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MANUAL
Versión: 01
INDICE
PRESENTACIÓN....................................................................................................................................... 4
1. ALCANCE .......................................................................................................................................... 5
2. REFERENCIAS NORMATIVAS ....................................................................................................... 8
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS ............................................................................................... 9
4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ELECTORAL ................................................................. 12
4.1 Requisitos Generales .................................................................................................................... 12
4.2 Requisitos de la documentación ................................................................................................ 12
4.2.1 Generalidades ........................................................................................................................... 12
4.2.2 Manual de Calidad Electoral ................................................................................................... 12
4.2.3 Control de Documentos .......................................................................................................... 13
4.2.4 Control de los Registros ......................................................................................................... 17
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN ................................................................................... 20
5.1 Compromiso de la Dirección ....................................................................................................... 20
5.2 Enfoque al Cliente.......................................................................................................................... 20
5.3 Política de la Calidad Electoral .................................................................................................... 20
5.4 Planificación ................................................................................................................................... 21
5.4.1 Objetivos de la Calidad ........................................................................................................ 21
5.4.2 Planificación del SGCE ........................................................................................................ 21
5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación .......................................................................... 21
5.5.1 Responsabilidad y Autoridad .............................................................................................. 21
5.5.2 Representante de la Dirección ............................................................................................ 21
5.5.3 Comunicación Interna .......................................................................................................... 22
5.6 Revisión por la Dirección ............................................................................................................ 22
5.6.1 Generalidades ........................................................................................................................ 22
5.6.2 Información de entrada para la revisión ........................................................................... 22
5.6.3 Resultados de la revisión .................................................................................................... 22
6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS .................................................................................................... 24
6.1 Provisión de Recursos.................................................................................................................. 24
6.2 Recursos Humanos ....................................................................................................................... 24
6.2.1 Generalidades ........................................................................................................................ 24
6.2.2 Competencia, formación y toma de conciencia .............................................................. 24
6.3 Infraestructura ................................................................................................................................ 25
6.3.1 Infraestructura para el Registro de candidatos para las ECNM ................................... 26
6.3.2 Infraestructura para la Logística Electoral ....................................................................... 26
6.3.3 Infraestructura para la Emisión de votos.......................................................................... 26
6.3.4 Infraestructura para el conteo de votos y declaración de resultados ......................... 27
6.4 Ambiente de Trabajo ..................................................................................................................... 27
7. REALIZACIÓN DEL SERVICIO ELECTORAL ............................................................................. 28
7.1 Planificación de la Realización del Servicio Electoral ............................................................ 28
7.2 Procesos Relacionados con el Cliente ...................................................................................... 28
7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el servicio electoral .................... 28
7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el servicio electoral ............................... 28
7.2.3 Comunicación con el Cliente .............................................................................................. 28
7.3 Diseño y Desarrollo ....................................................................................................................... 29
PRESENTACIÓN
La ONPE garantiza a todos los ciudadanos sin distinción, el derecho al voto y que el
escrutinio sea el reflejo exacto de la voluntad popular. Del mismo modo brinda apoyo y
asistencia técnica a las organizaciones políticas en sus procesos de democracia interna y
supervisa la actividad económica-financiera de las mismas.
Reafirmando su compromiso con los valores democráticos del país, la ONPE desarrolla
actividades desconcentradas y aplica nuevas tecnologías informáticas y herramientas de
gestión para optimizar cada vez más la ejecución de los procesos electorales.
1
Artículo 182° Constitución Política del Perú
1. ALCANCE
Las instalaciones físicas donde se realizan los procesos de los servicios electorales son las
siguientes:
Los procesos a los cuales se aplica el sistema de gestión de calidad electoral son los
siguientes:
1.4. Exclusiones
2. REFERENCIAS NORMATIVAS
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
3.1 Definiciones
3.1.3 Equipo de votación: Cualquier objeto, dispositivo o instrumento que recopila los
votos del electorado. Para efectos del SGCE se consideran los Equipos
Informáticos Electorales.
3.1.5 Financiamiento Público: Son los recursos que los partidos políticos y
movimientos regionales o departamentales obtienen del estado para financiar
sus actividades ordinarias y específicas y las referidas a la difusión de sus
propuestas, planteamientos y programas.
3.1.8 Material Electoral: Material que se utiliza durante el proceso electoral. Incluye
el material de sufragio, el material de reserva y material de capacitación.
Mantiene su naturaleza de material electoral antes y después de ser utilizado el
día de las elecciones, excepto el material que forma parte del Acta Padrón que
2
Ante-juicio Constitucional.
3.1.11 Procesos de Soporte: Son los encargados de generar recursos con el objetivo
de dar apoyo a los procesos direccionales y operativos, para que éstos puedan
realizar sus actividades.
3.1.13 Proceso Electoral: Para efectos del presente manual se considera como el
conjunto de procesos realizados por la ONPE que son agrupados en las
siguientes categorías:
Registro de organizaciones políticas y candidatos, solo para
ECNM
Logística electoral,
Emisión del voto,
Conteo de votos y declaración de resultados,
Educación electoral,
Fiscalización del financiamiento de campañas electorales,
3.1.14 Procesos Operativos: Son aquellos que generan los servicios electorales y se
relacionan directamente con el cliente electoral.
para dirigir y controlar a la ONPE con respecto a la calidad. Incluye los aspectos
electorales y de funcionamiento ordinario.
3.2 Abreviaturas
4.2.1 Generalidades
La ONPE cuenta con la documentación que describe los procesos del SGCE
implementados. Estos incluyen:
a) El alcance del SGCE identificando los procesos electorales aplicables (Ver capítulo
1).
b) Procedimientos documentados establecidos para el SGCE, a los cuales se hace
referencia en cada uno de sus capítulos en donde corresponda.
c) Una descripción de la interacción entre los procesos del SGCE (Ver Anexo 2)
d) Especificaciones para los Planes de Desarrollo del Servicio Electoral que se
complementan con los Planes Operativos Electorales que son formulados por
servicio electoral.
Los niveles de aprobación de los documentos que forman parte del SGE se
encuentran definidos en el OD01-GGC/GC: Clasificación y niveles de aprobación de
documentos del Sistema de Gestión.
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
La Alta Dirección está comprometida con el desarrollo e implantación del SGCE, para lo
cual realiza las siguientes actividades:
La Alta Dirección asegura que los requisitos del servicio electoral se han identificado en el
OD19-GGC/GC Matriz de Requisitos de partes interesadas. Estos son considerados en
todos los procesos de ONPE que conforman los Procesos Electorales para incrementar la
satisfacción de los clientes electorales.
5.4 Planificación
La Alta Dirección asegura que la planificación del SGC cubre los lineamientos
institucionales y se enfocan a cumplir los objetivos de calidad. Dicha planificación se
establece a través de actividades formuladas en el plan operativo institucional de la GGC,
así como en los planes operativos electorales que incluye las especificaciones de los
procesos electorales. Los mismos que protegen los derechos fundamentales de los
clientes electorales.
Los cambios que pueden afectar al Sistema de Gestión de Calidad se identifican y analizan
durante la Revisión por la Dirección y se plasman en la reformulación de actividades del
plan operativo institucional o los planes operativos electorales.
La comunicación entre el personal de las sedes de ONPE, ODPE y/u ORC, según tipo de
información a transmitir, aplica como mínimo alguno de los medios de comunicación
siguientes: correos electrónicos institucionales, COMUNICACIONES ONPE, vitrinas
informativas, ONPE Informa, memorando múltiple, proveído, actas de reunión, redes
sociales (Facebook, Twitter, YouTube, pagina web), TV ONPE, Memoria Institucional y el
portal de transparencia entre otros según sea el caso.
A través del Sistema de Gestión Documental – SGD nos permite que las comunicaciones
escritas formalmente lleguen en tiempo real a todos los niveles de la organización a nivel
nacional en forma rápida mediante documentos digitales firmados con valor legal con un
certificado digital.
5.6.1 Generalidades
Los resultados de la Revisión por Dirección del SGCE incluyen acciones asociados a:
6.2.1 Generalidades
6.2.2.1. Generalidades:
Para los demás roles que requiera las ODPE u ORC, según el tipo de servicio electoral,
el perfil que deben aplicar forma parte del FM31-GCPH/RRHH Términos de referencia
para locación de servicios.
6.3 Infraestructura
En los procesos electorales, la ODPE gestiona acuerdos y/o convenios con las
universidades, colegios para la realización de capacitaciones y de la jornada electoral
respectiva.
Los locales en que deban funcionar las mesas de sufragio son designados por las
ODPE en el orden siguiente: Escuela, Municipales, Juzgados y edificios públicos no
destinados al Servicio de la Fuerza Armada, de la policía Nacional o de las autoridades
políticas.
Para facilitar el voto a las personas con discapacidad se implementa el módulo temporal
de votación lo cual se ha definido en los siguientes documentos:
Los requisitos del servicio electoral son revisados de acuerdo al producto de cada
proceso interno que interviene en el servicio electoral. Esta revisión se realiza en los
Comités de Gerencia de procesos electorales donde se recogen recomendaciones y/o
soluciones, teniendo como finalidad implementar nuevas estrategias y minimizar
riesgos, siendo la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto, la encargada de analizar,
evaluar la viabilidad para proponer nuevas actividades, tareas y acciones a
considerarse en la reprogramación de los planes operativos electorales.
A fin de poder atender las consultas y solicitudes de los clientes externos, la ONPE
cuenta con el servicio Fono ONPE a través del cual se atiende consultas de la
ciudadanía sobre su local de votación, ejercicio del cargo de miembros de mesa, fechas
y lugares de las capacitaciones, entre otros. Adicionalmente se atiende a través de una
mesa de partes en el Área de Atención al Ciudadano y Trámite Documentario donde se
aplica el PR01-SG/TD: Recepción y Envió de Documentos.
Asimismo los reclamos de los clientes se realizan de manera personal quedando registrado
en el Libro de Reclamaciones, o a través de la página web en el enlace al Libro de
reclamaciones virtual, que se encuentra a disposición de los clientes de acuerdo al Decreto
Supremo N° 042-2011-PCM. Asimismo se cuenta con un procedimiento PR01-GG/ATC:
Atención de quejas y reclamos.
Durante los procesos electorales, en las ODPE se realizan actividades que involucran
comunicación con el cliente como por ejemplo: Sorteo de ubicaciones para la franja
electoral local, capacitaciones a actores electorales, sorteo de miembros de mesa,
presentación de excusas y justificaciones.
En el Plan de Desarrollo del Servicio Electoral se referencian los documentos del SGC
donde se encuentran los puntos de control para la revisión, verificación y validación antes
de la generación del servicio electoral.
Solo aplicamos diseño y desarrollo a la Producción de material electoral y material de
capacitación dentro del proceso de Logística electoral.
Cada órgano debe determinar los siguientes aspectos para el Diseño y Desarrollo:
1° Los responsables de ejecutar y autorizar, de ser pertinente, las etapas del diseño y
desarrollo.
4° Los recursos necesarios para el Diseño y Desarrollo, los cuales forman parte de los
presupuestos de cada órgano para la realización de sus procesos.
Para los procesos electorales: Logística Electoral, Emisión de voto y Conteo de votos
y declaración de resultados se cuenta con las líneas de tiempo y programación de
actividades que debe realizar cada órgano.
Del mismo modo se debe registrar cualquier decisión que se tome o las medidas
asignadas para asegurar que las actividades y los resultados del diseño y desarrollo
estén en conformidad con las disposiciones de los planes operativos electorales así
como del plan de desarrollo del servicio electoral.
Del mismo modo se debe registrar aquellos aspectos identificados que requieran
mejora y las medidas necesarias para corregir problemas detectados.
Del mismo modo se deben generar registros de estos resultados para tomarlos en
cuenta en futuros diseños y desarrollos.
7.4 Compras
Los servicios electorales están controlados a través del Plan operativo institucional y
el plan operativo electoral, así como en el plan de desarrollo electoral y para el caso
de la ODPE cuenta con un plan de acción y con documentación requerida para el
control de su gestión.
Asimismo se considera como propiedad del cliente “las actas electorales” generadas
en la emisión de votos los mismos que son custodiadas en el Archivo electoral de la
GGE.
Los documentos que se aplican para la preservación de los registros de los procesos
son:
8.1. Generalidades
La ONPE planifica e implementa procesos de seguimiento, con el fin de demostrar la
conformidad de los servicios electorales que brindan y mejorar continuamente la eficacia del
SGCE. Esto se realiza a través de la realización de auditorías internas, procedimientos para
controlar el servicio no conforme y mediante el uso de indicadores.
8.5. Mejora
8.5.1. Mejora Continua
La ONPE mejora constantemente su Sistema de Gestión de la Calidad en el alcance
citado, mediante el uso de la política y los objetivos de la calidad, los resultados de
las auditorías internas de la calidad, el seguimiento de las acciones correctivas y
preventivas y la Revisión por la dirección.
8.5.2. Acción Correctiva y Preventiva
Las acciones correctivas y preventivas se gestionan según el procedimiento PR04-
GGC/GC: Acciones Correctivas y Preventivas.
-----------------------------------------FIN DE CAPÍTULO 8.-----------------------------------------
9. Anexos
9.1. Anexo 1: Cuadro de Correspondencia de los procesos de ISO/TS 17582:2014 y los
procesos del SGC.
00 21/12/2015 4.2.3.2 a) N
IN01-GOECOR/CMS Verificación de local de
votación.
IN01-GOECOR/JEL Acondicionamiento de
local de votación -Voto convencional
PR02-GIEE/CAE: Elaboración de
contenidos y diseño de materiales de
Capacitación de Actores Electorales.
PR01-GGE/PME: Diseño y
modalidades de votación)
IN03-GOECOR/IMO: Organización de
documentos en las ODPE.
IN03-GOECOR/CIO: Transferencia de
documentos de las ODPE al archivo de gestión
de las ODPE.
- PR01-GGE/AE: Organización de
documentos electorales.
- IN01-GGE/AE: Verificación y registro de
documentos electorales
- IN02-GGE/AE: Conservación de
documentos electorales.