...........................................................16
5.2.3. Costos asociados a los criterios de sostenibilidad......................................................16
5.2.4. Aprobación de los criterios de sostenibilidad establecidos en los estudios previos,
anexos técnicos y/o documentos previos................................................................................17
5.2.5. Divulgación de los criterios de sostenibilidad..............................................................17
5.3. Verificar...................................................................................................................... 18
5.3.1. Seguimiento, evaluación y reporte.............................................................................20
5.3.1.1. Solicitud información para seguimiento y control........................................................20
5.4. Actuar......................................................................................................................... 20
6. Comunicación y capacitación.....................................................................................21
7. Documentos Asociados..............................................................................................21
8. Administración del manual..........................................................................................21
9. Aprobación del documento.........................................................................................21
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JUSTIFICACIÓN

Las compras verdes son una parte del modelo de consumo sostenible que la Organización de
las Naciones Unidas (ONU) ha venido promoviendo desde la cumbre de Río de 1992, y cuyo
eje central es la Declaración de Marrakech, la cual dio un decidido impulso a las compras
públicas sostenibles1.

Dentro de los lineamientos para la formulación, concertación, implementación, evaluación,

control y seguimiento del Plan Institucional de Gestión Ambiental –PIGA de las entidades del
Distrito se establece el Programa de Consumo Sostenible, en el cual la Entidad debe definir las
acciones que promuevan el uso y consumo responsable de materiales, el fortalecimiento de la
cadena de suministro, la adquisición de un bien, producto o servicio; que minimice los impactos
ambientales más significativos desde la extracción de la materia prima, su fabricación,
distribución, hasta su disposición final considerando el ciclo de vida de los productos. Las
entidades deberán verificar que los terceros con que se contrate la prestación de un bien o
servicio cuenten con los permisos ambientales requeridos para el desarrollo de su actividad.

El programa de Consumo Sostenible se encuentra sustentado por lo estipulado en el acuerdo

540 de 2013, “por medio del cual se establecen los lineamientos para el programa distrital de
compras verdes”, en específico el artículo sexto establece la responsabilidad de la Secretaría
Distrital de Ambiente- SDA debe formular el Programa Distrital de Compras Verdes; en este
sentido, este manual se elabora con base en dicho documento, el cual establece los
lineamientos para la gestión de las compras sostenibles.

Al respecto, es necesario mencionar que a pesar de que este Acuerdo se refiere a compras
verdes, actualmente el concepto ha venido trascendiendo a “compras sostenibles”, partiendo
de que la compra verde se basa en la incorporación de requerimientos ambientales en los
contratos efectuados por las entidades, que apunten a la eficiencia energética, el uso de
productos reutilizables, el empleo de energías renovables, la minimización de emisiones, y la
adecuada gestión de residuos sólidos, entre otros1.

1
Secretaria Distrital de Ambiente, Programa Distrital de Compras Verdes, Bogotá.
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INTRODUCCIÓN

La Secretaría Distrital de Integración Social - SDIS comprometida con el ambiente y con la

disminución de los impactos negativos generados en el ciclo de vida en la adquisición de
bienes y servicios, busca contribuir en la conservación de los recursos naturales mediante el
uso de materias primas con el concepto de consumo sostenible, el cual hace referencia a los
modos de consumo que buscan una mejora en la calidad de vida, reduciendo el consumo de
recursos naturales y materiales tóxicos; disminuyendo así mismo las emisiones, generación de
residuos, entre otros.

El diseño de este manual permite que las directivas y dependencias de la Entidad encargadas
de elaborar y proyectar los estudios y demás documentos previos, de conformidad con los
procedimientos establecidos por la misma para el inicio de los procesos contractuales (Anexos
Técnicos y Estudios Previos), tengan claridad en el proceso para la inclusión del clausulado
ambiental, el cual da cumplimiento a la normatividad ambiental vigente a nivel Distrital,
Nacional y a los lineamientos del Componente de Gestión Ambiental.

Cabe resaltar, que los procesos de compra de bienes o servicios deben ser analizados de
acuerdo con el objeto del contrato y la necesidad que se determine, con el fin de establecer
criterios de sostenibilidad bajo obligaciones o cláusulas ambientales y legales consecuentes en
el proceso; así las cosas, es importante mencionar que todos los criterios de sostenibilidad no
les aplican a todos los procesos contractuales.

Basado en lo anterior, el presente manual fue construido bajo las secciones que se mencionan
a continuación, las cuales tienen relación directa con las etapas del ciclo PHVA del método de
Deming2:

 Planear: establecer objetivos y procesos necesarios para obtener los resultados esperados,
de acuerdo con los requisitos del contratista y las políticas de la Entidad.
 Hacer: implementar diferentes procesos para alcanzar los objetivos propuestos.
 Verificar: llevar a cabo el seguimiento y medición a los procesos y a los productos en
relación con las políticas, los objetivos y los requisitos, generando medición y control sobre
los resultados.
 Actuar: ejecutar acciones para promover la mejora del desempeño del (los) proceso(s).

Es importante resaltar que en la implementación de este manual se ve reflejado el compromiso

de la Alta Dirección en la construcción, aprobación e implementación bajo el sistema de gestión
institucional del Manual de Contratación y Supervisión, en el cual se resalta la importancia de la
inclusión, seguimiento y reporte de criterios de sostenibilidad ambiental en los procesos
contractuales de la SDIS, siendo esta actividad de carácter obligatorio y estipulado por las
directivas de las diferentes dependencias como parte de la Alta Dirección.

2
García Manuel, Mejora continua de la calidad en los procesos (2003), Perú.
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1. Objetivos

1.1. Objetivo general

Establecer las directrices para la implementación de gestión de las compras sostenibles en los
contratos ejecutados por la Secretaría Distrital de Integración Social, para el desarrollo de las
actividades misionales institucionales.

1.2. Objetivos específicos

 Determinar las directrices para la inclusión de criterios de sostenibilidad mediante las

obligaciones o cláusulas ambientales en los procesos contractuales ejecutados en la
Entidad, relacionando las partes interesadas involucradas.

 Orientar al personal encargado de la realización de Estudios Previos y Anexos Técnicos de

procesos contractuales, acerca de la gestión e implementación de las compras sostenibles
en la adquisición de bienes o servicios en la SDIS.

 Dar cumplimiento a los lineamientos establecidos en el Plan Institucional de Gestión

Ambiental - PIGA para el programa de Consumo Sostenible.

2. Glosario

 Análisis del ciclo de vida (ACV) de un producto: metodología que intenta identificar,
cuantificar y caracterizar los diferentes impactos ambientales potenciales, asociados a cada
una de las etapas del ciclo de vida de un producto. Básicamente, se enfoca al rediseño de
productos bajo el criterio que los recursos energéticos y materias primas no son ilimitados y,
normalmente, se utilizan más rápido de cómo se reemplazan o como surgen nuevas
alternativas3.

 Bienes: son elementos materiales que produce la sociedad para permitir la satisfacción de
alguna necesidad de consumo4.

 Biodegradable: material (producto) que se puede descomponer por microorganismos y

procesos biológicos en elementos químicos naturales. También son llamados residuos o
productos orgánicos biodegradables. Cuando están expuestos a la naturaleza, en
combinación con oxígeno y humedad, se descomponen por sus agentes biológicos, en
tiempo relativamente corto, evitando acumulación de residuos5.

 Clausulado ambiental: término empleado para las obligaciones establecidas en los criterios
de sostenibilidad ambiental y el componente de gestión ambiental.

 Componente de Gestión Ambiental: para la Secretaría Distrital de Integración Social, el

componente de gestión ambiental está relacionado con la formulación, adaptación y
adopción de lineamientos ambientales con el ánimo de consolidar y articular una Gestión
Ambiental estructurada y funcional a los criterios de sostenibilidad ambiental que se
establecen para la prestación de los servicios sociales adscritos como tercerizados, en los
3
Proyecto de compras responsables, marco para la implementación de las Compras Públicas Verdes (2009), Panamá.
4
Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, Manual de Compras Sostenibles para entidades públicas y privadas, Colombia.
5
García Paz Jorge, Las compras verdes, una práctica sustentable y ecológica: posibilidad de su aplicación en el Perú (2012), Perú.
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procesos contractuales adelantados por la Entidad.

 Compras sostenibles en el sector público: las compras sostenibles son aquellas que, más
allá de precios, calidades, plazos, etc., toman en cuenta los impactos pasados, presentes y
futuros en el ambiente y la sociedad del bien o servicio comprado6.

 Compras verdes en el sector público: proceso mediante el cual las autoridades públicas
tratan de adquirir bienes, servicios y obras con un impacto ambiental reducido durante todo
su ciclo de vida; en comparación con los bienes, servicios, y obras con la misma función
principal que normalmente se hubiera adquirido7.

 Contrato: acuerdo de voluntades entre entidades públicas y personas naturales, jurídicas,

consorcios o uniones temporales, elevado a escrito; en el que se pactan las condiciones del
negocio jurídico, objeto, obligaciones, precio, plazo, etc8.

 Criterios de sostenibilidad ambiental: para la Secretaría Distrital de Integración Social, los

criterios de sostenibilidad ambiental están directamente relacionados con el proceso de
inclusión de obligaciones o cláusulas ambientales a los procesos contractuales adelantados
por la Entidad.

 Eco etiquetado: distintivo que informa sobre productos o servicios que tienen menor
influencia o repercusión sobre el ambiente, regulado mediante un instrumento económico
que permite la incorporación de costos ambientales, al establecer criterios que garantizan un
mejor desempeño ambiental del producto respecto de los sustitutos9.

 Eco innovación: toda nueva tecnología, producto, proceso o servicio; capaz de contribuir a la
protección del medio ambiente o a la utilización más eficiente de los recursos10.

 Huella de carbono: cantidad de Gases Efecto Invernadero – GEI emitidos a la atmosfera por
efecto directo o indirecto de un individuo, organización, evento o producto durante su ciclo
de vida11.

 Logística de compra: conjunto de aspectos derivados en la gestión de la cadena de

suministros del traslado de materiales desde el usuario o consumidor hacia el fabricante o
hacia los puntos de recogida, para su reutilización, reciclado o eventualmente; su
destrucción. Es decir, incluye la etapa de desmontaje o proceso de los materiales para su
reutilización o eliminación, de forma respetuosa con el medio ambiente12.

 Producto reutilizable: elementos que pueden ser aprovechados de nuevo; para el propósito
con el que fueron creados o para otros fines, según lo permitan sus características13.

 Producto sostenible: producto o servicio que responde a las necesidades de las

generaciones presentes, a la vez que protege y mejora las oportunidades de las
6
Ibíd.
7
Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, Guía conceptual y metodológica de compras públicas sostenibles,
Colombia.
8
Programa de Naciones Unidas para el Medio Ambiente, Introducción al Enfoque del PNUMA (2012), Suiza.
9
Ibíd.
10
Ibíd.
11
Ibíd.
12
Fernández y García, Las “compras verdes”: elementos influyentes, claves de éxito y modelo de implantación (2006), Valencia.
13
Ibíd.
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generaciones futuras. Está enfocado hacia la gestión de todos los recursos de manera que
satisfagan las necesidades económicas, sociales, estéticas y de calidad; a la vez que
respeten la integridad cultural, los procesos ecológicos esenciales, la diversidad biológica, y
los sistemas de soporte de la vida14.

 Producto verde: producto que tiene un mejor desempeño ambiental a lo largo de su ciclo de
vida, y que cumple con la misma función (o mejor), tiene igual calidad, y le brinda una
satisfacción similar al usuario que el producto regular15.

 Servicios: son estrategias que completan y mejoran la funcionalidad de los bienes que se
venden y se consumen16.

3. Marco normativo

El marco normativo en Colombia referente a la ejecución de criterios de sostenibilidad

ambiental no es muy extenso, pero contempla la implementación de un modelo de compras
verdes a nivel distrital a partir del acuerdo 540 de 2013 “por medio del cual se establece los
lineamientos del programa distrital de compras verdes y se dictan otras disposiciones”. El
anterior acuerdo fue formalizado a nivel distrital, teniendo en cuenta los diferentes aportes
realizados por la entidades públicas; para el año 2010 el Ministerio de Ambiente, Vivienda y
Desarrollo Territorial de la república de Colombia, generó el documento “Fortaleciendo
Capacidades Para las Compras Públicas Sostenibles en Colombia”, el cual tiene por objetivo
crear capacidades para impulsar e implementar la estrategia de compras públicas y la
definición de lineamientos que orienten a las entidades públicas a adoptar un plan de
contratación pública sostenible.

A nivel nacional, se ha desarrollado una serie de estrategias en busca de la sostenibilidad

ambiental, una de ellas es la creación por parte del Ministerio de Ambiente y Desarrollo
Sostenible de la “Guía conceptual y metodológica de Compras Públicas Sostenibles”, donde se
desarrolla una definición de un marco conceptual sobre las compras públicas sostenibles,
seguido del desarrollo de la metodología para la implementación de compras sostenibles que
aborda temas de planeación, desarrollo, implementación y evaluación; etapas dentro de las
cuales se encuentran las fichas técnicas con criterios de sostenibilidad para adquisición de
algunos productos. De igual manera se encuentra el Plan Estratégico Nacional de Mercados
Verdes. Así mismo, en el año 2010 se formula la Política de Producción y Consumo Sostenible
“Hacia una cultura de consumo sostenible y transformación productiva” establecida por el
Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, que orienta a cambiar los patrones
insostenibles de producción y consumo por parte de los diferentes actores, y lograr contribuir a
reducir la contaminación, conservar los recursos, favorecer la integridad ambiental de los
bienes y servicios, y estimular el uso sostenible de la biodiversidad17.

De igual manera, entorno a la Contratación Pública se expide el Decreto 4170 de 2011, el cual
crea la Unidad Administrativa Especial: Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia
Compra Eficiente (CCE), teniendo como fin “desarrollar e impulsar políticas públicas y
herramientas, orientadas a la organización y articulación, de los partícipes en los procesos de
compras y contratación pública con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y

14
Programa de Naciones Unidas para el Medio Ambiente, Introducción al Enfoque del PNUMA (2012), Suiza.
15
Ibíd.
16
Ibíd.
17
Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, Guía conceptual y metodológica de compras públicas sostenibles, Colombia.
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optimización de los recursos del Estado”, el cual permite articular las normas y políticas en
materia de producción y consumo sostenible.

Además, se encuentran normas donde el Estado planifica el manejo y aprovechamiento de los

recursos naturales, garantizando un consumo sostenible, conservación, restauración o

sustitución de los mismos como lo indica la Ley 99 de 1993 en el artículo 3, en donde “se
establece como obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y
naturales de la Nación, siendo el Estado el responsable de proteger la diversidad e integridad
del ambiente y conservar las áreas de importancia ecológica y fomentar la educación
ambiental”.18

A nivel distrital el Departamento Administrativo del Medio Ambiente, actualmente la Secretaría

Distrital de Ambiente -SDA-, en el año 2003 expidió la Política de Producción Sostenible para el
Distrito Capital, cuyo objetivo es “mejorar la calidad de vida de la población, el entorno
ambiental y la competitividad empresarial en la ciudad; a través de programas con enfoque
sostenible para los sectores productivos, considerando el sector servicios e institucional del
Distrito”. Igualmente, la SDA expidió la Resolución 6416 de 2011, en la cual se establecieron
los lineamientos de los PIGA; en ella se incluye un programa denominado: “Criterios
Ambientales para las Compras y Gestión Contractual”; mediante el cual las entidades debían
mostrar acciones que propendieran por la implementación de criterios ambientales para
dotación de elementos, maquinaria, equipos, o contratación de servicios19.

Posterior a ello, la Secretaría Distrital de Ambiente expide la Resolución 242 de 2014, que
subroga la mencionada Resolución 6416 de 2011 y establece el “Programa de Consumo
Sostenible”; en el cual las entidades deben definir acciones que promuevan el uso y consumo
responsable de materiales, el fortalecimiento de la cadena de suministro que genere valor
agregado a la entidad con la adquisición de un Bienes y servicios, que minimice los impactos
ambientales más significativos en todo el ciclo de vida del producto; además deben verificar
que los terceros con los que se contrate cuenten con los permisos ambientales requeridos.

Basado en lo anterior, las entidades distritales están comprometidas a establecer acciones

dinámicas que permitan generar la defensa de los derechos de generaciones futuras como se
enmarca en el Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA, por medio del programa compras
verdes con la implementación de criterios de sostenibilidad ambiental en las compras y gestión
contractual.

Este Manual de Compras Verdes se rige además de acuerdo con la normatividad ambiental
vigente que se encuentra estipulada en el normograma de la Entidad.

4. Diagnóstico institucional

De acuerdo con la línea base 2020 de los procesos contractuales de la Entidad, se evidencia
que se desarrollan contratos de: 1. Prestación de servicios de apoyo a la gestión y
profesionales relacionados con la misionalidad de la entidad, 2. Prestación de servicios sociales
como Comedores comunitarios, jardines infantiles cofinanciados, comunidades de vida, centros
avanzar, centros de comunidad de cuidado, entre otros, para la atención de población en
condición de vulnerabilidad, 3. Obras de construcción u optimización de infraestructura para la
prestación de los servicios sociales; y, 4. Contratos de apoyo a la prestación de los servicios
18
Asamblea Nacional, Constitución política de Colombia, Articulo 267.
19
Secretaría Distrital de Ambiente, Programa Distrital de Compras Verdes, Bogotá
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sociales como vigilancia, aseo, transporte, mantenimiento, entre otros.

También se puede identificar que para todos los procesos contractuales siempre se solicita que
los asociados, contratistas o proveedores sean idóneos y cuenten con la experiencia necesaria
para llevar a cabo los objetos planteados de manera satisfactoria, para así adjudicar los
procesos a quienes cumplan con los requisitos establecidos por la entidad, después de surtir un
proceso de evaluación.

De acuerdo con la naturaleza de los contratos celebrados en la Entidad y la normatividad

vigente para la contratación pública que se desprende de la misionalidad de la misma, se
identifican algunos de los procesos contractuales20; los cuales se pueden realizar bajo
diferentes modalidades como licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos,
contratación directa, contratación de mínima cuantía y régimen especial, dentro de los cuales
se establece diferentes formas y modalidades de selección del contratista, a continuación se
presentan algunas de las modalidades establecidas en la Entidad:

I. Licitación Pública:

Es la modalidad de selección de mayor cuantía, por medio de la cual la Entidad requiere

adquirir suministros, obras y/o servicios, que no cuenta con especificaciones técnicas, ni
modelos descriptivos uniformes determinados por el mercado. Para hacer uso de este
procedimiento la SDIS deberá verificar el objeto y la cuantía del presupuesto oficial. Enmarcada
en la ley 80 de 1993, ley 1150 de 2017 y decreto 1082 de 2015.

El procedimiento que se debe utilizar para el procedimiento de la licitación pública es el que

esté acorde al literal numeral 2 de la ley 1150 de 2007 o su norma vigente.

II. Selección Abreviada:

La Selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para

aquellos casos en que por las características del a) objeto a contratar; b) las circunstancias de
la contratación; c) la cuantía; d) Destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse
procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

Es la modalidad por medio del cual la SDIS podrá realizar la adquisición o suministro de bienes
y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, que corresponden a
aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o
de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad
objetivamente definidos. Enmarcada en el Art. 2 de la ley 1150 de 2007, y su Decreto
Reglamentario No.1082 de 2015.

Se podrá adelantar por esta modalidad de contratación para lo siguiente:

 Los procesos que se adelantan en la contratación de menor cuantía son aquellos cuyo
valor esté por encima del diez por ciento (10%) de la mínima cuantía y van hasta el límite
de la menor cuantía.

 El Acuerdo marco de precio, es la contratación (licitación pública) que hace Colombia

Compra Eficiente, en donde participan diferentes proponentes, en la que busca la

20
Secretaría Distrital de Integración Social, Manual de Contratación y Supervisión (2021), Bogotá.
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adquisición de bienes y servicios, por lo tanto, la SDIS y las demás entidades estatales, se
deben acoger al acuerdo Marco.

Se podrá adelantar por contratación por esta modalidad lo siguiente:

o Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y

de común utilización. (Subasta, Acuerdos Marco de Precios y Bolsas de Productos).
o Menor Cuantía.
o Contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto.
o La enajenación de bienes del Estado.
o Productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de
productos legalmente constituidas.
o Los contratos de las entidades, a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los
programas de protección de personas amenazadas, programas de desmovilización y
reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley, incluida la
atención de los respectivos grupos familiares, programas de atención a población
desplazada por la violencia, programas de protección de derechos humanos de
grupos de personas habitantes de la calle, niños y niñas o jóvenes involucrados en
grupos juveniles que hayan incurrido en conductas contra el patrimonio económico y
sostengan enfrentamientos violentos de diferente tipo, y población en alto grado de
vulnerabilidad con reconocido estado de exclusión que requieran capacitación,
resocialización y preparación para el trabajo, incluidos los contratos fiduciarios que
demanden.
o Por su cuantía: la Secretaría Distrital de Integración Social, adelanta procesos de
contratación bajo esta la modalidad cuanto la cuantía se encuentre por encima de la
mínima cuantía hasta el límite establecido para la menor cuantía.
o La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas
uniformes y de común utilización: Para la adquisición de estos bienes y servicios la
SDIS, podrá hacer uso de procedimientos de subasta inversa o de instrumentos de
compra por catálogo derivados de la celebración de acuerdos marco de precios o de
procedimientos de adquisición en bolsas de productos.

Subasta Inversa: es por medio de la cual se desea adquirir bienes y servicios que poseen
características técnicas uniformes o aquellos que son de común utilización, es decir que
poseen las mismas especificaciones técnicas, es así, que los proponentes ofrecen el producto
con las mismas características y la puja que se realiza va disminuyendo el precio inicial, de
acuerdo con un porcentaje establecido previamente en el pliego de condiciones. Para identificar
o establecer esta modalidad de contratación se debe tener en cuenta las especificaciones
técnicas de los bienes y servicios a contratar por parte del área técnica respectiva. Esta
modalidad de selección es independiente de la cuantía del contrato a suscribir.

Compra por catálogo derivados de la celebración de Acuerdo Marco de Precios: el Acuerdo

Marco de Precios es un contrato entre un representante de los compradores (Colombia Compra
Eficiente) y uno o varios proveedores, que contiene: i) La identificación del bien o servicio a
contratar por parte de la SDIS; ii) El precio máximo de adquisición; iii) Las garantías mínimas;
iv) El plazo mínimo de entrega; v) Las condiciones a través de las cuales la SDIS puede
vincularse al acuerdo.

Para la vinculación a los acuerdos marco de precios, celebrados por Colombia Compra
Eficiente, la SDIS debe cumplir lo establecido con los decretos 1082 de 2015 y 310 de 2021.
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La SDIS solo deberá publicar la solicitud de contratación en la tienda virtual, y los oferentes
adjudicatarios responderán por medio de una propuesta, y escogerse la de menor precio, la
cual

deberá ser evaluada y si cumple se emitirá la correspondiente orden de compra.

III. Concurso de Méritos:

El Concurso de Méritos es la modalidad contractual en la que se elige un contratista para que

se desempeñe como consultor o interventor, para brindar asesorías técnicas de coordinación,
control y supervisión, gerencia de obra y/o proyectos, este debe tener conocimientos
específicos, con capacidad técnica, científica, artística o cultural. Enmarcada en la ley 80 de
1993, ley 1150 de 2017 y decreto 1082 de 2015.

Esta modalidad de selección es independiente de la cuantía del contrato a suscribir.

IV. Contratación Directa:

Por medio de esta modalidad de contratación la SDIS podrá contratar directamente con una
persona natural o jurídica, que realice la prestación de servicios profesionales, o la prestación
de servicios de apoyo a la gestión o la adquisición de un bien o servicio, que sea proveedor
exclusivo, o que sea el titular de los derechos del mismo. Procede también en casos de
urgencia manifiesta, en los contratos de empréstitos, contratos y convenios interadministrativos.
Enmarcada en el numeral 4° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, es de carácter restrictivo y
procede única y exclusivamente frente a las causales previstas en la ley.

La modalidad de contratación directa es independiente de la cuantía del contrato a suscribir.

Se podrá adelantar por la contratación por esta modalidad para lo siguiente:

 Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. (Literal e) numeral

4° artículo 2° Ley 1150 de 2007; artículo 79 Decreto 1510 de 2013).
 Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado. (Literal g) numeral 4° artículo 2°
Ley 1150 de 2007; artículo 80 Decreto 1510 de 2013).
 Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de
trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.
(Literal h) numeral 4° artículo 2° Ley 1150 de 2007; artículo 81 Decreto 1510 de 2013).
 El arrendamiento o adquisición de inmuebles. (Literal i) numeral 4° artículo 2° Ley 1150 de
2007; artículos 82 y 83 Decreto 1510 de 2013).
 Urgencia manifiesta (Literal a) numeral 4° artículo 2° Ley 1150 de 2007, Art. 42 de la Ley 80
de 1993). Decreto 440 de 2020 Nivel Nacional - Adopta medidas de urgencia en materia de
contratación estatal, con ocasión del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica
derivada de la Pandemia COVID- 19.
 Convenios de Asociación: (Art. 96 de la Ley 489 de 1998 y Decreto Nacional 092 de 2017)
 Convenio Interadministrativo: (Art. 95 de la Ley 489 de 1998, artículo 92 Ley 1474 de 2011;
artículo 76 Decreto 1510 de 2013).
 Empréstitos (Literal b, numeral 4° artículo 2° Ley 1150 de 2007).

V. Contratación Mínima Cuantía:

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La modalidad de mínima cuantía se destaca por tener un procedimiento con términos cortos
para elegir al contratista, para la adquisición de servicios, bienes y/o obras, el valor de estos no
debe exceder el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la SDIS. Enmarcada en artículo
30 de la Ley 2069 de 2020.

Por esta modalidad de contratación, también se pueden realizar compras en las Grandes
Superficies, sin que el valor de estas no exceda el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de
la SDIS.

En caso de concurrencia de dos modalidades de selección: la SDIS deberá acudir a los

principios generales establecidos en la Ley 80 de 1993 para decidir cuál modalidad de
selección debe utilizarse, puesto que el artículo 23 de la Ley 80 de 1993 establece que las
actuaciones, en el proceso de contratación, deben desarrollarse con arreglo a los principios de
transparencia, economía y responsabilidad; así como, de conformidad con la ley y la
jurisprudencia constitucional frente al conflicto en la aplicación de normas de la misma
jerarquía, según las cuales prevalece la disposición de carácter especial sobre la de carácter
general .

Concurrencia entre Mínima cuantía y contratación directa, la modalidad aplicable es la

contratación directa, por economía procesal.

Concurrencia entre Mínima cuantía y Concurso de Méritos, la modalidad aplicable es la

modalidad de Mínima cuantía.

VI. Régimen especial:

 Donaciones (Código Civil).

 Comodatos (Código Civil.)
 Proyectos de Asociación Público Privadas.
 Contratación con Organismos Internacionales (Art. 20 de la Ley 1150 de 2007):

o Los contratos o convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al

cincuenta por ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o
ayudas internacionales.
o Los contratos o convenios celebrados con personas extranjeras de derecho público u
organismos de derecho internacional.
o Los contratos o convenios financiados con fondos de los organismos multilaterales de
crédito y entes gubernamentales extranjeros podrán someterse a los reglamentos de
tales entidades.
o Contratos de apoyo e impulso actividades de interés público (Art. 355 de la C.P- Decreto
Nacional 092 de 2017).

VII. Encargos Fiduciarios

Los encargos fiduciarios que celebren las entidades estatales con las sociedades fiduciarias
autorizadas por la Superintendencia Bancaria tendrán por objeto la administración o el manejo
de los recursos vinculados a los contratos que tales entidades celebren. Lo anterior sin perjuicio
de lo previsto en el numeral 20 del artículo 25 de esta ley. (Ley 80 de 1993).

4.1. Beneficios de la inclusión de criterios de sostenibilidad

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La inclusión de criterios de sostenibilidad trae consigo ciertos beneficios, los cuales se

encuentran directamente relacionados a la disminución de impactos ambientales negativos por
la adquisición de bienes y servicios que requiere la Entidad.

El objetivo que propende el Equipo de Gestión Ambiental con la implementación de un manual

de compras verdes en la Entidad y con la incorporación de unos criterios de sostenibilidad, es
armonizar y promover buenas prácticas de consumo, tendientes a disminuir los impactos
ambientales negativos generados desde la prestación de los servicios. Para ello, es importante
tener en cuenta que la inclusión de estas tendrá en cuenta el análisis del ciclo de vida de los
productos.

Por ciclo de vida del producto, se entiende que el producto o servicio tiene un precio que va
más allá del precio de compra, al cual se le incluye el transporte y los costos financieros y
administrativos si los hubiera. La idea que subyace del concepto de ciclo de vida consiste en
valorar el producto teniendo en cuenta todos los costos que van a suponer para la Entidad
desde su producción, hasta su disposición final. En este sentido, el producto o servicio empieza
a generar costos desde el mismo momento de su diseño, estudio o búsqueda en el mercado y
seguirá haciéndolo hasta que desaparezca físicamente de la Entidad21.

Por lo tanto, en la determinación del costo real del producto en cuestión, se tendrá que
considerar aspectos como la gestión de compra, costos de manipulación y almacenamiento,
gasto de transporte, la esperanza de vida o durabilidad y su gestión como residuo ya sea
convencional o peligroso.

En cuanto a la gestión de la cadena de suministros, se entiende, que todo lo que ocurre con las
materias primas y productos que adquirimos antes de que lo hagamos, influye en aspectos
importantes para la organización como: la calidad, la seguridad, la estabilidad en el suministro,
la fiabilidad entre otras. Conocer las condiciones en que operan los proveedores, sus
circunstancias, límites y potencial, permite valorar el sistema productivo desde una perspectiva
más amplia, previendo las posibles amenazas y oportunidades, así como las opciones de
mejora y sinergias existentes22.

5. Etapas de desarrollo

El presente manual se desarrolla a partir de cuatro (4) etapas definidas en la metodología de

Deming, modelo de trabajo en pro de la mejora continua al interior de una organización,
aplicado regularmente en los sistemas de gestión. Este ciclo, se desarrolla para definir el
procedimiento de adquisición de productos y servicios sostenibles, teniendo en cuenta el ciclo
de vida de los mismos. Las etapas son las siguientes:

5.1. Planear

La etapa de planeación comprende inicialmente la identificación de las necesidades de la

Entidad, en donde es importante tener en cuenta que todos los contratos celebrados y a los
cuales les aplique, que cuenten con la inclusión del respectivo clausulado ambiental. Para lo
anterior, y como se establece en el Manual de Contratación y Supervisión, las compras y
gestión contractual que se adelanten en la Entidad deberán contar con criterios de
sostenibilidad bajo obligaciones o cláusulas ambientales.
21
Eficiencia Energética de Colombia (ENECO), Guía de compras de desarrollo sostenible (2010), Colombia.
22
Universidad Autónoma de Nuevo León, Cadena de suministro (2001), España.
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Esta etapa inicia con el plan anual de adquisiciones, como el insumo primario para adelantar
cualquier proceso de selección de la SDIS y tiene como objetivo la planeación, preparación,
desarrollo y proyección de las necesidades de bienes y servicios, para el cumplimiento de la
misionalidad de la Entidad y que darán origen a los posibles procesos contractuales; así como
la estimación de la modalidad de contratación a ser utilizada para la consecución de dichas
necesidades.

5.2. Hacer

La Secretaría Distrital de Integración Social está comprometida con la adquisición de productos

y servicios que promuevan el uso sostenible y la conservación de los recursos naturales, como
se enmarca en el Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA, por medio del Programa de
Consumo Sostenible, con la inclusión e implementación de criterios de sostenibilidad en las
compras y gestión contractual. La etapa del hacer considera puntos centrales, los cuales se
contemplan en los lineamientos del Manual de Contratación y Supervisión y están relacionados
con la inclusión de criterios de sostenibilidad bajo obligaciones o cláusulas ambientales.

5.2.1. Elaboración de Estudios Previos y/o Anexos Técnicos

Una vez realizada la identificación de la necesidad, el área o dependencia respectiva deberá

elaborar los estudios previos, anexos técnicos y/o documentos previos correspondientes, los
cuales deberán contener como mínimo los requisitos establecidos en el Manual de
Contratación y Supervisión, la normatividad y los procedimientos establecidos por la entidad
(mapa de procesos).

5.2.2. Inclusión de criterios de sostenibilidad

Como se mencionó anteriormente, la inclusión de criterios de sostenibilidad da cumplimiento a

los lineamientos establecidos en el Programa de Consumo Sostenible, para ello, se establece
una metodología para la inclusión de los mismos. El uso de esta metodología ha permitido
incluir criterios de sostenibilidad en diferentes procesos contractuales.

Cabe resaltar que los criterios de sostenibilidad establecidos por la SDIS se han individualizado
de acuerdo con el objeto del proceso de compra o adquisición del bien o servicio, basado en la
necesidad y misionalidad de la Entidad.

En concordancia con este documento, la Entidad establecerá las fichas técnicas con criterios
de sostenibilidad, estas se podrán consultar por las áreas y dependencias que deseen
adelantar un proceso contractual, con el fin de que el personal encargado del diseño de
estudios previos, anexos técnicos y/o documentos previos conozca previamente, cuáles son los
posibles criterios de sostenibilidad que pueden incluirse en el proceso precontractual y así
puedan determinar los costos asociados al cumplimiento de estos.

No obstante, es importante resaltar que es el equipo de Gestión Ambiental de la Dirección de

Gestión Corporativa quien debe realizar la inclusión de los criterios de sostenibilidad.

A continuación, se presenta el flujo para la inclusión de criterios de sostenibilidad (Diagrama 1).

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Diagrama 1. Metodología de inclusión de criterios de sostenibilidad

B. Inclusión de
A. Envío de los
criterios de
estudios previos, C. Envío de criterios
sostenibilidad bajo
anexos técnicos y/o de sostenibilidad al
obligaciones o
documentos previos al área o dependencia
cláusulas ambientales
Equipo de Gestión que realizó la solicitud
de acuerdo con el
Ambiental
objeto contractual
Fuente. Equipo de Gestión Ambiental

A. Envío de los estudios previos, anexos técnicos y/o documentos previos al equipo de
Gestión Ambiental: el referente técnico o de enlace ambiental de cada una de las áreas o
dependencias de las diferentes direcciones y/o subdirecciones, remitirá los estudios
previos, anexos técnicos y/o documentos previos vía correo electrónico al líder del
programa de consumo sostenible con copia al coordinador(a) del equipo de Gestión
Ambiental de la Entidad, solicitando la inclusión de los criterios de sostenibilidad bajo
obligaciones o cláusulas ambientales, en concordancia con lo establecido en el Capítulo II
del Manual de contratación y supervisión de la Entidad. Dicho correo, deberá contener la
siguiente información:

 Nombre de la Dirección, Subdirección, Proyecto, área o dependencia solicitante.

 Objeto del proceso a contratar como aparece en el Plan Anual de Adquisiciones - PAA.
 Número del ID cupo del proceso a contratar como aparece en el Plan Anual de
Adquisiciones - PAA.
 Nombre completo y número de contacto de la persona responsable de la consolidación
del estudio previo y anexo técnico de la Dirección, Subdirección, Proyecto, área o
dependencia solicitante.
 El Anexo técnico, estudio previo y/o documento previo del proceso a contratar remitido o
enviado, deberá ser en su versión más actualizada.

B. Inclusión de criterios de sostenibilidad bajo obligaciones o cláusulas ambientales de

acuerdo con el objeto contractual: una vez el equipo de Gestión Ambiental recibe la
solicitud de inclusión de criterios de sostenibilidad bajo obligaciones o cláusulas
ambientales, se realiza un proceso de articulación entre el líder del programa de consumo
sostenible y el referente técnico o de enlace ambiental, para contextualizar el objeto,
alcance y desarrollo del proceso contractual al que se le incluirán los criterios de
sostenibilidad.

Luego, el líder del programa de consumo sostenible realiza la inclusión de criterios de

sostenibilidad bajo obligaciones o cláusulas ambientales en los estudios previos, anexos
técnicos y/o documentos previos remitidos, de acuerdo con la articulación realizada con
cada área o dependencia, así como el análisis y la verificación de las fichas técnicas con
criterios de sostenibilidad establecidos por la entidad.

Posteriormente se realiza un proceso de articulación entre el líder del programa de

consumo sostenible y el referente técnico o de enlace ambiental, con el fin de revisar,
ajustar (si aplica) y aprobar los criterios de sostenibilidad bajo obligaciones o cláusulas
ambientales incluidos en los estudios previos, anexos técnicos y/o documentos previos
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remitidos.

Nota: es importante resaltar que los contratos de prestación de servicios profesionales y de

apoyo a la gestión dentro de la estructura estándar del estudio previo, anexo técnico y/o
documento previo ya cuentan con la inclusión del criterio de sostenibilidad, por lo cual no se
requiere su inclusión por parte del equipo de Gestión Ambiental.

Nota: teniendo en cuenta que la entidad realiza procesos de contratación de prestación de

servicios sociales (ej. Comedores comunitarios, jardines infantiles cofinanciados, comunidades
de vida, centros avanzar, centros de comunidad de cuidado, entre otros), se establece para
estos procesos como inclusión de criterios de sostenibilidad bajo obligaciones o cláusulas
ambientales bajo la estructura del componente ambiental, donde se presentan las acciones a
adelantar por el asociado o contratista, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad
ambiental vigente y los lineamientos ambientales de la Entidad.

C. Envío de criterios de sostenibilidad al área o dependencia que realizó la solicitud: el líder

del Programa de consumo sostenible enviará con copia al coordinador(a) del equipo de
Gestión Ambiental vía correo electrónico, la respuesta a la solicitud con el anexo técnico,
estudio previo y/o documento previo en los cuales se encuentran los criterios de
sostenibilidad bajo obligaciones o cláusulas ambientales incluidos, al área o dependencia
solicitante. Es importante, tener en cuenta que el tiempo establecido para dar respuesta a la
solicitud de inclusión de los criterios de sostenibilidad por parte del equipo de Gestión
Ambiental, es de siete (7) días hábiles a partir de la fecha de recepción de la solicitud.

5.2.2.1. Fichas técnicas con criterios de sostenibilidad

Las fichas técnicas con criterios de sostenibilidad tienen por objetivo brindar información sobre
los impactos ambientales generados por el desarrollo de las actividades objeto de los procesos
contractuales desarrollados en la Entidad, adicional a ello se presenta un modelo de los
criterios de sostenibilidad bajo obligaciones o cláusulas ambientales que se deben incluir en los
estudios previos, anexos técnicos y/o documentos previos de los procesos contractuales, de
acuerdo con los tipos de contratos que se celebran en la Entidad y al impacto ambiental.

Los equipos técnicos encargados de elaborar los estudios previos, anexos técnicos y/o
documentos previos pueden conocer el contenido de las fichas técnicas las cuales se
encuentran disponibles para consulta en el mapa de procesos de la entidad. Estas fichas
constan de la siguiente información: clasificación respecto especialidad o lo que se pretende
adquirir, aplicación del clausulado según la adquisición del bien o del servicio y los criterios de
sostenibilidad bajo obligaciones o cláusulas ambientales; dicho clausulado es una guía de los
aspectos a tener en cuenta en la elaboración de los estudios previos, anexos técnicos y/o
documentos previos.

Es importante resaltar que, en todos los casos, el equipo de Gestión Ambiental revisará e
incluirá o eliminará y avalará los criterios de sostenibilidad bajo obligaciones o cláusulas
ambientales de cada proceso contractual, teniendo en cuenta las actualizaciones normativas.

5.2.3. Costos asociados a los criterios de sostenibilidad

El cumplimiento de los criterios de sostenibilidad bajo obligaciones o cláusulas ambientales

puede llegar a incurrir en unos costos adicionales a los costos relacionados por la adquisición
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del bien o del servicio, los cuales deberán ser analizados por las áreas o dependencias que
adelantan procesos contractuales en la entidad e incluidos en la elaboración de los estudios
previos, anexos técnicos y/o documentos previos, así como en el desarrollo del estudio de
mercado realizado durante la etapa pre contractual. Los costos relacionados por la
implementación y cumplimiento de los criterios de sostenibilidad deberán ser asumidos por el
contratista.

5.2.4. Aprobación de los criterios de sostenibilidad establecidos en los estudios previos,

anexos técnicos y/o documentos previos

Una vez se realice la inclusión de los criterios de sostenibilidad bajo obligaciones o cláusulas
ambientales, los estudios previos, anexos técnicos y/o documentos previos serán remitidos por
la dependencia en donde se origina la necesidad a la Subdirección de contratación para dar
continuidad al proceso de selección; sin embargo, antes de publicar el proceso en la plataforma
transaccional SECOP II, el equipo de Gestión Ambiental aprobará y avalará los criterios de
sostenibilidad bajo obligaciones o cláusulas ambientales establecidas en el contrato, mediante
la firma por parte de la coordinación ambiental en los estudios previos, anexos técnicos y/o
documentos previos, con el fin de verificar que los criterios de sostenibilidad establecidos
correspondan a los incluidos previamente; lo anterior se realizará por el medio establecido por
la entidad para la firma de documentos, de acuerdo a los lineamientos dados por la
Subdirección de contratación.

5.2.5. Divulgación de los criterios de sostenibilidad

Una vez se realice la adjudicación e inicio del contrato, el referente de enlace o técnico
ambiental de cada área o dependencia deberá notificar vía correo electrónico al equipo de
Gestión Ambiental esta adjudicación. Dicho correo, deberá contener la siguiente información:

 Nombre de la Dirección, Subdirección, Proyecto, área o dependencia remitente.

 Fecha de inicio del contrato.
 Objeto del proceso a contratar como aparece en el contrato.
 Número del ID cupo del proceso contratado como aparece en el Plan Anual de
Adquisiciones - PAA.
 Nombre completo y número de contacto de la persona responsable de la supervisión y/o
apoyo a la supervisión de la Dirección, Subdirección, Proyecto, área o dependencia del
contrato adjudicado.
 El Anexo Técnico, Estudio Previo y/o documentos previos con la inclusión de criterios de
sostenibilidad firmados del proceso contratado.
 El contrato, comunicación de la oferta u orden de compra del proceso contratado.

Luego, en un periodo no mayor a los cinco (5) días calendario después de adjudicado el
proceso contractual, el referente de enlace o técnico ambiental deberá realizar una articulación
(reunión) entre el supervisor o apoyo a la supervisión del contrato y el contratista adjudicatario,
con el fin de programar una reunión para realizar la divulgación del Plan Institucional de
Gestión Ambiental – PIGA de la entidad y los criterios de sostenibilidad bajo obligaciones o
cláusulas ambientales del contrato a ejecutar, aclarando los soportes a entregar para la
verificar el cumplimiento, así como los tiempos de entrega de los mismos.

Como producto de esta reunión se contará con un acta y listado de asistencia el cual debe
remitirse al equipo de Gestión Ambiental mediante el cargue de este soporte en la carpeta de la
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plataforma establecida por el mismo para la consolidación, seguimiento y verificación de estos
soportes. Es importante resaltar que la reunión anteriormente mencionada debe realizarse en
un periodo no mayor a los diez (10) días calendario después del inicio del contrato; de igual
forma, se resalta que el proceso de divulgación será acompañado por el equipo de Gestión
Ambiental en caso de que se requiera.

5.3. Verificar

La verificación tiene como objetivo implementar el presente manual por cada una de las áreas o
dependencias, concentrando todo el equipo técnico y profesional enmarcado en el proceso
(Referentes de enlace o técnicos ambientales, equipo de Gestión Ambiental, Subdirección de
contratación, así como supervisores y apoyos a la supervisión de los contratos).

Los referentes de enlace o técnicos ambientales en articulación con la supervisión y/o apoyo a
la supervisión de los contratos se encargarán de realizar la vigilancia, control y seguimiento del
cumplimiento de los criterios de sostenibilidad bajo obligaciones o cláusulas ambientales, así
como de remitir al equipo de Gestión Ambiental los soportes que dan cumplimiento al
clausulado ambiental según los tiempos establecidos; esto con el objetivo de tener la
información disponible cada vez que sea solicitada por entes de control, como se establece en
el Manual de contratación y supervisión - capítulo III.

La metodología para garantizar el cumplimiento a los criterios de sostenibilidad bajo

obligaciones o cláusulas ambientales se presenta a continuación:

Diagrama 2. Metodología de seguimiento y control al cumplimiento de criterios de sostenibilidad

A. Envío de los soportes B. Verificación y cargue de C. Análisis y

de cumplimiento del
clausulado ambiental de
los criterios de
sostenibilidad por parte del
contratista a la supervisión
del contrato
los soportes de
cumplimiento de los
criterios de sostenibilidad
en el medio ofimático
establecido por el Equipo
de Gestión Ambiental
presentación de
observaciones de los
soportes suministrados
por la dependencia a
cargo del contrato

D. Respuesta, verificación
y cargue de los soportes
ajustados de acuerdo con
las observaciones
presentadas por el Equipo
de Gestión Ambiental
E. Seguimiento a la F. Verificación, análisis y
presentación de los consolidación por parte
soportes en los tiempos del Equipo de Gestión
establecidos Ambiental

Fuente. Equipo de Gestión Ambiental

A. Envío de los soportes de cumplimiento de los criterios de sostenibilidad por parte del
contratista a la supervisión del contrato: esta actividad está a cargo de cada contratista,
quien deberá hacer llegar a la supervisión o apoyo a la supervisión del contrato, los soportes
del cumplimiento de los criterios de sostenibilidad bajo obligaciones o cláusulas ambientales
en los tiempos establecidos, los cuales están descritos en el contrato y fueron divulgados
por parte del referente de enlace o técnico ambiental del área o dependencia a cargo del
contrato, en articulación con el equipo de Gestión Ambiental.
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B. Verificación y cargue de los soportes de cumplimiento de los criterios de sostenibilidad en el

medio ofimático establecido por el equipo de Gestión Ambiental: esta actividad se realiza de
manera articulada entre el referente de enlace o técnico ambiental y la supervisión o apoyo
a la supervisión del área o dependencia a cargo del contrato, quienes deberán verificar,
aprobar y hacer llegar al equipo de Gestión Ambiental en un tiempo no mayor a los tres (3)
días calendario siguientes a su recepción, los soportes de cumplimiento de los criterios de
sostenibilidad bajo obligaciones o cláusulas ambientales suministrados por el contratista
mediante el cargue en el medio ofimático establecido por la entidad.

C. Análisis y presentación de observaciones de los soportes suministrados por la dependencia

a cargo del contrato: esta actividad está a cargo del líder del programa de consumo
sostenible del equipo de Gestión Ambiental, quien analizará y evaluará los soportes
remitidos por la dependencia a cargo del contrato mensualmente; de acuerdo con la
verificación de los soportes remitidos, el líder del programa de consumo sostenible,
informará vía correo electrónico al referente de enlace o técnico ambiental del área o
dependencia a cargo del contrato, el cumplimiento o las observaciones evidenciadas de los
soportes presentados, para su respectiva articulación con la supervisión o apoyo a la
supervisión del área o dependencia a cargo del contrato para la subsanación y envío de los
soportes ajustados por parte del contratista. Dicha información, se deberá entregar en un
plazo no mayor a ocho (8) días calendario posterior a la notificación de observaciones
remitida al referente de enlace o técnico ambiental del área o dependencia a cargo del
contrato.

D. Respuesta, verificación y cargue de los soportes ajustados de acuerdo con las

observaciones presentadas por el equipo de Gestión Ambiental: esta actividad se realiza de
manera articulada entre el referente de enlace o técnico ambiental, la supervisión o apoyo a
la supervisión del área o dependencia a cargo del contrato y el contratista; lo anterior,
teniendo en cuenta que el contratista deberá presentar los soportes ajustados de acuerdo
con las observaciones presentadas por el líder del programa de consumo sostenible, a la
supervisión o apoyo a la supervisión del área o dependencia a cargo del contrato quienes
junto con el referente de enlace o técnico ambiental deberán verificar, aprobar y hacer llegar
al Equipo de Gestión Ambiental en un tiempo no mayor a los tres (3) días calendario
siguientes a su recepción, los soportes de cumplimiento de los criterios de sostenibilidad
bajo obligaciones o cláusulas ambientales suministrados por el contratista mediante el
cargue en el medio ofimático establecido por la Entidad.

E. Seguimiento a la presentación de los soportes en los tiempos establecidos: el líder del

programa de consumo sostenible realizará el seguimiento a cada una de las áreas o
dependencias a cargo de los contratos que cuenten con criterios de sostenibilidad bajo
obligaciones o cláusulas ambientales y a la entrega de los soportes que dan cumplimiento a
los mismos en los tiempos establecidos. Lo anterior, se realizará mediante el desarrollo de
reuniones periódicas con el referente de enlace o técnico ambiental, la supervisión o apoyo
de la supervisión del área o dependencia a cargo de los contratos, remisión de
memorandos, correos electrónicos y comunicados internos; con el fin de presentar la
información requerida.

F. Verificación, análisis y consolidación por parte del equipo de Gestión Ambiental: el líder del
programa de consumo sostenible realizará la verificación, análisis y consolidación de los
soportes de cumplimiento a los criterios de sostenibilidad bajo obligaciones o cláusulas
ambientales de manera mensual, con el fin de contar con la información requerida para
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presentar los reportes a los entes de control cuando se requieran.

Nota: cabe aclarar que el control y seguimiento al cumplimiento de los criterios de

sostenibilidad bajo obligaciones o cláusulas ambientales, son actividades que dependen
únicamente del referente de enlace o técnico ambiental y la supervisión o apoyo a la
supervisión del área o dependencia a cargo del contrato; así mismo, ellos son quienes envían
al equipo de Gestión Ambiental de manera oportuna los soportes que dan cumplimiento a los
criterios de sostenibilidad bajo obligaciones o cláusulas ambientales. Por lo anterior, este último
no es supervisor de ningún contrato, ni solicitará al contratista la presentación de la
documentación requerida para el cumplimiento de los criterios de sostenibilidad bajo
obligaciones o cláusulas ambientales.

5.3.1. Seguimiento, evaluación y reporte

El equipo de Gestión Ambiental realiza el seguimiento y evaluación de los objetivos, metas y

actividades establecidas para la implementación del manual de compras verdes, con el fin de
conocer el progreso de la Entidad, identificar fortalezas y dificultades del proceso y realizar los
reportes a los entes de control, principalmente la Secretaría Distrital de Ambiente, de manera
semestral, entidad a la cual se presenta la siguiente información:

 Proceso de inclusión de criterios de sostenibilidad bajo obligaciones o cláusulas

ambientales.
 Informe de avance de la implementación del programa de compras verdes.
 Inventario de contratos con criterios de sostenibilidad bajo obligaciones o cláusulas
ambientales.

5.3.1.1. Solicitud información para seguimiento y control

Con el fin de realizar seguimiento y control a la inclusión de criterios de sostenibilidad bajo

obligaciones o cláusulas ambientales en todos los procesos contractuales contemplados a
adelantar por la Entidad, el líder del programa de consumo sostenible solicitará a la
Subdirección administrativa y financiera que remita el Plan Anual de Adquisiciones los primeros
cinco (5) días hábiles de cada mes, con corte a mes vencido.

De igual forma, el líder del programa de consumo sostenible solicitará a la Subdirección de

contratación el inventario de los contratos adjudicados por la entidad, los primeros cinco (5)
días hábiles de cada mes, con corte mes vencido; lo anterior, con el fin de realizar seguimiento
y control al cumplimiento de los criterios de sostenibilidad bajo obligaciones o cláusulas
ambientales incluidos en estos contratos.

Es importante mencionar que el envío de esta información de manera oportuna permite tomar
acciones preventivas para evitar dificultades en el cumplimiento de los objetivos y metas de la
implementación del manual de compras verdes.

Así mismo, se resalta que el seguimiento y control a la inclusión de criterios de sostenibilidad

bajo obligaciones o cláusulas ambientales, así como su cumplimiento en todos los contratos de
la entidad, son actividades que dependen directamente de los referentes de enlace o técnicos
ambientales y la supervisión o apoyo a la supervisión del área o dependencia a cargo del
contrato; por tanto, es importante destacar que a pesar de que el equipo de Gestión Ambiental
realiza el seguimiento y control de manera transversal a todos los procesos de la entidad, se
requiere llevar a cabo este seguimiento y control en los tiempos establecidos para el
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cumplimiento de los objetivos y metas de la implementación del manual de compras verdes.

5.4. Actuar

En esta etapa el equipo de Gestión Ambiental identifica periódicamente las oportunidades de

mejora en todo el proceso de implementación del manual de compras verdes, para así
establecer las estrategias y acciones a realizar con el fin de adaptar los procesos y
metodologías con base en el desempeño ambiental.

Estas acciones de mejora deberían permitir:

 Comprender los pasos necesarios para mejorar las compras verdes.

 Acceder a fuentes de ayuda y orientación para mejorar la gestión contractual.
 Comparar el enfoque de compras verdes con otras experiencias.
 Aumentar la sensibilidad acerca del compromiso distrital con el tema.
 Comprobar los avances de la Entidad.
 Prevenir incumplimientos en los objetivos y metas.

6. Comunicación y capacitación

Dado que el Manual de compras verdes involucra partes interesadas tanto internas como
externas, se cuenta con una estrategia de comunicación y capacitación periódica que permite
que cada una de las partes interesadas implicadas, comprenda, asuma e implemente las
directrices establecidas, sus responsabilidades y los requisitos para la implementación y
cumplimiento de este programa.

7. Documentos Asociados

 Manual de Contratación y Supervisión.

 Fichas técnicas con criterios de sostenibilidad.

8. Administración del manual

La administración del manual está a cargo de la Dirección de Gestión Corporativa - Equipo de

Gestión Ambiental.

9. Aprobación del documento

Elaboró Revisó Aprobó

Néstor Raúl Garcés Martínez
Carolina Wilches
Nombre María Fernanda Ramírez López
Cortes
Luis Gabriel Camacho Moscoso
Gestor Proceso Gestión Ambiental
Directora de Gestión
Cargo/Rol Contratista equipo Gestión Ambiental
Corporativa
Coordinador equipo Gestión Ambiental